Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Hoe doen we het in huis? Archiefdoorlichtingstraject najaar 2023 afgerond

2023-12-07T07:27:59Z

Elias Feys:

Van eind juni tot eind december 2023 organiseerde CEMPER in samenwerking met meemoo opnieuw haar halfjaarlijkse archiefdoorlichtingstraject voor gesubsidieerde podiumkunstenorganisaties. Action Zoo Humain, Aubergine Artist Management, BRYGGEN, Kunstenfestivaldesarts en Monty schreven zich vol enthousiasme in om de archiefzorg binnen hun organisatie aan te pakken.
==Verloop van het traject==
[[Bestand:20231201KFDA.jpg|thumb|Archief Kunstenfestivaldesarts in Brussel, 2023. Foto: Elias Feys - CC BY-SA 4.0|class=align-right]]
Meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties moeten volgens het Kunstendecreet acties ondernemen om zo uiteindelijk aan de [https://www.projecttracks.be/basiszorgrichtlijnen basiszorgrichtlijnen] te voldoen. Tijdens dit traject evalueren we samen met de deelnemers deze richtlijnen en beoordelen we de huidige situatie binnen de organisaties. Deelnemers krijgen verschillende opdrachten die betrekking hebben op visie & beleid, waardebepaling, overzicht, ordening & beschrijving, duurzaam bewaren, ondersteuning en rechten. Tijdens online vragenuurtjes kunnen deelnemers problemen signaleren en advies inwinnen over obstakels in hun archiefzorg die ze tegenkomen bij het maken van de opdrachten. CEMPER en meemoo brengen ook bezoeken ter plaatse om de situaties nauwkeurig in te schatten. Op basis hiervan wordt een rapport opgesteld waarin de stand van zaken per basisrichtlijn wordt beschreven, evenals advies en specifieke acties op maat van de organisaties. Concrete tools op de TRACKS-website worden hierbij aangeboden als ondersteuning. Met dit rapport kunnen deelnemers uiteindelijk zelfstandig aan de slag met hun archiefzorg."

==Waardebepaling, PC-hygiëne en back-ups blijven struikelblokken==
Bij de meeste organisaties waren voornamelijk waardebepaling, PC-hygiëne en een goede back-up voorzien uitdagend. Onder [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/visie/waardebepaling waardebepaling] verstaan we wat we belangrijk vinden om bij te houden en wat we kunnen weggooien. In het fysieke archief ontdekten we vaak dat documenten die de wettelijke bewaartermijn hadden overschreden, duplicaten, en documenten zonder praktisch nut nog steeds werden bewaard. Dit onnodige archief neemt kostbare ruimte in beslag en zou vernietigd moeten worden, tenzij het nog belangrijke cultuurhistorische, economische, juridische of emotionele waarde heeft. Voor het digitale archief gold hetzelfde, alleen kwam daar ook nog versiebeheer bij: Het is essentieel om schriftelijke afspraken te maken binnen de organisatie over welke versies moeten worden behouden: alleen de laatste definitieve, of alle versies?
Een ander struikelblok was PC-hygiëne. [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/ordenen-en-beschrijven/naamgeving-van-mappen-en-bestanden Map- en bestandsnamen] bevatten best betekenisvolle namen waar geen speciale tekens of spaties in voorkomen. In heel wat organisaties heeft elke medewerker een eigen systeem om bestanden naam te geven, wat snel leidt tot chaotische mappen. Ook de keuze van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/aanbevolen-bestandsformaten-om-je-digitaal-archief-leesbaar-te-houden bestandsformaten] is van belang, aangezien niet alles even duurzaam is: het is bijvoorbeeld duurzamer om een .pdf te bewaren dan een .docx. Ten slotte is het bewaren van [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/e-mails-archiveren-hoe-en-waarom e-mails] bij alle organisaties een probleem: welke worden er bijgehouden en waar moeten die opgeslagen worden? Een goede praktijk is om belangrijke mails meteen in de mappenstructuur op te slaan in een .eml-formaat. Zo hoef je als organisatie geen mailboxen van medewerkers bij te houden, wat overigens een inbreuk zou zijn op de GDPR-wetgeving. Over PC-hygiëne maak je dus best schriftelijke afspraken die door de gehele organisatie gekend en gedragen worden.
Een laatste probleem is het maken van een [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/hoe-maak-je-een-back-up back-up]. Alle deelnemers werken met een cloud-toepassing, zoals dropbox, google drive of sharepoint. De meeste organisaties gaan er van uit dat cloudopslag een garantie is voor een langdurige en duurzame bewaring. Dit is echter niet zo: ook bij cloudopslag loop je risico op verlies van bestanden. Daarom maak je best gebruik van bijvoorbeeld een cloud-to-cloud back-up, waarbij je een back-up maakt bij een andere clouddienst dan degene die je al gebruikt.

==Workshop in een archief==
[[Bestand:20231201 ADL AMVB.jpg|thumb|Rondleiding AMVB, 2023. Foto: Elias Feys - CC BY-SA 4.0|class=align-left]]
Zoals gewoonlijk sloten we het archiefdoorlichtingstraject af in een archiefinstelling. Deze keer waren we te gast bij een TRACKS-partner, met name het Archief en Museum voor het Vlaamse leven te Brussel (AMVB). Na een korte toelichting over het rapport, namen we de mappenstructuur van de deelnemers onder handen in een kleine workshop. Onder de deskundige begeleiding van CEMPER en meemoo brachten ze orde in een deel van hun mappenstructuur. We analyseerden samen wat verbeterd kon worden, met speciale aandacht voor waardebepaling en PC-hygiëne. Hierbij creëerden ze een eigen voorbeeldmap, dat ze als leidraad kunnen gebruiken voor de rest van hun mappenstructuur bij hun organisatie.
Ter afsluiting kregen we een boeiende rondleiding achter de schermen van het AMVB, verzorgd door de archivaris Christopher De Keyser. Hij gaf ons inzicht in hoe een archiefinstelling archieven verwerkt en bewaart. Tijdens de rondleiding werden enkele fascinerende podiumkunstencollecties getoond, waaronder die van de Beursschouwburg en de Koninklijke Vlaamse Schouwburg. Als kers op de taart kregen we een exclusieve preview van hun splinternieuwe depot, dat die avond officieel zou worden geopend door minister Dalle.

[[Categorie:Nieuws]]

Hoe doen we het in huis? Archiefdoorlichtingstraject najaar 2023 afgerond

2023-12-04T08:24:05Z

Elias Feys:

Van eind juni tot eind december 2023 organiseerde CEMPER in samenwerking met meemoo opnieuw haar halfjaarlijkse archiefdoorlichtingstraject voor gesubsidieerde podiumkunstenorganisaties. Action Zoo Humain, Aubergine Artist Management, BRYGGEN, Kunstenfestivaldesarts en Monty schreven zich vol enthousiasme in om de archiefzorg binnen hun organisatie aan te pakken.
==Verloop van het traject==
[[Bestand:20231201KFDA.jpg|class=align-right]]
Meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties moeten volgens het Kunstendecreet acties ondernemen om zo uiteindelijk aan de [https://www.projecttracks.be/basiszorgrichtlijnen basiszorgrichtlijnen] te voldoen. Tijdens dit traject evalueren we samen met de deelnemers deze richtlijnen en beoordelen we de huidige situatie binnen de organisaties. Deelnemers krijgen verschillende opdrachten die betrekking hebben op visie & beleid, waardebepaling, overzicht, ordening & beschrijving, duurzaam bewaren, ondersteuning en rechten. Tijdens online vragenuurtjes kunnen deelnemers problemen signaleren en advies inwinnen over obstakels in hun archiefzorg die ze tegenkomen bij het maken van de opdrachten. CEMPER en meemoo brengen ook bezoeken ter plaatse om de situaties nauwkeurig in te schatten. Op basis hiervan wordt een rapport opgesteld waarin de stand van zaken per basisrichtlijn wordt beschreven, evenals advies en specifieke acties op maat van de organisaties. Concrete tools op de TRACKS-website worden hierbij aangeboden als ondersteuning. Met dit rapport kunnen deelnemers uiteindelijk zelfstandig aan de slag met hun archiefzorg."
==Waardebepaling, PC-hygiëne en back-ups blijven struikelblokken==
Bij de meeste organisaties waren voornamelijk waardebepaling, PC-hygiëne en een goede back-up voorzien uitdagend. Onder [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/visie/waardebepaling waardebepaling] verstaan we wat we belangrijk vinden om bij te houden en wat we kunnen weggooien. In het fysieke archief ontdekten we vaak dat documenten die de wettelijke bewaartermijn hadden overschreden, duplicaten, en documenten zonder praktisch nut nog steeds werden bewaard. Dit onnodige archief neemt kostbare ruimte in beslag en zou vernietigd moeten worden, tenzij het nog belangrijke cultuurhistorische, economische, juridische of emotionele waarde heeft. Voor het digitale archief gold hetzelfde, alleen kwam daar ook nog versiebeheer bij: Het is essentieel om schriftelijke afspraken te maken binnen de organisatie over welke versies moeten worden behouden: alleen de laatste definitieve, of alle versies?
Een ander struikelblok was PC-hygiëne. [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/ordenen-en-beschrijven/naamgeving-van-mappen-en-bestanden Map- en bestandsnamen] bevatten best betekenisvolle namen waar geen speciale tekens of spaties in voorkomen. In heel wat organisaties heeft elke medewerker een eigen systeem om bestanden naam te geven, wat snel leidt tot chaotische mappen. Ook de keuze van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/aanbevolen-bestandsformaten-om-je-digitaal-archief-leesbaar-te-houden bestandsformaten] is van belang, aangezien niet alles even duurzaam is: het is bijvoorbeeld duurzamer om een .pdf te bewaren dan een .docx. Ten slotte is het bewaren van [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/e-mails-archiveren-hoe-en-waarom e-mails] bij alle organisaties een probleem: welke worden er bijgehouden en waar moeten die opgeslagen worden? Een goede praktijk is om belangrijke mails meteen in de mappenstructuur op te slaan in een .eml-formaat. Zo hoef je als organisatie geen mailboxen van medewerkers bij te houden, wat overigens een inbreuk zou zijn op de GDPR-wetgeving. Over PC-hygiëne maak je dus best schriftelijke afspraken die door de gehele organisatie gekend en gedragen worden.
Een laatste probleem is het maken van een [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/hoe-maak-je-een-back-up back-up]. Alle deelnemers werken met een cloud-toepassing, zoals dropbox, google drive of sharepoint. De meeste organisaties gaan er van uit dat cloudopslag een garantie is voor een langdurige en duurzame bewaring. Dit is echter niet zo: ook bij cloudopslag loop je risico op verlies van bestanden. Daarom maak je best gebruik van bijvoorbeeld een cloud-to-cloud back-up, waarbij je een back-up maakt bij een andere clouddienst dan degene die je al gebruikt.

==Workshop in een archief==
[[Bestand:20231201 ADL AMVB.jpg|class=align-left]]
Zoals gewoonlijk sloten we het archiefdoorlichtingstraject af in een archiefinstelling. Deze keer waren we te gast bij een TRACKS-partner, met name het Archief en Museum voor het Vlaamse leven te Brussel (AMVB). Na een korte toelichting over het rapport, namen we de mappenstructuur van de deelnemers onder handen in een kleine workshop. Onder de deskundige begeleiding van CEMPER en meemoo brachten ze orde in een deel van hun mappenstructuur. We analyseerden samen wat verbeterd kon worden, met speciale aandacht voor waardebepaling en PC-hygiëne. Hierbij creëerden ze een eigen voorbeeldmap, dat ze als leidraad kunnen gebruiken voor de rest van hun mappenstructuur bij hun organisatie.
Ter afsluiting kregen we een boeiende rondleiding achter de schermen van het AMVB, verzorgd door de archivaris Christopher De Keyser. Hij gaf ons inzicht in hoe een archiefinstelling archieven verwerkt en bewaart. Tijdens de rondleiding werden enkele fascinerende podiumkunstencollecties getoond, waaronder die van de Beursschouwburg en de Koninklijke Vlaamse Schouwburg. Als kers op de taart kregen we een exclusieve preview van hun splinternieuwe depot, dat die avond officieel zou worden geopend door minister Dalle.

Bestand:20231201 KFDA.jpg

2023-12-04T08:20:24Z

Elias Feys: Elias Feys heeft pagina Bestand:20231201 KFDA.jpg hernoemd naar Bestand:20231201KFDA.jpg

#DOORVERWIJZING [[Bestand:20231201KFDA.jpg]]

Bestand:20231201KFDA.jpg

2023-12-04T08:20:23Z

Elias Feys: Elias Feys heeft pagina Bestand:20231201 KFDA.jpg hernoemd naar Bestand:20231201KFDA.jpg

== Beschrijving ==
Bezoek archief kunstenfestivaldesarts in brussel
== Licentie ==
{{self|cc-by-sa-nc nl3.0}}

Hoe doen we het in huis? Archiefdoorlichtingstraject najaar 2023 afgerond

2023-12-01T14:59:25Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Van eind juni tot eind december 2023 organiseerde CEMPER in samenwerking met meemoo opnieuw haar halfjaarlijkse archiefdoorlichtingstraject voor gesubsidieerde podi...'

Van eind juni tot eind december 2023 organiseerde CEMPER in samenwerking met meemoo opnieuw haar halfjaarlijkse archiefdoorlichtingstraject voor gesubsidieerde podiumkunstenorganisaties. Action Zoo Humain, Aubergine Artist Management, BRYGGEN, Kunstenfestivaldesarts en Monty schreven zich vol enthousiasme in om de archiefzorg binnen hun organisatie aan te pakken.
==Verloop van het traject==
[[Bestand:20231201 KFDA.jpg=align-right]]
Meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties moeten volgens het Kunstendecreet acties ondernemen om zo uiteindelijk aan de [https://www.projecttracks.be/basiszorgrichtlijnen basiszorgrichtlijnen] te voldoen. Tijdens dit traject evalueren we samen met de deelnemers deze richtlijnen en beoordelen we de huidige situatie binnen de organisaties. Deelnemers krijgen verschillende opdrachten die betrekking hebben op visie & beleid, waardebepaling, overzicht, ordening & beschrijving, duurzaam bewaren, ondersteuning en rechten. Tijdens online vragenuurtjes kunnen deelnemers problemen signaleren en advies inwinnen over obstakels in hun archiefzorg die ze tegenkomen bij het maken van de opdrachten. CEMPER en meemoo brengen ook bezoeken ter plaatse om de situaties nauwkeurig in te schatten. Op basis hiervan wordt een rapport opgesteld waarin de stand van zaken per basisrichtlijn wordt beschreven, evenals advies en specifieke acties op maat van de organisaties. Concrete tools op de TRACKS-website worden hierbij aangeboden als ondersteuning. Met dit rapport kunnen deelnemers uiteindelijk zelfstandig aan de slag met hun archiefzorg."
==Waardebepaling, PC-hygiëne en back-ups blijven struikelblokken==
Bij de meeste organisaties waren voornamelijk waardebepaling, PC-hygiëne en een goede back-up voorzien uitdagend. Onder [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/visie/waardebepaling waardebepaling] verstaan we wat we belangrijk vinden om bij te houden en wat we kunnen weggooien. In het fysieke archief ontdekten we vaak dat documenten die de wettelijke bewaartermijn hadden overschreden, duplicaten, en documenten zonder praktisch nut nog steeds werden bewaard. Dit onnodige archief neemt kostbare ruimte in beslag en zou vernietigd moeten worden, tenzij het nog belangrijke cultuurhistorische, economische, juridische of emotionele waarde heeft. Voor het digitale archief gold hetzelfde, alleen kwam daar ook nog versiebeheer bij: Het is essentieel om schriftelijke afspraken te maken binnen de organisatie over welke versies moeten worden behouden: alleen de laatste definitieve, of alle versies?
Een ander struikelblok was PC-hygiëne. [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/ordenen-en-beschrijven/naamgeving-van-mappen-en-bestanden Map- en bestandsnamen] bevatten best betekenisvolle namen waar geen speciale tekens of spaties in voorkomen. In heel wat organisaties heeft elke medewerker een eigen systeem om bestanden naam te geven, wat snel leidt tot chaotische mappen. Ook de keuze van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/aanbevolen-bestandsformaten-om-je-digitaal-archief-leesbaar-te-houden bestandsformaten] is van belang, aangezien niet alles even duurzaam is: het is bijvoorbeeld duurzamer om een .pdf te bewaren dan een .docx. Ten slotte is het bewaren van [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/e-mails-archiveren-hoe-en-waarom e-mails] bij alle organisaties een probleem: welke worden er bijgehouden en waar moeten die opgeslagen worden? Een goede praktijk is om belangrijke mails meteen in de mappenstructuur op te slaan in een .eml-formaat. Zo hoef je als organisatie geen mailboxen van medewerkers bij te houden, wat overigens een inbreuk zou zijn op de GDPR-wetgeving. Over PC-hygiëne maak je dus best schriftelijke afspraken die door de gehele organisatie gekend en gedragen worden.
Een laatste probleem is het maken van een [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/hoe-maak-je-een-back-up back-up]. Alle deelnemers werken met een cloud-toepassing, zoals dropbox, google drive of sharepoint. De meeste organisaties gaan er van uit dat cloudopslag een garantie is voor een langdurige en duurzame bewaring. Dit is echter niet zo: ook bij cloudopslag loop je risico op verlies van bestanden. Daarom maak je best gebruik van bijvoorbeeld een cloud-to-cloud back-up, waarbij je een back-up maakt bij een andere clouddienst dan degene die je al gebruikt.

==Workshop in een archief==
[[Bestand:20231201 ADL AMVB.jpg=align-left]]
Zoals gewoonlijk sloten we het archiefdoorlichtingstraject af in een archiefinstelling. Deze keer waren we te gast bij een TRACKS-partner, met name het Archief en Museum voor het Vlaamse leven te Brussel (AMVB). Na een korte toelichting over het rapport, namen we de mappenstructuur van de deelnemers onder handen in een kleine workshop. Onder de deskundige begeleiding van CEMPER en meemoo brachten ze orde in een deel van hun mappenstructuur. We analyseerden samen wat verbeterd kon worden, met speciale aandacht voor waardebepaling en PC-hygiëne. Hierbij creëerden ze een eigen voorbeeldmap, dat ze als leidraad kunnen gebruiken voor de rest van hun mappenstructuur bij hun organisatie.
Ter afsluiting kregen we een boeiende rondleiding achter de schermen van het AMVB, verzorgd door de archivaris Christopher De Keyser. Hij gaf ons inzicht in hoe een archiefinstelling archieven verwerkt en bewaart. Tijdens de rondleiding werden enkele fascinerende podiumkunstencollecties getoond, waaronder die van de Beursschouwburg en de Koninklijke Vlaamse Schouwburg. Als kers op de taart kregen we een exclusieve preview van hun splinternieuwe depot, dat die avond officieel zou worden geopend door minister Dalle.

Bestand:20231201KFDA.jpg

2023-12-01T14:58:16Z

Elias Feys: Bezoek archief kunstenfestivaldesarts in brussel

== Beschrijving ==
Bezoek archief kunstenfestivaldesarts in brussel
== Licentie ==
{{self|cc-by-sa-nc nl3.0}}

Bestand:20231201 ADL AMVB.jpg

2023-12-01T14:54:28Z

Elias Feys:

== Licentie ==
{{self|cc-by-sa-nc nl3.0}}

Efficiënt rechten klaren als hergebruiker

2022-10-07T06:03:36Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met ' Sjabloon aanmaken, geinspireerd op dat van stagetube. Systematisch bijhouden welke rechten er worden geklaard, de mails/contracten ervan ook opslaan op je SP, driv...'

Sjabloon aanmaken, geinspireerd op dat van stagetube. Systematisch bijhouden welke rechten er worden geklaard, de mails/contracten ervan ook opslaan op je SP, drive, ...

Archiveren voor Dummies: een webinar voor absolute beginners

2022-10-06T12:49:59Z

Elias Feys:

Je weet dat je een rijk en waardevol archief in je bezit hebt. Je wil daar op een goede manier zorg voor dragen. Maar hoe en waar begin je? En waar moet je allemaal op letten? Op deze vragen tracht [https://www.podiumkunst.net/ podiumkunst.net] een antwoord te bieden aan de hand van haar webinarreeks '[https://www.podiumkunst.net/nieuws/webinar-archiveren-voor-dummies-absolute-beginners Archiveren voor Dummies]'. Op de eerste sessie werden Mariet Calsius en Elias Feys van [http://www.cemper.be CEMPER] (Centrum voor Muziek- en Podiumkunstenerfgoed) uitgenodigd. Deze twee archivarissen geven aan welke stappen je het best eerst zet om een goed overzicht te krijgen van je archief. Dit doen ze aan de hand van verschillende tools die je op de TRACKS-website kan terugvinden.

Daarnaast komt ook Pieter Jongelie, zakelijk leider van orkest [https://www.ereprijs.nl/nl/ De Ereprijs], aan het woord. Hij vertelt vanuit eigen ervaring hoe hij aan de slag is gegaan met het opstellen van een digitaal systeem om hun bladmuziek te ordenen. De aanpak, obstakels en het gebruik ervan worden uitgebreid besproken.

Je kan de volledige webinar hier herbekijken, alsook de presentaties van CEMPER en De Ereprijs downloaden.

{{#ev:youtube|https://www.youtube.com/watch?v=FmCG0ODb8xE}}

[[Bestand:20220414_Presentatie_hoearchiveerik_CEMPER.pdf]]
[[Bestand:Ereprijs-Archiveren-voor-dummies-14-4-2022+(1).pdf]]

[[Bestand:Archiveren+voor+Dummies.png|thumb|600px|class=align-right]]

[[Categorie:Nieuws]]

Vergroot de bruikbaarheid van je archief

2022-10-06T12:48:13Z

Elias Feys:

Zorg dragen voor je archief is één zaak, maar hoe zorg je ervoor dat niet enkel jijzelf maar ook anderen je archiefmateriaal kunnen gebruiken?

== Vindbaar en zichtbaar ==
In eerste instantie is het belangrijk dat mensen je archief en collectie op het spoor kunnen komen. Het materiaal moet dus vindbaar zijn. Dat kan door middel van beschrijvende gegevens over je archief, maar ook door (vaak digitale) zichtbaarheid van je archiefmateriaal zelf.

Er zijn een aantal plekken die je kan overwegen om je archief en collecties vindbaarder te maken voor de buitenwereld. Denk bv. aan:

* een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]] het aanpakte of laat je inspireren door het [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling|traject van Theater aan Zee]] dat vandaag doorloopt op [https://www.ertazeens.be ertazeens.be].
*een algemene beschrijving van je archief bij [[Archiefpunt]], zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.

Als je archief online ontsluit, zijn goede [[metadata]] van belang. Een bestand dat zonder context ergens staat, is immers moeilijk terug te vinden en zal je weinig zichtbaarheid opleveren. Voor audiovisuele collecties die bij [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] bewaard worden zijn metadata bijvoorbeeld cruciaal om archiefmateriaal bij een gepaste doelgroep te brengen (bv. binnen onderwijs) of om andere vormen van hergebruik mogelijk te maken. De makers van de pilot [[Lessen trekken uit StageTube, een multimediale webdocu|StageTube]] botsten bijvoorbeeld op het gebrek aan metadata om het geschikte archiefmateriaal te vinden voor gebruik in een documentaire context.

==Rechten==
Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/rechten rechtenafspraken] errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van [[StageTube: verhalen uit de podiumkunsten in woord en beeld|StageTube]].

[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]

Vergroot de bruikbaarheid van je archief

2022-10-06T11:33:26Z

Elias Feys: Rechten toegevoegd

Archiveren voor Dummies: een webinar voor absolute beginners

2022-06-10T10:07:16Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Je weet dat je een rijk en waardevol archief in je bezit hebt. Je wil daar op een goede manier zorg voor dragen. Maar hoe en waar begin je? En waar moet je allemaal...'

Bestand:Archiveren+voor+Dummies.png

2022-06-10T09:53:15Z

Elias Feys:

== Licentie ==
{{self}}

Bestand:Ereprijs-Archiveren-voor-dummies-14-4-2022+(1).pdf

2022-06-10T09:42:58Z

Elias Feys: Presentatie gebruikt door de Ereprijs (NL) tijdens het webinar van podiumkunst.net op 14 april 2022. Gaat over het digitaal systeem dat ze hebben opgezet om hun bladmuziek te beheren.

== Beschrijving ==
Presentatie gebruikt door de Ereprijs (NL) tijdens het webinar van podiumkunst.net op 14 april 2022. Gaat over het digitaal systeem dat ze hebben opgezet om hun bladmuziek te beheren.
== Licentie ==
{{self}}

Bestand:20220414 Presentatie hoearchiveerik CEMPER.pdf

2022-06-10T09:41:51Z

Elias Feys: Presentatie gebruikt door CEMPER tijdens het webinar van podiumkunst.net op 14 april 2022. Het bespreekt de eerste stappen die je moet zetten om een overzichtelijk archief te maken.

== Beschrijving ==
Presentatie gebruikt door CEMPER tijdens het webinar van podiumkunst.net op 14 april 2022. Het bespreekt de eerste stappen die je moet zetten om een overzichtelijk archief te maken.
== Licentie ==
{{self}}

STEPP-contactdag: podiumtechnisch erfgoed in de kijker gezet

2022-03-30T08:10:20Z

Elias Feys: afbeelding toegevoegd

[[Bestand:9bc1867c-2c59-47e1-9ee8-df836c5cc1be.jpg|miniatuur|19e-eeuws limelight van de Stadsschouwburg Brugge]]
Op 15 juni 2021 organiseerde STEPP, het steunpunt voor productionele, ontwerpende en technische krachten van de brede culturele sector, haar jaarlijkse contactdag in het teken van podiumtechnisch erfgoed. Door de toen geldende maatregelen werd deze online gehouden. Verschillende sprekers kwamen aan het woord. De stadsschouwburg van Brugge is bijvoorbeeld bezig met een intensief traject om haar podiumtechnisch- en scenografisch erfgoed in kaart te brengen en te tonen aan een breed publiek. Verschillende deskundigen uit de erfgoedsector gaven meer uitleg rond het inventariseren van (podiumtechnisch) erfgoed, hoe schadefactoren beperkt kunnen worden en hoe we best omgaan met digitale preservatie. Al deze lezingen zijn integraal online te bekijken op youtube via [https://www.youtube.com/playlist?list=PL2dvD7je9sHJtSOpdgwc_2IOQa03N5z0P deze link.]

Bestand:9bc1867c-2c59-47e1-9ee8-df836c5cc1be.jpg

2022-03-30T08:09:44Z

Elias Feys:

19e-eeuws limelight van de Stadsschouwburg Brugge

STEPP-contactdag: podiumtechnisch erfgoed in de kijker gezet

2022-03-30T08:03:17Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Op 15 juni 2021 organiseerde STEPP, het steunpunt voor productionele, ontwerpende en technische krachten van de brede culturele sector, haar jaarlijkse contactdag i...'

Op 15 juni 2021 organiseerde STEPP, het steunpunt voor productionele, ontwerpende en technische krachten van de brede culturele sector, haar jaarlijkse contactdag in het teken van podiumtechnisch erfgoed. Door de toen geldende maatregelen werd deze online gehouden. Verschillende sprekers kwamen aan het woord. De stadsschouwburg van Brugge is bijvoorbeeld bezig met een intensief traject om haar podiumtechnisch- en scenografisch erfgoed in kaart te brengen en te tonen aan een breed publiek. Verschillende deskundigen uit de erfgoedsector gaven meer uitleg rond het inventariseren van (podiumtechnisch) erfgoed, hoe schadefactoren beperkt kunnen worden en hoe we best omgaan met digitale preservatie. Al deze lezingen zijn integraal online te bekijken op youtube via [https://www.youtube.com/playlist?list=PL2dvD7je9sHJtSOpdgwc_2IOQa03N5z0P deze link.]

Categorie:4. Materieel bewaren

2021-10-07T13:32:00Z

Elias Feys:

Wanneer je je archief en/of collectie wil bewaren, hoop je waarschijnlijk dat ze zo lang mogelijk bewaard worden. Allerlei factoren zorgen ervoor dat dit niet altijd zo eenvoudig is. Papier gaat na een aantal jaar verzuren, een archiefruimte wordt stoffig, je archief trekt ongedierte aan, er kan ergens een leiding lekken waardoor het archief waterschade oploopt, je organisatie stopt en je archief dreigt verloren te gaan ... Om de risico's op (informatie)verlies of schade te beperken, zijn er een aantal richtlijnen die je kan volgen. In deze tool staan er een aantal opgesomd.

De rubriek '[[Inrichting bewaarplaats|inrichting bewaarplaats]]' gaat dieper in op de verschillende soorten risicofactoren die voorkomen bij het bewaren van je collectie. Je komt er ook te weten wat je kan doen om de risico's te beperken.

Misschien ben je op zoek naar de mogelijkheden om je archief te herbestemmen. '[[Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)|Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)]]' neemt de soorten herbestemmingen onder de loep en vertelt je waar je precies terecht kan om je archief een nieuwe rustplaats te geven.

Het luik '[[Materiële bewaring van je fysiek archief|materiële bewaring van je fysiek archief]]' behandelt de bewaarmogelijkheden van verschillende soorten documenttypes, zoals kranten, foto's, objecten en textielsoorten. Deze worden niet altijd op dezelfde manier als papier bewaard, maar vereisen een specifieke aanpak.

Tot slot vind je bij '[[Verpakkingsmaterialen|verpakkingsmaterialen]]' welke soorten verpakkingsmaterialen er zijn, waarvoor ze dienen en waar je ze kan bestellen.

<languages /><translate>

[[Categorie:Tools]]
</translate>

Categorie:4. Materieel bewaren

2021-10-07T13:22:38Z

Elias Feys:

Wanneer je je archief en/of collectie wil bewaren, hoop je waarschijnlijk dat ze zo lang mogelijk bewaard worden. Allerlei factoren zorgen ervoor dat dit niet altijd zo eenvoudig is. Papier gaat na een aantal jaar verzuren, een archiefruimte wordt stoffig, je archief trekt ongedierte aan, er kan ergens een leiding lekken waardoor het archief waterschade oploopt, je organisatie stopt en je archief dreigt verloren te gaan ... Om de risico's op (informatie)verlies of schade te beperken, zijn er een aantal richtlijnen die je kan volgen. In deze tool staan er een aantal opgesomd.

De rubriek 'Inrichting bewaarplaats' gaat dieper in op de verschillende soorten risicofactoren die voorkomen bij het bewaren van je collectie. Je komt er ook te weten wat je kan doen om de risico's te beperken.

Misschien ben je op zoek naar de mogelijkheden om je archief te herbestemmen. 'Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)' neemt de soorten herbestemmingen onder de loep en vertelt je waar je precies terecht kan om je archief een nieuwe rustplaats te geven.

Het luik 'Materiële bewaring van je fysiek archief' behandelt de bewaarmogelijkheden van verschillende soorten documenttypes, zoals kranten, foto's, objecten en textielsoorten. Deze worden niet altijd op dezelfde manier als papier bewaard, maar vereisen een specifieke aanpak.

Tot slot vind je bij 'Verpakkingsmaterialen' welke soorten verpakkingsmaterialen er zijn, waarvoor ze dienen en waar je ze kan bestellen.

<languages /><translate>

[[Categorie:Tools]]
</translate>

Ruim je archief op

2021-10-07T12:55:56Z

Elias Feys:

<languages /><translate>

Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == 

=== Dubbels === 


[[Bestand:Printed-matter-paper-press.jpg|500px|links]]


Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.


<blockquote>'''Let op''': verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.</blockquote>

=== Kladversies === 
Kladversies zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Deze komen in aanmerking om te verwijderen als ze weinig verschillen van de eindversie.


<blockquote>'''Let op''': Kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk aan vroege versies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald, kladversies van een brief of mail die substantieel verschillen van het eindproduct, of werkversies binnen een creatief proces.</blockquote>

=== Korte notities zonder veel belang === 
Eens het praktische nut voorbij is, kunnen korte notities zonder veel belang verwijderd worden.

=== E-mails === 
Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool [[E-mails archiveren: hoe en waarom?]] voor meer tips voor het beheer van je e-mails.

=== Lege mappen en bestanden === 
Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.


<blockquote>'''Let op''': Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.</blockquote>


[[Bestand:Stapler-office-paperclip-paperclips-thumbnail.jpg|500px|links]]

=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven === 
In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.

<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>

=== Elementen die de documenten kunnen beschadigen === 


Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften, .... In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.

== Hoe? == 
=== Digitaal ===

BRON: STAPPENPLAN OVERDRACHT DIGITAAL ARCHIEF (SODA)
==== Virusscan ====
Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.
Mogelijke virusscanners zijn:
* ClamAV
* ClamWin
Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

==== Dubbels opsporen ==== 
Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].


[[Bestand:Binairecode.jpg|500px|links]]

Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:
* FSLint (Linux)
* YADFR (Windows)
* Duplicate File Searcher (Windows, Linux, OSX)
* Duplicate File Finder (Windows, Linux)


<blockquote>'''Let op:''' Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.
</blockquote>


Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.
Verwijderen van lege mappen
Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:
FSLint (Linux)
RED (Windows)

=== Papier === 
Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>


''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

CEMPER/en

2021-09-15T10:20:06Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'miniatuur Logo CEMPER'

<languages />[[Bestand:Logo CEMPER.jpg|miniatuur]]
[[Bestand:Logo CEMPER-white.png|1px|Logo CEMPER]]

==CEMPER==

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
CEMPER is het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ons team adviseert, ondersteunt en begeleidt iedereen die met muziek- of podiumerfgoed in aanraking komt: van amateur tot professional, van hobbyist tot academicus, van erfgenaam tot verzamelaar. Elke dag opnieuw gaan we, samen met jou, op zoek naar het best mogelijke antwoord op jouw vraag. Hiervoor baseren we ons op studies, voorbeeldpraktijken en eigen ervaring - en verwerken we kennis uit binnen- en buitenland tot bruikbare handleidingen, online platformen en advies op maat. Sinds 2019 is CEMPER de fusieorganisatie van Het Firmament en Resonant.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Op onze website [http://www.cemper.be (www.cemper.be)] vind je tips, handleidingen, inspiratie en meer.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Aarzel niet ons te contacteren voor advies op maat. Je kan ons bereiken via [http://www.cemper.be/contact contact@cemper.be] of +32 15 34 94 36.
</div>

[[Categorie:Partnerorganisaties/en]]

Translations:CEMPER/2/en

2021-09-15T10:09:08Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==CEMPER=='

==CEMPER==

Translations:CEMPER/1/en

2021-09-15T10:08:24Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'miniatuur Logo CEMPER'

[[Bestand:Logo CEMPER.jpg|miniatuur]]
[[Bestand:Logo CEMPER-white.png|1px|Logo CEMPER]]

Translations:CEMPER/7/en

2021-09-15T10:08:17Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Categorie:Partnerorganisaties/en'

[[Categorie:Partnerorganisaties/en]]

CEMPER

2021-09-15T10:06:23Z

Elias Feys: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>
[[Bestand:Logo CEMPER.jpg|miniatuur]]
[[Bestand:Logo CEMPER-white.png|1px|Logo CEMPER]]

==CEMPER== 


CEMPER is het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed.


Ons team adviseert, ondersteunt en begeleidt iedereen die met muziek- of podiumerfgoed in aanraking komt: van amateur tot professional, van hobbyist tot academicus, van erfgenaam tot verzamelaar. Elke dag opnieuw gaan we, samen met jou, op zoek naar het best mogelijke antwoord op jouw vraag. Hiervoor baseren we ons op studies, voorbeeldpraktijken en eigen ervaring - en verwerken we kennis uit binnen- en buitenland tot bruikbare handleidingen, online platformen en advies op maat. Sinds 2019 is CEMPER de fusieorganisatie van Het Firmament en Resonant.


Op onze website [http://www.cemper.be (www.cemper.be)] vind je tips, handleidingen, inspiratie en meer.


Aarzel niet ons te contacteren voor advies op maat. Je kan ons bereiken via [http://www.cemper.be/contact contact@cemper.be] of +32 15 34 94 36.


[[Categorie:Partnerorganisaties]]
</translate>

CEMPER

2021-09-15T10:06:01Z

Elias Feys:

<languages /><translate>[[Bestand:Logo CEMPER.jpg|miniatuur]]
[[Bestand:Logo CEMPER-white.png|1px|Logo CEMPER]]

==CEMPER==

CEMPER is het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed.

Ons team adviseert, ondersteunt en begeleidt iedereen die met muziek- of podiumerfgoed in aanraking komt: van amateur tot professional, van hobbyist tot academicus, van erfgenaam tot verzamelaar. Elke dag opnieuw gaan we, samen met jou, op zoek naar het best mogelijke antwoord op jouw vraag. Hiervoor baseren we ons op studies, voorbeeldpraktijken en eigen ervaring - en verwerken we kennis uit binnen- en buitenland tot bruikbare handleidingen, online platformen en advies op maat. Sinds 2019 is CEMPER de fusieorganisatie van Het Firmament en Resonant.

Op onze website [http://www.cemper.be (www.cemper.be)] vind je tips, handleidingen, inspiratie en meer.

Aarzel niet ons te contacteren voor advies op maat. Je kan ons bereiken via [http://www.cemper.be/contact contact@cemper.be] of +32 15 34 94 36.

[[Categorie:Partnerorganisaties]]
</translate>

Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/en

2021-09-10T10:49:01Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'This practical example is mainly about finding the solution for the first need, but it also becomes immediately clear that this may be an interim step along the roa...'

<languages />Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomson/TVF, which contains video productions on various aspects of contemporary art.

With the assistance of the VIAA and the Province of East Flanders.

==Status==
The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.

==Problem==
Since 1980, Svend Thomsen, first in Denmark and since 2001 in Ghent, has been creating an extensive archive of video productions on various aspects of contemporary art, including visual art, performance art, theatre, dance, experimental music and sound art. The archive contains not only recordings of exhibitions, festivals, lectures and seminars on contemporary art, but also interviews with visual artists, musicians, film-makers and video artists. The archive contains approximately 1400 videotapes (3000 productions). It is an archive with a considerable heritage value, mainly because of the content, which is significant from an art history perspective, and which is seldom recorded by the regular audiovisual media (television). For more information, read the self-interview with Svend Thomsen.
Svend Thomsen contacted PACKED vzw on 12 September 2014 to arrange a meeting. During that meeting, on 22 September 2014, two things became clear:
*The need to accommodate the audiovisual archive in another location from the second week of October 2014, because of urgent renovation work in the original storage space;
*The need to digitise the audiovisual archive in the near future (conversion to computer files) to safeguard it in the long term and make it accessible for research and education.

This practical example is mainly about finding the solution for the first need, but it also becomes immediately clear that this may be an interim step along the road to a solution for the second need.

==Method==

===Making an inventory===
The first step taken after the meeting with Svend Thomsen was to provide him with a template for making a precise summary of his audiovisual archive. In order to meet both needs it was vital to get a quick overview of the scope of the archive. The template that PACKED vzw gave him was created in 2013 in collaboration with FARO, for the digitisation of audiovisual collections in Flanders by the Flemish Institute for Archiving (VIAA). Svend filled in the template himself and sent it to PACKED vzw. The template revealed that the audiovisual archive contained about 1400 video tapes in the following formats: U-matic (about 600 items), Video8 (about 250 items) and Hi8 (about 550 items).
[[Bestand:Svend02.jpg|miniatuur|Videotapes of Svend Thomsen - PACKED vzw CC BY-SA]]

===Contact with meemoo===
While Svend was busy creating the rough inventory, PACKED vzw contacted VIAA about his archive. PACKED vzw assists VIAA in the setting up and implementing its digitisation projects. The aim of this contact was two-fold:

*with a view to possible future digitisation: bringing VIAA up to date on the existence of this archive;
*with a view to provisional re-housing: asking VIAA to provide boxes. VIAA agreed to supply boxes and delivered them to Svend in Ghent in the first week of October 2014. The staff at VIAA were also asked about the conditions attached to the inclusion of the archive in one of its future digitisation projects.

===Contact with collection management heritage institutions===
For the temporary storage space dilemma, collection management heritage institutions in the Ghent region were examined to see which had the best profile for the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF. The result of this research was S.M.A.K., which was then sent an e-mail to ask if it was possible to have a safe and suitable storage space for the archive for a period of two months. It quickly became clear after a discussion with the collections manager at S.M.A.K. that good provisional storage could not be guaranteed because of renovation work taking place there. PACKED vzw then contacted the collections manager at Amsab-ISG, the cultural archive in Ghent which stores the heritage of social, humanitarian and ecological movements. Amsab-ISG was willing to explore the possibility of offering temporary storage space, but suggested contacting the Provincial Authorities of East Flanders first. They have a transit depot which can be used by East Flemish heritage administrators in case of renovation or disaster.

In response, PACKED vzw contacted the relevant staff at the Transversale Cel Cultuur of the Province of East Flanders and informed them about the need for temporary accommodation for the audiovisual collection of Svend Thomsen/TVF due to renovation work. They were also told about the role of PACKED vzw in the operation and about the contact with the VIAA on the issue of the potential future digitisation of the collection. The Provincial Authorities then requested that the collection be registered in writing using a template. After an internal discussion in the Provincial Authorities, it was quickly confirmed that the archive could be housed in the transit, emergency and archaeological warehouse in the Provinciaal Erfgoedcentrum (provincial heritage centre) in Ename. The warehouse is not actually intended for private archives or collections, but because of the involvement of PACKED vzw, as a national expertise centre recognised by the Flemish government, and the VIAA, based in Ghent, an exception was made for the private archive of Svend Thomsen/TVF.

===Packing and transporting archive to the emergency warehouse===
[[Bestand:Svend03.jpg|miniatuur|Verhuis van het archief - PACKED vzw CC BY-SA]]
The following step was to pack up the complete archive in boxes within a week and arrange its transportation from Ghent to Ename. Wim de Maat, chairman of Restart Collection vzw, was asked to coordinate the packing of the videotapes. The tapes were grouped by type of medium in boxes. Each box was allocated a colour code (red, green, yellow or blue)[[footnote|The fourth colour was for consultation copies on DVD.]] and a serial number depending on the type of medium.

PACKED vzw hired a delivery van, picked up the packed archive on the morning of 7 October 2014 from Svend Thomsen in Ghent and delivered it straight to the Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. There, the various boxes were unloaded and placed in racks in the warehouse according to the colour codes and serial numbers. The temperature in the Provinciaal Erfgoedcentrum warehouse is about 18° C, with a relative humidity level of 50-50%.[[footnote|This temperature is ideal for the preservation of videotapes. A humidity level of around 40% would be better for the preservation of magnetic tapes. What is important though, is that there will be no major fluctuations in the relative humidity levels.This is an improvement compared to the conditions in the original storage place (an attic).]] Together with a staff member of the Province of East Flanders, a proof of receipt was drafted and signed, and a copy sent to Svend Thomsen. The date for picking up the archive again was 9 December 2014.

==Results==
*The archive has found a safe and suitable emergency storage place for the necessary two months.
*In the meantime the possibility of digitisation by the VIAA is being looked into. To make this possible, research is being done into whether a collection management heritage institution can be found that already works with the VIAA as a substantive partner and which would take on the role of manager of the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF. This would be the best guarantee that the investment in the digitisation of the archive would result in its long-term accessibility for research and education purposes.

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/11/en

2021-09-10T10:48:29Z

Elias Feys:

PACKED vzw hired a delivery van, picked up the packed archive on the morning of 7 October 2014 from Svend Thomsen in Ghent and delivered it straight to the Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. There, the various boxes were unloaded and placed in racks in the warehouse according to the colour codes and serial numbers. The temperature in the Provinciaal Erfgoedcentrum warehouse is about 18° C, with a relative humidity level of 50-50%.[[footnote|This temperature is ideal for the preservation of videotapes. A humidity level of around 40% would be better for the preservation of magnetic tapes. What is important though, is that there will be no major fluctuations in the relative humidity levels.This is an improvement compared to the conditions in the original storage place (an attic).]] Together with a staff member of the Province of East Flanders, a proof of receipt was drafted and signed, and a copy sent to Svend Thomsen. The date for picking up the archive again was 9 December 2014.

==Results==
*The archive has found a safe and suitable emergency storage place for the necessary two months.
*In the meantime the possibility of digitisation by the VIAA is being looked into. To make this possible, research is being done into whether a collection management heritage institution can be found that already works with the VIAA as a substantive partner and which would take on the role of manager of the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF. This would be the best guarantee that the investment in the digitisation of the archive would result in its long-term accessibility for research and education purposes.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/12/en

2021-09-10T10:47:54Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Categorie:Praktijkvoorbeelden/en'

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/11/en

2021-09-10T10:47:47Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'PACKED vzw hired a delivery van, picked up the packed archive on the morning of 7 October 2014 from Svend Thomsen in Ghent and delivered it straight to the Provinci...'

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/10/en

2021-09-10T10:47:26Z

Elias Feys:

===Packing and transporting archive to the emergency warehouse===
[[Bestand:Svend03.jpg|miniatuur|Verhuis van het archief - PACKED vzw CC BY-SA]]
The following step was to pack up the complete archive in boxes within a week and arrange its transportation from Ghent to Ename. Wim de Maat, chairman of Restart Collection vzw, was asked to coordinate the packing of the videotapes. The tapes were grouped by type of medium in boxes. Each box was allocated a colour code (red, green, yellow or blue)[[footnote|The fourth colour was for consultation copies on DVD.]] and a serial number depending on the type of medium.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/10/en

2021-09-10T10:47:13Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Packing and transporting archive to the emergency warehouse=== The following step was to pack up the complete archive in boxes within a week and arrange its tran...'

===Packing and transporting archive to the emergency warehouse===
The following step was to pack up the complete archive in boxes within a week and arrange its transportation from Ghent to Ename. Wim de Maat, chairman of Restart Collection vzw, was asked to coordinate the packing of the videotapes. The tapes were grouped by type of medium in boxes. Each box was allocated a colour code (red, green, yellow or blue)[[footnote|The fourth colour was for consultation copies on DVD.]] and a serial number depending on the type of medium.

Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/en

2021-09-10T10:47:12Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Method=='

<languages />Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomson/TVF, which contains video productions on various aspects of contemporary art.

With the assistance of the VIAA and the Province of East Flanders.

==Status==
The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.

==Problem==
Since 1980, Svend Thomsen, first in Denmark and since 2001 in Ghent, has been creating an extensive archive of video productions on various aspects of contemporary art, including visual art, performance art, theatre, dance, experimental music and sound art. The archive contains not only recordings of exhibitions, festivals, lectures and seminars on contemporary art, but also interviews with visual artists, musicians, film-makers and video artists. The archive contains approximately 1400 videotapes (3000 productions). It is an archive with a considerable heritage value, mainly because of the content, which is significant from an art history perspective, and which is seldom recorded by the regular audiovisual media (television). For more information, read the self-interview with Svend Thomsen.
Svend Thomsen contacted PACKED vzw on 12 September 2014 to arrange a meeting. During that meeting, on 22 September 2014, two things became clear:
*The need to accommodate the audiovisual archive in another location from the second week of October 2014, because of urgent renovation work in the original storage space;
*The need to digitise the audiovisual archive in the near future (conversion to computer files) to safeguard it in the long term and make it accessible for research and education.

This practical example is mainly about finding the solution for the first need, but it also becomes immediately clear that this may be an interim step along the road to a solution for the second need.

==Method==

===Making an inventory===
The first step taken after the meeting with Svend Thomsen was to provide him with a template for making a precise summary of his audiovisual archive. In order to meet both needs it was vital to get a quick overview of the scope of the archive. The template that PACKED vzw gave him was created in 2013 in collaboration with FARO, for the digitisation of audiovisual collections in Flanders by the Flemish Institute for Archiving (VIAA). Svend filled in the template himself and sent it to PACKED vzw. The template revealed that the audiovisual archive contained about 1400 video tapes in the following formats: U-matic (about 600 items), Video8 (about 250 items) and Hi8 (about 550 items).
[[Bestand:Svend02.jpg|miniatuur|Videotapes of Svend Thomsen - PACKED vzw CC BY-SA]]

===Contact with meemoo===
While Svend was busy creating the rough inventory, PACKED vzw contacted VIAA about his archive. PACKED vzw assists VIAA in the setting up and implementing its digitisation projects. The aim of this contact was two-fold:

*with a view to possible future digitisation: bringing VIAA up to date on the existence of this archive;
*with a view to provisional re-housing: asking VIAA to provide boxes. VIAA agreed to supply boxes and delivered them to Svend in Ghent in the first week of October 2014. The staff at VIAA were also asked about the conditions attached to the inclusion of the archive in one of its future digitisation projects.

===Contact with collection management heritage institutions===
For the temporary storage space dilemma, collection management heritage institutions in the Ghent region were examined to see which had the best profile for the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF. The result of this research was S.M.A.K., which was then sent an e-mail to ask if it was possible to have a safe and suitable storage space for the archive for a period of two months. It quickly became clear after a discussion with the collections manager at S.M.A.K. that good provisional storage could not be guaranteed because of renovation work taking place there. PACKED vzw then contacted the collections manager at Amsab-ISG, the cultural archive in Ghent which stores the heritage of social, humanitarian and ecological movements. Amsab-ISG was willing to explore the possibility of offering temporary storage space, but suggested contacting the Provincial Authorities of East Flanders first. They have a transit depot which can be used by East Flemish heritage administrators in case of renovation or disaster.

In response, PACKED vzw contacted the relevant staff at the Transversale Cel Cultuur of the Province of East Flanders and informed them about the need for temporary accommodation for the audiovisual collection of Svend Thomsen/TVF due to renovation work. They were also told about the role of PACKED vzw in the operation and about the contact with the VIAA on the issue of the potential future digitisation of the collection. The Provincial Authorities then requested that the collection be registered in writing using a template. After an internal discussion in the Provincial Authorities, it was quickly confirmed that the archive could be housed in the transit, emergency and archaeological warehouse in the Provinciaal Erfgoedcentrum (provincial heritage centre) in Ename. The warehouse is not actually intended for private archives or collections, but because of the involvement of PACKED vzw, as a national expertise centre recognised by the Flemish government, and the VIAA, based in Ghent, an exception was made for the private archive of Svend Thomsen/TVF.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===Archief verpakken en overbrengen naar nooddepot===
[[Bestand:Svend03.jpg|miniatuur|Verhuis van het archief - PACKED vzw CC BY-SA]]
De volgende stap was om binnen de periode van een week het volledige archief in dozen te verpakken en het transport van Gent naar Ename te regelen. Aan Wim de Maat, voorzitter van Restart Collection vzw, werd gevraagd om het verpakken van de videotapes te coördineren. De tapes werden per type drager gegroepeerd in dozen. Elke doos kreeg op basis van het type dragers binnenin een kleurcode (rood, groen, geel of blauw)<ref>De vierde kleur was voor raadplegingskopieën op DVD.</ref> en een volgnummer.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
PACKED vzw huurde een bestelwagen, haalde het verpakte archief in de ochtend van 7 oktober 2014 op bij Svend Thomsen in Gent en leverde het meteen nadien af in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. Daar werden de verschillende dozen uitgeladen en volgens de kleurcodes en volgnummers in rekken in het depot geplaatst. In het depot van het Provinciaal Erfgoedcentrum is er een temperatuur van ongeveer 18° C en een relatieve vochtigheidsgraad van 50-50%.<ref>Deze temperatuur is zeer geschikt voor de bewaring van videotapes. Idealiter zou de vochtigheidsgraad voor de bewaring van magnetische tapes eerder rond 40% moeten liggen. Belangrijk is alvast dat er geen grote schommelingen kunnen optreden in de relatieve vochtigheidsgraad. In vergelijking met de omstandigheden in originele bewaarplaats (een zolderkamer) is dit een verbetering.</ref> Samen met een medewerker van de provincie Oost-Vlaanderen werd er een ontvangstbewijs opgesteld en ondertekend, waarvan ook een kopie werd bezorgd aan Svend Thomsen. De voorziene datum om het archief terug op te halen was 9 december 2014.
[[Bestand:Svend05.jpg|miniatuur|Archief in nooddepot plaatsen - PACKED vzw CC BY-SA]]
==Resultaten==
* Het archief heeft een geschikt en veilig noodonderkomen voor de benodigde twee maanden gevonden.
* Ondertussen worden de mogelijkheden van digitalisering door VIAA verder bekeken. Om dit mogelijk te maken wordt onderzocht of een collectiebeherende erfgoedinstelling kan worden gevonden die reeds als content partner samenwerkt met VIAA en die formeel de rol van beheerder van het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF op zich wil nemen. Dit zou de best mogelijke garantie zijn opdat de investering in de digitalisering van het archief zou resulteren in een beschikbaarheid ervan op lange termijn voor onderzoeks- en onderwijsdoeleinden.
[[Bestand:Svend04.jpg|miniatuur|Het archief in het nooddepot - PACKED vzw CC BY-SA]]
''Auteur'': Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/9/en

2021-09-10T10:46:46Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In response, PACKED vzw contacted the relevant staff at the Transversale Cel Cultuur of the Province of East Flanders and informed them about the need for temporary...'

In response, PACKED vzw contacted the relevant staff at the Transversale Cel Cultuur of the Province of East Flanders and informed them about the need for temporary accommodation for the audiovisual collection of Svend Thomsen/TVF due to renovation work. They were also told about the role of PACKED vzw in the operation and about the contact with the VIAA on the issue of the potential future digitisation of the collection. The Provincial Authorities then requested that the collection be registered in writing using a template. After an internal discussion in the Provincial Authorities, it was quickly confirmed that the archive could be housed in the transit, emergency and archaeological warehouse in the Provinciaal Erfgoedcentrum (provincial heritage centre) in Ename. The warehouse is not actually intended for private archives or collections, but because of the involvement of PACKED vzw, as a national expertise centre recognised by the Flemish government, and the VIAA, based in Ghent, an exception was made for the private archive of Svend Thomsen/TVF.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/8/en

2021-09-10T10:46:35Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Contact with collection management heritage institutions=== For the temporary storage space dilemma, collection management heritage institutions in the Ghent reg...'

===Contact with collection management heritage institutions===
For the temporary storage space dilemma, collection management heritage institutions in the Ghent region were examined to see which had the best profile for the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF. The result of this research was S.M.A.K., which was then sent an e-mail to ask if it was possible to have a safe and suitable storage space for the archive for a period of two months. It quickly became clear after a discussion with the collections manager at S.M.A.K. that good provisional storage could not be guaranteed because of renovation work taking place there. PACKED vzw then contacted the collections manager at Amsab-ISG, the cultural archive in Ghent which stores the heritage of social, humanitarian and ecological movements. Amsab-ISG was willing to explore the possibility of offering temporary storage space, but suggested contacting the Provincial Authorities of East Flanders first. They have a transit depot which can be used by East Flemish heritage administrators in case of renovation or disaster.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/7/en

2021-09-10T10:46:10Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Contact with meemoo=== While Svend was busy creating the rough inventory, PACKED vzw contacted VIAA about his archive. PACKED vzw assists VIAA in the setting up...'

===Contact with meemoo===
While Svend was busy creating the rough inventory, PACKED vzw contacted VIAA about his archive. PACKED vzw assists VIAA in the setting up and implementing its digitisation projects. The aim of this contact was two-fold:

*with a view to possible future digitisation: bringing VIAA up to date on the existence of this archive;
*with a view to provisional re-housing: asking VIAA to provide boxes. VIAA agreed to supply boxes and delivered them to Svend in Ghent in the first week of October 2014. The staff at VIAA were also asked about the conditions attached to the inclusion of the archive in one of its future digitisation projects.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/6/en

2021-09-10T10:45:21Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Making an inventory=== The first step taken after the meeting with Svend Thomsen was to provide him with a template for making a precise summary of his audiovisu...'

===Making an inventory===
The first step taken after the meeting with Svend Thomsen was to provide him with a template for making a precise summary of his audiovisual archive. In order to meet both needs it was vital to get a quick overview of the scope of the archive. The template that PACKED vzw gave him was created in 2013 in collaboration with FARO, for the digitisation of audiovisual collections in Flanders by the Flemish Institute for Archiving (VIAA). Svend filled in the template himself and sent it to PACKED vzw. The template revealed that the audiovisual archive contained about 1400 video tapes in the following formats: U-matic (about 600 items), Video8 (about 250 items) and Hi8 (about 550 items).
[[Bestand:Svend02.jpg|miniatuur|Videotapes of Svend Thomsen - PACKED vzw CC BY-SA]]

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/5/en

2021-09-10T10:44:39Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Method=='

==Method==

Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/en

2021-09-10T10:44:33Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Status== The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.'

<languages />Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomson/TVF, which contains video productions on various aspects of contemporary art.

With the assistance of the VIAA and the Province of East Flanders.

==Status==
The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.

==Problem==
Since 1980, Svend Thomsen, first in Denmark and since 2001 in Ghent, has been creating an extensive archive of video productions on various aspects of contemporary art, including visual art, performance art, theatre, dance, experimental music and sound art. The archive contains not only recordings of exhibitions, festivals, lectures and seminars on contemporary art, but also interviews with visual artists, musicians, film-makers and video artists. The archive contains approximately 1400 videotapes (3000 productions). It is an archive with a considerable heritage value, mainly because of the content, which is significant from an art history perspective, and which is seldom recorded by the regular audiovisual media (television). For more information, read the self-interview with Svend Thomsen.
Svend Thomsen contacted PACKED vzw on 12 September 2014 to arrange a meeting. During that meeting, on 22 September 2014, two things became clear:
*The need to accommodate the audiovisual archive in another location from the second week of October 2014, because of urgent renovation work in the original storage space;
*The need to digitise the audiovisual archive in the near future (conversion to computer files) to safeguard it in the long term and make it accessible for research and education.

This practical example is mainly about finding the solution for the first need, but it also becomes immediately clear that this may be an interim step along the road to a solution for the second need.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Methode==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Opmaak inventaris===
De eerste actie die na de afspraak met Svend Thomsen werd ondernomen, was hem een sjabloon bezorgen waarmee hij op een heel beknopte manier een overzicht kon maken van zijn audiovisuele archief. Om tegemoet te kunnen komen aan beide noden was het immers belangrijk om snel een goed zicht te krijgen op de omvang van het archief. Het sjabloon dat PACKED vzw hem bezorgde was het sjabloon dat in 2013 werd opgemaakt in samenwerking met FARO, in functie van de digitalisering van audiovisuele collecties in Vlaanderen door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Svend vulde zelf het sjabloon in en bezorgde het aan PACKED vzw. Uit het sjabloon bleek dat het audiovisuele archief ongeveer 1400 videobanden omvat in de volgende formaten: U-matic (ongeveer 600 stuks), Video8 (ongeveer 250 stuks) en Hi8 (ongeveer 550 stuks).
[[Bestand:Svend02.jpg|miniatuur|Videobanden van Svend Thomsen - PACKED vzw CC BY-SA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===Contact met meemoo===
Terwijl Svend met de opmaak van de ruwe inventaris bezig was, legde PACKED vzw contacten over zijn archief met VIAA. PACKED vzw ondersteunt VIAA bij het opzetten en uitvoeren van haar digitaliseringsprojecten. Het doel van deze contacten was tweeledig:
* met het oog op een mogelijke toekomstige digitalisering: VIAA op de hoogte brengen van het bestaan van dit archief;
* met het oog op de tijdelijke verhuis: VIAA vragen dozen ter beschikking te stellen. VIAA beantwoordde de vraag naar dozen positief en leverde in de eerste week van oktober 2014 de nodige kartonnen dozen bij Svend in Gent. Bij VIAA werd ook gepolst onder welke voorwaarden het archief eventueel zou kunnen worden meegenomen worden in één van haar toekomstige digitaliseringsprojecten.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===Contact met collectiebeherende erfgoedinstellingen===
Om een tijdelijk onderkomen voor het archief te vinden, werd er in eerste instantie afgewogen welke collectiebeherende erfgoedinstelling in de regio Gent een profiel heeft dat het best past bij het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF. De uitkomst van deze afweging was [https://smak.be/ S.M.A.K.], dat vervolgens per e-mail werd gecontacteerd met de vraag of het voor een periode van twee maanden een veilig en geschikt onderkomen kon bieden voor het archief. Uit overleg met de collectieverantwoordelijke bleek al snel dat dit niet het geval was omdat S.M.A.K. zelf bezig was met verbouwingen en hierdoor geen goede tijdelijke bewaring van het archief kon verzekeren. Vervolgens contacteerde PACKED vzw de collectieverantwoordelijke van [https://www.amsab.be/ Amsab-ISG], het culturele archief in Gent dat het erfgoed van sociaal, humanitair en ecologisch geëngageerde bewegingen bewaart. Amsab-ISG wou wel onderzoeken of ze een tijdelijk noodonderkomen konden bieden, maar suggereerde om eerst de Provincie Oost-Vlaanderen te contacteren. Zij bezitten een transitdepot dat door Oost-Vlaamse erfgoedbeheerders in geval van een verbouwing of ramp kan worden gebruikt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Als reactie contacteerde PACKED vzw de bevoegde medewerkers binnen de Transversale Cel Cultuur van de Provincie Oost-Vlaanderen en informeerde hen over de noodzaak van een tijdelijk onderkomen vanwege verbouwing voor de audiovisuele collectie van Svend Thomsen / TVF. Hierbij werd ook informatie verstrekt over de rol van PACKED vzw in de operatie en over de contacten met VIAA over een mogelijke toekomstige digitalisering van de collectie. Hierop kwam de vraag van de Provincie om de collectie met behulp van een sjabloon schriftelijk aan te melden. Na intern overleg binnen de Provincie kwam vervolgens zeer snel de bevestiging dat het archief kon worden ondergebracht in het transit-, nood- en archeologisch depot in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. Het depot is in feite niet bedoel voor private archieven of collecties, maar door de betrokkenheid van PACKED vzw, als landelijk expertisecentrum erkend door de Vlaamse overheid, en VIAA, gevestigd in Gent, maakte men een uitzondering voor het archief van Svend Thomsen / TVF dat in wezen een privé-archief is.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===Archief verpakken en overbrengen naar nooddepot===
[[Bestand:Svend03.jpg|miniatuur|Verhuis van het archief - PACKED vzw CC BY-SA]]
De volgende stap was om binnen de periode van een week het volledige archief in dozen te verpakken en het transport van Gent naar Ename te regelen. Aan Wim de Maat, voorzitter van Restart Collection vzw, werd gevraagd om het verpakken van de videotapes te coördineren. De tapes werden per type drager gegroepeerd in dozen. Elke doos kreeg op basis van het type dragers binnenin een kleurcode (rood, groen, geel of blauw)<ref>De vierde kleur was voor raadplegingskopieën op DVD.</ref> en een volgnummer.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
PACKED vzw huurde een bestelwagen, haalde het verpakte archief in de ochtend van 7 oktober 2014 op bij Svend Thomsen in Gent en leverde het meteen nadien af in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. Daar werden de verschillende dozen uitgeladen en volgens de kleurcodes en volgnummers in rekken in het depot geplaatst. In het depot van het Provinciaal Erfgoedcentrum is er een temperatuur van ongeveer 18° C en een relatieve vochtigheidsgraad van 50-50%.<ref>Deze temperatuur is zeer geschikt voor de bewaring van videotapes. Idealiter zou de vochtigheidsgraad voor de bewaring van magnetische tapes eerder rond 40% moeten liggen. Belangrijk is alvast dat er geen grote schommelingen kunnen optreden in de relatieve vochtigheidsgraad. In vergelijking met de omstandigheden in originele bewaarplaats (een zolderkamer) is dit een verbetering.</ref> Samen met een medewerker van de provincie Oost-Vlaanderen werd er een ontvangstbewijs opgesteld en ondertekend, waarvan ook een kopie werd bezorgd aan Svend Thomsen. De voorziene datum om het archief terug op te halen was 9 december 2014.
[[Bestand:Svend05.jpg|miniatuur|Archief in nooddepot plaatsen - PACKED vzw CC BY-SA]]
==Resultaten==
* Het archief heeft een geschikt en veilig noodonderkomen voor de benodigde twee maanden gevonden.
* Ondertussen worden de mogelijkheden van digitalisering door VIAA verder bekeken. Om dit mogelijk te maken wordt onderzocht of een collectiebeherende erfgoedinstelling kan worden gevonden die reeds als content partner samenwerkt met VIAA en die formeel de rol van beheerder van het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF op zich wil nemen. Dit zou de best mogelijke garantie zijn opdat de investering in de digitalisering van het archief zou resulteren in een beschikbaarheid ervan op lange termijn voor onderzoeks- en onderwijsdoeleinden.
[[Bestand:Svend04.jpg|miniatuur|Het archief in het nooddepot - PACKED vzw CC BY-SA]]
''Auteur'': Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/4/en

2021-09-10T10:44:32Z

This practical example is mainly about finding the solution for the first need, but it also becomes immediately clear that this may be an interim step along the road to a solution for the second need.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/3/en

2021-09-10T10:44:22Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Problem== Since 1980, Svend Thomsen, first in Denmark and since 2001 in Ghent, has been creating an extensive archive of video productions on various aspects of c...'

==Problem==
Since 1980, Svend Thomsen, first in Denmark and since 2001 in Ghent, has been creating an extensive archive of video productions on various aspects of contemporary art, including visual art, performance art, theatre, dance, experimental music and sound art. The archive contains not only recordings of exhibitions, festivals, lectures and seminars on contemporary art, but also interviews with visual artists, musicians, film-makers and video artists. The archive contains approximately 1400 videotapes (3000 productions). It is an archive with a considerable heritage value, mainly because of the content, which is significant from an art history perspective, and which is seldom recorded by the regular audiovisual media (television). For more information, read the self-interview with Svend Thomsen.
Svend Thomsen contacted PACKED vzw on 12 September 2014 to arrange a meeting. During that meeting, on 22 September 2014, two things became clear:
*The need to accommodate the audiovisual archive in another location from the second week of October 2014, because of urgent renovation work in the original storage space;
*The need to digitise the audiovisual archive in the near future (conversion to computer files) to safeguard it in the long term and make it accessible for research and education.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/2/en

2021-09-10T10:42:50Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Status== The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.'

==Status==
The audiovisual archive was successfully and temporarily accommodated in Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/1/en

2021-09-10T10:42:35Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomson/TVF, which contains video productions on various aspects of contemporary art. With the as...'

Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomson/TVF, which contains video productions on various aspects of contemporary art.

With the assistance of the VIAA and the Province of East Flanders.

Translations:Een tijdelijk noodonderkomen voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF/Page display title/en

2021-09-10T10:40:42Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF'

Temporary emergency storage for the audiovisual archive of Svend Thomsen/TVF

De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/en

2021-09-10T08:58:35Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Desired results=== *To design a folder structure based on the classification of the physical archive *To acquire knowledge on the sustainable management of files...'

<languages />
This pilot project documents the way in which Netwerk set up a coordinating folder structure corresponding to the classification of the physical archive.

This project was implemented with the help of the Aalst Municipal Archives.

==Status==
*Presentation of digital document management: January 2014
*Adaptation of the folder structure: February-May 2014
*Organisation of Trash Day: April-June 2014

==Problem Definition==
===Introduction===
Since 2005, the Netwerk centre for contemporary art has been a single discipline arts centre that began life in the 1980s as a socio-cultural centre. Everyone in the arts centre attaches enormous importance to the preservation of the history and heritage of the organisation and is committed to helping in the process. The archive is also used in everyday practice; old files are regularly consulted when organising exhibitions. The physical archive up to 2005 has already been transferred to the Aalst Municipal Archives. This solid collaboration facilitated the following step: working together on the digital archive in order to facilitate the next transfer. A better structure should ensure that the Netwerk staff will be able to find files more quickly and the digital archive will be better preserved.
[[Bestand:Aalst01.png|gecentreerd|miniatuur|Detail of the old folder structure - © Netwerk / centrum voor hedendaagse kunst]]
The first objective was to create a common folder structure in which all staff could put their files. There was also a request for a manual to explain how to deal with digital files.

===Desired results===
*To design a folder structure based on the classification of the physical archive
*To acquire knowledge on the sustainable management of files
*To bring all documents together in the new folder structure

==Method==
===Presentation of digital archive===
In January 2014 the Netwerk staff attended a presentation given by Lieve Arnouts, Aalst’s municipal archivist, on how to manage digital files. The following issues were covered:

*Basic principles, points for attention and the benefits of a common folder structure
*Good and clear names for folders and files
*Reading rights: taking the Privacy law into account
*Classifying e-mails

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De presentatie was gebaseerd op [http://109.135.3.34/AMVB312/docs/DigiGIDS_work_v20120926.pdf DigiGIDS] en kan [[:Bestand:20140129 Opleiding documentbeheer.pdf|hier]] geraadpleegd worden.
</div>

===Creation of the folder structure===
Netwerk already has a collective folder structure, but it was not logically constructed and consisted of people and subject folders. Everyone worked in their own folders according to their own system. This meant that the staff were not aware of documents that other people created and stored. As a consequence many files were stored in duplicate and information could not be found.

In addition, Netwerk recognised the need to base the new folder structure on the classification of the paper archive. The structure also corresponds to the steps in the policy plan. This facilitates the transfer from the digital archive to the Aalst Municipal Archives and also enables outsiders to find what they need in the archive.

Several meetings were held within the organisation about the creation of the new structure. This enabled the staff to make agreements and come to a consensus. It was important for every document to have a logical place and for the structure to be user-friendly and comprehensible. This will ensure that the new classification is used.

===Organisation of a trash day===
On the digital clear-out day or trash day, all the documents are brought together in the new folder structure.

====Preparation====
*A member of staff was allocated as a contact point and as the person responsible for the digital *archive and the trash day.
*A date was agreed well in advance. All staff were able to put the date in their diary and make themselves available on that day to concentrate exclusively on the trash day.
The new folder structure was optimised.
*A list was made in Excel to include all folders from the older server structure. The Netwerk staff put their name on the folders in which they had been working. On the trash day they will in the first instance take responsibility for these folders.
*The archive manager created an action plan for the trash day. This consisted of clear objectives with concrete guidelines about what had to be achieved. That way, everyone knew what was expected of them. You can consult the action plan here (only in Dutch).
*Netwerk decided to put all files from 2012 onwards in the new server structure. The older files would be dealt with at a later date and then transferred to the Aalst Municipal Archives. All staff were able to prepare for this moment by prefixing the file and folder names from before 2012 with the word ‘OLD’. *Those folders and files could then be ignored on the trash day.
*Agreements on the new server structure were established.
*On the day before the Trash Day, a back-up was made using Time Machine (Apple). If any files were accidentally deleted on the trash day, they could be restored from the back-up.

====Trash day====
As a result of switching to a server system and problems encountered with access rights, the server crashed and the trash day had to be re-scheduled. This meant everyone had plenty of time for the necessary preparations.

The day started with a briefing at 10 a.m. The action plan was run through again and there was time for questions so that everyone knew what to do. Snacks were provided and a time was agreed upon for lunch. Any questions and frustrations could then be shared. This ensured a positive atmosphere.

The priority was to move the folders to the new server structure. Naming, reading rights and filing of e-mails would be done another time. No files were deleted. Files that were no longer needed (e.g. old versions, draft versions, superfluous copies etc.) were allowed to remain in the old server structure, to be checked and deleted at a later date. Empty folders could be deleted. Everyone was encouraged to begin with the folders that they had marked as their own in the Excel list. Once all these folders were moved, documents situated outside the server (e.g. on the desktop or on an external carrier) could also be transferred to the new server structure. When somebody had finished with a folder (i.e. all files from 2012 onwards had been transferred to the new structure), the folder was marked with a red.

At 4 pm activities were halted and everyone came together to discuss the day. The state of progress was reviewed, problems and issues identified were debated and everyone who had not yet finished planned a time to carry out the remaining work. From this moment on, all work was to be done using the new structure. To end the day on a positive note, everyone went for a drink.

====Evaluation====
Once the new structure has been in use for a while, it will be evaluated. In the meantime everyone makes a note of any problems they encounter. On the evaluation day, a solution can be found for these problems by, for example, adapting the folder structure.

==Results==
===Were the desired results obtained?===
*As a result of the presentation on digital document management and the joint discussion about the new folder structure, everyone was made aware of how to manage the digital files. To this end, concrete guidelines were established in writing.
*Netwerk has a new, logically built folder structure that is adapted to the organisation’s activities and working methods. The documents concerning the business and artistic activities are combined in a user-friendly manner. By basing the structure on the classification of the physical archive, information is easier to find.
*The new structure immediately demonstrated its usefulness. By bringing together the documents in a logical structure, Netwerk realised that there were many duplicates on the old server. These could immediately be deleted. Lost documents were found and are now located in the new server structure.
*While creating the structure it was established that certain things had not been recorded. For example, there were no reports of the artistic meetings. Nevertheless, for the communication and public relations staff it is useful to know what is going to happen in the future. From now on, reports of these meetings will be drafted. There was also the question of what happened to information about activities that didn’t go ahead due to circumstances. By storing everything in the new structure, Netwerk should end up with a more complete archive.
*At the end of the trash day, most files from 2012 onwards had been transferred to the new structure. Members of the artistic team are planning in the near future to transfer documents from before 2012 into the new structure. Whenever files are transferred to the new folder structure, all staff will be informed.

===Conclusions and points for attention===
*At the beginning of the trash day, the staff had many questions. That’s why it’s important to have a contact person. That person will be there to answer the questions and will not be involved with the trash activities. After a while, everyone knows how it works.
*At Netwerk various staff work on the same project. That makes it essential to establish sensible agreements with each other about moving documents.
There were documents that had no immediately obvious place in the new structure. It was therefore necessary to make minor adjustments to the structure.
*A back-up is essential. Some documents and files were accidentally deleted and had to be traced in the back-up system.
*For some staff the trash day was a relaxing experience. It’s nice to focus on one thing for a whole day.
*Due to computer and server problems the trash day was frustrating for some personnel. Nevertheless, Netwerk was well aware of the strain that the server would take during this day, and didn’t think it should cause any problems. By working together on the server and moving documents, the server can come under pressure.

''Author'': Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/20/en

2021-09-10T08:57:00Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Categorie:Praktijkvoorbeelden/en'

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/19/en

2021-09-10T08:56:08Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Author'': Nastasia Vanderperren (meemoo)'

''Author'': Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])

Translations:De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/18/en

2021-09-10T08:55:51Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '===Conclusions and points for attention=== *At the beginning of the trash day, the staff had many questions. That’s why it’s important to have a contact person....'

===Conclusions and points for attention===
*At the beginning of the trash day, the staff had many questions. That’s why it’s important to have a contact person. That person will be there to answer the questions and will not be involved with the trash activities. After a while, everyone knows how it works.
*At Netwerk various staff work on the same project. That makes it essential to establish sensible agreements with each other about moving documents.
There were documents that had no immediately obvious place in the new structure. It was therefore necessary to make minor adjustments to the structure.
*A back-up is essential. Some documents and files were accidentally deleted and had to be traced in the back-up system.
*For some staff the trash day was a relaxing experience. It’s nice to focus on one thing for a whole day.
*Due to computer and server problems the trash day was frustrating for some personnel. Nevertheless, Netwerk was well aware of the strain that the server would take during this day, and didn’t think it should cause any problems. By working together on the server and moving documents, the server can come under pressure.

Translations:De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/17/en

2021-09-10T08:54:20Z

Elias Feys: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Results== ===Were the desired results obtained?=== *As a result of the presentation on digital document management and the joint discussion about the new folder s...'

==Results==
===Were the desired results obtained?===
*As a result of the presentation on digital document management and the joint discussion about the new folder structure, everyone was made aware of how to manage the digital files. To this end, concrete guidelines were established in writing.
*Netwerk has a new, logically built folder structure that is adapted to the organisation’s activities and working methods. The documents concerning the business and artistic activities are combined in a user-friendly manner. By basing the structure on the classification of the physical archive, information is easier to find.
*The new structure immediately demonstrated its usefulness. By bringing together the documents in a logical structure, Netwerk realised that there were many duplicates on the old server. These could immediately be deleted. Lost documents were found and are now located in the new server structure.
*While creating the structure it was established that certain things had not been recorded. For example, there were no reports of the artistic meetings. Nevertheless, for the communication and public relations staff it is useful to know what is going to happen in the future. From now on, reports of these meetings will be drafted. There was also the question of what happened to information about activities that didn’t go ahead due to circumstances. By storing everything in the new structure, Netwerk should end up with a more complete archive.
*At the end of the trash day, most files from 2012 onwards had been transferred to the new structure. Members of the artistic team are planning in the near future to transfer documents from before 2012 into the new structure. Whenever files are transferred to the new folder structure, all staff will be informed.