Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Verantwoordelijkheden en afspraken

2021-10-07T14:04:35Z

Elise Gacoms: spatie toegevoegd

<languages /><translate>

Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een '''gedeelde verantwoordelijkheid''' is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke afspraken en leg verantwoordelijkheden vast. Hoe en met wie je dat doet, hangt af van je werking. Het is belangrijk dat je hierover goed communiceert met alle medewerkers en betrokkenen en dat de afspraken ook duidelijk worden genoteerd.


Stel één '''eindverantwoordelijke''' aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één persoon het overzicht over de archief- en collectiezorg. Dat betekent niet dat hij/zij alles alleen moet doen. Maak duidelijke afspraken met de collega's en stel aparte verantwoordelijken aan voor deeltaken. [[File:Alex Morgan (37339480941).jpg|thumb|Jamie Smed from Cincinnati, Ohio, [https://creativecommons.org/licenses/by/2.0 CC BY 2.0], via Wikimedia Commons]]


Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden.


Hieronder vind je een '''overzicht van mogelijke afspraken en verantwoordelijkheden''' die je kan vastleggen om een goede zorg voor je archief en collectie(s) te garanderen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld.

==Visie== 
* Leg duidelijk vast '''waar en hoe''' je het archief en de collectie(s) zal bewaren.
* '''Documenteer''' beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers en geef aan waar deze documenten geraadpleegd kunnen worden.
* Spreek af '''wanneer''' documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden.

==Ordenen en beschrijven== 
* Maak afspraken voor de '''ordening''' van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden.
* Spreek af welke medewerker de '''mappenstructuur''' mag aanpassen en vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken. Leg ook vast op welke manier mappen en bestanden benoemd kunnen worden, zodat dit voor iedereen duidelijk is.
* Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke '''plaats''' bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt.

==Weggooien & bijhouden== 
* Leg vast wie '''dubbels en schadelijke materialen''' zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren.
* Stel '''bewaartermijnen''' voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard?
* Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide?

==Materieel bewaren== 
* Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt.
* Maak afspraken rond een (jaarlijkse) '''controle''' van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...).
* Maak afspraken over de manier waarop archiefstukken voor intern gebruik kunnen geraadpleegd worden.
* Archiefstukken worden in principe niet uitgeleend. Doe je dit toch, stel dan een contract op waarin je de archief- of collectiestukken opsomt en leg vast hoe lang en door wie ze worden ontleend.
* Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast.

==Digitaal bewaren== 
Maak '''duidelijke en eenduidige afspraken''' over:
* de gebruikte bestandsformaten;
* de opbouw en het gebruik van de mappenstructuur;
* de naamgeving en het versiebeheer van de documenten;
* het bewaren van e-mails;
* het maken van back-ups.


Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of '''trash day'''. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie.

==Digitaliseren== 
Maak afspraken over:
* '''wat''' er wordt gedigitaliseerd;
* '''hoe''' er wordt gedigitaliseerd (intern of extern, technische specificaties, aanleverwijze);
* op welke manier de stukken worden '''gemetadateerd'''.

==Rechten== 
* Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over '''auteursrechten''' in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een '''contract''' kan opgenomen worden.
* Documenteer van bij de creatie de '''rechtenstatus en rechthebbenden''' van archiefmateriaal.

==Zichtbaar maken== 
Maak afspraken over de manier waarop je archief en/of collectie(s) wordt getoond.


[[Categorie: 1. Visie]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)

2021-10-07T13:30:16Z

Elise Gacoms: typo gecorrigeerd

In deze tool beschrijven we hoe je een inventaris kunt maken voor je archief. Een inventaris is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de Tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]].

In deze tekst gaan we nader in op het maken van een inventaris op '''stukniveau'''.

==Overzicht==
Een inventaris met beschrijvingen op stukniveau is de logische verderzetting van een inventaris op reeksniveau: in plaats van de reeksen, beschrijf je nu de afzonderlijke stukken of objecten in je archief of collectie(s). Een inventaris op stukniveau is dus een meer gedetailleerde versie van de inventaris op reeksniveau, en staat toe om op afzonderlijke stukken en objecten te zoeken.

Het is echter arbeidsintensiever om samen te stellen. Een beschrijving op stukniveau is dan ook niet voor alle delen van je archief en collectie even zinvol. Bij homogene reeksen van opeenvolgende documenten, zoals bijvoorbeeld de verslagen van de raad van bestuur, biedt een beschrijving op stukniveau weinig meerwaarde ten opzichte van een beschrijving op reeksniveau. Toch zijn er voor bepaalde types documenten en objecten goede argumenten om wel een beschrijving op stukniveau te maken:
* Archiefstukken die je wilt digitaliseren zal je altijd op stukniveau moeten beschrijven.
* Een beschrijving op stukniveau verhoogt de vindbaarheid van individuele stukken en objecten. Zeker voor belangrijke of kostbare stukken is dit een groot voordeel. Boeken uit de bibliotheek, bladmuziek of kostuums worden bijvoorbeeld altijd stuksgewijs beschreven.
* Als je je archief of collectie naar een groot publiek wil ontsluiten via een tentoonstelling, publicatie of online databank, is een gedetailleerde inventaris op stukniveau een belangrijke eerste stap.

Een inventaris op stukniveau wordt op dezelfde manier samengesteld als een inventaris op reeksniveau. Het verschil is dat je in plaats van reeksen individuele stukken en objecten beschrijft. De beslissing om over te gaan tot de beschrijving op stukniveau hangt uiteindelijk sterk af van het type archiefdocument. Elk type heeft zijn eigen aspecten en methoden.

==Papieren archief==
Om een papieren archief op stukniveau te beschrijven, vermeld je per stuk de volgende basiselementen:
* Inventarisnummer of code
* Redactionele vorm
* Inhoudsbeschrijving
* Datum van het stuk
* Omvang
* Vindplaats/plaatsingsnummer
* Staat van het stuk

Beschrijf je de papieren stukken in functie van een digitaliseringsproject, noteer dan ook de volgende elementen:
* Afmetingen
* Digitalisering
* Controle digitalisering

In deze [[:Bestand:Inventarisfiche_Toelichting.doc|tabel]] wordt toegelicht wat bovenstaande elementen precies inhouden. Een handig [[:Bestand:Sjabloon_Beschrijving_Stukniveau.xlsx|sjabloon]] voor het beschrijven van je papieren archief op stukniveau vind je hier.

Zelfs als je op stukniveau beschrijft, zal je merken dat veel archiefstukken of objecten heel sterk op elkaar aansluiten. Voor de overzichtelijkheid kunnen deze stukken alsnog in reeksen gegroepeerd worden.

==Foto's en audiovisueel archief==
In tegenstelling tot geschreven stukken, spreken beelden haast nooit voor zich. Een goede beschrijving is cruciaal om audiovisueel materiaal achteraf opnieuw in zijn context te kunnen plaatsen. Op deze manier kunnen de betekenis en boodschap van een (bewegend) beeld bewaard blijven.

Foto’s zijn interessant materiaal om te gebruiken in bijvoorbeeld publicaties of tentoonstellingen. Een goede stuksgewijze beschrijving helpt bij het terugvinden van de juiste foto. Het volledig beschrijven van grote fotocollecties op stukniveau kan echter een tijdrovende taak worden, dus onderschat dit zeker niet. Vaak wordt er van één gebeurtenis een hele reeks foto’s getrokken. In dergelijke gevallen kunnen meerdere foto’s een beschrijving delen.

Bij dragers van bewegend beeld of geluid stelt zich het bijkomend probleem dat dit materiaal in archieftermen ‘blind’ is: de inhoud is niet meteen waarneembaar en je hebt een specifiek toestel nodig om de inhoud te kunnen afspelen. Denk bijvoorbeeld aan VHS-tapes, die je niet zonder een videorecorder kan afspelen. Zeker voor oudere dragers is het zeer moeilijk om nog aan een geschikt toestel te geraken waarmee je ze kan afspelen. Digitalisering is vaak de enige optie om nog aan de inhoud te kunnen komen. Om exact te weten wat je in huis hebt van audiovisuele dragers is een beschrijving op stukniveau van cruciaal belang.
Bekijk deze metadataschema's van [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:SEPIADES SEPIADES] voor foto-archief en raadpleeg de tool [[Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal]] voor het inventariseren van bewegend beeld.

[[Bestand:Beschrijven_fotomateriaal.jpg|300px|class=align-left]]

==Pers- en promotiearchief==
Ook de verantwoordelijke voor pers en communicatie heeft baat bij een beschrijving op stukniveau van het pers- en promotiearchief. Dat kan handig zijn om bijvoorbeeld programmabrochures van hernemingen op te stellen of om een overzicht te hebben van media-aandacht. Deze metadataschema's geven aan welke elementen je het best invult bij het registreren van je pers- en promotiearchief op stukniveau.

==Grote objecten/artefacten==
Grote objecten zoals kostuums, decorstukken, rekwisieten, instrumenten, maquettes en poppen lenen zich zeer goed tot een stuksgewijze beschrijving. Hier zijn een aantal argumenten voor:
* Het bewaren van grote documenten vraagt om een grote depot- of bewaarruimte. Wanneer je die niet voorhanden hebt, kan je overwegen om de gebruikte objecten niet te bewaren en ze te herbestemmen of vernietigen. Het is dan van belang dat de documenten gedocumenteerd worden zodat duidelijk is dat ze ooit deel hebben uitgemaakt van je archief of collectie. Een stuksgewijze beschrijving is nodig om deze informatie te koppelen aan de inventaris.
* Je krijgt een overzicht van alle objecten die je momenteel bewaart. Als je beschikt over een goede beschrijving (eventueel met foto’s), hoeft het object zelf minder fysiek geraadpleegd te worden en is er minder kans op beschadiging.
* Een inventaris op stukniveau is een belangrijke voorwaarde om je collectie te kunnen waarderen en een onderscheid te maken tussen de meer en minder waardevolle objecten.
* De inventaris is een interessant hulpmiddel om bij te houden welke objecten op korte en lange termijn restauratiewerken vereisen.
* Een inventaris komt goed van pas bij de zoektocht naar een geschikte bewaarplaats.
* Het beschrijven van de objecten levert mogelijk zelfs nieuwe inspiratie op voor een nieuwe productie of evenement.

Raadpleeg voor het beschrijven en fotograferen van kostuums het 'Draaiboek voor de inventarisatie van een kostuumcollectie'. Het draaiboek kan je [https://drive.google.com/drive/folders/0BxmPCuhSkPb5b1dJRHVnU2tNcU0 hier] consulteren en downloaden. Je vind er alle sjablonen waarnaar verwezen wordt in de handleiding. Je kan de handleiding ook consulteren via [https://issuu.com/erfgoedcelpz/docs/draaiboek_inventarisatie_kostuums_d Issuu].

''Auteur: Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]), Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]

Ingebedde metadata bij foto's

2021-10-07T13:23:52Z

Elise Gacoms: link naar pagina aanbevolen bestandsformaten toegevoegd

Metadata zijn gestructureerde gegevens die informatie bevatten over de identificatie, het beheer, de aard, het gebruik en de bewaarplaats van fysieke of digitale bronnen. Het zijn in feite data over data. We onderscheiden twee types metadata :

* Descriptieve metadata: gegevens over de inhoud, die helpen bij het identificeren, contextualiseren en vinden van je foto’s;
* Administratieve metadata: leveren informatie over het beheer van de bron zoals rechtenbeheer, de relatie tussen individuele bronnen die samen een eenheid vormen, preservering en conservering, en technische kenmerken van je foto’s (resolutie, bitdiepte,...).

De metadata van digitale bronnen kunnen zowel buiten als binnen het beschreven bestand worden bewaard. Als de metadata buiten het beschreven bestand worden bewaard, gebeurt dat doorgaans in een apart rekenblad of in een databank.

Als metadata binnen het bestand zelf worden bewaard, gebeurt dat in de vorm van '''ingebedde metadata''' (embedded metadata). Omdat de metadata dan gekoppeld is aan het digitaal bestand in kwestie, kunnen de metadata en de beschreven inhoud niet meer van elkaar gescheiden worden. Het digitale bestand is als het ware zelfbeschrijvend geworden.

Ingebedde metadata worden veelvuldig gebruikt voor digitale fotobestanden. Het gaat in de eerste plaats om '''technische (administratieve) metadata''' zoals een tijdsaanduiding, gegevens over de gebruikte camera en camera-instellingen en gps-coördinaten. Deze metadata kunnen verder worden aangevuld met gegevens die de '''inhoud en context''' van de foto beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan titel en jaar van het gefotografeerde kunstwerk, de titel van de productie, de naam van de fotograaf of de licentie die van toepassing is.

==Waarom metadata inbedden?==
Het toevoegen van ingebedde metadata aan digitale foto’s is belangrijk voor het beheer en de ontsluiting van de foto’s in kwestie. Ingebedde metadata verzekeren dat het digitale bestand en de bijhorende identificerende en beschrijvende informatie niet zomaar van elkaar gescheiden worden.

Bij fysieke foto’s en audiovisuele dragers is de beschrijvende informatie over een werk vaak materieel bevestigd aan de drager. Op de achterkant van een foto staat bijvoorbeeld geschreven wie of wat er op de foto staat, terwijl het label of de verpakking van een vinylplaat of een videocassette alle informatie geeft over de inhoud. Door deze materiële connectie, wordt de beschrijvende informatie altijd mee verplaatst met het fysieke object.

Het inbedden van metadata volgt hetzelfde principe en komt er in feite op neer dat de informatie op de ‘achterkant’ van de digitale foto wordt geschreven, zodat ze niet zomaar van elkaar gescheiden kunnen worden en de koppeling tussen bestand en beschrijvende informatie behouden blijft. Het inbedden van metadata verhoogt ook de doorzoekbaarheid van je fotocollectie, zeker wanneer je inhoudelijke gegevens hebt toegevoegd.

'''''Voordelen:'''''
* Ingebedde metadata verbeteren de vindbaarheid van digitale bestanden. Via zoekprogramma’s kan je bijvoorbeeld naar specifieke metadata zoeken.
* Wanneer je digitale bestanden verspreidt voor (her)gebruik, worden de ingebedde metadata vaak samen met de digitale bestanden verspreid. De (her)gebruiker kan op die manier achterhalen wie of wat er op de foto staat afgebeeld, wie de maker van de foto is en onder welke voorwaarden hij de foto mag (her)gebruiken.
* De ingebedde technische metadata worden steeds bijgewerkt wanneer het beschreven digitale bestand verandert en blijven bijgevolg actueel.
* De metadata die zijn toegevoegd door gebruikers van het digitaal bestand kunnen automatisch uitgelezen worden naar je eigen databank.

'''''Nadelen:'''''
* Wanneer er afgeleiden van een origineel bestand gemaakt worden, is het mogelijk dat de ingebedde metadata niet worden overgenomen. In zo’n gevallen moeten ze nadien manueel worden toegevoegd.
* Bij de migratie van digitale bestanden naar een ander formaat is het mogelijk dat bepaalde metadata overschreven of vervangen worden.
* Metadata die in een centrale databank worden beheerd kan je makkelijk in bulk aanvullen en bewerken. Ingebedde metadata moet je per bestand bewerken, of je moet hiervoor externe programma’s inschakelen.
* Wanneer bestanden met ingebedde metadata niet meer geopend kunnen worden, zal de metadata wellicht ook niet meer toegankelijk zijn.

==Praktische aanpak==
===Wanneer voeg je metadata toe?===
Om te voorkomen dat er belangrijke informatie verloren gaat, worden de metadata liefst zo snel mogelijk aan een digitaal fotobestand toegevoegd. Het moment dat je de digitale foto’s wil archiveren, is een goed moment om na te gaan welke metadata er reeds zijn ingebed bij de foto en welke informatie je nog nodig hebt om de foto verder te beschrijven (zie ook de tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]]). Foto’s die van oorsprong digitaal zijn, bevatten meestal al ingebedde (technische) metadata, die verder kan worden aangevuld met inhoudelijke gegevens. De technische metadata van digitale foto’s worden doorgaans automatisch aangemaakt en hoeven alleen maar te worden gecontroleerd. Inhoudelijke metadata moet je echter zelf toevoegen.

Van oorsprong analoge foto’s die gedigitaliseerd zijn, moeten ook van de juiste metadata worden voorzien (zie ook de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]). In tegenstelling tot foto’s van digitale oorsprong moeten de technische metadata bij gedigitaliseerde analoge foto’s zelf worden aangemaakt en toegevoegd.

Problematisch is dat bij analoge foto’s de technische metadata doorgaans nooit zijn bijgehouden, waardoor ze ook niet aan het gedigitaliseerde bestand kunnen worden toegevoegd. Kijk welke gegevens je nog kan terugvinden en voeg deze toe. Sommige metadata, zoals bijvoorbeeld de resolutie, worden aangemaakt op het moment van digitalisering van een analoge foto.

Niet alle informatie moet per se als metadata bij de foto’s worden ingebed. Een duidelijke mappenstructuur voor je digitaal archief levert vaak al veel contextuele informatie op (zie hiervoor ook de tools [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur]] en [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Je hoeft bijvoorbeeld bij de foto’s in de map “Nieuwjaarsreceptie_2019” niet nog eens bij elke individuele foto inhoudelijke metadata inbedden die aangeeft dat het om die specifieke receptie gaat.

Inhoudelijke metadata wordt het best zo snel mogelijk toegevoegd, wanneer de informatie nog ‘vers’ in je geheugen zit. Hoe langer je wacht, hoe meer informatie er verloren zal gaan.

===Hoe kan je metadata toevoegen en bewerken?===
De meeste programma's waarmee je foto's opent of bewerkt, laten je toe om de ingebedde metadata van een bestand te zien.

[[Bestand:256px-Konqueror_Exif_data.jpg|300px|class=align-left]]

Online tools als [http://metapicz.com/#landing Metapicz] en [http://www.exifdata.com/ Exifdata] tonen je welke ingebedde metadata er bij een foto zijn opgeslagen. Fotobewerkingssoftwares als [https://www.gimp.org/ GIMP] (gratis en open source software) en [https://www.adobe.com/products/photoshop.html Adobe Photoshop] (betalende, propriëtaire software) laten je toe om (een vaak beperkte set aan) metadata van een digitaal fotobestand te raadplegen en om de metadatavelden te bewerken.

===Welke standaarden gebruik je?===
Bij het beheer van digitale bestanden komen allerlei soorten software kijken, die allemaal de ingebedde metadata nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Het is daarom van belang dat de ingebedde metadata door al die verschillende software probleemloos gelezen kunnen worden. Dit wordt verzekerd door het gebruik van '''internationale standaarden'''. Deze zorgen ervoor dat de software weet waar en onder welke vorm ze bij een digitaal bestand de ingebedde gegevens kunnen terugvinden. Enkele veel gebruikte standaarden zijn: IPCT Photo Metadata Standard, Exif en XMP.

'''IPTC Photo Metadata Standard''' is een standaard voor het beschrijven van foto’s die wereldwijd wordt gebruikt door onder meer nieuwsagentschappen, fotografen, bibliotheken en musea. IPTC structureert en definieert metadata-eigenschappen zodat gebruikers precieze en betrouwbare gegevens kunnen toevoegen. Die gegevens hebben betrekking op de afgebeelde mensen, plekken en objecten. Ze bevatten data, namen, informatie over rechten en identificators met betrekking tot de creatie van de foto. De standaard kan gebruikt worden bij veelgebruikte formaten als JPEG, TIFF en PNG. Zie hiervoor ook de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|Aanbevolen bestandsformaten]] om je digitaal archief leesbaar te houden.

'''Exif''' ''(Exchangeable Image File Format)'' is een standaard voor ingebedde metadata die men vaak aantreft bij foto’s (vooral JPEG- en TIFF-bestanden), maar die ook wordt gebruikt voor audiobestanden (WAV-bestanden). De Exif-standaard is echter niet bruikbaar bij GIF-, JPEG2000- en PNG-bestanden. De standaard omvat gegevens betreffende de tijdsaanduiding, de camera-instellingen, gps-informatie, auteursrechtelijke informatie, beschrijvingen en een thumbnail voor voorvertoning.

Samen met de IPTC- en Exif-gegevens wordt meestal ook '''XMP'''-informatie (Extensible Markup Platform) opgenomen. Die standaard laat toe om bestaande metadataschema’s die er niet in passen naast het XMP-schema te behouden. XMP kan gebruikt worden voor AIFF-, GIF-, JPEG-, JPEG2000-, MP3-, MP4-, PDF-, PNG-, PSD-, TIFF- en WAV-bestanden.

''Auteur: Sam Donvil ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
[[Categorie:6. Digitaliseren]]

Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal

2021-10-07T13:18:59Z

Elise Gacoms: typo gecorrigeerd

Als kunstenaar of kunstenorganisatie heb je in de loop der jaren wellicht veel audiovisueel materiaal aangemaakt of verzameld. Sommige audiovisuele documenten hebben rechtstreeks te maken met je eigen activiteiten en ontstonden tijdens het creatieproces, of zijn het resultaat van een artistieke activiteit of productie. Anderen staan er iets verder van af en zijn mogelijk via derden in je archief terecht gekomen of hebben er zelfs helemaal niets mee te maken. Een collectie van audiovisueel materiaal is waardevol, maar niet elk stuk is even interessant of relevant.

In het beste geval bevinden het hele audiovisuele archief en collectie zich op dezelfde locatie en staan de inhoud en creatiedatum netjes genoteerd op de dragers. Zeer vaak is dat echter niet het geval en ligt de collectie verspreid over verschillende ruimtes of zijn de labels met de tijd losgeraakt.

En dan is er nog de grote diversiteit aan soorten audiovisuele dragers (het fysieke medium waarop het signaal of de opname is vastgelegd)<ref>Zie: R.Vissers, Verzeker de bewaring. Aflevering audiovisueel materiaal, 2014 (https://s3.amazonaws.com/verzekerdebewaring/aflevering_audiovisueel_materiaal.pdf), p.3.</ref>, en de verschillende toestellen die nodig zijn om ze af te kunnen spelen. Met een beetje geluk ken je iemand die nog werkende apparatuur bezit, maar je komt al te vaak dragers tegen waarvan je niet weet hoe je ze nog kan afspelen. Dit terwijl ze ongetwijfeld een erfgoedwaarde of een persoonlijk belang hebben. Audiovisuele stukken zijn kwetsbaarder dan papieren archiefstukken en vereisen dat je de juiste stappen neemt om ze toegankelijk en raadpleegbaar te houden. Digitalisering is doorgaans de meest aangewezen optie.

Voor het verdere behoud en beheer van je audiovisueel materiaal, ook als je het digitaliseert, is het belangrijk dat je het eerst beschrijft. Hierdoor krijg je een beter zicht op je audiovisuele collectie en welke delen het belangrijkste of meest waardevol zijn. Dit artikel maakt duidelijk hoe archief- en collectiebeheerders die niet gespecialiseerd zijn in audiovisuele materialen, dat op een eenvoudige manier kunnen doen. Zo kan je de persoonlijke waarde of erfgoedwaarde van delen van je archief en collectie(s) inschatten en geïnformeerd beslissen wat en hoe je iets wilt bewaren in de toekomst en wat je eventueel wilt (laten) digitaliseren.

[[Bestand:spoelbanden_01.jpg|300px|class=align-left]]

==Creëer een globaal overzicht==
De eerste stap is een overzicht krijgen van je audiovisueel materiaal. Idealiter staat je volledige collectie mooi bij elkaar, maar in de praktijk ligt het materiaal verspreid over verschillende kasten, dozen of zelfs lokalen. Het is ook mogelijk dat audiovisueel materiaal dat behoort tot het archief en/of de collectie(s) zich bij een medewerker thuis, bij vrijwilligers of elders bevindt. Het is dus niet altijd duidelijk wat de omvang of volledigheid is van je audiovisuele archief of collectie(s).

Een overzicht van de omvang, verspreiding en toestand van je audiovisueel archief en/of collectie(s) is nodig om een duidelijk zicht te krijgen op de toestand van het audiovisueel materiaal. Zo weet je waar al het materiaal zich bevindt, vermijd je dat je zaken vergeet of kwijtraakt, en spoor je makkelijker ontbrekende stukken op. Het overzicht is ook de basis voor alle volgende stappen en beslissingen in het beheer en de beschrijving van je audiovisuele collectie.

Het maken van zo’n overzicht hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Het belangrijkste is dat je goed observeert en alles gestructureerd noteert. Je kan dit [[:Bestand:Werkblad.xlsx|modelwerkblad]] gebruiken om aan de slag te gaan. Het modelwerkblad is weliswaar opgesteld met de bedoeling om een heel archief in kaart te brengen – dus niet enkel het audiovisuele luik – maar je kan het ook gebruiken om enkel je audiovisuele materiaal in kaart te brengen. Voor meer informatie over het in kaart brengen van je archief en/of collectie(s), zie de tool [[Breng je archief en collectie(s) in kaart]].

Het eerste wat je noteert is de fysieke locatie waar (een deel van) je audiovisueel materiaal ligt, bv. “bovenste plank bruine kast in technische ruimte aan repetitielokaal”. Doe dit zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk. Vergeet niet dat recenter audiovisueel materiaal niet altijd op een fysieke drager staat, maar ook digitaal kan zijn. Registreer in dat geval de fysieke locatie van de (externe) harde schijf waarop de bestanden staan.

Als titel noteer je een korte omschrijving (bv. “audio-opnames van live-uitvoeringen”). Vervolgens beschrijf je de omvang (bv. “18 cd’s”) en de datering (bv. “2002-2005”). Verder kan je de inhoud iets gedetailleerder beschrijven (bv. “onbewerkte liveopnames van verschillende programma's op tournee in Vlaamse cultuurcentra tussen 2002 en 2005”). Probeer ook een eerste zicht te krijgen op de fysieke staat van het materiaal en noteer dit (bv. “opgeborgen in plastic doosjes, waarvan sommige gebarsten”). Ten slotte kan je nagaan of en hoe een onderdeel geordend is (bv. “chronologisch”). Met deze stappen krijg je een goed overzicht van je audiovisueel archief en collectie(s).

Je overzicht brengt mogelijk een aantal problemen aan het licht die je eenvoudig en snel kan oplossen. Misschien is de kelder van de artistiek leider waar alle VHS-banden liggen toch te vochtig en kunnen ze beter in de technische ruimte aan het repetitielokaal staan? Misschien heeft iemand nog lege cd-doosjes liggen om de gebarsten exemplaren te vervangen? Of is die externe harde schijf de enige plek waar de recente audio-opnames worden bewaard en moet er een extra kopie worden gemaakt?

Met het overzicht heb je ook een belangrijke eerste aanzet om je audiovisuele archief en/of collectie(s) op stukniveau te beschrijven.

==Maak een beschrijving op stukniveau==
===Waarom registreren en beschrijven?===
Bij de start van een digitaliseringsproject is registratie of inventarisatie één van de eerste stappen die de beheerder van een audiovisuele collectie of archief moet ondernemen. Zie hiervoor ook de tool [[Digitaliseren van geluidsopnames en video's]]. Digitalisering van film, audio en video is erg duur. Het is niet haalbaar of zinvol om werkelijk elk audiovisueel document in je archief of collectie(s) te laten digitaliseren. Door alle stukken te registreren in een spreadsheet, kan je beter inschatten welke stukken belangrijk of waardevol zijn en welke niet. Zo kan je prioriteiten stellen over welke films, tapes en andere dragers zeker gedigitaliseerd moeten worden en een duidelijke selectie maken.

Met het oog op digitalisering is het van belang dat de '''technische kenmerken''' van de audiovisuele dragers worden geregistreerd, niet zozeer een uitgebreide beschrijving van de inhoud. De technische informatie laat immers toe om precies te bepalen voor welke dragers digitalisering het meest urgent is. Beschrijf dus in de eerste plaats de drager van het werk, niet de inhoud. Door afwezigheid van duidelijke labels kan bij sommige dragers de inhoud overigens pas geïdentificeerd worden nadat de drager gedigitaliseerd is.

De registratie van gegevens als het '''videotapeformaat''', de '''speelduur''' en de '''opnamestandaard''' zijn belangrijk bij het bepalen van de kwaliteit van het eindresultaat en de precieze eisen voor de digitaliseringsapparatuur die hiervoor nodig zal zijn. Ze laten ook toe om te bepalen welke afspeeltoestellen en reinigingsprocedures nodig zullen zijn om de dragers te digitaliseren. Deze gegevens zijn nodig om de kostprijs van de digitalisering in te schatten.

Wanneer de dragers terugkeren van het digitaliseringslabo, zal de geregistreerde informatie ook toelaten de dragers opnieuw te herkennen en hen terug op te bergen op hun vertrouwde plaats in het depot.

===Hoe ga je te werk?===
Er zijn grosso modo drie manieren om een beschrijving op stukniveau aan te pakken. Het onderscheid tussen de drie methodes is gebaseerd op het feit dat bij audiovisueel materiaal het werk en de drager van elkaar worden onderscheiden, hoewel ze nooit fysiek van elkaar kunnen worden gescheiden. De meest basale registratie die je kan doen, is om alle dragers te registreren. Dit is in de meerderheid van de gevallen voldoende. Er zijn ook andere, meer gespecialiseerde benaderingen die vertrekken vanuit de inhoud van het stuk of vanuit een combinatie van drager en inhoud. Hieronder gaan we enkel in op de meest basale registratie. Gedetailleerde informatie over de methodes die gebaseerd zijn op de [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Hoe_beschrijf_ik_audiovisueel_materiaal%3F#Vertrekkend_van_het_werk_.28de_inhoud.29 inhoud van het stuk] en op de [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Hoe_beschrijf_ik_audiovisueel_materiaal%3F#Met_aandacht_voor_werk_en_drager combinatie van drager en inhoud] vind je terug op de CEST-website.

Als je de precieze inhoud van je audiovisuele archief en/of collectie(s) niet kent, is het raadzaam om te vertrekken van de dragers die je in je overzicht als gehelen hebt omschreven (bv. de hogervermelde 18 cd’s) en die één voor één te registreren aan de hand van de informatie die je wel kan terugvinden (bv. opschriften op de doos, papiertjes in de doos, labels van de fabrikant, enzovoort). Op deze manier kan je toch een goede beschrijving geven van de drager ondanks het ontbreken van inhoudelijke informatie.

Een eenvoudig model dat vandaag in Vlaanderen wordt gebruikt voor de beschrijving van audiovisuele dragers, is dat van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Dit model vertrekt niet vanuit de inhoud van de stukken, maar van de fysieke dragers.

Achterhalen welk audiovisueel formaat je in handen hebt, is een belangrijke eerste stap bij deze wijze van beschrijving. Meemoo heeft een [https://meemoo.be/storage/files/539ffdab-b7f7-4168-a457-83c92eaa6fce/20170301-fotolijst-formaten-lr.pdf fotogids] ontworpen die je helpt om te bepalen of je met audio of video te maken hebt en om welk analoog of digitaal formaat het gaat.

Een ander handig hulpmiddel is de website [https://www.kenjedrager.be/ www.kenjedrager.be], die je door middel van een beslissingsboom helpt om te bepalen met welk type drager je te maken hebt. De website helpt je ook uitzoeken of de inhoud op de drager erfgoedwaarde heeft en of het dus de moeite waard is om het stuk te digitaliseren. Tot slot vind je er richtlijnen voor een goede bewaring en een sjabloon om gerichte vragen te stellen aan digitaliseringsfirma’s.

Een spreadsheet als Excel is niet alleen geschikt voor het opstellen van een overzicht van al je audiovisueel materiaal, maar laat ook toe om je audiovisuele archief en collectie(s) op basis van de dragers op stukniveau te beschrijven. Dit [[:Bestand:Registratiesjabloon_meemoo_2.xlsx|sjabloon]] geeft de belangrijkste elementen die je moet registeren, samen met een toelichting en een voorbeeld. De kolommen bevatten de types informatie die je wilt beschrijven. Voor elke drager vul je een nieuwe rij in.

====Dragerinformatie====
* '''Type''': audio, video of film;
* '''Formaat''': het is belangrijk om exact te weten welke dragerformaten je bewaart. Bepaalde types formaten lijken heel sterk op elkaar, maar zijn niet onderling inwisselbaar.
Enkele voorbeelden: compact audiocassette, 1/4” open reel audio, cd, DAT, Minidisc, VHS, Betamax, Video2000, Hi-8, Video8, MiniDV, ¾” U-matic, Betacam SP of digital Betacam;
* '''Oorspronkelijk dragernummer''': als je audiovisuele archief en/of collectie(s) al geordend en genummerd zijn, kan je aan elke drager een nummer toekennen. Dit helpt om de drager nadien makkelijker te identificeren;
* '''Standplaats drager''': de plaats waar je de drager bewaart. Als er geen plaatsingsnummer beschikbaar is, is de informatie over de fysieke locatie belangrijk om het stuk te kunnen terugvinden.

[[Bestand:spoelbanden_02.jpg|300px|class=align-left]]

====Inhoudelijke kenmerken====
* '''Titel''': in het titelveld beschrijf je kort wat je weet over de inhoud van de drager (d.i. het werk). Mogelijk is dat niet meer dan het opschrift op een etiket. Neem de beschrijvingen steeds exact over zoals je ze aantreft, zelfs als je niet meteen weet wat iets betekent (bv. onbeduidende afkortingen). Misschien krijgt de notitie terug betekenis wanneer je het materiaal kan bekijken of beluisteren, of kan iemand anders later op basis van de beschrijving opheldering brengen. Als er meerdere titels op het etiket staan, scheid deze door een punt-komma (“;”). Indien de titel onbekend is, vul je “Onbekend” in;
* '''Gerelateerde documenten in doos''': als de verpakking van de drager ook losse (papieren) documenten bevat, vul "1" in voor ja, en "0" voor neen;
* '''Bewaard bij een andere organisatie''': als je vermoedt dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul een "1" in voor ja, een "0" voor neen;
* '''Preserveringsorganisatie''': indien je weet dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul dan de naam van die organisatie in.

====Technische kenmerken====
* '''Merk''': het merk van de drager;
* '''Datum''': de datum van opname op de drager. Hoewel het vreemd lijkt om de datum te beschouwen als deel van de technische beschrijving, kan het in combinatie met het formaat en het merk belangrijke informatie bevatten voor latere digitalisering. Wanneer je niet kan achterhalen wanneer de inhoud (het werk) op de drager is gekopieerd, is de creatiedatum van de inhoud vaak een goed richtinggevend alternatief. Gebruik steeds dezelfde manier om een datum te noteren, bij voorkeur jjjj-mm-dd (jaar, maand, dag). Wanneer je enkel het jaar kan terugvinden, noteer je bijvoorbeeld “1998-xx-xx”;
* '''Duur''': de totale duurtijd van de drager. Het is raadzaam om steeds de totale speelduur van de drager te noteren en niet de duur van de inhoud. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het opschrift vermeldt dat een lezing die werd opgenomen 30 minuten duurde, maar dat er voordien nog 15 minuten lege ruimte op de drager staat of dat de opname al was gestart toen het publiek nog binnenkwam. Het is zelfs mogelijk dat er na de opname een relevante opname volgt van een andere activiteit die niet staat vermeld op het opschrift. Wanneer je slechts de eerste 30 minuten zou digitaliseren, heb je dus een deel van de inhoud gemist. Gebruik steeds dezelfde manier om de duur te noteren, bij voorkeur uu:mm:ss (aantal uren:aantal minuten:aantal seconden). Een drager met een speelduur van anderhalf uur noteer je dus als “1:30:00”;
* '''Deterioratiefenomenen''': audiovisuele dragers vergaan, soms zelfs sneller dan papieren documenten. Noteer tekenen van verval zo veel mogelijk, want deze bepalen de prioriteit waarmee een stuk gedigitaliseerd moet worden. Veelvoorkomende problemen zijn schimmelvorming, barsten, scheuren, een azijngeur of de aanwezigheid van wit poeder op magnetische video- en audiotapes (dit zijn de eerste sporen van het zogenaamde “stick shed”-syndroom, de ontbinding van de bindlaag van deze tapes). Als er geen sprake lijkt te zijn van deterioratie, noteer dan “Geen”;
* '''Opnamesnelheid''': voor ¼” audiotape noteer je de snelheid waarmee de tape is opgenomen, in cm/s. Vb.: 2,38 cm/s, 4,76 cm/s, 9,53 cm/s, 19,05 cm/s, 38,1 cm/s, 76,2 cm/s, enzovoort;
* '''Kern/spoel''': voor ¼” audiotape duid je aan of de tape op een kern of op een spoel is gewonden;
* '''Ruisonderdrukking''': voor audiocassettes noteer je het type ruisonderdrukking dat gebruikt wordt. Vb.: Dolby A, Dolby, B, Dolby C of Dolby S;
* '''IEC type''': voor audiocassettes noteer je het type IEC. Vb.: EIC type I, II, III of IV.

''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]

Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal

2021-10-07T13:17:51Z

Elise Gacoms: link naar fotogids op website meemoo toegevoegd

Als kunstenaar of kunstenorganisatie heb je in de loop der jaren wellicht veel audiovisueel materiaal aangemaakt of verzameld. Sommige audiovisuele documenten hebben rechtstreeks te maken met je eigen activiteiten en ontstonden tijdens het creatieproces, of zijn het resultaat van een artistieke activiteit of productie. Anderen staan er iets verder van af en zijn mogelijk via derden in je archief terecht gekomen of hebben er zelfs helemaal niets mee te maken. Een collectie van audiovisueel materiaal is waardevol, maar niet elk stuk is even interessant of relevant.

In het beste geval bevinden het hele audiovisuele archief en collectie zich op dezelfde locatie en staan de inhoud en creatiedatum netjes genoteerd op de dragers. Zeer vaak is dat echter niet het geval en ligt de collectie verspreid over verschillende ruimtes of zijn de labels met de tijd losgeraakt.

En dan is er nog de grote diversiteit aan soorten audiovisuele dragers (het fysieke medium waarop het signaal of de opname is vastgelegd)<ref>Zie: R.Vissers, Verzeker de bewaring. Aflevering audiovisueel materiaal, 2014 (https://s3.amazonaws.com/verzekerdebewaring/aflevering_audiovisueel_materiaal.pdf), p.3.</ref>, en de verschillende toestellen die nodig zijn om ze af te kunnen spelen. Met een beetje geluk ken je iemand die nog werkende apparatuur bezit, maar je komt al te vaak dragers tegen waarvan je niet weet hoe je ze nog kan afspelen. Dit terwijl ze ongetwijfeld een erfgoedwaarde of een persoonlijk belang hebben. Audiovisuele stukken zijn kwetsbaarder dan papieren archiefstukken en vereisen dat je de juiste stappen neemt om ze toegankelijk en raadpleegbaar te houden. Digitalisering is doorgaans de meest aangewezen optie.

Voor het verdere behoud en beheer van je audiovisueel materiaal, ook als je het digitaliseert, is het belangrijk dat je het eerst beschrijft. Hierdoor krijg je een beter zicht op je audiovisuele collectie en welke delen het belangrijkste of meest waardevol zijn. Dit artikel maakt duidelijk hoe archief- en collectiebeheerders die niet gespecialiseerd zijn in audiovisuele materialen, dat op een eenvoudige manier kunnen doen. Zo kan je de persoonlijke waarde of erfgoedwaarde van delen van je archief en collectie(s) inschatten en geïnformeerd beslissen wat en hoe je iets wilt bewaren in de toekomst en wat je eventueel wilt (laten) digitaliseren.

[[Bestand:spoelbanden_01.jpg|300px|class=align-left]]

==Creëer een globaal overzicht==
De eerste stap is een overzicht krijgen van je audiovisueel materiaal. Idealiter staat je volledige collectie mooi bij elkaar, maar in de praktijk ligt het materiaal verspreid over verschillende kasten, dozen of zelfs lokalen. Het is ook mogelijk dat audiovisueel materiaal dat behoort tot het archief en/of de collectie(s) zich bij een medewerker thuis, bij vrijwilligers of elders bevindt. Het is dus niet altijd duidelijk wat de omvang of volledigheid is van je audiovisuele archief of collectie(s).

Een overzicht van de omvang, verspreiding en toestand van je audiovisueel archief en/of collectie(s) is nodig om een duidelijk zicht te krijgen op de toestand van het audiovisueel materiaal. Zo weet je waar al het materiaal zich bevindt, vermijd je dat je zaken vergeet of kwijtraakt, en spoor je makkelijker ontbrekende stukken op. Het overzicht is ook de basis voor alle volgende stappen en beslissingen in het beheer en de beschrijving van je audiovisuele collectie.

Het maken van zo’n overzicht hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Het belangrijkste is dat je goed observeert en alles gestructureerd noteert. Je kan dit [[:Bestand:Werkblad.xlsx|modelwerkblad]] gebruiken om aan de slag te gaan. Het modelwerkblad is weliswaar opgesteld met de bedoeling om een heel archief in kaart te brengen – dus niet enkel het audiovisuele luik – maar je kan het ook gebruiken om enkel je audiovisuele materiaal in kaart te brengen. Voor meer informatie over het in kaart brengen van je archief en/of collectie(s), zie de tool [[Breng je archief en collectie(s) in kaart]].

Het eerste wat je noteert is de fysieke locatie waar (een deel van) je audiovisueel materiaal ligt, bv. “bovenste plank bruine kast in technische ruimte aan repetitielokaal”. Doe dit zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk. Vergeet niet dat recenter audiovisueel materiaal niet altijd op een fysieke drager staat, maar ook digitaal kan zijn. Registreer in dat geval de fysieke locatie van de (externe) harde schijf waarop de bestanden staan.

Als titel noteer je een korte omschrijving (bv. “audio-opnames van live-uitvoeringen”). Vervolgens beschrijf je de omvang (bv. “18 cd’s”) en de datering (bv. “2002-2005”). Verder kan je de inhoud iets gedetailleerder beschrijven (bv. “onbewerkte liveopnames van verschillende programma's op tournee in Vlaamse cultuurcentra tussen 2002 en 2005”). Probeer ook een eerste zicht te krijgen op de fysieke staat van het materiaal en noteer dit (bv. “opgeborgen in plastic doosjes, waarvan sommige gebarsten”). Ten slotte kan je nagaan of en hoe een onderdeel geordend is (bv. “chronologisch”). Met deze stappen krijg je een goed overzicht van je audiovisueel archief en collectie(s).

Je overzicht brengt mogelijk een aantal problemen aan het licht die je eenvoudig en snel kan oplossen. Misschien is de kelder van de artistiek leider waar alle VHS-banden liggen toch te vochtig en kunnen ze beter in de technische ruimte aan het repetitielokaal staan? Misschien heeft iemand nog lege cd-doosjes liggen om de gebarsten exemplaren te vervangen? Of is die externe harde schijf de enige plek waar de recente audio-opnames worden bewaard en moet er een extra kopie worden gemaakt?

Met het overzicht heb je ook een belangrijke eerste aanzet om je audiovisuele archief en/of collectie(s) op stukniveau te beschrijven.

==Maak een beschrijving op stukniveau==
===Waarom registreren en beschrijven?===
Bij de start van een digitaliseringsproject is registratie of inventarisatie één van de eerste stappen die de beheerder van een audiovisuele collectie of archief moet ondernemen. Zie hiervoor ook de tool [[Digitaliseren van geluidsopnames en video's]]. Digitalisering van film, audio en video is erg duur. Het is niet haalbaar of zinvol om werkelijk elk audiovisueel document in je archief of collectie(s) te laten digitaliseren. Door alle stukken te registreren in een spreadsheet, kan je beter inschatten welke stukken belangrijk of waardevol zijn en welke niet. Zo kan je prioriteiten stellen over welke films, tapes en andere dragers zeker gedigitaliseerd moeten worden en een duidelijke selectie maken.

Met het oog op digitalisering is het van belang dat de '''technische kenmerken''' van de audiovisuele dragers worden geregistreerd, niet zozeer een uitgebreide beschrijving van de inhoud. De technische informatie laat immers toe om precies te bepalen voor welke dragers digitalisering het meest urgent is. Beschrijf dus in de eerste plaats de drager van het werk, niet de inhoud. Door afwezigheid van duidelijke labels kan bij sommige dragers de inhoud overigens pas geïdentificeerd worden nadat de drager gedigitaliseerd is.

De registratie van gegevens als het '''videotapeformaat''', de '''speelduur''' en de '''opnamestandaard''' zijn belangrijk bij het bepalen van de kwaliteit van het eindresultaat en de precieze eisen voor de digitaliseringsapparatuur die hiervoor nodig zal zijn. Ze laten ook toe om te bepalen welke afspeeltoestellen en reinigingsprocedures nodig zullen zijn om de dragers te digitaliseren. Deze gegevens zijn nodig om de kostprijs van de digitalisering in te schatten.

Wanneer de dragers terugkeren van het digitaliseringslabo, zal de geregistreerde informatie ook toelaten de dragers opnieuw te herkennen en hen terug op te bergen op hun vertrouwde plaats in het depot.

===Hoe ga je te werk?===
Er zijn grosso modo drie manieren om een beschrijving op stukniveau aan te pakken. Het onderscheid tussen de drie methodes is gebaseerd op het feit dat bij audiovisueel materiaal het werk en de drager van elkaar worden onderscheiden, hoewel ze nooit fysiek van elkaar kunnen worden gescheiden. De meest basale registratie die je kan doen, is om alle dragers te registreren. Dit is in de meerderheid van de gevallen voldoende. Er zijn ook andere, meer gespecialiseerde benaderingen die vertrekken vanuit de inhoud van het stuk of vanuit een combinatie van drager en inhoud. Hieronder gaan we enkel in op de meest basale registratie. Gedetailleerde informatie over de methodes die gebaseerd zijn op de [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Hoe_beschrijf_ik_audiovisueel_materiaal%3F#Vertrekkend_van_het_werk_.28de_inhoud.29 inhoud van het stuk] en op de [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Hoe_beschrijf_ik_audiovisueel_materiaal%3F#Met_aandacht_voor_werk_en_drager combinatie van drager en inhoud] vind je terug op de CEST-website.

Als je de precieze inhoud van je audiovisuele archief en/of collectie(s) niet kent, is het raadzaam om te vertrekken van de dragers die je in je overzicht als gehelen hebt omschreven (bv. de hogervermelde 18 cd’s) en die één voor één te registreren aan de hand van de informatie die je wel kan terugvinden (bv. opschriften op de doos, papiertjes in de doos, labels van de fabrikant, enzovoort). Op deze manier kan je toch een goede beschrijving geven van de drager ondanks het ontbreken van inhoudelijke informatie.

Een eenvoudig model dat vandaag in Vlaanderen wordt gebruikt voor de beschrijving van audiovisuele dragers, is dat van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Dit model vertrekt niet vanuit de inhoud van de stukken, maar van de fysieke dragers.

Achterhalen welk audiovisueel formaat je in handen hebt, is een belangrijke eerste stap bij deze wijze van beschrijving. Meemoo heeft een [https://meemoo.be/storage/files/539ffdab-b7f7-4168-a457-83c92eaa6fce/20170301-fotolijst-formaten-lr.pdf fotogids] ontworpen die je helpt om te bepalen of je met audio of video te maken hebt en om welk analoog of digitaal formaat het gaat.

Een ander handig hulpmiddel is de website [https://www.kenjedrager.be/ www.kenjedrager.be], die je door middel van een beslissingsboom helpt om te bepalen met welk type drager je te maken hebt. De website helpt je ook uitzoeken of de inhoud op de drager erfgoedwaarde heeft en of het dus de moeite waard is om het stuk te digitaliseren. Tot slot vind je er richtlijnen voor een goede bewaring en een sjabloon om gerichte vragen te stellen aan digitaliseringsfirma’s.

Een spreadsheet als Excel is niet alleen geschikt voor het opstellen van een overzicht van al je audiovisueel materiaal, maar laat ook toe om je audiovisuele archief en collectie(s) op basis van de dragers op stukniveau te beschrijven. Dit [[:Bestand:Registratiesjabloon_meemoo_2.xlsx|sjabloon]] geeft de belangrijkste elementen die je moet registeren, samen met een toelichting en een voorbeeld. De kolommen bevatten de types informatie die je wilt beschrijven. Voor elke drager vul je een nieuwe rij in.

====Dragerinformatie====
* '''Type''': audio, video of film;
* '''Formaat''': het is belangrijk om exact te weten welke dragerformaten je bewaart. Bepaalde types formaten lijken heel sterk op elkaar, maar zijn niet onderling inwisselbaar.
Enkele voorbeelden: compact audiocassette, 1/4” open reel audio, cd, DAT, Minidisc, VHS, Betamax, Video2000, Hi-8, Video8, MiniDV, ¾” U-matic, Betacam SP of digital Betacam;
* '''Oorspronkelijk dragernummer''': als je audiovisuele archief en/of collectie(s) al geordend en genummerd zijn, kan je aan elke drager een nummer toekennen. Dit helpt om de drager nadien makkelijker te identificeren;
* '''Standplaats drager''': de plaats waar je de drager bewaart. Als er geen plaatsingsnummer beschikbaar is, is de informatie over de fysieke locatie belangrijk om het stuk te kunnen terugvinden.

[[Bestand:spoelbanden_02.jpg|300px|class=align-left]]

====Inhoudelijke kenmerken====
* '''Titel''': in het titelveld beschrijf je kort wat je weet over de inhoud van de drager (d.i. het werk). Mogelijk is dat niet meer dan het opschrift op een etiket. Neem de beschrijvingen steeds exact over zoals ze je ze aantreft, zelfs als je niet meteen weet wat iets betekent (bv. onbeduidende afkortingen). Misschien krijgt de notitie terug betekenis wanneer je het materiaal kan bekijken of beluisteren, of kan iemand anders later op basis van de beschrijving opheldering brengen. Als er meerdere titels op het etiket staan, scheid deze door een punt-komma (“;”). Indien de titel onbekend is, vul je “Onbekend” in;
* '''Gerelateerde documenten in doos''': als de verpakking van de drager ook losse (papieren) documenten bevat, vul "1" in voor ja, en "0" voor neen;
* '''Bewaard bij een andere organisatie''': als je vermoedt dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul een "1" in voor ja, een "0" voor neen;
* '''Preserveringsorganisatie''': indien je weet dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul dan de naam van die organisatie in.

====Technische kenmerken====
* '''Merk''': het merk van de drager;
* '''Datum''': de datum van opname op de drager. Hoewel het vreemd lijkt om de datum te beschouwen als deel van de technische beschrijving, kan het in combinatie met het formaat en het merk belangrijke informatie bevatten voor latere digitalisering. Wanneer je niet kan achterhalen wanneer de inhoud (het werk) op de drager is gekopieerd, is de creatiedatum van de inhoud vaak een goed richtinggevend alternatief. Gebruik steeds dezelfde manier om een datum te noteren, bij voorkeur jjjj-mm-dd (jaar, maand, dag). Wanneer je enkel het jaar kan terugvinden, noteer je bijvoorbeeld “1998-xx-xx”;
* '''Duur''': de totale duurtijd van de drager. Het is raadzaam om steeds de totale speelduur van de drager te noteren en niet de duur van de inhoud. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het opschrift vermeldt dat een lezing die werd opgenomen 30 minuten duurde, maar dat er voordien nog 15 minuten lege ruimte op de drager staat of dat de opname al was gestart toen het publiek nog binnenkwam. Het is zelfs mogelijk dat er na de opname een relevante opname volgt van een andere activiteit die niet staat vermeld op het opschrift. Wanneer je slechts de eerste 30 minuten zou digitaliseren, heb je dus een deel van de inhoud gemist. Gebruik steeds dezelfde manier om de duur te noteren, bij voorkeur uu:mm:ss (aantal uren:aantal minuten:aantal seconden). Een drager met een speelduur van anderhalf uur noteer je dus als “1:30:00”;
* '''Deterioratiefenomenen''': audiovisuele dragers vergaan, soms zelfs sneller dan papieren documenten. Noteer tekenen van verval zo veel mogelijk, want deze bepalen de prioriteit waarmee een stuk gedigitaliseerd moet worden. Veelvoorkomende problemen zijn schimmelvorming, barsten, scheuren, een azijngeur of de aanwezigheid van wit poeder op magnetische video- en audiotapes (dit zijn de eerste sporen van het zogenaamde “stick shed”-syndroom, de ontbinding van de bindlaag van deze tapes). Als er geen sprake lijkt te zijn van deterioratie, noteer dan “Geen”;
* '''Opnamesnelheid''': voor ¼” audiotape noteer je de snelheid waarmee de tape is opgenomen, in cm/s. Vb.: 2,38 cm/s, 4,76 cm/s, 9,53 cm/s, 19,05 cm/s, 38,1 cm/s, 76,2 cm/s, enzovoort;
* '''Kern/spoel''': voor ¼” audiotape duid je aan of de tape op een kern of op een spoel is gewonden;
* '''Ruisonderdrukking''': voor audiocassettes noteer je het type ruisonderdrukking dat gebruikt wordt. Vb.: Dolby A, Dolby, B, Dolby C of Dolby S;
* '''IEC type''': voor audiocassettes noteer je het type IEC. Vb.: EIC type I, II, III of IV.

''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]

Breng je archief en collectie(s) in kaart

2021-10-07T13:13:42Z

Elise Gacoms: Alinea's stap 2 herschreven

<languages /><translate>

Voor je iets met je archief of collectie kan doen, moet je eerst weten waar alle documenten zich bevinden en in welke omstandigheden ze bewaard worden. Deze informatie is een grote hulp bij het formuleren van doelstellingen in verband met de zorg voor het archief en de collectie(s), bij het afbakenen van prioriteiten en bij het opstellen van een concreet stappenplan. Zo vermijd je dat je het overzicht verliest en dat er delen van je collectie of archief verloren gaan.


Hoe je je eigen archief en/of collectie(s) in kaart brengt, vind je in dit stappenplan. Het omvat drie grote stappen en is bruikbaar voor zowel papieren als digitale archieven en collecties. Als bijlagen zijn een algemeen sjabloon voor de registratie van de archieven en collectie(s) en een sjabloon voor het in kaart brengen van digitaal materiaal toegevoegd.


[[Bestand:In_kaart_brengen.JPG|x300px]]

==Stap 1: Voorbereiding== 
De eerste vraag die je moet stellen is waar en door wie het archief en de collecties worden bewaard. In welke ruimte(s) kan het archief worden teruggevonden? Alles kan bij elkaar staan in één centrale ruimte, maar in de meeste gevallen zullen het archief en de collectie(s) verspreid liggen over de lokalen van je organisatie. Maak een overzicht van alle locaties waar je archiefstukken vindt.


Dit kan zowel om '''fysieke locaties''' gaan (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z, etc.), als om '''digitale dragers''' (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server, etc.). Kijk ook op de bureaus van je collega’s. Denk er aan om voorbij de eigen organisatie te kijken. Het is mogelijk dat sommige delen van het archief zich bij een heemkundige kring of in het gemeentearchief bevinden.
Naast de locaties van het archief, moet je ook nagaan welke acties je organisatie al heeft ondernomen om je archief toegankelijk te maken. Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd, en zijn deze inventarissen terug te vinden? En welke informatie kan je hieruit halen? Is een deel van het archief aan een bewaarinstelling geschonken en zo ja, om welke documenten gaat het? Ook het beheer van de computers en de server is hier van belang. Wat is er bijvoorbeeld gebeurd met het materiaal dat op de lokale schijven stond wanneer jullie zijn overgeschakeld op een gedeelde server?


Idealiter maak je ook tijd om op zoek te gaan naar informatie over de geschiedenis van de organisatie:
* '''Wat doet en deed de organisatie?''' Maak een overzicht van de activiteiten van je organisatie. Hieronder vallen zowel de kerntaken van je werking als de ondersteunende taken die daarbij horen (bv. financiën, personeelsadministratie, beheer goederen en gebouwen, communicatie). Uit elk van deze activiteiten ontstaan archief en collectie(s). Op basis van dit overzicht krijg je een idee van de types documenten en objecten die je in het archief/de collectie(s) zal aantreffen. Wijzigingen in de werking van de organisatie kunnen de aan- of afwezigheid van bepaalde types archiefdocumenten verklaren.
* '''Wat zijn de sleutelmomenten in de geschiedenis van de organisatie?''' Noteer de data van de oprichting, fusies, splitsingen, naamsveranderingen en veranderingen in de organisatiestructuur (bijvoorbeeld de overgang van feitelijke vereniging naar vzw). Ga ook na of er gebeurtenissen zijn geweest waarbij erfgoed is verdwenen, zoals een brand, een ondergelopen kelder, een diefstal of een computercrash. Deze informatie helpt je om het archief en de collectie(s) die je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen.
* '''Wie zijn en waren sleutelfiguren in de organisatie?''' De oprichter(s), bestuurders en bestuursorganen (raad van bestuur, algemene vergadering) hebben een grote invloed op het ontstaan van het archief. Welke andere personen droegen/dragen bij aan de verwezenlijking van jullie doelstellingen? Zijn ze als vaste medewerkers verbonden aan de organisatie of zijn het externen?


Betrek in je zoektocht (oud-)collega’s en (oud-)bestuurders of snuister in het archief: in beleidsplannen en jaarverslagen vind je doorgaans veel informatie over de geschiedenis, werking en structuur van je organisatie. Vzw’s zijn verplicht om een register van de leden van de algemene vergadering bij te houden en notulen van vergaderingen bevatten eveneens heel veel namen en relevante data. Ook de statuten of een publicatie over de geschiedenis van de organisatie zijn een grote hulp.


Het verzamelen van deze informatie mag een work in progress zijn. De informatie die je vindt, brengt je op het spoor van archief en collectie(s), die op hun beurt nieuwe informatie opleveren over de geschiedenis van de organisatie. Vertrek vanuit je eigen kennis en werk van daaruit stapsgewijs verder. Vul het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan. Denk er ook aan om op minder evidente plaatsen te gaan zoeken, want archief kan op de meest onverwachte plaatsen opduiken.

==Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)== 
Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Je kan hiervoor het schema in de [[:Bestand:Werkblad.xlsx|bijlage]] (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. De meest overzichtelijke werkwijze is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet.


Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn.


Complete chaos komt nauwelijks voor. Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren, of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) te zetten:
* Documenten of objecten van hetzelfde type worden vaak bij elkaar bewaard, bijvoorbeeld een doos programmaboekjes.
* Documenten of objecten waarvan eenzelfde persoon, activiteit of gebeurtenis aan de oorsprong ligt. Een doos met documenten die een oud-bestuurder binnenbracht ga je bijvoorbeeld als een geheel bewaren, ook al bevat(ten) ze misschien zeer verschillende types documenten.
* De staat of ordening van de documenten of objecten is vaak bepalend. Nieuw aangekochte boeken worden apart gehouden van de oudere collectie, of de oudere exemplaren zijn in een dusdanig slechte staat dat ze klaarstaan om weggegooid te worden
* Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook in dezelfde map of doos gebundeld. Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.


In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.


Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.


Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.


Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.


Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx|sjabloon]] voor het in kaart brengen van digitaal materiaal.

==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen== 
Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.


De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.


Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.


''Auteurs: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''


[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

Obstakels overwinnen

2021-10-07T12:58:29Z

Elise Gacoms: tweede link naar partnerorganisaties aangepast

<languages /><translate>

Je kan heel enthousiast zijn over archief- en collectiezorg, maar een aantal obstakels beletten je om echt aan de slag te gaan. De voornaamste struikelblokken zijn gebrek aan geld, plaats, tijd en expertise (over archief- en collectiezorg).


Vergis je niet: alle oplossingen die hier worden aangereikt, vragen extra inspanningen. Wanneer je voor een organisatie werkt, zorg je er dus het best voor dat het volledige team je steunt in deze onderneming.
[[File:Foto sprong sloot.JPG|thumb|Pieter Geerts, [http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons]]

==Gebrek aan geld== 
Enkel bij een archiefinstelling heeft archiefzorg de hoogste prioriteit. Dat er bij andere organisaties niet veel geld overblijft om zorg te dragen voor archief en collectie, is begrijpelijk. Hieronder krijg je een paar tips om geld vrij te maken of te bekomen om een archiefproject te financieren.

===Structureel gesubsidieerd=== 
Wie structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, moet voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief'. In dat geval, reserveer je best een klein budget in je begroting. Ook wie niet onder het Kunstendecreet valt, houdt bij het opmaken van de jaarlijkse begroting het beste rekening met kosten voor het archief en de collectie.

===Extra (subsidie)geld=== 
Voor grotere archief- en erfgoedprojecten die buiten de basiszorg vallen, kan extra (subsidie)geld interessant zijn. Bijvoorbeeld voor een publicatie of een tentoonstelling op basis van je archief en/of je collectie. Via de links hieronder vind je meer informatie wanneer je op zoek gaat naar extra financiering.
* Op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media vind je via de [https://www.vlaanderen.be/cjm/nl/subsidiewijzer subsidiewijzer] alle informatie over subsidies van de Vlaamse Overheid.
* FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, publiceert op zijn website een overzicht van Publieke en private [https://faro.be/sector-beleid/cultureel-erfgoedbeleid/financieringsbronnen financieringsbronnen]. Je vindt er ook links naar diverse manieren van alternatieve fondsenverwerving, zoals crowdfunding.
* Verschillende organisaties uit de cultureel erfgoedsector kunnen je begeleiden bij het voorbereiden van een projectaanvraag. Een overzicht van deze organisaties vind je [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties hier].
* Je eigen archief en/of collectie kan ook geld opbrengen. Misschien heb je nog verschillende exemplaren van programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal liggen? Stel ze te koop aan het publiek op je website en vermeld erbij wat je met het extra geld wil realiseren. Zorg er wel voor dat er van elk stuk altijd twee exemplaren in het archief bewaard blijven.
* Naast extra middelen zoeken, kan je bepaalde kosten misschien beperken door samen te werken met andere organisaties. Zoals voor de aankoop van een server, een back-up-systeem, de huur van opslagruimte, ...

==Gebrek aan plaats== 
Waardevolle archief- en/of collectiestukken worden soms weggegooid omwille van het plaatsgebrek.
* Een mogelijke oplossing is een loods of een garage huren voor deze collectie. Een klein deel van de kostprijs hiervan kan eventueel gerecupereerd worden door deze objecten te hergebruiken, te recycleren of te verhuren. Zorg dat je een goed [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|overzicht]] hebt van deze stukken. Stel bij verhuur een contract op.
* Je kan ook plaats besparen door je archief en je collectie [[Ruim je archief op|op te ruimen]]. Hiermee verwijder je onder andere dubbele exemplaren, kladversies en schadelijke materialen (zoals plastieken mapjes en nietjes).
* [[Waardebepaling|Waardeer en selecteer]]. Ga na welke documenten en objecten je moet en/of wil bewaren, en voor hoelang. Wat wettelijk niet bewaard moet worden en voor jou geen nut meer heeft, kan je verwijderen.
* Bekijk of bepaalde onderdelen van je archief kunnen worden overgedragen aan een professionele bewaarinstelling. Meer informatie hierover vind je bij [[Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)]].


Wat komt eventueel in aanmerking voor een overdracht?
* Documenten en objecten die nauwelijks nog geraadpleegd worden binnen jouw werking (het zogenaamde 'statisch archief').
* Archieven en collecties van andere organisaties (bijvoorbeeld rechtsvoorgangers) en/of privépersonen die jij in je bezit hebt.

==Gebrek aan tijd== 
Denk je niet genoeg tijd te hebben voor archiefzorg? Ontdek hier hoe je tijd kan besparen.
* Maak gebruik van deze website en vermijd tijdrovend opzoekwerk. Wij hebben voor jou heel wat informatie over archief- en collectiezorg verzameld.
* Stel in overleg met de directie of het bestuur een [[Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg|prioriteitenlijst]] op. Zo kan je de zorg voor het archief spreiden, is het duidelijk wat er moet gebeuren en kan je aangeven of je hulp nodig hebt.
* Plan je acties in je dagelijkse werking in. Wanneer je een visie hebt, met duidelijke doelstellingen en prioriteiten, is het gemakkelijker om deze te volgen.
* Je kan ook hulp inschakelen. Houd er wel rekening mee dat de begeleiding van 'helpers' soms meer tijd en energie vraagt dan je op het eerste gezicht zou denken.


Welke hulp kan je inschakelen?
* Jouw sympathisanten en achterban hebben misschien meer tijd én zin om als vrijwilliger mee te helpen bij het verwerken van je archief en/of collectie.
* Een student uit de opleiding Archivistiek, Kunstwetenschappen, Literatuurwetenschappen, Musicologie of kunsthogescholen heeft misschien tijdens de zomer wel tijd om een handje te helpen of wil doorheen het academiejaar misschien wel stage lopen in jouw organisatie.
* Oud-medewerkers kennen de werking en de producties van jouw organisatie goed en kunnen deze kennis gebruiken bij het verwerken van het archief en/of de collectie.

==Gebrek aan expertise== 
Jouw kerntaak bestaat niet uit het archiveren van je werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige kennis beschikt. Op deze website hebben we al heel wat informatie verzameld en hieronder vind je nog enkele extra links.
* Je kan bij verschillende organisaties en instellingen in Vlaanderen terecht met al je concrete (archief)vragen. Zie bij [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties Partnerorganisaties].
* Ken je iemand of een bevriende organisatie die zelf zijn/haar archief onder handen nam? Aarzel niet om hen te contacteren. Zij willen wellicht hun ervaringen, met tips en tricks met jou delen. Misschien sluiten een aantal [[:Categorie:Praktijkvoorbeelden|praktijkvoorbeelden]] op deze website wel aan bij jouw project?
* Heb je moeilijkheden om sommige mensen, locaties, ... op foto's of video's uit het archief te identificeren? Vraag oud-medewerkers, vrienden van de organisatie of zelfs het publiek om hulp ('crowdsourcing'). Hou hierbij wel altijd rekening met de bescherming van persoonsgegevens.


[[Categorie: 1. Visie]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Obstakels overwinnen

2021-10-07T12:56:43Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

<languages /><translate>

Je kan heel enthousiast zijn over archief- en collectiezorg, maar een aantal obstakels beletten je om echt aan de slag te gaan. De voornaamste struikelblokken zijn gebrek aan geld, plaats, tijd en expertise (over archief- en collectiezorg).


Vergis je niet: alle oplossingen die hier worden aangereikt, vragen extra inspanningen. Wanneer je voor een organisatie werkt, zorg je er dus het best voor dat het volledige team je steunt in deze onderneming.
[[File:Foto sprong sloot.JPG|thumb|Pieter Geerts, [http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons]]

==Gebrek aan geld== 
Enkel bij een archiefinstelling heeft archiefzorg de hoogste prioriteit. Dat er bij andere organisaties niet veel geld overblijft om zorg te dragen voor archief en collectie, is begrijpelijk. Hieronder krijg je een paar tips om geld vrij te maken of te bekomen om een archiefproject te financieren.

===Structureel gesubsidieerd=== 
Wie structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, moet voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief'. In dat geval, reserveer je best een klein budget in je begroting. Ook wie niet onder het Kunstendecreet valt, houdt bij het opmaken van de jaarlijkse begroting het beste rekening met kosten voor het archief en de collectie.

===Extra (subsidie)geld=== 
Voor grotere archief- en erfgoedprojecten die buiten de basiszorg vallen, kan extra (subsidie)geld interessant zijn. Bijvoorbeeld voor een publicatie of een tentoonstelling op basis van je archief en/of je collectie. Via de links hieronder vind je meer informatie wanneer je op zoek gaat naar extra financiering.
* Op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media vind je via de [https://www.vlaanderen.be/cjm/nl/subsidiewijzer subsidiewijzer] alle informatie over subsidies van de Vlaamse Overheid.
* FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, publiceert op zijn website een overzicht van Publieke en private [https://faro.be/sector-beleid/cultureel-erfgoedbeleid/financieringsbronnen financieringsbronnen]. Je vindt er ook links naar diverse manieren van alternatieve fondsenverwerving, zoals crowdfunding.
* Verschillende organisaties uit de cultureel erfgoedsector kunnen je begeleiden bij het voorbereiden van een projectaanvraag. Een overzicht van deze organisaties vind je [[:Categorie:Partnerorganisaties|hier]].
* Je eigen archief en/of collectie kan ook geld opbrengen. Misschien heb je nog verschillende exemplaren van programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal liggen? Stel ze te koop aan het publiek op je website en vermeld erbij wat je met het extra geld wil realiseren. Zorg er wel voor dat er van elk stuk altijd twee exemplaren in het archief bewaard blijven.
* Naast extra middelen zoeken, kan je bepaalde kosten misschien beperken door samen te werken met andere organisaties. Zoals voor de aankoop van een server, een back-up-systeem, de huur van opslagruimte, ...

==Gebrek aan plaats== 
Waardevolle archief- en/of collectiestukken worden soms weggegooid omwille van het plaatsgebrek.
* Een mogelijke oplossing is een loods of een garage huren voor deze collectie. Een klein deel van de kostprijs hiervan kan eventueel gerecupereerd worden door deze objecten te hergebruiken, te recycleren of te verhuren. Zorg dat je een goed [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|overzicht]] hebt van deze stukken. Stel bij verhuur een contract op.
* Je kan ook plaats besparen door je archief en je collectie [[Ruim je archief op|op te ruimen]]. Hiermee verwijder je onder andere dubbele exemplaren, kladversies en schadelijke materialen (zoals plastieken mapjes en nietjes).
* [[Waardebepaling|Waardeer en selecteer]]. Ga na welke documenten en objecten je moet en/of wil bewaren, en voor hoelang. Wat wettelijk niet bewaard moet worden en voor jou geen nut meer heeft, kan je verwijderen.
* Bekijk of bepaalde onderdelen van je archief kunnen worden overgedragen aan een professionele bewaarinstelling. Meer informatie hierover vind je bij [[Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)]].


Wat komt eventueel in aanmerking voor een overdracht?
* Documenten en objecten die nauwelijks nog geraadpleegd worden binnen jouw werking (het zogenaamde 'statisch archief').
* Archieven en collecties van andere organisaties (bijvoorbeeld rechtsvoorgangers) en/of privépersonen die jij in je bezit hebt.

==Gebrek aan tijd== 
Denk je niet genoeg tijd te hebben voor archiefzorg? Ontdek hier hoe je tijd kan besparen.
* Maak gebruik van deze website en vermijd tijdrovend opzoekwerk. Wij hebben voor jou heel wat informatie over archief- en collectiezorg verzameld.
* Stel in overleg met de directie of het bestuur een [[Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg|prioriteitenlijst]] op. Zo kan je de zorg voor het archief spreiden, is het duidelijk wat er moet gebeuren en kan je aangeven of je hulp nodig hebt.
* Plan je acties in je dagelijkse werking in. Wanneer je een visie hebt, met duidelijke doelstellingen en prioriteiten, is het gemakkelijker om deze te volgen.
* Je kan ook hulp inschakelen. Houd er wel rekening mee dat de begeleiding van 'helpers' soms meer tijd en energie vraagt dan je op het eerste gezicht zou denken.


Welke hulp kan je inschakelen?
* Jouw sympathisanten en achterban hebben misschien meer tijd én zin om als vrijwilliger mee te helpen bij het verwerken van je archief en/of collectie.
* Een student uit de opleiding Archivistiek, Kunstwetenschappen, Literatuurwetenschappen, Musicologie of kunsthogescholen heeft misschien tijdens de zomer wel tijd om een handje te helpen of wil doorheen het academiejaar misschien wel stage lopen in jouw organisatie.
* Oud-medewerkers kennen de werking en de producties van jouw organisatie goed en kunnen deze kennis gebruiken bij het verwerken van het archief en/of de collectie.

==Gebrek aan expertise== 
Jouw kerntaak bestaat niet uit het archiveren van je werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige kennis beschikt. Op deze website hebben we al heel wat informatie verzameld en hieronder vind je nog enkele extra links.
* Je kan bij verschillende organisaties en instellingen in Vlaanderen terecht met al je concrete (archief)vragen. Zie bij [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties Partnerorganisaties].
* Ken je iemand of een bevriende organisatie die zelf zijn/haar archief onder handen nam? Aarzel niet om hen te contacteren. Zij willen wellicht hun ervaringen, met tips en tricks met jou delen. Misschien sluiten een aantal [[:Categorie:Praktijkvoorbeelden|praktijkvoorbeelden]] op deze website wel aan bij jouw project?
* Heb je moeilijkheden om sommige mensen, locaties, ... op foto's of video's uit het archief te identificeren? Vraag oud-medewerkers, vrienden van de organisatie of zelfs het publiek om hulp ('crowdsourcing'). Hou hierbij wel altijd rekening met de bescherming van persoonsgegevens.


[[Categorie: 1. Visie]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Verslagen atelierbezoeken i.s.m. KUNSTWERKT

2021-10-07T12:53:35Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

In het voorjaar van 2015 vinden er atelierbezoeken plaats bij vijf kunstenaars en één kunstenorganisatie. Tijdens het bezoek wordt er niet alleen dieper ingegaan op het werk, de aanpak en de visie van de kunstenaar, maar ook op het kunstenaarsarchief.

Hieronder vind je een kort verslag van de atelierbezoeken in woord en beeld.

==Martine Gyselbrecht==
'''24 en 31 januari 2015'''

Martine Gyselbrecht vertelde tijdens de atelierbezoeken over haar loopbaan als textielontwerpster, haar inspiratiebronnen en het belang van een grote technische kennis.

[[Bestand:Martine Gyselbrecht in haar atelier.jpg|thumb|500px|Martine Gyselbrecht in haar atelier - PACKED vzw - CC BY SA]]
[[Bestand:Martine Gyselbrecht in haar atelier 2.jpg|thumb|500px|Martine Gyselbrecht in haar atelier - PACKED vzw - CC BY SA]]

Ze hecht een groot belang aan haar archief, dat bestaat uit textielstalen, technische fiches en ontwerpdocumenten. Met de stalen gaat ze nog steeds naar textielbeurzen om de ontwerpen te verkopen. Van elk staal kan ze steeds zowel de ontwerp- als de technische fiche terugvinden om deze opnieuw te maken.

Ze werkt aan één van de twee computergestuurde weefgetouwen die in haar atelier staan. Eén is voor eigen, vrij werk, het andere voor onderzoeken en opdrachten. Een probleem stelt zich bij de communicatie tussen het weefgetouw, de computer en de software die ze voor het ontwerpen gebruikt. De weefgetouwen, beide van eind jaren 1980, zijn verbonden met een laptop waarop de ontwerpsoftware geïnstalleerd is. Bij een crash van de laptop moet er steeds gezocht worden naar een model computer waarop de software draait, maar die ook nog communiceert met het weefgetouw. De laatste generatie laptops zijn immers 'te snel'. Een back-up van haar bestanden maakt ze door deze manueel over te zetten op een andere computer.

Haar archief is voor haar enerzijds een praktische instrument voor het recreëren van textielen. Anderzijds toont het ook de weg die ze als ontwerpster aflegde en de invloeden en inspiratiebronnen die ze verwerkte. Digitaal bewaart ze de ontwerpen en technische gegevens; de materialen bewaart ze fysiek en op papier. In haar mappen kan ze steeds teruggrijpen naar 40 jaar creatie.

==Jasper Rigole==
'''28 februari 2015'''

Jasper Rigole is een kunstenaar die rond herinneringen werkt en een eigen archief heeft uitgebouwd dat geclassificeerd en ontsloten wordt in een databank.

[[Bestand:20150228 atelierbezoek JasperRigole 03.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Jasper Rigole - PACKED vzw - CC BY SA]]
[[Bestand:20150228 atelierbezoek JasperRigole 05.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Jasper Rigole - PACKED vzw - CC BY SA]]
[[Bestand:20150228 atelierbezoek JasperRigole 09.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Jasper Rigole - PACKED vzw - CC BY SA]]

Op zijn achttiende kocht hij op de rommelmarkt zijn eerste 8mm films; ondertussen heeft hij een verzameling van duizend films. Die films vormen het 'Internationale Instituut voor de Conservatie, Archivering en Verspreiding van Andermans Herinneringen' (IICAVAH). Hij maakt er films en installaties mee.

Omwille van het gebruiksgemak en het in onbruik raken van het medium, werden alle 8mm films gedigitaliseerd. De gedigitaliseerde films zijn opgeslagen op harde schijven die geback-upt worden. Bijkomend worden de digitale bestanden opgeslagen in The Internet Archive, een website die als doel heeft om alle menselijke kennis te verzamelen en open te stellen.

Het archief wordt geordend en ontsloten. De films worden bewaard in een databank en worden geclassificeerd aan de hand van verschillende (sub)categorieën die in relatie staan met elkaar. Zo is de grootste categorie 'travel' (43%), gevolgd door 'family' (bijna 30%). Bekijk hier een foto van het classificatieschema. Daarnaast werd een website ontwikkeld om derden het archief te laten raadplegen. Bezoekers kunnen de films ontsluiten door het toevoegen van metadata. Het is een spel waarin je je kan opwerken tot senior executive archivist van IICAVAH. Wanneer je alle stappen doorlopen hebt, krijg je de mogelijkheid om een herinnering te adopteren.

Ook heeft hij projecten gehad met archieven van andere organisaties. Met kunstenaarsbiografieën uit het archief van Voorkamer heeft hij een online generator, 500 Letters, gemaakt. Hiermee kunnen kunstenaars, door het invullen van een aantal gegevens, een biografie genereren.

[http://www.jasperrigole.com jasperrigole.com]

==Fik Van Gestel==
'''28 maart 2015'''

Op 28 maart vond het atelierbezoek bij Fik Van Gestel plaats. Hij vertelde over zijn inspiratiebronnen, schildertechnieken, en de manier waarop hij zijn werk bewaart en documenteert.

Hij documenteert zijn werk door het nemen van foto's. Voor de komst van de digitale fotografie werkte hij vooral met ekta's en kleinbeelddia's; in 1994 heeft hij zich een digitale camera aangeschaft. Die foto's drukt hij in klein formaat (thumbnail) af om een overzicht te hebben van zijn werk en om te weten waar al zijn werken zich bevinden. Daarnaast heeft hij een inventaris in Excel met vermelding van o.m. prijs, verzekeringswaarde... per schilderij.

Maar ook het creatieproces wordt gedocumenteerd. Hij maakt verschillende foto's van kunstwerken-in-wording. Op deze manier kan je de evolutie van ieder schilderij zien. Wanneer hij foto's gebruikt voor het maken van tekeningen, noteert hij de bestandsnaam van de foto op de tekening en weet hij steeds welke foto hij gebruikt heeft.
[[Bestand:20150107 1536590.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Fik Van Gestel - PACKED vzw - CC BY SA]]
[[Bestand:20150107 1632570 1.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Fik Van Gestel - PACKED vzw - CC BY SA]]

Naast het documenteren probeert Fik ook zijn werk op een goede manier te bewaren. Hij zorgt er o.a. voor dat het atelier en de stockageruimte stofvrij en goed geïsoleerd zijn, en controleert de schilderijen regelmatig op schade. Om knaagdieren te vermijden worden muizenvallen geplaatst. Tekeningen en aquarellen worden in mappen en kartonnen dozen bewaard. Op deze manier zijn ze afgeschermd van licht en beschermd tegen stof. Hij illustreerde het belang van goede bewaaromstandigheden met enkele persoonlijke ervaringen. Door een gaatje in de dakbedekking druppelde er ongemerkt water in de stockageruimte. Op een dag stelde hij vast dat schilderijen aan elkaar plakten: Er was een zwam gegroeid tussen twee schilderijen. Een aantal schilderijen waren vernietigd en beschadigd.

==Vladimir Ivaneanu==
'''3 mei en 19 mei 2015'''

In Gentbrugge bevindt zich het atelier van Vladimir Ivaneanu. De ruimte doet niet enkel dienst als een plaats waar hij en zijn vriendin creëren, maar er is ook ruimte om werken tentoon te stellen, een lange tafel voor gesprekken en ontmoetingen, een bibliotheek en ruimte voor het bewaren van archief en werken. Vladimir Ivaneanu wil met deze ruimte een open atelier creëren, waarbinnen niet alleen hij en zijn vriendin werken, maar dat ook openstaat voor studenten, kunstenaars of anderen die willen werken in de ruimte en met zijn grafiekatelier.

[[Bestand:Atelier Vladimir Ivaneanu.jpeg|thumb|500px|Atelierbezoek Vladimir Ivaneanu - PACKED vzw - CC BY SA]]
[[Bestand:Atelier Vladimir Ivaneanu 2.jpg|thumb|500px|Atelierbezoek Vladimir Ivaneau - PACKED vzw - CC BY SA]]

Naast het atelier als een plaats voor de artistieke creatie, bevindt zich hier ook het archief van Vladimirs vader, scenograaf Andreï Ivaneanu. Na jaren in dozen in een kelder gestaan te hebben, bewaart Vladimir het archief nu zelf in zijn atelier. Het archief van Andreï bestaat uit tekeningen, schetsen en collages voor kostuums, decors en voorstellingen, textielstalen, een volledig kostuum, een maquette en de volledige bibliotheek. In deze boeken werden regelmatig aantekeningen, schetsen en bedenkingen gemaakt die voor Vladimir van grote waarde zijn. De bibliotheekcollectie bracht hij, samen met zijn eigen collectie boeken, onder in een speciaal hiervoor ontworpen ruimte die letterlijk het middelpunt vormt van het atelier.

Het bewaren en beheren van het archief van zijn vader, naast zijn eigen archief, is voor Vladimir niet altijd eenvoudig. Na jaren bewaard geweest te zijn in een kelder bevindt het archief van Andreï zich in een vrij goede staat, maar wat dient er te gebeuren om het archief in deze staat te houden? Hoe kan dit materiaal geordend worden zodat het makkelijk vindbaar is en terug bruikbaar?

Naast het eigen beheer tracht Vladimir ook ander archief van zijn vader op te sporen. Welke instellingen, personen en organisaties bezitten nog tekeningen, kostuums en materiaal waar zijn vader de hand in had?

Wanneer hij terugkijkt naar het archief van zijn vader en de evolutie die hijzelf als kunstenaar doorlopen heeft, merkt hij een duidelijke invloed van het werk van zijn vader in zijn eigen creaties. Desondanks beiden actief waren in een andere tak van de kunstensector (theater en grafiek) merkt Vladimir toch dat hij, bewust en onbewust, aan de slag gaat met de beeldtaal van zijn vader.

Bij het tweede atelierbezoek bij Vladimir Ivaneanu was tevens Het Firmament, expertisecentrum voor de podiumkunsten, aanwezig. Zij kunnen Vladimir helpen met het zorgen en opsporen van het archief van Andreï Ivaneanu.

Het atelier en het archief en de bibliotheek van Andreï Ivaneanu kan je na afspraak bezoeken. Hiervoor kan je mailen naar vivaneanu@gmail.com.

==Achter de schermen bij S.M.A.K.==
'''8 mei 2015'''

Het collectie-team van het Gentse [http://www.smak.be/ S.M.A.K.] toonde hun werking en gaf uitleg bij de verschillende acties en taken die uitgevoerd worden.

===Bruikleenverkeer===
In de collectie van S.M.A.K. bevinden zich ca. 3500 werken, waarvan er elk jaar ca. 200 werken in bruikleen gaan naar verschillende tentoonstellingen en instellingen over de hele wereld. Wanneer een kunstwerk in bruikleen gaat komen er verschillende acties kijken: controle van het werk, het opstellen van een conditierapport, het werk verpakken of een aangepaste verpakking laten maken, het vervoer, alle kosten en verzekeringen hieraan verbonden, etc. Er wordt echter niet op elke bruikleenaavraag positief geantwoord. Een mogelijke bruikleen is afhankelijk van onder andere de staat van het werk en de omstandigheden waarin het reist en tentoongesteld zal worden.

===Registratie===
Elk werk in de collectie wordt door een registrator beschreven in het Adlib-registratieprogramma. Alle beschikbare informatie over de verwerving, beheer, conditie en bruikleenverkeer van het werk worden hierin opgenomen, evenals de link met andere werken of bibliotheekmateriaal.

===Archief===
Het S.M.A.K.-archief bestaat zowel uit het papieren archief van het vroegere museum voor hedendaagse kunst, als het archief van het huidige museum. Het oude archief wordt ook het abc-archief genoemd doordat men vroeger alles alfabetisch bijhield per kunstenaar en per locatie. Het archief binnen deze ordening sluit niet meer aan bij de huidige vorm en werking van de organisatie van het museum. De nieuwe ordening werd beter afgesteld op de huidige werking, waardoor het makkelijker vind- en bruikbaar is voor interne medewerkers of onderzoekers. Geïnteresseerden kunnen het archief raadplegen na afspraak (mailen naar Anne de Buck).

===Restauratie en conservatie===
Bij S.M.A.K. werken drie restauratoren, met elk hun eigen specialisatie. In het restauratieatelier wordt er niet enkel gerestaureerd, maar vooral ook geconserveerd. De grens tussen beiden is niet altijd even duidelijk.

Tegen een wand bevindt zich een rek met zogenaamde 'kunstenaarsdozen'. Dit zijn dozen, per kunstwerk, waarin zich reserveonderdelen, informatie of andere materialen bevinden (bvb. een specifieke lamp, de juiste grootte mosselen voor de mosselpot, pigment voor verf, …). Voor de conservatie of restauratie van een werk kan het van belang zijn om het juiste onderdeel op reserve te hebben. Echter, wat doe je met vergankelijke materialen (bvb. suikerklontjes, elastiek, …) of materiaal van de markt verdwijnt (bvb. gloeilampen)? In de kunstenaarsdozen probeert S.M.A.K. een reserve aan te leggen, maar men weet ook niet hoelang deze reserve standhoudt of aanvulbaar is.

===Depot===
Het depot van de schilderijen is geklimatiseerde ruimte (ca. 18-20 graden, 52% vochtigheid). Hier worden niet alleen schilderijen bewaard, maar ook kleine 3D objecten in speciaal hiervoor gemaakte verpakkingen en de werken op audiovisuele dragers, omdat deze een koelere bewaartemperatuur vragen.

Hiernaast zijn er nog een aantal andere depots, op de site of elders. Elk werk heeft een staanplaatsnummer waardoor men in het registratieprogramma kan nagaan waar elk werk zich bevindt.

==Meer info?==
KUNSTWERKT: 09 235 22 70 / info@kunstwerkt.be / www.kunstwerkt.be

Wie zelf meer wil weten over archiveren kan terecht bij de [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties TRACKS-partnerorganisaties].
[[Categorie:Nieuws]]

TRACKS-ontmoetingsmoment 2015 omtrent archief- en collectiezorg, een korte samenvatting

2021-10-07T12:52:37Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

PACKED vzw organiseerde op 23 juni 2015 een tweede ontmoetingsmoment omtrent archief- en collectiezorg in de kunstsector. Samen met Het Firmament, Kunstenpunt en de andere partners uit het TRACKS-netwerk ontvingen we geïnteresseerden om ervaringen te delen en kennis uit te wisselen.

Hier lees je een korte samenvatting van deze namiddag.

[[Bestand:TRACKS publieksmoment 2015 3.jpg|thumb|400px|Ontmoetingsmoment TRACKS 23 juni 2015 (BRONKS). Auteur: PACKED vzw - CC0]]

Rony Vissers gaf als coördinator van PACKED vzw in zijn inleiding een korte stand van zaken. Hoe is TRACKS tot stand gekomen en hoe past dit in de aandacht die er recent is voor het erfgoed van de kunsten?

Piet De Coster, zakelijk leider van BRONKS, vertelde hoe de organisatie gedurende het 23-jarig bestaan al het archief bijhield en het recent overdroeg naar het AMVB. Maar het blijft steeds een uitdaging om in de werking deze archiefwerking verder door te zetten en te integreren.

Leen Driesen (Departement Jeugd, Sport, Cultuur en Media) lichtte kort de subsidievoorwaarde 'zorg dragen voor eigen archief' uit het Kunstendecreet toe en hoe de opvolging binnen het Departement Jeugd, Cultuur, Sport en Media zal gebeuren. Hierbij werd verwezen naar de TRACKS-toolbox en de richtlijnen die hier gegeven worden.

Aan de tafels vonden tien sessies plaats waar men in gesprek kon gaan en waar deelnemers die nog moeten starten met acties rond archief- en collectiezorg interessante ideeën konden uitwisselen. Aan bod kwamen zeer diverse praktijkverhalen uit diverse disciplines en sectoren. Bij alle gesprekken kwam aan bod dat een jubileum een aanleiding is om naar het archief te kijken. Dit is positief, maar ook tevens belangrijk om de inspanningen daarna vol te houden. Archief- en collectiezorg blijkt een structurele taak voor iedereen.

Stella Lohaus en Hélène Vandenberghe vertelden over de diversiteit aan materialen die beheerd worden in de stichting / estate en hoe ze hiermee omgingen na het overlijden van de kunstenaar.

Angelos, de organisatie rond het beeldend werk van Jan Fabre, maakte de keuze om samen te werken met LIMA voor het digitaliseren en ontsluiten van de performancevideo's en dat bleek voor beide partijen een positief verhaal.

Ultima vez startte met digitalisering toen PACKED en VIAA nog niet aanwezig waren in het veld. Achteraf gezien zijn er dingen die ze graag geweten hadden toen ze begonnen. Opmerkelijk is dat de volgorde van acties bij VIAA tegenovergesteld zijn aan deze van Ultima Vez.

Architectenbureau Martine De Maeseneer heeft naast het digitale ook veel aandacht voor het analoge archief. Het analoge materiaal blijft ook een goeie manier om je geschiedenis en je werk te laten leven.

Collegium vocale heeft een beroep gedaan op Resonant en een stagiair voor het aanpakken van het archief. Vooral de voorbereiding voor de overdracht naar het Stadsarchief Gent was meer werk dan men verwacht had.

Theater aan Zee wacht momenteel nog op de beslissing rond hun subsidieaanvraag voor een cultureel erfgoedproject. Uit het gesprek bleek vooral welke acties reeds verricht werden en hoe vrijwilligers hierbij konden helpen.

We sloten de namiddag af met de vaststelling dat er een wil is tot het bewaren en ontsluiten van het archief, maar men ervaart ook dat men het maar tot op zekere hoogte zelf kan doen. Daarnaast doet men beroep op de externe expertise van onder andere Het Firmament, Resonant, CVAa, PACKED vzw en Kunstenpunt.

Deze zomer werken wij aan een meer uitgebreid verslag van deze namiddag.

==Meer weten?==
Heb je zelf vragen over je archief en/of collectie? Wil je zelf een archiefactie opzetten, maar weet je niet hoe eraan te beginnen?

Aarzel dan niet om ons te [https://www.projecttracks.be/contact contacteren]. Alle [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties TRACKS-partners] helpen je graag verder!

[[Categorie:Nieuws]]

Verslag lancering TRACKS-website op 18 juni

2021-10-07T12:51:38Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

Op 18 juni 2014 kwamen meer dan 100 geïnteresseerden uit de kunsten- en de cultureel erfgoedsector bijeen in de Beursschouwburg voor een inspirerende namiddag over het erfgoed van de kunstensector. Een verslag van een interessante namiddag.

[[Bestand:Lancering TRACKS - 18 juni 2014 01.jpg|thumb|600px|Lancering TRACKS, 18 juni 2014. PACKED vzw - CC0]]

Jos Van Rillaer lichtte het belang van het kunstenerfgoed toe vanuit het Agentschap Kunsten en Erfgoed. In het huidige, maar ook in het nieuwe kunstendecreet wordt aandacht besteed aan archief- en collectiezorg. Als leider van de Beursschouwburg lichtte Tom Bonte een tipje van de sluier van de gebeurtenissen die volgend jaar plaatsvinden naar aanleiding van 50 jaar Beursschouwburg. Delen uit het archief worden gebruikt en hergebruikt voor de creatie van nieuwe werken. Of hoe 50 jaar aan verzameld materiaal kan dienen ter inspiratie van hedendaagse kunstenaars.

Aan zes tafels vertelden vervolgens verschillende kunstenaars of kunstenorganisaties over hun archief en hun collectie. Inspirerende voorbeelden, problematieken en ervaringen werden op tafel gelegd.

In een tweede ronde tafelgesprekken werd er ingegaan op de toekomst van het kunstenerfgoed. Waarom is het belangrijk om zorg te dragen voor archieven en collecties? Wat zijn de obstakels? Welke bijkomende ondersteuning is er nog nodig?

Het werd duidelijk dat, ondanks de verschillende organisatievormen en disciplines, er gelijkaardige noden zijn.

Als laatste werd de TRACKS toolbox voorgesteld. Neem een kijkje, dwaal rond tussen de richtlijnen, tools en praktijkvoorbeelden en laat ons weten wat je ervan vindt!

De resultaten van deze boeiende namiddag zijn verwerkt in [[:Bestand:Verslag 18062014.pdf|dit verslag]].

Als je nog vragen zou hebben of je vindt niet wat je zoekt, neem contact op met één van de [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties partnerorganisaties] die TRACKS dragen of [https://www.projecttracks.be/contact contacteer ons].

[[Bestand:Lancering TRACKS - 18 juni 2014 02.jpg|thumb|600px|Lancering TRACKS, 18 juni 2014. PACKED vzw - CC0]]
[[Bestand:Lancering TRACKS - 18 juni 2014 04.jpg|thumb|600px|Lancering TRACKS, 18 juni 2014. PACKED vzw - CC0]]
[[Bestand:Lancering TRACKS - 18 juni 2014 05.jpg|thumb|600px|Lancering TRACKS, 18 juni 2014. PACKED vzw - CC0]]
[[Bestand:Lancering TRACKS - 18 juni 2014 06.jpg|thumb|600px|Lancering TRACKS, 18 juni 2014. PACKED vzw - CC0]]
[[Categorie:Nieuws]]

Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)

2021-10-07T12:48:00Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

In deze tool leggen we uit hoe je een archief als geheel kunt beschrijven. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de Tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]].

[[Bestand:Collectie_schilderijen.JPG|x300px]]

==Wat?==
In sommige gevallen is het nodig om een beschrijving te maken van je volledige archief of collectie(s), bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een erfgoeddatabank. Dit scenario verschilt van de bovenstaande methodes omdat je in feite maar één beschrijving maakt. Een beschrijving van het volledige archief of collectie geeft ook enkel de meest algemene gedeelde kenmerken. Het kan bijgevolg niet gebruikt worden om de inhoud van een archief of collectie in detail te beschrijven en ontsluiten. Een beschrijving op archief- of collectieniveau zal in de praktijk doorgaans worden aangevuld met een meer gedetailleerde toegang.

==ISDAD(G)==
ISAD(G) is een standaard die in de archiefsector gebruikt wordt om archieven te beschrijven op het hoogste niveau. Binnen ISAD(G) zijn er zes verplichte basisvelden:
* Referentie
* Titel
* Archiefvormer
* Datering
* Omvang
* Beschrijvingsniveau

Naast deze zes verplichte velden zijn er twintig optionele beschrijvingselementen. Voor een overzicht van deze velden zie de Nederlandstalige [[:Bestand:ISADG_Handleiding.pdf|handleiding]] voor ISAD(G) en het [[:Bestand:Sjabloon_ISADG.doc|sjabloon]] voor een volledige ISAD(G)-fiche.

Bekijk onderstaande voorbeelden van ingevulde ISAD(G)-fiches om een beter beeld te krijgen van wat er precies verwacht wordt:
* [[:Bestand:ISADG_Kopergietery.pdf|ISAD(G)-fiche Kopergietery]]
* [[:Bestand:ISADG_Toneelhuis.pdf|ISAD(G)-fiche Toneelhuis]]

==COMETA==
[[:Bestand:COMETA_elementen.pdf|COMETA]] staat voor ‘collectiemetadata’ of gegevens over collecties. Het is een model voor het maken van gestructureerde beschrijvingen van erfgoed op het niveau van de collectie. Het model kwam tot stand door de vergelijking van bestaande standaarden, zoals ISAD(G) (zie boven) en [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:RSLP RSLP], en bestaande praktijken, maar het is zelf geen standaard of erkende norm.

Archiefbank Vlaanderen, de online databank van private archieven, maakt gebruikt van de ISAD(G)-standaard en het Cometa-model. Raadpleeg de tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen]] voor meer informatie.

==Tips==
* Wees in je beschrijvingen beknopt, maar probeer steeds de belangrijkste details mee te geven. Hoe gedetailleerder de beschrijvingen, hoe gemakkelijker het wordt om het juiste stuk terug te vinden.
* Het is niet nodig om een duur archiefbeschrijvingssysteem aan te kopen. Deze zijn vooral bedoeld voor professionele archiefinstellingen. Voor de beschrijving van je archief of collectie(s) zijn programma’s als Word of Excel (of hun equivalenten) meer dan voldoende.
* Haal voor de beschrijving (en eventueel ordening) van je archief inspiratie bij collega-instellingen en -organisaties. Ook archiefinstellingen en dienstverlenende organisaties kunnen je op dit vlak een dienst bewijzen en van de nodige documentatie voorzien.
* Heb je hulp nodig hebt bij het beschrijven van een archief of collectie, neem contact op met een [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties TRACKS-partnerorganisatie].

''Auteur: Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]), [[Het Firmament]], Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]

Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden

2021-10-07T12:46:38Z

Elise Gacoms: Link naar partnerorganisaties aangepast

Je digitaal archief is goed gebackupt. Of staat alles in de cloud? Prima, je hebt al je digitale bestanden nog. Krijg je ze nog open? Hopelijk is je affiche ook in een ander formaat te vinden dan in dat PageMaker-bestand uit 1994 waar geen software meer voor ter beschikking is. Je leest het goed, een digitaal archief bewaart zich niet vanzelf.

[[Bestand:Virus_Blaster.jpg|right]]

== Het probleem van digitale obsoletie ==

Digitale obsoletie ontstaat wanneer een bestand zou oud is dat de software om het te openen niet meer beschikbaar is, tenzij je overgaat tot een (tijdsintensief) stukje digitale archeologie. Ook als de software nog bestaat, is de kans reëel dat recentere versies van de software de bestanden van oudere versies anders weergeven.

De duurzaamheid van software wordt bepaald door:
* de mate van backward compatibility: hoe goed kan een nieuwe versie van de software bestanden van oudere versies nog lezen?
* de complexiteit van de software: hoe complexer de software, hoe moeilijker het is om backward compatibility te garanderen.
* de verspreiding ervan op de markt of de community: een grote markt zorgt ervoor dat er meer software is om bestanden te lezen.
* de open documentatie ervan: als de broncode raadpleegbaar is, kunnen programmeurs software blijven ontwikkelen om het bestandsformaat te lezen. Door het gebruik van open bestandsformaten verklein je het risico dat je afhankelijk wordt van bepaalde technologieën of leveranciers.

Het [[Bestandsformaat|bestandsformaat]] bepaalt op welke manier de informatie in een computerbestand gecodeerd is. Het wordt vaak aangegeven door middel van een extensie in de bestandsnaam. Een [[Codec|codec]] is een stuk soft- of hardware dat toelaat data te coderen en decoderen of te comprimeren en decomprimeren.
Om een overzicht te krijgen van de bestandsformaten die aanwezig zijn in je digitaal archief kan je [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]] gebruiken.

== Andere bedreigingen ==

Voor beeld- en videobestanden kan er op termijn een probleem met compressie ontstaan. Zo worden foto’s massaal in JPEG opgeslagen terwijl dat formaat met een intensief compressiealgoritme werkt. Je ziet het niet meteen met het blote oog, maar het geeft wel problemen wanneer je de foto migreert naar een nieuw formaat. Dit doe je bv. wanneer je de foto importeert in een beeldverwerker als Photoshop.

Hou ook rekening met het probleem van bestanden die naar elkaar refereren. Een InDesign-bestand bevat bijvoorbeeld niet de afbeeldingen, maar verwijst naar de afbeeldingen die elders staan op je schijf. Wanneer de bestanden worden verplaatst, dan gaat de connectie verloren.

== Hoe kies je het juiste bestandsformaat? ==

Een digitaal archief leesbaar houden is in essentie het continu [[Migratie|migreren]] van oude bestanden naar de actuele bestandsformaten (wat we noemen: een "migratiestrategie"), of het nabootsen of [[Emulatie|emuleren]] van een oude computeromgeving op de actuele computeromgeving, zodat oude software nog kan draaien (wat we noemen: een "emulatiestrategie").

Beide strategieën zijn op termijn erg complex en vaak ook voer voor specialisten. Als kunstenaar of kunstenorganisatie focus je er in eerste instantie best op om een open en goed gedocumenteerd bestandsformaat te kiezen bij de creatie van je document. Dat is de beste garantie om je digitaal archief op termijn leesbaar te houden. Je kan ook op meerdere paarden wedden door bv. van complexe 3D-modellen ook afbeeldingen of pdf's te bewaren. In tweede instantie kan je nagaan of zich tussen het reeds bestaande digitaal materiaal potentieel "bedreigde" bestanden bevinden. Als dat zo is, neem dan gerust contact op met één van de [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties partners uit het TRACKS-netwerk] voor meer advies op maat.

Hieronder vind je een overzicht van tips per bestandstype.

=== Tekstverwerkingsdocumenten ===

Voorbeelden: DOC, DOCX, ODT, TXT, RTF

Tekstverwerkingsdocumenten worden best opgeslagen in ODT, of, wanneer het document niet meer moet worden gewijzigd, in pdf. Vanuit Word is het tegenwoordig eenvoudig om bestanden op te slaan in ODT of PDF. Kies in dit laatste geval niet voor de "print-to-pdf"-functie. Deze is minder kwaliteitsvol dan de "publiceren-" of "exporteren-"functie. Kies ook steeds voor het archiveringsprofiel van pdf: PDF/A. Een dergelijk archiveringsprofiel kan in Word gekozen worden bij de instellingen voor pdf-opslag. Bestanden in de nieuwste versie van Word (DOCX-bestanden) opslaan in het originele formaat is geen ideale oplossing, al zijn de risico's momenteel erg laag.

==== ODT ====

ODT (Open Document Text) is de opensourcevariant van DOC en DOCX. Het is een open formaat voor opgemaakte tekst en krijgt daarom de voorkeur.

==== PDF ====

PDF-bestanden kunnen (op middellange termijn) gewoon in het PDF-formaat worden bewaard. Zorg ervoor, indien mogelijk, dat iedere pdf die wordt aangemaakt binnen het bureau wordt opgeslagen in een archiveringsprofiel van pdf (bij voorkeur PDF/A, of in geval van bouwtekeningen PDF/E)

=== Raster images ===

Voorbeelden: TIFF, JPEG, GIF, PNG, PSD, BMP

Een rasterafbeelding of bitmap is een afbeelding in digitale vorm, waarbij van elke pixel de kleur wordt vastgelegd. Het nadeel van een rasterafbeelding is dat bij het vergroten de afzonderlijke pixels zichtbaar zullen worden. Voor het bewerken van rasterafbeeldingen zijn er bitmapprogramma's. De tegenhanger van een rasterafbeelding is de vectorafbeelding.

Een voorbeeld van een rasterafbeelding is een opname met een digitale camera die het beeld opneemt met een beeldchip, die een raster van pixels bevat.

==== TIFF ====

Algemeen wordt TIFF aangeraden als duurzaam bewaarformaat voor raster images. Er wordt bij afbeeldingen best geen gebruik gemaakt van compressie. Gebruik van ([[Lossy datacompressie|lossy]]) compressie zorgt er immers voor kwaliteitsverlies bij bewerkingen van het beeld. Zorg er daarom voor dat foto's met artistieke waarde, gebruikt voor communicatie en presentatie, aangeleverd en opgeslagen worden in ongecomprimeerde TIFF.

Er zijn verschillende TIFF-profielen. Uncompressed baseline IBM TIFF v6.0 wordt als de meest duurzame beschouwd. Zorg ervoor dat er als kleurruimte gebruik gemaakt wordt van een RGB-profiel, als het kan AdobeRGB of ecirgb-v2. Ook Photoshopbestanden krijgen best een equivalent in TIFF, maar blijf het originele bestand met layer-informatie bewaren wanneer je dit nog verder wilt bewerken.

==== JPEG ====

Voor foto's die worden gemaakt ter documentatie van een voorstelling of publieksevent, is het geen probleem om JPEG te gebruiken. Gebruik geen exotische of obsolete formaten, zoals BMP (Bitmap).

==== PNG ====

PNG is een open beeldformaat dat gebruik maakt van [[Lossless datacompressie|lossless compressie]] (waarbij geen beeldinformatie verloren gaat). PNG wordt gebruikt voor online publicaties en presentaties in hoge kwaliteit of voor logo’s en grafieken.

=== 2D Vector images ===

Voorbeelden: AI, SVG, EPS

Een vectorafbeelding is een grafische voorstelling die opgebouwd is uit eenvoudige meetkundige objecten, zoals punten, lijnen, krommen, polygonen e.d. Complexe vormen ontstaan door combinaties van deze basisvormen. De afbeelding wordt beschreven door de formules van de objecten. Daardoor laten vectorafbeeldingen zich tot elk gewenst formaat vergroten zonder dat er kwaliteitsverlies optreedt. Dit in tegenstelling tot een raster- of bitmapafbeelding, waarbij individuele pixels van het digitale canvas los worden ingekleurd. De resolutie voor de gekozen schaal ligt dan vast, als gevolg waarvan de afbeelding wazig of blokkerig wordt bij vergroting.

In de beschrijving van een vectorafbeelding kan bijvoorbeeld staan dat er een cirkel van een bepaalde kleur en grootte over een tekst heen moet worden getekend. Van zowel de tekst als de cirkel komt de absolute grootte niet vast te liggen, alleen de onderlinge verhouding. Vectorafbeeldingen kunnen dankzij deze flexibiliteit op willekeurige grootte afgebeeld worden terwijl de resolutie (de informatiedichtheid) gelijk blijft.

==== SVG ====

Algemeen wordt SVG aangeraden als duurzaam bestandsformaat voor vectoriële tekeningen. Zorg daarom steeds voor een SVG-equivalent van definitieve vector-images.

=== Tekstbestanden ===

Voorbeelden: TXT

Tekstbestanden kunnen gewoon als tekstbestand bewaard worden. Let op, tekst kan op verschillende manieren gecodeerd worden (bv. ANSI, ASCII en UTF-8). Probeer er in de mate van het mogelijke voor te zorgen dat tekstbestanden in '''UTF-8''' worden gecodeerd.

=== Presentatiebestanden ===

Voorbeelden: PPT, PPTX

Deze bestanden kunnen op middellange termijn in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Een duurzamer formaat is PDF, dus migreer voltooide presentaties naar dit formaat. PPT is ondertussen verouderd. Zorg er daarom voor dat PPT-bestanden ook een equivalent hebben in PPTX of pdf. Kies voor '''PDF/A'''.

=== Spreadsheets of rekenbladen ===

Voorbeelden: XLS, XLSX, ODS

Er is binnen de archiefgemeenschap geen sluitende oplossing voor spreadsheetbestanden. XLSX en ODS worden wel als voldoende duurzaam beschouwd. XLS is verouderd. Het verdient de aanbeveling om belangrijke XLS-spreadsheets in het archief te identificeren en een equivalent te creëren in '''ODS''' en '''XLSX'''.

=== Videobestanden ===

Voorbeelden: AVI, FLV, MOV, MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, SWF, WMV

Video's duurzaam bewaren is een taak van specialisten. Wanneer je echter video's bestelt, kan je van de leveranciers eisen dat ze hun video's aanleveren in duurzame formaten. '''MKV''' is in principe het meest duurzame formaat voor de opslag van video. Ook '''MXF''', '''AVI''' en '''MOV''' zijn duurzame formaten. Bestandsformaten voor audio en video zijn slechts containers voor de video- en audiostreams. Het is ook belangrijk om te bepalen hoe video en audio dienen te worden geëncodeerd. Binnen de archief- en erfgoedsector wordt algemeen de '''FFV1'''-codering gekozen. Voor audiostreams wordt aangeraden deze te coderen in '''LPCM'''. Zorg ervoor dat zowel het bestandsformaat als de video- en audiostream niet zijn gecomprimeerd. Dit leidt vaak tot grote bestanden (voor FFV1: 45-50 GB per uur video!!), dus pas het vooral toe bij waardevolle video's, waarin veel geld geïnvesteerd is.

Voor minder belangrijke video's kunnen lagere kwaliteitsnormen in acht worden genomen. De videocodec’s '''h.262''' en '''h.264''' worden bijvoorbeeld veel gebruikt in het '''MP4-formaat'''. Een goed overzicht voor het duurzaam opslaan van videobestanden is na te lezen op [https://www.scart.be/?q=nl/content/een-beknopte-gids-voor-het-kiezen-van-een-digitaal-videoformaat-voor-archiveringsbestanden SCART]

=== Audiobestanden ===

Voorbeelden: AC3, AIFF, MP3, WAV, WMA

Belangrijke audiobestanden sla je het beste op in het '''WAV'''-formaat. Ook '''FLAC''' en '''AIFF''' gelden als duurzame formaten. Maak gebruik van '''LPCM''' voor de codering van het geluidssignaal. MP3 kan gebruikt worden als raadplegingsformaat of voor minder belangrijke audiobestanden, bv. wanneer je audiobestanden via je website wil ontsluiten.

=== Mailbestanden ===

Voorbeelden: PST, MBOX, MSG

Mails kunnen op verschillende manieren worden bewaard. Indien volledige mailboxen worden bewaard kan best worden geopteerd voor het '''MBOX-formaat'''. Het is echter aan te raden om belangrijke mails met hoge informatieve waarde voor het project ook apart op te slaan in het projectdossier. Hiervoor kan best het '''EML-formaat''' dienen. Sla bijlagen ook steeds apart op van de e-mail. Gmail beschikt over functies om e-mails te exporteren of op te slaan in EML en MBOX. Outlook maakt gebruik van applicatieafhankelijke formaten, zoals PST en MSG, die niet duurzaam zijn. Om Outlook-mailboxen op te slaan, kan daarom best gebruik worden gemaakt van een e-mailclient als Thunderbird (zie tool [[Hoe archiveer je e-mails?]]).

=== Websites ===
Websites zijn in wezen dynamische informatiegehelen, die voortdurend veranderen. Alle informatie capteren kan dan ook maar door op gezette tijdstippen snapshots te nemen van je website, ongeveer zoals the Internet Archive dat doet (archive.org). Let wel: het is niet voldoende om enkel te vertrouwen op the Internet Archive. De snapshots van deze dienst zijn zelden volledig. Bovendien is het relatief eenvoudig om deze zelf aan te maken. Een snapshot van een website is een "statische kopie" van alle '''HTML-pagina's''' waaruit de website bestaat, samen met alle afbeeldingen, style sheets enz. Het systeem waarop de website draait (vaak een content management systeem als Drupal of Wordpress) wordt in zo'n geval niet mee gearchiveerd. Het archiveringsformaat voor websites is '''WARC'''. In de tool Hoe archiveer je websites? vind je strategieën voor het opslaan van websites.

De mate waarin je websites effectief kunt archiveren, is vaak afhankelijk van de technologie die wordt gebruikt. Flash-code is bijvoorbeeld erg moeilijk om te archiveren. De mate waarin je website archiveerbaar is, kan gemeten worden op [http://archiveready.com archiveready.com]. Indien je nieuwe websites ontwikkelt, probeer er dan in de mate van het mogelijke voor te zorgen dat ze later eenvoudig archiveerbaar zijn.

=== Databases ===

Databases bestaan in verschillende vormen en functies. Een databank archiveren gaat er in essentie om dat de informatie in de database geëxporteerd wordt in een vorm, zodat deze in een nieuwe database kan worden geïmporteerd. Vaak gaat het om Excel-tabellen, '''CSV'''-bestanden of '''XML'''-bestanden, maar ook andere databestanden zijn mogelijk. Belangrijk is dat er goed gedocumenteerd wordt hoe de databank in elkaar zat. Dezelfde opmerking geldt hier als bij websites: bouw databases zo op, dat de informatie er gemakkelijk uitgehaald kan worden in vormen die eenvoudig in andere databanken kunnen worden geïmporteerd.

=== 2D CAD ===

Voorbeelden: DWG, DXF, VWX, DGN

2D-CAD-bestanden kunnen het best worden opgeslagen in een formaat dat algemeen gebruikt en makkelijk te openen is. Voor CAD-tekeningen in 2D is dit meestal '''DWG''' of '''DXF'''. Voor architecten die geen gebruik maken van Autodesk-producten is het aangeraden om tekeningen met een uitgewisselde en gepubliceerde status in DWG of DXF op te slaan. Zorg dat bestanden die naar elkaar refereren (zoals xref's of plotstyle-bestanden) bij elkaar staan (via AutoCAD kan dit bv. worden gerealiseerd via de etransmit-functie).
In veel gevallen worden tekeningen in 2D-CAD ook naar pdf omgezet. Blijf deze pdf’s behouden. Niet alleen hebben ze een juridische waarde, de duurzaamheid van PDF is momenteel veel groter dan die van enige CAD-bestand. PDF's worden op dit moment meestal via de plot- of printfunctie gecreëerd. Programma's als AutoCAD en Vectorworks voorzien echter in de mogelijkheid om tekeningen rechtstreeks te exporteren naar pdf. De pdf's kunnen in dat geval meer informatie bevatten, de kans op fouten bij pdf-creatie verkleint en het geeft ook meer controle aan de tekenaar over welke elementen nu precies in de tekening moeten komen. Kies voor '''PDF/A''' of '''PDF/E'''.

=== 3D CAD ===

Voorbeelden: DWG, DXF, VWX, DGN, SKP, 3DM

CAD-bestanden kunnen het best worden opgeslagen in een formaat dat algemeen gebruikt en makkelijk te openen is. Voor CAD-tekeningen in 3D is een dergelijk formaat echter nauwelijks voorhanden. Bewaar 3D-modellen daarom in hun '''oorspronkelijke formaat''', maar documenteer wel de software en de versie van de software waarmee het bestand is gemaakt en documenteer ook de system requirements ervan. Er zijn immers gevallen bekend waarbij een 3D-CAD-bestand anders wordt weergegeven na een versie-update van de software. Om technische 3D-modellen uit te wisselen en te publiceren werpt '''IFC''' zich steeds meer op als de industriestandaard. IFC is open gedocumenteerd en duurzaam, maar hou er rekening mee dat de vertaalslag van 3D-model naar IFC steeds een zeker verlies inhoudt.

=== 3D modeling files ===

Voorbeelden: 3DS, VRML, X3D, U3D, BLEND

De variatie in 3D modeling files is te groot om algemene uitspraken te doen over hun preservatie. X3D en U3D zijn duurzame bestandsformaten, maar deze bestanden zijn niet geschikt als duurzaam formaat voor alle 3D-modellen. Bewaar daarom net als voor 3D-CAD de bestanden in hun '''oorspronkelijke formaat''', met documentatie van de oorspronkelijke software. Vaak worden 3D-modellen gemaakt om andere documenten te produceren, zoals renders in 2D. Voor dergelijke documenten gelden dezelfde aanbevelingen als voor beeldbestanden. In sommige gevallen is een 3D-model geen bestand, maar een executable, zoals bij modellen in Unity. Documenteer in dat geval zeker de system requirements van de executable. Het is een goede optie om 3D-scènes te documenteren via snapshots of video's (bv. schermopnames).

=== Bladmuziek ===

De aangeraden formaten voor het bewaren van digitale bladmuziek zijn '''PDF/A''', '''TIFF''' of '''MusicXML'''. Het formaat waar je voor kiest is afhankelijk van het beoogde gebruik.

'''PDF/A''' en '''TIFF''' zijn goede formaten voor het bewaren en lezen van documenten. Je behandelt deze net zoals je eender welk ander document in pdf of afbeelding in TIFF zou bewaren. '''MusicXML''' is een open formaat dat het mogelijk maakt om bladmuziek te noteren en te bewerken. Dit betekent dat je de informatie die achter de noten genoteerd staat, bewaart en eenvoudig kan aanpassen. Dit is wel minder handig voor het lezen en uitvoeren van muziek. In dat geval kan de partituur best worden opgeslagen naar PDF/A of TIFF.

''Auteur: Wim Lowet (VAi) en Nastasia Vanderperren (meemoo)''

[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]

Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg

2021-10-07T12:22:28Z

Elise Gacoms: Link aangepast

<languages /><translate>

Om doelstellingen en daaraan gekoppelde acties te bepalen, is het noodzakelijk dat je eerst een goed overzicht hebt van jouw [[archief]] en/of je collecties. (Meer informatie daarover vind je bij: [[Breng je archief en collectie(s) in kaart]].)


Waarom wil je zorg dragen voor je archief en/of collectie? Welke doelstellingen wil je daarmee bereiken? Hier vind je alvast enkele motieven en inspirerende voorbeelden die je op weg kunnen helpen om binnen je eigen werking doelstellingen vast te leggen. Deze voorbeelden zijn afkomstig van personen of organisaties die deelnamen aan een begeleidingstraject. De uitgebreide beschrijving van hun projecten, vind je bij de [[:Categorie:Praktijkvoorbeelden|praktijkvoorbeelden]].
[[File:A Design thinking Workshop.jpg|thumb|600px|Jose Berengueres, [https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0 CC BY-SA 4.0 ], via Wikimedia Commons]]

==Efficiënter werken== 
Een goed beheer van archief en collecties zorgt ervoor dat jijzelf en andere (nieuwe) medewerkers de nodige documenten sneller terugvinden en delen. Bovendien vermijd je dubbels (identieke kopieën). De communicatie tussen collega's verloopt sneller én de (digitale) opslagruimte wordt efficiënter gebruikt. Zo kan je plaats besparen en de kosten voor (fysieke en digitale) opslagruimte drukken.
* [[Archief opruimen met Tristero]]
* [[De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst]]
* [[Jobstudent werkt op archief bij KVS]]
* [[Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA|Bij Martine De Maeseneer Architecten werden procedures ontwikkeld om het ontwerpproces duurzaam en gestructureerd te bewaren]].


Door je archief te ontsluiten, maak je de informatie gemakkelijker vindbaar voor hergebruik voor jezelf, je collega's en derden.
* [[Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery]]
* [[Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering]]

==Verlies van kennis en informatie voorkomen== 
Het duurzaam bewaren van archief en/of collecties voorkomt dat je kennis en informatie verliest.
* [[Projectarchieven en -collecties van FLACC ontsluiten met ICA-ATOM]]
* Netwerk Aalst nam interviews af van de artistiek directeur om na zijn pensioen zijn kennis binnen de organisatie te houden.

==De geschiedenis van de eigen organisatie bewaren voor de toekomst== 
Door zorg te dragen voor je archief en/of collectie, bewaar je ook je eigen geschiedenis.
* [[Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit]]
* [[Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering]]


Naar aanleiding van een jubileum of een evenement kan je met een publicatie, tentoonstelling, website, databank, ... een overzicht geven van de evolutie en de hoogtepunten in de geschiedenis van je organisatie of je loopbaan.


Door het afgelegde parcours van je organisatie of je loopbaan te tonen, creëer je draagvlak voor je toekomstige werking.

==De visie, het werk en de ideeën van de betrokken makers of kunstenaars laten voortleven== 
* [[Projectarchieven en -collecties van FLACC ontsluiten met ICA-ATOM]]

==Publiekswerking== 
Archief- en/of collectiestukken beschikbaar maken voor hernemingen of heropvoeringen.
* Door het opmaken van opstellingsplannen, kunnen de kunstwerken van Bernd Lohaus opgesteld worden zonder dat de beheerder aanwezig moet zijn.
* MATRIX wil educatieve partituren online ontsluiten, zodat de muziek opnieuw gespeeld kan worden door andere muzikanten.


Archief- en/of collectiestukken gebruiken om workshops, sociaal-artistieke en educatieve projecten te organiseren.


Archief en/of collectie openstellen voor (cultuurhistorisch) onderzoek.
* [[Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit]]

==Archief en/of collectie gebruiken als basis voor nieuw werk== 
Je kan zelf inspiratie putten uit je archief- en/of collectiestukken voor nieuw werk.
* Circus Ronaldo inventariseerde hun historische decordoeken en gebruikte een aantal voor een nieuwe voorstelling.


Jouw archief en/of collectie kan ook anderen inspireren voor nieuw werk.

==Voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief' van het Kunstendecreet== 
Iedereen die structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, is verplicht om aan archiefzorg te doen. Op deze website vind je een uitgebreid overzicht van wat begrepen wordt onder 'basiszorg'.


[[Categorie: 1. Visie]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg

2021-10-07T12:21:08Z

Elise Gacoms: Link naar pagina architectenbureau mdma toegevoegd

<languages /><translate>

Om doelstellingen en daaraan gekoppelde acties te bepalen, is het noodzakelijk dat je eerst een goed overzicht hebt van jouw [[archief]] en/of je collecties. (Meer informatie daarover vind je bij: [[Breng je archief en collectie(s) in kaart]].)


Waarom wil je zorg dragen voor je archief en/of collectie? Welke doelstellingen wil je daarmee bereiken? Hier vind je alvast enkele motieven en inspirerende voorbeelden die je op weg kunnen helpen om binnen je eigen werking doelstellingen vast te leggen. Deze voorbeelden zijn afkomstig van personen of organisaties die deelnamen aan een begeleidingstraject. De uitgebreide beschrijving van hun projecten, vind je bij de [[:Categorie:Praktijkvoorbeelden|praktijkvoorbeelden]].
[[File:A Design thinking Workshop.jpg|thumb|600px|Jose Berengueres, [https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0 CC BY-SA 4.0 ], via Wikimedia Commons]]

==Efficiënter werken== 
Een goed beheer van archief en collecties zorgt ervoor dat jijzelf en andere (nieuwe) medewerkers de nodige documenten sneller terugvinden en delen. Bovendien vermijd je dubbels (identieke kopieën). De communicatie tussen collega's verloopt sneller én de (digitale) opslagruimte wordt efficiënter gebruikt. Zo kan je plaats besparen en de kosten voor (fysieke en digitale) opslagruimte drukken.
* [[Archief opruimen met Tristero]]
* [[De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst]]
* [[Jobstudent werkt op archief bij KVS]]
* [[Bij Martine De Maeseneer Architecten werden procedures ontwikkeld om het ontwerpproces duurzaam en gestructureerd te bewaren|Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA]].


Door je archief te ontsluiten, maak je de informatie gemakkelijker vindbaar voor hergebruik voor jezelf, je collega's en derden.
* [[Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery]]
* [[Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering]]

==Verlies van kennis en informatie voorkomen== 
Het duurzaam bewaren van archief en/of collecties voorkomt dat je kennis en informatie verliest.
* [[Projectarchieven en -collecties van FLACC ontsluiten met ICA-ATOM]]
* Netwerk Aalst nam interviews af van de artistiek directeur om na zijn pensioen zijn kennis binnen de organisatie te houden.

==De geschiedenis van de eigen organisatie bewaren voor de toekomst== 
Door zorg te dragen voor je archief en/of collectie, bewaar je ook je eigen geschiedenis.
* [[Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit]]
* [[Registratie en identificatie van video- en audiotapes bij Damaged Goods voor digitalisering]]


Naar aanleiding van een jubileum of een evenement kan je met een publicatie, tentoonstelling, website, databank, ... een overzicht geven van de evolutie en de hoogtepunten in de geschiedenis van je organisatie of je loopbaan.


Door het afgelegde parcours van je organisatie of je loopbaan te tonen, creëer je draagvlak voor je toekomstige werking.

==De visie, het werk en de ideeën van de betrokken makers of kunstenaars laten voortleven== 
* [[Projectarchieven en -collecties van FLACC ontsluiten met ICA-ATOM]]

==Publiekswerking== 
Archief- en/of collectiestukken beschikbaar maken voor hernemingen of heropvoeringen.
* Door het opmaken van opstellingsplannen, kunnen de kunstwerken van Bernd Lohaus opgesteld worden zonder dat de beheerder aanwezig moet zijn.
* MATRIX wil educatieve partituren online ontsluiten, zodat de muziek opnieuw gespeeld kan worden door andere muzikanten.


Archief- en/of collectiestukken gebruiken om workshops, sociaal-artistieke en educatieve projecten te organiseren.


Archief en/of collectie openstellen voor (cultuurhistorisch) onderzoek.
* [[Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit]]

==Archief en/of collectie gebruiken als basis voor nieuw werk== 
Je kan zelf inspiratie putten uit je archief- en/of collectiestukken voor nieuw werk.
* Circus Ronaldo inventariseerde hun historische decordoeken en gebruikte een aantal voor een nieuwe voorstelling.


Jouw archief en/of collectie kan ook anderen inspireren voor nieuw werk.

==Voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief' van het Kunstendecreet== 
Iedereen die structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, is verplicht om aan archiefzorg te doen. Op deze website vind je een uitgebreid overzicht van wat begrepen wordt onder 'basiszorg'.


[[Categorie: 1. Visie]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Categorie:1. Visie

2021-10-07T12:05:36Z

Elise Gacoms: Auteur link spatie tussengevoegd

<languages/>
<translate>

== Het belang van een visie == 
<br>Met een visie maak je als organisatie duidelijk wat je ambities zijn omtrent je archief en collectie(s). Die kunnen eerder bescheiden zijn (bv. documenten met bewijskracht gemakkelijk kunnen terugvinden) of net heel ambitieus (bv. het archief als bron voor onderzoek en artistiek hergebruik). Wat je ook wil bereiken met je archief en/of collectie(s), het is vooral belangrijk dat je de tijd neemt om hierover na te denken en je visie neer te schrijven.


Je archief en/of collectie(s) bestaan uit administratieve en zakelijke documenten (contracten, subsidiedossiers, facturen, ...), creatieve documenten en objecten (schetsen, modellen, foto's, ...) en verzamelingen (boeken, tijdschriften, kostuums, ...) die tot stand komen tijdens het uitvoeren van je werk. Een goed beheer hiervan vertrekt vanuit de idee dat archieven en collecties zich in een [https://archiefwiki.org/wiki/Goede,_geordende_en_toegankelijke_staat een goede, geordende en toegankelijke staat] bevinden. Het houdt ook in dat je documenten hun betrouwbaarheid, [[Authenticiteit|authenticiteit]], [[Integriteit|integriteit]] en bruikbaarheid niet verliezen.


Buiten een aantal wettelijke verplichtingen, bepaal je als privaatrechtelijk persoon of organisatie grotendeels zelf de samenstelling en de waarde van je archief en collectie(s). Daarbij komt dat organisaties die structureel gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, zorg moeten dragen voor hun archief. Het is uiteraard voor iedereen interessant om bewust om te springen met hun eigen archief en/of collectie(s). Zo wordt de structuur van je organisatie namelijk transparanter, kan je documenten en objecten gemakkelijker terugvinden en kan je externen eventueel tonen wat je hebt.<br>


Op basis van je neergeschreven visie kan je de doelstellingen vastleggen die hieruit vloeien en de acties bepalen om ze te bereiken. Deze doelen en acties worden opgenomen in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting ook (een klein) budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.


Het belangrijkste punt is concrete afspraken maken met medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er bedoeld wordt met archief en collectie, waar men de nodige documenten en objecten kan vinden en hoe men ermee moet omgaan. Ook verantwoordelijkheden toewijzen draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.<br>


''Auteur: [[CEMPER]]''
[[Categorie:Tools]]

</translate>