Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Wat zijn kleurprofielen?

2023-12-01T14:20:57Z

Florian Daemen:

<languages />
<translate>

<blockquote>TRACKS en andere kennisplatformen raden aan om de kleuren in je bestanden op te slaan in '''eciRGB_v2''' (of AdobeRGB als het niet anders kan). Deze tool is er voor wie daar het fijne van wil weten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn kleurmodellen en kleurprofielen?
* Waarom kies je best voor eciRGBv2?
* Waarom vertrouw je best niet op de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner voor hoogwaardige digitalisering?
</blockquote>


Wanneer je duurzaam wilt digitaliseren is het belangrijk om een duurzaam kleurprofiel te kiezen. Maar wat is dit juist? En waarom is dit belangrijk?


[[File:Seven_Coloured_Pencils_(ProPhoto_RGB).jpg|600px|class=align-right]]

== Bitdiepte == 
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.


* Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
* Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
* Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.


Het aantal bits per pixel heet de '''bitdiepte'''.

== RGB == 
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/RGB-kleursysteem RGB]'''.


RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.


Rood, groen en blauw noemt men in deze context de '''kanalen'''.

=== Voorbeeld === 
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. <code>#e282ac</code> is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac


De code <code>e2 82 ac</code> is een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: <code>11100010, 10000010, 10101100</code>. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes == 
RGB is een voorbeeld van een '''kleurruimte''' of '''kleurmodel'''. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.


<blockquote>!! Wanneer je digitaliseert gebruik je altijd het kleurmodel RGB !!</blockquote>


Een andere bekende kleurruimte is '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/CMYK CMYK]''', ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).


Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/CIELAB CIE-LAB]'''.

== Kleurmanagement == 
Een digitaal beeld wordt tijdens creatie en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:


* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt;
* De software die het beeld bewerkt;
* Het scherm waarop het wordt weergegeven;
* De printer waarmee het wordt afgeprint.


Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.


Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologieën. Een [https://nl.wikipedia.org/wiki/Liquid-crystal_display LCD-scherm] werkt bv. anders dan een [[wikipedia:LED_display|LED-scherm]]. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.


Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.


Kleurmanagement gaat over '''kleurnuances'''. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.


[[Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M with-colourmanagement.jpg|400px]]
[[Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M-without-colourmanagement.jpg|400px]] 
Links een afbeelding waarbij kleurmanagement werd toegepast, rechts de afbeelding zonder toepassing van kleurmanagement. Let vooral op de verschillende weergave in het rood. (Beeld: gedigitaliseerde dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jageneau (c) VAi | Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088)

== Kleurprofielen == 
Kleurmanagement werkt aan de hand van '''kleurprofielen'''.


Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.


Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:


* Mac: ColorSync-hulpprogramma
* Windows: Kleurbeheer

== Standaardkleurprofielen of ICC-profielen == 
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals JPEG of TIFF, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.


Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen in te kunnen lezen.


Deze standaardprofielen worden '''ICC-profielen''' genoemd. ICC staat voor 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:


* eciRGB_v2
* AdobeRGB
* sRGB

== Het gebruik van ICC-profielen == 

=== eciRGB_v2 en AdobeRGB voor hoogwaardige digitalisering === 
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel '''eciRGB_v2'''.


Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor hoogwaardige digitalisering ook het kleurprofiel '''AdobeRGB''' gebruiken.

=== sRGB voor raadpleegkopieën === 
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel '''sRGB'''?


sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.Om duurzame digitale reproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee. sRGB heeft namelijk een minder groot kleurenbereik en capteert daarom minder rijke kleuren dan eciRGB_v2 of AdobeRGB.


Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goede optie. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eciRGBv2. Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.

== Converteren tussen kleurprofielen == 
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eciRGB_v2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van een duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.


Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren wel naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.


ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.


* De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
* Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.


sRGB is een profiel dat een minder verschillende kleurpotloden heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding.


[[Bestand:CIExy1931 AdobeRGB vs sRGB.png|alt=Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.|600px|Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.]]


Daarom kies je bij kwaliteitsvolle digitalisering best voor een rijk ICC-profiel dat een breed kleurenbereik kan capteren, zoals AdobeRGB of eciRGB_v2.


<blockquote>Let op! In veel digitaliseringssoftware staat sRGB gewoon als standaard ingesteld. Dit moet je dus aanpassen in de instellingen.</blockquote>


''Auteurs: Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]), in samenwerking met Rony Vissers en Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
</translate>

Wat zijn kleurprofielen?

2023-12-01T14:18:39Z

Florian Daemen:

<languages />
<translate>

<blockquote>TRACKS en andere kennisplatformen raden aan om de kleuren in je bestanden op te slaan in '''eciRGB_v2''' (of AdobeRGB als het niet anders kan). Deze tool is er voor wie daar het fijne van wil weten. Je leert wat een kleurmodel en een kleurprofiel is, waarom je best kiest voor eciRGBv2 en waarom je best niet vertrouwt op standaardinstellingen van fototoestel of scanner voor hoogwaardige digitalisering.</blockquote>


Wanneer je duurzaam wilt digitaliseren is het belangrijk om een duurzaam kleurprofiel te kiezen. Maar wat is dit juist? En waarom is dit belangrijk?


[[File:Seven_Coloured_Pencils_(ProPhoto_RGB).jpg|600px|class=align-right]]

== Bitdiepte == 
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.


* Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
* Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
* Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.


Het aantal bits per pixel heet de '''bitdiepte'''.

== RGB == 
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/RGB-kleursysteem RGB]'''.


RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.


Rood, groen en blauw noemt men in deze context de '''kanalen'''.

=== Voorbeeld === 
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. <code>#e282ac</code> is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac


De code <code>e2 82 ac</code> is een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: <code>11100010, 10000010, 10101100</code>. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes == 
RGB is een voorbeeld van een '''kleurruimte''' of '''kleurmodel'''. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.


<blockquote>!! Wanneer je digitaliseert gebruik je altijd het kleurmodel RGB !!</blockquote>


Een andere bekende kleurruimte is '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/CMYK CMYK]''', ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).


Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is '''[https://nl.wikipedia.org/wiki/CIELAB CIE-LAB]'''.

== Kleurmanagement == 
Een digitaal beeld wordt tijdens creatie en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:


* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt;
* De software die het beeld bewerkt;
* Het scherm waarop het wordt weergegeven;
* De printer waarmee het wordt afgeprint.


Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.


Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologieën. Een [https://nl.wikipedia.org/wiki/Liquid-crystal_display LCD-scherm] werkt bv. anders dan een [[wikipedia:LED_display|LED-scherm]]. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.


Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.


Kleurmanagement gaat over '''kleurnuances'''. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.


[[Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M with-colourmanagement.jpg|400px]]
[[Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M-without-colourmanagement.jpg|400px]] 
Links een afbeelding waarbij kleurmanagement werd toegepast, rechts de afbeelding zonder toepassing van kleurmanagement. Let vooral op de verschillende weergave in het rood. (Beeld: gedigitaliseerde dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jageneau (c) VAi | Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088)

== Kleurprofielen == 
Kleurmanagement werkt aan de hand van '''kleurprofielen'''.


Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.


Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:


* Mac: ColorSync-hulpprogramma
* Windows: Kleurbeheer

== Standaardkleurprofielen of ICC-profielen == 
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals JPEG of TIFF, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.


Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen in te kunnen lezen.


Deze standaardprofielen worden '''ICC-profielen''' genoemd. ICC staat voor 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:


* eciRGB_v2
* AdobeRGB
* sRGB

== Het gebruik van ICC-profielen == 

=== eciRGB_v2 en AdobeRGB voor hoogwaardige digitalisering === 
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel '''eciRGB_v2'''.


Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor hoogwaardige digitalisering ook het kleurprofiel '''AdobeRGB''' gebruiken.

=== sRGB voor raadpleegkopieën === 
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel '''sRGB'''?


sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.Om duurzame digitale reproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee. sRGB heeft namelijk een minder groot kleurenbereik en capteert daarom minder rijke kleuren dan eciRGB_v2 of AdobeRGB.


Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goede optie. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eciRGBv2. Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.

== Converteren tussen kleurprofielen == 
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eciRGB_v2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van een duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.


Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren wel naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.


ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.


* De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
* Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.


sRGB is een profiel dat een minder verschillende kleurpotloden heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding.


[[Bestand:CIExy1931 AdobeRGB vs sRGB.png|alt=Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.|600px|Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.]]


Daarom kies je bij kwaliteitsvolle digitalisering best voor een rijk ICC-profiel dat een breed kleurenbereik kan capteren, zoals AdobeRGB of eciRGB_v2.


<blockquote>Let op! In veel digitaliseringssoftware staat sRGB gewoon als standaard ingesteld. Dit moet je dus aanpassen in de instellingen.</blockquote>


''Auteurs: Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]), in samenwerking met Rony Vissers en Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
</translate>

Toon je archief en/of collectie(s) online

2023-12-01T14:11:14Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Een goede manier om je archief of collectie een grotere bekendheid te geven is om deze online vindbaar en/of doorzoekbaar te maken. Je kan dit doen voor je collectie in zijn geheel, of door afzonderlijke stukken online te plaatsen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Op welke manieren kan je je archief of collectie online presenteren?
* Hoe kan je je archief of collectie op je eigen website presenteren?
* Op welke databanken kan je je archief of collectie registreren?
* Hoe kan je je archief of collectie tonen op websites van derden?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op de verschillende manieren om je archief en/of collectie(s) online vindbaar te maken. Je kan opteren voor je eigen website of een gespecialiseerde erfgoeddatabank. In beide gevallen zal je ook moeten kiezen voor het vindbaar maken van je archief en/of collectie(s) als geheel of van een aantal (top)stukken uit je archief en/of collectie(s).


<blockquote>
'''Let op''': rechten op documenten moeten [[Checklist voor het klaren van rechten|geklaard]] zijn voordat je ze online kan zetten.


'''Tip''': Wil je je archief of collectie wel vindbaar én raadpleegbaar maken, maar het gebruik enkel gecontroleerd toestaan? Maak dan een '''overeenkomst''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|modelovereenkomst]]) op met de gebruiker.
</blockquote>

==Toon je archief en/of collectie(s) op je website== 
Door een '''archiefluik''' op je website te plaatsen, met bv. foto’s, filmpjes, persartikels, teksten, tourdata, etc., kan je je werking en projecten vindbaar maken voor anderen. Een aantal voorbeelden zijn:


*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/nl Netwerk Aalst];
*[https://www.kfda.be/nl/archief Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].


[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Webpagina archief Kunstenfestivaldesarts]]


Of je plaatst een volledige '''gearchiveerde website online'''. In het bijzonder voor jaarlijks terugkerende festivals kan dit een interessante formule zijn. Een mooi voorbeeld hiervan is [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact].


Je kan er ook voor opteren de archief- en collectiestukken samen te brengen in een '''virtuele tentoonstelling'''. Enkele voorbeelden van tools en realisaties zijn:


<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is een onderdeel van het Microsoft Office 365 pakket en is een heel eenvoudige manier om volledig zelf een online expo op te zetten of een digitaal verhaal te brengen. [[CEMPER]] maakte er gebruik van om haar [https://www.cemper.be/poppencollectie collectie theaterpoppen] voor te stellen.


[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is een gratis, open source platform dat werd ontwikkeld binnen het Europese project [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO kan gebruikt worden als een eenvoudige toolkit om digitale tentoonstellingen en verhalen te creëren. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor gebruik in musea en andere cultureel-erfgoedinstellingen, maar kan ook gebruikt worden door anderen. Theater aan Zee was de eerste kunstenorganisatie in Vlaanderen die aan de slag ging met de tool voor de tentoonstelling [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ]. In het praktijkvoorbeeld [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling]] lees je hoe de tentoonstelling tot stand kwam.


[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] gaat partnerschappen aan met musea en culturele instellingen om erfgoed online te tonen. Het [https://huisvanalijn.be/nl Huis van Alijn] was het eerste Belgische museum dat van deze dienst gebruik maakte in 2013 en met stukken uit zijn collectie een digitale tentoonstelling maakte over de geschiedenis van circus in België: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Straffe toeren! Een duik in het Belgisch circusverleden].
</blockquote>

==Registreer je archief en/of collectie(s) in een gespecialiseerde erfgoeddatabank== 
Vlaanderen telt heel wat gespecialiseerde erfgoedplatformen die archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties vindbaar maken. Ze focussen elk op een eigen geografisch of thematisch afgebakend domein.

===Vlaamse erfgoeddatabanken=== 
[[Archiefbank Vlaanderen]] en [https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] zijn twee databanken die archieven van personen en organisaties uit heel Vlaanderen en Brussel samenbrengen. In deze databanken worden archieven en collecties op het hoogste niveau geregistreerd. Dat betekent dat ze per archief of collectie informatie geven over minimaal de titel, archiefvormer, omvang en datering van het archief of de collectie. De inhoud ervan wordt in grote lijnen beschreven, maar niet op stukniveau ontsloten.


In deze categorie zijn er ook databanken die archieven en collecties samenbrengen volgens type drager. Zo is er [Het Archief https://www.hetarchief.be] waar beeld en geluid uit de Vlaamse cultuur-, media- en overheidssector verzameld worden.


<blockquote>
[[Archiefbank Vlaanderen]] is de centrale databank voor Vlaamse privaatrechtelijke archieven. Lees in de tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen]] hoe je je archief aanmeldt bij Archiefbank Vlaanderen.


[https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] is een samenwerkingsverband van Vlaamse erfgoedinstellingen (ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven, Liberaal archief) om het erfgoed van het Vlaamse middenveld te ontsluiten. Het is een instrument dat goed geïntegreerd is in de cultureel-erfgoedgemeenschap. Archiefbestanden die in ODIS ingevoerd worden, verschijnen bijvoorbeeld automatisch in Archiefbank Vlaanderen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.


[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Vlaanderen heeft een rijkdom aan beeld en geluid, bewaard bij verschillende organisaties: van cultureelerfgoed- en podiumkunsteninstellingen tot overheid en omroepen. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]], het vroegere VIAA, digitaliseert dit analoge audiovisuele materiaal waar nodig en bewaart het samen met bestaande digitale collecties duurzaam in zijn eigen archiefsysteem. Vaak is het materiaal zelf auteursrechtelijk beschermd en kan het dus niet zomaar online getoond worden. Op het [https://hetarchief.be/ hetarchief.be] kan je dus niet het beeld en geluid zelf raadplegen, maar wel beschrijvingen, titels en trefwoorden van de items die door meemoo gedigitaliseerd werden. Eens je gevonden hebt wat je zocht, kan je zelf contact opnemen met de instellingen die de archieven en collecties die je interesseren beheren om alsnog de stukken te raadplegen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>

===Erfgoeddatabanken per kunstdiscipline=== 


Er bestaan een aantal thematische databanken voor de registratie en ontsluiting van kunstenarchieven en -collecties.


<blockquote>
In de [https://www.vai.be/advies/databank-architectuurarchieven databank architectuurarchieven] ontsluit het [[Vlaams Architectuurinstituut | Vlaams Architectuurinstituut (VAi)]] zoveel mogelijk informatie over de gebouwde omgeving in Vlaanderen en Brussel. In deze databank kun je archieven terugvinden die door verschillende bewaarinstellingen worden beheerd, naast informatie over architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven en andere actoren met betrekking tot de gebouwde omgeving van Vlaanderen en Brussel. Contacteer [[Vlaams Architectuurinstituut | VAi]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was het online platform van Resonant dat muzikaal erfgoed in Vlaanderen in kaart bracht, met beschrijvingen van archieven, collecties, stukken en topstukken. Sinds 2018 is de databank niet meer in gebruik, maar de gegevens zijn nog consulteerbaar bij [[CEMPER]], de fusieorganisatie van Resonant en Het Firmament. Contacteer [[CEMPER]] als je gegevens wil raadplegen of als je een archief of collectie muzikaal erfgoed bezit.


In de [https://anet.be/desktop/letterenhuis literaire databank Agrippa] vind je beschrijvingen van archieven van schrijvers, theaterauteurs, uitgeverijen en andere literaire actoren die in het [[Letterenhuis]] bewaard worden. Contacteer het [[Letterenhuis]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.


[https://artinflanders.be/nl Artinflanders.be] brengt meer dan 30.000 beelden van 60 Vlaamse kunstmusea en erfgoedinstellingen samen op één website.
</blockquote>

===Regionale erfgoed- en beeldbanken=== 
Verschillende steden, gemeenten en provincies hebben een erfgoed- of beeldbank om het lokale en regionale erfgoed te tonen. Contacteer de beheerder van de erfgoed- en beeldbanken die hieronder vermeld staan als je wil meewerken.


<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is de website voor cultureel erfgoed in Limburg en Vlaams-Brabant. Ingevoerde erfgoedobjecten worden visueel in kaart gebracht en zijn onderling doorzoekbaar via de achterliggende databank. Erfgoedplus heeft ook een invoermodule: het Erfgoedregister. Organisaties die zelf geen digitale inventaris hebben, kunnen hun objecten beschrijven en invoeren in de databank. Ergoedplus.be staat open voor iedereen met een erfgoedcollectie. Contacteer [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] als je wil deelnemen.


[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] heeft als doel om het cultureel erfgoed uit West- en Oost-Vlaanderen virtueel toegankelijk te maken. Op deze manier willen beide provincies het erfgoed in kaart brengen en de zorg voor cultureel erfgoed stimuleren. De databank van Erfgoedinzicht bestaat uit een invoermodule waarin het erfgoed op gestandaardiseerde manier beschreven en beheerd kan worden.


Erfgoedinzicht staat momenteel enkel open voor aangesloten instellingen. Onder meer S.M.A.K. en MDD - Museum D'Hondt-Dhaenens zijn partnerinstellingen.
</blockquote>

====Overzicht regionale erfgoed- en beeldbanken==== 


Naast de databanken voor de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en West- en Oost-Vlaanderen zijn er ook online platformen die erfgoed van een stad, gemeente of regio verzamelen. Erfgoed- en beeldbanken schieten als paddenstoelen uit de grond. Dat maakt dat onderstaande lijst mogelijk niet volledig is. Staat jouw regio, stad of gemeente dus niet in deze lijst, neem dan contact op met de erfgoedcel uit jouw regio. Op de website Erfgoedcellen.be vind je de 22 cultureelerfgoedcellen in Vlaanderen en Brussel terug.


*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Beeldbank Aalst]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Beeldbank Brugge]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Regionale beeldbank Mechelen] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Beeldbank Kusterfgoed]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Beeldbank Gent]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Beeldbank Schoten]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://heemkring-averbode.blogspot.com/2012/10/het-digitale-geheugen-van-de-demervallei.html Het digitaal geheugen van de Demervallei]
*[http://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Karakter]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Erfgoedbank Land van Rode]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Erfgoedbank Land van Dendermonde]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Erfgoedbank Meetjesland]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Erfgoedbank Midwest]
*[http://www.erfgoedbanknoorderkempen.be/ Erfgoedbank Noorderkempen]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Erfgoedbank Tielt-Winge]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Erfgoedbank Waasland]
*[https://www.erfgoedzuidrand.be/databank Film- en beeldbank AZURA] (Zuidrand Antwerpen)

==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden== 
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Toon je archief en/of collectie(s) online

2023-12-01T14:10:48Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Een goede manier om je archief of collectie een grotere bekendheid te geven is om deze online vindbaar en/of doorzoekbaar te maken. Je kan dit doen voor je collectie in zijn geheel, of door afzonderlijke stukken online te plaatsen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Op welke manieren kan je je archief of collectie online presenteren?
* Hoe kan je je archief of collectie op je eigen website presenteren?
* Op welke databanken kan je je archief of collectie registreren?
* Hoe kan je je archief of collectie tonen op websites van derden?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op de verschillende manieren om je archief en/of collectie(s) online vindbaar te maken. Je kan opteren voor je eigen website of een gespecialiseerde erfgoeddatabank. In beide gevallen zal je ook moeten kiezen voor het vindbaar maken van je archief en/of collectie(s) als geheel of van een aantal (top)stukken uit je archief en/of collectie(s).


<blockquote>
'''Let op''': rechten op documenten moeten [[Checklist voor het klaren van rechten|geklaard]] zijn voordat je ze online kan zetten.


'''Tip''': Wil je je archief of collectie wel vindbaar én raadpleegbaar maken, maar het gebruik enkel gecontroleerd toestaan? Maak dan een '''overeenkomst''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|modelovereenkomst]]) op met de gebruiker.
</blockquote>

==Toon je archief en/of collectie(s) op je website== 
Door een '''archiefluik''' op je website te plaatsen, met bv. foto’s, filmpjes, persartikels, teksten, tourdata, etc., kan je je werking en projecten vindbaar maken voor anderen. Een aantal voorbeelden zijn:


*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/nl Netwerk Aalst];
*[https://www.kfda.be/nl/archief Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].


[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Webpagina archief Kunstenfestivaldesarts]]


Of je plaatst een volledige '''gearchiveerde website online'''. In het bijzonder voor jaarlijks terugkerende festivals kan dit een interessante formule zijn. Een mooi voorbeeld hiervan is [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact].


Je kan er ook voor opteren de archief- en collectiestukken samen te brengen in een '''virtuele tentoonstelling'''. Enkele voorbeelden van tools en realisaties zijn:


<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is een onderdeel van het Microsoft Office 365 pakket en is een heel eenvoudige manier om volledig zelf een online expo op te zetten of een digitaal verhaal te brengen. [[CEMPER]] maakte er gebruik van om haar [https://www.cemper.be/poppencollectie collectie theaterpoppen] voor te stellen.


[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is een gratis, open source platform dat werd ontwikkeld binnen het Europese project [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO kan gebruikt worden als een eenvoudige toolkit om digitale tentoonstellingen en verhalen te creëren. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor gebruik in musea en andere cultureel-erfgoedinstellingen, maar kan ook gebruikt worden door anderen. Theater aan Zee was de eerste kunstenorganisatie in Vlaanderen die aan de slag ging met de tool voor de tentoonstelling [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ]. In het praktijkvoorbeeld [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling]] lees je hoe de tentoonstelling tot stand kwam.


[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] gaat partnerschappen aan met musea en culturele instellingen om erfgoed online te tonen. Het [https://huisvanalijn.be/nl Huis van Alijn] was het eerste Belgische museum dat van deze dienst gebruik maakte in 2013 en met stukken uit zijn collectie een digitale tentoonstelling maakte over de geschiedenis van circus in België: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Straffe toeren! Een duik in het Belgisch circusverleden].
</blockquote>

==Registreer je archief en/of collectie(s) in een gespecialiseerde erfgoeddatabank== 
Vlaanderen telt heel wat gespecialiseerde erfgoedplatformen die archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties vindbaar maken. Ze focussen elk op een eigen geografisch of thematisch afgebakend domein.

===Vlaamse erfgoeddatabanken=== 
[[Archiefbank Vlaanderen]] en [https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] zijn twee databanken die archieven van personen en organisaties uit heel Vlaanderen en Brussel samenbrengen. In deze databanken worden archieven en collecties op het hoogste niveau geregistreerd. Dat betekent dat ze per archief of collectie informatie geven over minimaal de titel, archiefvormer, omvang en datering van het archief of de collectie. De inhoud ervan wordt in grote lijnen beschreven, maar niet op stukniveau ontsloten.


In deze categorie zijn er ook databanken die archieven en collecties samenbrengen volgens type drager. Zo is er [Het Archief https://www.hetarchief.be] waar beeld en geluid uit de Vlaamse cultuur-, media- en overheidssector verzameld worden.


<blockquote>
[[Archiefbank Vlaanderen]] is de centrale databank voor Vlaamse privaatrechtelijke archieven. Lees in de tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen]] hoe je je archief aanmeldt bij Archiefbank Vlaanderen.


[https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] is een samenwerkingsverband van Vlaamse erfgoedinstellingen (ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven, Liberaal archief) om het erfgoed van het Vlaamse middenveld te ontsluiten. Het is een instrument dat goed geïntegreerd is in de cultureel-erfgoedgemeenschap. Archiefbestanden die in ODIS ingevoerd worden, verschijnen bijvoorbeeld automatisch in Archiefbank Vlaanderen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.


[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Vlaanderen heeft een rijkdom aan beeld en geluid, bewaard bij verschillende organisaties: van cultureelerfgoed- en podiumkunsteninstellingen tot overheid en omroepen. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]], het vroegere VIAA, digitaliseert dit analoge audiovisuele materiaal waar nodig en bewaart het samen met bestaande digitale collecties duurzaam in zijn eigen archiefsysteem. Vaak is het materiaal zelf auteursrechtelijk beschermd en kan het dus niet zomaar online getoond worden. Op het [https://hetarchief.be/ hetarchief.be] kan je dus niet het beeld en geluid zelf raadplegen, maar wel beschrijvingen, titels en trefwoorden van de items die door meemoo gedigitaliseerd werden. Eens je gevonden hebt wat je zocht, kan je zelf contact opnemen met de instellingen die de archieven en collecties die je interesseren beheren om alsnog de stukken te raadplegen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>

===Erfgoeddatabanken per kunstdiscipline=== 


Er bestaan een aantal thematische databanken voor de registratie en ontsluiting van kunstenarchieven en -collecties.


<blockquote>
In de [https://www.vai.be/advies/databank-architectuurarchieven databank architectuurarchieven] ontsluit het [[Vlaams Architectuurinstituut | Vlaams Architectuurinstituut (VAi)]] zoveel mogelijk informatie over de gebouwde omgeving in Vlaanderen en Brussel. In deze databank kun je archieven terugvinden die door verschillende bewaarinstellingen worden beheerd, naast informatie over architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven en andere actoren met betrekking tot de gebouwde omgeving van Vlaanderen en Brussel. Contacteer [[Vlaams Architectuurinstituut | VAi]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was het online platform van Resonant dat muzikaal erfgoed in Vlaanderen in kaart bracht, met beschrijvingen van archieven, collecties, stukken en topstukken. Sinds 2018 is de databank niet meer in gebruik, maar de gegevens zijn nog consulteerbaar bij [[CEMPER]], de fusieorganisatie van Resonant en Het Firmament. Contacteer [[CEMPER]] als je gegevens wil raadplegen of als je een archief of collectie muzikaal erfgoed bezit.


In de [https://anet.be/desktop/letterenhuis literaire databank Agrippa] vind je beschrijvingen van archieven van schrijvers, theaterauteurs, uitgeverijen en andere literaire actoren die in het [[Letterenhuis]] bewaard worden. Contacteer het [[Letterenhuis]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.


[https://artinflanders.be/nl Artinflanders.be] brengt meer dan 30.000 beelden van 60 Vlaamse kunstmusea en erfgoedinstellingen samen op één website.
</blockquote>

===Regionale erfgoed- en beeldbanken=== 
Verschillende steden, gemeenten en provincies hebben een erfgoed- of beeldbank om het lokale en regionale erfgoed te tonen. Contacteer de beheerder van de erfgoed- en beeldbanken die hieronder vermeld staan als je wil meewerken.


<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is de website voor cultureel erfgoed in Limburg en Vlaams-Brabant. Ingevoerde erfgoedobjecten worden visueel in kaart gebracht en zijn onderling doorzoekbaar via de achterliggende databank. Erfgoedplus heeft ook een invoermodule: het Erfgoedregister. Organisaties die zelf geen digitale inventaris hebben, kunnen hun objecten beschrijven en invoeren in de databank. Ergoedplus.be staat open voor iedereen met een erfgoedcollectie. Contacteer [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] als je wil deelnemen.


[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] heeft als doel om het cultureel erfgoed uit West- en Oost-Vlaanderen virtueel toegankelijk te maken. Op deze manier willen beide provincies het erfgoed in kaart brengen en de zorg voor cultureel erfgoed stimuleren. De databank van Erfgoedinzicht bestaat uit een invoermodule waarin het erfgoed op gestandaardiseerde manier beschreven en beheerd kan worden.


Erfgoedinzicht staat momenteel enkel open voor aangesloten instellingen. Onder meer S.M.A.K. en MDD - Museum D'Hondt-Dhaenens zijn partnerinstellingen.
</blockquote>

====Overzicht regionale erfgoed- en beeldbanken==== 


Naast de databanken voor de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en West- en Oost-Vlaanderen zijn er ook online platformen die erfgoed van een stad, gemeente of regio verzamelen. Erfgoed- en beeldbanken schieten als paddenstoelen uit de grond. Dat maakt dat onderstaande lijst mogelijk niet volledig is. Staat jouw regio, stad of gemeente dus niet in deze lijst, neem dan contact op met de erfgoedcel uit jouw regio. Op de website Erfgoedcellen.be vind je de 22 cultureelerfgoedcellen in Vlaanderen en Brussel terug.


*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Beeldbank Aalst]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Beeldbank Brugge]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Regionale beeldbank Mechelen] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Beeldbank Kusterfgoed]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Beeldbank Gent]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Beeldbank Schoten]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://heemkring-averbode.blogspot.com/2012/10/het-digitale-geheugen-van-de-demervallei.html Het digitaal geheugen van de Demervallei]
*[http://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Karakter]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Erfgoedbank Land van Rode]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Erfgoedbank Land van Dendermonde]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Erfgoedbank Meetjesland]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Erfgoedbank Midwest]
*[http://www.erfgoedbanknoorderkempen.be/ Erfgoedbank Noorderkempen]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Erfgoedbank Tielt-Winge]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Erfgoedbank Waasland]
*[https://www.erfgoedzuidrand.be/databank Film- en beeldbank AZURA] (Zuidrand Antwerpen)

==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden==
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2023-12-01T14:10:08Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de databank van Archiefbank Vlaanderen is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is Archiefbank Vlaanderen?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is Archiefbank Vlaanderen? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


[https://www.archiefbank.be/ Archiefbank Vlaanderen] verzamelt gegevens over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': Archiefbank Vlaanderen ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|wat je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt? Dan kan je Archiefbank Vlaanderen deze informatie bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. De gegevens worden na aanmelding verwerkt in een steekkaart en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen.


{{#ev:youtube|http://www.youtube.com/watch?v=0T4nLlLD1G0 }}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in Archiefbank Vlaanderen? Neem dan contact op met Archiefbank Vlaanderen of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in Archiefbank Vlaanderen:
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=montevideo| Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/node/618?st=koninklijk%20ballet%20van%20vlaanderen| Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=blauwe%20maandag%20compagnie| Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=matrix| Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/node/618?st=streuvels&chk0=1&chk1=9&chk2=11%7C| Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=juliaan%20lampens&chk0=1&chk1=9&chk2=11| Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2023-12-01T14:09:54Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de databank van Archiefbank Vlaanderen is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is Archiefbank Vlaanderen?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is Archiefbank Vlaanderen? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


[https://www.archiefbank.be/ Archiefbank Vlaanderen] verzamelt gegevens over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': Archiefbank Vlaanderen ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|wat je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt? Dan kan je Archiefbank Vlaanderen deze informatie bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. De gegevens worden na aanmelding verwerkt in een steekkaart en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen.


{{#ev:youtube|http://www.youtube.com/watch?v=0T4nLlLD1G0 }}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in Archiefbank Vlaanderen? Neem dan contact op met Archiefbank Vlaanderen of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in Archiefbank Vlaanderen:
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=montevideo| Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/node/618?st=koninklijk%20ballet%20van%20vlaanderen| Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=blauwe%20maandag%20compagnie| Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=matrix| Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/node/618?st=streuvels&chk0=1&chk1=9&chk2=11%7C| Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://www.archiefbank.be/node/618?st=juliaan%20lampens&chk0=1&chk1=9&chk2=11| Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Vergroot de bruikbaarheid van je archief

2023-12-01T14:08:50Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages/>
<translate>

<blockquote>
Je archief is van groot nut voor de werking van je eigen organisatie, maar ook mensen van buiten je organisatie kunnen interesse hebben in de inhoud van je archief of collectie. Door externen toegang te verlenen tot je archief, kan je de bruikbaarheid en de meerwaarde ervan sterk vergroten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Hoe kan je ervoor zorgen dat ook mensen van buiten je organisatie gebruik kunnen maken van je archief of collectie?
* Waarop moet je letten in verband met de rechten op bepaalde stukken in je archief of collectie?
</blockquote>


Zorg dragen voor je archief is één zaak, maar hoe zorg je ervoor dat niet enkel jijzelf maar ook anderen je archiefmateriaal kunnen gebruiken?

== Vindbaar en zichtbaar == 
In eerste instantie is het belangrijk dat mensen je archief en collectie op het spoor kunnen komen. Het materiaal moet dus vindbaar zijn. Dat kan door middel van beschrijvende gegevens over je archief, maar ook door (vaak digitale) zichtbaarheid van je archiefmateriaal zelf.


Er zijn een aantal plekken die je kan overwegen om je archief en collecties vindbaarder te maken voor de buitenwereld. Denk bv. aan:


* een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]] het aanpakte of laat je inspireren door het [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling|traject van Theater aan Zee]] dat vandaag doorloopt op [https://www.ertazeens.be ertazeens.be].
*een algemene beschrijving van je archief bij [[Archiefpunt]], zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.


Als je archief online ontsluit, zijn goede [[metadata]] van belang. Een bestand dat zonder context ergens staat, is immers moeilijk terug te vinden en zal je weinig zichtbaarheid opleveren. Voor audiovisuele collecties die bij [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] bewaard worden zijn metadata bijvoorbeeld cruciaal om archiefmateriaal bij een gepaste doelgroep te brengen (bv. binnen onderwijs) of om andere vormen van hergebruik mogelijk te maken. De makers van de pilot [[Lessen trekken uit StageTube, een multimediale webdocu|StageTube]] botsten bijvoorbeeld op het gebrek aan metadata om het geschikte archiefmateriaal te vinden voor gebruik in een documentaire context.

==Rechten== 
Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/rechten rechtenafspraken] errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van [[StageTube: verhalen uit de podiumkunsten in woord en beeld|StageTube]].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Vergroot de bruikbaarheid van je archief

2023-12-01T14:08:40Z

Florian Daemen:

<languages/>
<translate>
<blockquote>
Je archief is van groot nut voor de werking van je eigen organisatie, maar ook mensen van buiten je organisatie kunnen interesse hebben in de inhoud van je archief of collectie. Door externen toegang te verlenen tot je archief, kan je de bruikbaarheid en de meerwaarde ervan sterk vergroten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Hoe kan je ervoor zorgen dat ook mensen van buiten je organisatie gebruik kunnen maken van je archief of collectie?
* Waarop moet je letten in verband met de rechten op bepaalde stukken in je archief of collectie?
</blockquote>

Zorg dragen voor je archief is één zaak, maar hoe zorg je ervoor dat niet enkel jijzelf maar ook anderen je archiefmateriaal kunnen gebruiken?

== Vindbaar en zichtbaar ==
In eerste instantie is het belangrijk dat mensen je archief en collectie op het spoor kunnen komen. Het materiaal moet dus vindbaar zijn. Dat kan door middel van beschrijvende gegevens over je archief, maar ook door (vaak digitale) zichtbaarheid van je archiefmateriaal zelf.

Er zijn een aantal plekken die je kan overwegen om je archief en collecties vindbaarder te maken voor de buitenwereld. Denk bv. aan:

* een archiefsectie op je website of een aparte archiefwebsite waarop je online archiefmateriaal kan tonen. Bekijk eens hoe [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]] het aanpakte of laat je inspireren door het [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling|traject van Theater aan Zee]] dat vandaag doorloopt op [https://www.ertazeens.be ertazeens.be].
*een algemene beschrijving van je archief bij [[Archiefpunt]], zodat mensen je archief gemakkelijker op het spoor kunnen komen.

Als je archief online ontsluit, zijn goede [[metadata]] van belang. Een bestand dat zonder context ergens staat, is immers moeilijk terug te vinden en zal je weinig zichtbaarheid opleveren. Voor audiovisuele collecties die bij [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] bewaard worden zijn metadata bijvoorbeeld cruciaal om archiefmateriaal bij een gepaste doelgroep te brengen (bv. binnen onderwijs) of om andere vormen van hergebruik mogelijk te maken. De makers van de pilot [[Lessen trekken uit StageTube, een multimediale webdocu|StageTube]] botsten bijvoorbeeld op het gebrek aan metadata om het geschikte archiefmateriaal te vinden voor gebruik in een documentaire context.

==Rechten==
Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de [https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/rechten rechtenafspraken] errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van [[StageTube: verhalen uit de podiumkunsten in woord en beeld|StageTube]].

[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Soorten rechten

2023-12-01T14:06:28Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Op je archief of collectie kunnen verschillende soorten rechten gelden. Wanneer je stukken publiek toegankelijk wilt maken, is het van belang dat deze rechten geklaard zijn. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn auteursrechten?
* Wat zijn portretrechten?
* Wat zijn naburige rechten?
* Wat zijn databankrechten?
</blockquote>


Deze tool geeft een overzicht van de verschillende rechten die op je archief en/of je collectie(s) kunnen rusten. Meer en uitgebreide informatie hierover vind je in het [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren handboek Rechten klaren].

==Auteursrecht== 
===Wat?===
Het auteursrecht behoort toe aan de persoon die een origineel ''werk van letterkunde, wetenschap of kunst'' creëert. Het auteursrecht beschermt onder andere boeken en geschreven werken, muziek, kunst-, bouw- en beeldhouwwerken, bouwkundige schetsen en ontwerpen, aardrijkskundige kaarten, foto's, films, computerprogramma’s en databanken.


De auteur krijgt hierdoor verregaande rechten. Zo mag bijvoorbeeld enkel de auteur het werk reproduceren en publiek toegankelijk maken. Voorafgaande toestemming van de auteur is dus altijd vereist wanneer iemand een werk wil gebruiken.


Het auteursrecht beschermt geen ideeën, theorieën, stijlen, methoden of concepten zolang ze niet concreet zijn uitgewerkt. De drempel om als origineel te worden beschouwd, wordt in de regel wel vrij laag gelegd: de meeste kunstwerken en geschriften worden als origineel beschouwd.


Bij foto's van objecten (bvb. foto’s van kunstwerken) wordt onderscheid gemaakt tussen foto's van tweedimensionale en driedimensionale objecten.


Werken waarbij er geen persoonlijke keuze van de auteur was bij de creatie (zoals bijvoorbeeld bij een factuur, een administratief formulier, een rekeninguittreksel, een banale tekening of foto...), zullen niet als origineel worden beschouwd.


Auteursrechten omvatten zowel morele als vermogensrechten:


Onder de '''morele rechten''' van de auteur vallen:


*Het recht op naamsvermelding: de auteur kan kiezen of en hoe zijn naam op zijn werk wordt aangeduid;
*Het recht op de eerste bekendmaking van zijn werk aan het publiek: enkel de auteur kan beslissen of hij een werk klaar acht voor publicatie en of hij het wil meedelen of tonen aan een publiek;
*Het recht op integriteit: hierdoor kan de auteur zich verzetten tegen elke vervorming of wijziging van zijn werk, zowel materieel als inhoudelijk, die zijn eer of reputatie kan schaden.


Onder de '''vermogensrechten of economische rechten''' van de auteur vallen:
*Het reproductierecht:
**het verveelvoudigingsrecht in enge zin;
**het adaptatie- of bewerkingsrecht;
**het vertalingsrecht;
**het volgrecht bij werk van beeldende kunstenaars.
*Het distributierecht:
**het recht om een werk op de markt te verspreiden;
**het verhuur- en uitleenrecht;
*Het recht van mededeling en terbeschikkingstelling aan het publiek.

===Duur=== 
De bescherming door het auteursrecht geldt vanaf het moment van creatie en vereist geen bijkomende formaliteiten.


In de Europese Unie wordt een werk beschermd vanaf de creatiedatum tot zeventig jaar na de overlijdensdatum van de auteur. Na het overlijden gaan de auteursrechten automatisch over op de erfgenamen van de auteur. Zeventig jaar na het overlijden van de auteur, komt zijn werk terecht in het publieke domein en vervalt de auteursrechtelijke bescherming.

==Portretrecht== 
===Wat?===
Het portretrecht of het recht op afbeelding staat los van de auteursrechtelijke bescherming van de auteur van het portret en regelt louter het gebruik van het portret.


Elke persoon krijgt het recht op afbeelding toegekend. Het is dan ook het recht van de betrokken persoon om te beslissen of een afbeelding van hem of haar mag worden gemaakt en gebruikt. De toestemming van de betrokken persoon is dus altijd nodig voor zowel het maken van een afbeelding als voor het (verdere) gebruik ervan. De toestemming om van iemand foto’s of videobeelden te maken betekent niet noodzakelijk dat er ook toestemming is om deze afbeelding te publiceren of te verspreiden. Beide staan los van elkaar en toestemming moet dan ook apart gevraagd worden.


Uitzondering: wanneer het gaat om een foto of om beelden gemaakt tijdens een publieke activiteit of bij de uitoefening van een publieke functie, is deze toestemming niet noodzakelijk.


Net als het auteursrecht heeft het portretrecht twee aspecten: een moreel recht en een economisch recht. Het morele aspect is niet overdraagbaar aan derden, kan niet verjaren en er kan niet aan worden verzaakt. De geportretteerde kan in ruil voor het geven van de toestemming voor het maken, reproduceren, verspreiden, aan het publiek meedelen of gebruiken van zijn portret een financiële vergoeding vragen. Dit economische aspect kan in tegenstelling tot het morele aspect wel worden overdragen.


Het '''morele aspect''' bepaalt dat de geportretteerde (of zijn erfgenamen) zich tegen het gebruik van het portretrecht kan verzetten om redenen van privacy, of wanneer hij vindt dat hij door publicatie of vertoning van de afbeelding schade oploopt.


Een auteur, eigenaar of potentiële gebruiker van de afbeelding kan het portret '''niet reproduceren en/of publiek meedelen''' zonder de toestemming van de geportretteerde (of zonder toestemming van zijn erfgenamen gedurende de eerste 20 jaar na zijn overlijden). Toestemming kan zowel schriftelijk als mondeling worden gegeven. De toestemming kan expliciet zijn, maar ook stilzwijgend. Stilzwijgende toestemming moet duidelijk uit de omstandigheden blijken; expliciete toestemming is dan ook de regel. In geval van betwisting zal de gebruiker van het portret de toestemming altijd moeten kunnen bewijzen.


Bovendien is de toestemming in principe '''bijzonder''' en niet algemeen. Dit betekent dat de toestemming betrekking heeft op welbepaalde afbeeldingen en/of welbepaalde gebruikswijzen.


De toestemming moet ook '''restrictief''' worden geïnterpreteerd. Dit betekent dat toestemming tot één concreet gebruik niet automatisch toestemming tot een ander gebruik impliceert. De gebruiker kan het portret dus niet gebruiken voor andere doeleinden dan werd afgesproken. De toestemming is bovendien steeds herroepbaar door de geportretteerde, zij het niet willekeurig.


Het portretrecht is van toepassing op '''allerlei soorten afbeeldingen'''. De gebruikte techniek (foto, film, tekening, schilderij ...) is van geen belang. Het kan daarnaast zowel om waarheidsgetrouwe afbeeldingen gaan als om meer abstracte met een karakteristieke houding of een typerende context waardoor de geportretteerde toch herkenbaar wordt voorgesteld.

==Naburige rechten== 
===Wat?===
Naast de auteur genieten ook andere personen die een belangrijke bijdrage aan de uitvoering, productie of verspreiding van het werk hebben geleverd, bescherming:
*Uitvoerende kunstenaars (zangers, dansers, muzikanten, toneelspelers, koorleden, filmacteurs ...)
*Producenten van fonogrammen en producenten van de eerste registraties van films
*Omroeporganisaties


Dit zijn de naburen van de auteur: personen die zelf geen werk creëren, maar die wel een belangrijke bijdrage leveren aan de uitvoering, productie en verspreiding van de werken van de auteur.

===Duur=== 
Ook wie naburige rechten bezit, kan een eis tot vergoeding stellen. De bescherming van naburige rechten geldt in principe voor 50 jaar, te rekenen vanaf 1 januari volgend op de datum van uitvoering of vanaf de registratie van de geluidsopname, filmopname, ...
Wanneer binnen die 50 jaar een publieke openbaarmaking plaatsvindt, wordt deze termijn verlengd met 50 jaar (zowel voor uitvoerende kunstenaars als voor filmproducenten en omroeporganisaties).


Een uitzondering daarop is er voor muziekopnames, die een nieuwe beschermingstermijn voor naburige rechten van 70 jaar genieten wanneer ze binnen de 50 jaar na creatie publiek openbaar worden gemaakt. Zowel de muziekproducenten als de uitvoerende kunstenaars (muzikanten) zijn houder van deze naburige rechten.

==Databankenrecht== 
===Wat?===
Het databankenrecht regelt de intellectuele eigendom van databanken. Het maakt deel uit van het intellectueel eigendomsrecht maar valt buiten het auteursrecht. Het is een recht sui generis (letterlijk: enig in zijn soort). In tegenstelling tot het auteursrecht, dat een veel breder gamma binnen het intellectueel eigendomsrecht dekt, kwam het databankenrecht er naar aanleiding van deze specifieke toepassing. Het is gebaseerd op de Databankenrichtlijn (96/9/EG) die in 1996 binnen de Europese Unie ontstond.


Kort gezegd is een databank iedere verzameling van dingen die door de maker ervan systematisch of methodisch geordend zijn en ook als zodanig toegankelijk zijn. Haast alle bibliotheken, documentatiecentra en archieven werken dus vandaag met een databank. Het is daarom belangrijk om te weten welke juridische principes spelen bij het gebruik van databanken, zowel vanuit het perspectief van producent als vanuit dat van (her)gebruiker van data.


Wat is precies beschermd? Om te beginnen moeten we het onderscheid maken tussen de software van de databank (indien elektronisch), de inhoud van de databank en de vorm waarin deze gegevens worden gepresenteerd.

===Software=== 
Het databankenrecht is niet van toepassing op software. De bescherming van software valt immers onder het auteursrecht. Om hergebruik van software onder controle te houden hebben auteurs de keuze uit allerhande [https://nl.wikipedia.org/wiki/Softwarelicentie softwarelicenties].

===Vorm=== 
Op de vorm waarin gegevens (bv. in een online toegankelijke databank) worden gepresenteerd is het databankenrecht evenmin van toepassing. Ook hier speelt het auteursrecht. De bescherming van het auteursrecht geldt echter enkel als de structuur het resultaat van een creatieve activiteit en origineel is. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om zonder toestemming een screenshot van een databankpagina in een tijdschrift te publiceren, tenzij de licentie dit gebruik toelaat. Dat kan het geval zijn wanneer de lay-out van de online databank een CC-BY-licentie meekrijgt. Het auteursrecht biedt echter voor databanken vaak onvoldoende bescherming omdat veel databanken niet voldoen aan de vereiste van originaliteit, wegens het nastreven van een methodische of een exhaustieve presentatie. Een belangrijk onderscheid met het auteursrecht is dat databankenrecht geen creatieve actie vereist. Indien de vorm van een databank origineel (en dus een creatie) is, is deze dus beschermd door de auteurswet, maar niet door het databankenrecht.

===Inhoud=== 
Tenslotte is er dan de inhoud van de databank. Afzonderlijke elementen in een databank kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn, bijvoorbeeld velden met originele tekstuele beschrijvingen van collectie-items die medewerkers op basis van onderzoek schreven. Feitelijke gegevens (bijvoorbeeld de publicatiedatum van een boek of het feit dat een foto zwart/wit is) die in een databank worden samengebracht genieten geen auteursrechtelijke bescherming. Het geheel van gegevens die zijn samengebracht en geordend kan wel onder het databankenrecht vallen, al is dat niet automatisch het geval. Om bescherming te genieten, moet de producent van de databank immers een "[https://economie.fgov.be/nl/themas/intellectuele-eigendom/intellectuele-eigendomsrechten/rechtsbescherming-van/bescherming-van-databanken/bescherming-door-het-sui/voorwerp-en kwalitatief of kwantitatief substantiële investering]" kunnen aantonen.

===Hergebruik=== 
Voor het databankenrecht bestond, kon een producent het hergebruik van (substantiële delen van) een databank niet verbieden. Voor bepaalde vormen van hergebruik (bv. privé of in het onderwijs) is ook met de huidige regelgeving geen toestemming nodig.


Sommige producenten van databanken kiezen er bewust voor om de openheid van hun data te vergroten en hergebruik te stimuleren. De recentste versies van de Creative Commons-licenties nemen het databankenrecht expliciet mee op. Wie een Creative Commons-licentie 4.0 gebruikt, geeft dus niet enkel toelating voor bepaalde vormen van hergebruik van auteursrechtelijk beschermde inhoud, maar ook voor de gehele databank als gegevensbron op zich. Dit geeft hergebruikers meer rechtszekerheid dan voorheen.

===Duur=== 
Het databankenrecht heeft een beschermingsduur van 15 jaar vanaf het moment waarop de bouw van de databank werd voltooid. Deze termijn wordt hernieuwd bij elke nieuwe substantiële investering die gedaan wordt naar aanleiding van een aanpassing van de databank.

==Nuttige links== 


* [https://www.cultuurloket.be/kennisbank/creatie-beschermen Cultuurloket: 'Het beschermen van een creatie']
* [https://www.cultuurloket.be/kennisbank/streaming/streaming-wat-met-auteursrechten Cultuurloket: 'Streaming: wat met auteursrechten?'] met [https://www.cultuurloket.be/sites/default/files/2021-03/Gids%20livestreaming.pdf praktische gids voor live streaming] (MODO LAW, maart 2021)
* [https://www.opendoek.be/theaterbib/auteursrecht Advies auteursrecht Theaterbib OPENDOEK]
* [http://web.archive.org/web/20150419174202/http://bamart.be/files/TIPS_H4.pdf Hoofdstuk Auteursrechten in 'Tips voor beginnende kunstenaars' (BAM)]
* [https://www.auteursrechtensamenleving.be/ Principes auteursrecht en themadossiers op website Samenwerkingsverband Auteursrecht & Samenleving (SA&S)]
* [https://www.auteursrechtensamenleving.be/themadossiers/modelcontracten/ Modelcontracten op website Samenwerkingsverband Auteursrecht & Samenleving (SA&S)]
* [https://copy-this-book.eu/ Boek: Copy this Book (Eric Schrijver)]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren CEST: Handboek rechten klaren]


''Auteurs: Bert Lemmens, Bart Magnus en Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])
Bron: Bert Lemmens en Rony Vissers, Handboek Rechten Klaren, CEST.''


[[Categorie: 7. Rechten]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

Soorten rechten

2023-12-01T14:06:07Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Op je archief of collectie kunnen verschillende soorten rechten gelden. Wanneer je stukken publiek toegankelijk wilt maken, is het van belang dat deze rechten geklaard zijn. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn auteursrechten?
* Wat zijn portretrechten?
* Wat zijn naburige rechten?
* Wat zijn databankrechten?
</blockquote>


Deze tool geeft een overzicht van de verschillende rechten die op je archief en/of je collectie(s) kunnen rusten. Meer en uitgebreide informatie hierover vind je in het [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren handboek Rechten klaren].

==Auteursrecht== 
===Wat?===
Het auteursrecht behoort toe aan de persoon die een origineel ''werk van letterkunde, wetenschap of kunst'' creëert. Het auteursrecht beschermt onder andere boeken en geschreven werken, muziek, kunst-, bouw- en beeldhouwwerken, bouwkundige schetsen en ontwerpen, aardrijkskundige kaarten, foto's, films, computerprogramma’s en databanken.


De auteur krijgt hierdoor verregaande rechten. Zo mag bijvoorbeeld enkel de auteur het werk reproduceren en publiek toegankelijk maken. Voorafgaande toestemming van de auteur is dus altijd vereist wanneer iemand een werk wil gebruiken.


Het auteursrecht beschermt geen ideeën, theorieën, stijlen, methoden of concepten zolang ze niet concreet zijn uitgewerkt. De drempel om als origineel te worden beschouwd, wordt in de regel wel vrij laag gelegd: de meeste kunstwerken en geschriften worden als origineel beschouwd.


Bij foto's van objecten (bvb. foto’s van kunstwerken) wordt onderscheid gemaakt tussen foto's van tweedimensionale en driedimensionale objecten.


Werken waarbij er geen persoonlijke keuze van de auteur was bij de creatie (zoals bijvoorbeeld bij een factuur, een administratief formulier, een rekeninguittreksel, een banale tekening of foto...), zullen niet als origineel worden beschouwd.


Auteursrechten omvatten zowel morele als vermogensrechten:


Onder de '''morele rechten''' van de auteur vallen:


*Het recht op naamsvermelding: de auteur kan kiezen of en hoe zijn naam op zijn werk wordt aangeduid;
*Het recht op de eerste bekendmaking van zijn werk aan het publiek: enkel de auteur kan beslissen of hij een werk klaar acht voor publicatie en of hij het wil meedelen of tonen aan een publiek;
*Het recht op integriteit: hierdoor kan de auteur zich verzetten tegen elke vervorming of wijziging van zijn werk, zowel materieel als inhoudelijk, die zijn eer of reputatie kan schaden.


Onder de '''vermogensrechten of economische rechten''' van de auteur vallen:
*Het reproductierecht:
**het verveelvoudigingsrecht in enge zin;
**het adaptatie- of bewerkingsrecht;
**het vertalingsrecht;
**het volgrecht bij werk van beeldende kunstenaars.
*Het distributierecht:
**het recht om een werk op de markt te verspreiden;
**het verhuur- en uitleenrecht;
*Het recht van mededeling en terbeschikkingstelling aan het publiek.

===Duur=== 
De bescherming door het auteursrecht geldt vanaf het moment van creatie en vereist geen bijkomende formaliteiten.


In de Europese Unie wordt een werk beschermd vanaf de creatiedatum tot zeventig jaar na de overlijdensdatum van de auteur. Na het overlijden gaan de auteursrechten automatisch over op de erfgenamen van de auteur. Zeventig jaar na het overlijden van de auteur, komt zijn werk terecht in het publieke domein en vervalt de auteursrechtelijke bescherming.

==Portretrecht== 
===Wat?===
Het portretrecht of het recht op afbeelding staat los van de auteursrechtelijke bescherming van de auteur van het portret en regelt louter het gebruik van het portret.


Elke persoon krijgt het recht op afbeelding toegekend. Het is dan ook het recht van de betrokken persoon om te beslissen of een afbeelding van hem of haar mag worden gemaakt en gebruikt. De toestemming van de betrokken persoon is dus altijd nodig voor zowel het maken van een afbeelding als voor het (verdere) gebruik ervan. De toestemming om van iemand foto’s of videobeelden te maken betekent niet noodzakelijk dat er ook toestemming is om deze afbeelding te publiceren of te verspreiden. Beide staan los van elkaar en toestemming moet dan ook apart gevraagd worden.


Uitzondering: wanneer het gaat om een foto of om beelden gemaakt tijdens een publieke activiteit of bij de uitoefening van een publieke functie, is deze toestemming niet noodzakelijk.


Net als het auteursrecht heeft het portretrecht twee aspecten: een moreel recht en een economisch recht. Het morele aspect is niet overdraagbaar aan derden, kan niet verjaren en er kan niet aan worden verzaakt. De geportretteerde kan in ruil voor het geven van de toestemming voor het maken, reproduceren, verspreiden, aan het publiek meedelen of gebruiken van zijn portret een financiële vergoeding vragen. Dit economische aspect kan in tegenstelling tot het morele aspect wel worden overdragen.


Het '''morele aspect''' bepaalt dat de geportretteerde (of zijn erfgenamen) zich tegen het gebruik van het portretrecht kan verzetten om redenen van privacy, of wanneer hij vindt dat hij door publicatie of vertoning van de afbeelding schade oploopt.


Een auteur, eigenaar of potentiële gebruiker van de afbeelding kan het portret '''niet reproduceren en/of publiek meedelen''' zonder de toestemming van de geportretteerde (of zonder toestemming van zijn erfgenamen gedurende de eerste 20 jaar na zijn overlijden). Toestemming kan zowel schriftelijk als mondeling worden gegeven. De toestemming kan expliciet zijn, maar ook stilzwijgend. Stilzwijgende toestemming moet duidelijk uit de omstandigheden blijken; expliciete toestemming is dan ook de regel. In geval van betwisting zal de gebruiker van het portret de toestemming altijd moeten kunnen bewijzen.


Bovendien is de toestemming in principe '''bijzonder''' en niet algemeen. Dit betekent dat de toestemming betrekking heeft op welbepaalde afbeeldingen en/of welbepaalde gebruikswijzen.


De toestemming moet ook '''restrictief''' worden geïnterpreteerd. Dit betekent dat toestemming tot één concreet gebruik niet automatisch toestemming tot een ander gebruik impliceert. De gebruiker kan het portret dus niet gebruiken voor andere doeleinden dan werd afgesproken. De toestemming is bovendien steeds herroepbaar door de geportretteerde, zij het niet willekeurig.


Het portretrecht is van toepassing op '''allerlei soorten afbeeldingen'''. De gebruikte techniek (foto, film, tekening, schilderij ...) is van geen belang. Het kan daarnaast zowel om waarheidsgetrouwe afbeeldingen gaan als om meer abstracte met een karakteristieke houding of een typerende context waardoor de geportretteerde toch herkenbaar wordt voorgesteld.

==Naburige rechten== 
===Wat?===
Naast de auteur genieten ook andere personen die een belangrijke bijdrage aan de uitvoering, productie of verspreiding van het werk hebben geleverd, bescherming:
*Uitvoerende kunstenaars (zangers, dansers, muzikanten, toneelspelers, koorleden, filmacteurs ...)
*Producenten van fonogrammen en producenten van de eerste registraties van films
*Omroeporganisaties


Dit zijn de naburen van de auteur: personen die zelf geen werk creëren, maar die wel een belangrijke bijdrage leveren aan de uitvoering, productie en verspreiding van de werken van de auteur.

===Duur=== 
Ook wie naburige rechten bezit, kan een eis tot vergoeding stellen. De bescherming van naburige rechten geldt in principe voor 50 jaar, te rekenen vanaf 1 januari volgend op de datum van uitvoering of vanaf de registratie van de geluidsopname, filmopname, ...
Wanneer binnen die 50 jaar een publieke openbaarmaking plaatsvindt, wordt deze termijn verlengd met 50 jaar (zowel voor uitvoerende kunstenaars als voor filmproducenten en omroeporganisaties).


Een uitzondering daarop is er voor muziekopnames, die een nieuwe beschermingstermijn voor naburige rechten van 70 jaar genieten wanneer ze binnen de 50 jaar na creatie publiek openbaar worden gemaakt. Zowel de muziekproducenten als de uitvoerende kunstenaars (muzikanten) zijn houder van deze naburige rechten.

==Databankenrecht== 
===Wat?===
Het databankenrecht regelt de intellectuele eigendom van databanken. Het maakt deel uit van het intellectueel eigendomsrecht maar valt buiten het auteursrecht. Het is een recht sui generis (letterlijk: enig in zijn soort). In tegenstelling tot het auteursrecht, dat een veel breder gamma binnen het intellectueel eigendomsrecht dekt, kwam het databankenrecht er naar aanleiding van deze specifieke toepassing. Het is gebaseerd op de Databankenrichtlijn (96/9/EG) die in 1996 binnen de Europese Unie ontstond.


Kort gezegd is een databank iedere verzameling van dingen die door de maker ervan systematisch of methodisch geordend zijn en ook als zodanig toegankelijk zijn. Haast alle bibliotheken, documentatiecentra en archieven werken dus vandaag met een databank. Het is daarom belangrijk om te weten welke juridische principes spelen bij het gebruik van databanken, zowel vanuit het perspectief van producent als vanuit dat van (her)gebruiker van data.


Wat is precies beschermd? Om te beginnen moeten we het onderscheid maken tussen de software van de databank (indien elektronisch), de inhoud van de databank en de vorm waarin deze gegevens worden gepresenteerd.

===Software=== 
Het databankenrecht is niet van toepassing op software. De bescherming van software valt immers onder het auteursrecht. Om hergebruik van software onder controle te houden hebben auteurs de keuze uit allerhande [https://nl.wikipedia.org/wiki/Softwarelicentie softwarelicenties].

===Vorm=== 
Op de vorm waarin gegevens (bv. in een online toegankelijke databank) worden gepresenteerd is het databankenrecht evenmin van toepassing. Ook hier speelt het auteursrecht. De bescherming van het auteursrecht geldt echter enkel als de structuur het resultaat van een creatieve activiteit en origineel is. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om zonder toestemming een screenshot van een databankpagina in een tijdschrift te publiceren, tenzij de licentie dit gebruik toelaat. Dat kan het geval zijn wanneer de lay-out van de online databank een CC-BY-licentie meekrijgt. Het auteursrecht biedt echter voor databanken vaak onvoldoende bescherming omdat veel databanken niet voldoen aan de vereiste van originaliteit, wegens het nastreven van een methodische of een exhaustieve presentatie. Een belangrijk onderscheid met het auteursrecht is dat databankenrecht geen creatieve actie vereist. Indien de vorm van een databank origineel (en dus een creatie) is, is deze dus beschermd door de auteurswet, maar niet door het databankenrecht.

===Inhoud=== 
Tenslotte is er dan de inhoud van de databank. Afzonderlijke elementen in een databank kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn, bijvoorbeeld velden met originele tekstuele beschrijvingen van collectie-items die medewerkers op basis van onderzoek schreven. Feitelijke gegevens (bijvoorbeeld de publicatiedatum van een boek of het feit dat een foto zwart/wit is) die in een databank worden samengebracht genieten geen auteursrechtelijke bescherming. Het geheel van gegevens die zijn samengebracht en geordend kan wel onder het databankenrecht vallen, al is dat niet automatisch het geval. Om bescherming te genieten, moet de producent van de databank immers een "[https://economie.fgov.be/nl/themas/intellectuele-eigendom/intellectuele-eigendomsrechten/rechtsbescherming-van/bescherming-van-databanken/bescherming-door-het-sui/voorwerp-en kwalitatief of kwantitatief substantiële investering]" kunnen aantonen.

===Hergebruik=== 
Voor het databankenrecht bestond, kon een producent het hergebruik van (substantiële delen van) een databank niet verbieden. Voor bepaalde vormen van hergebruik (bv. privé of in het onderwijs) is ook met de huidige regelgeving geen toestemming nodig.


Sommige producenten van databanken kiezen er bewust voor om de openheid van hun data te vergroten en hergebruik te stimuleren. De recentste versies van de Creative Commons-licenties nemen het databankenrecht expliciet mee op. Wie een Creative Commons-licentie 4.0 gebruikt, geeft dus niet enkel toelating voor bepaalde vormen van hergebruik van auteursrechtelijk beschermde inhoud, maar ook voor de gehele databank als gegevensbron op zich. Dit geeft hergebruikers meer rechtszekerheid dan voorheen.

===Duur=== 
Het databankenrecht heeft een beschermingsduur van 15 jaar vanaf het moment waarop de bouw van de databank werd voltooid. Deze termijn wordt hernieuwd bij elke nieuwe substantiële investering die gedaan wordt naar aanleiding van een aanpassing van de databank.

==Nuttige links== 


* [https://www.cultuurloket.be/kennisbank/creatie-beschermen Cultuurloket: 'Het beschermen van een creatie']
* [https://www.cultuurloket.be/kennisbank/streaming/streaming-wat-met-auteursrechten Cultuurloket: 'Streaming: wat met auteursrechten?'] met [https://www.cultuurloket.be/sites/default/files/2021-03/Gids%20livestreaming.pdf praktische gids voor live streaming] (MODO LAW, maart 2021)
* [https://www.opendoek.be/theaterbib/auteursrecht Advies auteursrecht Theaterbib OPENDOEK]
* [http://web.archive.org/web/20150419174202/http://bamart.be/files/TIPS_H4.pdf Hoofdstuk Auteursrechten in 'Tips voor beginnende kunstenaars' (BAM)]
* [https://www.auteursrechtensamenleving.be/ Principes auteursrecht en themadossiers op website Samenwerkingsverband Auteursrecht & Samenleving (SA&S)]
* [https://www.auteursrechtensamenleving.be/themadossiers/modelcontracten/ Modelcontracten op website Samenwerkingsverband Auteursrecht & Samenleving (SA&S)]
* [https://copy-this-book.eu/ Boek: Copy this Book (Eric Schrijver)]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren CEST: Handboek rechten klaren]


''Auteurs: Bert Lemmens, Bart Magnus en Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]])
Bron: Bert Lemmens en Rony Vissers, Handboek Rechten Klaren, CEST.''


[[Categorie: 7. Rechten]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

De GDPR en archiefzorg: wat is er nog mogelijk?

2023-12-01T14:04:57Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
De GDPR biedt verregaande bescherming voor privacy en persoonsgegevens. Deze wetgeving heeft ook gevolgen voor archiefzorg. Gelukkig kan je binnen het kader van archiefzorg gebruik maken van enkele uitzonderingen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn de algemene principes van de GDPR-wetgeving?
* Wat zijn de gevolgen van de GDPR-wetgeving voor archiefzorg?
* Van welke uitzonderingen mag je gebruik maken binnen het kader van archiefzorg?
</blockquote>


De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), beter bekend onder de Engelse afkorting GDPR (General Data Protection Regulation), trad op 25 mei 2018 in werking.
Omwille van heel wat onduidelijkheden, ging dat niet zonder slag of stoot. Wat in de hele hetze rond de nieuwe wetgeving zelden of niet de revue passeerde, was informatie met betrekking tot de repercussies voor archiefzorg. Welke gegevens mogen organisaties nog verzamelen? Welke gegevens mogen langdurig bewaard worden? En welke niet? Hoe zit het bijvoorbeeld met een archiefoverdracht? En wat met (online) ontsluiting, raadpleging en hergebruik van het archiefmateriaal?

==De principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens== 


Om een antwoord te kunnen formuleren op bovenstaande vragen moeten de principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van nabij bekeken worden. Voor we dit doen, is het raadzaam om terug te grijpen naar de definities van verwerking en persoonsgegevens.


<blockquote>Persoonsgegevens:
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, of locatiegegevens, maar evengoed ook een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”<ref> Art. 4§1, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref></blockquote>


<blockquote>Verwerking:
“een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.”<ref>Art. 4§2, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref></blockquote>


Volgens deze definities is archiefzorg in bijna alle gevallen een verwerking van persoonsgegevens. De verordening somt na de begrippenlijst een heleboel beginselen van de verwerking van persoonsgegevens op: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht. Deze beginselen moeten gerespecteerd worden bij het verwerken van persoonsgegevens en dus ook bij de archiefzorg.


Het eerste principe stipuleert dat persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt moeten worden. Van een rechtmatige verwerking wordt gesproken in zes gevallen:
# wanneer de betrokken persoon toestemming heeft gegeven;
# wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of contract;
# in het geval van de behartiging van een gerechtvaardigd belang;
# om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
# voor de bescherming van vitale belangen;
# voor de vervulling van een taak van algemeen belang.


De belangrijkste rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens voor kunstorganisaties zijn de toestemming van de betrokken persoon, de uitvoering van een overeenkomst of contract en het behartigen van een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het garanderen van een degelijke werking van de organisatie).<ref>Meer informatie over toestemming en het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond voor een verwerking vindt u [https://dejuristen.be/privacy/toestemming-omzeilen-beroep-anders-op-gerechtvaardigd-belang/ hier].</ref>


Een behoorlijke verwerking houdt onder andere in dat de verwerking van de verzamelde gegevens gebeurt met respect voor de betrokken persoon en op een manier die in lijn ligt met de verwachtingen van deze persoon. Zo is het behoorlijk om bijvoorbeeld een e-mailadres uit je adressenbestand te verwerken om een nieuwsbrief te verzenden. Het is echter niet behoorlijk om andere organisaties met een gelijkaardige doelgroep dit e-mailadres te laten verwerken. Een transparante verwerking steunt vooral op een open, duidelijke en eenvoudig te begrijpen communicatie over de verwerking. De betrokken persoon moet zicht hebben op welke gegevens verzameld worden en wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een privacyverklaring.

Een tweede belangrijk principe voor de verwerking van persoonsgegevens is dat van de doelbinding. Verwerkingen moeten steeds gebeuren volgens welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waarvoor de betrokken persoon telkens toestemming heeft gegeven. De gegevens mogen hierna in principe niet verwerkt worden op een met die doeleinden onverenigbare wijze, tenzij een gerechtvaardigd belang aangetoond kan worden. Uit dit principe van doelbinding vloeien enkele andere principes voort. Zo is er bijvoorbeeld het principe van de minimale gegevensverwerking, dat stelt dat de verwerking beperkt moet blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij verwerkt worden. Tevens moet er sprake zijn van opslagbeperking. De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de doeleinden die bij het verzamelen van de gegevens opgesomd werden.


Vervolgens zijn er ook nog de principes van de juistheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Het beginsel van de juistheid houdt in dat de verzamelde persoonsgegevens juiste informatie moeten bevatten en dat er indien nodig wijzigingen worden doorgevoerd. In het kader hiervan hebben de betrokken personen recht op rectificatie. Het beginsel van de integriteit en vertrouwelijkheid spoort de verwerkingsverantwoordelijke aan om een goede beveiliging te voorzien en te beletten dat er ongeoorloofde of onrechtmatige verwerkingen plaatsvinden of onopzettelijke verliezen of vernietigingen van persoonsgegevens optreden. Hiertoe moeten passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden.

==Wat met archiefzorg?== 
De hoger beschreven principes behartigen de belangen van de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden. Er zijn echter ook andere belangen in het spel, die in overeenstemming gebracht moeten worden met de bescherming van de persoonsgegevens. Zo is er onder andere het recht op informatie, het belang van wetenschappelijk en historisch onderzoek of simpelweg het vlot en efficiënt functioneren en beheren van een organisatie (waar archiefzorg een onderdeel van is).


Wie de principes leest en op een rijtje zet, kan het gevoel krijgen dat de GDPR een probleem vormt voor de archiefzorg van een organisatie. Voornamelijk de principes van doelbinding, minimale gegevensverwerking en opslagbeperking lijken te impliceren dat archivering een juridisch heikele onderneming wordt. De gecommuniceerde doeleinden van de verwerking bevatten immers zelden het langdurig bewaren van de verzamelde gegevens (wat bovendien in strijd is met de principes van minimale gegevensbescherming en opslagbeperking).


De wettekst houdt echter rekening met deze problematiek. Zo valt er te lezen dat de “de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden […] niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd“ wordt.<ref>Art. 5§1 sub b, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref> De GDPR verschaft de verwerkingsverantwoordelijke zo handelingsruimte op het vlak van archiefzorg. Hiermee is de kous echter niet af.

Aangezien bij vele verwerkingen van persoonsgegevens archiefzorg niet als doel gespecificeerd is, zal meestal de toestemming van de betrokken persoon ontbreken. De verwerkingsverantwoordelijke zal zich in dat geval niet kunnen beroepen op toestemming als rechtsgrond voor de verwerking. Het inroepen van een gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond is de meest voor de hand liggende optie. De verschillende uitzonderingen in de wettekst met betrekking tot archivering tonen aan dat de wetgever het belang van archivering inziet. Het is immers zowel voor de archiefvormende organisatie als voor de samenleving in het geheel van belang dat er goede archieven bijgehouden worden. Een samenleving zonder archieven kan haar geschiedenis niet reconstrueren. Een organisatie zonder archieven verliest zicht op haar voorgaande handelingen en verliest essentiële informatie. Een goed beheer van de dynamische archieven is ook instrumenteel voor de efficiënte werking van een organisatie. Bovendien is een goede archiefzorg belangrijk om te voldoen aan het GDPR-principe van integriteit en vertrouwelijkheid, daar het verlies van informatie en onrechtmatige verwerkingen hierdoor vermeden kunnen worden.


Verwerkingsactiviteiten in het kader van archiefzorg vormen dus een gerechtvaardigd belang. Bij een gerechtvaardigd belang is het wel noodzakelijk om steeds een afweging te maken tussen het recht op privacy enerzijds en het belang van de organisatie (en de samenleving) anderzijds.


De GDPR vermeldt bij de uitleg van het principe van de opslagbeperking eveneens dat persoonsgegevens voor langere perioden mogen worden opgeslagen “voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden” verwerkt worden.<ref>Art. 5§1 sub e, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref> Verwerkingen die hierdoor mogelijk worden, zijn onder andere langdurige en duurzame opslag, een archiefoverdracht, het ontsluiten en raadpleegbaar maken van archieven, een inventaris of andere toegang creëren,... Bij al deze verwerkingen moet de bescherming van persoonsgegevens wel actief nagestreefd worden. Artikel 89 van de GDPR, dat specifiek een uitzonderingsgrond voor archiveren in het leven roept, gaat hierop verder in en stelt dat er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen moeten worden.

==Bijkomende concepten en belangrijke artikels== 
===Passende technische en organisatorische maatregelen===
De GDPR vermeldt meerdere malen dat elke organisatie passende technische en organisatorische maatregelen moet treffen bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen moeten rekening houden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang en context van de organisatie en de verwerkingsdoeleinden. De wettekst vermeldt pseudonomisering en versleuteling als mogelijke maatregelen en stelt ook dat organisaties de betrouwbaarheid van hun verwerkingssystemen moet garanderen, beoordelen en evalueren.


Door deze weinig concrete invulling is het aan te raden om de sectorale gedragscodes te raadplegen. In deze codes bepalen de verschillende sectoren best practices omtrent de verwerking van persoonsgegevens. Deze codes worden door representatieve groepen samengesteld en goedgekeurd door de Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is in België nog even wachten op de uitwerking van deze sectorale gedragscodes.

===Artikel 30: gegevensverwerkingsregister=== 
Een andere belangrijke vernieuwing in de GDPR is het Gegevensverwerkingsregister (artikel 30). Organisaties worden verplicht om in dit register de verwerkingsactiviteiten te vermelden die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dit register bevat de gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerkingsdoeleinden, een beschrijving van de categorieën van betrokkenen, een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens en ontvangers, indien mogelijk de termijn van wissen en indien mogelijk de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.


Dit register moet in schriftelijke vorm opgesteld worden, waaronder ook elektronische vorm wordt begrepen. De tekst vermeldt dat dit niet verplicht is voor organisaties die minder dan 250 personen in dienst hebben, tenzij er een risico bestaat voor de betrokken personen, de verwerking van persoonsgegevens niet incidenteel is of de verwerking betrekking heeft op bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Aangezien ook erg standaard verwerkingen zoals personeelsadministratie of het uitsturen van een nieuwsbrief niet-incidentele verwerkingen zijn, zal quasi elke organisatie een dergelijk register moeten bijhouden.


De handelingen die je uitvoert in het kader van de archiefzorg moeten in dit register opgenomen worden. Bijvoorbeeld het overdragen van archief aan een archiefbewaarplaats valt onder het verwerken van persoonsgegevens, net zoals het ontsluiten en toegankelijk maken of ter raadpleging aanbieden van archieven. Ook het ordenen, waarderen en vernietigen van archieven valt onder het verwerken van persoonsgegevens en moet in dit register opgenomen worden.

===Artikel 17: recht op vergetelheid=== 
In het kader van de poging om individuen meer rechten en bescherming te bieden, roept de GDPR met artikel 17 het recht op vergetelheid en gegevenswissing in. Dit geeft de betrokken personen het recht om het wissen van hun persoonsgegevens aan te vragen.


Ook moeten de verwerkingsverantwoordelijken de persoonsgegevens wissen die niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt werden, waarvoor de toestemming teruggetrokken is of die op onrechtmatige wijze verwerkt werden.


Dit recht is echter niet absoluut en niet van toepassing op verwerkingen die nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, noch op verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

===Artikel 83: Administratieve boetes=== 
Organisaties die in hun verwerking van persoonsgegevens niet voldoen aan de eisen van de GDPR lopen het risico om beboet te worden.


De tekst verschaft meer informatie over de boetes en stelt dat ze doeltreffend, evenredig en afschrikkend moeten zijn en rekening moeten houden met de aard, de ernst en de duur van de inbreuk. Ook de aard, omvang en het doel van de verwerking moeten geanalyseerd worden. Bij het bepalen van de sanctie wordt tevens gekeken of de inbreuk van opzettelijke of nalatige aard is, of er (technische en organisatorische) maatregelen genomen zijn om schade te beperken en of er sprake is van eerdere relevante inbreuken. Ook kijkt men naar de inspanningen die geleverd zijn om de inbreuk te verhelpen en in hoeverre er sprake was van samenwerking met de toezichthoudende autoriteit. Ten slotte zijn ook eventuele financiële winsten een factor bij de sanctiebepaling.


Toenmalig staatssecretaris voor Privacy Philippe De Backer stelde reeds dat het niet de bedoeling is om een heksenjacht te gaan organiseren. Dit betekent echter zeker niet dat overtredingen geen gevolgen kunnen hebben. De rechtspraak zal in de nabije toekomst uitwijzen wat de concrete toepassing van het sanctiesysteem zal zijn.

===Artikel 85: verwerking en vrijheid van meningsuiting en informatie=== 
Artikel 85 is een zeer belangrijk artikel voor kunstenorganisaties. Hierin wordt namelijk vastgelegd dat het recht op gegevensbescherming in overeenstemming gebracht moet worden met het recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie. Hieronder vallen ook de artistieke uitdrukkingsvormen. In het kader van deze overeenstemming kunnen enkele uitzonderingen vastgesteld worden door de verschillende lidstaten. In België is dit nog niet gebeurd. Hier komt hopelijk zo snel mogelijk verandering in, zodat ook hier de nodige duidelijkheid en bewegingsruimte vastgelegd wordt.


''Auteurs: Jens Bertels ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]) en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|Meemoo]])''


[[Categorie:7. Rechten]]
</translate>

De GDPR en archiefzorg: wat is er nog mogelijk?

2023-12-01T14:04:48Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
De GDPR biedt verregaande bescherming voor privacy en persoonsgegevens. Deze wetgeving heeft ook gevolgen voor archiefzorg. Gelukkig kan je binnen het kader van archiefzorg gebruik maken van enkele uitzonderingen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn de algemene principes van de GDPR-wetgeving?
* Wat zijn de gevolgen van de GDPR-wetgeving voor archiefzorg?
* Van welke uitzonderingen mag je gebruik maken binnen het kader van archiefzorg?
</blockquote>


De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), beter bekend onder de Engelse afkorting GDPR (General Data Protection Regulation), trad op 25 mei 2018 in werking.
Omwille van heel wat onduidelijkheden, ging dat niet zonder slag of stoot. Wat in de hele hetze rond de nieuwe wetgeving zelden of niet de revue passeerde, was informatie met betrekking tot de repercussies voor archiefzorg. Welke gegevens mogen organisaties nog verzamelen? Welke gegevens mogen langdurig bewaard worden? En welke niet? Hoe zit het bijvoorbeeld met een archiefoverdracht? En wat met (online) ontsluiting, raadpleging en hergebruik van het archiefmateriaal?

==De principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens== 


Om een antwoord te kunnen formuleren op bovenstaande vragen moeten de principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van nabij bekeken worden. Voor we dit doen, is het raadzaam om terug te grijpen naar de definities van verwerking en persoonsgegevens.


<blockquote>Persoonsgegevens:
“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, of locatiegegevens, maar evengoed ook een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”<ref> Art. 4§1, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref></blockquote>


<blockquote>Verwerking:
“een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.”<ref>Art. 4§2, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref></blockquote>


Volgens deze definities is archiefzorg in bijna alle gevallen een verwerking van persoonsgegevens. De verordening somt na de begrippenlijst een heleboel beginselen van de verwerking van persoonsgegevens op: rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht. Deze beginselen moeten gerespecteerd worden bij het verwerken van persoonsgegevens en dus ook bij de archiefzorg.


Het eerste principe stipuleert dat persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt moeten worden. Van een rechtmatige verwerking wordt gesproken in zes gevallen:
# wanneer de betrokken persoon toestemming heeft gegeven;
# wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of contract;
# in het geval van de behartiging van een gerechtvaardigd belang;
# om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
# voor de bescherming van vitale belangen;
# voor de vervulling van een taak van algemeen belang.


De belangrijkste rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens voor kunstorganisaties zijn de toestemming van de betrokken persoon, de uitvoering van een overeenkomst of contract en het behartigen van een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het garanderen van een degelijke werking van de organisatie).<ref>Meer informatie over toestemming en het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond voor een verwerking vindt u [https://dejuristen.be/privacy/toestemming-omzeilen-beroep-anders-op-gerechtvaardigd-belang/ hier].</ref>


Een behoorlijke verwerking houdt onder andere in dat de verwerking van de verzamelde gegevens gebeurt met respect voor de betrokken persoon en op een manier die in lijn ligt met de verwachtingen van deze persoon. Zo is het behoorlijk om bijvoorbeeld een e-mailadres uit je adressenbestand te verwerken om een nieuwsbrief te verzenden. Het is echter niet behoorlijk om andere organisaties met een gelijkaardige doelgroep dit e-mailadres te laten verwerken. Een transparante verwerking steunt vooral op een open, duidelijke en eenvoudig te begrijpen communicatie over de verwerking. De betrokken persoon moet zicht hebben op welke gegevens verzameld worden en wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een privacyverklaring.

Een tweede belangrijk principe voor de verwerking van persoonsgegevens is dat van de doelbinding. Verwerkingen moeten steeds gebeuren volgens welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waarvoor de betrokken persoon telkens toestemming heeft gegeven. De gegevens mogen hierna in principe niet verwerkt worden op een met die doeleinden onverenigbare wijze, tenzij een gerechtvaardigd belang aangetoond kan worden. Uit dit principe van doelbinding vloeien enkele andere principes voort. Zo is er bijvoorbeeld het principe van de minimale gegevensverwerking, dat stelt dat de verwerking beperkt moet blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij verwerkt worden. Tevens moet er sprake zijn van opslagbeperking. De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de doeleinden die bij het verzamelen van de gegevens opgesomd werden.


Vervolgens zijn er ook nog de principes van de juistheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Het beginsel van de juistheid houdt in dat de verzamelde persoonsgegevens juiste informatie moeten bevatten en dat er indien nodig wijzigingen worden doorgevoerd. In het kader hiervan hebben de betrokken personen recht op rectificatie. Het beginsel van de integriteit en vertrouwelijkheid spoort de verwerkingsverantwoordelijke aan om een goede beveiliging te voorzien en te beletten dat er ongeoorloofde of onrechtmatige verwerkingen plaatsvinden of onopzettelijke verliezen of vernietigingen van persoonsgegevens optreden. Hiertoe moeten passende technische en organisatorische maatregelen getroffen worden.

==Wat met archiefzorg?== 
De hoger beschreven principes behartigen de belangen van de personen wiens persoonsgegevens verwerkt worden. Er zijn echter ook andere belangen in het spel, die in overeenstemming gebracht moeten worden met de bescherming van de persoonsgegevens. Zo is er onder andere het recht op informatie, het belang van wetenschappelijk en historisch onderzoek of simpelweg het vlot en efficiënt functioneren en beheren van een organisatie (waar archiefzorg een onderdeel van is).


Wie de principes leest en op een rijtje zet, kan het gevoel krijgen dat de GDPR een probleem vormt voor de archiefzorg van een organisatie. Voornamelijk de principes van doelbinding, minimale gegevensverwerking en opslagbeperking lijken te impliceren dat archivering een juridisch heikele onderneming wordt. De gecommuniceerde doeleinden van de verwerking bevatten immers zelden het langdurig bewaren van de verzamelde gegevens (wat bovendien in strijd is met de principes van minimale gegevensbescherming en opslagbeperking).


De wettekst houdt echter rekening met deze problematiek. Zo valt er te lezen dat de “de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden […] niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd“ wordt.<ref>Art. 5§1 sub b, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref> De GDPR verschaft de verwerkingsverantwoordelijke zo handelingsruimte op het vlak van archiefzorg. Hiermee is de kous echter niet af.

Aangezien bij vele verwerkingen van persoonsgegevens archiefzorg niet als doel gespecificeerd is, zal meestal de toestemming van de betrokken persoon ontbreken. De verwerkingsverantwoordelijke zal zich in dat geval niet kunnen beroepen op toestemming als rechtsgrond voor de verwerking. Het inroepen van een gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond is de meest voor de hand liggende optie. De verschillende uitzonderingen in de wettekst met betrekking tot archivering tonen aan dat de wetgever het belang van archivering inziet. Het is immers zowel voor de archiefvormende organisatie als voor de samenleving in het geheel van belang dat er goede archieven bijgehouden worden. Een samenleving zonder archieven kan haar geschiedenis niet reconstrueren. Een organisatie zonder archieven verliest zicht op haar voorgaande handelingen en verliest essentiële informatie. Een goed beheer van de dynamische archieven is ook instrumenteel voor de efficiënte werking van een organisatie. Bovendien is een goede archiefzorg belangrijk om te voldoen aan het GDPR-principe van integriteit en vertrouwelijkheid, daar het verlies van informatie en onrechtmatige verwerkingen hierdoor vermeden kunnen worden.


Verwerkingsactiviteiten in het kader van archiefzorg vormen dus een gerechtvaardigd belang. Bij een gerechtvaardigd belang is het wel noodzakelijk om steeds een afweging te maken tussen het recht op privacy enerzijds en het belang van de organisatie (en de samenleving) anderzijds.


De GDPR vermeldt bij de uitleg van het principe van de opslagbeperking eveneens dat persoonsgegevens voor langere perioden mogen worden opgeslagen “voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden” verwerkt worden.<ref>Art. 5§1 sub e, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Publicatieblad van de Europese Unie, 4 mei 2016.</ref> Verwerkingen die hierdoor mogelijk worden, zijn onder andere langdurige en duurzame opslag, een archiefoverdracht, het ontsluiten en raadpleegbaar maken van archieven, een inventaris of andere toegang creëren,... Bij al deze verwerkingen moet de bescherming van persoonsgegevens wel actief nagestreefd worden. Artikel 89 van de GDPR, dat specifiek een uitzonderingsgrond voor archiveren in het leven roept, gaat hierop verder in en stelt dat er passende technische en organisatorische maatregelen getroffen moeten worden.

==Bijkomende concepten en belangrijke artikels== 
===Passende technische en organisatorische maatregelen===
De GDPR vermeldt meerdere malen dat elke organisatie passende technische en organisatorische maatregelen moet treffen bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen moeten rekening houden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang en context van de organisatie en de verwerkingsdoeleinden. De wettekst vermeldt pseudonomisering en versleuteling als mogelijke maatregelen en stelt ook dat organisaties de betrouwbaarheid van hun verwerkingssystemen moet garanderen, beoordelen en evalueren.


Door deze weinig concrete invulling is het aan te raden om de sectorale gedragscodes te raadplegen. In deze codes bepalen de verschillende sectoren best practices omtrent de verwerking van persoonsgegevens. Deze codes worden door representatieve groepen samengesteld en goedgekeurd door de Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is in België nog even wachten op de uitwerking van deze sectorale gedragscodes.

===Artikel 30: gegevensverwerkingsregister=== 
Een andere belangrijke vernieuwing in de GDPR is het Gegevensverwerkingsregister (artikel 30). Organisaties worden verplicht om in dit register de verwerkingsactiviteiten te vermelden die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dit register bevat de gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerkingsdoeleinden, een beschrijving van de categorieën van betrokkenen, een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens en ontvangers, indien mogelijk de termijn van wissen en indien mogelijk de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.


Dit register moet in schriftelijke vorm opgesteld worden, waaronder ook elektronische vorm wordt begrepen. De tekst vermeldt dat dit niet verplicht is voor organisaties die minder dan 250 personen in dienst hebben, tenzij er een risico bestaat voor de betrokken personen, de verwerking van persoonsgegevens niet incidenteel is of de verwerking betrekking heeft op bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Aangezien ook erg standaard verwerkingen zoals personeelsadministratie of het uitsturen van een nieuwsbrief niet-incidentele verwerkingen zijn, zal quasi elke organisatie een dergelijk register moeten bijhouden.


De handelingen die je uitvoert in het kader van de archiefzorg moeten in dit register opgenomen worden. Bijvoorbeeld het overdragen van archief aan een archiefbewaarplaats valt onder het verwerken van persoonsgegevens, net zoals het ontsluiten en toegankelijk maken of ter raadpleging aanbieden van archieven. Ook het ordenen, waarderen en vernietigen van archieven valt onder het verwerken van persoonsgegevens en moet in dit register opgenomen worden.

===Artikel 17: recht op vergetelheid=== 
In het kader van de poging om individuen meer rechten en bescherming te bieden, roept de GDPR met artikel 17 het recht op vergetelheid en gegevenswissing in. Dit geeft de betrokken personen het recht om het wissen van hun persoonsgegevens aan te vragen.


Ook moeten de verwerkingsverantwoordelijken de persoonsgegevens wissen die niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt werden, waarvoor de toestemming teruggetrokken is of die op onrechtmatige wijze verwerkt werden.


Dit recht is echter niet absoluut en niet van toepassing op verwerkingen die nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, noch op verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

===Artikel 83: Administratieve boetes=== 
Organisaties die in hun verwerking van persoonsgegevens niet voldoen aan de eisen van de GDPR lopen het risico om beboet te worden.


De tekst verschaft meer informatie over de boetes en stelt dat ze doeltreffend, evenredig en afschrikkend moeten zijn en rekening moeten houden met de aard, de ernst en de duur van de inbreuk. Ook de aard, omvang en het doel van de verwerking moeten geanalyseerd worden. Bij het bepalen van de sanctie wordt tevens gekeken of de inbreuk van opzettelijke of nalatige aard is, of er (technische en organisatorische) maatregelen genomen zijn om schade te beperken en of er sprake is van eerdere relevante inbreuken. Ook kijkt men naar de inspanningen die geleverd zijn om de inbreuk te verhelpen en in hoeverre er sprake was van samenwerking met de toezichthoudende autoriteit. Ten slotte zijn ook eventuele financiële winsten een factor bij de sanctiebepaling.


Toenmalig staatssecretaris voor Privacy Philippe De Backer stelde reeds dat het niet de bedoeling is om een heksenjacht te gaan organiseren. Dit betekent echter zeker niet dat overtredingen geen gevolgen kunnen hebben. De rechtspraak zal in de nabije toekomst uitwijzen wat de concrete toepassing van het sanctiesysteem zal zijn.

===Artikel 85: verwerking en vrijheid van meningsuiting en informatie=== 
Artikel 85 is een zeer belangrijk artikel voor kunstenorganisaties. Hierin wordt namelijk vastgelegd dat het recht op gegevensbescherming in overeenstemming gebracht moet worden met het recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie. Hieronder vallen ook de artistieke uitdrukkingsvormen. In het kader van deze overeenstemming kunnen enkele uitzonderingen vastgesteld worden door de verschillende lidstaten. In België is dit nog niet gebeurd. Hier komt hopelijk zo snel mogelijk verandering in, zodat ook hier de nodige duidelijkheid en bewegingsruimte vastgelegd wordt.


''Auteurs: Jens Bertels ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]) en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|Meemoo]])''


[[Categorie:7. Rechten]]
</translate>

Creative Commons-licentie als een oplossing voor de rechtenproblematiek

2023-12-01T14:03:56Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
In plaats van via auteursrecht de volledige controle te behouden over je werk, kan je er als rechthebbende een Creative Commons-licentie aan toekennen. Daardoor kunnen anderen onder bepaalde voorwaarden het werk vrij hergebruiken. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke Creative Commons-licenties bestaan er?
* Wat is bij deze licenties wel en niet toegestaan?
</blockquote>


Hoe werken de Creative Commons-licenties? Bij het kiezen van een licentie beantwoordt een Creative Commons-licentiegever de volgende vragen:
# Wil ik dat bij elk gebruik van mijn werk mijn naam wordt vermeld?
# Mogen anderen mijn werk aanpassen?
# Mogen anderen commercieel gebruik maken van mijn werk?
# Als het werk aangepast mag worden, moet het dan onder dezelfde voorwaarden beschikbaar gemaakt worden? Dit is het principe van ‘GelijkDelen’ en helpt om open content te laten groeien. GelijkDelen is geïnspireerd op de GNU General Public License, die vaak in open source softwareprojecten wordt gebruikt.


De antwoorden op de vragen geven de maker inzicht onder welke voorwaarden zijn werk gebruikt kan worden.

==Welke licenties bestaan er?== 
===Naamsvermelding - CC BY===


Deze licentie staat anderen toe om:
* het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
* het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
* voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden


en dat onder de volgende voorwaarde:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is.


Dit is de meest vrije licentie. Ze is aangeraden om maximale verspreiding en gebruik van gelicenseerd materiaal te stimuleren.


[[File:CC-BY icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-GelijkDelen - CC BY-SA=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk voor alle doeleinden (inclusief commerciële) te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*GelijkDelen — Als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd, moet je het veranderde materiaal verspreiden onder dezelfde licentie als het originele werk.


Deze licentie wordt vaak vergeleken met de ‘copyleft’ vrije en open source software licenties. Alle afgeleide werken mogen ook voor commerciële doeleinden gebruikt worden. Deze licentie wordt gebruikt door Wikipedia en is aangeraden voor alle materialen die voordeel hebben bij integratie binnen Wikipedia of soortgelijke projecten.


Let wel: Dat het werk onder identieke voorwaarden moet worden verspreid, verhindert niet dat het volledige product waarin het werk wordt gebruikt onder dezelfde licentie moet vallen. Bijvooreeld: wanneer foto’s onder CC BY-SA worden verspreid, dan kan de pers (zoals een krant) deze foto’s gebruiken op voorwaarde dat ze (i) bij de publicatie van de foto de naam van de fotograaf vermeldt en (ii) aan het lezerspubliek meldt dat deze foto vrijelijk verder kan worden gebruikt onder de voorwaarden van een CC BY-SA licentie. Dit kan door onder deze foto ‘NAAM + CC BY-SA’ te vermelden. Het auteursrecht van de uitgever van de krant reikt dan niet tot de foto’s in kwestie.<ref>Deze opmerking is gebaseerd op een advies van advocaat en specialist auteursrechten Joris Deene uit 2020.</ref>


[[File:CC-BY-SA icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-GeenAfgeleideWerken - CC BY-ND=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*GeenAfgeleideWerken — Je mag het veranderde materiaal niet verspreiden als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd.


[[File:Cc-by-nd icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel - CC BY-NC=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.


[[File:Cc-by-nc icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen - CC BY-NC-SA=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.
*GelijkDelen — Als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd, moet je het veranderde materiaal verspreiden onder dezelfde licentie als het originele werk.


[[File:Cc-by-nc-sa icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken - CC BY-NC-ND=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.
*GeenAfgeleideWerken — Je mag het veranderde materiaal niet verspreiden als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd.


Deze licentie is de meest restrictieve van de zes licenties.


[[File:Cc-by-nc-nd icon.svg|200px]]

==Bronnen en referenties== 
*[https://creativecommons.nl/ Uitleg bij de Creative Commons-licenties]
<references/>


''Auteurs: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Bart Magnus (meemoo)


[[Categorie:7. Rechten]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Creative Commons-licentie als een oplossing voor de rechtenproblematiek

2023-12-01T14:03:47Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
In plaats van via auteursrecht de volledige controle te behouden over je werk, kan je er als rechthebbende een Creative Commons-licentie aan toekennen. Daardoor kunnen anderen onder bepaalde voorwaarden het werk vrij hergebruiken. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke Creative Commons-licenties bestaan er?
* Wat is bij deze licenties wel en niet toegestaan?
</blockquote>


Hoe werken de Creative Commons-licenties? Bij het kiezen van een licentie beantwoordt een Creative Commons-licentiegever de volgende vragen:
# Wil ik dat bij elk gebruik van mijn werk mijn naam wordt vermeld?
# Mogen anderen mijn werk aanpassen?
# Mogen anderen commercieel gebruik maken van mijn werk?
# Als het werk aangepast mag worden, moet het dan onder dezelfde voorwaarden beschikbaar gemaakt worden? Dit is het principe van ‘GelijkDelen’ en helpt om open content te laten groeien. GelijkDelen is geïnspireerd op de GNU General Public License, die vaak in open source softwareprojecten wordt gebruikt.


De antwoorden op de vragen geven de maker inzicht onder welke voorwaarden zijn werk gebruikt kan worden.

==Welke licenties bestaan er?== 
===Naamsvermelding - CC BY===


Deze licentie staat anderen toe om:
* het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
* het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
* voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden


en dat onder de volgende voorwaarde:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is.


Dit is de meest vrije licentie. Ze is aangeraden om maximale verspreiding en gebruik van gelicenseerd materiaal te stimuleren.


[[File:CC-BY icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-GelijkDelen - CC BY-SA=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk voor alle doeleinden (inclusief commerciële) te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*GelijkDelen — Als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd, moet je het veranderde materiaal verspreiden onder dezelfde licentie als het originele werk.


Deze licentie wordt vaak vergeleken met de ‘copyleft’ vrije en open source software licenties. Alle afgeleide werken mogen ook voor commerciële doeleinden gebruikt worden. Deze licentie wordt gebruikt door Wikipedia en is aangeraden voor alle materialen die voordeel hebben bij integratie binnen Wikipedia of soortgelijke projecten.


Let wel: Dat het werk onder identieke voorwaarden moet worden verspreid, verhindert niet dat het volledige product waarin het werk wordt gebruikt onder dezelfde licentie moet vallen. Bijvooreeld: wanneer foto’s onder CC BY-SA worden verspreid, dan kan de pers (zoals een krant) deze foto’s gebruiken op voorwaarde dat ze (i) bij de publicatie van de foto de naam van de fotograaf vermeldt en (ii) aan het lezerspubliek meldt dat deze foto vrijelijk verder kan worden gebruikt onder de voorwaarden van een CC BY-SA licentie. Dit kan door onder deze foto ‘NAAM + CC BY-SA’ te vermelden. Het auteursrecht van de uitgever van de krant reikt dan niet tot de foto’s in kwestie.<ref>Deze opmerking is gebaseerd op een advies van advocaat en specialist auteursrechten Joris Deene uit 2020.</ref>


[[File:CC-BY-SA icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-GeenAfgeleideWerken - CC BY-ND=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*GeenAfgeleideWerken — Je mag het veranderde materiaal niet verspreiden als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd.


[[File:Cc-by-nd icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel - CC BY-NC=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.


[[File:Cc-by-nc icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen - CC BY-NC-SA=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
*het werk te bewerken — te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.
*GelijkDelen — Als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd, moet je het veranderde materiaal verspreiden onder dezelfde licentie als het originele werk.


[[File:Cc-by-nc-sa icon.svg|200px]]

===Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken - CC BY-NC-ND=== 


Deze licentie staat anderen toe om:
*het werk te delen — te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat


en dat onder de volgende voorwaarden:
*Naamsvermelding — De gebruiker dient de maker van het werk te vermelden, een link naar de licentie te plaatsen en aan te geven of het werk veranderd is. Je mag dat op redelijke wijze doen, maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat de licentiegever instemt met je werk of je gebruik van het werk.
*NietCommercieel — Je mag het werk niet gebruiken voor commerciële doeleinden.
*GeenAfgeleideWerken — Je mag het veranderde materiaal niet verspreiden als je het werk hebt geremixt, veranderd, of op het werk hebt voortgebouwd.


Deze licentie is de meest restrictieve van de zes licenties.


[[File:Cc-by-nc-nd icon.svg|200px]]

==Bronnen en referenties== 
*[https://creativecommons.nl/ Uitleg bij de Creative Commons-licenties]
<references/>


''Auteurs: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw), Bart Magnus (meemoo)


[[Categorie:7. Rechten]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Checklist voor het klaren van rechten

2023-12-01T14:02:52Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Wanneer je documenten of beeldmateriaal uit je archief wil (her)gebruiken of publiek toegankelijk maken, moet je eerst nagaan of er auteursrechten op rusten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wanneer moet je rechten klaren?
* Welke stappen moet je volgen om rechten te klaren?
</blockquote>


Het is belangrijk dat je de rechten op werken in je archief en collectie(s) klaart wanneer je ze publiek toegankelijk wilt maken of (her)gebruiken.
Het klaren van rechten betekent dat je vaststelt of er al dan niet auteursrechten rusten op een bepaald werk en de toestemming van de rechthebbende of zijn vertegenwoordiger krijgt om je archief en/of collectie(s) juridisch correct te hergebruiken.
Deze checklist overloopt alle stappen voor het klaren van rechten die op bepaalde stukken in je archief kunnen rusten. Het begrip auteur wordt hier generiek gebruikt en verwijst naar alle vormen van creaties waarop auteursrechten rusten.

==Wanneer rechten klaren?== 
Rechten dienen geklaard te zijn vooraleer je werken en documenten hergebruikt en/of ontsluit. Klaar ook de rechten voor elk mogelijk hergebruik. Doe dit, waar mogelijk, al bij de creatie van het materiaal. Zo vermijd je achteraf lastige zoektochten naar eventuele rechthebbenden.
Een overzicht van de verschillende soorten rechten vind je bij de tool [[Soorten rechten]]. Meer uitgebreide informatie over het klaren staat in het [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren handboek ‘Rechten klaren’].

==Hoe?== 

===Stap 1: Identificeer het werk en de auteur=== 
*Wat is de titel?
*Wie is de auteur?


Het is noodzakelijk om het werk te identificeren. Dit doe je aan de hand van de titel en de auteur(s).

===Stap 2: Is het werk origineel en leeft de auteur nog?=== 
*Is het werk origineel? Ja / nee
*Leeft de auteur nog? Ja / nee


Als het werk origineel is en de auteur nog leeft, heb je een schriftelijke toestemming nodig van de auteur of diens vertegenwoordiger. Expliciteer daarbij steeds het beoogde gebruik. Is het werk niet origineel, dan rust er geen auteursrecht op en heb je geen toestemming nodig.


*Als de auteur overleden is, stel dan de vraag hoe lang dat geleden is.


Gaat het om een origineel werk en is de auteur nog geen 70 jaar overleden, dan heb je schriftelijke toestemming nodig van de erfgenamen of hun vertegenwoordiger nodig voor het beoogde gebruik.

===Stap 3: Is er meer dan één auteur?=== 
*Is er meer dan één auteur? Ja / nee
*Hoeveel auteurs zijn er?
*Leven de auteurs nog? Ja / nee


Als het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs nog leven, heb je een schriftelijke toestemming nodig van alle auteurs of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik.


*Zijn de auteurs overleden, hoe lang geleden zijn ze dan gestorven?


Als het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs zijn nog geen 70 jaar overleden, dan heb je een schriftelijke toestemming nodig van alle erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik. Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.

===Stap 4: Heeft de auteur werk van een andere auteur in zijn werk verwerkt?=== 
*Heeft de auteur werk van anderen in zijn werk verwerkt? Ja / nee
*Zo ja, heeft de auteur van het werk er dan voor gezorgd dat de rechten hierop zijn geklaard voor het bedoelde gebruik? Ja / nee
*Kan de auteur van het werk ‘parodie’ inroepen voor het gebruik van de andere werken als de rechten niet zijn geklaard? Ja / nee
*Wie is de auteur van de werken die zijn verwerkt in het werk dat je wenst te gebruiken?
*Leeft deze auteur nog? Ja / nee


Als de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij niet de wettelijke uitzondering van de parodie kan inroepen en geen rechten heeft geklaard voor het bedoelde gebruik, heb je voor het beoogde gebruik ook schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze andere werken of diens vertegenwoordiger (als de auteur in kwestie nog leeft).


Als de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij de wettelijke uitzondering van de parodie inroept of verzekert rechten te hebben geklaard voor het bedoelde gebruik, moet hij in de schriftelijke overeenkomst instemmen met vrijwaring tegen mogelijke claims van rechthebbenden van deze andere werken.


*Als de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij dan gestorven?


Is hij nog geen 70 jaar overleden, dan heb je een schriftelijke toestemming nodig van zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik.

===Stap 5: Heeft de auteur werk van meerdere andere auteurs in zijn werk verwerkt?=== 
*Is er meer dan één auteur? Ja / nee
*Hoeveel auteurs zijn er?
*Leven de auteurs nog? Ja / nee


Als deze andere werken meerdere auteurs hebben en ze leven nog, zal je voor het beoogde gebruik schriftelijke toestemming nodig hebben van al deze auteurs of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.


*Als de auteurs overleden zijn: hoe lang geleden zijn zij dan gestorven?


Zijn deze auteurs nog geen 70 jaar overleden, dan zal je voor het beoogde gebruik ook schriftelijke toestemming nodig hebben van hun erfgenamen of vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.

===Stap 6: Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk?=== 
*Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk? Ja / nee
*Is er een schriftelijke toestemming van de auteur? Ja / nee
*Leeft de auteur nog? Ja / nee


Als je wil vertrekken van een bestaande fotografische reproductie van een werk, heb je voor het beoogde gebruik schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze reproductie of van zijn vertegenwoordiger. Leeft de auteur nog en je bezit de toestemming nog niet, dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten.


*Als de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij dan gestorven?


Als de auteur van de fotografische reproducties nog geen 70 jaar overleden is en je bezit zijn schriftelijke toestemming niet, zal je een schriftelijke overeenkomst voor het beoogde gebruik moeten afsluiten met zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s).

===Stap 7: Beeldt het werk een persoon af?=== 
*Beeldt het werk een persoon af? Ja / nee
*Is er een toestemming vereist van de afgebeelde persoon? Ja / nee
*Spelen er kwesties omtrent privacy? Ja / nee


Is de afgebeelde persoon geen publiek persoon (politicus, kunstenaar, ...), dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten. Gaat het om een publiek persoon en spelen er zaken mee zoals zijn privéleven, dan kunnen die niet zonder zijn toestemming publiek worden gemaakt. Voor commercieel gebruik van de afbeelding, zal je organisatie hoe dan ook een schriftelijke overeenkomst met hem moeten afsluiten, zelfs als het een publiek persoon betreft.

===Stap 8: Bezit jij of je organisatie al een lopende of vereiste licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het werk?=== 
*Valt het werk onder het auteursrecht: bezit jij of je organisatie dan een licentie of overeenkomst tot vervreemding? Ja / nee
*Zo ja, wat dekt deze licentie?


Als het werk onder auteursrechtelijke bescherming valt en je bezit al een licentie of overeenkomst tot vervreemding die het beoogde gebruik dekt, dan moet je geen nieuwe schriftelijke overeenkomst meer opmaken met de rechthebbende. Bezit je nog geen licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het beoogde gebruik, dan moet wel alsnog een schriftelijke overeenkomst opgemaakt worden.


*Wat wil je (aanvullend) dekken met een licentie?
**Digitalisering?
**Toegang door een geautoriseerde gebruiker via een beveiligd netwerk?
**Vrije online toegang via een open netwerk?


Het is belangrijk om in de nieuwe schriftelijke overeenkomst (of in de aanvulling op een bestaande schriftelijke overeenkomst) het beoogde gebruik te specifiëren. Om te vermijden dat nadien nog een aanvulling moet gebeuren, raden we aan het beoogde gebruik zo ruim mogelijk te definiëren en meteen een overeenkomst af te sluiten voor zowel digitalisering als voor toegang via een beveiligd netwerk en een open netwerk.

===Stap 9: Wie is/zijn de auteur(s), rechthebbende(n) of zijn/hun vertegenwoordiger?=== 
Wie vertegenwoordigt de auteur bij het sluiten van een overeenkomst?
*De auteur zelf? Ja / nee
**Is de auteur zeker dat hij rechten niet heeft afgestaan? Ja / nee
*Vertegenwoordiger van erfgenamen? Ja / nee
*Vennootschap voor collectief rechtenbeheer? Ja / nee


Het is belangrijk om te achterhalen met wie je een schriftelijke overeenkomst moet opmaken. De auteur of zijn erfgenamen kunnen hun rechten in beheer hebben gegeven aan een collectieve beheersvennootschap. In dat geval sluit je geen rechtstreekse overeenkomst af met de auteur of erfgenamen, maar met deze vennootschap.


Bij opmaak van een schriftelijke overeenkomst met de auteur of zijn erfgenamen, moet gegarandeerd worden dat de rechten niet zijn afgestaan. In de schriftelijke overeenkomst moeten zij instemmen met een vrijwaring tegen mogelijke claims van beheersvennootschappen. In de overeenkomst kan je zelfs een clausule opnemen waarin de licentiegever verplicht wordt het lidmaatschap met de beheersvennootschap op te zeggen als deze een claim indient.

===Stap 10: Aandachtspunten bij het sluiten van overeenkomsten bij specifieke werken=== 
====Bibliografische werken of werken die bibliografische werken bevatten====
Een bibliografisch werk wordt vaak uitgegeven door een uitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. Niet de auteur, maar de uitgever zal dan de toelating moeten verlenen.

====Muzikale werken of werken die muziek bevatten==== 
Een muziekwerk wordt vaak uitgegeven door een muziekuitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. De muziekuitgever kan dan toelating verlenen in naam van de auteur.


De producent van een muziekopname heeft daarnaast afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moet ook instemmen. Indien de opname aan het publiek wordt meegedeeld binnen de 50 jaar na vastlegging, wordt die termijn verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking.


Ook '''muzikanten''' hebben afzonderlijke (naburige) rechten op een muziekopname. Indien de opname binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt, wordt de beschermingstermijn van hun naburige rechten verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking. Zij moeten dus eveneens toestemmen. In de praktijk dragen muzikanten hun rechten echter vaak over aan de producenten van de muziekopname.

====Audiovisuele werken of werken die een audiovisueel werk bevatten==== 
De wet gaat ervan uit dat, tenzij anders afgesproken, de '''filmregisseur''' en anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten hebben overgedragen aan de producent. In vele gevallen zal dus de toestemming van de producent vereist zijn in plaats van die van bijvoorbeeld de filmregisseur.


De '''producent''' van een audiovisueel werk zelf heeft ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste registratie) en moet dus altijd toelating verlenen – zelfs als werd afgesproken dat de filmregisseur en de anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten niet aan hem overdragen.


Als het werk afkomstig is van een uitzending, moet ook de '''omroep''' toestemming geven. Acteurs hebben in dat geval ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste uitzending) en moeten ook toelating verlenen. In de praktijk dragen acteurs vaak hun rechten over aan filmproducenten.


Voor zowel producenten van audiovisueel werk als voor omroepen geldt dat hun naburige rechten met 50 jaar verlengd worden wanneer het werk binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt. De termijn van de verlenging gaat in vanaf het moment van openbaarmaking.

==Meer lezen== 
Specifiek voor teksttheater in de amateurkunsten creëerde de theaterbib van OPENDOEK dit [https://www.opendoek.be/theaterbib/auteursrecht-een-stuk-spelen stappenplan rond auteursrechten].


''Auteurs: Bert Lemmens en Rony Vissers (PACKED vzw)''


[[Categorie:7. Rechten]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

Checklist voor het klaren van rechten

2023-12-01T14:02:43Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Wanneer je documenten of beeldmateriaal uit je archief wil (her)gebruiken of publiek toegankelijk maken, moet je eerst nagaan of er auteursrechten op rusten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wanneer moet je rechten klaren?
* Welke stappen moet je volgen om rechten te klaren?
</blockquote>


Het is belangrijk dat je de rechten op werken in je archief en collectie(s) klaart wanneer je ze publiek toegankelijk wilt maken of (her)gebruiken.
Het klaren van rechten betekent dat je vaststelt of er al dan niet auteursrechten rusten op een bepaald werk en de toestemming van de rechthebbende of zijn vertegenwoordiger krijgt om je archief en/of collectie(s) juridisch correct te hergebruiken.
Deze checklist overloopt alle stappen voor het klaren van rechten die op bepaalde stukken in je archief kunnen rusten. Het begrip auteur wordt hier generiek gebruikt en verwijst naar alle vormen van creaties waarop auteursrechten rusten.

==Wanneer rechten klaren?== 
Rechten dienen geklaard te zijn vooraleer je werken en documenten hergebruikt en/of ontsluit. Klaar ook de rechten voor elk mogelijk hergebruik. Doe dit, waar mogelijk, al bij de creatie van het materiaal. Zo vermijd je achteraf lastige zoektochten naar eventuele rechthebbenden.
Een overzicht van de verschillende soorten rechten vind je bij de tool [[Soorten rechten]]. Meer uitgebreide informatie over het klaren staat in het [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:Handboek_Rechten_Klaren handboek ‘Rechten klaren’].

==Hoe?== 

===Stap 1: Identificeer het werk en de auteur=== 
*Wat is de titel?
*Wie is de auteur?


Het is noodzakelijk om het werk te identificeren. Dit doe je aan de hand van de titel en de auteur(s).

===Stap 2: Is het werk origineel en leeft de auteur nog?=== 
*Is het werk origineel? Ja / nee
*Leeft de auteur nog? Ja / nee


Als het werk origineel is en de auteur nog leeft, heb je een schriftelijke toestemming nodig van de auteur of diens vertegenwoordiger. Expliciteer daarbij steeds het beoogde gebruik. Is het werk niet origineel, dan rust er geen auteursrecht op en heb je geen toestemming nodig.


*Als de auteur overleden is, stel dan de vraag hoe lang dat geleden is.


Gaat het om een origineel werk en is de auteur nog geen 70 jaar overleden, dan heb je schriftelijke toestemming nodig van de erfgenamen of hun vertegenwoordiger nodig voor het beoogde gebruik.

===Stap 3: Is er meer dan één auteur?=== 
*Is er meer dan één auteur? Ja / nee
*Hoeveel auteurs zijn er?
*Leven de auteurs nog? Ja / nee


Als het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs nog leven, heb je een schriftelijke toestemming nodig van alle auteurs of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik.


*Zijn de auteurs overleden, hoe lang geleden zijn ze dan gestorven?


Als het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs zijn nog geen 70 jaar overleden, dan heb je een schriftelijke toestemming nodig van alle erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik. Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.

===Stap 4: Heeft de auteur werk van een andere auteur in zijn werk verwerkt?=== 
*Heeft de auteur werk van anderen in zijn werk verwerkt? Ja / nee
*Zo ja, heeft de auteur van het werk er dan voor gezorgd dat de rechten hierop zijn geklaard voor het bedoelde gebruik? Ja / nee
*Kan de auteur van het werk ‘parodie’ inroepen voor het gebruik van de andere werken als de rechten niet zijn geklaard? Ja / nee
*Wie is de auteur van de werken die zijn verwerkt in het werk dat je wenst te gebruiken?
*Leeft deze auteur nog? Ja / nee


Als de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij niet de wettelijke uitzondering van de parodie kan inroepen en geen rechten heeft geklaard voor het bedoelde gebruik, heb je voor het beoogde gebruik ook schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze andere werken of diens vertegenwoordiger (als de auteur in kwestie nog leeft).


Als de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij de wettelijke uitzondering van de parodie inroept of verzekert rechten te hebben geklaard voor het bedoelde gebruik, moet hij in de schriftelijke overeenkomst instemmen met vrijwaring tegen mogelijke claims van rechthebbenden van deze andere werken.


*Als de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij dan gestorven?


Is hij nog geen 70 jaar overleden, dan heb je een schriftelijke toestemming nodig van zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s) voor het beoogde gebruik.

===Stap 5: Heeft de auteur werk van meerdere andere auteurs in zijn werk verwerkt?=== 
*Is er meer dan één auteur? Ja / nee
*Hoeveel auteurs zijn er?
*Leven de auteurs nog? Ja / nee


Als deze andere werken meerdere auteurs hebben en ze leven nog, zal je voor het beoogde gebruik schriftelijke toestemming nodig hebben van al deze auteurs of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.


*Als de auteurs overleden zijn: hoe lang geleden zijn zij dan gestorven?


Zijn deze auteurs nog geen 70 jaar overleden, dan zal je voor het beoogde gebruik ook schriftelijke toestemming nodig hebben van hun erfgenamen of vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.

===Stap 6: Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk?=== 
*Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk? Ja / nee
*Is er een schriftelijke toestemming van de auteur? Ja / nee
*Leeft de auteur nog? Ja / nee


Als je wil vertrekken van een bestaande fotografische reproductie van een werk, heb je voor het beoogde gebruik schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze reproductie of van zijn vertegenwoordiger. Leeft de auteur nog en je bezit de toestemming nog niet, dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten.


*Als de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij dan gestorven?


Als de auteur van de fotografische reproducties nog geen 70 jaar overleden is en je bezit zijn schriftelijke toestemming niet, zal je een schriftelijke overeenkomst voor het beoogde gebruik moeten afsluiten met zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s).

===Stap 7: Beeldt het werk een persoon af?=== 
*Beeldt het werk een persoon af? Ja / nee
*Is er een toestemming vereist van de afgebeelde persoon? Ja / nee
*Spelen er kwesties omtrent privacy? Ja / nee


Is de afgebeelde persoon geen publiek persoon (politicus, kunstenaar, ...), dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten. Gaat het om een publiek persoon en spelen er zaken mee zoals zijn privéleven, dan kunnen die niet zonder zijn toestemming publiek worden gemaakt. Voor commercieel gebruik van de afbeelding, zal je organisatie hoe dan ook een schriftelijke overeenkomst met hem moeten afsluiten, zelfs als het een publiek persoon betreft.

===Stap 8: Bezit jij of je organisatie al een lopende of vereiste licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het werk?=== 
*Valt het werk onder het auteursrecht: bezit jij of je organisatie dan een licentie of overeenkomst tot vervreemding? Ja / nee
*Zo ja, wat dekt deze licentie?


Als het werk onder auteursrechtelijke bescherming valt en je bezit al een licentie of overeenkomst tot vervreemding die het beoogde gebruik dekt, dan moet je geen nieuwe schriftelijke overeenkomst meer opmaken met de rechthebbende. Bezit je nog geen licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het beoogde gebruik, dan moet wel alsnog een schriftelijke overeenkomst opgemaakt worden.


*Wat wil je (aanvullend) dekken met een licentie?
**Digitalisering?
**Toegang door een geautoriseerde gebruiker via een beveiligd netwerk?
**Vrije online toegang via een open netwerk?


Het is belangrijk om in de nieuwe schriftelijke overeenkomst (of in de aanvulling op een bestaande schriftelijke overeenkomst) het beoogde gebruik te specifiëren. Om te vermijden dat nadien nog een aanvulling moet gebeuren, raden we aan het beoogde gebruik zo ruim mogelijk te definiëren en meteen een overeenkomst af te sluiten voor zowel digitalisering als voor toegang via een beveiligd netwerk en een open netwerk.

===Stap 9: Wie is/zijn de auteur(s), rechthebbende(n) of zijn/hun vertegenwoordiger?=== 
Wie vertegenwoordigt de auteur bij het sluiten van een overeenkomst?
*De auteur zelf? Ja / nee
**Is de auteur zeker dat hij rechten niet heeft afgestaan? Ja / nee
*Vertegenwoordiger van erfgenamen? Ja / nee
*Vennootschap voor collectief rechtenbeheer? Ja / nee


Het is belangrijk om te achterhalen met wie je een schriftelijke overeenkomst moet opmaken. De auteur of zijn erfgenamen kunnen hun rechten in beheer hebben gegeven aan een collectieve beheersvennootschap. In dat geval sluit je geen rechtstreekse overeenkomst af met de auteur of erfgenamen, maar met deze vennootschap.


Bij opmaak van een schriftelijke overeenkomst met de auteur of zijn erfgenamen, moet gegarandeerd worden dat de rechten niet zijn afgestaan. In de schriftelijke overeenkomst moeten zij instemmen met een vrijwaring tegen mogelijke claims van beheersvennootschappen. In de overeenkomst kan je zelfs een clausule opnemen waarin de licentiegever verplicht wordt het lidmaatschap met de beheersvennootschap op te zeggen als deze een claim indient.

===Stap 10: Aandachtspunten bij het sluiten van overeenkomsten bij specifieke werken=== 
====Bibliografische werken of werken die bibliografische werken bevatten====
Een bibliografisch werk wordt vaak uitgegeven door een uitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. Niet de auteur, maar de uitgever zal dan de toelating moeten verlenen.

====Muzikale werken of werken die muziek bevatten==== 
Een muziekwerk wordt vaak uitgegeven door een muziekuitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. De muziekuitgever kan dan toelating verlenen in naam van de auteur.


De producent van een muziekopname heeft daarnaast afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moet ook instemmen. Indien de opname aan het publiek wordt meegedeeld binnen de 50 jaar na vastlegging, wordt die termijn verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking.


Ook '''muzikanten''' hebben afzonderlijke (naburige) rechten op een muziekopname. Indien de opname binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt, wordt de beschermingstermijn van hun naburige rechten verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking. Zij moeten dus eveneens toestemmen. In de praktijk dragen muzikanten hun rechten echter vaak over aan de producenten van de muziekopname.

====Audiovisuele werken of werken die een audiovisueel werk bevatten==== 
De wet gaat ervan uit dat, tenzij anders afgesproken, de '''filmregisseur''' en anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten hebben overgedragen aan de producent. In vele gevallen zal dus de toestemming van de producent vereist zijn in plaats van die van bijvoorbeeld de filmregisseur.


De '''producent''' van een audiovisueel werk zelf heeft ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste registratie) en moet dus altijd toelating verlenen – zelfs als werd afgesproken dat de filmregisseur en de anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten niet aan hem overdragen.


Als het werk afkomstig is van een uitzending, moet ook de '''omroep''' toestemming geven. Acteurs hebben in dat geval ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste uitzending) en moeten ook toelating verlenen. In de praktijk dragen acteurs vaak hun rechten over aan filmproducenten.


Voor zowel producenten van audiovisueel werk als voor omroepen geldt dat hun naburige rechten met 50 jaar verlengd worden wanneer het werk binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt. De termijn van de verlenging gaat in vanaf het moment van openbaarmaking.

==Meer lezen== 
Specifiek voor teksttheater in de amateurkunsten creëerde de theaterbib van OPENDOEK dit [https://www.opendoek.be/theaterbib/auteursrecht-een-stuk-spelen stappenplan rond auteursrechten].


''Auteurs: Bert Lemmens en Rony Vissers (PACKED vzw)''


[[Categorie:7. Rechten]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

Modelovereenkomsten auteursrechten

2023-12-01T14:02:01Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Wanneer je als organisatie wilt werken met freelancers (bijv. fotografen), is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en dat deze op papier worden gezet. Hiervoor zijn een aantal modelovereenkomsten beschikbaar. 
* In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het van belang om met freelancers een overeenkomst te sluiten?
* Wat wordt er best in zo’n overeenkomst gezet?
* Welke soorten overeenkomsten kan je met een freelancer sluiten?
</blockquote>


Modelovereenkomsten helpen actoren in het culturele veld om met een minimum aan inspanning en (juridische) kosten duidelijke en rechtszekere afspraken te maken bij de creatie van materiaal dat onder de bescherming van intellectuele eigendomsrechten valt. In de meeste gevallen zijn er twee betrokken partijen: een opdrachtgever en een opdrachtnemer. Dat kunnen zowel individuen als organisaties/bedrijven zijn. Wanneer er geen (schriftelijke) afspraken gemaakt worden, betaalt de opdrachtgever de opdrachtnemer enkel voor het uitvoeren van de opdracht. Er zijn in dat geval geen afspraken over de intellectuele eigendomsrechten en het gebruik van het gecreëerde materiaal. Concreet betekent dat dat alle rechten in dat geval bij de maker van het materiaal liggen en dat anderen - inclusief de opdrachtgever - voor elk gebruik de toestemming van de maker zullen moeten vragen.


Deze tool bevat zes scenario’s waarin een opdrachtgever met een opdrachtnemer kan samenwerken. Elk van deze scenario’s werd in een modelovereenkomst gegoten. In dit concrete geval werd uitgegaan van een overeenkomst tussen een theatergezelschap als opdrachtgever en een freelance fotograaf als opdrachtnemer, maar ook voor andere vormen van samenwerking (bv. in andere disciplines of voor andere types opdrachten) kunnen deze modelovereenkomsten een waardevol uitgangspunt zijn. Wanneer iemand in dienstverband is, kunnen werkgever en werknemer een [[:Bestand:Bundel modelcontracten FARO JD.doc|clausule voor de contractuele overdracht van intellectuele eigendomsrechten van de werknemer]] in de arbeidsovereenkomst opnemen. Ook andere modelcontracten zijn vindbaar op de [https://www.auteursrechtensamenleving.be/themadossiers/modelcontracten/ website van het Samenwerkingsverband Auteursrecht en Samenleving].


De zes uitgewerkte scenario’s bieden een keuzemenu van mogelijkheden tussen de twee tot hiertoe meest gangbare situaties: maximale overdracht van rechten naar de opdrachtgever of helemaal geen overdracht van rechten of gebruikslicenties:


# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC).odt|Overeenkomst met externe fotograaf (CC))]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC + vervreemding).docx|overeenkomst met externe fotograaf (CC + vervreemding)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC + geen overdracht).docx|overeenkomst met externe fotograaf (CC + geen overdracht)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (vervreemding).docx|overeenkomst met externe fotograaf (vervreemding) (scenario 4)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (beperkte licentie).docx|overeenkomst met externe fotograaf (beperkte licentie)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (geen overdracht).docx|overeenkomst met externe fotograaf (geen overdracht) (scenario 6)]]


Elk van deze scenario's biedt zowel de opdrachtgever, de opdrachtnemer als derden andere vrijheden en inperkingen:


{| class="wikitable"
|-
! !! Wat kan/mag de fotograaf? !! Wat kan/mag de opdrachtgever? !! Wat mogen derden?
|-
| '''1. Volledig Creative Commons BY(-SA)''' || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik) || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik, mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten) || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik, mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten)
|-
| '''2. Deels Creative Commons BY(-SA), deels overdracht rechten naar opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik) Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Vrij gebruik van alle andere foto’s mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van andere foto’s
|-
| '''3. Deels Creative Commons BY(-SA), deels rechten bij fotograaf''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Vrij gebruik van alle andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik).
Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van andere foto’s
|-
| '''4. Overdracht rechten naar opdrachtgever''' || Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van de foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten || Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van de foto’s
|-
| '''5. Rechten bij fotograaf met gebruikslicentie voor opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming || Gebruik van de foto's zonder toestemming zolang compatibel met in overeenkomst toegestane exploitatievormen en -wijzen. Toestemming van fotograaf nodig voor elk gebruik daarbuiten ||
Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s
|-
| '''6. Rechten bij fotograaf zonder gebruikslicentie voor opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming || Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s || Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s
|}


''Auteurs: Bart Magnus (meemoo) en Joris Deene (Everest Law => modelovereenkomsten)''


[[Categorie:7. Rechten]]
</translate>

Modelovereenkomsten auteursrechten

2023-12-01T14:01:46Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Wanneer je als organisatie wilt werken met freelancers (bijv. fotografen), is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en dat deze op papier worden gezet. Hiervoor zijn een aantal modelovereenkomsten beschikbaar. 
* In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het van belang om met freelancers een overeenkomst te sluiten?
* Wat wordt er best in zo’n overeenkomst gezet?
* Welke soorten overeenkomsten kan je met een freelancer sluiten?
</blockquote>


Modelovereenkomsten helpen actoren in het culturele veld om met een minimum aan inspanning en (juridische) kosten duidelijke en rechtszekere afspraken te maken bij de creatie van materiaal dat onder de bescherming van intellectuele eigendomsrechten valt. In de meeste gevallen zijn er twee betrokken partijen: een opdrachtgever en een opdrachtnemer. Dat kunnen zowel individuen als organisaties/bedrijven zijn. Wanneer er geen (schriftelijke) afspraken gemaakt worden, betaalt de opdrachtgever de opdrachtnemer enkel voor het uitvoeren van de opdracht. Er zijn in dat geval geen afspraken over de intellectuele eigendomsrechten en het gebruik van het gecreëerde materiaal. Concreet betekent dat dat alle rechten in dat geval bij de maker van het materiaal liggen en dat anderen - inclusief de opdrachtgever - voor elk gebruik de toestemming van de maker zullen moeten vragen.


Deze tool bevat zes scenario’s waarin een opdrachtgever met een opdrachtnemer kan samenwerken. Elk van deze scenario’s werd in een modelovereenkomst gegoten. In dit concrete geval werd uitgegaan van een overeenkomst tussen een theatergezelschap als opdrachtgever en een freelance fotograaf als opdrachtnemer, maar ook voor andere vormen van samenwerking (bv. in andere disciplines of voor andere types opdrachten) kunnen deze modelovereenkomsten een waardevol uitgangspunt zijn. Wanneer iemand in dienstverband is, kunnen werkgever en werknemer een [[:Bestand:Bundel modelcontracten FARO JD.doc|clausule voor de contractuele overdracht van intellectuele eigendomsrechten van de werknemer]] in de arbeidsovereenkomst opnemen. Ook andere modelcontracten zijn vindbaar op de [https://www.auteursrechtensamenleving.be/themadossiers/modelcontracten/ website van het Samenwerkingsverband Auteursrecht en Samenleving].


De zes uitgewerkte scenario’s bieden een keuzemenu van mogelijkheden tussen de twee tot hiertoe meest gangbare situaties: maximale overdracht van rechten naar de opdrachtgever of helemaal geen overdracht van rechten of gebruikslicenties:


# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC).odt|Overeenkomst met externe fotograaf (CC))]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC + vervreemding).docx|overeenkomst met externe fotograaf (CC + vervreemding)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (CC + geen overdracht).docx|overeenkomst met externe fotograaf (CC + geen overdracht)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (vervreemding).docx|overeenkomst met externe fotograaf (vervreemding) (scenario 4)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (beperkte licentie).docx|overeenkomst met externe fotograaf (beperkte licentie)]]
# [[:Bestand:Overeenkomst met externe fotograaf (geen overdracht).docx|overeenkomst met externe fotograaf (geen overdracht) (scenario 6)]]


Elk van deze scenario's biedt zowel de opdrachtgever, de opdrachtnemer als derden andere vrijheden en inperkingen:


{| class="wikitable"
|-
! !! Wat kan/mag de fotograaf? !! Wat kan/mag de opdrachtgever? !! Wat mogen derden?
|-
| '''1. Volledig Creative Commons BY(-SA)''' || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik) || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik, mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten) || Gebruik van alle foto’s zonder toestemming zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik, mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten)
|-
| '''2. Deels Creative Commons BY(-SA), deels overdracht rechten naar opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik) Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Vrij gebruik van alle andere foto’s mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van andere foto’s
|-
| '''3. Deels Creative Commons BY(-SA), deels rechten bij fotograaf''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Vrij gebruik van alle andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik). Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van andere foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming onder CC zolang compatibel met de licentie (inclusief bewerkingen en commercieel gebruik).
Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van andere foto’s
|-
| '''4. Overdracht rechten naar opdrachtgever''' || Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van de foto’s || Gebruik van de foto's zonder toestemming mits respect voor niet-gelicentieerde morele rechten || Toestemming van opdrachtgever nodig voor gebruik van de foto’s
|-
| '''5. Rechten bij fotograaf met gebruikslicentie voor opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming || Gebruik van de foto's zonder toestemming zolang compatibel met in overeenkomst toegestane exploitatievormen en -wijzen. Toestemming van fotograaf nodig voor elk gebruik daarbuiten ||
Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s
|-
| '''6. Rechten bij fotograaf zonder gebruikslicentie voor opdrachtgever''' || Gebruik van de foto's zonder toestemming || Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s || Toestemming van fotograaf nodig voor gebruik van de foto’s
|}


''Auteurs: Bart Magnus (meemoo) en Joris Deene (Everest Law => modelovereenkomsten)''


[[Categorie:7. Rechten]]
</translate>

Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal

2023-12-01T13:58:17Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Het digitaliseren van analoog tekst- en beeldmateriaal kan veel voordelen bieden, bijvoorbeeld voor raadpleegbaarheid. Digitalisering is echter een intensief proces dat veel tijd en middelen vraagt. Een goede planning en aanpak zijn dan ook cruciaal. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waar moet je je gedigitaliseerde beelden opslaan?
* Hoe beschrijf je je gedigitaliseerde beelden?
* Hoe zorg je voor een goede beeldkwaliteit van de gedigitaliseerde beelden?
* Welke bestandsformaten moet je gebruiken voor je gedigitaliseerde beelden?
</blockquote>


Digitaliseren is het omzetten van analoog materiaal, zoals papier of foto’s, naar een digitale vorm. Dit kan zo eenvoudig zijn als een foto onder een scanner leggen, maar wanneer je een grote collectie structureel wil digitaliseren, is het aanbevolen om voldoende aandacht te hebben voor de kwaliteit van de digitalisering. Collecties digitaliseren is immers een proces dat veel tijd en middelen vraagt. Zorg er dus voor dat het resultaat duurzaam is en in de toekomst voor zoveel mogelijk doeleinden kan worden (her)gebruikt.
In deze tool gaan we verder in op de zaken waarmee je rekening moet houden om delen van je archief en collectie(s) kwaliteitsvol te digitaliseren.


__TOC__


De kwaliteit van je gedigitaliseerd collectiestuk wordt bepaald door vier zaken, waar we verder in deze tool meer uitleg over geven:
* de locatie waar je gedigitaliseerde collectiestukken opslaat;
* de gegevens (metadata) die je registreert over het bestand;
* de beeldende kwaliteit van de opname;
* de kwaliteit van het bestandsformaat waarin je de beeldinformatie opslaat.


[[Bestand:Glamprojekt - Bookscanning - BDA Hofburg Vienna 05.JPG|thumb|none|400px|Een boekscanner in actie. Boekscanners zijn optimaal ontworpen voor het inscannen van boeken]]

== Goed om te weten voor het lezen == 


In dit onderdeel lees je meer over het digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal, zoals foto’s, affiches en tekeningen. Heb je ander materiaal, zoals audiotapes of filmspoelen, ga dan naar de tool [[Digitaliseren van geluidsopnames en video's]].


Voor je digitaal geboren archiefmateriaal (d.w.z. de bestanden die op computer zijn gemaakt) verwijzen we naar de tools over [[:Categorie:5. Digitaal bewaren|Digitaal bewaren]].


Digitalisering kan je ook uitbesteden aan een professioneel bedrijf. Zij hebben vaak meer expertise in huis om kwaliteitsvol te digitaliseren. Maar beoordeel hun expertise en de kwaliteit van hun expertise ook op basis van de hogergenoemde zaken. Meer info hierover vind je in [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]].


Als je beslist om zelf te digitaliseren, denk dan goed na over wie welke taken op zich zal nemen. Wat kan je realiseren met de tijd en vaardigheden van de werknemers? Waarvoor schakel je eventueel externe consultants in? Werk je met studenten of vrijwilligers? Soms kan het nuttig zijn om mensen de mogelijkheid te geven om bepaalde vaardigheden te laten ontwikkelen. Wanneer je plant om vrijwilligers of studenten in te schakelen, lees dan zeker ook de tool [[(Vrijwilligers-)werk in de archiefzorg]].

== De opslaglocatie == 


Stel je voor dat je maandenlang je hele fotocollectie digitaliseert en de foto's bewaart op je computer. En dan wordt je computer gestolen! Of je morst er koffie over. Of na een systeemupdate blijken al je beelden gewist.


Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Lees hierover meer in de tool [[Hoe maak je een back-up?]].


[[File:CeBIT 2015 by-RaBoe 071.jpg|thumb|none|400px|De flatbedscanner, met het typische deksel, is wellicht de meest bekende vorm van scanner. Kan geschikt zijn voor het digitaliseren van tweedimensionale objecten zoals documenten, foto's en tekeningen, maar ook transparante dragers als dia's kunnen ermee worden gescand. Formaten gaan van A4 tot A0 en meer.]]

== De beschrijving == 


Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie de kopie is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.


Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je begint te digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel ofin een database. Gebruik liever geen Word of andere ongestructureerde tekstformaten.


Idealiter is er al een [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|plaatsingslijst of inventaris]] aanwezig van de collectie die je kunt gebruiken als basis voor de registratie van je digitaliseerwerk. Is die er niet, maar wil je toch al een selectie van materiaal digitaliseren, noteer dan steeds goed bij elk bestand wat het is en waar de analoge bron in jouw collectie terug te vinden is. Zo weet je steeds waar het origineel zich bevindt.

=== Een spreadsheet voor het digitaliseren === 
Een spreadsheet dient om een overzicht op je digitaliseerwerk te verkrijgen en om de band tussen digitale reproductie en origineel te behouden. Om dit te bekomen registreer je minimaal volgende zaken:


{| class="wikitable"
|-
! Kolom
! Inhoud van de kolom
|-
|Uniek nummer
|Een uniek nummer zorgt voor een eenduidige identificering van de reproductie en het origineel. Het is erg belangrijk dat je dit nummer in de bestandsnaam van de reproductie noteert. Vaak wordt het ook op het origineel aangebracht (in potlood bv.) Het unieke nummer kan een combinatie zijn van je inventarisnummer in combinatie met een oplopend nummer (bv. voor fotoalbums)
|-
|Type document
|Indien je collectie uit verschillende soorten materiaal bestaat, kun je dat hier aangeven, bijvoorbeeld: "foto", "tekstdocument", "affiche"...
|-
|Korte omschrijving
|Een beknopte inhoudelijke omschrijving over het origineel, bijvoorbeeld: "Foto genomen tijdens een studiereis in Praag", "Affiche van een voorstelling in de Beursschouwburg"...
|-
|Plaatscode
|Indien je met het inventarisnummer alleen niet voldoende informatie hebt over waar je het origineel kunt terugvinden, kun je dit in dit veld terugvinden, bv. het nummer van de doos waar het origineel zich in bevindt.
|}


Deze kolommen zijn het minimum en volstaan om te starten met kwalitatieve digitalisering. Naargelang het materiaal of je noden, kan je natuurlijk kolommen naar eigen keuze toevoegen. Het meest typisch zijn kolommen:
* voor begin- en einddatum
* voor een project waarmee de foto verband houdt (bv. tentoonstellingen voor kunsthuizen, producties voor podiumorganisaties)
* voor personen op het beeld.


Algemeen geldt: hoe simpeler, hoe vlotter de digitalisering zelf zal verlopen. Bedenk dat je inhoudelijke beschrijving ook kunt toevoegen na digitalisering, op basis van de reproducties.


Denk ook goed na of je extra beschrijvende metadata gaat noteren in je spreadsheet of in je inventaris en plaatsingslijst.

=== De bestandsnaam en folderstructuur voor je reproducties === 


Naast een beschrijving in een spreadsheet of database, is het ook belangrijk dat je nadenkt over de bestandsnaam van je digitale reproductie. Zoals gezegd moet er altijd een verband zijn met je bestandsnaam en het unieke nummer in je spreadsheet. Het unieke nummer staat bij voorkeur vooraan (al dan niet voorafgegaan door een unieke code die verwijst naar je organisatie). Achter een underscore kan je desgewenst nog tekst noteren.


Bekijk hiervoor ook de tool [[Naamgeving van mappen en bestanden]].


Wanneer je documenten digitaliseert waarvoor je meerdere reproducties moet maken (zoals fotoalbums, boeken of tijdschriften) moet je extra goed nadenken over de bestandsnaam. Zorg ervoor dat de bestandsnaam de juiste volgorde van de paginering weergeeft.


Voor een origineel waarvoor je voor- en achterkant moet digitaliseren wordt vaak gebruikt gemaakt van de codes "-r" (recto) en "-v" (verso) in bestandsnamen.


Tijdschriften zijn nog ingewikkelder. Ze hebben jaargangen, edities en soms ook supplementen... Je zal dus moeten nadenken over hoe je die logica opslaat via je bestandsnaam of folderstructuur. Je kunt zelfs helemaal niet ordenen en volledig vertrouwen op je spreadsheet om de tijdschriftstructuur op te bouwen.


Moeilijk is het allemaal niet, maar zorg dat er een eenduidige manier is waarop de bestanden worden geordend.

== De beeldende kwaliteit van de opname == 


De beeldende kwaliteit van de opname start met de kwaliteit van de opnameapparatuur. Hoe beter je fototoestel of camera, hoe beter je afbeeldingen zijn. Maar hoe beter je apparatuur, hoe meer kennis je als gebruiker nodig hebt om de apparatuur goed af te stellen.


Of je scanner of fototoestel voldoende scherpte haalt en de kleuren exact reproduceert, hangt af van de mate waarin deze zijn gekalibreerd (zie verder). Veel hangt ook af van je reproductieomgeving, zeker wanneer je gaat fotograferen. De lichtinval moet steeds goed kunnen worden gecontroleerd. Tot slot zullen veel opnames nadien nog bewerkingen moeten ondergaan zoals rechttrekken en croppen.


Een goede basishandleiding over het afstellen van de apparatuur vind je terug op de [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen website van FARO].


[[Bestand:Fujitsu ScanSnap fi-5100C tray open.jpeg|thumb|none|400px|Een documentscanner, waarbij grote hoeveelheden documenten automatisch kunnen worden gescand m.b.v. een ''document feeder''. Voor kwaliteitsvolle scans worden dit soort doorvoeroplossingen met ''document feeders'' meestal afgeraden. Oude, fragiele en waardevolle stukken lopen bovendien risico om te worden beschadigd.]]

=== Vuistregels === 


Neem altijd volgende vuistregels in acht:
* Scan het volledige document met een rand van ongeveer een halve cm rond het document. Zo heb je het bewijs dat je het volledige document hebt gedigitaliseerd. De rand kan je later altijd nog weghalen, bv. bij een publicatie.
* Het beeld moet op ware grootte een resolutie hebben van minimum 300 ppi. Ppi staat voor pixels per inch. Dat wil zeggen dat er voor iedere inch (een Engelse afstandsmaat) van je document 300 beeldpunten worden opgenomen. Hoe meer beeldpunten, hoe hoger de scherpte en hoe meer je het beeld kan inzoomen zonder kwaliteitsverlies voor het oog. Digitaliseer je documenten waarvan je weet dat je moet kunnen inzoomen (bv. pasfoto’s of dia’s), dan is de standaardwaarde van 300 PPI niet voldoende. Wil je het document standaard 2x kunnen inzoomen, ga dan voor 600 ppi. Voor 4x uitzoomen reken je 1200 ppi, enzovoort.
* Scan of fotografeer je in kleur, ga dan voor een bitdiepte van 24 bit. Dat is het aantal bits (de nulletjes en eentjes) dat wordt gebruikt om de kleur per pixel te registreren. Hoe groter de bitdiepte, hoe groter het gamma aan kleuren dat kan worden opgeslagen.
* Scan of fotografeer je in grijswaarden, ga dan voor een bitdiepte van 8 of 16 bit.
* Zorg dat de kleur van de opnames wordt opgeslagen in een voldoende rijk kleurprofiel. Bij digitaliseringsprojecten is een RGB-kleurenprofiel gebruikelijk. In de erfgoedwereld wordt meestal geopteerd voor de kleurprofielen ECI RGB v2 of Adobe RGB. Een veel voorkomend kleurprofiel is sRGB. Gebruik dit niet voor je archiverings- of moederbestanden (zie onder). Het gamma van kleuren dat sRGB kan opslaan is niet rijk genoeg. Voor meer informatie over kleurenprofielen, zie [[Wat zijn kleurprofielen?]].

=== De opnameapparatuur kalibreren === 


Indien je bovenstaande vuistregels volgt, dan ben je al goed bezig, maar alleen zijn ze niet voldoende. Om hoogwaardige reproducties te creëren is een goede kalibratie van je opnameapparatuur en beeldscherm vereist. Bovendien moeten omgevingsfactoren zoals belichting optimaal zijn.


Om dit goed uit te werken, moet je bereid zijn om je in de materie te verdiepen, tenzij je het uitbesteedt aan een professional. (Zie hiervoor de tool [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]]) Wil je het toch zelf doen, neem dan de handleidingen door en experimenteer. Volg eventueel een cursus. Hou alleszins rekening met de vuistregels zoals hoger vermeld.


Opnameapparatuur kalibreren en de standaarden van hoogwaardig digitaliseren behalen is een vrij technische aangelegenheid. Heb je geen tijd om je hierin te verdiepen en wil je gewoon reproducties maken die standaard van een behoorlijk niveau zijn (zonder dat je veel belang hecht aan exacte kleurenreproductie), dan kan dat natuurlijk. Beter een digitale opname dan helemaal geen opname. Probeer je wel altijd te houden aan de vuistregels.

=== Apparatuur === 


Wat voor apparatuur moet ik aankopen? Een scanner of een fototoestel? Koop je apparatuur van goede kwaliteit, dan kun je in principe in beide scenario's de normen voor een kwaliteitsvolle scan halen.


Voor beginners is een scanner vaak eenvoudiger in gebruik. Met een goed fototoestel heb je meestal meer mogelijkheden om goede opnames te maken, omdat je meer parameters kan instellen. Hou er wel rekening mee dat dit een steile leercurve met zich meebrengt en dat een goede omgeving nodig is waarin je het licht kan controleren. Foto's die je maakt zonder kennis van fotograferen of in slechte omstandigheden, leveren minder goede beelden op dan scanners.


Als je een scanner koopt, zorg dan dat de software toelaat dat je minstens de resolutie, bitdiepte en kleurprofiel kan instellen. Let er ook op dat de scanner de bestanden kan aanleveren in ongecomprimeerde TIFF-bestanden (zie verder). Tip! Lees de user reviews over het toestel, vraag advies aan verkopers of ga te raden bij de TRACKS-partners.


[[Bestand:Still life photography studio setup with softboxes, by geishaboy500.jpg|thumb|none|400px|Een fotografische opstelling. Voor kwaliteitsvolle foto's is er controle van belichting nodig.]]

=== Software === 


Goede beeldbewerkingssoftware om bestanden te bewerken en in het juiste bestandsformaat op te slaan (zie verder) is een aanrader. Zeer bekend en heel geschikt is ''Adobe Photoshop''. In combinatie met ''Lightroom'', een tool waarmee je Photoshopacties over meerdere afbeeldingen tegelijkertijd kan uitvoeren, kan je veel bereiken. Een andere software die vaak wordt gebruikt door professionals, is ''Capture One''.


Er zijn ook gratis alternatieven. Voor ''Photoshop'' is dat ''Gimp''. Voorbeelden van gratis software om beelden in batch te bewerken (zonder dat we deze in het bijzonder willen aanraden), zijn onder andere ''XnView'' en ''Faststone Image Viewer''.

== De kwaliteit van het bestandsformaat == 


Welk bestandsformaat kies je: JPEG, TIFF of PNG?
Het antwoord is dat je je bestand in meer dan één kopie opslaat. Creëer minstens een archiveringsbestand en een raadplegingsbestand. Indien je dat wenst kan je ook nog het moederbestand opslaan.

=== Het archiveringsbestand === 


Het archiveringsbestand is de kopie waarin je al je informatie zo hoogwaardig mogelijk opslaat, zonder risico op informatieverlies. De archiefkopie dient als je backup waar je altijd weer naar terug kan grijpen wanneer je de hoogste kwaliteit nodig hebt.


Kies als archiefkopie voor ongecomprimeerde TIFF van het type Uncompressed Baseline TIFF v 6.0. Dit bestandsformaat neemt meer opslagruimte in dan de andere, maar het is wel het formaat dat wereldwijd gebruikt wordt voor de opslag van hoogwaardige beelddata. Zorg ervoor dat je géén compressie kiest in je archiefbestanden. Compressie wordt vaak gerealiseerd door bepaalde informatie weg te knippen die niet meteen zichtbaar is voor het oog, maar die wel zichtbaar wordt wanneer je het bestand gaat bewerken in Photoshop (bv. bewerking voor boekpublicatie).


Zorg ervoor dat de kleuren in het archiveringsbestand gecodeerd worden in de kleurruimte ECI RGB v2 of Adobe RGB. Je kan dit instellen met Photoshop.


Controleer de TIFF. Niet iedere TIFF is een goedgemaakte TIFF. De TIFF wordt gemaakt door de software van je scanner en die software is mensenwerk. Er kan dus iets fout lopen. Om te controleren of je TIFF goed gecodeerd is kun je [[Valideren van TIFF-bestanden met DPF-Manager|de gratis tool DPF Manager]] gebruiken.

=== Het raadplegingsbestand === 


De niet-gecomprimeerde TIFF is meestal te zwaar voor dagelijks gebruik en publicatie op het web. Hiervoor gebruik je een kopie in JPEG. Deze kopie noemen we het raadplegingsbestand. Zo’n bestand maak je het makkelijkst aan met software als Adobe Lightroom of alternatieven, waarbij je TIFFs in batch kan converteren naar JPEG.

=== Het moederbestand === 


Als je dat wenst kan je ook nog een onderscheid maken tussen moederbestand (of master) en archiefbestand. Beiden zijn TIFF en van hoge kwaliteit, maar je moederbestand bevat de info onbewerkt, zoals ze uit de scanner of het fototoestel komt. Je archiefbestand is dan een bewerkt beeld, mooi rechtgezet, bijgesneden tot op de rand enz.


Wanneer je een moederbestand, archiefbestand en raadpleegbestand bewaart, ben je zeker dat je de opname voor alle mogelijke functies kan gebruiken. Het betekent wel dat je tweemaal een zware tiff moet opslaan.

== Meer lezen == 


* [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen Poppe Jeroen. ''Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen'', 2017]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijnen CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren]
* [https://www.heritagefund.org.uk/sites/default/files/media/attachments/Doing%20digitisation%20on%20a%20budget%20a%20guide%20to%20low-cost%20digital%20projects.pdf Doing digitisation on a budget: a guide to low-cost digital projects], een publicatie van Heritage Fund UK.


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]), in samenwerking met Nastasia Vanderperren en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal

2023-12-01T13:58:01Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Het digitaliseren van analoog tekst- en beeldmateriaal kan veel voordelen bieden, bijvoorbeeld voor raadpleegbaarheid. Digitalisering is echter een intensief proces dat veel tijd en middelen vraagt. Een goede planning en aanpak zijn dan ook cruciaal. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waar moet je je gedigitaliseerde beelden opslaan?
* Hoe beschrijf je je gedigitaliseerde beelden?
* Hoe zorg je voor een goede beeldkwaliteit van de gedigitaliseerde beelden?
* Welke bestandsformaten moet je gebruiken voor je gedigitaliseerde beelden?
</blockquote>


Digitaliseren is het omzetten van analoog materiaal, zoals papier of foto’s, naar een digitale vorm. Dit kan zo eenvoudig zijn als een foto onder een scanner leggen, maar wanneer je een grote collectie structureel wil digitaliseren, is het aanbevolen om voldoende aandacht te hebben voor de kwaliteit van de digitalisering. Collecties digitaliseren is immers een proces dat veel tijd en middelen vraagt. Zorg er dus voor dat het resultaat duurzaam is en in de toekomst voor zoveel mogelijk doeleinden kan worden (her)gebruikt.
In deze tool gaan we verder in op de zaken waarmee je rekening moet houden om delen van je archief en collectie(s) kwaliteitsvol te digitaliseren.


__TOC__


De kwaliteit van je gedigitaliseerd collectiestuk wordt bepaald door vier zaken, waar we verder in deze tool meer uitleg over geven:
* de locatie waar je gedigitaliseerde collectiestukken opslaat;
* de gegevens (metadata) die je registreert over het bestand;
* de beeldende kwaliteit van de opname;
* de kwaliteit van het bestandsformaat waarin je de beeldinformatie opslaat.


[[Bestand:Glamprojekt - Bookscanning - BDA Hofburg Vienna 05.JPG|thumb|none|400px|Een boekscanner in actie. Boekscanners zijn optimaal ontworpen voor het inscannen van boeken]]

== Goed om te weten voor het lezen == 


In dit onderdeel lees je meer over het digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal, zoals foto’s, affiches en tekeningen. Heb je ander materiaal, zoals audiotapes of filmspoelen, ga dan naar de tool [[Digitaliseren van geluidsopnames en video's]].


Voor je digitaal geboren archiefmateriaal (d.w.z. de bestanden die op computer zijn gemaakt) verwijzen we naar de tools over [[:Categorie:5. Digitaal bewaren|Digitaal bewaren]].


Digitalisering kan je ook uitbesteden aan een professioneel bedrijf. Zij hebben vaak meer expertise in huis om kwaliteitsvol te digitaliseren. Maar beoordeel hun expertise en de kwaliteit van hun expertise ook op basis van de hogergenoemde zaken. Meer info hierover vind je in [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]].

Als je beslist om zelf te digitaliseren, denk dan goed na over wie welke taken op zich zal nemen. Wat kan je realiseren met de tijd en vaardigheden van de werknemers? Waarvoor schakel je eventueel externe consultants in? Werk je met studenten of vrijwilligers? Soms kan het nuttig zijn om mensen de mogelijkheid te geven om bepaalde vaardigheden te laten ontwikkelen. Wanneer je plant om vrijwilligers of studenten in te schakelen, lees dan zeker ook de tool [[(Vrijwilligers-)werk in de archiefzorg]].

== De opslaglocatie == 


Stel je voor dat je maandenlang je hele fotocollectie digitaliseert en de foto's bewaart op je computer. En dan wordt je computer gestolen! Of je morst er koffie over. Of na een systeemupdate blijken al je beelden gewist.


Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Lees hierover meer in de tool [[Hoe maak je een back-up?]].


[[File:CeBIT 2015 by-RaBoe 071.jpg|thumb|none|400px|De flatbedscanner, met het typische deksel, is wellicht de meest bekende vorm van scanner. Kan geschikt zijn voor het digitaliseren van tweedimensionale objecten zoals documenten, foto's en tekeningen, maar ook transparante dragers als dia's kunnen ermee worden gescand. Formaten gaan van A4 tot A0 en meer.]]

== De beschrijving == 


Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie de kopie is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.


Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je begint te digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel ofin een database. Gebruik liever geen Word of andere ongestructureerde tekstformaten.


Idealiter is er al een [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|plaatsingslijst of inventaris]] aanwezig van de collectie die je kunt gebruiken als basis voor de registratie van je digitaliseerwerk. Is die er niet, maar wil je toch al een selectie van materiaal digitaliseren, noteer dan steeds goed bij elk bestand wat het is en waar de analoge bron in jouw collectie terug te vinden is. Zo weet je steeds waar het origineel zich bevindt.

=== Een spreadsheet voor het digitaliseren === 
Een spreadsheet dient om een overzicht op je digitaliseerwerk te verkrijgen en om de band tussen digitale reproductie en origineel te behouden. Om dit te bekomen registreer je minimaal volgende zaken:


{| class="wikitable"
|-
! Kolom
! Inhoud van de kolom
|-
|Uniek nummer
|Een uniek nummer zorgt voor een eenduidige identificering van de reproductie en het origineel. Het is erg belangrijk dat je dit nummer in de bestandsnaam van de reproductie noteert. Vaak wordt het ook op het origineel aangebracht (in potlood bv.) Het unieke nummer kan een combinatie zijn van je inventarisnummer in combinatie met een oplopend nummer (bv. voor fotoalbums)
|-
|Type document
|Indien je collectie uit verschillende soorten materiaal bestaat, kun je dat hier aangeven, bijvoorbeeld: "foto", "tekstdocument", "affiche"...
|-
|Korte omschrijving
|Een beknopte inhoudelijke omschrijving over het origineel, bijvoorbeeld: "Foto genomen tijdens een studiereis in Praag", "Affiche van een voorstelling in de Beursschouwburg"...
|-
|Plaatscode
|Indien je met het inventarisnummer alleen niet voldoende informatie hebt over waar je het origineel kunt terugvinden, kun je dit in dit veld terugvinden, bv. het nummer van de doos waar het origineel zich in bevindt.
|}


Deze kolommen zijn het minimum en volstaan om te starten met kwalitatieve digitalisering. Naargelang het materiaal of je noden, kan je natuurlijk kolommen naar eigen keuze toevoegen. Het meest typisch zijn kolommen:
* voor begin- en einddatum
* voor een project waarmee de foto verband houdt (bv. tentoonstellingen voor kunsthuizen, producties voor podiumorganisaties)
* voor personen op het beeld.


Algemeen geldt: hoe simpeler, hoe vlotter de digitalisering zelf zal verlopen. Bedenk dat je inhoudelijke beschrijving ook kunt toevoegen na digitalisering, op basis van de reproducties.


Denk ook goed na of je extra beschrijvende metadata gaat noteren in je spreadsheet of in je inventaris en plaatsingslijst.

=== De bestandsnaam en folderstructuur voor je reproducties === 


Naast een beschrijving in een spreadsheet of database, is het ook belangrijk dat je nadenkt over de bestandsnaam van je digitale reproductie. Zoals gezegd moet er altijd een verband zijn met je bestandsnaam en het unieke nummer in je spreadsheet. Het unieke nummer staat bij voorkeur vooraan (al dan niet voorafgegaan door een unieke code die verwijst naar je organisatie). Achter een underscore kan je desgewenst nog tekst noteren.


Bekijk hiervoor ook de tool [[Naamgeving van mappen en bestanden]].


Wanneer je documenten digitaliseert waarvoor je meerdere reproducties moet maken (zoals fotoalbums, boeken of tijdschriften) moet je extra goed nadenken over de bestandsnaam. Zorg ervoor dat de bestandsnaam de juiste volgorde van de paginering weergeeft.


Voor een origineel waarvoor je voor- en achterkant moet digitaliseren wordt vaak gebruikt gemaakt van de codes "-r" (recto) en "-v" (verso) in bestandsnamen.


Tijdschriften zijn nog ingewikkelder. Ze hebben jaargangen, edities en soms ook supplementen... Je zal dus moeten nadenken over hoe je die logica opslaat via je bestandsnaam of folderstructuur. Je kunt zelfs helemaal niet ordenen en volledig vertrouwen op je spreadsheet om de tijdschriftstructuur op te bouwen.


Moeilijk is het allemaal niet, maar zorg dat er een eenduidige manier is waarop de bestanden worden geordend.

== De beeldende kwaliteit van de opname == 


De beeldende kwaliteit van de opname start met de kwaliteit van de opnameapparatuur. Hoe beter je fototoestel of camera, hoe beter je afbeeldingen zijn. Maar hoe beter je apparatuur, hoe meer kennis je als gebruiker nodig hebt om de apparatuur goed af te stellen.


Of je scanner of fototoestel voldoende scherpte haalt en de kleuren exact reproduceert, hangt af van de mate waarin deze zijn gekalibreerd (zie verder). Veel hangt ook af van je reproductieomgeving, zeker wanneer je gaat fotograferen. De lichtinval moet steeds goed kunnen worden gecontroleerd. Tot slot zullen veel opnames nadien nog bewerkingen moeten ondergaan zoals rechttrekken en croppen.


Een goede basishandleiding over het afstellen van de apparatuur vind je terug op de [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen website van FARO].


[[Bestand:Fujitsu ScanSnap fi-5100C tray open.jpeg|thumb|none|400px|Een documentscanner, waarbij grote hoeveelheden documenten automatisch kunnen worden gescand m.b.v. een ''document feeder''. Voor kwaliteitsvolle scans worden dit soort doorvoeroplossingen met ''document feeders'' meestal afgeraden. Oude, fragiele en waardevolle stukken lopen bovendien risico om te worden beschadigd.]]

=== Vuistregels === 


Neem altijd volgende vuistregels in acht:
* Scan het volledige document met een rand van ongeveer een halve cm rond het document. Zo heb je het bewijs dat je het volledige document hebt gedigitaliseerd. De rand kan je later altijd nog weghalen, bv. bij een publicatie.
* Het beeld moet op ware grootte een resolutie hebben van minimum 300 ppi. Ppi staat voor pixels per inch. Dat wil zeggen dat er voor iedere inch (een Engelse afstandsmaat) van je document 300 beeldpunten worden opgenomen. Hoe meer beeldpunten, hoe hoger de scherpte en hoe meer je het beeld kan inzoomen zonder kwaliteitsverlies voor het oog. Digitaliseer je documenten waarvan je weet dat je moet kunnen inzoomen (bv. pasfoto’s of dia’s), dan is de standaardwaarde van 300 PPI niet voldoende. Wil je het document standaard 2x kunnen inzoomen, ga dan voor 600 ppi. Voor 4x uitzoomen reken je 1200 ppi, enzovoort.
* Scan of fotografeer je in kleur, ga dan voor een bitdiepte van 24 bit. Dat is het aantal bits (de nulletjes en eentjes) dat wordt gebruikt om de kleur per pixel te registreren. Hoe groter de bitdiepte, hoe groter het gamma aan kleuren dat kan worden opgeslagen.
* Scan of fotografeer je in grijswaarden, ga dan voor een bitdiepte van 8 of 16 bit.
* Zorg dat de kleur van de opnames wordt opgeslagen in een voldoende rijk kleurprofiel. Bij digitaliseringsprojecten is een RGB-kleurenprofiel gebruikelijk. In de erfgoedwereld wordt meestal geopteerd voor de kleurprofielen ECI RGB v2 of Adobe RGB. Een veel voorkomend kleurprofiel is sRGB. Gebruik dit niet voor je archiverings- of moederbestanden (zie onder). Het gamma van kleuren dat sRGB kan opslaan is niet rijk genoeg. Voor meer informatie over kleurenprofielen, zie [[Wat zijn kleurprofielen?]].

=== De opnameapparatuur kalibreren === 


Indien je bovenstaande vuistregels volgt, dan ben je al goed bezig, maar alleen zijn ze niet voldoende. Om hoogwaardige reproducties te creëren is een goede kalibratie van je opnameapparatuur en beeldscherm vereist. Bovendien moeten omgevingsfactoren zoals belichting optimaal zijn.


Om dit goed uit te werken, moet je bereid zijn om je in de materie te verdiepen, tenzij je het uitbesteedt aan een professional. (Zie hiervoor de tool [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]]) Wil je het toch zelf doen, neem dan de handleidingen door en experimenteer. Volg eventueel een cursus. Hou alleszins rekening met de vuistregels zoals hoger vermeld.


Opnameapparatuur kalibreren en de standaarden van hoogwaardig digitaliseren behalen is een vrij technische aangelegenheid. Heb je geen tijd om je hierin te verdiepen en wil je gewoon reproducties maken die standaard van een behoorlijk niveau zijn (zonder dat je veel belang hecht aan exacte kleurenreproductie), dan kan dat natuurlijk. Beter een digitale opname dan helemaal geen opname. Probeer je wel altijd te houden aan de vuistregels.

=== Apparatuur === 


Wat voor apparatuur moet ik aankopen? Een scanner of een fototoestel? Koop je apparatuur van goede kwaliteit, dan kun je in principe in beide scenario's de normen voor een kwaliteitsvolle scan halen.


Voor beginners is een scanner vaak eenvoudiger in gebruik. Met een goed fototoestel heb je meestal meer mogelijkheden om goede opnames te maken, omdat je meer parameters kan instellen. Hou er wel rekening mee dat dit een steile leercurve met zich meebrengt en dat een goede omgeving nodig is waarin je het licht kan controleren. Foto's die je maakt zonder kennis van fotograferen of in slechte omstandigheden, leveren minder goede beelden op dan scanners.


Als je een scanner koopt, zorg dan dat de software toelaat dat je minstens de resolutie, bitdiepte en kleurprofiel kan instellen. Let er ook op dat de scanner de bestanden kan aanleveren in ongecomprimeerde TIFF-bestanden (zie verder). Tip! Lees de user reviews over het toestel, vraag advies aan verkopers of ga te raden bij de TRACKS-partners.


[[Bestand:Still life photography studio setup with softboxes, by geishaboy500.jpg|thumb|none|400px|Een fotografische opstelling. Voor kwaliteitsvolle foto's is er controle van belichting nodig.]]

=== Software === 


Goede beeldbewerkingssoftware om bestanden te bewerken en in het juiste bestandsformaat op te slaan (zie verder) is een aanrader. Zeer bekend en heel geschikt is ''Adobe Photoshop''. In combinatie met ''Lightroom'', een tool waarmee je Photoshopacties over meerdere afbeeldingen tegelijkertijd kan uitvoeren, kan je veel bereiken. Een andere software die vaak wordt gebruikt door professionals, is ''Capture One''.


Er zijn ook gratis alternatieven. Voor ''Photoshop'' is dat ''Gimp''. Voorbeelden van gratis software om beelden in batch te bewerken (zonder dat we deze in het bijzonder willen aanraden), zijn onder andere ''XnView'' en ''Faststone Image Viewer''.

== De kwaliteit van het bestandsformaat == 


Welk bestandsformaat kies je: JPEG, TIFF of PNG?
Het antwoord is dat je je bestand in meer dan één kopie opslaat. Creëer minstens een archiveringsbestand en een raadplegingsbestand. Indien je dat wenst kan je ook nog het moederbestand opslaan.

=== Het archiveringsbestand === 


Het archiveringsbestand is de kopie waarin je al je informatie zo hoogwaardig mogelijk opslaat, zonder risico op informatieverlies. De archiefkopie dient als je backup waar je altijd weer naar terug kan grijpen wanneer je de hoogste kwaliteit nodig hebt.


Kies als archiefkopie voor ongecomprimeerde TIFF van het type Uncompressed Baseline TIFF v 6.0. Dit bestandsformaat neemt meer opslagruimte in dan de andere, maar het is wel het formaat dat wereldwijd gebruikt wordt voor de opslag van hoogwaardige beelddata. Zorg ervoor dat je géén compressie kiest in je archiefbestanden. Compressie wordt vaak gerealiseerd door bepaalde informatie weg te knippen die niet meteen zichtbaar is voor het oog, maar die wel zichtbaar wordt wanneer je het bestand gaat bewerken in Photoshop (bv. bewerking voor boekpublicatie).


Zorg ervoor dat de kleuren in het archiveringsbestand gecodeerd worden in de kleurruimte ECI RGB v2 of Adobe RGB. Je kan dit instellen met Photoshop.


Controleer de TIFF. Niet iedere TIFF is een goedgemaakte TIFF. De TIFF wordt gemaakt door de software van je scanner en die software is mensenwerk. Er kan dus iets fout lopen. Om te controleren of je TIFF goed gecodeerd is kun je [[Valideren van TIFF-bestanden met DPF-Manager|de gratis tool DPF Manager]] gebruiken.

=== Het raadplegingsbestand === 


De niet-gecomprimeerde TIFF is meestal te zwaar voor dagelijks gebruik en publicatie op het web. Hiervoor gebruik je een kopie in JPEG. Deze kopie noemen we het raadplegingsbestand. Zo’n bestand maak je het makkelijkst aan met software als Adobe Lightroom of alternatieven, waarbij je TIFFs in batch kan converteren naar JPEG.

=== Het moederbestand === 


Als je dat wenst kan je ook nog een onderscheid maken tussen moederbestand (of master) en archiefbestand. Beiden zijn TIFF en van hoge kwaliteit, maar je moederbestand bevat de info onbewerkt, zoals ze uit de scanner of het fototoestel komt. Je archiefbestand is dan een bewerkt beeld, mooi rechtgezet, bijgesneden tot op de rand enz.


Wanneer je een moederbestand, archiefbestand en raadpleegbestand bewaart, ben je zeker dat je de opname voor alle mogelijke functies kan gebruiken. Het betekent wel dat je tweemaal een zware tiff moet opslaan.

== Meer lezen == 


* [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen Poppe Jeroen. ''Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen'', 2017]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijnen CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren]
* [https://www.heritagefund.org.uk/sites/default/files/media/attachments/Doing%20digitisation%20on%20a%20budget%20a%20guide%20to%20low-cost%20digital%20projects.pdf Doing digitisation on a budget: a guide to low-cost digital projects], een publicatie van Heritage Fund UK.


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]), in samenwerking met Nastasia Vanderperren en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Een digitaliseringsopdracht uitbesteden

2023-12-01T13:57:09Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Wanneer je je archief of collectie wil digitaliseren, is het vaak aangeraden om dit aan een externe partner uit te besteden. Die heeft de expertise om hoogwaardige gedigitaliseerde bestanden aan te leveren. Er zijn echter veel zaken waar je rekening mee moet houden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is het voordeel van het uitbesteden van een digitaliseringsopdracht?
* Welke afspraken moet je met de leverancier maken?
* Hoe volg je het digitaliseringsproces op?
* Hoe voer je na de digitalisering de kwaliteitscontrole uit?
</blockquote>


Bij een uitbesteding ga je in zee met een extern bedrijf om je archief of collectie te digitalisering.


Wanneer je uitbesteedt, is de kans op kwaliteitsvolle reproducties groter, omdat specialisten dit voor jou doen. Dit is zeker aan te raden wanneer je grote hoeveelheden waardevol materiaal hebt, of wanneer het simpelweg gaat om zaken die je niet zelf kan digitaliseren, omdat ze bijvoorbeeld te groot zijn qua formaat, of omdat het gaat over moeilijke formaten, zoals videotapes.


Maar let op: een digitalisering uitbesteden is niet zozeer een kwestie van een bedrijf bellen. Er zijn veel zaken waarmee je rekening moet houden. Probeer die op voorhand zo goed mogelijk vast te leggen om prijzen te vragen bij leveranciers, en vervolgens te laten opnemen in de overeenkomst die je met de leverancier sluit.


Bij het uitbesteden van een digitalisering moet je uitgaan van drie fases: Voor, tijdens en na het digitaliseren.


* Voor het digitaliseren: Je bereidt je materiaal voor, zoekt een leverancier, maakt afspraken en voert eerste tests uit
* Tijdens het digitaliseren: Je volgt vragen van de leverancier op en voert tussentijdse controles uit
* Na het digitaliseren: Je controleert of al je materiaal correct is teruggeleverd + doet finale kwaliteitscontrole van de reproducties


__TOC__

== Ten geleide == 


Neem voor je verdergaat de algemene principes van een kwaliteitsvolle digitalisering even door. Deze leggen we voor je uit in de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]. De algemene vereisten van een goede digitalisering (voldoende opslagruimte, beschrijving, reproductiekwaliteit en kwaliteit van het bestandsformaat) zijn ook hier van toepassing.

== Voor het digitaliseren: Afspraken met de leverancier == 

=== Praktische afspraken === 


Zorg dat logistiek, ophaling, datum van oplevering, contactpersonen, de wijze waarop de digitale bestanden worden aangeleverd etc. duidelijk geregeld zijn.

=== Rechten === 


Spreek af dat de leverancier geen aanspraak kan maken op intellectuele eigendom of gebruiksrecht van de reproducties. Bevat je collectie privacygevoelig materiaal, vraag dan een geheimhoudingsclausule.

=== Bepalingen over logistiek en bewaring === 


Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft waar de originelen zullen worden bewaard, en hoe ze deze zal vervoeren. Bij voorkeur stel je een conditierapport op van de collectie, zodat je nadien kan controleren of er niets beschadigd is.

=== Bepalingen over volledigheid === 


Vraag garanties dat de leverancier wel degelijk alles scant. Om dit te controleren heb je best je collectie zo gedetailleerd mogelijk beschreven en geregistreerd. (Zie hiervoor ook de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]) Op die manier kan je niet enkel controleren of alles wel degelijk is gedigitaliseerd maar ook of de leverancier wel degelijk alle originelen terug bezorgd heeft.


[[Bestand:DiaRegister VAi.PNG|thumb|none|800px|Voorbeeld van een spreadsheet ter ondersteuning van de digitalisering van diahouders. Iedere diahouder krijgt een uniek nummer (linkerkolom) en een aanduiding van het aantal dia's per houder (vierde kolom). Op deze manier kan worden gecontroleerd of alle dia's worden gescand én teruggeleverd. De leverancier krijgt via het register ook eenduidige aanwijzingen over de bestandsnaam die de reproducties moeten krijgen (derde kolom).]]

=== Bepalingen over de kwaliteit van het reproduceren en het reproductieproces === 


* Spreek goed af op welke resolutie en bitdiepte er wordt gedigitaliseerd en welk kleurprofiel zal worden gebruikt.
* Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft welke opnameapparatuur hij zal gebruiken.
* Zorg dat de leverancier verklaart dat de apparatuur dagelijks wordt gekalibreerd: bij de start van het proces, bij heropstart van de apparatuur en bij aanpassing van de instellingen.
* Vraag hoe de leverancier de kwaliteit van de opnames en kalibratie zal controleren en dat hij je de bewijzen bezorgt van zijn controleproces.

=== Standaarden m.b.t. beeldkwaliteit === 


Neem in je lastenboek op dat de inschrijver voldoet aan internationaal geldende standaarden als [https://www.metamorfoze.nl/sites/default/files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoze_1.0.pdf Metamorfoze], [http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI%20Federal%20%20Agencies%20Digital%20Guidelines%20Initiative-2016%20Final_rev1.pdf FADGI] of [https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/guidelines-digitisation-of-photographic-materials Guidelines Digitalisation of photographic materials]. Zo moet de leverancier zich conformeren aan een internationale norm en moet hij ook de kwaliteitscontroles uitvoeren die de norm stelt.

=== Post processing === 


Spreek af of er nabewerking zal gebeuren en hoe die dan moet gebeuren (bv. rechtzetten, croppen, verscherpen). Wil je dat een bepaald proces absoluut niet wordt toegepast? Vermeld dit dan expliciet.


Gaat het om tekstdocumenten? Dan is het een goed idee om de documenten ook meteen te laten OCR'en. OCR staat voor Optical Character Recognition en zet de tekst in je document om naar machineleesbare tekst, zodat je binnen je reproducties op woorden kunt zoeken. Dat kan vaak zonder een al te grote meerkost. Spreek goed af hoe de OCR-data worden aangeleverd. Een tekstbestand per scan is het minimum en moet je altijd opvragen, maar je kan additioneel de OCR bv. ook laten inbedden in een PDF voor optimale doorzoekbaarheid.

=== De aan te leveren bestanden === 


Spreek goed af of de leverancier een masterbestand, archiveringsbestand en raadplegingsbestand moet leveren. (Zie voor meer info de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]) Spreek af welke bestandsformaten daarvoor zullen worden gebruikt. Uncompressed baseline TIFF v6 voor moederbestanden en archiveringsbestanden, JPEG voor raadplegingsbestanden als het beeldmateriaal betreft, PDF voor raadplegingsbestanden als het tekstmateriaal betreft.


Zorg ervoor dat de leverancier ook de [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]] van ieder bestand aanlevert, zodat je kan controleren of er geen fouten zijn gebeurd bij bv. het doorkopiëren van de bestanden. Het eenvoudigst is dat de leverancier je een tekstdocument of spreadsheet bezorgt van alle bestanden met hun checksums.


[[Bestand:Checksumfile VAI.png|thumb|none|700px|Een voorbeeld van een tekstbestand met checksums per file. Aan de hand van deze checksums kun je fouten in het doorkopiëren opsporen. Het is ook altijd interessant om nadien te controleren of er geen wijzigingen aan je bestanden zijn gebeurd.]]

=== De metadata === 


Spreek af hoe de leverancier de bestanden moet benoemen en wat de mappenstructuur moet zijn. Idealiter maak je in een spreadsheetsoftware al een lijst op van al het materiaal dat de leverancier moet digitaliseren, waarbij je in een andere kolom duidelijk aangeeft wat de bestandsnamen zijn. Een voorbeeld van een dergelijk spreadsheet voor tijdschriftdigitalisering vind je op de [https://www.vai.be/advies/digitalisering-architectuurtijdschriften-rapport-en-evaluatie#h3 website van het VAi].


Wil je dat de leverancier ook andere metadata toevoegt tijdens het scanproces? Spreek dan goed af hoe hij deze invult en levert, en hoe hij de kwaliteit controleert.


Je kan de leverancier ook vragen om bepaalde technische en inhoudelijke metadata in te bedden in de bestanden. Zie voor meer info de tool [[Ingebedde metadata bij foto's]].

=== Een testfase === 


Het is aan te raden dat je een testfase afspreekt met de leverancier, waarbij je ook zelf ter plekke kan gaan kijken naar het digitaliseringsproces. Zorg dat hij eerst een beperkt aantal stukken als proef digitaliseert. Ben je niet tevreden, dan kan je nog aanpassingen laten maken tot er een 'referentiescan' ontstaat, waarover je tevreden bent. Deze vormt dan de graadmeter voor de kwaliteit van de volgende digitaliseringen.

=== Voorzie controletijd === 


Idealiter controleer je of de leverancier wel alles doet zoals je het hem vraagt. Zie verder voor meer info over hoe je de kwaliteitscontrole kunt aanpakken.


Spreek met je leverancier een termijn af waarin je tijd hebt om het geleverde materiaal te controleren. Bij voorkeur levert de leverancier je via internet al tussentijdse resultaten zodat je meteen kan controleren en ingrijpen als er iets misloopt. Bepaal op voorhand met de leverancier welke methode en software je zult gebruiken om het materiaal te controleren.

== Tijdens het digitaliseren == 


Tijdens het digitaliseren volg je vragen van de leverancier op en doe je idealiter tussentijdse kwaliteitscontroles. Deze tips kunnen je hiermee helpen:


* Besteed genoeg tijd aan het bepalen van de referentiescan.
* Hoe sneller een fout wordt opgemerkt, hoe beter. Vraag aan je leverancier om je tussentijdse resultaten te bezorgen, zodat je meteen kan reageren bij een fout. Targetscans, waarmee de correctheid van de kalibratie wordt getest, kunnen bijvoorbeeld meteen na kalibratie en controle via het internet worden verstuurd. Ook gegenereerde raadplegingsbestanden kunnen meegestuurd worden over het internet, zodat je meteen ook de beeldende kwaliteit kan beoordelen.
* Als je naast het digitaliseren van het materiaal ook specifieke vragen hebt gesteld m.b.t. postprocessing (bv. OCR en metadata toevoegen), las dan een tussenstap in waarbij eerst de kwaliteit van de digitalisering wordt gecontroleerd. Pas wanneer je zeker bent dat de digitalisering zelf goed is gebeurd, geef je toelating om over te gaan tot verdere post-processing van de bestanden. Anders loop je het risico dat de leverancier tijd gaat steken in het verwerken van foute bestanden, wat kan leiden tot discussies achteraf.

== Na het digitaliseren: Kwaliteitscontrole == 


Door een digitalisering uit te besteden win je veel tijd, omdat je zelf niet de reproducties hoeft te maken, maar als je het goed wil doen moet je wel veel tijd uittrekken voor de kwaliteitscontrole. Onderschat dit niet, er kan vanalles fout gaan. Grosso modo controleer je het materiaal op:
* de volledigheid
* de beeldkwaliteit
* de correctheid van het bestandsformaat
* de kwaliteit van de post-processing (bv. OCR)
* de kwaliteit van de metadata

=== De volledigheid van het materiaal === 


Als je op voorhand een goede lijst hebt gemaakt van al het materiaal, is dit erg snel gebeurd. Controleer of er per folder evenveel bestanden zijn als er opgelijste items (pagina’s, foto’s enz.) zijn.


Controleer ook of er geen fouten zijn geslopen in de bestanden door bv. kopieeracties over het web. Indien je met de leverancier een goed checksumbestand hebt afgesproken, kan dit automatisch. (Naar de tool over checksums)


Tot slot is het altijd een goed idee om te controleren of ook het originele materiaal in zijn volledigheid is teruggebracht.

=== De beeldkwaliteit === 


Probeer deze controle al zoveel mogelijk tijdens het digitaliseringsproces te doen. De enige vorm van herstel is immers opnieuw digitaliseren.


Hierboven bespraken we al dat het een goed idee is om je leverancier te vragen om een internationale norm voor digitaliseren te volgen ([https://www.metamorfoze.nl/front|metamorfoze]), [http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI%20Federal%20%20Agencies%20Digital%20Guidelines%20Initiative-2016%20Final_rev1.pdf FADGI] of [https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/guidelines-digitisation-of-photographic-materials Guidelines Digitalisation of photographic materials]). Op die manier verbindt de leverancier zich er contractueel toe om bepaalde stappen te ondernemen die de kwaliteit van de digitalisering garanderen.


Maar het is niet zo dat omdat een leverancier zegt dat hij een norm zal respecteren, dat hij dat ook daadwerkelijk zal doen. De normen bieden je een kader waarin je zelf kan nameten of dit gebeurt of niet aan de hand van “targetscans” (zie voor meer info de desbetreffende norm).


Weet wel dat deze normen voer zijn voor specialisten en dat de controles specifieke software vereisen. Lukt dit je niet, kijk dan in ieder geval zelf altijd goed de beelden na. Zijn ze scherp genoeg? Zijn ze leesbaar? Tonen de beelden geen vreemde verkleuring of artefacten (bv. moiré)? Is het beeld bruikbaar voor publicaties in boeken en op het web?


Wens je ondersteuning om intensief te controleren of een reproductie correct volgens de normen is gemaakt, contacteer dan een TRACKS-partner.

=== De correctheid van het bestandsformaat === 


Probeer deze controle zoveel mogelijk tijdens het digitaliseringsproces te doen.


Concentreer je voor de kwaliteitscontroles vooral op de moederbestanden en archiveringsbestanden. De raadplegingsbestanden zijn minder kritiek. Nieuwe raadplegingsbestanden kunnen altijd nog worden gegenereerd op basis van de archiveringsbestanden.


Let op! Het is niet omdat een bestand de extensie “.tif” heeft, dat het ook gaat om een TIFF. Om te testen of je TIFF daadwerkelijk een TIFF is, kan je een tool als Droid gebruiken. Zie de tool [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID]].


Om te testen of je TIFF daadwerkelijk een Uncompressed Baseline TIFF v6.0 is (dus de meest duurzame soort TIFF) kan je [[Valideren van TIFF-bestanden met DPF-Manager|de tool DPF-manager]] gebruiken. Naar onze ervaring komt het best nog wel vaak voor dat een TIFF niet overeenstemt met een gevraagde norm, dus doe zeker de test. Aarzel niet om een TRACKS-partner te contacteren voor hulp bij het controleren.

=== De kwaliteit van de post-processing (OCR) === 


OCR is zelden tot nooit volledig foutloos. De kwaliteit van de OCR is afhankelijk van de gebruikte software maar vooral ook van de aard van het bronmateriaal. Om de kwaliteit te controleren vraag je steeds de OCR-gegevens op in afzonderlijke tekstbestanden en niet enkel in PDF-bestanden. Je kunt dan steekproefsgewijs een aantal tekstbestanden met OCR-tekst openen en nagaan of de kwaliteit goed is.


Contacteer eventueel een TRACKS-partner voor meer informatie.

=== De kwaliteit van de metadata === 


Vraag je aan de leverancier om ook metadata aan de gedigitaliseerde bestanden toe te voegen (zoals titels), dan is er geen andere mogelijkheid om dit te controleren dan door het na te kijken, eventueel via steekproef. Ongeacht de wijze waarop de leverancier de metadata aanlevert, vraag je best ook een uitdraai van de metadata in een spreadsheet op. Dat vereenvoudigt de handmatige controle.


Een digitaal bestand heeft ook ingebedde, technische metadata. Indien je wil kan je ook hiervan de kwaliteit beoordelen. Zie hiervoor de tool (ingebedde metadata).

== Meer lezen == 


* [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen Poppe Jeroen. ''Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen'', 2017]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijnen CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren]
* [https://www.vai.be/advies/digitalisering-architectuurtijdschriften-rapport-en-evaluatie Kennisdocument digitalisering tijdschriften | VAi]
* [http://www.edavid.be/docs/eDAVID_Modellastenboek.pdf Modellastenboek en modelovereenkomst voor een digitaliseringsopdracht | eDAVID]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:De_Metamorfoze-_en_FADGI-richtlijnen_voor_digitalisering De Metamorfoze- en FADGI-richtlijnen voor digitalisering | Project CEST]


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]]), in samenwerking met Nastasia Vanderperren en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Een digitaliseringsopdracht uitbesteden

2023-12-01T13:56:59Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Wanneer je je archief of collectie wil digitaliseren, is het vaak aangeraden om dit aan een externe partner uit te besteden. Die heeft de expertise om hoogwaardige gedigitaliseerde bestanden aan te leveren. Er zijn echter veel zaken waar je rekening mee moet houden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is het voordeel van het uitbesteden van een digitaliseringsopdracht?
* Welke afspraken moet je met de leverancier maken?
* Hoe volg je het digitaliseringsproces op?
* Hoe voer je na de digitalisering de kwaliteitscontrole uit?
</blockquote>


Bij een uitbesteding ga je in zee met een extern bedrijf om je archief of collectie te digitalisering.


Wanneer je uitbesteedt, is de kans op kwaliteitsvolle reproducties groter, omdat specialisten dit voor jou doen. Dit is zeker aan te raden wanneer je grote hoeveelheden waardevol materiaal hebt, of wanneer het simpelweg gaat om zaken die je niet zelf kan digitaliseren, omdat ze bijvoorbeeld te groot zijn qua formaat, of omdat het gaat over moeilijke formaten, zoals videotapes.


Maar let op: een digitalisering uitbesteden is niet zozeer een kwestie van een bedrijf bellen. Er zijn veel zaken waarmee je rekening moet houden. Probeer die op voorhand zo goed mogelijk vast te leggen om prijzen te vragen bij leveranciers, en vervolgens te laten opnemen in de overeenkomst die je met de leverancier sluit.


Bij het uitbesteden van een digitalisering moet je uitgaan van drie fases: Voor, tijdens en na het digitaliseren.


* Voor het digitaliseren: Je bereidt je materiaal voor, zoekt een leverancier, maakt afspraken en voert eerste tests uit
* Tijdens het digitaliseren: Je volgt vragen van de leverancier op en voert tussentijdse controles uit
* Na het digitaliseren: Je controleert of al je materiaal correct is teruggeleverd + doet finale kwaliteitscontrole van de reproducties


__TOC__

== Ten geleide == 


Neem voor je verdergaat de algemene principes van een kwaliteitsvolle digitalisering even door. Deze leggen we voor je uit in de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]. De algemene vereisten van een goede digitalisering (voldoende opslagruimte, beschrijving, reproductiekwaliteit en kwaliteit van het bestandsformaat) zijn ook hier van toepassing.

== Voor het digitaliseren: Afspraken met de leverancier == 

=== Praktische afspraken === 


Zorg dat logistiek, ophaling, datum van oplevering, contactpersonen, de wijze waarop de digitale bestanden worden aangeleverd etc. duidelijk geregeld zijn.

=== Rechten === 


Spreek af dat de leverancier geen aanspraak kan maken op intellectuele eigendom of gebruiksrecht van de reproducties. Bevat je collectie privacygevoelig materiaal, vraag dan een geheimhoudingsclausule.

=== Bepalingen over logistiek en bewaring === 


Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft waar de originelen zullen worden bewaard, en hoe ze deze zal vervoeren. Bij voorkeur stel je een conditierapport op van de collectie, zodat je nadien kan controleren of er niets beschadigd is.

=== Bepalingen over volledigheid === 


Vraag garanties dat de leverancier wel degelijk alles scant. Om dit te controleren heb je best je collectie zo gedetailleerd mogelijk beschreven en geregistreerd. (Zie hiervoor ook de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]) Op die manier kan je niet enkel controleren of alles wel degelijk is gedigitaliseerd maar ook of de leverancier wel degelijk alle originelen terug bezorgd heeft.


[[Bestand:DiaRegister VAi.PNG|thumb|none|800px|Voorbeeld van een spreadsheet ter ondersteuning van de digitalisering van diahouders. Iedere diahouder krijgt een uniek nummer (linkerkolom) en een aanduiding van het aantal dia's per houder (vierde kolom). Op deze manier kan worden gecontroleerd of alle dia's worden gescand én teruggeleverd. De leverancier krijgt via het register ook eenduidige aanwijzingen over de bestandsnaam die de reproducties moeten krijgen (derde kolom).]]

=== Bepalingen over de kwaliteit van het reproduceren en het reproductieproces === 


* Spreek goed af op welke resolutie en bitdiepte er wordt gedigitaliseerd en welk kleurprofiel zal worden gebruikt.
* Zorg dat de leverancier duidelijk beschrijft welke opnameapparatuur hij zal gebruiken.
* Zorg dat de leverancier verklaart dat de apparatuur dagelijks wordt gekalibreerd: bij de start van het proces, bij heropstart van de apparatuur en bij aanpassing van de instellingen.
* Vraag hoe de leverancier de kwaliteit van de opnames en kalibratie zal controleren en dat hij je de bewijzen bezorgt van zijn controleproces.

=== Standaarden m.b.t. beeldkwaliteit === 


Neem in je lastenboek op dat de inschrijver voldoet aan internationaal geldende standaarden als [https://www.metamorfoze.nl/sites/default/files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoze_1.0.pdf Metamorfoze], [http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI%20Federal%20%20Agencies%20Digital%20Guidelines%20Initiative-2016%20Final_rev1.pdf FADGI] of [https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/guidelines-digitisation-of-photographic-materials Guidelines Digitalisation of photographic materials]. Zo moet de leverancier zich conformeren aan een internationale norm en moet hij ook de kwaliteitscontroles uitvoeren die de norm stelt.

=== Post processing === 


Spreek af of er nabewerking zal gebeuren en hoe die dan moet gebeuren (bv. rechtzetten, croppen, verscherpen). Wil je dat een bepaald proces absoluut niet wordt toegepast? Vermeld dit dan expliciet.


Gaat het om tekstdocumenten? Dan is het een goed idee om de documenten ook meteen te laten OCR'en. OCR staat voor Optical Character Recognition en zet de tekst in je document om naar machineleesbare tekst, zodat je binnen je reproducties op woorden kunt zoeken. Dat kan vaak zonder een al te grote meerkost. Spreek goed af hoe de OCR-data worden aangeleverd. Een tekstbestand per scan is het minimum en moet je altijd opvragen, maar je kan additioneel de OCR bv. ook laten inbedden in een PDF voor optimale doorzoekbaarheid.

=== De aan te leveren bestanden === 


Spreek goed af of de leverancier een masterbestand, archiveringsbestand en raadplegingsbestand moet leveren. (Zie voor meer info de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]) Spreek af welke bestandsformaten daarvoor zullen worden gebruikt. Uncompressed baseline TIFF v6 voor moederbestanden en archiveringsbestanden, JPEG voor raadplegingsbestanden als het beeldmateriaal betreft, PDF voor raadplegingsbestanden als het tekstmateriaal betreft.


Zorg ervoor dat de leverancier ook de [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]] van ieder bestand aanlevert, zodat je kan controleren of er geen fouten zijn gebeurd bij bv. het doorkopiëren van de bestanden. Het eenvoudigst is dat de leverancier je een tekstdocument of spreadsheet bezorgt van alle bestanden met hun checksums.


[[Bestand:Checksumfile VAI.png|thumb|none|700px|Een voorbeeld van een tekstbestand met checksums per file. Aan de hand van deze checksums kun je fouten in het doorkopiëren opsporen. Het is ook altijd interessant om nadien te controleren of er geen wijzigingen aan je bestanden zijn gebeurd.]]

=== De metadata === 


Spreek af hoe de leverancier de bestanden moet benoemen en wat de mappenstructuur moet zijn. Idealiter maak je in een spreadsheetsoftware al een lijst op van al het materiaal dat de leverancier moet digitaliseren, waarbij je in een andere kolom duidelijk aangeeft wat de bestandsnamen zijn. Een voorbeeld van een dergelijk spreadsheet voor tijdschriftdigitalisering vind je op de [https://www.vai.be/advies/digitalisering-architectuurtijdschriften-rapport-en-evaluatie#h3 website van het VAi].


Wil je dat de leverancier ook andere metadata toevoegt tijdens het scanproces? Spreek dan goed af hoe hij deze invult en levert, en hoe hij de kwaliteit controleert.


Je kan de leverancier ook vragen om bepaalde technische en inhoudelijke metadata in te bedden in de bestanden. Zie voor meer info de tool [[Ingebedde metadata bij foto's]].

=== Een testfase === 


Het is aan te raden dat je een testfase afspreekt met de leverancier, waarbij je ook zelf ter plekke kan gaan kijken naar het digitaliseringsproces. Zorg dat hij eerst een beperkt aantal stukken als proef digitaliseert. Ben je niet tevreden, dan kan je nog aanpassingen laten maken tot er een 'referentiescan' ontstaat, waarover je tevreden bent. Deze vormt dan de graadmeter voor de kwaliteit van de volgende digitaliseringen.

=== Voorzie controletijd === 


Idealiter controleer je of de leverancier wel alles doet zoals je het hem vraagt. Zie verder voor meer info over hoe je de kwaliteitscontrole kunt aanpakken.


Spreek met je leverancier een termijn af waarin je tijd hebt om het geleverde materiaal te controleren. Bij voorkeur levert de leverancier je via internet al tussentijdse resultaten zodat je meteen kan controleren en ingrijpen als er iets misloopt. Bepaal op voorhand met de leverancier welke methode en software je zult gebruiken om het materiaal te controleren.

== Tijdens het digitaliseren == 


Tijdens het digitaliseren volg je vragen van de leverancier op en doe je idealiter tussentijdse kwaliteitscontroles. Deze tips kunnen je hiermee helpen:


* Besteed genoeg tijd aan het bepalen van de referentiescan.
* Hoe sneller een fout wordt opgemerkt, hoe beter. Vraag aan je leverancier om je tussentijdse resultaten te bezorgen, zodat je meteen kan reageren bij een fout. Targetscans, waarmee de correctheid van de kalibratie wordt getest, kunnen bijvoorbeeld meteen na kalibratie en controle via het internet worden verstuurd. Ook gegenereerde raadplegingsbestanden kunnen meegestuurd worden over het internet, zodat je meteen ook de beeldende kwaliteit kan beoordelen.
* Als je naast het digitaliseren van het materiaal ook specifieke vragen hebt gesteld m.b.t. postprocessing (bv. OCR en metadata toevoegen), las dan een tussenstap in waarbij eerst de kwaliteit van de digitalisering wordt gecontroleerd. Pas wanneer je zeker bent dat de digitalisering zelf goed is gebeurd, geef je toelating om over te gaan tot verdere post-processing van de bestanden. Anders loop je het risico dat de leverancier tijd gaat steken in het verwerken van foute bestanden, wat kan leiden tot discussies achteraf.

== Na het digitaliseren: Kwaliteitscontrole == 


Door een digitalisering uit te besteden win je veel tijd, omdat je zelf niet de reproducties hoeft te maken, maar als je het goed wil doen moet je wel veel tijd uittrekken voor de kwaliteitscontrole. Onderschat dit niet, er kan vanalles fout gaan. Grosso modo controleer je het materiaal op:
* de volledigheid
* de beeldkwaliteit
* de correctheid van het bestandsformaat
* de kwaliteit van de post-processing (bv. OCR)
* de kwaliteit van de metadata

=== De volledigheid van het materiaal === 


Als je op voorhand een goede lijst hebt gemaakt van al het materiaal, is dit erg snel gebeurd. Controleer of er per folder evenveel bestanden zijn als er opgelijste items (pagina’s, foto’s enz.) zijn.


Controleer ook of er geen fouten zijn geslopen in de bestanden door bv. kopieeracties over het web. Indien je met de leverancier een goed checksumbestand hebt afgesproken, kan dit automatisch. (Naar de tool over checksums)


Tot slot is het altijd een goed idee om te controleren of ook het originele materiaal in zijn volledigheid is teruggebracht.

=== De beeldkwaliteit === 


Probeer deze controle al zoveel mogelijk tijdens het digitaliseringsproces te doen. De enige vorm van herstel is immers opnieuw digitaliseren.


Hierboven bespraken we al dat het een goed idee is om je leverancier te vragen om een internationale norm voor digitaliseren te volgen ([https://www.metamorfoze.nl/front|metamorfoze]), [http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI%20Federal%20%20Agencies%20Digital%20Guidelines%20Initiative-2016%20Final_rev1.pdf FADGI] of [https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/guidelines-digitisation-of-photographic-materials Guidelines Digitalisation of photographic materials]). Op die manier verbindt de leverancier zich er contractueel toe om bepaalde stappen te ondernemen die de kwaliteit van de digitalisering garanderen.


Maar het is niet zo dat omdat een leverancier zegt dat hij een norm zal respecteren, dat hij dat ook daadwerkelijk zal doen. De normen bieden je een kader waarin je zelf kan nameten of dit gebeurt of niet aan de hand van “targetscans” (zie voor meer info de desbetreffende norm).


Weet wel dat deze normen voer zijn voor specialisten en dat de controles specifieke software vereisen. Lukt dit je niet, kijk dan in ieder geval zelf altijd goed de beelden na. Zijn ze scherp genoeg? Zijn ze leesbaar? Tonen de beelden geen vreemde verkleuring of artefacten (bv. moiré)? Is het beeld bruikbaar voor publicaties in boeken en op het web?


Wens je ondersteuning om intensief te controleren of een reproductie correct volgens de normen is gemaakt, contacteer dan een TRACKS-partner.

=== De correctheid van het bestandsformaat === 


Probeer deze controle zoveel mogelijk tijdens het digitaliseringsproces te doen.


Concentreer je voor de kwaliteitscontroles vooral op de moederbestanden en archiveringsbestanden. De raadplegingsbestanden zijn minder kritiek. Nieuwe raadplegingsbestanden kunnen altijd nog worden gegenereerd op basis van de archiveringsbestanden.


Let op! Het is niet omdat een bestand de extensie “.tif” heeft, dat het ook gaat om een TIFF. Om te testen of je TIFF daadwerkelijk een TIFF is, kan je een tool als Droid gebruiken. Zie de tool [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID]].


Om te testen of je TIFF daadwerkelijk een Uncompressed Baseline TIFF v6.0 is (dus de meest duurzame soort TIFF) kan je [[Valideren van TIFF-bestanden met DPF-Manager|de tool DPF-manager]] gebruiken. Naar onze ervaring komt het best nog wel vaak voor dat een TIFF niet overeenstemt met een gevraagde norm, dus doe zeker de test. Aarzel niet om een TRACKS-partner te contacteren voor hulp bij het controleren.

=== De kwaliteit van de post-processing (OCR) === 


OCR is zelden tot nooit volledig foutloos. De kwaliteit van de OCR is afhankelijk van de gebruikte software maar vooral ook van de aard van het bronmateriaal. Om de kwaliteit te controleren vraag je steeds de OCR-gegevens op in afzonderlijke tekstbestanden en niet enkel in PDF-bestanden. Je kunt dan steekproefsgewijs een aantal tekstbestanden met OCR-tekst openen en nagaan of de kwaliteit goed is.


Contacteer eventueel een TRACKS-partner voor meer informatie.

=== De kwaliteit van de metadata === 


Vraag je aan de leverancier om ook metadata aan de gedigitaliseerde bestanden toe te voegen (zoals titels), dan is er geen andere mogelijkheid om dit te controleren dan door het na te kijken, eventueel via steekproef. Ongeacht de wijze waarop de leverancier de metadata aanlevert, vraag je best ook een uitdraai van de metadata in een spreadsheet op. Dat vereenvoudigt de handmatige controle.


Een digitaal bestand heeft ook ingebedde, technische metadata. Indien je wil kan je ook hiervan de kwaliteit beoordelen. Zie hiervoor de tool (ingebedde metadata).

== Meer lezen == 


* [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen Poppe Jeroen. ''Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen'', 2017]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijnen CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren]
* [https://www.vai.be/advies/digitalisering-architectuurtijdschriften-rapport-en-evaluatie Kennisdocument digitalisering tijdschriften | VAi]
* [http://www.edavid.be/docs/eDAVID_Modellastenboek.pdf Modellastenboek en modelovereenkomst voor een digitaliseringsopdracht | eDAVID]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Publicatie:De_Metamorfoze-_en_FADGI-richtlijnen_voor_digitalisering De Metamorfoze- en FADGI-richtlijnen voor digitalisering | Project CEST]


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]]), in samenwerking met Nastasia Vanderperren en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Digitaliseren van geluidsopnames en video's

2023-12-01T13:55:38Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Net als papieren documenten kan je ook analoge video- en geluidsopnames uit je archief laten digitaliseren. Dit is echter een complexe handeling die je het beste uitbesteed. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het beter om de digitalisering van video- en geluidsopnames uit te besteden?
* Welke gegevens moet je op voorhand registreren?
* Wat is meemoo?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op het digitaliseren van analoge geluids- en video-opnames.
Wil je meer weten over digitaliseren in het algemeen? Ga dan naar de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]. De algemene vereisten van een goede digitalisering (voldoende opslagruimte, beschrijving, reproductiekwaliteit en kwaliteit van het bestandsformaat) zijn ook hier van toepassing.


__TOC__

== Besteed bij voorkeur uit == 


Het digitaliseren van dit soort materiaal is vele malen complexer dan voor tekstdocumenten of foto’s. Wil je dit kwalitatief doen, begin er dan liever niet zelf aan - tenzij je weet wat je doet - en kies voor een uitbesteding. Contacteer je TRACKS-partner. Zij kunnen je ondersteunen in je zoektocht naar digitaliseringspartners en helpen bij het opmaken van kwaliteitseisen en het opvolgen van kwaliteitscontrole.


Voor meer info over uitbesteden, lees de tool [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]].

== Zorg voor voldoende opslagruimte == 


Stel je voor dat veel geld investeert in het digitaliseren van je video's en je bewaart ze op één harde schijf. En wordt je harde schijf gestolen? Of je laat hem vallen...


Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Zie hiervoor de tool [[Hoe maak je een back-up?]]


Wanneer je video’s digitaliseert, zorg er dan zeker voor dat je over voldoende opslagruimte beschikt om de moederbestanden van de video’s te bewaren. Die zijn enorm groot. Een video in het veelgebruikte moederformaat FFV1 kan al gauw 45 tot 50 GB per uur video opleveren! (Bron: [https://www.scart.be/?q=nl/content/een-beknopte-gids-voor-het-kiezen-van-een-digitaal-videoformaat-voor-archiveringsbestanden Scart])

== Beschrijf op voorhand == 


Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie ze is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.


Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je gaat digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel of - in het geval je daar kennis van hebt - een database. Gebruik liever geen Word of ongestructureerde tekstformaten.


Meer algemene info vind je in de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]].


Voor het registreren van video- en audiomateriaal dien je specifiek aandacht te hebben voor het formaat van je materiaal. Dit bepaalt immers het digitaliseringsproces en heb je dus nodig in je besprekingen met de leverancier.


Specifieke info over de registratie en beschrijving van audiovisueel materiaal vind je in de tool [[Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal]]. Hier geven we alvast de website [https://www.kenjedrager.be/ Ken je drager] mee, daarmee je zelf aan de slag kunt om het formaat van je video- of audiodrager te identificeren.

== Meemoo == 


Mogelijk kom je als kunstenorganisatie in aanmerking om je audio- en video-opnames te laten digitaliseren door [https://meemoo.be/ meemoo]. Meemoo, Vlaams instituut voor het archief, ondersteunt organisaties uit het erfgoed- en podiumkunstenveld om hun audiovisueel materiaal te digitaliseren. Zij kunnen ook instaan voor de bewaring van de zware moederbestanden die videodigitalisering oplevert. Neem contact op met meemoo, of vraag om meer info bij een TRACKS-partner.


Als je in aanmerking komt voor digitalisering door meemoo, kan je met deze partner een samenwerking opstarten.

== Meer lezen == 

=== Basisinfo === 


* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijn:Geluidsopnames_digitaliseren CEST-richtlijnen m.b.t. geluidsopnames digitaliseren]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijn:Video_digitaliseren CEST-richtlijnen m.b.t. geluidsopnames digitaliseren]
* [https://www.scart.be/?q=nl SCART, website over de preservering van audiovisueel erfgoed (gedetailleerde informatie)]
* [https://www.kenjedrager.be kenjedrager.be]

=== Rapporten meemoo === 


In een aantal rapporten van meemoo vind je belangrijke vaststellingen en conclusies uit verschillende digitaliseringsprojecten die in het verleden werden uitgevoerd. Ze kunnen nuttige referentiedocumenten zijn wanneer je zelf een digitaliseringspartner onder de arm wil nemen om een specifiek type drager te digitaliseren.


[https://meemoo.be/nl/publicaties Ga naar de publicaties van meemoo] (filter op de categorie digitaliseren).


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Eline De Lepeleire (Het Firmament), herwerkt door Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]) en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Digitaliseren van geluidsopnames en video's

2023-12-01T13:55:22Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Net als papieren documenten kan je ook analoge video- en geluidsopnames uit je archief laten digitaliseren. Dit is echter een complexe handeling die je het beste uitbesteed. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het beter om de digitalisering van video- en geluidsopnames uit te besteden?
* Welke gegevens moet je op voorhand registreren?
* Wat is meemoo?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op het digitaliseren van analoge geluids- en video-opnames.
Wil je meer weten over digitaliseren in het algemeen? Ga dan naar de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]. De algemene vereisten van een goede digitalisering (voldoende opslagruimte, beschrijving, reproductiekwaliteit en kwaliteit van het bestandsformaat) zijn ook hier van toepassing.


__TOC__

== Besteed bij voorkeur uit == 


Het digitaliseren van dit soort materiaal is vele malen complexer dan voor tekstdocumenten of foto’s. Wil je dit kwalitatief doen, begin er dan liever niet zelf aan - tenzij je weet wat je doet - en kies voor een uitbesteding. Contacteer je TRACKS-partner. Zij kunnen je ondersteunen in je zoektocht naar digitaliseringspartners en helpen bij het opmaken van kwaliteitseisen en het opvolgen van kwaliteitscontrole.


Voor meer info over uitbesteden, lees de tool [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]].

== Zorg voor voldoende opslagruimte == 


Stel je voor dat veel geld investeert in het digitaliseren van je video's en je bewaart ze op één harde schijf. En wordt je harde schijf gestolen? Of je laat hem vallen...


Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Zie hiervoor de tool [[Hoe maak je een back-up?]]


Wanneer je video’s digitaliseert, zorg er dan zeker voor dat je over voldoende opslagruimte beschikt om de moederbestanden van de video’s te bewaren. Die zijn enorm groot. Een video in het veelgebruikte moederformaat FFV1 kan al gauw 45 tot 50 GB per uur video opleveren! (Bron: [https://www.scart.be/?q=nl/content/een-beknopte-gids-voor-het-kiezen-van-een-digitaal-videoformaat-voor-archiveringsbestanden Scart])

== Beschrijf op voorhand == 


Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie ze is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.


Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je gaat digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel of - in het geval je daar kennis van hebt - een database. Gebruik liever geen Word of ongestructureerde tekstformaten.


Meer algemene info vind je in de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]].


Voor het registreren van video- en audiomateriaal dien je specifiek aandacht te hebben voor het formaat van je materiaal. Dit bepaalt immers het digitaliseringsproces en heb je dus nodig in je besprekingen met de leverancier.


Specifieke info over de registratie en beschrijving van audiovisueel materiaal vind je in de tool [[Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal]]. Hier geven we alvast de website [https://www.kenjedrager.be/ Ken je drager] mee, daarmee je zelf aan de slag kunt om het formaat van je video- of audiodrager te identificeren.

== Meemoo == 


Mogelijk kom je als kunstenorganisatie in aanmerking om je audio- en video-opnames te laten digitaliseren door [https://meemoo.be/ meemoo]. Meemoo, Vlaams instituut voor het archief, ondersteunt organisaties uit het erfgoed- en podiumkunstenveld om hun audiovisueel materiaal te digitaliseren. Zij kunnen ook instaan voor de bewaring van de zware moederbestanden die videodigitalisering oplevert. Neem contact op met meemoo, of vraag om meer info bij een TRACKS-partner.


Als je in aanmerking komt voor digitalisering door meemoo, kan je met deze partner een samenwerking opstarten.

== Meer lezen == 

=== Basisinfo === 


* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijn:Geluidsopnames_digitaliseren CEST-richtlijnen m.b.t. geluidsopnames digitaliseren]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijn:Video_digitaliseren CEST-richtlijnen m.b.t. geluidsopnames digitaliseren]
* [https://www.scart.be/?q=nl SCART, website over de preservering van audiovisueel erfgoed (gedetailleerde informatie)]
* [https://www.kenjedrager.be kenjedrager.be]

=== Rapporten meemoo === 


In een aantal rapporten van meemoo vind je belangrijke vaststellingen en conclusies uit verschillende digitaliseringsprojecten die in het verleden werden uitgevoerd. Ze kunnen nuttige referentiedocumenten zijn wanneer je zelf een digitaliseringspartner onder de arm wil nemen om een specifiek type drager te digitaliseren.


[https://meemoo.be/nl/publicaties Ga naar de publicaties van meemoo] (filter op de categorie digitaliseren).


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Eline De Lepeleire (Het Firmament), herwerkt door Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]) en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Ingebedde metadata bij foto's

2023-12-01T13:54:28Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>

<blockquote>
Wanneer je archief veel digitale foto’s bevat, kan je overwegen om extra metadata in de bestanden in te bedden. Op die manier garandeer je dat de foto’s en de bijhorende identificerende gegevens niet van elkaar gescheiden kunnen worden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn ingebedde metadata?
* Wat zijn de voor- en nadelen van ingebedde metadata?
* Hoe voeg je extra ingebedde metadata toe aan foto’s?
</blockquote>


Metadata zijn gestructureerde gegevens die informatie bevatten over de identificatie, het beheer, de aard, het gebruik en de bewaarplaats van fysieke of digitale bronnen. Het zijn in feite data over data. We onderscheiden twee types metadata :


* Descriptieve metadata: gegevens over de inhoud, die helpen bij het identificeren, contextualiseren en vinden van je foto’s;
* Administratieve metadata: leveren informatie over het beheer van de bron zoals rechtenbeheer, de relatie tussen individuele bronnen die samen een eenheid vormen, preservering en conservering, en technische kenmerken van je foto’s (resolutie, bitdiepte,...).


De metadata van digitale bronnen kunnen zowel buiten als binnen het beschreven bestand worden bewaard. Als de metadata buiten het beschreven bestand worden bewaard, gebeurt dat doorgaans in een apart rekenblad of in een databank.


Als metadata binnen het bestand zelf worden bewaard, gebeurt dat in de vorm van '''ingebedde metadata''' (embedded metadata). Omdat de metadata dan gekoppeld is aan het digitaal bestand in kwestie, kunnen de metadata en de beschreven inhoud niet meer van elkaar gescheiden worden. Het digitale bestand is als het ware zelfbeschrijvend geworden.


Ingebedde metadata worden veelvuldig gebruikt voor digitale fotobestanden. Het gaat in de eerste plaats om '''technische (administratieve) metadata''' zoals een tijdsaanduiding, gegevens over de gebruikte camera en camera-instellingen en gps-coördinaten. Deze metadata worden automatisch aangemaakt bij het maken van de foto. Je kan deze metadata zelf verder aanvullen met gegevens die de '''inhoud en context''' van de foto beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan titel en jaar van het gefotografeerde kunstwerk, de titel van de productie, de naam van de fotograaf of de licentie die van toepassing is.

==Waarom metadata inbedden?== 
Het toevoegen van extra ingebedde metadata aan digitale foto’s is belangrijk voor het beheer en de ontsluiting van de foto’s in kwestie. Door inhoudelijke metadata bij de foto in te bedden, verzeker je dat het digitale bestand en de bijhorende identificerende en beschrijvende informatie niet zomaar van elkaar gescheiden worden.


Bij fysieke foto’s en audiovisuele dragers is de beschrijvende informatie over een werk vaak materieel bevestigd aan de drager. Op de achterkant van een foto staat bijvoorbeeld geschreven wie of wat er op de foto staat, terwijl het label of de verpakking van een vinylplaat of een videocassette alle informatie geeft over de inhoud. Door deze materiële connectie, wordt de beschrijvende informatie altijd mee verplaatst met het fysieke object.


Het inbedden van metadata volgt hetzelfde principe en komt er in feite op neer dat de informatie op de ‘achterkant’ van de digitale foto wordt geschreven, zodat ze niet zomaar van elkaar gescheiden kunnen worden en de koppeling tussen bestand en beschrijvende informatie behouden blijft. Het inbedden van metadata verhoogt ook de doorzoekbaarheid van je fotocollectie, zeker wanneer je inhoudelijke gegevens hebt toegevoegd.


'''''Voordelen:'''''
* Ingebedde metadata verbeteren de vindbaarheid van digitale bestanden. Via zoekprogramma’s kan je bijvoorbeeld naar specifieke metadata zoeken.
* Wanneer je digitale bestanden verspreidt voor (her)gebruik, worden de ingebedde metadata vaak samen met de digitale bestanden verspreid. De (her)gebruiker kan op die manier achterhalen wie of wat er op de foto staat afgebeeld, wie de maker van de foto is en onder welke voorwaarden hij de foto mag (her)gebruiken.
* De ingebedde technische metadata worden steeds bijgewerkt wanneer het beschreven digitale bestand verandert en blijven bijgevolg actueel.
* De metadata die zijn toegevoegd door gebruikers van het digitaal bestand kunnen automatisch uitgelezen worden naar je eigen databank.


'''''Nadelen:'''''
* Wanneer er afgeleiden van een origineel bestand gemaakt worden, is het mogelijk dat de ingebedde metadata niet worden overgenomen. In zo’n gevallen moeten ze nadien manueel worden toegevoegd.
* Bij de migratie van digitale bestanden naar een ander formaat is het mogelijk dat bepaalde metadata overschreven of vervangen worden.
* Metadata die in een centrale databank worden beheerd kan je makkelijk in bulk aanvullen en bewerken. Ingebedde metadata moet je per bestand bewerken, of je moet hiervoor externe programma’s inschakelen.
* Wanneer bestanden met ingebedde metadata niet meer geopend kunnen worden, zal de metadata wellicht ook niet meer toegankelijk zijn.

==Praktische aanpak== 
===Wanneer voeg je metadata toe?===
Om te voorkomen dat er belangrijke informatie verloren gaat, worden de metadata liefst zo snel mogelijk aan een digitaal fotobestand toegevoegd. Het moment dat je de digitale foto’s wil archiveren, is een goed moment om na te gaan welke metadata er reeds zijn ingebed bij de foto en welke informatie je nog nodig hebt om de foto verder te beschrijven (zie ook de tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]]). Foto’s die van oorsprong digitaal zijn, bevatten meestal al ingebedde (technische) metadata, die verder kan worden aangevuld met inhoudelijke gegevens. De technische metadata van digitale foto’s worden doorgaans automatisch aangemaakt en hoeven alleen maar te worden gecontroleerd. Inhoudelijke metadata moet je echter zelf toevoegen.


Van oorsprong analoge foto’s die gedigitaliseerd zijn, moeten ook van de juiste metadata worden voorzien (zie ook de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]). In tegenstelling tot foto’s van digitale oorsprong moeten de technische metadata bij gedigitaliseerde analoge foto’s zelf worden aangemaakt en toegevoegd.


Problematisch is dat bij analoge foto’s de technische metadata doorgaans nooit zijn bijgehouden, waardoor ze ook niet aan het gedigitaliseerde bestand kunnen worden toegevoegd. Kijk welke gegevens je nog kan terugvinden en voeg deze toe. Sommige metadata, zoals bijvoorbeeld de resolutie, worden aangemaakt op het moment van digitalisering van een analoge foto.


Niet alle informatie moet per se als metadata bij de foto’s worden ingebed. Een duidelijke mappenstructuur voor je digitaal archief levert vaak al veel contextuele informatie op (zie hiervoor ook de tools [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur]] en [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Je hoeft bijvoorbeeld bij de foto’s in de map “Nieuwjaarsreceptie_2019” niet nog eens bij elke individuele foto inhoudelijke metadata inbedden die aangeeft dat het om die specifieke receptie gaat.


Inhoudelijke metadata wordt het best zo snel mogelijk toegevoegd, wanneer de informatie nog ‘vers’ in je geheugen zit. Hoe langer je wacht, hoe meer informatie er verloren zal gaan.

===Hoe kan je metadata toevoegen en bewerken?=== 
De meeste programma's waarmee je foto's opent of bewerkt, laten je toe om de ingebedde metadata van een bestand te zien.


[[Bestand:256px-Konqueror_Exif_data.jpg|300px|class=align-left]]


Online tools als [http://metapicz.com/#landing Metapicz] en [http://www.exifdata.com/ Exifdata] tonen je welke ingebedde metadata er bij een foto zijn opgeslagen. Fotobewerkingssoftwares als [https://www.gimp.org/ GIMP] (gratis en open source software) en [https://www.adobe.com/products/photoshop.html Adobe Photoshop] (betalende, propriëtaire software) laten je toe om (een vaak beperkte set aan) metadata van een digitaal fotobestand te raadplegen en om de metadatavelden te bewerken.

===Welke standaarden gebruik je?=== 
Bij het beheer van digitale bestanden komen allerlei soorten software kijken, die allemaal de ingebedde metadata nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Het is daarom van belang dat de ingebedde metadata door al die verschillende software probleemloos gelezen kunnen worden. Dit wordt verzekerd door het gebruik van '''internationale standaarden'''. Deze zorgen ervoor dat de software weet waar en onder welke vorm ze bij een digitaal bestand de ingebedde gegevens kunnen terugvinden. Enkele veel gebruikte standaarden zijn: IPCT Photo Metadata Standard, Exif en XMP.


'''IPTC Photo Metadata Standard''' is een standaard voor het beschrijven van foto’s die wereldwijd wordt gebruikt door onder meer nieuwsagentschappen, fotografen, bibliotheken en musea. IPTC structureert en definieert metadata-eigenschappen zodat gebruikers precieze en betrouwbare gegevens kunnen toevoegen. Die gegevens hebben betrekking op de afgebeelde mensen, plekken en objecten. Ze bevatten data, namen, informatie over rechten en identificators met betrekking tot de creatie van de foto. De standaard kan gebruikt worden bij veelgebruikte formaten als JPEG, TIFF en PNG. Zie hiervoor ook de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|Aanbevolen bestandsformaten]] om je digitaal archief leesbaar te houden.


'''Exif''' ''(Exchangeable Image File Format)'' is een standaard voor ingebedde metadata die men vaak aantreft bij foto’s (vooral JPEG- en TIFF-bestanden), maar die ook wordt gebruikt voor audiobestanden (WAV-bestanden). De Exif-standaard is echter niet bruikbaar bij GIF-, JPEG2000- en PNG-bestanden. De standaard omvat gegevens betreffende de tijdsaanduiding, de camera-instellingen, gps-informatie, auteursrechtelijke informatie, beschrijvingen en een thumbnail voor voorvertoning.


Samen met de IPTC- en Exif-gegevens wordt meestal ook '''XMP'''-informatie (Extensible Markup Platform) opgenomen. Die standaard laat toe om bestaande metadataschema’s die er niet in passen naast het XMP-schema te behouden. XMP kan gebruikt worden voor AIFF-, GIF-, JPEG-, JPEG2000-, MP3-, MP4-, PDF-, PNG-, PSD-, TIFF- en WAV-bestanden.


''Auteur: Sam Donvil ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
[[Categorie:6. Digitaliseren]]
</translate>

Ingebedde metadata bij foto's

2023-12-01T13:53:56Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>

<blockquote>
Wanneer je archief veel digitale foto’s bevat, kan je overwegen om extra metadata in de bestanden in te bedden. Op die manier garandeer je dat de foto’s en de bijhorende identificerende gegevens niet van elkaar gescheiden kunnen worden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat zijn metadata?
* Wat is het voordeel van metadata?
* Hoe voeg ik metadata aan mijn foto’s toe?
</blockquote>


Metadata zijn gestructureerde gegevens die informatie bevatten over de identificatie, het beheer, de aard, het gebruik en de bewaarplaats van fysieke of digitale bronnen. Het zijn in feite data over data. We onderscheiden twee types metadata :


* Descriptieve metadata: gegevens over de inhoud, die helpen bij het identificeren, contextualiseren en vinden van je foto’s;
* Administratieve metadata: leveren informatie over het beheer van de bron zoals rechtenbeheer, de relatie tussen individuele bronnen die samen een eenheid vormen, preservering en conservering, en technische kenmerken van je foto’s (resolutie, bitdiepte,...).


De metadata van digitale bronnen kunnen zowel buiten als binnen het beschreven bestand worden bewaard. Als de metadata buiten het beschreven bestand worden bewaard, gebeurt dat doorgaans in een apart rekenblad of in een databank.


Als metadata binnen het bestand zelf worden bewaard, gebeurt dat in de vorm van '''ingebedde metadata''' (embedded metadata). Omdat de metadata dan gekoppeld is aan het digitaal bestand in kwestie, kunnen de metadata en de beschreven inhoud niet meer van elkaar gescheiden worden. Het digitale bestand is als het ware zelfbeschrijvend geworden.


Ingebedde metadata worden veelvuldig gebruikt voor digitale fotobestanden. Het gaat in de eerste plaats om '''technische (administratieve) metadata''' zoals een tijdsaanduiding, gegevens over de gebruikte camera en camera-instellingen en gps-coördinaten. Deze metadata worden automatisch aangemaakt bij het maken van de foto. Je kan deze metadata zelf verder aanvullen met gegevens die de '''inhoud en context''' van de foto beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan titel en jaar van het gefotografeerde kunstwerk, de titel van de productie, de naam van de fotograaf of de licentie die van toepassing is.

==Waarom metadata inbedden?== 
Het toevoegen van extra ingebedde metadata aan digitale foto’s is belangrijk voor het beheer en de ontsluiting van de foto’s in kwestie. Door inhoudelijke metadata bij de foto in te bedden, verzeker je dat het digitale bestand en de bijhorende identificerende en beschrijvende informatie niet zomaar van elkaar gescheiden worden.


Bij fysieke foto’s en audiovisuele dragers is de beschrijvende informatie over een werk vaak materieel bevestigd aan de drager. Op de achterkant van een foto staat bijvoorbeeld geschreven wie of wat er op de foto staat, terwijl het label of de verpakking van een vinylplaat of een videocassette alle informatie geeft over de inhoud. Door deze materiële connectie, wordt de beschrijvende informatie altijd mee verplaatst met het fysieke object.


Het inbedden van metadata volgt hetzelfde principe en komt er in feite op neer dat de informatie op de ‘achterkant’ van de digitale foto wordt geschreven, zodat ze niet zomaar van elkaar gescheiden kunnen worden en de koppeling tussen bestand en beschrijvende informatie behouden blijft. Het inbedden van metadata verhoogt ook de doorzoekbaarheid van je fotocollectie, zeker wanneer je inhoudelijke gegevens hebt toegevoegd.


'''''Voordelen:'''''
* Ingebedde metadata verbeteren de vindbaarheid van digitale bestanden. Via zoekprogramma’s kan je bijvoorbeeld naar specifieke metadata zoeken.
* Wanneer je digitale bestanden verspreidt voor (her)gebruik, worden de ingebedde metadata vaak samen met de digitale bestanden verspreid. De (her)gebruiker kan op die manier achterhalen wie of wat er op de foto staat afgebeeld, wie de maker van de foto is en onder welke voorwaarden hij de foto mag (her)gebruiken.
* De ingebedde technische metadata worden steeds bijgewerkt wanneer het beschreven digitale bestand verandert en blijven bijgevolg actueel.
* De metadata die zijn toegevoegd door gebruikers van het digitaal bestand kunnen automatisch uitgelezen worden naar je eigen databank.


'''''Nadelen:'''''
* Wanneer er afgeleiden van een origineel bestand gemaakt worden, is het mogelijk dat de ingebedde metadata niet worden overgenomen. In zo’n gevallen moeten ze nadien manueel worden toegevoegd.
* Bij de migratie van digitale bestanden naar een ander formaat is het mogelijk dat bepaalde metadata overschreven of vervangen worden.
* Metadata die in een centrale databank worden beheerd kan je makkelijk in bulk aanvullen en bewerken. Ingebedde metadata moet je per bestand bewerken, of je moet hiervoor externe programma’s inschakelen.
* Wanneer bestanden met ingebedde metadata niet meer geopend kunnen worden, zal de metadata wellicht ook niet meer toegankelijk zijn.

==Praktische aanpak== 
===Wanneer voeg je metadata toe?===
Om te voorkomen dat er belangrijke informatie verloren gaat, worden de metadata liefst zo snel mogelijk aan een digitaal fotobestand toegevoegd. Het moment dat je de digitale foto’s wil archiveren, is een goed moment om na te gaan welke metadata er reeds zijn ingebed bij de foto en welke informatie je nog nodig hebt om de foto verder te beschrijven (zie ook de tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]]). Foto’s die van oorsprong digitaal zijn, bevatten meestal al ingebedde (technische) metadata, die verder kan worden aangevuld met inhoudelijke gegevens. De technische metadata van digitale foto’s worden doorgaans automatisch aangemaakt en hoeven alleen maar te worden gecontroleerd. Inhoudelijke metadata moet je echter zelf toevoegen.


Van oorsprong analoge foto’s die gedigitaliseerd zijn, moeten ook van de juiste metadata worden voorzien (zie ook de tool [[Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal]]). In tegenstelling tot foto’s van digitale oorsprong moeten de technische metadata bij gedigitaliseerde analoge foto’s zelf worden aangemaakt en toegevoegd.


Problematisch is dat bij analoge foto’s de technische metadata doorgaans nooit zijn bijgehouden, waardoor ze ook niet aan het gedigitaliseerde bestand kunnen worden toegevoegd. Kijk welke gegevens je nog kan terugvinden en voeg deze toe. Sommige metadata, zoals bijvoorbeeld de resolutie, worden aangemaakt op het moment van digitalisering van een analoge foto.


Niet alle informatie moet per se als metadata bij de foto’s worden ingebed. Een duidelijke mappenstructuur voor je digitaal archief levert vaak al veel contextuele informatie op (zie hiervoor ook de tools [[Maak een ordeningsplan/mappenstructuur]] en [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Je hoeft bijvoorbeeld bij de foto’s in de map “Nieuwjaarsreceptie_2019” niet nog eens bij elke individuele foto inhoudelijke metadata inbedden die aangeeft dat het om die specifieke receptie gaat.


Inhoudelijke metadata wordt het best zo snel mogelijk toegevoegd, wanneer de informatie nog ‘vers’ in je geheugen zit. Hoe langer je wacht, hoe meer informatie er verloren zal gaan.

===Hoe kan je metadata toevoegen en bewerken?=== 
De meeste programma's waarmee je foto's opent of bewerkt, laten je toe om de ingebedde metadata van een bestand te zien.


[[Bestand:256px-Konqueror_Exif_data.jpg|300px|class=align-left]]


Online tools als [http://metapicz.com/#landing Metapicz] en [http://www.exifdata.com/ Exifdata] tonen je welke ingebedde metadata er bij een foto zijn opgeslagen. Fotobewerkingssoftwares als [https://www.gimp.org/ GIMP] (gratis en open source software) en [https://www.adobe.com/products/photoshop.html Adobe Photoshop] (betalende, propriëtaire software) laten je toe om (een vaak beperkte set aan) metadata van een digitaal fotobestand te raadplegen en om de metadatavelden te bewerken.

===Welke standaarden gebruik je?=== 
Bij het beheer van digitale bestanden komen allerlei soorten software kijken, die allemaal de ingebedde metadata nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Het is daarom van belang dat de ingebedde metadata door al die verschillende software probleemloos gelezen kunnen worden. Dit wordt verzekerd door het gebruik van '''internationale standaarden'''. Deze zorgen ervoor dat de software weet waar en onder welke vorm ze bij een digitaal bestand de ingebedde gegevens kunnen terugvinden. Enkele veel gebruikte standaarden zijn: IPCT Photo Metadata Standard, Exif en XMP.


'''IPTC Photo Metadata Standard''' is een standaard voor het beschrijven van foto’s die wereldwijd wordt gebruikt door onder meer nieuwsagentschappen, fotografen, bibliotheken en musea. IPTC structureert en definieert metadata-eigenschappen zodat gebruikers precieze en betrouwbare gegevens kunnen toevoegen. Die gegevens hebben betrekking op de afgebeelde mensen, plekken en objecten. Ze bevatten data, namen, informatie over rechten en identificators met betrekking tot de creatie van de foto. De standaard kan gebruikt worden bij veelgebruikte formaten als JPEG, TIFF en PNG. Zie hiervoor ook de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|Aanbevolen bestandsformaten]] om je digitaal archief leesbaar te houden.


'''Exif''' ''(Exchangeable Image File Format)'' is een standaard voor ingebedde metadata die men vaak aantreft bij foto’s (vooral JPEG- en TIFF-bestanden), maar die ook wordt gebruikt voor audiobestanden (WAV-bestanden). De Exif-standaard is echter niet bruikbaar bij GIF-, JPEG2000- en PNG-bestanden. De standaard omvat gegevens betreffende de tijdsaanduiding, de camera-instellingen, gps-informatie, auteursrechtelijke informatie, beschrijvingen en een thumbnail voor voorvertoning.


Samen met de IPTC- en Exif-gegevens wordt meestal ook '''XMP'''-informatie (Extensible Markup Platform) opgenomen. Die standaard laat toe om bestaande metadataschema’s die er niet in passen naast het XMP-schema te behouden. XMP kan gebruikt worden voor AIFF-, GIF-, JPEG-, JPEG2000-, MP3-, MP4-, PDF-, PNG-, PSD-, TIFF- en WAV-bestanden.


''Auteur: Sam Donvil ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
[[Categorie:6. Digitaliseren]]
</translate>

Websites archiveren: hoe en waarom?

2023-12-01T13:51:13Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Je organisatie zal wel al eens van website gewisseld zijn, of de inhoud van de website is grondig veranderd. De oude versies van je website kunnen echter historische waarde hebben. Het heeft dan ook zin om je website af en toe eens te archiveren. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom zou je je website archiveren en wanneer doe je dit?
* Op welke manier ga je te werk om je website te archiveren?
</blockquote>


De meeste organisaties hebben al een of meer websites versleten. Bij de overgang naar een nieuwe website stellen organisaties zich de vraag hoe ze de oude kunnen archiveren. Vaak bevat zo’n oude website interessante gegevens die niet meer relevant zijn voor de nieuwe, maar die wel een historische waarde hebben voor de organisatie. Wat is dan de eenvoudigste manier om die informatie te archiveren?

== Waarom moet je jouw website archiveren? == 


Nog niet zo heel lang geleden bestonden websites enkel uit statische [[HTML]]-pagina’s. Dit zijn eenvoudige tekstpagina’s met een opmaak die de webbrowser kan omvormen tot een webpagina. Om deze websites te archiveren, volstond het om het mapje met de bestanden naar je eigen computer te kopiëren. Recente websites maken echter gebruik van een [[CMS|Content Management Systeem (CMS)]]. Dit is een databank waarin de website-informatie wordt beheerd en waarin webpagina’s samengesteld worden op het ogenblik dat ze geopend worden. Dit maakt de website dynamisch, maar ook veel moeilijker om te archiveren.


[[Bestand:404_not_found.png]]


In deze tool bespreken we hoe zo’n (dynamische) website op een eenvoudige manier digitaal gearchiveerd kan worden. De website zal opnieuw statisch gemaakt worden en offline opgeslagen worden in een vorm waarin ze op lange termijn bewaard kan worden. Net zoals bij e-mails is het digitale bij websites een essentiële eigenschap die bewaard moet worden. Zonder digitale bewaring zou je de "look & feel" en de ervaring om door de website te surfen missen.<ref>F. Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 5.</ref>

== Hoe? == 

=== Analyseer je website === 


Maak eerst een analyse van je website. De keuze voor een archiveringsmethode is afhankelijk van het type, de inhoud en de elementen van je website.


Er bestaan grofweg drie types van websites:
* statische websites met vaste inhoud;
* dynamische websites waarbij de inhoud gehaald wordt uit het deep web<ref>Het deep web is het deel van het web dat niet toegankelijk is voor zoekmachines, zoals databanken die afgeschermd worden door middel van wachtwoorden. De databank achter een CMS-systeem is een onderdeel van het deep web. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Deep_web.</ref>
een tussenvorm van die twee.


Statische websites bestaan uit een aantal aan elkaar gekoppelde pagina’s en zijn meestal in [[HTML]] opgemaakt. Er kunnen zich links met afbeeldingen of links naar andere websites in bevinden. Alle bestanden zijn in een hiërarchische mappenstructuur op de webserver gestockeerd.


Een dynamische website is een website die samengesteld wordt op het moment dat ze geopend wordt. Hierbij hebben de pagina’s zelf geen inhoud. Die worden gevuld met inhoud die zich in een achterliggende databank bevindt, zoals bij een [[CMS]]. Door middel van cookies wordt specifieke gebruikersinformatie op de computer van de gebruiker bewaard. Zo kan de browser de inhoud van een webpagina aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker. De meeste websites zijn een tussenvorm van statisch en dynamisch.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 7.</ref>


Bekijk daarnaast uit welke inhoud en elementen je website bestaat. Bevat je website veel links naar andere websites? Maakt je website gebruik van externe diensten, zoals kaarten van Google Maps, filmpjes op YouTube of foto’s die op een online fotoservice staan? Zijn er geanimeerde of interactieve beelden en knoppen? Al deze elementen bepalen of het archiveren van websites complex is. Vaak zijn ze moeilijker te bewaren. Bepaalde functionaliteiten kan je verliezen, zoals het afspelen van Flash-animaties<ref>Flash is software van Adobe en werd o.m. gebruikt om animaties, webvideo’s en webapplicaties te maken en websites aan te kleden. Je hebt een Flash Player plug-in nodig op je webbrowser om deze bestanden af te spelen. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Adobe_Flash.</ref> of elementen waarvoor plug-ins<ref>Een plug-in of invoegtoepassing is een uitbreiding van een computerprogramma. In een webbrowser wordt het gebruikt om speciale informatie op een website te kunnen laten zien, zoals flash-animaties.</ref> geïnstalleerd moeten worden. Interactieve elementen kunnen in gearchiveerde websites niet meer werken, net zoals bestanden die van een andere website opgehaald worden.


De mate waarin je website archiveerbaar is, kan gemeten worden op [http://archiveready.com/ archiveready.com]. Indien je nieuwe websites ontwikkelt, probeer er dan in de mate van het mogelijke voor te zorgen dat ze later eenvoudig archiveerbaar zijn.

=== Leg doelstellingen vast === 


Daarnaast is het belangrijk om een aantal duidelijke doelstellingen te formuleren voor je een archiveringsmethode kiest. Die keuze houdt namelijk een aantal overwegingen in. Een eerste betreft wat van de website vastgelegd moet worden bij archivering: de volledige website, inclusief de externe webpagina’s waarnaar je website verwijst, of enkel het domein van je eigen website? Een tweede overweging betreft de frequentie waarmee de onderdelen gearchiveerd moeten worden.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 5.</ref>


Het vastleggen van webpagina’s houdt een aantal uitdagingen in die voortvloeien uit hun speciale karakter. Websites hebben een erg vluchtig karakter omdat ze regelmatig geactualiseerd en aangepast worden. Bovendien is de presentatie van een webpagina op het scherm afhankelijk van de interactie met de gebruiker (o.a. webbrowser, persoonlijke instellingen en voorkeuren). Webpagina’s zijn tevens sterk met elkaar verweven: ze zijn aan elkaar gekoppeld, worden soms op meerdere servers gehost of halen informatie uit externe services of websites op.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 7.</ref>


Je zal dus moeten bepalen wanneer je je website gaat archiveren en hoe je de te archiveren website afbakent. Ga je enkel de website capteren als hij offline gehaald wordt, jaarlijks, of bij iedere update? Wordt enkel de website van je eigen domein of ook alle pagina’s waarnaar verwezen wordt gearchiveerd? Bij het archiveren van websites zal je moeten accepteren dat er steeds leemten zullen zijn.

=== Bewaar de essentiële kenmerken van je website === 


Door de vluchtigheid van het medium en de personalisatie bij webpagina’s is [[Authenticiteit|authenticiteit]] een moeilijk begrip bij het archiveren van websites. Toch kunnen een aantal essentiële eigenschappen gedefinieerd worden<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p.7.</ref>:


* '''Context:''' dit zijn gegevens die aanduiden wat de relatie van de website tot de archiefvormer is. Je kan dit o.m. bewaren door [[Descriptieve metadata|beschrijvende metadata]] over je website vast te leggen.
* De '''inhoud''' waaruit je website bestaat: tekst, foto’s, video’s, kaarten, etc. Sommige elementen, zoals informatie die van externe diensten opgehaald worden (bv. YouTube, Google Maps en Flickr), zijn moeilijk te archiveren. Documenteer daarom de externe diensten die je website gebruikt.
* '''Structuur:''' dit geeft de relatie weer tussen de website en zijn onderdelen. De meeste websites hebben een sitemap<ref>Een sitemap, soms siteplan, is een pagina of document waarin links naar alle pagina's van een website staan. Dit is een handig hulpmiddel voor bezoekers en zoekmachines om bepaalde pagina's te vinden op een site. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Sitemap.</ref> die de structuur van de website toont. Je kan deze eigenschap bewaren door de originele structuur van je website (d.i. de originele structuur van de webpagina’s van je website op de webserver) te bewaren en de relaties tussen de verschillende webpagina’s te behouden.
* '''Look & feel:''' bij een website is niet enkel de inhoud, structuur en context belangrijk, maar ook de "look & feel" is een essentieel component die bewaard moet worden. Documenteer daarom steeds de technische omgeving waarin je website gemaakt is: bv. de [[CMS|CMS-software]] die je gebruikt, de plug-ins die je website nodig heeft om bepaalde componenten weer te geven en de serverconfiguratie. Registreer ook de periode waarin je website online was. Dit geeft een beeld van de gebruikte [[HTML]]-versie, de software en de versies van browsers waarin de website getoond kan worden. Op basis van deze informatie kan een reconstructie van de website gemaakt worden.
* Websites kunnen ook specifiek '''gedrag''' en '''functionaliteiten''' hebben, zoals animaties, interactieve elementen en hyperlinks. Daarvoor registreer je ook de technische omgeving van je website. Functionaliteiten kan je verliezen bij het kiezen van een bepaalde archiveringsmethode.


Essentiële kenmerken worden bewaard zodat een getrouwe reconstructie van de website mogelijk is en de website binnen zijn context gearchiveerd wordt. Op de website van eDAVID kan je een document vinden met [http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag/schema/websiteinfo.xls een lijst van alle metadata die bewaard dienen te worden]. Sla dit document op als een gestructureerd tekstbestand (bv. als XML-, CSV- of Excel-bestand) en bewaar dit samen met de gearchiveerde website in het digitale archief. Hou ook alle bijkomende documentatie over je website bij. Dit kan van pas komen indien [[Emulatie|emulatie]] in de toekomst nodig zou zijn.


Door te documenteren welke plug-ins de website gebruikt kan je de website met bv. emulatie reconstrueren en vermijd je dat bepaalde elementen niet meer geopend kunnen worden.
Archiveer een website steeds voor je hem offline haalt en van de webserver verwijdert. Dit geeft je de mogelijkheid om na het archiveren kwaliteitscontrole uit te voeren en te controleren of alle essentiële eigenschappen bewaard zijn.


[[Bestand:Websites archiveren plugin broken.png|600px|Een plug-in wordt niet meer ondersteund door een moderne browser.]]

=== Bewaar de website duurzaam === 


Voor de preservering van websites gelden de algemene regels met betrekking tot [[Hoe bewaar je je digitaal archief?|duurzame bewaring]]. Zorg steeds dat je [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je gearchiveerde website door [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]] te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren.


Een uitdaging voor de langetermijnbewaring van websites zijn de grote hoeveelheid aan bestandsformaten die op websites geplaatst kunnen worden. Het is complex om deze te migreren naar [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|duurzame bestandsformaten]] omdat de relatie tussen webpagina en bestand op deze manier verbroken kan worden. Onderzoek wijst echter uit dat websites hoofdzakelijk gestandaardiseerde formaten gebruiken, zoals HTML, JPEG en MP3, waardoor dit probleem te relativeren valt.


Een oplossing voor deze uitdaging is om websites te archiveren in het WARC-formaat<ref>Voor meer info, zie [https://en.wikipedia.org/wiki/Web_ARChive Wikipedia]</ref>. Dit is een standaardformaat om verschillende digitale bronnen met metadata in één archiefbestand op te slaan. In deze tool kan je een eenvoudige en iets complexere, maar minder tijdsintensieve, methode vinden om websites te archiveren in het WARC-formaat.<ref>M. Pennock, [http://www.dpconline.org/component/docman/doc_download/865-dpctw13-01pdf Web-archiving], p.15-16</ref>

== Archiveringsmethodes == 


In dit deel worden drie archiveringsmethodes besproken:
* [[Website archiveren door een organisatie die dit als missie heeft|Je website laten archiveren door een organisatie die dit als missie heeft]].
* [[Maak een offline kopie met een crawler|zelf een offline kopie maken]]. Dit is de vaakst toegepaste vorm van websitearchivering.
* [[Maak een video van een surfsessie|Zelf een video van een surfsessie maken]].


Elke methode heeft haar gebreken. Je kan daarom een aantal methodes combineren om ieder aspect van je website te bewaren.


''Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo) m.m.v. Joris Janssens''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Websites archiveren: hoe en waarom?

2023-12-01T13:50:56Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Je organisatie zal wel al eens van website gewisseld zijn, of de inhoud van de website is grondig veranderd. De oude versies van je website kunnen echter historische waarde hebben. Het heeft dan ook zin om je website af en toe eens te archiveren. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom zou je je website archiveren en wanneer doe je dit?
* Op welke manier ga je te werk om je website te archiveren?
</blockquote>


De meeste organisaties hebben al een of meer websites versleten. Bij de overgang naar een nieuwe website stellen organisaties zich de vraag hoe ze de oude kunnen archiveren. Vaak bevat zo’n oude website interessante gegevens die niet meer relevant zijn voor de nieuwe, maar die wel een historische waarde hebben voor de organisatie. Wat is dan de eenvoudigste manier om die informatie te archiveren?

== Waarom moet je jouw website archiveren? == 


Nog niet zo heel lang geleden bestonden websites enkel uit statische [[HTML]]-pagina’s. Dit zijn eenvoudige tekstpagina’s met een opmaak die de webbrowser kan omvormen tot een webpagina. Om deze websites te archiveren, volstond het om het mapje met de bestanden naar je eigen computer te kopiëren. Recente websites maken echter gebruik van een [[CMS|Content Management Systeem (CMS)]]. Dit is een databank waarin de website-informatie wordt beheerd en waarin webpagina’s samengesteld worden op het ogenblik dat ze geopend worden. Dit maakt de website dynamisch, maar ook veel moeilijker om te archiveren.


[[Bestand:404_not_found.png]]


In deze tool bespreken we hoe zo’n (dynamische) website op een eenvoudige manier digitaal gearchiveerd kan worden. De website zal opnieuw statisch gemaakt worden en offline opgeslagen worden in een vorm waarin ze op lange termijn bewaard kan worden. Net zoals bij e-mails is het digitale bij websites een essentiële eigenschap die bewaard moet worden. Zonder digitale bewaring zou je de "look & feel" en de ervaring om door de website te surfen missen.<ref>F. Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 5.</ref>

== Hoe? == 

=== Analyseer je website === 


Maak eerst een analyse van je website. De keuze voor een archiveringsmethode is afhankelijk van het type, de inhoud en de elementen van je website.


Er bestaan grofweg drie types van websites:
* statische websites met vaste inhoud;
* dynamische websites waarbij de inhoud gehaald wordt uit het deep web<ref>Het deep web is het deel van het web dat niet toegankelijk is voor zoekmachines, zoals databanken die afgeschermd worden door middel van wachtwoorden. De databank achter een CMS-systeem is een onderdeel van het deep web. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Deep_web.</ref>
een tussenvorm van die twee.


Statische websites bestaan uit een aantal aan elkaar gekoppelde pagina’s en zijn meestal in [[HTML]] opgemaakt. Er kunnen zich links met afbeeldingen of links naar andere websites in bevinden. Alle bestanden zijn in een hiërarchische mappenstructuur op de webserver gestockeerd.


Een dynamische website is een website die samengesteld wordt op het moment dat ze geopend wordt. Hierbij hebben de pagina’s zelf geen inhoud. Die worden gevuld met inhoud die zich in een achterliggende databank bevindt, zoals bij een [[CMS]]. Door middel van cookies wordt specifieke gebruikersinformatie op de computer van de gebruiker bewaard. Zo kan de browser de inhoud van een webpagina aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker. De meeste websites zijn een tussenvorm van statisch en dynamisch.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 7.</ref>


Bekijk daarnaast uit welke inhoud en elementen je website bestaat. Bevat je website veel links naar andere websites? Maakt je website gebruik van externe diensten, zoals kaarten van Google Maps, filmpjes op YouTube of foto’s die op een online fotoservice staan? Zijn er geanimeerde of interactieve beelden en knoppen? Al deze elementen bepalen of het archiveren van websites complex is. Vaak zijn ze moeilijker te bewaren. Bepaalde functionaliteiten kan je verliezen, zoals het afspelen van Flash-animaties<ref>Flash is software van Adobe en werd o.m. gebruikt om animaties, webvideo’s en webapplicaties te maken en websites aan te kleden. Je hebt een Flash Player plug-in nodig op je webbrowser om deze bestanden af te spelen. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Adobe_Flash.</ref> of elementen waarvoor plug-ins<ref>Een plug-in of invoegtoepassing is een uitbreiding van een computerprogramma. In een webbrowser wordt het gebruikt om speciale informatie op een website te kunnen laten zien, zoals flash-animaties.</ref> geïnstalleerd moeten worden. Interactieve elementen kunnen in gearchiveerde websites niet meer werken, net zoals bestanden die van een andere website opgehaald worden.


De mate waarin je website archiveerbaar is, kan gemeten worden op [http://archiveready.com/ archiveready.com]. Indien je nieuwe websites ontwikkelt, probeer er dan in de mate van het mogelijke voor te zorgen dat ze later eenvoudig archiveerbaar zijn.

=== Leg doelstellingen vast === 


Daarnaast is het belangrijk om een aantal duidelijke doelstellingen te formuleren voor je een archiveringsmethode kiest. Die keuze houdt namelijk een aantal overwegingen in. Een eerste betreft wat van de website vastgelegd moet worden bij archivering: de volledige website, inclusief de externe webpagina’s waarnaar je website verwijst, of enkel het domein van je eigen website? Een tweede overweging betreft de frequentie waarmee de onderdelen gearchiveerd moeten worden.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 5.</ref>


Het vastleggen van webpagina’s houdt een aantal uitdagingen in die voortvloeien uit hun speciale karakter. Websites hebben een erg vluchtig karakter omdat ze regelmatig geactualiseerd en aangepast worden. Bovendien is de presentatie van een webpagina op het scherm afhankelijk van de interactie met de gebruiker (o.a. webbrowser, persoonlijke instellingen en voorkeuren). Webpagina’s zijn tevens sterk met elkaar verweven: ze zijn aan elkaar gekoppeld, worden soms op meerdere servers gehost of halen informatie uit externe services of websites op.<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p. 7.</ref>


Je zal dus moeten bepalen wanneer je je website gaat archiveren en hoe je de te archiveren website afbakent. Ga je enkel de website capteren als hij offline gehaald wordt, jaarlijks, of bij iedere update? Wordt enkel de website van je eigen domein of ook alle pagina’s waarnaar verwezen wordt gearchiveerd? Bij het archiveren van websites zal je moeten accepteren dat er steeds leemten zullen zijn.

=== Bewaar de essentiële kenmerken van je website === 


Door de vluchtigheid van het medium en de personalisatie bij webpagina’s is [[Authenticiteit|authenticiteit]] een moeilijk begrip bij het archiveren van websites. Toch kunnen een aantal essentiële eigenschappen gedefinieerd worden<ref>Boudrez, [http://www.edavid.be/docs/archiveren_websites.pdf Archiveren van websites: een kwestie van waardering en ‘capture’], p.7.</ref>:


* '''Context:''' dit zijn gegevens die aanduiden wat de relatie van de website tot de archiefvormer is. Je kan dit o.m. bewaren door [[Descriptieve metadata|beschrijvende metadata]] over je website vast te leggen.
* De '''inhoud''' waaruit je website bestaat: tekst, foto’s, video’s, kaarten, etc. Sommige elementen, zoals informatie die van externe diensten opgehaald worden (bv. YouTube, Google Maps en Flickr), zijn moeilijk te archiveren. Documenteer daarom de externe diensten die je website gebruikt.
* '''Structuur:''' dit geeft de relatie weer tussen de website en zijn onderdelen. De meeste websites hebben een sitemap<ref>Een sitemap, soms siteplan, is een pagina of document waarin links naar alle pagina's van een website staan. Dit is een handig hulpmiddel voor bezoekers en zoekmachines om bepaalde pagina's te vinden op een site. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Sitemap.</ref> die de structuur van de website toont. Je kan deze eigenschap bewaren door de originele structuur van je website (d.i. de originele structuur van de webpagina’s van je website op de webserver) te bewaren en de relaties tussen de verschillende webpagina’s te behouden.
* '''Look & feel:''' bij een website is niet enkel de inhoud, structuur en context belangrijk, maar ook de "look & feel" is een essentieel component die bewaard moet worden. Documenteer daarom steeds de technische omgeving waarin je website gemaakt is: bv. de [[CMS|CMS-software]] die je gebruikt, de plug-ins die je website nodig heeft om bepaalde componenten weer te geven en de serverconfiguratie. Registreer ook de periode waarin je website online was. Dit geeft een beeld van de gebruikte [[HTML]]-versie, de software en de versies van browsers waarin de website getoond kan worden. Op basis van deze informatie kan een reconstructie van de website gemaakt worden.
* Websites kunnen ook specifiek '''gedrag''' en '''functionaliteiten''' hebben, zoals animaties, interactieve elementen en hyperlinks. Daarvoor registreer je ook de technische omgeving van je website. Functionaliteiten kan je verliezen bij het kiezen van een bepaalde archiveringsmethode.


Essentiële kenmerken worden bewaard zodat een getrouwe reconstructie van de website mogelijk is en de website binnen zijn context gearchiveerd wordt. Op de website van eDAVID kan je een document vinden met [http://www.edavid.be/zelf_aan_de_slag/schema/websiteinfo.xls een lijst van alle metadata die bewaard dienen te worden]. Sla dit document op als een gestructureerd tekstbestand (bv. als XML-, CSV- of Excel-bestand) en bewaar dit samen met de gearchiveerde website in het digitale archief. Hou ook alle bijkomende documentatie over je website bij. Dit kan van pas komen indien [[Emulatie|emulatie]] in de toekomst nodig zou zijn.


Door te documenteren welke plug-ins de website gebruikt kan je de website met bv. emulatie reconstrueren en vermijd je dat bepaalde elementen niet meer geopend kunnen worden.
Archiveer een website steeds voor je hem offline haalt en van de webserver verwijdert. Dit geeft je de mogelijkheid om na het archiveren kwaliteitscontrole uit te voeren en te controleren of alle essentiële eigenschappen bewaard zijn.


[[Bestand:Websites archiveren plugin broken.png|600px|Een plug-in wordt niet meer ondersteund door een moderne browser.]]

=== Bewaar de website duurzaam === 


Voor de preservering van websites gelden de algemene regels met betrekking tot [[Hoe bewaar je je digitaal archief?|duurzame bewaring]]. Zorg steeds dat je [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je gearchiveerde website door [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]] te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren.


Een uitdaging voor de langetermijnbewaring van websites zijn de grote hoeveelheid aan bestandsformaten die op websites geplaatst kunnen worden. Het is complex om deze te migreren naar [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|duurzame bestandsformaten]] omdat de relatie tussen webpagina en bestand op deze manier verbroken kan worden. Onderzoek wijst echter uit dat websites hoofdzakelijk gestandaardiseerde formaten gebruiken, zoals HTML, JPEG en MP3, waardoor dit probleem te relativeren valt.


Een oplossing voor deze uitdaging is om websites te archiveren in het WARC-formaat<ref>Voor meer info, zie [https://en.wikipedia.org/wiki/Web_ARChive Wikipedia]</ref>. Dit is een standaardformaat om verschillende digitale bronnen met metadata in één archiefbestand op te slaan. In deze tool kan je een eenvoudige en iets complexere, maar minder tijdsintensieve, methode vinden om websites te archiveren in het WARC-formaat.<ref>M. Pennock, [http://www.dpconline.org/component/docman/doc_download/865-dpctw13-01pdf Web-archiving], p.15-16</ref>

== Archiveringsmethodes == 


In dit deel worden drie archiveringsmethodes besproken:
* [[Website archiveren door een organisatie die dit als missie heeft|Je website laten archiveren door een organisatie die dit als missie heeft]].
* [[Maak een offline kopie met een crawler|zelf een offline kopie maken]]. Dit is de vaakst toegepaste vorm van websitearchivering.
* [[Maak een video van een surfsessie|Zelf een video van een surfsessie maken]].


Elke methode heeft haar gebreken. Je kan daarom een aantal methodes combineren om ieder aspect van je website te bewaren.


''Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo) m.m.v. Joris Janssens''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Veilig omgaan met wachtwoorden

2023-12-01T13:50:05Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Veel websites en computers zijn beveiligd met een wachtwoord. Niet iedereen gaat echter even veilig om met wachtwoorden. Dit creëert veiligheidsrisico’s. 
In deze tool leer je het volgende:
* Hoe ga je veilig om met wachtwoorden?
* Wat is een goed wachtwoord?
* Hoe gebruik je een password manager?
</blockquote>


Zowel in je privé- als beroepsleven heb je voor de computersystemen en websites die je gebruikt vaak een wachtwoord nodig. Dat creëert veiligheidsrisico’s. Bovendien zijn al die verschillende wachtwoorden moeilijk te onthouden.


[[Bestand:Wilka_3VE.jpg|400px|right]]


Je wachtwoorden bewaren op een blad of in een document is geen goed idee. Deze tool maakt je wegwijs in o.a. hoe je sterke en veilige wachtwoorden kunt aanmaken, hoe je kunt controleren of je wachtwoord veilig en sterk is, wat een password manager is en hoe je die kunt gebruiken.

== Hoe veilig omgaan met wachtwoorden? == 

=== Gebruik sterke en veilige wachtwoorden === 


Velen onder ons gebruiken voor de hand liggende wachtwoorden die je makkelijk kunt onthouden. Je wilt het jezelf immers niet moeilijk willen maken en snel kunnen inloggen. En je wilt niet vaststellen dat je je wachtwoord weer vergeten bent en je voor de zoveelste keer op de befaamde knop ‘wachtwoord vergeten’ moet klikken. Een dergelijke aanpak resulteert echter in slechte wachtwoorden, zoals bijvoorbeeld ‘123456’, ‘paswoord’, ‘azerty’ of de combinatie van je naam en geboortejaar. Ze zijn niet veilig omdat programma’s ze makkelijk kunnen kraken.


De website [https://safeonweb.be Safeonweb.be], een initiatief van de Belgische overheid, geeft een reeks handige tips voor de aanmaak van sterke en veilige wachtwoorden.


<blockquote>Wat je zeker '''WEL''' moet doen:


* '''Combineer hoofdletters, kleine letters, cijfers, symbolen en leestekens'''.


Het gebruik van cijfers, hoofdletters, symbolen en leestekens bemoeilijkt het kraken van je wachtwoord omdat het aantal mogelijk combinaties daarmee sterk verhoogt. Je kunt cijfers, hoofdletters en symbolen overal in je wachtwoord of -zin gebruiken.


* '''Gebruik een lang wachtwoord'''


Gebruik een wachtwoord dat bestaat uit minstens dertien karakters. Vaak is het gemakkelijker om een wachtzin of passphrase te onthouden dan een wachtwoord. Je dient dan wel een zin te kiezen die alleen voor jou betekenis heeft, en die niet alleen bestaande woorden bevat. Een voor de hand liggende zin als bijvoorbeeld ‘iloveyou’ is dus geen goede keuze.


Wat je zeker '''NIET''' moet doen:


* Gebruik geen voorspelbaar wachtwoord.
* Gebruik geen persoonlijke gegevens, zoals je naam en geboortejaar (bijvoorbeeld ‘JouwNaam1985’).
* Gebruik geen bekende uitdrukkingen, zoals ‘Plukdedag’.
* Gebruik geen teller, zoals 'Plukdedag1', 'Plukdedag2', 'Plukdedag3'...
* Herhaal geen karakters, zoals bijvoorbeeld ‘aaabbbccc’.
* Gebruik niet voor elk account hetzelfde wachtwoord.


Hetzelfde wachtwoord voor verschillende accounts gebruiken is onverstandig. Als cybercriminelen je wachtwoord voor één website hebben gekraakt, kunnen ze proberen dat wachtwoord ook op andere websites te gebruiken. Het is daarom aangeraden om voor verschillende toepassingen lange en totaal verschillende wachtwoorden te gebruiken, zeker als het gaat om accounts waar je betalingsgegevens of persoonlijke gegevens ingeeft.


* Deel geen wachtwoorden.


Het delen van wachtwoorden is onverstandig. Je weet immers nooit wat er gebeurt met je wachtwoord. Als je toch wachtwoorden wil delen, gebruik dan een password manager of wachtwoordkluis (zie verder) om dat op een veilige manier te doen.


* Bewaar wachtwoorden niet zichtbaar.
* Bewaar je wachtwoorden niet op een opzichtige manier in de buurt van je computer, dus niet gekleefd op je scherm of je bureau. Wachtwoorden bewaar je best ook niet in een e-mail of in een document op je computer, smartphone of tablet.
* Gebruik hetzelfde wachtwoord niet jaren na elkaar.


Het is aangeraden om je wachtwoorden regelmatig te wijzigen: jaarlijks voor je privé-accounts, en nog vaker voor je professionele accounts. Wanneer één van je accounts gehackt is, moet je onmiddellijk je wachtwoorden veranderen. Wanneer je je wachtwoord wijzigt, controleer dan steeds eerst of het probleem bij de website is opgelost. Als dat niet het geval is, verander je immers je wachtwoord tevergeefs.


* Gebruik geen ‘geheime vragen’.


Soms wordt een antwoord op een vraag (bv. ‘hoe heet je huisdier?’) als wachtwoord gebruikt. Probeer dergelijke geheime vragen te vermijden. Het antwoord erop is immers vaak op het internet terug te vinden.
</blockquote>

=== Controleer of je paswoord veilig en sterk is === 


Wil je weten of je al over een goed wachtwoord beschikt? Op de website [https://www.security.org/how-secure-is-my-password/ How Secure Is My Password] kun je testen hoe snel hackers je wachtwoord kunnen kraken. Hoe langer het duurt voor hackers om je wachtwoord te kraken, hoe beter. Om de test te doen vul je op de website je wachtwoord in.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 1.png|600px|how secure is my password]]


Wij hebben ‘azerty’ als wachtwoord ingevuld. De website laat weten dat dat wachtwoord onmiddellijk gevonden kan worden omdat het bij de 590 meest gebruikte wachtwoorden hoort. Met de rode kleur duidt de tool aan dat het geen goed wachtwoord is.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 2.png|600px|how secure is my password]]


Wanneer we ‘nastasia’ invullen, laat de website weten dat het in vijf seconden gevonden kan worden, omdat het een woord is. Hij vermeldt bovendien dat andere tekens dan letters het wachtwoord moeilijker kunnen maken. ‘nastasia1’ als wachtwoord ingeven brengt niet veel zoden aan de dijk. Ook dat wachtwoord is te kort en kan op 42 minuten gevonden worden. Wanneer we van de eerste letter een hoofdletter maken ('Nastasia1') doet een computer er drie dagen over om het wachtwoord te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 3.png|600px|how secure is my password]]


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 4.png|600px|how secure is my password]]


Een uitroepteken toevoegen (‘Nastasia1!’) maakt het al iets moeilijker. Een computer zal er nu drie maanden over doen om wachtwoord te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 5.png|600px|how secure is my password]]


We kiezen voor een langer wachtwoord, en gaan voor een wachtzin. Dat is een volledige zin in plaats van een korte opeenvolging van letters, cijfers en tekens bij een wachtwoord. Een voordeel van een wachtzin is de lengte. Meestal is een wachtzin ook makkelijker te onthouden. We opteren voor ‘KoffieIsLekker’. De tool geeft aan dat het een computer 837.000 jaar zou kosten om dat wachtwoord te raden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 6.png|600px|how secure is my password]]


Als we vervolgens nog cijfers en tekens toevoegen en er ‘K0ff1e1sLekker!’ van maken, zou het zelfs zestien miljard jaar duren voor een computer het wachtwoord raadt. Tekens en cijfers zijn echter niet noodzakelijk. ‘Debrunchwaslekker’ vraagt 118 miljard jaar van een computer om de wachtzin te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 7.png|600px|how secure is my password]]


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 8.png|600px|how secure is my password]]


Op de website https://haveibeenpwned.com/ kun je controleren of je al eens slachtoffer geweest ben van een datalek. Indien dat het geval is, verander je best je wachtwoord.

=== Gebruik verificatie in twee stappen === 


Een aanvullende manier om veiliger met wachtwoorden om te gaan is het gebruik van verificatie in twee stappen. Daarbij wordt meestal gebruik gemaakt van iets dat je weet (bv. een wachtwoord) en iets dat je hebt (bv. een gsm) of iets dat je 'bent' (bv. vingerafdruk). Het gebruik van verificatie in twee stappen is eenvoudig.


In de eerste stap log je met je wachtwoord in bij je account (vb. Facebook, Twitter, Google, Microsoft). In de tweede stap stuurt de website een code naar je gsm die je invult om toegang te krijgen tot je account. Er zijn ook andere manieren voor verificatie in twee stappen zoals bv. de Google Authenticator App of fysieke keys.

=== Gebruik een password manager of wachtwoordkluis === 


Als je veel complexe wachtwoorden hebt die je moet onthouden, is het een goed idee om een password manager of wachtwoordkluis te gebruiken. Password managers of wachtwoordmanagers zijn gemaakt om op een veilige manier je accounts en hun bijbehorende wachtwoorden veilig op te slaan in de vorm van een versleutelde databank. De wachtwoordkluis zelf beveilig je met een sterk wachtwoord. Het voordeel daarvan is dat je snel en relatief veilig aan je wachtwoorden kan en dat je in principe maar één wachtwoord moet onthouden. Dat is meteen een belangrijk aandachtspunt. Je versleutelt immers al je wachtwoorden met één wachtwoord. Zorg dus dat je hoofdwachtwoord voldoende lang is en uit hoofdletters, kleine letters, cijfers en leestekens bestaat.


Er zijn verschillende soorten wachtwoordmanagers, die elk hun eigen voor- en nadelen hebben:


* hardwarematige wachtwoordmanager;
* softwarematige wachtwoordmanagers;
* online wachtwoordmanagers.


Hardwarematige wachtwoordmanagers hebben de vorm van een USB-stick, die als fysieke sleutel dient. Het nadeel is dat je die sleutel kan verliezen en dat hij gestolen kan worden. Het voordeel is dat je wachtwoorden offline bijgehouden worden, en ze in principe gevrijwaard blijven van beveiligingsrisico’s die kunnen ontstaan door verbinding met het internet of door andere software.


Softwarematige wachtwoordmanagers worden als een programma geïnstalleerd op je computer. Een programma dat loopt op je computer is mogelijk kwetsbaar doordat andere software je computer kan doen vastlopen, of je databank corrupt of onbeschikbaar kan maken. Een voorbeeld van een opensourcewachtwoordmanager is KeePass. Dat die wachtwoordmanager opensource is, impliceert dat zijn broncode kan worden ingekeken. Dat is geen overbodige luxe bij software die al je wachtwoorden beheert. Het laat ontwikkelaars ook toe om de broncode te gebruiken opdat de wachtwoordmanager op diverse besturingssystemen en webbrowsers kan draaien (bv. Linux, Windows, MacOS, Firefox en Chrome).


Online wachtwoordmanagers kun je enkel via je webbrowser bereiken. Ze hebben als voordeel dat je wachtwoorden overal bereikbaar zijn. Het nadeel is wel dat je de controle uit handen geeft, en geen zekerheid hebt over wat er met je data (opgeslagen in je wachtwoordendatabank) gebeurt. LastPass en Dashlane zijn voorbeelden van online wachtwoordmanagers. Ze werken als een cloud service waarbij je inlogt met je hoofdwachtwoord en je wachtwoorden vervolgens via het internet worden doorgestuurd naar je computer, smartphone of tablet. Meestal wordt LastPass gebruikt als een extensie/add-on van je webbrowser, of als mobiele app. Dashlane biedt ook een lokale installatie aan. Het verschil met softwarematige wachtwoordmanagers zit in het feit dat alle functies gratis kunnen gebruikt worden.


In onderstaande handleidingen worden KeePassXC en Tusk besproken.


* [[Beknopte handleiding voor het gebruik van KeePassXC|Beknopte handleiding voor het gebruik van KeePassXC, de desktopvariant van KeePass]]
* [[Beknopte handleiding voor het gebruik van Tusk|Beknopte handleiding voor het gebruik van Tusk, de browservariant van KeePass]]


''Auteur: Lode Scheers ([[meemoo]]), Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) en Rony Vissers ([[meemoo]])''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Veilig omgaan met wachtwoorden

2023-12-01T13:49:56Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Veel websites en computers zijn beveiligd met een wachtwoord. Niet iedereen gaat echter even veilig om met wachtwoorden. Dit creëert veiligheidsrisico’s. 
In deze tool leer je het volgende:
* Hoe ga je veilig om met wachtwoorden?
* Wat is een goed wachtwoord?
* Hoe gebruik je een password manager?
</blockquote>


Zowel in je privé- als beroepsleven heb je voor de computersystemen en websites die je gebruikt vaak een wachtwoord nodig. Dat creëert veiligheidsrisico’s. Bovendien zijn al die verschillende wachtwoorden moeilijk te onthouden.


[[Bestand:Wilka_3VE.jpg|400px|right]]


Je wachtwoorden bewaren op een blad of in een document is geen goed idee. Deze tool maakt je wegwijs in o.a. hoe je sterke en veilige wachtwoorden kunt aanmaken, hoe je kunt controleren of je wachtwoord veilig en sterk is, wat een password manager is en hoe je die kunt gebruiken.

== Hoe veilig omgaan met wachtwoorden? == 

=== Gebruik sterke en veilige wachtwoorden === 


Velen onder ons gebruiken voor de hand liggende wachtwoorden die je makkelijk kunt onthouden. Je wilt het jezelf immers niet moeilijk willen maken en snel kunnen inloggen. En je wilt niet vaststellen dat je je wachtwoord weer vergeten bent en je voor de zoveelste keer op de befaamde knop ‘wachtwoord vergeten’ moet klikken. Een dergelijke aanpak resulteert echter in slechte wachtwoorden, zoals bijvoorbeeld ‘123456’, ‘paswoord’, ‘azerty’ of de combinatie van je naam en geboortejaar. Ze zijn niet veilig omdat programma’s ze makkelijk kunnen kraken.


De website [https://safeonweb.be Safeonweb.be], een initiatief van de Belgische overheid, geeft een reeks handige tips voor de aanmaak van sterke en veilige wachtwoorden.


<blockquote>Wat je zeker '''WEL''' moet doen:


* '''Combineer hoofdletters, kleine letters, cijfers, symbolen en leestekens'''.


Het gebruik van cijfers, hoofdletters, symbolen en leestekens bemoeilijkt het kraken van je wachtwoord omdat het aantal mogelijk combinaties daarmee sterk verhoogt. Je kunt cijfers, hoofdletters en symbolen overal in je wachtwoord of -zin gebruiken.


* '''Gebruik een lang wachtwoord'''


Gebruik een wachtwoord dat bestaat uit minstens dertien karakters. Vaak is het gemakkelijker om een wachtzin of passphrase te onthouden dan een wachtwoord. Je dient dan wel een zin te kiezen die alleen voor jou betekenis heeft, en die niet alleen bestaande woorden bevat. Een voor de hand liggende zin als bijvoorbeeld ‘iloveyou’ is dus geen goede keuze.


Wat je zeker '''NIET''' moet doen:


* Gebruik geen voorspelbaar wachtwoord.
* Gebruik geen persoonlijke gegevens, zoals je naam en geboortejaar (bijvoorbeeld ‘JouwNaam1985’).
* Gebruik geen bekende uitdrukkingen, zoals ‘Plukdedag’.
* Gebruik geen teller, zoals 'Plukdedag1', 'Plukdedag2', 'Plukdedag3'...
* Herhaal geen karakters, zoals bijvoorbeeld ‘aaabbbccc’.
* Gebruik niet voor elk account hetzelfde wachtwoord.


Hetzelfde wachtwoord voor verschillende accounts gebruiken is onverstandig. Als cybercriminelen je wachtwoord voor één website hebben gekraakt, kunnen ze proberen dat wachtwoord ook op andere websites te gebruiken. Het is daarom aangeraden om voor verschillende toepassingen lange en totaal verschillende wachtwoorden te gebruiken, zeker als het gaat om accounts waar je betalingsgegevens of persoonlijke gegevens ingeeft.


* Deel geen wachtwoorden.


Het delen van wachtwoorden is onverstandig. Je weet immers nooit wat er gebeurt met je wachtwoord. Als je toch wachtwoorden wil delen, gebruik dan een password manager of wachtwoordkluis (zie verder) om dat op een veilige manier te doen.


* Bewaar wachtwoorden niet zichtbaar.
* Bewaar je wachtwoorden niet op een opzichtige manier in de buurt van je computer, dus niet gekleefd op je scherm of je bureau. Wachtwoorden bewaar je best ook niet in een e-mail of in een document op je computer, smartphone of tablet.
* Gebruik hetzelfde wachtwoord niet jaren na elkaar.


Het is aangeraden om je wachtwoorden regelmatig te wijzigen: jaarlijks voor je privé-accounts, en nog vaker voor je professionele accounts. Wanneer één van je accounts gehackt is, moet je onmiddellijk je wachtwoorden veranderen. Wanneer je je wachtwoord wijzigt, controleer dan steeds eerst of het probleem bij de website is opgelost. Als dat niet het geval is, verander je immers je wachtwoord tevergeefs.


* Gebruik geen ‘geheime vragen’.


Soms wordt een antwoord op een vraag (bv. ‘hoe heet je huisdier?’) als wachtwoord gebruikt. Probeer dergelijke geheime vragen te vermijden. Het antwoord erop is immers vaak op het internet terug te vinden.
</blockquote>

=== Controleer of je paswoord veilig en sterk is === 


Wil je weten of je al over een goed wachtwoord beschikt? Op de website [https://www.security.org/how-secure-is-my-password/ How Secure Is My Password] kun je testen hoe snel hackers je wachtwoord kunnen kraken. Hoe langer het duurt voor hackers om je wachtwoord te kraken, hoe beter. Om de test te doen vul je op de website je wachtwoord in.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 1.png|600px|how secure is my password]]


Wij hebben ‘azerty’ als wachtwoord ingevuld. De website laat weten dat dat wachtwoord onmiddellijk gevonden kan worden omdat het bij de 590 meest gebruikte wachtwoorden hoort. Met de rode kleur duidt de tool aan dat het geen goed wachtwoord is.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 2.png|600px|how secure is my password]]


Wanneer we ‘nastasia’ invullen, laat de website weten dat het in vijf seconden gevonden kan worden, omdat het een woord is. Hij vermeldt bovendien dat andere tekens dan letters het wachtwoord moeilijker kunnen maken. ‘nastasia1’ als wachtwoord ingeven brengt niet veel zoden aan de dijk. Ook dat wachtwoord is te kort en kan op 42 minuten gevonden worden. Wanneer we van de eerste letter een hoofdletter maken ('Nastasia1') doet een computer er drie dagen over om het wachtwoord te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 3.png|600px|how secure is my password]]


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 4.png|600px|how secure is my password]]


Een uitroepteken toevoegen (‘Nastasia1!’) maakt het al iets moeilijker. Een computer zal er nu drie maanden over doen om wachtwoord te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 5.png|600px|how secure is my password]]


We kiezen voor een langer wachtwoord, en gaan voor een wachtzin. Dat is een volledige zin in plaats van een korte opeenvolging van letters, cijfers en tekens bij een wachtwoord. Een voordeel van een wachtzin is de lengte. Meestal is een wachtzin ook makkelijker te onthouden. We opteren voor ‘KoffieIsLekker’. De tool geeft aan dat het een computer 837.000 jaar zou kosten om dat wachtwoord te raden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 6.png|600px|how secure is my password]]


Als we vervolgens nog cijfers en tekens toevoegen en er ‘K0ff1e1sLekker!’ van maken, zou het zelfs zestien miljard jaar duren voor een computer het wachtwoord raadt. Tekens en cijfers zijn echter niet noodzakelijk. ‘Debrunchwaslekker’ vraagt 118 miljard jaar van een computer om de wachtzin te vinden.


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 7.png|600px|how secure is my password]]


[[Bestand:Paswoorden afbeelding 8.png|600px|how secure is my password]]


Op de website https://haveibeenpwned.com/ kun je controleren of je al eens slachtoffer geweest ben van een datalek. Indien dat het geval is, verander je best je wachtwoord.

=== Gebruik verificatie in twee stappen === 


Een aanvullende manier om veiliger met wachtwoorden om te gaan is het gebruik van verificatie in twee stappen. Daarbij wordt meestal gebruik gemaakt van iets dat je weet (bv. een wachtwoord) en iets dat je hebt (bv. een gsm) of iets dat je 'bent' (bv. vingerafdruk). Het gebruik van verificatie in twee stappen is eenvoudig.


In de eerste stap log je met je wachtwoord in bij je account (vb. Facebook, Twitter, Google, Microsoft). In de tweede stap stuurt de website een code naar je gsm die je invult om toegang te krijgen tot je account. Er zijn ook andere manieren voor verificatie in twee stappen zoals bv. de Google Authenticator App of fysieke keys.

=== Gebruik een password manager of wachtwoordkluis === 


Als je veel complexe wachtwoorden hebt die je moet onthouden, is het een goed idee om een password manager of wachtwoordkluis te gebruiken. Password managers of wachtwoordmanagers zijn gemaakt om op een veilige manier je accounts en hun bijbehorende wachtwoorden veilig op te slaan in de vorm van een versleutelde databank. De wachtwoordkluis zelf beveilig je met een sterk wachtwoord. Het voordeel daarvan is dat je snel en relatief veilig aan je wachtwoorden kan en dat je in principe maar één wachtwoord moet onthouden. Dat is meteen een belangrijk aandachtspunt. Je versleutelt immers al je wachtwoorden met één wachtwoord. Zorg dus dat je hoofdwachtwoord voldoende lang is en uit hoofdletters, kleine letters, cijfers en leestekens bestaat.


Er zijn verschillende soorten wachtwoordmanagers, die elk hun eigen voor- en nadelen hebben:


* hardwarematige wachtwoordmanager;
* softwarematige wachtwoordmanagers;
* online wachtwoordmanagers.


Hardwarematige wachtwoordmanagers hebben de vorm van een USB-stick, die als fysieke sleutel dient. Het nadeel is dat je die sleutel kan verliezen en dat hij gestolen kan worden. Het voordeel is dat je wachtwoorden offline bijgehouden worden, en ze in principe gevrijwaard blijven van beveiligingsrisico’s die kunnen ontstaan door verbinding met het internet of door andere software.


Softwarematige wachtwoordmanagers worden als een programma geïnstalleerd op je computer. Een programma dat loopt op je computer is mogelijk kwetsbaar doordat andere software je computer kan doen vastlopen, of je databank corrupt of onbeschikbaar kan maken. Een voorbeeld van een opensourcewachtwoordmanager is KeePass. Dat die wachtwoordmanager opensource is, impliceert dat zijn broncode kan worden ingekeken. Dat is geen overbodige luxe bij software die al je wachtwoorden beheert. Het laat ontwikkelaars ook toe om de broncode te gebruiken opdat de wachtwoordmanager op diverse besturingssystemen en webbrowsers kan draaien (bv. Linux, Windows, MacOS, Firefox en Chrome).


Online wachtwoordmanagers kun je enkel via je webbrowser bereiken. Ze hebben als voordeel dat je wachtwoorden overal bereikbaar zijn. Het nadeel is wel dat je de controle uit handen geeft, en geen zekerheid hebt over wat er met je data (opgeslagen in je wachtwoordendatabank) gebeurt. LastPass en Dashlane zijn voorbeelden van online wachtwoordmanagers. Ze werken als een cloud service waarbij je inlogt met je hoofdwachtwoord en je wachtwoorden vervolgens via het internet worden doorgestuurd naar je computer, smartphone of tablet. Meestal wordt LastPass gebruikt als een extensie/add-on van je webbrowser, of als mobiele app. Dashlane biedt ook een lokale installatie aan. Het verschil met softwarematige wachtwoordmanagers zit in het feit dat alle functies gratis kunnen gebruikt worden.


In onderstaande handleidingen worden KeePassXC en Tusk besproken.


* [[Beknopte handleiding voor het gebruik van KeePassXC|Beknopte handleiding voor het gebruik van KeePassXC, de desktopvariant van KeePass]]
* [[Beknopte handleiding voor het gebruik van Tusk|Beknopte handleiding voor het gebruik van Tusk, de browservariant van KeePass]]


''Auteur: Lode Scheers ([[meemoo]]), Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) en Rony Vissers ([[meemoo]])''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Omgaan met digitale dragers in je archief

2023-12-01T13:46:24Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Je archief bevat mogelijk nog digitale dragers als USB-sticks, cd’s of floppy disks. Deze dragers zijn kwetsbaar en de informatie die erop staat kan verloren gaan. Je kan de informatie op deze dragers dan ook best overzetten naar een ander systeem. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom moet je informatie van digitale dragers overzetten?
* Hoe breng je je digitale dragers in kaart?
* Hoe kan je de bestanden naar een ander opslagsysteem overzetten?
</blockquote>


Stel: je archief bevat dragers als cd-roms, floppy’s, dvd’s en externe harde schijven. Als je deze zonder meer bewaart, is de kans groot dat de opgeslagen bestanden op termijn onleesbaar worden. Na verloop van tijd verslechteren of verslijten de dragers, bv. door [[Bitrot|bitrot]]. De kans is bovendien groot dat de hardware (en bijhorende software) om de drager te lezen onvindbaar wordt. Het beste wat je kan doen is de bestanden naar een betrouwbaar opslagsysteem kopiëren met zo min mogelijk wijzigingen. Hoe ga je daarbij te werk?


[[Bestand:Floppy_disk_2009_G1.jpg|thumb|600px|foto: George Chernilevsky - publiek domein, via Wikimedia Commons]]

== Stap 1: Breng de digitale dragers in kaart == 


* Verzamel dragers als floppy’s, cd-roms, dvd’s, tapes en usb-sticks en geef ze een uniek nummer. Verzamel ook alle informatie over hardware, besturingssysteem en software die gebruikt werden om de bestanden te creëren of bewerken. Breng deze gegevens samen in een tabel en neem eventuele opschriften op de dragers over.
* Berg de dragers op in een [[Materiële bewaring van je fysiek archief|geschikte plaats]]. Is dit niet bij je fysieke archief en collectie(s), fotografeer dan de dragers zoals ze worden bewaard en voeg die foto’s toe aan je fysieke archief en collectie(s). Zorg ook voor de nodige doorverwijzingen.
* Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan het [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|overzicht van je archief]].
* Maak een prioriteitenlijst voor het overbrengen van de bestanden, op basis van vier criteria:
** het belang en de gebruiksfrequentie van je digitale dragers;
** de kwetsbaarheid van de dragers;
** de mate waarin de gegevens ook beschikbaar zijn in analoge vorm;
** de mate waarin de digitale versie toegevoegde waarde biedt tegenover de analoge versie.

== Stap 2: Breng de bestanden over naar een betrouwbaar opslagsysteem == 


* Maak een inschatting van de opslagcapaciteit die je nodig hebt. Groepeer hiervoor de dragers per type en vermenigvuldig de capaciteit van elk type met het aantal exemplaren om de benodigde opslagcapaciteit te berekenen.
* Gebruik een computer die je regelmatig op virussen controleert en die je enkel voor dit werk gebruikt.
* [[Disk images als oplossing voor informatieverlies bij beschrijfbare cd's of dvd's|Maak van iedere digitale drager een disk image]].
* Documenteer van alle digitale dragers de mappenstructuur en bestandsinformatie (bestandsnaam, grootte of wijzigingsdatum). Hiervoor kan je gebruik maken van [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]]. Bewaar deze documentatie bij je archief en collectie(s).
* Creëer en bewaar van elk bestand een checksum, een controlegetal berekend op basis van de inhoud van het bestand (zie ook Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?). Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bij een disk image volstaat één checksum.
* Maak een <code>leesmij.txt</code> bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in je digitale archief.
* Kopieer je volledige digitale archief naar een veilig opslagsysteem.
* Duid op de originele dragers duidelijk aan dat de inhoud ervan is overgebracht.


Eens deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent niet dat de digitale documenten toegankelijk en leesbaar blijven. Hiervoor moet je onderzoeken of de bestanden daadwerkelijk nog kunnen worden geopend en moeten ze worden bewaard in een [[Bewaring van je digitaal archief|betrouwbare IT-omgeving]].


''Auteur: Henk Vanstappen ([[meemoo|PACKED vzw]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]] [[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Omgaan met digitale dragers in je archief

2023-12-01T13:46:15Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Je archief bevat mogelijk nog digitale dragers als USB-sticks, cd’s of floppy disks. Deze dragers zijn kwetsbaar en de informatie die erop staat kan verloren gaan. Je kan de informatie op deze dragers dan ook best overzetten naar een ander systeem. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom moet je informatie van digitale dragers overzetten?
* Hoe breng je je digitale dragers in kaart?
* Hoe kan je de bestanden naar een ander opslagsysteem overzetten?
</blockquote>


Stel: je archief bevat dragers als cd-roms, floppy’s, dvd’s en externe harde schijven. Als je deze zonder meer bewaart, is de kans groot dat de opgeslagen bestanden op termijn onleesbaar worden. Na verloop van tijd verslechteren of verslijten de dragers, bv. door [[Bitrot|bitrot]]. De kans is bovendien groot dat de hardware (en bijhorende software) om de drager te lezen onvindbaar wordt. Het beste wat je kan doen is de bestanden naar een betrouwbaar opslagsysteem kopiëren met zo min mogelijk wijzigingen. Hoe ga je daarbij te werk?


[[Bestand:Floppy_disk_2009_G1.jpg|thumb|600px|foto: George Chernilevsky - publiek domein, via Wikimedia Commons]]

== Stap 1: Breng de digitale dragers in kaart == 


* Verzamel dragers als floppy’s, cd-roms, dvd’s, tapes en usb-sticks en geef ze een uniek nummer. Verzamel ook alle informatie over hardware, besturingssysteem en software die gebruikt werden om de bestanden te creëren of bewerken. Breng deze gegevens samen in een tabel en neem eventuele opschriften op de dragers over.
* Berg de dragers op in een [[Materiële bewaring van je fysiek archief|geschikte plaats]]. Is dit niet bij je fysieke archief en collectie(s), fotografeer dan de dragers zoals ze worden bewaard en voeg die foto’s toe aan je fysieke archief en collectie(s). Zorg ook voor de nodige doorverwijzingen.
* Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan het [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|overzicht van je archief]].
* Maak een prioriteitenlijst voor het overbrengen van de bestanden, op basis van vier criteria:
** het belang en de gebruiksfrequentie van je digitale dragers;
** de kwetsbaarheid van de dragers;
** de mate waarin de gegevens ook beschikbaar zijn in analoge vorm;
** de mate waarin de digitale versie toegevoegde waarde biedt tegenover de analoge versie.

== Stap 2: Breng de bestanden over naar een betrouwbaar opslagsysteem == 


* Maak een inschatting van de opslagcapaciteit die je nodig hebt. Groepeer hiervoor de dragers per type en vermenigvuldig de capaciteit van elk type met het aantal exemplaren om de benodigde opslagcapaciteit te berekenen.
* Gebruik een computer die je regelmatig op virussen controleert en die je enkel voor dit werk gebruikt.
* [[Disk images als oplossing voor informatieverlies bij beschrijfbare cd's of dvd's|Maak van iedere digitale drager een disk image]].
* Documenteer van alle digitale dragers de mappenstructuur en bestandsinformatie (bestandsnaam, grootte of wijzigingsdatum). Hiervoor kan je gebruik maken van [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]]. Bewaar deze documentatie bij je archief en collectie(s).
* Creëer en bewaar van elk bestand een checksum, een controlegetal berekend op basis van de inhoud van het bestand (zie ook Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?). Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bij een disk image volstaat één checksum.
* Maak een <code>leesmij.txt</code> bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in je digitale archief.
* Kopieer je volledige digitale archief naar een veilig opslagsysteem.
* Duid op de originele dragers duidelijk aan dat de inhoud ervan is overgebracht.


Eens deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent niet dat de digitale documenten toegankelijk en leesbaar blijven. Hiervoor moet je onderzoeken of de bestanden daadwerkelijk nog kunnen worden geopend en moeten ze worden bewaard in een [[Bewaring van je digitaal archief|betrouwbare IT-omgeving]].


''Auteur: Henk Vanstappen ([[meemoo|PACKED vzw]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]] [[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Hoe maak je een back-up?

2023-12-01T13:44:48Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Er kan altijd iets misgaan met je digitaal archief. Het is daarom van belang om regelmatig backups te maken en deze op een veilige plaats te bewaren. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het belangrijk om backups te maken?
* Welke principes volg je best bij het maken van backups?
* Waar kan je je backups het beste bewaren?
</blockquote>


[[Bestand:Serverruimte.jpg|right]]


Een back-up of reservekopie is een kopie van gegevens die zich op een gegevensdrager of binnen een applicatie bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen, voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan of beschadigd raken. Meestal wordt de term back-up gebruikt voor gegevens op de harde schijf van een computer. Ook van gegevens op andere dragers, zoals een simkaart, een databasemanagementsysteem of zelfs niet-elektronische gegevens zoals een adresboekje, kan een back-up gemaakt worden.


Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?


* een hardwarestoring zoals een defecte harde schijf of falende elektronica (eventueel tijdelijk door oververhitting);
* menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand;
* programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update;
* mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een ''[https://nl.wikipedia.org/wiki/Trojaans_paard_(computers) trojan horse]''.


Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Je raakt al een heel eind verder met beperkt budget, kennis en middelen.


Aangezien er geen oplossing is die voor elke situatie perfect werkt, willen we in deze tool wijzen op enkele basisregels, principes en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.

== Breng je bestanden in kaart == 


Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen welke bestanden belangrijk zijn en of ze moeilijk te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

== Bewaar meerdere versies == 


Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand.


Als je een incrementele back-up maakt, is dat zelfs niet nodig. Met dergelijke back-up wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kan achterhalen. Je kan bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien. Met Windows Backup of Time Machine voor macOS kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

== Bewaar een kopie op een externe locatie == 


Eén kopie van je gegevens als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval ook alles kwijt. Bewaar daarom een extra back-up op een externe locatie.

=== Scenario 1: Lokaal + automatische centrale back-up + harde schijf mee naar huis nemen === 


Je maakt een automatische back-up op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Daarnaast maak je een back-up op een externe harde schijf die elders wordt bewaard.


* Inspanningen:
** eenmalig bestanden overzetten
** maandelijks back-up nemen
* Eisen:
** een stabiel netwerk
* Kosten:
** netwerkschijf
** extra harde schijf
* Nadelen:
** De kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen.
** Je hebt geen toegang tot bestanden van collega’s.

=== Scenario 2: Lokaal + centrale back-up + externe back-up === 


Een klassieke oplossing is een centrale server die de data op een externe locatie opslaat. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan men denkt. Ook de prijs ligt niet heel hoog.


* Inspanningen:
** eenmalig veel configuratie
* Eisen:
** netwerk
* Kosten:
** jaarlijkse kosten van de server
** jaarlijkse kosten aan ICT'er die servers beheert
** eenmalige kost om de back-up te installeren
* Nadelen:
** Als er iets mis gaat, heb je iemand met verstand van zaken nodig.

=== Scenario 3: Clouddiensten === 


Als alternatief voor de externe harde schijf kan je gebruik maken van clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive. Die zijn vaak gratis en ideaal als je niet veel digitaal materiaal hebt. Beheer je een groot audiovisueel archief of heb je een audiovisuele collectie, dan is dit vrij duur. Een oplossing kan dan een dienst zoals Amazon Glacier zijn.


* Inspanningen:
** laag
* Eisen:
** goede internetverbinding (gaat bijvoorbeeld niet op trein)
* Kosten:
** per GB heel duur
* Nadelen:
** Je moet zelf nog back-ups nemen.
** De controle is uit handen.


'''Let dus op:''' clouddiensten vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen van de cloudopslag waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Combineer clouddiensten daarom met andere opslag zoals een centrale server, een [[NAS|NAS]] (Network Attached Storage) of een externe harde schijf.

== Test en documenteer == 


Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg voor een document dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.


'''Let op:''' controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.


''Auteur: Joris Janssens ([[PACKED vzw]]) en Henk Vanstappen ([[PACKED vzw]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]][[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Hoe maak je een back-up?

2023-12-01T13:44:30Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Er kan altijd iets misgaan met je digitaal archief. Het is daarom van belang om regelmatig backups te maken en deze op een veilige plaats te bewaren. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het belangrijk om backups te maken?
* Welke principes volg je best bij het maken van backups?
* Waar kan je je backups het beste bewaren?
</blockquote>


[[Bestand:Serverruimte.jpg|right]]


Een back-up of reservekopie is een kopie van gegevens die zich op een gegevensdrager of binnen een applicatie bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen, voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan of beschadigd raken. Meestal wordt de term back-up gebruikt voor gegevens op de harde schijf van een computer. Ook van gegevens op andere dragers, zoals een simkaart, een databasemanagementsysteem of zelfs niet-elektronische gegevens zoals een adresboekje, kan een back-up gemaakt worden.


Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?


* een hardwarestoring zoals een defecte harde schijf of falende elektronica (eventueel tijdelijk door oververhitting);
* menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand;
* programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update;
* mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een ''[https://nl.wikipedia.org/wiki/Trojaans_paard_(computers) trojan horse]''.


Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Je raakt al een heel eind verder met beperkt budget, kennis en middelen.


Aangezien er geen oplossing is die voor elke situatie perfect werkt, willen we in deze tool wijzen op enkele basisregels, principes en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.

== Breng je bestanden in kaart == 


Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen welke bestanden belangrijk zijn en of ze moeilijk te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

== Bewaar meerdere versies == 


Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand.


Als je een incrementele back-up maakt, is dat zelfs niet nodig. Met dergelijke back-up wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kan achterhalen. Je kan bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien. Met Windows Backup of Time Machine voor macOS kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

== Bewaar een kopie op een externe locatie == 


Eén kopie van je gegevens als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval ook alles kwijt. Bewaar daarom een extra back-up op een externe locatie.

=== Scenario 1: Lokaal + automatische centrale back-up + harde schijf mee naar huis nemen === 


Je maakt een automatische back-up op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Daarnaast maak je een back-up op een externe harde schijf die elders wordt bewaard.


* Inspanningen:
** eenmalig bestanden overzetten
** maandelijks back-up nemen
* Eisen:
** een stabiel netwerk
* Kosten:
** netwerkschijf
** extra harde schijf
* Nadelen:
** De kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen.
** Je hebt geen toegang tot bestanden van collega’s.

=== Scenario 2: Lokaal + centrale back-up + externe back-up === 


Een klassieke oplossing is een centrale server die de data op een externe locatie opslaat. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan men denkt. Ook de prijs ligt niet heel hoog.


* Inspanningen:
** eenmalig veel configuratie
* Eisen:
** netwerk
* Kosten:
** jaarlijkse kosten van de server
** jaarlijkse kosten aan ICT'er die servers beheert
** eenmalige kost om de back-up te installeren
* Nadelen:
** Als er iets mis gaat, heb je iemand met verstand van zaken nodig.

=== Scenario 3: Clouddiensten === 


Als alternatief voor de externe harde schijf kan je gebruik maken van clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive. Die zijn vaak gratis en ideaal als je niet veel digitaal materiaal hebt. Beheer je een groot audiovisueel archief of heb je een audiovisuele collectie, dan is dit vrij duur. Een oplossing kan dan een dienst zoals Amazon Glacier zijn.


* Inspanningen:
** laag
* Eisen:
** goede internetverbinding (gaat bijvoorbeeld niet op trein)
* Kosten:
** per GB heel duur
* Nadelen:
** Je moet zelf nog back-ups nemen.
** De controle is uit handen.


'''Let dus op:''' clouddiensten vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen van de cloudopslag waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Combineer clouddiensten daarom met andere opslag zoals een centrale server, een [[NAS|NAS]] (Network Attached Storage) of een externe harde schijf.

== Test en documenteer == 


Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg voor een document dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.


'''Let op:''' controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.


''Auteur: Joris Janssens ([[PACKED vzw]]) en Henk Vanstappen ([[PACKED vzw]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]][[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Hoe bewaar je je digitaal archief?

2023-12-01T13:43:31Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke acties kan je uitvoeren om je digitaal archief beter te bewaren?
</blockquote>


Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt.

== Gebruik duidelijke namen == 


Je digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Zo vind je documenten snel terug en moet je niet onnodig bestanden openen om te weten waarover ze gaan.

== Doe regelmatig een integriteitscontrole == 


Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij het raadplegen van een document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur van dat document op het moment van opmaak of ontvangst. Bij digitale documenten kijken we naar bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer de opeenvolging van nullen en enen wijzigt, is het bestand niet meer identiek en dus gewijzigd. Integriteitscontrole is belangrijk om te weten of inhoud van documenten nog dezelfde is en of ze nog geopend kunnen worden.


Die controle gebeurt door middel van [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]]. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt. De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.

== Kies voor duurzame bestandsformaten == 


Een [[bestandsformaat]] zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte vorm, inhoud en structuur en maakt het uitwisselen van bestanden en de gegevens hierin mogelijk. Voorbeelden van zo’n bestandsformaten zijn pdf of TIFF.


Bij het bewaren van je digitale archief zijn goede bestandsformaten van belang. Het gebruik van een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat vergemakkelijkt het uitwisselen van bestanden en vergroot de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden en leesbaar blijven. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.


Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijk formaat als in een archiveringsformaat. Om te weten uit welke bestandsformaten je digitaal archief bestaat, kan je [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]] gebruiken. Stel richtlijnen op voor het gebruik van bestandsformaten en communiceer die naar alle medewerkers.
Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden]]. Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden zo veel mogelijk voor standaardformaten.

== Organiseer een digitale opruimdag == 


Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren. Die dag houden alle medewerkers zich bezig met het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool [[Een digitale opruimdag of trash day]].

== Maak een back-up van je digitale archief == 


Zorg voor een goede back-up van het digitale archief zodat je gegevens en inspanningen om je gegevens goed te bewaren niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees je in de tool [[Hoe maak je een back-up? ]].


''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) m.m.v. Sanne Van Bellingen''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Hoe bewaar je je digitaal archief?

2023-12-01T13:43:18Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke acties kan je uitvoeren om je digitaal archief beter te bewaren?
</blockquote>


Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt.

== Gebruik duidelijke namen == 


Je digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Zo vind je documenten snel terug en moet je niet onnodig bestanden openen om te weten waarover ze gaan.

== Doe regelmatig een integriteitscontrole == 


Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij het raadplegen van een document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur van dat document op het moment van opmaak of ontvangst. Bij digitale documenten kijken we naar bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer de opeenvolging van nullen en enen wijzigt, is het bestand niet meer identiek en dus gewijzigd. Integriteitscontrole is belangrijk om te weten of inhoud van documenten nog dezelfde is en of ze nog geopend kunnen worden.


Die controle gebeurt door middel van [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]]. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt. De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.

== Kies voor duurzame bestandsformaten == 


Een [[bestandsformaat]] zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte vorm, inhoud en structuur en maakt het uitwisselen van bestanden en de gegevens hierin mogelijk. Voorbeelden van zo’n bestandsformaten zijn pdf of TIFF.


Bij het bewaren van je digitale archief zijn goede bestandsformaten van belang. Het gebruik van een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat vergemakkelijkt het uitwisselen van bestanden en vergroot de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden en leesbaar blijven. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.


Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijk formaat als in een archiveringsformaat. Om te weten uit welke bestandsformaten je digitaal archief bestaat, kan je [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]] gebruiken. Stel richtlijnen op voor het gebruik van bestandsformaten en communiceer die naar alle medewerkers.
Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden]]. Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden zo veel mogelijk voor standaardformaten.

== Organiseer een digitale opruimdag == 


Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren. Die dag houden alle medewerkers zich bezig met het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool [[Een digitale opruimdag of trash day]].

== Maak een back-up van je digitale archief == 


Zorg voor een goede back-up van het digitale archief zodat je gegevens en inspanningen om je gegevens goed te bewaren niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees je in de tool [[Hoe maak je een back-up? ]].


''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) m.m.v. Sanne Van Bellingen''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Hoe bewaar je je digitaal archief?

2023-12-01T13:42:55Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt. 
* In deze tool leer je het volgende:
* Welke acties kan je uitvoeren om je digitaal archief beter te bewaren?
</blockquote>


Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt.

== Gebruik duidelijke namen == 


Je digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie [[Naamgeving van mappen en bestanden]]). Zo vind je documenten snel terug en moet je niet onnodig bestanden openen om te weten waarover ze gaan.

== Doe regelmatig een integriteitscontrole == 


Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij het raadplegen van een document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur van dat document op het moment van opmaak of ontvangst. Bij digitale documenten kijken we naar bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer de opeenvolging van nullen en enen wijzigt, is het bestand niet meer identiek en dus gewijzigd. Integriteitscontrole is belangrijk om te weten of inhoud van documenten nog dezelfde is en of ze nog geopend kunnen worden.


Die controle gebeurt door middel van [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksums]]. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt. De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.

== Kies voor duurzame bestandsformaten == 


Een [[bestandsformaat]] zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte vorm, inhoud en structuur en maakt het uitwisselen van bestanden en de gegevens hierin mogelijk. Voorbeelden van zo’n bestandsformaten zijn pdf of TIFF.


Bij het bewaren van je digitale archief zijn goede bestandsformaten van belang. Het gebruik van een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat vergemakkelijkt het uitwisselen van bestanden en vergroot de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden en leesbaar blijven. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.


Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijk formaat als in een archiveringsformaat. Om te weten uit welke bestandsformaten je digitaal archief bestaat, kan je [[Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID|DROID]] gebruiken. Stel richtlijnen op voor het gebruik van bestandsformaten en communiceer die naar alle medewerkers.
Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden]]. Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden zo veel mogelijk voor standaardformaten.

== Organiseer een digitale opruimdag == 


Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren. Die dag houden alle medewerkers zich bezig met het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool [[Een digitale opruimdag of trash day]].

== Maak een back-up van je digitale archief == 


Zorg voor een goede back-up van het digitale archief zodat je gegevens en inspanningen om je gegevens goed te bewaren niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees je in de tool [[Hoe maak je een back-up? ]].


''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) m.m.v. Sanne Van Bellingen''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

E-mails archiveren: hoe en waarom?

2023-12-01T13:41:51Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het belangrijk om je e-mails te archiveren?
* Hoe bereid je je mailbox voor op archivering?
* Hoe archiveer je je e-mails en waar moet je op letten?
</blockquote>


Het digitaal archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. Mailboxen puilen uit van inkomende en uitgaande berichten en worden steeds meer een vergaarbak van informatie en kennis, mede omdat ze allerlei bestanden in bijlagen kunnen bevatten. E-mails zijn documenten die digitaal geboren zijn. Dat digitale is dan ook een essentieel kenmerk dat bewaard moet worden.<ref>Zie ook: [http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf Richtlijn 1 van Edavid].</ref>


Bij de bewaring van e-mails vormt het behoud van de band tussen bijlagen en e-mail een extra uitdaging.


[[Bestand:Keningau Sabah Post-Office-01.jpg|450px]]

== Waarom? == 


Voor de bewaring van e-mails op mailservers en in e-mailclients bestaat er geen standaardformaat. E-mailclients, zoals Microsoft Outlook of Apple Mail, gebruiken een eigen gesloten bestandsformaat. Dit kan betekenen dat niet alle [[Metadata|metadata]] bewaard worden en dat e-mails onleesbaar worden wanneer de e-mailclient niet meer beschikbaar is. Bovendien gebruiken steeds meer mensen webmaildiensten zoals Gmail of Outlook.com (het vroegere Hotmail). Wanneer deze diensten stoppen of (hoge) kosten beginnen vragen, dreig je al je e-mails te verliezen.

== Hoe?== 

=== Orden je e-mails=== 


E-mails kan je ordenen door je mailbox<ref>Met mailbox bedoelen we zowel de inbox als de outbox.</ref> te structureren volgens de mappenstructuur van je organisatie (Zie Maak een ordeningsplan/mappenstructuur). Wanneer je je persoonlijk e-mailadres gebruikt, kan je aparte mappen maken voor je persoonlijke e-mails en voor de e-mails die je hebt verstuurd en ontvangen bij het uitoefenen van taken of activiteiten voor je organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om e-mails terug te vinden, en om e-mails en bijlagen achteraf buiten de e-mailclient in de juiste mappen van de mappenstructuur op te slaan.

=== Schoon je mailbox === 


Je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig te schonen. E-mailcorrespondentie bevat immers veel ballast - denk aan bv. spam, reclameberichten en nieuwsberichten - die niet bewaard hoeven te worden. Het opkuisen van je mailbox maakt dat je makkelijker e-mails kan terugvinden en dat enkel archiefwaardige e-mails bewaard worden. Binnen je organisatie kan je via een [[Selectielijst|selectielijst]] afspreken welke e-mails bewaard moeten worden en welke niet.<ref>Een selectielijst is een document waarin bepaald wordt welke documenten bewaard of vernietigd worden. Een voorbeeld van een selectielijst voor e-mails vind je [http://www.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/Selectielijst_emails_KMMA.pdf hier]</ref> E-mails die verstuurd of ontvangen worden bij het uitoefenen van taken of activiteiten van je organisatie worden bewaard; louter informatieve e-mails die geen rechtstreekse band hebben met je organisatie kunnen verwijderd worden.

=== Gebruik een geschikt protocol === 


Om e-mails te archiveren, worden ze van de mailserver opgehaald. Maak hierbij gebruik van het IMAPS-[[Protocol|protocol]]. IMAPS is een vorm van IMAP, een standaardprotocol<ref>Protocols zijn regels waaraan computers zich moeten houden om met elkaar te communiceren. POP en IMAP zijn protocols voor het ophalen van e-mails van de server. Internet Message Access Protocol, meestal afgekort tot IMAP, maakt het mogelijk dat e-mails gesynchroniseerd kunnen worden, zodat je je e-mails zowel kan consulteren op je smartphone als op je tablet, laptop, computer, etc. POP, kort voor Post Office Protocol, verwijdert de e-mails van de mailserver bij het ophalen. IMAPS is een vorm van IMAP waarbij het verkeer versleuteld wordt. Dit maakt IMAPS veiliger dan IMAP.</ref> om e-mails van de mailserver naar een e-mailtoepassing op te halen, over een versleutelde (en dus beveiligde) verbinding. Het bewaart e-mails volgens de structuur waarin je je e-mails in je mailbox ordent en vernietigt ze niet wanneer ze van de server worden opgehaald.

=== Bewaar alle essentiële kenmerken van e-mails === 


Centrale concepten bij archivering zijn authenticiteit en integriteit. [[Authenticiteit]] verzekert je dat een archiefstuk is wat het beweert te zijn en integriteit verzekert dat de inhoud van een archiefstuk volledig en waar is. Om deze twee eigenschappen bij e-mails te preserveren, dienen de volgende elementen bewaard te worden:


* Ontstaanscontext: dit zijn alle gegevens die de functie van een archiefstuk weergeven in relatie tot de activiteiten van de archiefvormer. Het verduidelijkt het onderwerp of de zaak waarop de e-mail betrekking heeft, de herkomst en de onderlinge samenhang tussen verwante e-mails, bijlagen en archiefdocumenten.
* Structuur geeft de relaties weer tussen de verschillende componenten van een e-mail ([[Header]], body<ref>De body is het tekstveld van een e-mail. Dit is het gedeelte waarin de afzender zijn boodschap geschreven heeft.</ref> en bijlagen) en tussen verwante e-mails (bv. bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail).
* Inhoud bestaat uit het onderwerp van de e-mail, de tekst die verstuurd werd en de bijlagen.
* Verschijningsvorm: lay-out is geen essentieel gegeven bij e-mails. De lay-out is immers afhankelijk van de e-mailclient en het toestel waarmee je de e-mail opent. Wanneer een e-mail een artistieke waarde heeft of wanneer via de opmaak de structuur of inhoud van een e-mailbericht duidelijk wordt, kan het wel belangrijk zijn om ook dit aspect te bewaren.


[[Bestand:Email header-body-bijlage duiding.png|600px|Een e-mail bestaat uit een header, body en bijlage. De relatie tussen deze componenten is een essentieel gegeven dat bewaard moet worden.]]


Deze essentiële gegevens kan je bewaren door te kiezen voor een bestandsformaat dat e-mails bewaart volgens het Internet Message Format (IMF). IMF is een standaardformaat voor het transport van e-mails. Het maakt het mogelijk dat iedere e-mail die iemand naar je verstuurt via zijn e-mailclient of webmaildienst leesbaar is in je e-mailapplicatie, zonder dat jullie dezelfde applicatie gebruiken.


Druk daarom e-mails nooit af. E-mails bevatten verborgen metadata die je niet ziet wanneer je de e-mail in je e-mailtoepassing opent. Ze bevatten informatie over de te bewaren elementen van het document. Deze metadata verlies je bij het afdrukken. De ontstaanscontext van e-mails bewaar je ook door e-mails onder te brengen in een gestructureerde mappenstructuur (zie 1. Orden je e-mails).


[[Bestand:Email header.png|600px|In deze afbeelding zie je de verborgen headermetadata van een e-mail.]]

=== Scheid e-mails en bijlagen === 


Wanneer bijlagen verstuurd worden in een bestandsformaat dat niet duurzaam is, dreigt het gevaar van [[Obsoletie|obsoletie]]. Ook wanneer e-mails in [[HTML]] opgesteld werden, staan afbeeldingen soms op een externe webserver omdat het bericht anders te groot wordt. Deze afbeeldingen kan je verliezen, wanneer je ze niet gescheiden bewaart. Bewaar afbeeldingen en bijlagen daarom apart van de e-mail in een geschikt archiveringsformaat, maar zorg wel dat de relatie tussen de e-mails, afbeeldingen en bijlagen duidelijk is. Je kan de link tussen een e-mail en bijlagen duidelijk maken door eenzelfde bestandsnaam te gebruiken.

=== Kies een geschikt bestandsformaat === 
Een geschikt bestandsformaat is een formaat dat gestandaardiseerd is, waarvan de bestandsspecificatie open is en dat gelezen kan worden door verschillende toepassingen. Zo ben je niet afhankelijk van een bepaalde softwareleverancier. Het is essentieel dat het bestandsformaat alle essentiële kenmerken van de e-mail bewaart.


Voor de bewaring van e-mails zijn EML en MBOX de facto standaarden.<ref>EML en MBOX zijn gestandaardiseerd en worden breed ondersteund, maar zijn niet open.</ref> De bestandsformaten slaan de e-mails met bijlagen op volgens het Internet Message Format (IMF) en kunnen geopend worden door de meeste e-mailtoepassingen en tekstverwerkingsprogramma’s. EML slaat bestanden apart op (één e-mail is één EML-bestand), terwijl MBOX een volledig e-mailarchief kan bewaren (één e-mailarchief is één MBOX-bestand). MBOX slaat in de e-mailclient een e-mailarchief op volgens de structuur waarin de e-mails geordend zijn. Doordat MBOX een volledig e-mailarchief in één bestand bewaart, is het moeilijk om bijlagen en e-mails apart te bewaren en de band tussen bijlagen en e-mails door middel van de bestandsnaam te behouden. Probeer daarom EML te gebruiken. MBOX kan wel een nuttig formaat zijn wanneer je een e-mailarchief in bulk wil exporteren, bv. wanneer een medewerker de organisatie verlaat en zijn volledig e-mailarchief wil overdragen.

=== Bewaar de e-mails duurzaam === 


E-mailclients en mailservers zijn niet ontwikkeld om e-mails duurzaam te bewaren. Daarom moeten archiefwaardige e-mails steeds buiten de e-mailapplicatie bewaard worden. Sommige e-mailclients en webmailapplicaties bieden een archiveringsfunctie aan. Dit is echter geen duurzame bewaring. E-mailclients gebruiken propriëtaire en gecomprimeerde formaten waardoor je metadata en informatie kan verliezen. Bij webmail is het niet duidelijk hoe de e-mails gearchiveerd worden. Bovendien blijf je hierbij afhankelijk van bedrijven zoals Google en Microsoft voor het beheer van je bestanden.


Bij webmailapplicaties is het vaak niet mogelijk om e-mails eenvoudig te exporteren. Gebruik daarom een e-mailclient, zoals Mozilla Thunderbird. Dit is een gratis en open source e-mailtoepassing die het mogelijk maakt om e-mails te exporteren in het EML- en MBOX-formaat. E-mailclients hebben als voordeel dat je een mappenstructuur kan opbouwen in de mailbox.<ref>Zie ook: https://kadoc.kuleuven.be/advies/digitaalorde</ref> Let op, sommige e-mailclients, zoals Microsoft Outlook, kunnen niet exporteren in EML of MBOX.<ref>Het eerder vermelde Apple Mail kan wel e-mails exporteren in EML.</ref>


Verder gelden voor de duurzame bewaring van e-mails de algemene regels met betrekking tot duurzame bewaring. Zorg steeds dat je [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je bestanden door checksums te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren. Volg evoluties op het vlak van [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|bestandsformaten]]. Dit is zeker voor bijlagen belangrijk, aangezien je hier een grote verscheidenheid aan bestandsformaten kan hebben (Zie [[Bewaring van je digitaal archief]]).

== Aan de slag met enkele tools == 


* [[Mozilla Thunderbird: e-mail archiveren met een e-mailclient]]
* [[MailStore Home: back-upsoftware voor e-mails]]
* [[Google Takeout: een back-up maken van je e-mails uit Gmail]]


''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) m.m.v. Rony Vissers ([[meemoo]]) en Pieter De Praetere''
[[Category:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

E-mails archiveren: hoe en waarom?

2023-12-01T13:41:36Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten. 
In deze tool leer je het volgende:
* Waarom is het belangrijk om je e-mails te archiveren?
* Hoe bereid je je mailbox voor op archivering?
* Hoe archiveer je je e-mails en waar moet je op letten?
</blockquote>


Het digitaal archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. Mailboxen puilen uit van inkomende en uitgaande berichten en worden steeds meer een vergaarbak van informatie en kennis, mede omdat ze allerlei bestanden in bijlagen kunnen bevatten. E-mails zijn documenten die digitaal geboren zijn. Dat digitale is dan ook een essentieel kenmerk dat bewaard moet worden.<ref>Zie ook: [http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf Richtlijn 1 van Edavid].</ref>


Bij de bewaring van e-mails vormt het behoud van de band tussen bijlagen en e-mail een extra uitdaging.


[[Bestand:Keningau Sabah Post-Office-01.jpg|450px]]

== Waarom? == 


Voor de bewaring van e-mails op mailservers en in e-mailclients bestaat er geen standaardformaat. E-mailclients, zoals Microsoft Outlook of Apple Mail, gebruiken een eigen gesloten bestandsformaat. Dit kan betekenen dat niet alle [[Metadata|metadata]] bewaard worden en dat e-mails onleesbaar worden wanneer de e-mailclient niet meer beschikbaar is. Bovendien gebruiken steeds meer mensen webmaildiensten zoals Gmail of Outlook.com (het vroegere Hotmail). Wanneer deze diensten stoppen of (hoge) kosten beginnen vragen, dreig je al je e-mails te verliezen.

== Hoe?== 

=== Orden je e-mails=== 


E-mails kan je ordenen door je mailbox<ref>Met mailbox bedoelen we zowel de inbox als de outbox.</ref> te structureren volgens de mappenstructuur van je organisatie (Zie Maak een ordeningsplan/mappenstructuur). Wanneer je je persoonlijk e-mailadres gebruikt, kan je aparte mappen maken voor je persoonlijke e-mails en voor de e-mails die je hebt verstuurd en ontvangen bij het uitoefenen van taken of activiteiten voor je organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om e-mails terug te vinden, en om e-mails en bijlagen achteraf buiten de e-mailclient in de juiste mappen van de mappenstructuur op te slaan.

=== Schoon je mailbox === 


Je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig te schonen. E-mailcorrespondentie bevat immers veel ballast - denk aan bv. spam, reclameberichten en nieuwsberichten - die niet bewaard hoeven te worden. Het opkuisen van je mailbox maakt dat je makkelijker e-mails kan terugvinden en dat enkel archiefwaardige e-mails bewaard worden. Binnen je organisatie kan je via een [[Selectielijst|selectielijst]] afspreken welke e-mails bewaard moeten worden en welke niet.<ref>Een selectielijst is een document waarin bepaald wordt welke documenten bewaard of vernietigd worden. Een voorbeeld van een selectielijst voor e-mails vind je [http://www.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/Selectielijst_emails_KMMA.pdf hier]</ref> E-mails die verstuurd of ontvangen worden bij het uitoefenen van taken of activiteiten van je organisatie worden bewaard; louter informatieve e-mails die geen rechtstreekse band hebben met je organisatie kunnen verwijderd worden.

=== Gebruik een geschikt protocol === 


Om e-mails te archiveren, worden ze van de mailserver opgehaald. Maak hierbij gebruik van het IMAPS-[[Protocol|protocol]]. IMAPS is een vorm van IMAP, een standaardprotocol<ref>Protocols zijn regels waaraan computers zich moeten houden om met elkaar te communiceren. POP en IMAP zijn protocols voor het ophalen van e-mails van de server. Internet Message Access Protocol, meestal afgekort tot IMAP, maakt het mogelijk dat e-mails gesynchroniseerd kunnen worden, zodat je je e-mails zowel kan consulteren op je smartphone als op je tablet, laptop, computer, etc. POP, kort voor Post Office Protocol, verwijdert de e-mails van de mailserver bij het ophalen. IMAPS is een vorm van IMAP waarbij het verkeer versleuteld wordt. Dit maakt IMAPS veiliger dan IMAP.</ref> om e-mails van de mailserver naar een e-mailtoepassing op te halen, over een versleutelde (en dus beveiligde) verbinding. Het bewaart e-mails volgens de structuur waarin je je e-mails in je mailbox ordent en vernietigt ze niet wanneer ze van de server worden opgehaald.

=== Bewaar alle essentiële kenmerken van e-mails === 


Centrale concepten bij archivering zijn authenticiteit en integriteit. [[Authenticiteit]] verzekert je dat een archiefstuk is wat het beweert te zijn en integriteit verzekert dat de inhoud van een archiefstuk volledig en waar is. Om deze twee eigenschappen bij e-mails te preserveren, dienen de volgende elementen bewaard te worden:


* Ontstaanscontext: dit zijn alle gegevens die de functie van een archiefstuk weergeven in relatie tot de activiteiten van de archiefvormer. Het verduidelijkt het onderwerp of de zaak waarop de e-mail betrekking heeft, de herkomst en de onderlinge samenhang tussen verwante e-mails, bijlagen en archiefdocumenten.
* Structuur geeft de relaties weer tussen de verschillende componenten van een e-mail ([[Header]], body<ref>De body is het tekstveld van een e-mail. Dit is het gedeelte waarin de afzender zijn boodschap geschreven heeft.</ref> en bijlagen) en tussen verwante e-mails (bv. bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail).
* Inhoud bestaat uit het onderwerp van de e-mail, de tekst die verstuurd werd en de bijlagen.
* Verschijningsvorm: lay-out is geen essentieel gegeven bij e-mails. De lay-out is immers afhankelijk van de e-mailclient en het toestel waarmee je de e-mail opent. Wanneer een e-mail een artistieke waarde heeft of wanneer via de opmaak de structuur of inhoud van een e-mailbericht duidelijk wordt, kan het wel belangrijk zijn om ook dit aspect te bewaren.


[[Bestand:Email header-body-bijlage duiding.png|600px|Een e-mail bestaat uit een header, body en bijlage. De relatie tussen deze componenten is een essentieel gegeven dat bewaard moet worden.]]


Deze essentiële gegevens kan je bewaren door te kiezen voor een bestandsformaat dat e-mails bewaart volgens het Internet Message Format (IMF). IMF is een standaardformaat voor het transport van e-mails. Het maakt het mogelijk dat iedere e-mail die iemand naar je verstuurt via zijn e-mailclient of webmaildienst leesbaar is in je e-mailapplicatie, zonder dat jullie dezelfde applicatie gebruiken.


Druk daarom e-mails nooit af. E-mails bevatten verborgen metadata die je niet ziet wanneer je de e-mail in je e-mailtoepassing opent. Ze bevatten informatie over de te bewaren elementen van het document. Deze metadata verlies je bij het afdrukken. De ontstaanscontext van e-mails bewaar je ook door e-mails onder te brengen in een gestructureerde mappenstructuur (zie 1. Orden je e-mails).


[[Bestand:Email header.png|600px|In deze afbeelding zie je de verborgen headermetadata van een e-mail.]]

=== Scheid e-mails en bijlagen === 


Wanneer bijlagen verstuurd worden in een bestandsformaat dat niet duurzaam is, dreigt het gevaar van [[Obsoletie|obsoletie]]. Ook wanneer e-mails in [[HTML]] opgesteld werden, staan afbeeldingen soms op een externe webserver omdat het bericht anders te groot wordt. Deze afbeeldingen kan je verliezen, wanneer je ze niet gescheiden bewaart. Bewaar afbeeldingen en bijlagen daarom apart van de e-mail in een geschikt archiveringsformaat, maar zorg wel dat de relatie tussen de e-mails, afbeeldingen en bijlagen duidelijk is. Je kan de link tussen een e-mail en bijlagen duidelijk maken door eenzelfde bestandsnaam te gebruiken.

=== Kies een geschikt bestandsformaat === 
Een geschikt bestandsformaat is een formaat dat gestandaardiseerd is, waarvan de bestandsspecificatie open is en dat gelezen kan worden door verschillende toepassingen. Zo ben je niet afhankelijk van een bepaalde softwareleverancier. Het is essentieel dat het bestandsformaat alle essentiële kenmerken van de e-mail bewaart.


Voor de bewaring van e-mails zijn EML en MBOX de facto standaarden.<ref>EML en MBOX zijn gestandaardiseerd en worden breed ondersteund, maar zijn niet open.</ref> De bestandsformaten slaan de e-mails met bijlagen op volgens het Internet Message Format (IMF) en kunnen geopend worden door de meeste e-mailtoepassingen en tekstverwerkingsprogramma’s. EML slaat bestanden apart op (één e-mail is één EML-bestand), terwijl MBOX een volledig e-mailarchief kan bewaren (één e-mailarchief is één MBOX-bestand). MBOX slaat in de e-mailclient een e-mailarchief op volgens de structuur waarin de e-mails geordend zijn. Doordat MBOX een volledig e-mailarchief in één bestand bewaart, is het moeilijk om bijlagen en e-mails apart te bewaren en de band tussen bijlagen en e-mails door middel van de bestandsnaam te behouden. Probeer daarom EML te gebruiken. MBOX kan wel een nuttig formaat zijn wanneer je een e-mailarchief in bulk wil exporteren, bv. wanneer een medewerker de organisatie verlaat en zijn volledig e-mailarchief wil overdragen.

=== Bewaar de e-mails duurzaam === 


E-mailclients en mailservers zijn niet ontwikkeld om e-mails duurzaam te bewaren. Daarom moeten archiefwaardige e-mails steeds buiten de e-mailapplicatie bewaard worden. Sommige e-mailclients en webmailapplicaties bieden een archiveringsfunctie aan. Dit is echter geen duurzame bewaring. E-mailclients gebruiken propriëtaire en gecomprimeerde formaten waardoor je metadata en informatie kan verliezen. Bij webmail is het niet duidelijk hoe de e-mails gearchiveerd worden. Bovendien blijf je hierbij afhankelijk van bedrijven zoals Google en Microsoft voor het beheer van je bestanden.


Bij webmailapplicaties is het vaak niet mogelijk om e-mails eenvoudig te exporteren. Gebruik daarom een e-mailclient, zoals Mozilla Thunderbird. Dit is een gratis en open source e-mailtoepassing die het mogelijk maakt om e-mails te exporteren in het EML- en MBOX-formaat. E-mailclients hebben als voordeel dat je een mappenstructuur kan opbouwen in de mailbox.<ref>Zie ook: https://kadoc.kuleuven.be/advies/digitaalorde</ref> Let op, sommige e-mailclients, zoals Microsoft Outlook, kunnen niet exporteren in EML of MBOX.<ref>Het eerder vermelde Apple Mail kan wel e-mails exporteren in EML.</ref>


Verder gelden voor de duurzame bewaring van e-mails de algemene regels met betrekking tot duurzame bewaring. Zorg steeds dat je [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je bestanden door checksums te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren. Volg evoluties op het vlak van [[Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden|bestandsformaten]]. Dit is zeker voor bijlagen belangrijk, aangezien je hier een grote verscheidenheid aan bestandsformaten kan hebben (Zie [[Bewaring van je digitaal archief]]).

== Aan de slag met enkele tools == 


* [[Mozilla Thunderbird: e-mail archiveren met een e-mailclient]]
* [[MailStore Home: back-upsoftware voor e-mails]]
* [[Google Takeout: een back-up maken van je e-mails uit Gmail]]


''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) m.m.v. Rony Vissers ([[meemoo]]) en Pieter De Praetere''
[[Category:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Disk images als oplossing voor informatieverlies bij beschrijfbare cd's of dvd's

2023-12-01T13:40:44Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Cd’s en dvd’s zijn eenvoudige en goedkope dragers om je digitale bestanden op te bewaren, maar hebben ook een korte levensduur. Om te voorkomen dat je digitale informatie verloren gaat, kan je via disk images kopieën maken van je cd’s en dvd’s. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke problemen kunnen bij cd’s en dvd's leiden tot informatieverlies?
* Wat is een disk image en hoe kan je het gebruiken om backups van cd's en dvd's te maken?
* Hoe maak je een disk image?
</blockquote>


[[Bestand:CD-R_with_degraded_dye_-_20080220.jpg|400px|center]]

== Hoe kan een disk image jou helpen? == 


Door de lage kostprijs, grote beschikbaarheid en makkelijke toegang werden beschrijfbare cd's en dvd’s jarenlang massaal voor opslag gebruikt. Ondertussen is bekend dat dergelijke cd's en dvd’s een kortere levensduur hebben dan verwacht. Al na twee jaar kunnen er problemen optreden die voor een verlies van gegevens zorgen.


Het vervalproces wordt nog versneld door:
* warmte
* vocht
* zonlicht
* afspeeltoestellen in slechte staat
* krassen
* vingerafdrukken
* zelfklevende etiketten op de schijven
* oplosmiddelen


Ook als je al deze bedreigingen en schadelijke elementen vermijdt, is het onmogelijk om de duurzaamheid van de informatie op cd-r’s en dvd-r’s te verzekeren. Zonder zichtbare tekens van verval of verslechtering is het nog steeds mogelijk dat de informatie op een beschrijfbare cd of dvd niet gelezen kan worden. Meer informatie over het verval van beschrijfbare cd’s en dvd’s kan je lezen in [http://www.scart.be/?q=nl/content/een-kort-tekst-over-de-onbetrouwbaarheid-van-beschrijfbare-cds-voor-de-langetermijnopslag-0 Een korte tekst over de onbetrouwbaarheid van beschrijfbare cd's voor langetermijnopslag].


Om informatieverlies te voorkomen dienen de bestanden overgezet te worden naar een andere drager. De eenvoudigste manier is door een ISO-9660-bestand [[disk image]] te maken van de cd of dvd en te zorgen voor [[Hoe maak je een back-up?|goede back-up]]- en [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|controleprocedures]]. ISO-9660 is de officiële standaard voor bestandssystemen die in principe door ieder besturingssysteem, applicatie, cd-apparaat en cd-software wordt ondersteund.<ref>bron: [http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/DAVIDbijdragen/Archiefcd.pdf F. BOUDREZ, CD's voor het archief, Antwerpen, 2001]</ref>

== Hoe maak je een ISO-9660 image? == 

=== In macOS === 


Om een disk image te maken in macOS hoef je geen software te installeren. Met de applicatie ‘Disk Utility’ of ‘Schijfhulpprogramma’ kan je ISO images van cd's en dvd's maken.


[[Bestand:Disk image Mac schijfhulpprogramma.png|Logo van het programma Schijfhulpprogramma/Disk Utility op macOS ]]


Stap 1: Plaats de dvd in je interne of externe cd-lezer.


Stap 2: Open Disk Utility / Schijfhulpprogramma. Dit programma bevindt zich in de ''Applications''- of ''Programma's''-map. De dvd die je ingelezen hebt, zal verschijnen in de zijbalk van het venster.


[[Bestand:Disk Image macOS 1.png|600px|Dashboard van Schijfhulpprogramma/Disk Utility]]


Stap 3: Selecteer de dvd en klik op ‘Nieuwe schijfkopie’.


Stap 4: Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.


[[Bestand:Disk Image macOS 2.png|600px|Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.]]


Stap 5: Kies in het keuzemenu voor Dvd/cd-master als schijfkopiestructuur.


[[Bestand:Disk Image macOS 3.png|600px|Kies in het keuzemenu voor Dvd/cd-master als schijfkopiestructuur.]]


Stap 6: Klik op ‘Save’. Disk Utility zal van de cd een disk image met de extensie .cdr maken in de gekozen map.


[[Bestand:Disk Image macOS 4.png|600px|Klik op ‘Save’. Disk Utility zal van de cd een disk image met de extensie .cdr maken in de gekozen map.]]

=== In Windows === 


Er bestaan verschillende programma's om disk images van cd's of dvd's te maken in Windows. ‘Imgburn’ is freeware waarmee je dat eenvoudig kan doen.


Stap 1: Download ‘Imgburn’ via [http://www.softpedia.com/get/CD-DVD-Tools/Data-CD-DVD-Burning/ImgBurn.shtml deze link]. '''Let op!''' Lees eerst [http://www.jdhodges.com/blog/safe-version-imgburn-without-opencandy/ dit korte artikel] dat uitlegt hoe je ‘Imgburn’ kan installeren zonder ook ‘OpenCandy’ op je computer te installeren. Dit is een soort [https://nl.wikipedia.org/wiki/Adware adware] die gegevens over je surfgedrag verzamelt.


Stap 2: Als je ‘Imgburn’ geïnstalleerd hebt, open het en kies ‘Create image file from disc’.


[[Bestand:Disk Image Windows 1.png|600px|Een disk image maken met ImgBurn. Selecteert 'Create image file from disk]]


Stap 3: Plaats de dvd in je interne of externe dvd-lezer en selecteer het als ‘source’. De naam van de dvd zal verschijnen in de interface van de software.


[[Bestand:Disk Image Windows 2.png|600px|Plaats de dvd in je interne of externe dvd-lezer en selecteer het als ‘source’]]


Stap 4: Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.


[[Bestand:Disk Image Windows 3.png|600px|Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan]]


Stap 5: Klik op het icoontje onderaan het venster om het creëren van de disk image te starten.


[[Bestand:Disk Image Windows 4.png|Klik op dit icoontjeom het creëren van de disk image te starten.]]


Stap 6: Na een aantal minuten zal het bericht verschijnen dat de operatie succesvol beëindigd werd.


[[Bestand:Disk Image Windows 5.png|600px|Na een aantal minuten zal het bericht verschijnen dat de operatie succesvol beëindigd werd.]]

== Resultaat == 


Je hebt een disk image gemaakt van een beschrijfbare cd of dvd en opgeslagen op een harde schijf. De gegevens op de drager worden niet langer bedreigd door informatieverlies omwille van het verval van de dvd-r. Wees je ervan bewust dat dit een goede, maar geen eeuwige oplossing is. Ook harde schijven bevatten magneto-optische schijven die onderhevig zijn aan verval. Zorg daarom ook voor [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] en [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|regelmatige integriteitscontroles]] van de bestanden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) en Emanuel Lorrain''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Disk images als oplossing voor informatieverlies bij beschrijfbare cd's of dvd's

2023-12-01T13:40:28Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Cd’s en dvd’s zijn eenvoudige en goedkope dragers om je digitale bestanden op te bewaren, maar hebben ook een korte levensduur. Om te voorkomen dat je digitale informatie verloren gaat, kan je via disk images kopieën maken van je cd’s en dvd’s. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke problemen kunnen bij cd’s en dvd's leiden tot informatieverlies?
* Wat is een disk image en hoe kan je het gebruiken om backups van cd's en dvd's te maken?
* Hoe maak je een disk image?
</blockquote>


[[Bestand:CD-R_with_degraded_dye_-_20080220.jpg|400px|center]]

== Hoe kan een disk image jou helpen? == 


Door de lage kostprijs, grote beschikbaarheid en makkelijke toegang werden beschrijfbare cd's en dvd’s jarenlang massaal voor opslag gebruikt. Ondertussen is bekend dat dergelijke cd's en dvd’s een kortere levensduur hebben dan verwacht. Al na twee jaar kunnen er problemen optreden die voor een verlies van gegevens zorgen.


Het vervalproces wordt nog versneld door:
* warmte
* vocht
* zonlicht
* afspeeltoestellen in slechte staat
* krassen
* vingerafdrukken
* zelfklevende etiketten op de schijven
* oplosmiddelen


Ook als je al deze bedreigingen en schadelijke elementen vermijdt, is het onmogelijk om de duurzaamheid van de informatie op cd-r’s en dvd-r’s te verzekeren. Zonder zichtbare tekens van verval of verslechtering is het nog steeds mogelijk dat de informatie op een beschrijfbare cd of dvd niet gelezen kan worden. Meer informatie over het verval van beschrijfbare cd’s en dvd’s kan je lezen in [http://www.scart.be/?q=nl/content/een-kort-tekst-over-de-onbetrouwbaarheid-van-beschrijfbare-cds-voor-de-langetermijnopslag-0 Een korte tekst over de onbetrouwbaarheid van beschrijfbare cd's voor langetermijnopslag].


Om informatieverlies te voorkomen dienen de bestanden overgezet te worden naar een andere drager. De eenvoudigste manier is door een ISO-9660-bestand [[disk image]] te maken van de cd of dvd en te zorgen voor [[Hoe maak je een back-up?|goede back-up]]- en [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|controleprocedures]]. ISO-9660 is de officiële standaard voor bestandssystemen die in principe door ieder besturingssysteem, applicatie, cd-apparaat en cd-software wordt ondersteund.<ref>bron: [http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/DAVIDbijdragen/Archiefcd.pdf F. BOUDREZ, CD's voor het archief, Antwerpen, 2001]</ref>

== Hoe maak je een ISO-9660 image? == 

=== In macOS === 


Om een disk image te maken in macOS hoef je geen software te installeren. Met de applicatie ‘Disk Utility’ of ‘Schijfhulpprogramma’ kan je ISO images van cd's en dvd's maken.


[[Bestand:Disk image Mac schijfhulpprogramma.png|Logo van het programma Schijfhulpprogramma/Disk Utility op macOS ]]


Stap 1: Plaats de dvd in je interne of externe cd-lezer.


Stap 2: Open Disk Utility / Schijfhulpprogramma. Dit programma bevindt zich in de ''Applications''- of ''Programma's''-map. De dvd die je ingelezen hebt, zal verschijnen in de zijbalk van het venster.


[[Bestand:Disk Image macOS 1.png|600px|Dashboard van Schijfhulpprogramma/Disk Utility]]


Stap 3: Selecteer de dvd en klik op ‘Nieuwe schijfkopie’.


Stap 4: Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.


[[Bestand:Disk Image macOS 2.png|600px|Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.]]


Stap 5: Kies in het keuzemenu voor Dvd/cd-master als schijfkopiestructuur.


[[Bestand:Disk Image macOS 3.png|600px|Kies in het keuzemenu voor Dvd/cd-master als schijfkopiestructuur.]]


Stap 6: Klik op ‘Save’. Disk Utility zal van de cd een disk image met de extensie .cdr maken in de gekozen map.


[[Bestand:Disk Image macOS 4.png|600px|Klik op ‘Save’. Disk Utility zal van de cd een disk image met de extensie .cdr maken in de gekozen map.]]

=== In Windows === 


Er bestaan verschillende programma's om disk images van cd's of dvd's te maken in Windows. ‘Imgburn’ is freeware waarmee je dat eenvoudig kan doen.


Stap 1: Download ‘Imgburn’ via [http://www.softpedia.com/get/CD-DVD-Tools/Data-CD-DVD-Burning/ImgBurn.shtml deze link]. '''Let op!''' Lees eerst [http://www.jdhodges.com/blog/safe-version-imgburn-without-opencandy/ dit korte artikel] dat uitlegt hoe je ‘Imgburn’ kan installeren zonder ook ‘OpenCandy’ op je computer te installeren. Dit is een soort [https://nl.wikipedia.org/wiki/Adware adware] die gegevens over je surfgedrag verzamelt.


Stap 2: Als je ‘Imgburn’ geïnstalleerd hebt, open het en kies ‘Create image file from disc’.


[[Bestand:Disk Image Windows 1.png|600px|Een disk image maken met ImgBurn. Selecteert 'Create image file from disk]]


Stap 3: Plaats de dvd in je interne of externe dvd-lezer en selecteer het als ‘source’. De naam van de dvd zal verschijnen in de interface van de software.


[[Bestand:Disk Image Windows 2.png|600px|Plaats de dvd in je interne of externe dvd-lezer en selecteer het als ‘source’]]


Stap 4: Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan.


[[Bestand:Disk Image Windows 3.png|600px|Kies de locatie waar je de disk image wil opslaan]]


Stap 5: Klik op het icoontje onderaan het venster om het creëren van de disk image te starten.


[[Bestand:Disk Image Windows 4.png|Klik op dit icoontjeom het creëren van de disk image te starten.]]


Stap 6: Na een aantal minuten zal het bericht verschijnen dat de operatie succesvol beëindigd werd.


[[Bestand:Disk Image Windows 5.png|600px|Na een aantal minuten zal het bericht verschijnen dat de operatie succesvol beëindigd werd.]]

== Resultaat == 


Je hebt een disk image gemaakt van een beschrijfbare cd of dvd en opgeslagen op een harde schijf. De gegevens op de drager worden niet langer bedreigd door informatieverlies omwille van het verval van de dvd-r. Wees je ervan bewust dat dit een goede, maar geen eeuwige oplossing is. Ook harde schijven bevatten magneto-optische schijven die onderhevig zijn aan verval. Zorg daarom ook voor [[Hoe maak je een back-up?|goede back-upprocedures]] en [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|regelmatige integriteitscontroles]] van de bestanden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]]) en Emanuel Lorrain''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

De risico’s van je digitaal archief in kaart brengen

2023-12-01T13:38:29Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Bij het beheer van je digitale archief zijn er specifieke risico’s die je informatie in gevaar kunnen brengen. Door deze risico’s in kaart te brengen, kan je hier tijdig op inspelen en verrassingen vermijden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke risico’s zijn er voor digitale archieven?
* Hoe breng je deze risico’s in kaart?
* Wie moet deze risicoanalyse uitvoeren?
</blockquote>


[[Bestand:Risk Management - Digital Preservation.png|miniatuur|Jørgen Stamp, [https://creativecommons.org/licenses/by/2.5/dk/deed.e CC BY 2.5 DK], via Wikimedia Commons]]
Informatie beheren brengt risico’s met zich mee. Bij het beheer van digitale informatie zijn er specifieke risico's die je het best goed in kaart brengt om ze zo maximaal terug te kunnen dringen. Door je bewust te zijn van die risico's, kan je er tijdig op inspelen en voorkom je verrassingen door een verloren, onleesbaar of onbruikbaar digitaal archief.


Een goed zicht op de risico's van digitaal informatiebeheer is belangrijk vanaf de creatie van een document. Dan neem je al beslissingen die bepaalde risico's met zich mee kunnen brengen of net kunnen terugdringen (bv. door de keuze van je bestandsformaat of de plek waar je het bestand opslaat).


Risico’s voor je digitaal archief zijn een gebrek aan
* bewustzijn, beleid en middelen om de duurzame bewaring te realiseren;
* organisatie, kennis en monitoring m.b.t. digitale bewaring;
* documentbeheer;
* IT-infrastructuur;
* een duurzaamheidsbeleid;
* gebruiksvriendelijkheid.

== Hoe breng je risico's in kaart? == 


VAi ontwierp in samenwerking met de Provincie Antwerpen [https://www.vai.be/advies/project-the-archives-the-architects#tools een tool] die je kan helpen om deze risico's in kaart te brengen. Het sjabloon is in de eerste plaats bedoeld voor architectenbureaus, maar de achterliggende principes kunnen ook kunstenaars en kunstenorganisaties inspireren.

== Wie doet dit? == 


De afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt, maken in principe duidelijk wie verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van de risico's (zie tool [[Verantwoordelijkheden en afspraken|Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden]] omtrent archief- en collectiezorg). In het nakomen van de afspraken over naamgeving en mappenstructuur draagt elke medewerker een verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke binnen een organisatie kan de risico's in kaart brengen. Om die risico's daadwerkelijk terug te dringen is een gedragenheid binnen de organisatie en dus ieders medewerking nodig.


''Auteur: Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

De risico’s van je digitaal archief in kaart brengen

2023-12-01T13:38:20Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Bij het beheer van je digitale archief zijn er specifieke risico’s die je informatie in gevaar kunnen brengen. Door deze risico’s in kaart te brengen, kan je hier tijdig op inspelen en verrassingen vermijden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Welke risico’s zijn er voor digitale archieven?
* Hoe breng je deze risico’s in kaart?
* Wie moet deze risicoanalyse uitvoeren?
</blockquote>


[[Bestand:Risk Management - Digital Preservation.png|miniatuur|Jørgen Stamp, [https://creativecommons.org/licenses/by/2.5/dk/deed.e CC BY 2.5 DK], via Wikimedia Commons]]
Informatie beheren brengt risico’s met zich mee. Bij het beheer van digitale informatie zijn er specifieke risico's die je het best goed in kaart brengt om ze zo maximaal terug te kunnen dringen. Door je bewust te zijn van die risico's, kan je er tijdig op inspelen en voorkom je verrassingen door een verloren, onleesbaar of onbruikbaar digitaal archief.


Een goed zicht op de risico's van digitaal informatiebeheer is belangrijk vanaf de creatie van een document. Dan neem je al beslissingen die bepaalde risico's met zich mee kunnen brengen of net kunnen terugdringen (bv. door de keuze van je bestandsformaat of de plek waar je het bestand opslaat).


Risico’s voor je digitaal archief zijn een gebrek aan
* bewustzijn, beleid en middelen om de duurzame bewaring te realiseren;
* organisatie, kennis en monitoring m.b.t. digitale bewaring;
* documentbeheer;
* IT-infrastructuur;
* een duurzaamheidsbeleid;
* gebruiksvriendelijkheid.

== Hoe breng je risico's in kaart? == 


VAi ontwierp in samenwerking met de Provincie Antwerpen [https://www.vai.be/advies/project-the-archives-the-architects#tools een tool] die je kan helpen om deze risico's in kaart te brengen. Het sjabloon is in de eerste plaats bedoeld voor architectenbureaus, maar de achterliggende principes kunnen ook kunstenaars en kunstenorganisaties inspireren.

== Wie doet dit? == 


De afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt, maken in principe duidelijk wie verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van de risico's (zie tool [[Verantwoordelijkheden en afspraken|Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden]] omtrent archief- en collectiezorg). In het nakomen van de afspraken over naamgeving en mappenstructuur draagt elke medewerker een verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke binnen een organisatie kan de risico's in kaart brengen. Om die risico's daadwerkelijk terug te dringen is een gedragenheid binnen de organisatie en dus ieders medewerking nodig.


''Auteur: Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

De cloud en cloudcomputing: wat is het en hoe gebruik je het veilig?

2023-12-01T13:37:31Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
harde schijf of server moet gebruiken. Hier zijn voor- en nadelen aan verbonden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is cloudcomputing en hoe kan je het gebruiken voor je documentbeheer?
* Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van de cloud?
* Hoe kan je de risico’s van cloudcomputing beperken?
</blockquote>


[[Bestand:Burning_Yellow_Sunset.jpg|600px|center]]


Verschillende kunstenaars en kunstenorganisaties maken gebruik van de cloud. Platformen als Google Drive, OneDrive en Dropbox bieden de mogelijkheid om een grote hoeveelheid bestanden gecentraliseerd te bewaren zonder zelf over een server te beschikken, of om digitale bestanden (gratis) te bewaren zonder de harde schijf van een computer te belasten of een externe harde schijf aan te kopen. Bovendien is het via deze platformen eenvoudig om digitale bestanden met derden te delen.


Maar wat is nu de cloud en cloudcomputing? Wat zijn de voor- en de nadelen? En hoe kan je je bestanden in de cloud op een zo veilig mogelijk manier bewaren?

== Wat is cloudcomputing? == 


''Cloudcomputing'' is het op aanvraag beschikbaar stellen van computingdiensten via een netwerk, meestal het internet. Hoewel de eindgebruiker hiermee beschikt over een ‘eigen’ virtuele infrastructuur die schaalbaar is, is hij geen eigenaar en moet dus niet de data, soft- en hardware onderhouden. Hij weet zelfs niet op hoeveel of welke computer(s) de gebruikte data staan of de software draait, noch waar de computers zich bevinden.


De ''cloud'' (of wolk) is het netwerk van op elkaar aangesloten computers die nodig zijn om die diensten te verzekeren. De bedrijven die cloudcomputingdiensten leveren, zijn cloudproviders. Zij rekenen meestal kosten aan die gebaseerd zijn op het gebruik van hun diensten.

== Waarvoor wordt cloudcomputing gebruikt? == 


Als je een online dienst gebruikt voor het verzenden van e-mails (bv. Gmail), het bewerken van documenten (bv. Google Docs of Microsoft Office 365), het kijken naar films of tv-programma's (bv. Netflix), het luisteren naar muziek (bv. Spotify of iTunes), het spelen van games (bv. Xbox Live of PlayStation Now) of als je foto's en andere bestanden opslaat (bv. iCloud, Dropbox of Google Drive), dan gebeurt dat achter de schermen waarschijnlijk met behulp van cloudcomputing. Niet enkel particulieren gebruiken clouddiensten, ook bedrijven, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties doen dat, bv. voor


* de creatie van nieuwe toepassingen en diensten;
* gegevensopslag, de aanmaak van back-ups van gegevens en het herstel ervan;
* de analyse van gegevens op patronen en het maken van voorspellingen;
* hosting van websites en blogs;
* het streamen van audio en video;
* het aanbieden van software op aanvraag.

== Hoe werkt cloudcomputing? == 


Er is enerzijds de ''front end'', zijnde de kant van de computergebruiker of klant, en anderzijds de ''back end'', zijnde de computers, servers en data-opslagsystemen die de cloud vormen. Ze zijn met elkaar verbonden door een netwerk, meestal het internet. De werking van cloudcomputingdiensten verschilt van de ene ''provider'' tot de andere.


Diensten zoals webgebaseerde e-mailprogramma's (bv. Gmail) maken aan de front end gebruik van bestaande webbrowsers. Veel professionele cloudcomputingdiensten hebben een gebruiksvriendelijk dashboard (zoals bv. de beheerdersconsole Google Admin bij de Google-clouddiensten) dat toegankelijk is via een browser en waarmee diensten kunnen worden besteld en ''accounts'' beheerd. Een centrale server beheert het systeem en controleert het verkeer en de eisen van de klant om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt.


Er bestaan verschillende soorten cloudcomputingdiensten, maar als gewone gebruiker kom je voornamelijk in contact met wat ''Software as a Service'' (SaaS) genoemd wordt. Dit is een dienst waarbij je softwaretoepassingen gebruikt van een cloudprovider, meestal op basis van een abonnement. De software wordt aangeboden, beheerd en onderhouden door de provider (bv. updates van de software). Office365, Gmail, Hotmail, Google Drive en Dropbox zijn voorbeelden van zo’n dienst.

== Welke cloudimplementaties bestaan er? == 


Er bestaan drie verschillende manieren waarop cloudcomputing geïmplementeerd kan worden:


# als publieke cloud. Hierbij zijn alle hardware, software en andere ondersteunende infrastructuur eigendom van de cloudprovider en voert die ook het onderhoud ervan uit. De toegang tot diensten en het beheer van je account verloopt via een webbrowser. Wanneer je Google Drive, Dropbox, OneDrive of Amazon Web Services gebruikt voor opslag, maak je gebruik van een publieke cloud.
# als privécloud. Dit is een cloudinfrastructuur die enkel voor je eigen organisatie geïnstalleerd en gebruikt werd. Het beheer ervan gebeurt intern of wordt uitbesteed aan een derde partij.
# als hybride cloud. Hierbij worden openbare en privéclouds met elkaar gecombineerd en zijn ze met elkaar verbonden zodat gegevens en toepassingen gedeeld kunnen worden. In de praktijk kunnen in o.m. bedrijven privéclouds meestal niet los bestaan van de rest van hun IT-infrastructuur en de publieke cloud. Ze maken vaak gebruik van zowel datacenters, privéclouds als publieke clouds, en creëren zo hybride clouds. Gegevens en toepassingen kunnen dan worden verplaatst tussen privéclouds en de publieke cloud. Dat biedt meer flexibiliteit en implementatieopties.

== Waarom zou je de cloud gebruiken? == 

=== Kosten === 


Bij cloudcomputing moet je niet langer kosten maken voor de aankoop van hardware en software en voor het opzetten en beheren van eigen datacenters. De licentiekost voor meerdere gebruikers kan snel oplopen, terwijl de cloud meestal goedkoper is en er schaalbare opties mogelijk zijn (zoals bv. betaling per gebruik). Met Google Drive, OneDrive en Dropbox kan je gebruik maken van (gratis) opslag en hoef je niet langer een externe harde schijf aan te kopen.

=== Gemakkelijke toegang === 


Het is eenvoudig om bestanden en software te delen en te gebruiken. Overal waar een internetverbinding is, heb je toegang tot de toepassing en informatie. Met een link kan je bestanden uit publieke clouds eenvoudig delen met derden. Bovendien kan je bepaalde cloudtoepassingen, zoals Dropbox of Google Drive, lokaal opslaan op je eigen computer en heb je ook toegang tot informatie wanneer je geen internetverbinding hebt. Toegang is niet langer beperkt tot een bepaalde geografische locatie.

=== Schaalbaarheid === 


Cloudcomputingdiensten bieden de mogelijkheid tot flexibele schaalaanpassing. De rekenkracht, opslagcapaciteit of bandbreedte kan worden afgestemd op de behoefte van het moment en de geografische locatie. Cloudopslag maakt een bijna onbeperkte opslagcapaciteit mogelijk.

=== Snelheid === 


Cloudtoepassingen kan je gewoon gebruiken zodra je je geregistreerd hebt of een betaling doorgevoerd hebt. Je hoeft dus zelf geen software meer te installeren. Dit kan een belangrijke tijdswinst opleveren.

=== Betrouwbaarheid === 


Cloudcomputing maakt het maken van back-ups van gegevens, noodherstel na een ramp en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit eenvoudiger en goedkoper. De gegevens kunnen gespiegeld worden opgeslagen op meerdere locaties in het netwerk van de cloudprovider, die meestal ook competent genoeg is om zelf het noodherstel uit te voeren. Bovendien zorgen cloudproviders dat hun producten regelmatig bijgewerkt wordt naar recente, snelle en efficiënte hardware. Je hoeft je hier dus zelf geen zorgen over te maken.

== Welke risico's zijn er? == 

=== Gebrek aan ondersteuning === 


De klantenondersteuning bij clouddiensten is niet altijd optimaal, met als gevolg mogelijk langere wachttijden dan aanvaardbaar.

=== Auteursrechten === 


In sommige gevallen verlies je rechten op het materiaal dat je online opslaat.

=== Kosten === 


Cloudcomputing is niet altijd zo goedkoop als het lijkt. Goedkopere cloudoplossingen hebben mogelijk niet alle kenmerken die je nodig hebt. Zo hebben de gratis versies van Google Drive en Dropbox slechts een beperkte functionaliteit en opslagcapaciteit. Als je meer opslag wil, of een eigen domeinnaam wil gebruiken, moet je een maandelijks abonnement nemen. In de gratis versies zijn data bijvoorbeeld minder goed beveiligd en heb je minder tijd om verwijderde of gewijzigde bestanden te herstellen.

=== Veiligheid === 


Bij gebruik van clouddiensten is het mogelijk dat gevoelige informatie wordt overgeleverd aan een derde partij (de cloudprovider), en dat impliceert risico’s. Men moet daarom steeds de meest betrouwbare cloudprovider kiezen. Overheidsinstellingen zetten daarom liever hun eigen cloudservers op omwille van beperkingen m.b.t. de data die ze beheren.


Cloudopslag maakt instellingen ook kwetsbaar voor externe aanvallen van hackers en andere bedreigingen. Bovendien zijn zelfs de beste clouddiensten vatbaar voor uitval en andere technische problemen, ook als ze hoge onderhoudsstandaarden respecteren. Toepassingen zoals Google Drive en Dropbox kunnen tijdelijk niet bereikbaar zijn door problemen, waardoor je niet altijd aan je informatie kan.


In de zomer van 2015 verloor Google een aantal bestanden door vier blikseminslagen in hun datacenter in België. 0,000001% van de bestanden kon niet meer hersteld worden.<ref>'Google verliest data na blikseminslag op Belgisch datacenter’, De Morgen, 20/08/2015, https://www.demorgen.be/technologie/google-verliest-data-na-blikseminslag-op-belgisch-datacenter-baf41088/.</ref> Dat lijkt weinig, maar het zal maar je documenten betreffen. Je kan dus beter niet enkel gebruik maken van de cloud voor het duurzaam bewaren van je informatie. Cloudopslag maakt je ook afhankelijk van de betrouwbaarheid van je internetverbinding.


Er bestaan een aantal internationale standaarden voor de beveiliging van informatie (ISO 27001), cloudbeveiliging (ISO 27017) en privacy- en gegevensbescherming in de cloud (ISO 27018):
* ISO 27001 is een internationale norm voor informatiebeveiliging, inclusief risicoanalyse en hersteloperaties. De norm is gebaseerd op best practices voor de beveiliging van informatiesystemen die vastgelegd werden in de internationale standaard ISO 27002.
* ISO 27017 werd ontwikkeld omdat ISO 27001 niet voldeed voor cloudtoepassingen. Het is een internationale norm voor de beveiliging van cloudtoepassingen.
* ISO 27018 is een internationale norm voor de beveiliging van privacy- en gegevensbescherming in de cloud.


Dienstenleveranciers die voldoen aan deze drie normen garanderen dat ze een veilig systeem hebben dat beschikt over een back-upstrategie en herstelprocedures, en waarin je persoonlijke gegevens veilig zijn. Cloudsystemen die courant gebruikt worden, zoals Google Drive en Dropbox, ondersteunen in betalende versies deze standaarden, maar niet in de gratis versies. Als je de gratis versie gebruikt, kunnen Google of Dropbox je dus niet garanderen dat je bestanden niet verloren raken.


Daarnaast is de menselijke factor ook een belangrijke bedreiging in de beveiliging van je digitale bestanden in de cloud. Google Drive en Dropbox zijn platformen om samen aan documenten te kunnen werken. Iemand met wie je een map deelt, kan dus ook bestanden in deze map bewerken, verwijderen of toevoegen. Dit kan een bedreiging zijn voor je digitale collectie. Wanneer iemand een bestand per ongeluk verwijdert, en je merkt dit niet tijdig op, dan ben je dit bestand onherroepelijk kwijt indien je hier geen back-up van hebt.


Voor kleine organisaties kan het overschakelen naar de cloud een veiligheidsverbetering betekenen, omdat grote cloudproviders veiligheidsniveaus halen die ze nooit zelf kunnen bereiken.

== Hoe kan je je wapenen tegen de risico's? == 

=== Stel een verantwoordelijke aan === 


Maak iemand verantwoordelijk over het beheer van de bestanden in de cloud. Deze persoon kijkt erop toe dat bestanden niet onbedoeld verwijderd of bewerkt worden. Hij heeft de rechten om bestanden toe te voegen en te verwijderen en kan bepalen met wie de bestanden gedeeld worden. Door een verantwoordelijke aan te stellen, ben je zeker dat er minstens één iemand de map controleert op onregelmatigheden en dat niet iedereen bestanden kan bewerken, toevoegen of verwijderen. Dit verkleint de kans op menselijke fouten.

=== Verander je wachtwoord regelmatig<ref>Bron: https://www.mediahelpdesk.be/vraag/hoe-maak-je-een-goed-wachtwoord</ref> === 


Populaire clouddiensten zijn al meermaals het slachtoffer geweest van hacking. Door een beveiligingslek in Dropbox uit 2012 werden 69 miljoen e-mailadressen en wachtwoorden van gebruikers vrijgegeven.<ref>https://tweakers.net/nieuws/115125/dropbox-hack-van-2012-blijkt-gegevens-van-69-miljoen-gebruikers-te-omvatten.html.</ref> Verander daarom regelmatig je wachtwoord en gebruik niet voor iedere dienst hetzelfde wachtwoord. Wanneer je een wachtwoord gebruikt van minstens 8 tekens en een combinatie gebruikt van cijfers, letters en leestekens is het veel moeilijker om je wachtwoord te kraken. Lees er meer over in de tool [[Veilig omgaan met wachtwoorden]].

=== Analyseer je bestanden === 


Aangezien Google Drive, OneDrive en Dropbox samenwerkingsplatformen zijn waar derden documenten kunnen bekijken, bewerken en verwijderen, maak je best een onderscheid tussen bestanden waaraan je samenwerkt, zoals bv. verslagen, werkstukken of boekhouding, en bestanden die enkel geraadpleegd mogen worden, zoals gedigitaliseerde foto’s, tijdschriften en kranten. Bij cloudsystemen zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive is synchronisatie immers een belangrijk begrip.


Synchronisatie betekent dat je op je computer een map hebt waarin bestanden staan en dat de online dienst ervoor zorgt dat de inhoud van deze lokale map steeds synchroon blijft met de online locatie (en omgekeerd). Dit heeft als voordeel dat je ook offline aan je bestanden kan werken en dat, wanneer je weer internetverbinding hebt, de bestanden in je online locatie automatisch up-to-date gemaakt worden zodat je geen verschillende versies hebt. Synchronisatie heeft dan weer als nadeel dat, als je per ongeluk iets weggooit uit deze lokale map, dit ook verwijderd wordt uit je online opslag.


Voor bestanden die niet bewerkt dienen te worden en die puur als back-up in de cloud opgeslagen worden, kan het daarom interessanter zijn om gebruik te maken van cloud-backup- en opslagdiensten zoals Amazon Web Services of RackSpace. Hierbij vindt er geen synchronisatie plaats. Je huurt opslagruimte bij een online dienst en slaat daar je bestanden op, vergelijkbaar met wanneer je inboedel opslaat in een magazijn.


Wanneer je toch verkiest om deze bestanden te bewaren in Dropbox, Google Drive of OneDrive, deel je je raadplegingsbestanden (zoals je gedigitaliseerde foto’s of tijdschriften) best met derden door hen enkel leesrechten te geven. Dit voorkomt dat derden de bestanden kunnen bewerken of verwijderen.


* Met de knoppen binnen het rode kader kan je in Google Drive bestanden delen en toegangsrechten instellen. De linkerknop dient om een link te genereren waarmee je een bestand kan delen, met de rechterknop kan je specifieke mensen toegangsrechten geven.


[[Bestand:Cloudcomputing 1.png|800px|Met de knoppen binnen het rode kader kan je in Google Drive bestanden delen en toegangsrechten instellen]]


* Wanneer je een bestand met specifieke personen wil delen, krijg je volgend venster te zien. Geef het e-mailadres van de persoon met wie je het bestand wil delen, en kies wat deze persoon met het bestand mag doen: weergeven of bewerken.


[[Bestand:Cloudcomputing 2.png|600px|Wanneer je een bestand met specifieke personen wil delen, krijg je volgend venster te zien]]


[[Bestand:Cloudcomputing 3.png|600px|Geef het e-mailadres van de persoon met wie je het bestand wil delen, en kies wat deze persoon met het bestand mag doen: weergeven of bewerken]]


* Ook wanneer je een volledige map deelt met derden, kan je kiezen welke toegangsrechten de gebruikers krijgen. We gaan hier een volledige map delen.


[[Bestand:Cloudcomputing 4.png|600px|Je kan ook via een link een map delen met derden]]


[[Bestand:Cloudcomputing 5.png|600px|Ook wanneer je een volledige map deelt met derden, kan je kiezen welke toegangsrechten de gebruikers krijgen]]


* Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen en toegangsrechten toekennen.


[[Bestand:Cloudcomputing 6.png|600px|Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen]]


[[Bestand:Cloudcomputing 7.png|600px|Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen en toegangsrechten toekennen.]]


* Net als in Google Drive kan je een link maken om bestanden of mappen te delen of specifieke mensen toegang geven. Het verschil met Google Drive is dat je bij Dropbox geen individuele bestanden kan delen met bewerkingsrechten. Enkel mappen kunnen met bewerkingsrechten gedeeld worden.


[[Bestand:Cloudcomputing 8.png|600px|Net als in Google Drive kan je een link maken om bestanden of mappen te delen of specifieke mensen toegang geven]]


Om het voor jezelf eenvoudiger te maken, kan je de te bewerken en niet te bewerken bestanden in verschillende mappen plaatsen. Raadplegingsbestanden zet je in een raadpleegmap en worden gedeeld met leesrechten; bestanden die bewerkt mogen worden zet je in een andere map en deel je via schrijfrechten enkel met personen die deze bestanden mogen bewerken.

=== Maak back-ups === 


Net als alle andere bestanden van je digitale archief en collectie, moeten ook bestanden in de cloud [[Hoe maak je een back-up?|geback-upt]] worden. Zo voorkom je dat je bestanden kwijt bent nadat ze ongewild verwijderd of bewerkt werden of indien ze beschadigd zijn. Een goede back-upstrategie zorgt ervoor dat bestanden op minstens twee verschillende geografische locaties bewaard worden op verschillende technologieën. Bewaar daarom niet al je bestanden bij één clouddienst. Zorg ook voor een lokale opslag op je eigen computer of server.


Een manier om een back-up te maken van je bestanden in de cloud is door een back-up te maken van je lokale map. Als je via Windows Back-Up, Time Machine of een andere toepassing een back-up van maakt, beschik je steeds over een externe kopie van deze bestanden. Er bestaan ook clouddiensten die cloud-to-cloud back-ups maken van je Google Drive, zoals [https://www.backupify.com/ Backupify], [https://spinbackup.com/ Spinbackup] en [https://spanning.com/ Spanning].

=== Maak checksums === 


Om automatisch te controleren of bestanden gewijzigd, verwijderd of toegevoegd werden, kan je gebruik maken van [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksumtools]]. Als je instelt dat deze tool automatisch je bestanden controleert, ontvang je een e-mail als er vastgesteld werd dat een bestand gewijzigd, verwijderd of toegevoegd werd. Op deze manier kan je automatisch controleren of je map nog volledig en ongewijzigd is, zonder dat je dit zelf manueel document per document moet nagaan.

=== Controleer versies === 


Wanneer je merkt dat een bestand gewijzigd is, kan je via je cloudplatform controleren welke wijzigingen er plaatsgevonden hebben. Dropbox en OneDrive beschikken over een dashboard dat toont welke bewerkingen er plaatsvinden op je gedeelde bestanden; bij Google Drive kan je via een zijbalk controleren wat er met een bestand gebeurde. Zowel bij Google Drive als bij Dropbox en OneDrive heb je de mogelijkheid om wijzigingen terug te draaien en terug te keren naar oudere versies. Je hebt hiervoor dertig dagen de tijd.


* Je kan activiteiten en details van een document in Google Drive zien door op de info-knop te klikken.


[[Bestand:Cloudcomputing 9.png|600px|Je kan activiteiten en details van een document in Google Drive zien door op de info-knop te klikken]]


* Je kan alle wijzigingen in een Google document zien door op 'Alle wijzigingen zijn opgeslagen in Drive' te klikken.


[[Bestand:Cloudcomputing 10.png|600px|Je kan alle wijzigingen in een Google document zien door op ‘Alle wijzigingen zijn opgeslagen in Drive’ te klikken.]]


* De gekleurde tekst is gewijzigde tekst. Indien je dat wenst, kan je teruggaan naar een oudere versie.


[[Bestand:Cloudcomputing 11.png|600px|De gekleurde tekst is gewijzigde tekst. Indien je dat wenst, kan je teruggaan naar een oudere versie.]]


* Ook van documenten die opgeladen werden, zoals foto’s, tekstbestanden en rekenbladen, kunnen meerdere versies bewaard worden.


[[Bestand:Cloudcomputing 12.png|600px|Ook van documenten die opgeladen werden, zoals foto’s, tekstbestanden, rekenbladen, etc. kunnen meerdere versies bewaard worden.]]


* Als je op het icoontje naast 'Gewijzigd op' klikt, kan je de verschillende versies zien. Je kan er nieuwe versies opladen of oude versies herstellen. Let op! Google Drive houdt de verschillende versies van opgeladen documenten slechts dertig dagen bij.


[[Bestand:Cloudcomputing 13.png|600px|Als je op het icoontje naast ‘Gewijzigd op’ klikt, kun je de verschillende versies zien. Je kunt er nieuwe versies opladen of oude versies herstellen.]]

== Conclusie == 


Cloudopslag maakt het mogelijk om op een veilige manier bestanden te bewaren en te delen met derden. Niettemin zijn hier ook risico’s aan verbonden voor de duurzaamheid van je digitale collectie. Je kan daarom beter cloudopslag als onderdeel van je bewaarstrategieën inschakelen en niet je hele strategie ervan laten afhangen. Welke soort cloudopslag je kiest, is ook afhankelijk van de wensen die je zelf hebt. Het is belangrijk om steeds de voor- en nadelen af te wegen. In bijgevoegde matrix kun je drie diensten op een aantal punten met elkaar vergelijken.<ref>Bron: https://www.cloudwards.net/dropbox-vs-google-drive-vs-onedrive/</ref>


{| class="wikitable"
|-
!
! Google Drive (gratis)
! Dropbox (gratis)
! OneDrive (gratis)
|-
! Hoe gebruiken?
| Via Google Account. Geen installatie van software nodig.
| Na registratie en installatie software.
| Via Microsoft Account. Geen installatie van software nodig.
|-
! Opslag
| 15 GB<ref>Deze opslag geldt voor je volledige account. Het wordt o.m. gedeeld met je e-mails in Gmail.</ref>
| 2 GB
| 5 GB
|-
! Delen
|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen ook met deze link het bestand of de map met derden delen.
* via een uitnodiging per e-mail aan specifieke personen.
* op map- en bestandsniveau kunnen zowel via link als via e-mail lees-, commentaar- en schrijfrechten toegewezen worden.


|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen met deze link ook het bestand of de map met derden delen.
* Schrijf- en leesrechten toekennen kan enkel op mapniveau
|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen met deze link ook het bestand of de map met derden delen.
* via een uitnodiging per e-mail aan specifieke personen.
* toegangsrechten (lees- en schrijfrechten) kunnen enkel beperkt worden via uitnodiging per e-mail.
|-
! Hoeveel tijd heb je om verwijderde bestanden te herstellen?
| Verwijderde bestanden worden bewaard in de prullenbak. Zolang de bestanden daar niet verwijderd worden, kan je ze altijd terughalen.
| Dertig dagen.
| Dertig dagen. Als de grootte van je prullenbak 10% van de opslag van je OneDrive-map bereikt heeft, dan worden de grootste bestanden binnen drie dagen verwijderd en worden ze zelfs geen dertig dagen bewaard.
|-
! Versiebeheer
|
Versiebeheer wordt ondersteund. Van bestanden die niet via Google applicaties gemaakt werden, worden max. honderd versies bewaard. Je kan vorige versies herstellen tot dertig dagen na de bewerking.


Via de zijbalk kan je zien wie welk bestand bewerkt heeft.
|
Versiebeheer wordt ondersteund. Je kan vorige versies herstellen tot dertig dagen na bewerking.


Via een dashboard kan je zien wie welke bestanden bewerkt heeft.
|
Versiebeheer wordt enkel ondersteund voor Microsoft-bestanden. Deze versies kan je herstellen tot dertig dagen na de bewerking.


Via een dashboard kan je zien wie welk bestand bewerkt heeft.
|-
! Lokale opslag en synchronisatie
| Ja
| Ja
| Ja
|-
! Helpdesk
|
* 24/7 live chat (met wachttijden);
* 24/7 telefonische ondersteuning (met wachttijden);
* via e-mail;
* via gebruikersforum;
* via YouTube-kanaal met hulpvideo’s.
|
* via gebruikersforum;
* online documentatie met veelgestelde vragen;
* contactpagina.
|
* online documentatie met veelgestelde vragen;
* via e-mail;
* virtuele assistent.
|}


''Auteurs: Nastasia Vanderperren (meemoo) en Rony Vissers (meemoo)''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]] [[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

De cloud en cloudcomputing: wat is het en hoe gebruik je het veilig?

2023-12-01T13:37:22Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
harde schijf of server moet gebruiken. Hier zijn voor- en nadelen aan verbonden. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is cloudcomputing en hoe kan je het gebruiken voor je documentbeheer?
* Wat zijn de voor- en nadelen van het gebruik van de cloud?
* Hoe kan je de risico’s van cloudcomputing beperken?
</blockquote>


[[Bestand:Burning_Yellow_Sunset.jpg|600px|center]]


Verschillende kunstenaars en kunstenorganisaties maken gebruik van de cloud. Platformen als Google Drive, OneDrive en Dropbox bieden de mogelijkheid om een grote hoeveelheid bestanden gecentraliseerd te bewaren zonder zelf over een server te beschikken, of om digitale bestanden (gratis) te bewaren zonder de harde schijf van een computer te belasten of een externe harde schijf aan te kopen. Bovendien is het via deze platformen eenvoudig om digitale bestanden met derden te delen.


Maar wat is nu de cloud en cloudcomputing? Wat zijn de voor- en de nadelen? En hoe kan je je bestanden in de cloud op een zo veilig mogelijk manier bewaren?

== Wat is cloudcomputing? == 


''Cloudcomputing'' is het op aanvraag beschikbaar stellen van computingdiensten via een netwerk, meestal het internet. Hoewel de eindgebruiker hiermee beschikt over een ‘eigen’ virtuele infrastructuur die schaalbaar is, is hij geen eigenaar en moet dus niet de data, soft- en hardware onderhouden. Hij weet zelfs niet op hoeveel of welke computer(s) de gebruikte data staan of de software draait, noch waar de computers zich bevinden.


De ''cloud'' (of wolk) is het netwerk van op elkaar aangesloten computers die nodig zijn om die diensten te verzekeren. De bedrijven die cloudcomputingdiensten leveren, zijn cloudproviders. Zij rekenen meestal kosten aan die gebaseerd zijn op het gebruik van hun diensten.

== Waarvoor wordt cloudcomputing gebruikt? == 


Als je een online dienst gebruikt voor het verzenden van e-mails (bv. Gmail), het bewerken van documenten (bv. Google Docs of Microsoft Office 365), het kijken naar films of tv-programma's (bv. Netflix), het luisteren naar muziek (bv. Spotify of iTunes), het spelen van games (bv. Xbox Live of PlayStation Now) of als je foto's en andere bestanden opslaat (bv. iCloud, Dropbox of Google Drive), dan gebeurt dat achter de schermen waarschijnlijk met behulp van cloudcomputing. Niet enkel particulieren gebruiken clouddiensten, ook bedrijven, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties doen dat, bv. voor


* de creatie van nieuwe toepassingen en diensten;
* gegevensopslag, de aanmaak van back-ups van gegevens en het herstel ervan;
* de analyse van gegevens op patronen en het maken van voorspellingen;
* hosting van websites en blogs;
* het streamen van audio en video;
* het aanbieden van software op aanvraag.

== Hoe werkt cloudcomputing? == 


Er is enerzijds de ''front end'', zijnde de kant van de computergebruiker of klant, en anderzijds de ''back end'', zijnde de computers, servers en data-opslagsystemen die de cloud vormen. Ze zijn met elkaar verbonden door een netwerk, meestal het internet. De werking van cloudcomputingdiensten verschilt van de ene ''provider'' tot de andere.


Diensten zoals webgebaseerde e-mailprogramma's (bv. Gmail) maken aan de front end gebruik van bestaande webbrowsers. Veel professionele cloudcomputingdiensten hebben een gebruiksvriendelijk dashboard (zoals bv. de beheerdersconsole Google Admin bij de Google-clouddiensten) dat toegankelijk is via een browser en waarmee diensten kunnen worden besteld en ''accounts'' beheerd. Een centrale server beheert het systeem en controleert het verkeer en de eisen van de klant om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt.


Er bestaan verschillende soorten cloudcomputingdiensten, maar als gewone gebruiker kom je voornamelijk in contact met wat ''Software as a Service'' (SaaS) genoemd wordt. Dit is een dienst waarbij je softwaretoepassingen gebruikt van een cloudprovider, meestal op basis van een abonnement. De software wordt aangeboden, beheerd en onderhouden door de provider (bv. updates van de software). Office365, Gmail, Hotmail, Google Drive en Dropbox zijn voorbeelden van zo’n dienst.

== Welke cloudimplementaties bestaan er? == 


Er bestaan drie verschillende manieren waarop cloudcomputing geïmplementeerd kan worden:


# als publieke cloud. Hierbij zijn alle hardware, software en andere ondersteunende infrastructuur eigendom van de cloudprovider en voert die ook het onderhoud ervan uit. De toegang tot diensten en het beheer van je account verloopt via een webbrowser. Wanneer je Google Drive, Dropbox, OneDrive of Amazon Web Services gebruikt voor opslag, maak je gebruik van een publieke cloud.
# als privécloud. Dit is een cloudinfrastructuur die enkel voor je eigen organisatie geïnstalleerd en gebruikt werd. Het beheer ervan gebeurt intern of wordt uitbesteed aan een derde partij.
# als hybride cloud. Hierbij worden openbare en privéclouds met elkaar gecombineerd en zijn ze met elkaar verbonden zodat gegevens en toepassingen gedeeld kunnen worden. In de praktijk kunnen in o.m. bedrijven privéclouds meestal niet los bestaan van de rest van hun IT-infrastructuur en de publieke cloud. Ze maken vaak gebruik van zowel datacenters, privéclouds als publieke clouds, en creëren zo hybride clouds. Gegevens en toepassingen kunnen dan worden verplaatst tussen privéclouds en de publieke cloud. Dat biedt meer flexibiliteit en implementatieopties.

== Waarom zou je de cloud gebruiken? == 

=== Kosten === 


Bij cloudcomputing moet je niet langer kosten maken voor de aankoop van hardware en software en voor het opzetten en beheren van eigen datacenters. De licentiekost voor meerdere gebruikers kan snel oplopen, terwijl de cloud meestal goedkoper is en er schaalbare opties mogelijk zijn (zoals bv. betaling per gebruik). Met Google Drive, OneDrive en Dropbox kan je gebruik maken van (gratis) opslag en hoef je niet langer een externe harde schijf aan te kopen.

=== Gemakkelijke toegang === 


Het is eenvoudig om bestanden en software te delen en te gebruiken. Overal waar een internetverbinding is, heb je toegang tot de toepassing en informatie. Met een link kan je bestanden uit publieke clouds eenvoudig delen met derden. Bovendien kan je bepaalde cloudtoepassingen, zoals Dropbox of Google Drive, lokaal opslaan op je eigen computer en heb je ook toegang tot informatie wanneer je geen internetverbinding hebt. Toegang is niet langer beperkt tot een bepaalde geografische locatie.

=== Schaalbaarheid === 


Cloudcomputingdiensten bieden de mogelijkheid tot flexibele schaalaanpassing. De rekenkracht, opslagcapaciteit of bandbreedte kan worden afgestemd op de behoefte van het moment en de geografische locatie. Cloudopslag maakt een bijna onbeperkte opslagcapaciteit mogelijk.

=== Snelheid === 


Cloudtoepassingen kan je gewoon gebruiken zodra je je geregistreerd hebt of een betaling doorgevoerd hebt. Je hoeft dus zelf geen software meer te installeren. Dit kan een belangrijke tijdswinst opleveren.

=== Betrouwbaarheid === 


Cloudcomputing maakt het maken van back-ups van gegevens, noodherstel na een ramp en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit eenvoudiger en goedkoper. De gegevens kunnen gespiegeld worden opgeslagen op meerdere locaties in het netwerk van de cloudprovider, die meestal ook competent genoeg is om zelf het noodherstel uit te voeren. Bovendien zorgen cloudproviders dat hun producten regelmatig bijgewerkt wordt naar recente, snelle en efficiënte hardware. Je hoeft je hier dus zelf geen zorgen over te maken.

== Welke risico's zijn er? == 

=== Gebrek aan ondersteuning === 


De klantenondersteuning bij clouddiensten is niet altijd optimaal, met als gevolg mogelijk langere wachttijden dan aanvaardbaar.

=== Auteursrechten === 


In sommige gevallen verlies je rechten op het materiaal dat je online opslaat.

=== Kosten === 


Cloudcomputing is niet altijd zo goedkoop als het lijkt. Goedkopere cloudoplossingen hebben mogelijk niet alle kenmerken die je nodig hebt. Zo hebben de gratis versies van Google Drive en Dropbox slechts een beperkte functionaliteit en opslagcapaciteit. Als je meer opslag wil, of een eigen domeinnaam wil gebruiken, moet je een maandelijks abonnement nemen. In de gratis versies zijn data bijvoorbeeld minder goed beveiligd en heb je minder tijd om verwijderde of gewijzigde bestanden te herstellen.

=== Veiligheid === 


Bij gebruik van clouddiensten is het mogelijk dat gevoelige informatie wordt overgeleverd aan een derde partij (de cloudprovider), en dat impliceert risico’s. Men moet daarom steeds de meest betrouwbare cloudprovider kiezen. Overheidsinstellingen zetten daarom liever hun eigen cloudservers op omwille van beperkingen m.b.t. de data die ze beheren.


Cloudopslag maakt instellingen ook kwetsbaar voor externe aanvallen van hackers en andere bedreigingen. Bovendien zijn zelfs de beste clouddiensten vatbaar voor uitval en andere technische problemen, ook als ze hoge onderhoudsstandaarden respecteren. Toepassingen zoals Google Drive en Dropbox kunnen tijdelijk niet bereikbaar zijn door problemen, waardoor je niet altijd aan je informatie kan.


In de zomer van 2015 verloor Google een aantal bestanden door vier blikseminslagen in hun datacenter in België. 0,000001% van de bestanden kon niet meer hersteld worden.<ref>'Google verliest data na blikseminslag op Belgisch datacenter’, De Morgen, 20/08/2015, https://www.demorgen.be/technologie/google-verliest-data-na-blikseminslag-op-belgisch-datacenter-baf41088/.</ref> Dat lijkt weinig, maar het zal maar je documenten betreffen. Je kan dus beter niet enkel gebruik maken van de cloud voor het duurzaam bewaren van je informatie. Cloudopslag maakt je ook afhankelijk van de betrouwbaarheid van je internetverbinding.


Er bestaan een aantal internationale standaarden voor de beveiliging van informatie (ISO 27001), cloudbeveiliging (ISO 27017) en privacy- en gegevensbescherming in de cloud (ISO 27018):
* ISO 27001 is een internationale norm voor informatiebeveiliging, inclusief risicoanalyse en hersteloperaties. De norm is gebaseerd op best practices voor de beveiliging van informatiesystemen die vastgelegd werden in de internationale standaard ISO 27002.
* ISO 27017 werd ontwikkeld omdat ISO 27001 niet voldeed voor cloudtoepassingen. Het is een internationale norm voor de beveiliging van cloudtoepassingen.
* ISO 27018 is een internationale norm voor de beveiliging van privacy- en gegevensbescherming in de cloud.


Dienstenleveranciers die voldoen aan deze drie normen garanderen dat ze een veilig systeem hebben dat beschikt over een back-upstrategie en herstelprocedures, en waarin je persoonlijke gegevens veilig zijn. Cloudsystemen die courant gebruikt worden, zoals Google Drive en Dropbox, ondersteunen in betalende versies deze standaarden, maar niet in de gratis versies. Als je de gratis versie gebruikt, kunnen Google of Dropbox je dus niet garanderen dat je bestanden niet verloren raken.


Daarnaast is de menselijke factor ook een belangrijke bedreiging in de beveiliging van je digitale bestanden in de cloud. Google Drive en Dropbox zijn platformen om samen aan documenten te kunnen werken. Iemand met wie je een map deelt, kan dus ook bestanden in deze map bewerken, verwijderen of toevoegen. Dit kan een bedreiging zijn voor je digitale collectie. Wanneer iemand een bestand per ongeluk verwijdert, en je merkt dit niet tijdig op, dan ben je dit bestand onherroepelijk kwijt indien je hier geen back-up van hebt.


Voor kleine organisaties kan het overschakelen naar de cloud een veiligheidsverbetering betekenen, omdat grote cloudproviders veiligheidsniveaus halen die ze nooit zelf kunnen bereiken.

== Hoe kan je je wapenen tegen de risico's? == 

=== Stel een verantwoordelijke aan === 


Maak iemand verantwoordelijk over het beheer van de bestanden in de cloud. Deze persoon kijkt erop toe dat bestanden niet onbedoeld verwijderd of bewerkt worden. Hij heeft de rechten om bestanden toe te voegen en te verwijderen en kan bepalen met wie de bestanden gedeeld worden. Door een verantwoordelijke aan te stellen, ben je zeker dat er minstens één iemand de map controleert op onregelmatigheden en dat niet iedereen bestanden kan bewerken, toevoegen of verwijderen. Dit verkleint de kans op menselijke fouten.

=== Verander je wachtwoord regelmatig<ref>Bron: https://www.mediahelpdesk.be/vraag/hoe-maak-je-een-goed-wachtwoord</ref> === 


Populaire clouddiensten zijn al meermaals het slachtoffer geweest van hacking. Door een beveiligingslek in Dropbox uit 2012 werden 69 miljoen e-mailadressen en wachtwoorden van gebruikers vrijgegeven.<ref>https://tweakers.net/nieuws/115125/dropbox-hack-van-2012-blijkt-gegevens-van-69-miljoen-gebruikers-te-omvatten.html.</ref> Verander daarom regelmatig je wachtwoord en gebruik niet voor iedere dienst hetzelfde wachtwoord. Wanneer je een wachtwoord gebruikt van minstens 8 tekens en een combinatie gebruikt van cijfers, letters en leestekens is het veel moeilijker om je wachtwoord te kraken. Lees er meer over in de tool [[Veilig omgaan met wachtwoorden]].

=== Analyseer je bestanden === 


Aangezien Google Drive, OneDrive en Dropbox samenwerkingsplatformen zijn waar derden documenten kunnen bekijken, bewerken en verwijderen, maak je best een onderscheid tussen bestanden waaraan je samenwerkt, zoals bv. verslagen, werkstukken of boekhouding, en bestanden die enkel geraadpleegd mogen worden, zoals gedigitaliseerde foto’s, tijdschriften en kranten. Bij cloudsystemen zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive is synchronisatie immers een belangrijk begrip.


Synchronisatie betekent dat je op je computer een map hebt waarin bestanden staan en dat de online dienst ervoor zorgt dat de inhoud van deze lokale map steeds synchroon blijft met de online locatie (en omgekeerd). Dit heeft als voordeel dat je ook offline aan je bestanden kan werken en dat, wanneer je weer internetverbinding hebt, de bestanden in je online locatie automatisch up-to-date gemaakt worden zodat je geen verschillende versies hebt. Synchronisatie heeft dan weer als nadeel dat, als je per ongeluk iets weggooit uit deze lokale map, dit ook verwijderd wordt uit je online opslag.


Voor bestanden die niet bewerkt dienen te worden en die puur als back-up in de cloud opgeslagen worden, kan het daarom interessanter zijn om gebruik te maken van cloud-backup- en opslagdiensten zoals Amazon Web Services of RackSpace. Hierbij vindt er geen synchronisatie plaats. Je huurt opslagruimte bij een online dienst en slaat daar je bestanden op, vergelijkbaar met wanneer je inboedel opslaat in een magazijn.


Wanneer je toch verkiest om deze bestanden te bewaren in Dropbox, Google Drive of OneDrive, deel je je raadplegingsbestanden (zoals je gedigitaliseerde foto’s of tijdschriften) best met derden door hen enkel leesrechten te geven. Dit voorkomt dat derden de bestanden kunnen bewerken of verwijderen.


* Met de knoppen binnen het rode kader kan je in Google Drive bestanden delen en toegangsrechten instellen. De linkerknop dient om een link te genereren waarmee je een bestand kan delen, met de rechterknop kan je specifieke mensen toegangsrechten geven.


[[Bestand:Cloudcomputing 1.png|800px|Met de knoppen binnen het rode kader kan je in Google Drive bestanden delen en toegangsrechten instellen]]


* Wanneer je een bestand met specifieke personen wil delen, krijg je volgend venster te zien. Geef het e-mailadres van de persoon met wie je het bestand wil delen, en kies wat deze persoon met het bestand mag doen: weergeven of bewerken.


[[Bestand:Cloudcomputing 2.png|600px|Wanneer je een bestand met specifieke personen wil delen, krijg je volgend venster te zien]]


[[Bestand:Cloudcomputing 3.png|600px|Geef het e-mailadres van de persoon met wie je het bestand wil delen, en kies wat deze persoon met het bestand mag doen: weergeven of bewerken]]


* Ook wanneer je een volledige map deelt met derden, kan je kiezen welke toegangsrechten de gebruikers krijgen. We gaan hier een volledige map delen.


[[Bestand:Cloudcomputing 4.png|600px|Je kan ook via een link een map delen met derden]]


[[Bestand:Cloudcomputing 5.png|600px|Ook wanneer je een volledige map deelt met derden, kan je kiezen welke toegangsrechten de gebruikers krijgen]]


* Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen en toegangsrechten toekennen.


[[Bestand:Cloudcomputing 6.png|600px|Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen]]


[[Bestand:Cloudcomputing 7.png|600px|Ook bij Dropbox kan je bestanden en mappen delen en toegangsrechten toekennen.]]


* Net als in Google Drive kan je een link maken om bestanden of mappen te delen of specifieke mensen toegang geven. Het verschil met Google Drive is dat je bij Dropbox geen individuele bestanden kan delen met bewerkingsrechten. Enkel mappen kunnen met bewerkingsrechten gedeeld worden.


[[Bestand:Cloudcomputing 8.png|600px|Net als in Google Drive kan je een link maken om bestanden of mappen te delen of specifieke mensen toegang geven]]


Om het voor jezelf eenvoudiger te maken, kan je de te bewerken en niet te bewerken bestanden in verschillende mappen plaatsen. Raadplegingsbestanden zet je in een raadpleegmap en worden gedeeld met leesrechten; bestanden die bewerkt mogen worden zet je in een andere map en deel je via schrijfrechten enkel met personen die deze bestanden mogen bewerken.

=== Maak back-ups === 


Net als alle andere bestanden van je digitale archief en collectie, moeten ook bestanden in de cloud [[Hoe maak je een back-up?|geback-upt]] worden. Zo voorkom je dat je bestanden kwijt bent nadat ze ongewild verwijderd of bewerkt werden of indien ze beschadigd zijn. Een goede back-upstrategie zorgt ervoor dat bestanden op minstens twee verschillende geografische locaties bewaard worden op verschillende technologieën. Bewaar daarom niet al je bestanden bij één clouddienst. Zorg ook voor een lokale opslag op je eigen computer of server.


Een manier om een back-up te maken van je bestanden in de cloud is door een back-up te maken van je lokale map. Als je via Windows Back-Up, Time Machine of een andere toepassing een back-up van maakt, beschik je steeds over een externe kopie van deze bestanden. Er bestaan ook clouddiensten die cloud-to-cloud back-ups maken van je Google Drive, zoals [https://www.backupify.com/ Backupify], [https://spinbackup.com/ Spinbackup] en [https://spanning.com/ Spanning].

=== Maak checksums === 


Om automatisch te controleren of bestanden gewijzigd, verwijderd of toegevoegd werden, kan je gebruik maken van [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken|checksumtools]]. Als je instelt dat deze tool automatisch je bestanden controleert, ontvang je een e-mail als er vastgesteld werd dat een bestand gewijzigd, verwijderd of toegevoegd werd. Op deze manier kan je automatisch controleren of je map nog volledig en ongewijzigd is, zonder dat je dit zelf manueel document per document moet nagaan.

=== Controleer versies === 


Wanneer je merkt dat een bestand gewijzigd is, kan je via je cloudplatform controleren welke wijzigingen er plaatsgevonden hebben. Dropbox en OneDrive beschikken over een dashboard dat toont welke bewerkingen er plaatsvinden op je gedeelde bestanden; bij Google Drive kan je via een zijbalk controleren wat er met een bestand gebeurde. Zowel bij Google Drive als bij Dropbox en OneDrive heb je de mogelijkheid om wijzigingen terug te draaien en terug te keren naar oudere versies. Je hebt hiervoor dertig dagen de tijd.


* Je kan activiteiten en details van een document in Google Drive zien door op de info-knop te klikken.


[[Bestand:Cloudcomputing 9.png|600px|Je kan activiteiten en details van een document in Google Drive zien door op de info-knop te klikken]]


* Je kan alle wijzigingen in een Google document zien door op 'Alle wijzigingen zijn opgeslagen in Drive' te klikken.


[[Bestand:Cloudcomputing 10.png|600px|Je kan alle wijzigingen in een Google document zien door op ‘Alle wijzigingen zijn opgeslagen in Drive’ te klikken.]]


* De gekleurde tekst is gewijzigde tekst. Indien je dat wenst, kan je teruggaan naar een oudere versie.


[[Bestand:Cloudcomputing 11.png|600px|De gekleurde tekst is gewijzigde tekst. Indien je dat wenst, kan je teruggaan naar een oudere versie.]]


* Ook van documenten die opgeladen werden, zoals foto’s, tekstbestanden en rekenbladen, kunnen meerdere versies bewaard worden.


[[Bestand:Cloudcomputing 12.png|600px|Ook van documenten die opgeladen werden, zoals foto’s, tekstbestanden, rekenbladen, etc. kunnen meerdere versies bewaard worden.]]


* Als je op het icoontje naast 'Gewijzigd op' klikt, kan je de verschillende versies zien. Je kan er nieuwe versies opladen of oude versies herstellen. Let op! Google Drive houdt de verschillende versies van opgeladen documenten slechts dertig dagen bij.


[[Bestand:Cloudcomputing 13.png|600px|Als je op het icoontje naast ‘Gewijzigd op’ klikt, kun je de verschillende versies zien. Je kunt er nieuwe versies opladen of oude versies herstellen.]]

== Conclusie == 


Cloudopslag maakt het mogelijk om op een veilige manier bestanden te bewaren en te delen met derden. Niettemin zijn hier ook risico’s aan verbonden voor de duurzaamheid van je digitale collectie. Je kan daarom beter cloudopslag als onderdeel van je bewaarstrategieën inschakelen en niet je hele strategie ervan laten afhangen. Welke soort cloudopslag je kiest, is ook afhankelijk van de wensen die je zelf hebt. Het is belangrijk om steeds de voor- en nadelen af te wegen. In bijgevoegde matrix kun je drie diensten op een aantal punten met elkaar vergelijken.<ref>Bron: https://www.cloudwards.net/dropbox-vs-google-drive-vs-onedrive/</ref>


{| class="wikitable"
|-
!
! Google Drive (gratis)
! Dropbox (gratis)
! OneDrive (gratis)
|-
! Hoe gebruiken?
| Via Google Account. Geen installatie van software nodig.
| Na registratie en installatie software.
| Via Microsoft Account. Geen installatie van software nodig.
|-
! Opslag
| 15 GB<ref>Deze opslag geldt voor je volledige account. Het wordt o.m. gedeeld met je e-mails in Gmail.</ref>
| 2 GB
| 5 GB
|-
! Delen
|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen ook met deze link het bestand of de map met derden delen.
* via een uitnodiging per e-mail aan specifieke personen.
* op map- en bestandsniveau kunnen zowel via link als via e-mail lees-, commentaar- en schrijfrechten toegewezen worden.


|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen met deze link ook het bestand of de map met derden delen.
* Schrijf- en leesrechten toekennen kan enkel op mapniveau
|
* via een link die je met anderen kan delen. Anderen kunnen met deze link ook het bestand of de map met derden delen.
* via een uitnodiging per e-mail aan specifieke personen.
* toegangsrechten (lees- en schrijfrechten) kunnen enkel beperkt worden via uitnodiging per e-mail.
|-
! Hoeveel tijd heb je om verwijderde bestanden te herstellen?
| Verwijderde bestanden worden bewaard in de prullenbak. Zolang de bestanden daar niet verwijderd worden, kan je ze altijd terughalen.
| Dertig dagen.
| Dertig dagen. Als de grootte van je prullenbak 10% van de opslag van je OneDrive-map bereikt heeft, dan worden de grootste bestanden binnen drie dagen verwijderd en worden ze zelfs geen dertig dagen bewaard.
|-
! Versiebeheer
|
Versiebeheer wordt ondersteund. Van bestanden die niet via Google applicaties gemaakt werden, worden max. honderd versies bewaard. Je kan vorige versies herstellen tot dertig dagen na de bewerking.


Via de zijbalk kan je zien wie welk bestand bewerkt heeft.
|
Versiebeheer wordt ondersteund. Je kan vorige versies herstellen tot dertig dagen na bewerking.


Via een dashboard kan je zien wie welke bestanden bewerkt heeft.
|
Versiebeheer wordt enkel ondersteund voor Microsoft-bestanden. Deze versies kan je herstellen tot dertig dagen na de bewerking.


Via een dashboard kan je zien wie welk bestand bewerkt heeft.
|-
! Lokale opslag en synchronisatie
| Ja
| Ja
| Ja
|-
! Helpdesk
|
* 24/7 live chat (met wachttijden);
* 24/7 telefonische ondersteuning (met wachttijden);
* via e-mail;
* via gebruikersforum;
* via YouTube-kanaal met hulpvideo’s.
|
* via gebruikersforum;
* online documentatie met veelgestelde vragen;
* contactpagina.
|
* online documentatie met veelgestelde vragen;
* via e-mail;
* virtuele assistent.
|}


''Auteurs: Nastasia Vanderperren (meemoo) en Rony Vissers (meemoo)''
[[Categorie:5. Digitaal bewaren]] [[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

De cloud en cloudcomputing: wat is het en hoe gebruik je het veilig?

2023-12-01T13:37:02Z

Florian Daemen:

Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken

2023-12-01T13:36:00Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Digitale bestanden zijn kwetsbaar en kunnen op korte termijn verloren gaan of ongewenste aanpassingen krijgen. Met checksums kan je dit informatieverlies opsporen en controleren of je bestanden nog overeenkomen met je backups. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is bitrot en waardoor wordt het veroorzaakt?
* Wat is een checksum en waarvoor gebruik je het?
* Hoe kan je checksums maken?
</blockquote>


Digitale bestanden zijn kwetsbaar, niet alleen door de snel wijzigende technologie maar ook doordat alle digitale dragers onbetrouwbaar zijn voor langetermijnbewaring als ze niet worden gekoppeld aan o.a. goede back-up- en controleprocedures. Zonder de nodige voorzorgen kunnen digitale gegevens zelfs al op korte termijn verloren gaan of onbedoeld wijzigen. Dit fenomeen noemt men bitrot. De oorzaak hiervan ligt vaak bij de mechanische slijtage van de drager, of in een wijziging van de chemische samenstelling ervan. Daarom is een identieke kopie als back-up steeds noodzakelijk. Ook fouten bij het kopiëren van bestanden kunnen echter gegevensverlies tot gevolg hebben, bv. bij het maken van een back-up.


Een checksum stelt je in staat om dergelijke fouten of informatieverlies op te sporen. Een checksum is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Het vertelt je bij de verslechtering van de drager wanneer je het oorspronkelijke bestand moet vervangen door de back-up, en stelt je in staat te verifiëren of de back-up wel een identieke kopie is van het origineel. Iedereen die digitale bestanden duurzaam wil archiveren, zou zonder uitzondering dergelijke checksums moeten aanmaken en ze vervolgens regelmatig moeten controleren.

== Hoe kan je checksums gebruiken? == 


Het principe van een checksum of controlegetal is erg eenvoudig: op een reeks letters of cijfers wordt met behulp van een algoritme een berekening uitgevoerd, met een nieuwe, kortere tekenreeks als resultaat. Door die berekening achteraf opnieuw uit te voeren en te vergelijken met de vorige uitkomst, kan worden gecontroleerd of de tekenreeks nog correct is.


[[Bestand:Guide_to_finger-print_identification_(electronic_resource)_(1905)_(14597913879).jpg|left|x400px]]

In de informatica wordt deze techniek gebruikt bij datacommunicatie en -opslag. Hierbij wordt een algoritme uitgevoerd op een reeks bits, de verzameling enen en nullen waaruit elk digitaal bestand in essentie bestaat. Wanneer daarvan een bit verandert, levert dit een ander controlegetal op en is het duidelijk dat er iets mis is met het bestand. Zo’n controlegetal kan op elke willekeurige reeks bits worden berekend, dus ook op bv. een digitale afbeelding of tekstbestand.

=== MD5 === 


Het Message Digest Algorithm 5 (MD5) geeft een checksum van 32 tekens. Ieder teken bestaat uit een cijfer van 0 tot 9 of een letter van a tot f, bv. <code>5adb6b18a918913e279761a06e5ba73a</code>. Door deze samenstelling zijn 1632 of 2128 verschillende combinaties mogelijk. De kans dat twee bestanden hetzelfde controlegetal opleveren, is extreem klein. Met een MD5-checksum kun je dus een quasi unieke vingerafdruk van elk bestand creëren.


Oorspronkelijk werd MD5 ontworpen als beveiligingsalgoritme, maar intussen blijkt het daarvoor te kwetsbaar te zijn. Als controlemiddel voldoet het echter nog steeds, bv. bij gebruik in een digitaal archief. MD5-checksums worden gecreëerd voor of tijdens de opname van bestanden in het digitaal archief. Op regelmatige tijdstippen en/of bij raadpleging van een bestand, wordt aan de hand van eerder gemaakte checksums gecontroleerd of het bestand nog steeds volledig en ongewijzigd is (en dus niet gecorrumpeerd is).


Dit is belangrijk omdat digitale bestanden vaak in grote hoeveelheden worden bewaard, en men onmogelijk ieder individueel bestand visueel kan gaan inspecteren. Bovendien zou een visuele inspectie van alle individuele bestanden in de meeste gevallen nog steeds onvoldoende uitsluitsel geven of de integriteit van de opgeslagen bestanden ongewijzigd is. Wanneer uit een controle van de MD5-checksum blijkt dat de integriteit van een digitaal bestand is gewijzigd, dien je terug te grijpen naar de (niet-gewijzigde) back-up en het gewijzigde bestand te vervangen door een exacte kopie van die back-up.

=== Checksum tools === 


Om MD5-checksums te gebruiken zijn een groot aantal – gratis – programma’s beschikbaar. Het principe is steeds hetzelfde en even eenvoudig: het programma creëert checksums van een aantal bestanden. Het resultaat is een klein tekstbestand, dat je samen met de bestanden bewaart. Wanneer je de bestanden wil controleren, vergelijkt het programma de nieuwe checksums met die in het tekstbestand. Wil je zeker zijn dat gegevens door bv. slijtage van de drager niet samen met het bestand verloren gaan, dan kan je het tekstbestandje ook op een andere locatie (bv. een externe harde schijf) opslaan.


Enkele voorbeelden van checksum tools:
* [http://www.julifos.com/soft/checksum/ Checksum+]
* [http://getmd5checker.com/ MD5checker]
* [https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/ DROID]
* [https://www.weareavp.com/products/fixity/ Fixity]
* [http://fsumfe.sourceforge.net/ Fsum Frontend]
* [http://www.fileformat.info/tool/hash.htm Hash Functions]
* [https://jacksum.loefflmann.net/en/index.html Jacksum]
* [http://www.md5summer.org/ MD5Summer]


Hou er rekening mee dat er regelmatig nieuwe checksum tools verschijnen, en dat de ondersteuning van oudere checksum tools op een gegeven ogenblik mogelijk stopt. De MD5-checksums zelf zijn echter niet afhankelijk van een bepaalde checksum tool.


De keuze voor een bepaalde checksum tool kan bepaald worden door verschillende factoren. Niet elke checksum tool draait onder alle besturingsprogramma’s of versies ervan; naargelang je gebruiker bent van Windows, Mac OS X of Linux, of een bepaalde versie ervan, kan het nodig zijn om een andere tool te kiezen. Ook niet alle tools hebben een grafische gebruikersinterface. Tools die enkel met een command line werken kunnen sommige gebruikers afschrikken. Sommige checksum tools bieden ook meer uitgebreide of andere gebruiksmogelijkheden dan andere tools. Met de meeste checksums tools kunnen niet alleen MD5-checksums worden gemaakt en gecontroleerd, maar ook andere types checksums.


Een uitgebreider overzicht van voorbeelden van checksum-tools vind je op [http://en.wikipedia.org/wiki/Checksum#Checksum_tools Wikipedia].

== Aan de slag met enkele checksum-tools == 


Ter illustratie demonstreren we hier drie mogelijkheden om MD5-checksums te creëren en te controleren. Met het oog op gebruiksvriendelijkheid hebben we gekozen voor checksum-tools met een grafische gebruikersinterface. We hebben zelf de checksums-tools gebruikt op een Apple-computer, maar ze draaien ook op andere besturingsprogramma’s dan macOS. Om de verschillende checksum-tools te installeren is het aangewezen om de installatiehandleidingen te raadplegen.


* [[CheckSum+|CheckSum+: de aanmaak en controle van checksums voor individuele bestanden]]
* [[Fixity|Fixity: de aanmaak en controle van checksums voor bestandsmappen]]
* [[Ugent SIP Creator|Ugent SIP Creator: bestanden opslaan in een SIP, samen met checksum]]


''Auteurs: Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), m.m.v. Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Henk Vanstappen''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken

2023-12-01T13:35:51Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Digitale bestanden zijn kwetsbaar en kunnen op korte termijn verloren gaan of ongewenste aanpassingen krijgen. Met checksums kan je dit informatieverlies opsporen en controleren of je bestanden nog overeenkomen met je backups. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is bitrot en waardoor wordt het veroorzaakt?
* Wat is een checksum en waarvoor gebruik je het?
* Hoe kan je checksums maken?
</blockquote>


Digitale bestanden zijn kwetsbaar, niet alleen door de snel wijzigende technologie maar ook doordat alle digitale dragers onbetrouwbaar zijn voor langetermijnbewaring als ze niet worden gekoppeld aan o.a. goede back-up- en controleprocedures. Zonder de nodige voorzorgen kunnen digitale gegevens zelfs al op korte termijn verloren gaan of onbedoeld wijzigen. Dit fenomeen noemt men bitrot. De oorzaak hiervan ligt vaak bij de mechanische slijtage van de drager, of in een wijziging van de chemische samenstelling ervan. Daarom is een identieke kopie als back-up steeds noodzakelijk. Ook fouten bij het kopiëren van bestanden kunnen echter gegevensverlies tot gevolg hebben, bv. bij het maken van een back-up.


Een checksum stelt je in staat om dergelijke fouten of informatieverlies op te sporen. Een checksum is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Het vertelt je bij de verslechtering van de drager wanneer je het oorspronkelijke bestand moet vervangen door de back-up, en stelt je in staat te verifiëren of de back-up wel een identieke kopie is van het origineel. Iedereen die digitale bestanden duurzaam wil archiveren, zou zonder uitzondering dergelijke checksums moeten aanmaken en ze vervolgens regelmatig moeten controleren.

== Hoe kan je checksums gebruiken? == 


Het principe van een checksum of controlegetal is erg eenvoudig: op een reeks letters of cijfers wordt met behulp van een algoritme een berekening uitgevoerd, met een nieuwe, kortere tekenreeks als resultaat. Door die berekening achteraf opnieuw uit te voeren en te vergelijken met de vorige uitkomst, kan worden gecontroleerd of de tekenreeks nog correct is.


[[Bestand:Guide_to_finger-print_identification_(electronic_resource)_(1905)_(14597913879).jpg|left|x400px]]

In de informatica wordt deze techniek gebruikt bij datacommunicatie en -opslag. Hierbij wordt een algoritme uitgevoerd op een reeks bits, de verzameling enen en nullen waaruit elk digitaal bestand in essentie bestaat. Wanneer daarvan een bit verandert, levert dit een ander controlegetal op en is het duidelijk dat er iets mis is met het bestand. Zo’n controlegetal kan op elke willekeurige reeks bits worden berekend, dus ook op bv. een digitale afbeelding of tekstbestand.

=== MD5 === 


Het Message Digest Algorithm 5 (MD5) geeft een checksum van 32 tekens. Ieder teken bestaat uit een cijfer van 0 tot 9 of een letter van a tot f, bv. <code>5adb6b18a918913e279761a06e5ba73a</code>. Door deze samenstelling zijn 1632 of 2128 verschillende combinaties mogelijk. De kans dat twee bestanden hetzelfde controlegetal opleveren, is extreem klein. Met een MD5-checksum kun je dus een quasi unieke vingerafdruk van elk bestand creëren.


Oorspronkelijk werd MD5 ontworpen als beveiligingsalgoritme, maar intussen blijkt het daarvoor te kwetsbaar te zijn. Als controlemiddel voldoet het echter nog steeds, bv. bij gebruik in een digitaal archief. MD5-checksums worden gecreëerd voor of tijdens de opname van bestanden in het digitaal archief. Op regelmatige tijdstippen en/of bij raadpleging van een bestand, wordt aan de hand van eerder gemaakte checksums gecontroleerd of het bestand nog steeds volledig en ongewijzigd is (en dus niet gecorrumpeerd is).


Dit is belangrijk omdat digitale bestanden vaak in grote hoeveelheden worden bewaard, en men onmogelijk ieder individueel bestand visueel kan gaan inspecteren. Bovendien zou een visuele inspectie van alle individuele bestanden in de meeste gevallen nog steeds onvoldoende uitsluitsel geven of de integriteit van de opgeslagen bestanden ongewijzigd is. Wanneer uit een controle van de MD5-checksum blijkt dat de integriteit van een digitaal bestand is gewijzigd, dien je terug te grijpen naar de (niet-gewijzigde) back-up en het gewijzigde bestand te vervangen door een exacte kopie van die back-up.

=== Checksum tools === 


Om MD5-checksums te gebruiken zijn een groot aantal – gratis – programma’s beschikbaar. Het principe is steeds hetzelfde en even eenvoudig: het programma creëert checksums van een aantal bestanden. Het resultaat is een klein tekstbestand, dat je samen met de bestanden bewaart. Wanneer je de bestanden wil controleren, vergelijkt het programma de nieuwe checksums met die in het tekstbestand. Wil je zeker zijn dat gegevens door bv. slijtage van de drager niet samen met het bestand verloren gaan, dan kan je het tekstbestandje ook op een andere locatie (bv. een externe harde schijf) opslaan.


Enkele voorbeelden van checksum tools:
* [http://www.julifos.com/soft/checksum/ Checksum+]
* [http://getmd5checker.com/ MD5checker]
* [https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/ DROID]
* [https://www.weareavp.com/products/fixity/ Fixity]
* [http://fsumfe.sourceforge.net/ Fsum Frontend]
* [http://www.fileformat.info/tool/hash.htm Hash Functions]
* [https://jacksum.loefflmann.net/en/index.html Jacksum]
* [http://www.md5summer.org/ MD5Summer]


Hou er rekening mee dat er regelmatig nieuwe checksum tools verschijnen, en dat de ondersteuning van oudere checksum tools op een gegeven ogenblik mogelijk stopt. De MD5-checksums zelf zijn echter niet afhankelijk van een bepaalde checksum tool.


De keuze voor een bepaalde checksum tool kan bepaald worden door verschillende factoren. Niet elke checksum tool draait onder alle besturingsprogramma’s of versies ervan; naargelang je gebruiker bent van Windows, Mac OS X of Linux, of een bepaalde versie ervan, kan het nodig zijn om een andere tool te kiezen. Ook niet alle tools hebben een grafische gebruikersinterface. Tools die enkel met een command line werken kunnen sommige gebruikers afschrikken. Sommige checksum tools bieden ook meer uitgebreide of andere gebruiksmogelijkheden dan andere tools. Met de meeste checksums tools kunnen niet alleen MD5-checksums worden gemaakt en gecontroleerd, maar ook andere types checksums.


Een uitgebreider overzicht van voorbeelden van checksum-tools vind je op [http://en.wikipedia.org/wiki/Checksum#Checksum_tools Wikipedia].

== Aan de slag met enkele checksum-tools == 


Ter illustratie demonstreren we hier drie mogelijkheden om MD5-checksums te creëren en te controleren. Met het oog op gebruiksvriendelijkheid hebben we gekozen voor checksum-tools met een grafische gebruikersinterface. We hebben zelf de checksums-tools gebruikt op een Apple-computer, maar ze draaien ook op andere besturingsprogramma’s dan macOS. Om de verschillende checksum-tools te installeren is het aangewezen om de installatiehandleidingen te raadplegen.


* [[CheckSum+|CheckSum+: de aanmaak en controle van checksums voor individuele bestanden]]
* [[Fixity|Fixity: de aanmaak en controle van checksums voor bestandsmappen]]
* [[Ugent SIP Creator|Ugent SIP Creator: bestanden opslaan in een SIP, samen met checksum]]


''Auteurs: Rony Vissers ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]), m.m.v. Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Henk Vanstappen''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID

2023-12-01T13:34:48Z

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

<languages /><translate>

<blockquote>
Een handig hulpmiddel voor het identificeren van bestandsformaten in je digitaal archief is het programma DROID. Naast het identificeren van formaten kan je het ook gebruiken om checksums aan te maken en dubbele bestanden op te sporen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is DROID?
* Hoe moet je DROID installeren en gebruiken?
</blockquote>


DROID is een softwaretool ontwikkeld door The National Archives (UK) om een analyse van je digitale archief te maken en de formaten van je bestanden te identificeren (software en versienummer). Dat gebeurt op basis van de PRONOM-bibliotheek. De software heeft ook de mogelijkheid om een MD5-checksum van ieder bestand te maken. Met deze checksums kan je dubbels in je digitale archief vinden.


DROID is een java-applicatie, die gebruikt kan worden in de command line of via een grafische user interface.

== Vereisten == 


Een computer (Windows, macOS, Linux) waarop Java SE 8 of Java SE 11 geïnstalleerd is.

== DROID installeren == 

=== Stap 1: Controleer je Java-versie (enkel voor macOs en Linux) === 


* Open de terminal. Op Mac vind je dit onder Programma's > Hulpprogramma's > Terminal.
* Typ volgende code in de terminal: <code>java -version</code>. Je krijgt dan het versienummer te zien.


[[Bestand:Droid java versie.png|600px|class=align-left]]


* Als de versie lager is dan 1.8, update Java.
** Is Java reeds geïnstalleerd? Ga dan op Mac naar Systeemvoorkeuren > Java. Een nieuw venster opent. In het Java Control Panel kan je vervolgens onder 'Update' Java updaten naar de meest recente versie.
** Indien Java nog niet geïnstalleerd is, installeer dan het Java Platform, Standard Edition (Java SE). Kies voor [https://www.oracle.com/java/technologies/javase/javase8u211-later-archive-downloads.html Java SE Development Kit 8] of [https://www.oracle.com/java/technologies/javase/jdk11-archive-downloads.html Java SE Development Kit 11].


[[Bestand:Droid 1 java update.png|600px]]


[[Bestand:Droid 2 java update.png|600px]]


[[Bestand:Droid 3 java update.png|x400px]]

=== Stap 2: Download DROID === 


* Ga naar de [http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ downloadpagina van DROID].
* Windowsgebruikers kiezen voor ''current version of DROID (Windows only, contains embedded Java)''; andere gebruikers kiezen voor ''current version of DROID (all platforms)''. Klik op de link en download het ZIP-bestand.
* Plaats het op je computer op een locatie naar keuze.
* Pak het bestand uit. DROID is nu klaar om te gebruiken.

== DROID starten == 


* Open de DROID-map die je in de vorige fase uitgepakt hebt.

=== Windows === 


* Dubbelklik op het 'droid'- of 'droid.bat’-bestand.


[[Bestand:DROID Windows stap 1.png|400px]]


* Klik op ‘Alles uitpakken’ als je het onderstaande pop-upvenster te zien krijgt en pak de bestanden uit. Hierna worden 462 bestanden geopend of gekopieerd


[[Bestand:DROID Windows stap 2.png|600px]]


[[Bestand:DROID stap 3.png|600px]]


[[Bestand:DROID stap 4.png|600px]]


* Dubbelklik vervolgens weer op het ‘droid’- of ‘droid.bat’-bestand. Het zou kunnen dat je een pop-upvenster krijgt om te waarschuwen dat je een bestand opent dat Windows niet kent. Klik dan op ‘Meer informatie’ om dan in een volgend venster op ‘Toch uitvoeren’ te klikken.


[[Bestand:DROID stap 6.png|400px]]


* DROID wordt gestart.


[[Bestand:Droid 2 start.png|x400px|class=preview-image]]

=== Mac en Linux === 


* Klik op 'droid.sh'. Als je Mac dit bestand niet wil openen, duid dan aan dat je dit bestand wil openen met de Terminal.


[[Bestand:Droid 1 start.png|600px]]


* Het programma start.


[[Bestand:Droid 2 start.png|x400px|class=preview-image]]

== DROID gebruiken == 


* Bij openen toont DROID je een lege pagina. Dit is een profiel. Voeg hier de map of bestanden toe die je wil laten analyseren. Je kan meerdere profielen aanmaken om bv. meerdere schijven op hetzelfde moment te laten analyseren.
* Om een map of bestand aan een profiel toe te voegen, klik je op ‘Add’.


[[Bestand:Droid 1 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 2 gebruik.png|600px]]


* Er opent een nieuw venster. Navigeer naar de map(pen) of bestand(en) die je wil laten analyseren en klik op ‘OK’.


[[Bestand:Droid 3 gebruik.png|600px]]


* Wil je dat DROID checksums aanmaakt? Ga naar Tools > Preferences en vink ‘Generate hash for each file using md5’ aan.


[[Bestand:Droid 4 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 5 gebruik.png|600px]]


* Klik op 'Start'. DROID begint met analyseren.


[[Bestand:Droid 6 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 7 gebruik.png|600px]]


* Wanneer DROID klaar is, kan je van ieder bestand zien welk formaat hij geïdentificeerd heeft. Als er een waarschuwingsteken staat in ‘Extension’, komt de extensie niet overeen met de gegevens over het bestandsformaat die DROID gelezen heeft in de metadata. Het bestandsformaat dat DROID herkent via de metadata vind je in de kolom ‘Format’.


[[Bestand:Droid 1 analyse.png|600px]]


* Je kan dit als CSV exporteren en bewaren op je computer of server. Klik hiervoor op 'Export'.


[[Bestand:Droid 2 analyse.png|600px]]


* Selecteer het profiel waarvan je de resultaten wil exporteren. Encoding kan op UTF 8 blijven. Vink ‘one row per file’ aan en klik op ‘Export profiles…’


[[Bestand:Droid 3 analyse.png|600px]]


* Kies als bestandsformaat voor ‘Comma seperated values…’ en sla de resultaten op in een map naar keuze.


[[Bestand:Droid 4 analyse.png|600px]]


* Je kan van de analyse ook een rapport laten maken. Hierin staat onder meer hoeveel bestanden en mappen DROID geanalyseerd heeft, hoeveel bestanden en mappen onleesbaar waren, wat de (gemiddelde) grootte is van de bestanden en de gemiddelde grootte van de bestanden per extensie. Klik hiervoor op ‘Report’.


[[Bestand:Droid 2 analyse.png|600px]]


* Je kan de resultaten van dit rapport eveneens exporteren. Je hebt de keuze om dit als een XML-, TXT-, HTML- of PDF-bestand te bewaren.


[[Bestand:Droid 6 analyse.png|600px]]


[[Bestand:Droid 7 analyse.png|600px]]


[[Bestand:Droid 8 analyse.png|600px]]

== Bronnen en meer info == 


* [http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ DROID (National Archives)]
* [http://digital-preservation.github.io/droid/ DROID op GitHub]
* [http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/droid-user-guide.pdf DROID: user guide]


''Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo)''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>

Bestanden uit je digitaal archief identificeren met DROID

2023-12-01T13:34:37Z

Florian Daemen:

<languages /><translate>
<blockquote>
Een handig hulpmiddel voor het identificeren van bestandsformaten in je digitaal archief is het programma DROID. Naast het identificeren van formaten kan je het ook gebruiken om checksums aan te maken en dubbele bestanden op te sporen. 
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is DROID?
* Hoe moet je DROID installeren en gebruiken?
</blockquote>


DROID is een softwaretool ontwikkeld door The National Archives (UK) om een analyse van je digitale archief te maken en de formaten van je bestanden te identificeren (software en versienummer). Dat gebeurt op basis van de PRONOM-bibliotheek. De software heeft ook de mogelijkheid om een MD5-checksum van ieder bestand te maken. Met deze checksums kan je dubbels in je digitale archief vinden.


DROID is een java-applicatie, die gebruikt kan worden in de command line of via een grafische user interface.

== Vereisten == 


Een computer (Windows, macOS, Linux) waarop Java SE 8 of Java SE 11 geïnstalleerd is.

== DROID installeren == 

=== Stap 1: Controleer je Java-versie (enkel voor macOs en Linux) === 


* Open de terminal. Op Mac vind je dit onder Programma's > Hulpprogramma's > Terminal.
* Typ volgende code in de terminal: <code>java -version</code>. Je krijgt dan het versienummer te zien.


[[Bestand:Droid java versie.png|600px|class=align-left]]


* Als de versie lager is dan 1.8, update Java.
** Is Java reeds geïnstalleerd? Ga dan op Mac naar Systeemvoorkeuren > Java. Een nieuw venster opent. In het Java Control Panel kan je vervolgens onder 'Update' Java updaten naar de meest recente versie.
** Indien Java nog niet geïnstalleerd is, installeer dan het Java Platform, Standard Edition (Java SE). Kies voor [https://www.oracle.com/java/technologies/javase/javase8u211-later-archive-downloads.html Java SE Development Kit 8] of [https://www.oracle.com/java/technologies/javase/jdk11-archive-downloads.html Java SE Development Kit 11].


[[Bestand:Droid 1 java update.png|600px]]


[[Bestand:Droid 2 java update.png|600px]]


[[Bestand:Droid 3 java update.png|x400px]]

=== Stap 2: Download DROID === 


* Ga naar de [http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ downloadpagina van DROID].
* Windowsgebruikers kiezen voor ''current version of DROID (Windows only, contains embedded Java)''; andere gebruikers kiezen voor ''current version of DROID (all platforms)''. Klik op de link en download het ZIP-bestand.
* Plaats het op je computer op een locatie naar keuze.
* Pak het bestand uit. DROID is nu klaar om te gebruiken.

== DROID starten == 


* Open de DROID-map die je in de vorige fase uitgepakt hebt.

=== Windows === 


* Dubbelklik op het 'droid'- of 'droid.bat’-bestand.


[[Bestand:DROID Windows stap 1.png|400px]]


* Klik op ‘Alles uitpakken’ als je het onderstaande pop-upvenster te zien krijgt en pak de bestanden uit. Hierna worden 462 bestanden geopend of gekopieerd


[[Bestand:DROID Windows stap 2.png|600px]]


[[Bestand:DROID stap 3.png|600px]]


[[Bestand:DROID stap 4.png|600px]]


* Dubbelklik vervolgens weer op het ‘droid’- of ‘droid.bat’-bestand. Het zou kunnen dat je een pop-upvenster krijgt om te waarschuwen dat je een bestand opent dat Windows niet kent. Klik dan op ‘Meer informatie’ om dan in een volgend venster op ‘Toch uitvoeren’ te klikken.


[[Bestand:DROID stap 6.png|400px]]


* DROID wordt gestart.


[[Bestand:Droid 2 start.png|x400px|class=preview-image]]

=== Mac en Linux === 


* Klik op 'droid.sh'. Als je Mac dit bestand niet wil openen, duid dan aan dat je dit bestand wil openen met de Terminal.


[[Bestand:Droid 1 start.png|600px]]


* Het programma start.


[[Bestand:Droid 2 start.png|x400px|class=preview-image]]

== DROID gebruiken == 


* Bij openen toont DROID je een lege pagina. Dit is een profiel. Voeg hier de map of bestanden toe die je wil laten analyseren. Je kan meerdere profielen aanmaken om bv. meerdere schijven op hetzelfde moment te laten analyseren.
* Om een map of bestand aan een profiel toe te voegen, klik je op ‘Add’.


[[Bestand:Droid 1 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 2 gebruik.png|600px]]


* Er opent een nieuw venster. Navigeer naar de map(pen) of bestand(en) die je wil laten analyseren en klik op ‘OK’.


[[Bestand:Droid 3 gebruik.png|600px]]


* Wil je dat DROID checksums aanmaakt? Ga naar Tools > Preferences en vink ‘Generate hash for each file using md5’ aan.


[[Bestand:Droid 4 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 5 gebruik.png|600px]]


* Klik op 'Start'. DROID begint met analyseren.


[[Bestand:Droid 6 gebruik.png|600px]]


[[Bestand:Droid 7 gebruik.png|600px]]


* Wanneer DROID klaar is, kan je van ieder bestand zien welk formaat hij geïdentificeerd heeft. Als er een waarschuwingsteken staat in ‘Extension’, komt de extensie niet overeen met de gegevens over het bestandsformaat die DROID gelezen heeft in de metadata. Het bestandsformaat dat DROID herkent via de metadata vind je in de kolom ‘Format’.


[[Bestand:Droid 1 analyse.png|600px]]


* Je kan dit als CSV exporteren en bewaren op je computer of server. Klik hiervoor op 'Export'.


[[Bestand:Droid 2 analyse.png|600px]]


* Selecteer het profiel waarvan je de resultaten wil exporteren. Encoding kan op UTF 8 blijven. Vink ‘one row per file’ aan en klik op ‘Export profiles…’


[[Bestand:Droid 3 analyse.png|600px]]


* Kies als bestandsformaat voor ‘Comma seperated values…’ en sla de resultaten op in een map naar keuze.


[[Bestand:Droid 4 analyse.png|600px]]


* Je kan van de analyse ook een rapport laten maken. Hierin staat onder meer hoeveel bestanden en mappen DROID geanalyseerd heeft, hoeveel bestanden en mappen onleesbaar waren, wat de (gemiddelde) grootte is van de bestanden en de gemiddelde grootte van de bestanden per extensie. Klik hiervoor op ‘Report’.


[[Bestand:Droid 2 analyse.png|600px]]


* Je kan de resultaten van dit rapport eveneens exporteren. Je hebt de keuze om dit als een XML-, TXT-, HTML- of PDF-bestand te bewaren.


[[Bestand:Droid 6 analyse.png|600px]]


[[Bestand:Droid 7 analyse.png|600px]]


[[Bestand:Droid 8 analyse.png|600px]]

== Bronnen en meer info == 


* [http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ DROID (National Archives)]
* [http://digital-preservation.github.io/droid/ DROID op GitHub]
* [http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/droid-user-guide.pdf DROID: user guide]


''Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo)''


[[Categorie:5. Digitaal bewaren]]
</translate>