Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Archief opruimen met Tristero/en

2024-06-19T14:55:22Z

MarekFenners:

<languages />This practical example illustrates how a clean-up day was organised for the physical archive at the Brussels theatre company Tristero, in order to make it more accessible and more user-friendly, and to address the problem of lack of storage space.

==Status==
* Finished: documents of predecessors and printed matter.
* Still to be done: work folders of the business manager still have to be looked at and classified; there were not enough archive boxes, which means that some parts of the archive still have to be repacked.

==Problem definition==
There is not enough space in Tristero’s current office. The current business manager has only been working with the company since 2010. He and his predecessor were confronted with unorganised archive material from the earlier period of the company. The company may soon have to relocate to another premises. A clean-up day should ensure that there is extra space and should make the archive more accessible and more user-friendly.

==Method==
# Documenting
# Localising the archive: identifying documents; deciding which documents to keep and which to get rid of; putting the documents to be kept in archive boxes; getting rid of documents no longer needed
# Cleaning up
# Documenting the actions carried out: creating an archive description; drafting a localisation list; making a destruction list

[[Bestand:TRISTERO_20140403_Archief_lokaliseren.jpg|300px|class=align-left]]

===Localising the archive===
The first step was to localise the archive to provide an overview of its contents and where it was kept. Manu Devriendt, business and archive manager of Tristero, gave us a guided tour of the archive with some explanations here and there.

The archive contains business documents (personnel management, finances etc.), correspondence, production files, press folders, printed matter, audiovisual material and promotional material. There were also documents whose content was unknown: piles of documents from the previous business manager and work folders from the current business manager. The material is kept in various cupboards and in desks in the Tristero office.

===Cleaning up===
The cleaning-up process could now begin. The documents of unknown content were identified and classified within the archive. Superfluous documents were also removed from the archive. A number of selection lists were used in order to implement this selection process: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap van Els Michielsen <ref>E. MICHIELSEN, Achter de coulissen: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap en inventaris van het KNS-archief, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2003, p. 150-184. Only in Dutch</ref> and Een selectielijst voor de dienst dramaturgie van Charis Verbelen <ref>C. VERBELEN, De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst: Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2010, p. 170-203. Only in Dutch</ref>. These selection lists contain guidelines for the preservation and destruction of the various documents that may be created and received by a theatre company. The documents that have to be kept were put in acid-free boxes, while the documents to be removed were immediately taken out of the archive.

The piles of unidentified documents and the documents already classified by the predecessors of the business manager were dealt with first. Then the printed matter and work folders of the current business manager were tackled.

====Predecessors’ documents====
* '''Press articles''': A great many press cuttings were found. After a thorough examination of the press folder, we discovered that these were duplicates. They were removed from the archive.
* '''Subsidy applications''': Subsidy applications are important documents. They reflect the company’s vision, mission, history and projects. It was decided to classify subsidy applications in two sections: operational and project subsidies. The operational subsidies were subsequently subdivided according to the institute from which the subsidy was requested (VGC and Flemish Government). The project subsidies were put with the production files; projects that were not implemented were kept together. There appeared to be copies of the subsidy application already in the production files. The duplicates could therefore be removed.
* '''Documentation''': Relevant documentation was put in the library area. Other documentation was removed from the archive.
* '''Productions''': Documents from various productions were found. These were put in the correct production file. Preliminary documents were also kept and put in the production files.
* '''Finances''': Various ‘finance’ folders were stored in a cupboard. These contained accounting items. It was decided to store them according to the old order.
* '''‘Post in’ box''': These are the incoming letters of Tristero from the period 1993-2007. The outgoing letters might be in the production files and with the subsidy applications. It was decided to keep these documents according to the old arrangement because there was not enough time to re-classify the documents.
* '''Personnel folder''': The previous business manager classified these documents in a different way from the current business manager. The documents were put into two boxes marked ‘Tristero personnel’ and supplemented with personnel documents from the current business manager.

====Promotion material and printed matter====
* '''Tristero’s own promotion material and printed matter''': A few copies of each publication were kept and put together in a box. The remaining copies were removed from the archive.
* '''Programme sheets and printed matter from external parties''': These documents were arranged under the titles ‘Brussels’, ‘Belgium’ and ‘International’. Duplicates and programme sheets in which Tristero was not mentioned were removed from the archive.

[[Bestand:TRISTERO_20140403_Documenten_archiefdozen.jpg|300px|class=align-left]]

====Current business manager’s work folders====
The folders consist mainly of work documents which during a certain period were taken all over the place. Definitive documents are kept in digital format in a classified folder structure. Since the work documents contain no extra information as regards content, they could be removed from the archive. Press cuttings and reports of staff meetings were also found in these folders. These were put in the correct box or folder.

====E-mails====
There is a concern about how e-mails are to be stored. E-mails are an interesting source because they record the process of how a production starts. However, the simplicity and speed of this medium means that an inbox quickly fills up and it requires some discipline to keep order in a mailbox. Manu Devriendt’s mailbox contains all mails going back to 2002, and consists of Tristero’s electronic correspondence, but also mails from periods at other employers and private mails. Due to an error, all the messages from one year have already been lost.

The question was therefore how to preserve the mails in the long term. Should all Tristero mails be put on the communal server? Too much time is required to clean up the mailbox and reclassify mails retroactively. No immediate solution was found for this problem, but it was suggested that after every production all mails are put in a folder and a minor clean-up process is carried out.

===Documenting===
After the clean-up it is important that the actions taken are documented and a list is made of the documents that have been removed from the archive. Now that the Tristero archive has been classified and brought together, it was an ideal moment to describe the archive and draft a new localisation list.

==Results==
[[Bestand:TRISTERO_20140403_Verwijderd_archiefmateriaal.jpg|300px|class=align-left]]

* Duplicates and superfluous work documents were removed. Tristero now has more space in the cupboards and on the shelves.
* Documents whose content was unknown were identified and put in the correct box or folder.
* The documents were put in acid-free boxes, so that they can be sustainably preserved and remain accessible.
* The joint clean-up action made people think about which documents should be kept or removed and how they should be classified.
* The archive was described. The ISAD(G) description will be published in the Archiefbank.
* A [[:Bestand:20140403_Vernietigingslijst_Tristero.xlsx|concise list]] was drawn up to include all the documents that were destroyed.
* A start was made on a localisation list, but this remains incomplete because of a lack of time. The archive was not completely checked by the business manager.

''Author'': Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|Meemoo]]), Eline De Lepeleire ([[Het Firmament]])

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Archief opruimen met Tristero/18/en

2024-06-19T14:54:44Z

MarekFenners:

* Duplicates and superfluous work documents were removed. Tristero now has more space in the cupboards and on the shelves.
* Documents whose content was unknown were identified and put in the correct box or folder.
* The documents were put in acid-free boxes, so that they can be sustainably preserved and remain accessible.
* The joint clean-up action made people think about which documents should be kept or removed and how they should be classified.
* The archive was described. The ISAD(G) description will be published in the Archiefbank.
* A [[:Bestand:20140403_Vernietigingslijst_Tristero.xlsx|concise list]] was drawn up to include all the documents that were destroyed.
* A start was made on a localisation list, but this remains incomplete because of a lack of time. The archive was not completely checked by the business manager.

Ontsluiting van het archief van de architectuurwerking van deSingel/en

2024-06-19T14:54:12Z

MarekFenners:

<languages />deSingel, Flanders’ international arts centre, has been organising exhibitions with local and foreign architects, to raise the profile of Flanders’ architectural culture, since the 1980s. The Centre for Flemish Architectural archives (CVAa), which is housed in deSingel’s premises, appreciates the value of this archive for people studying architectural culture in Flanders, so it started collaborating with deSingel to open up its content and make it available online.

==Status==

* Phase 1: Open up the curators archive. (Completed)
* Phase 2: Digitise photo negatives from photographer Jan Kempenaers. (Completed)
* Phase 3: Open up deSingel’s production archive. (In start-up phase)

==Context==
===deSingel's architecture archives===

Context
deSingel’s architecture archives
Flanders’ international arts centre, deSingel , has played an important role in raising the profile of architectural culture in Flanders since the 1980s, with an architecture programmer from deSingel starting to exhibit local and foreign architects in Antwerp in 1985. Big names from the world of architecture, both national and international, have since appeared alongside younger architectural offices, including: O.M.A./Rem Koolhaas (1985), Luc Deleu (1987), Jonge architecten in België; (1988), Léon Stynen (1990-1991), Jean Nouvel (1991), Homeward. Contemporary architecture in Flanders (1999-2000), Toyo Ito (2000), Xaveer De Geyter Architecten (2001) and B-Architecten (2004).

[[Bestand:Archief tentoonstelling Rem Koolhaas in deSingel (1985).jpg|thumb|600px|
Bus station in Rotterdam. Negatives and photos of a scale model for the O.M.A. - Rem Koolhaas exhibition (1985)]]

Lectures, publications and guided tours have been linked to these exhibitions to enhance architectural debate in Flanders. The Flanders Architecture Institute (VAi) was also founded in deSingel in 2002, and still works in deSingel premises to this day. These two organisations work together to co-produce in-house architectural exhibitions and raise the public’s interest further.

=== The Centre for Flemish Architectural Archives ===

The Centre for Flemish Architectural Archives
The Centre for Flemish Architectural archives (CVAa) , which is the VAi archives department, is also housed at deSingel and is the national cultural heritage expertise centre for environmental design, including architecture, urban planning and construction. It has set up various projects to improve the registration, management, study and unlocking of this heritage.

===Opportunities for collaboration===

In 2013 the CVAa launched a number of projects, in collaboration with other parties, to look at and showcase Flanders’ architectural history over the last thirty years. This includes projects such as Generation 74 (a study into leading Flemish architects who graduated in 1974) and The Wonder Years exhibition: 30 years of architecture in Flanders, a co-production between the VAi and Knokke-Heist Cultural Centre, which opened on 25 October 2015.

The important role that deSingel has played throughout this period soon became very apparent during the preparations for these projects. The archive that it’s developed to record this heritage could be very significant in reconstructing the story of thirty years of architecture in Flanders. And that’s why the CVAa asked deSingel’s open up this archive – a request which was welcomed very enthusiastically.

===Scope determination and planning===

The architectura archive is comprised of two main sections:

# '''The curators archive''': comprised of archives curated by deSingel’s architectural programmers – Carolina De Backer, Katrien Vandermarliere and Moritz Kung – this archive is stored in deSingel’s archive cellars, where digital content has been added to analogue over recent years.
# '''The production archive''': produced by deSingel employees responsible for the actual construction of the exhibitions. Part of this archive is still stored as reference material in the production workshop offices, and some of the exhibition items themselves (panels, signs, plinths, etc.) are stored in deSingel’s archive cellar, with others kept at the external depot.

It was initially decided to focus on the curators archive, which includes the most relevant information for the CVAa projects and was the least accessible.

Katrien Vandermarliere, one of deSingel’s architecture curators, was also still working at the VAi, so her expertise could be called upon in the event of any questions. For example, previous conversations with her had indicated it was a well-organised archive with a simple structure (i.e. a series of project dossiers), so it would be relatively quick to describe.

[[Bestand:Archief voor de tentoonstelling over Toyo Ito (2000).jpg|thumb|600px|
Fax from Toyo Ito about how to set up a projector in the exhibition (2000)]]

==Phase 1: Making the curators archive accessible==

===Internship programme===

It was decided that this project was an excellent opportunity for an internship programme, so an intern from the conservation-restoration course at the University of Antwerp started the assignment under supervision from the CVAa.

===Logistics===

The archive was relocated from deSingel’s archive cellar to a VAi/CVAa workspace in three stages, where items were then described and repackaged if necessary, with the intern working closely with CVAa employees to ensure any questions could be answered.

===Description method===

A simple model was used to ensure optimal access to the archive, primarily using details about the productions (exhibitions, lectures, debate evenings, etc.). It had to be possible to search productions by title, date, participating architect(s) and production designer. The productions found could then refer users to relevant archive elements, such as the production dossier or a series of speeches.

===An inventory in Excel===

This simple model resulted in an Excel file with two tables: one for registering the productions, and one for registering the archive elements. Applicable standards and other agreements were taken into account as much as possible in the Excel information, such as:

* Following the ISAD(G) (General International Standard Archival Description) for defining the elements.
* Noting dates in accordance with the ISO 8601 standard.
* Simple agreements such as consistent separation of multiple values in a single cell with a semicolon. (See the [[:Bestand:Bijlage voorbeeldrecords inventaris-deSingel 2.pdf|example appendix]] [in Dutch])

Strictly following these agreements led to a uniform inventory and data that can be easily re-used in other applications in future, such as archive description systems, without any additional processing time.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Datamodel.png|thumb|600px|Datamodel]]
</div>

===A traditional inventory===

In a final instance, the archive records obtained were described in a traditional inventory. A structure for this traditional inventory could be outlined relatively easily once the series and production dossiers had been identified and described:

* Items relating to deSingel internal operation
* Items relating to deSingel productions
** General
** Production dossiers
*** Exhibitions
**** Season 1985/1986
**** ...
**** Season 2009-2010
*** Lectures
**** Season 1993/1994
**** ...
**** Season 1999/2000
*** Study days
*** Other
** Katrien Vandermarliere other activities
* Items relating to collaborative productions with deSingel
** Exhibitions
** Lectures
** Study days
* Documentation
** Documentation for prospection
** Documentation about deSingel
** Documentation about architects
** Documentation about architecture
** Magazines
* Various
** General
** deSingel Theatre operation

===Processing the digital archive===

Katrien Vandermarliere indicated that she only had access to a relatively limited amount of digital content in the archive. A deliberate choice was therefore made to process these digital files only after the analogue archive had been tackled. This meant the files in the digital archive, which was less complete, could be migrated faster.

Just like the analogue archive, the digital archive was found to be very well-organised, so dossiers and series could be easily identified. The directory structure didn’t need many changes except for a few streamlining actions, such as renaming files and folders (deleting commas and other punctuation marks) and a clear separation between internal and external tasks.

The files were then packaged in accordance with the bagIt specification. The UGent SIP Creator tool was used for this and to rename the files.

Digital production dossiers were linked to the description in the inventory in Excel, and an extra column was created (see the appendix for an example). A separate description was created for digital files that didn’t have an analogue equivalent.

===Online access in the Architecture Archives Database===

The final action was to register the archive online in the Architecture Archives Database. The Architecture Archives Database is maintained by the CVAa and includes details about organisations, people, publications, archives and events relating to architecture, urban planning, design and construction. Archives in the database are registered directly in the Archiefbank. (See the tool Registration in the Archiefbank [in Dutch])

Every deSingel production was also entered as a separate event and linked to the new archive information, but also to the information from the relevant architects already registered in the database. This is how the archive is made accessible online to the general public via three routes: the archive itself, the production, and the participating architect.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[https://www.odis.be/hercules/search2.php?histid=1000510 Online overzicht van tentoonstellingen]
</div>

==Findings and results from the first phase==

The archive lived up to expectations and was well-organised. This was a huge benefit for describing the archive quickly, within the context of an internship, without lots of prior research.

DeSingel had already taken several previous initiatives to document its history, which was very useful for organising the archive. For example, deSingel kept an online overview of previous architecture exhibitions. Finally, Katrien Vandermarliere was a unique and valuable source of first-hand information.

[[Bestand:2002 Kempenaers.jpg|thumb|600px|Photo of the expo ''Honderd huizen voor honderd Europese architecten'' at deSingel- © Jan Kempenaers ]]

The inventory gave deSingel and the CVAa a valuable insight into the archive content, so it was easier to better estimate its value and conduct targeted research. Among other things, this was a great help to the CVAa for running the aforementioned projects. The process also made it possible to identify productions that were not included in deSingel’s online overview, which was often the case for small-scale architectural lectures.

The collaboration acted as a springboard for other side projects. For example, deSingel came into contact with photographer Jan Kempenaers via the VAi/CVAa. This well-known photographer had taken pictures of various architecture exhibitions in deSingel and owned a collection of photo negatives from the period 2001 to 2004. DeSingel agreed with Jan Kempenaers to scan the collection for its own use, and in so doing was able to document the exhibitions more completely.

The repackaging of the archive content resulted in a substantial increase in the amount of space available in deSingel’s archive cellar as the archive boxes were filled better.

== Author ==

Wim Lowet (Centre of Flemish Architectural Archives)

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Ontsluiting van het archief van de architectuurwerking van deSingel/39/en

2024-06-19T14:53:51Z

MarekFenners:

The final action was to register the archive online in the Architecture Archives Database. The Architecture Archives Database is maintained by the CVAa and includes details about organisations, people, publications, archives and events relating to architecture, urban planning, design and construction. Archives in the database are registered directly in the Archiefbank. (See the tool Registration in the Archiefbank [in Dutch])

Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/en

2024-06-19T14:52:47Z

MarekFenners:

<languages />In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.

==Status==

#Defining the problem: December 2013 – January 2014
#Making an inventory: January 2014 – April 2014
#Storage strategies: March 2014 – April 2014
#Evaluation of archiving phase: April 2014
#Re-use: April 2014
##Registration in the Archiefbank: April 2014
##Schedule for digitisation: April 2014

==Problem Definition==

'''Introduction'''

When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.

'''Desired results'''
*Classification and description
*Digitisation and disclosure

==Method==

Method

#Defining the problem
##Delineating the case
##Looking for a volunteer
#Making an inventory
##Preparation
##Collating the material
##Identification
##Cleaning
##Classification and description
#Storage
#Use
##Schedule for digitisation
##Registration in the Archiefbank

===1. Defining the problem===

[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|The archive as it was stored before - PACKED vzw CC BY-SA]]

'''1.1. Delineating the case'''

It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.

'''1.2. Looking for a volunteer'''

Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.

'''2. Making an inventory'''

Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.

'''2.1. Preparation'''

In 2011 an article about Montevideo appeared in [https://www.dewitteraaf.be '''''De Witte Raaf'''''] (only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.

'''2.2. Collation'''

[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|The archival materials were put together - © Carolina De Backer]]

The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.

'''2.3. Identification'''

Once all the material had been gathered together, it was time to start identifying the documents. All the documents were laid on a table and ordered chronologically by exhibition. The ‘remaining documents’ (mainly photos) were examined together with Annie Gentils. As the creator she knows the context of these documents and was able to identify them.

[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition - © Carolina De Backer]]

Since various folders of photo material and documents from various exhibitions were mixed up, an alphabetical list of artists by exhibition was also created. Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition.

The content of the audiovisual tapes was not known. There was no device on which to look at the tapes and film material.

'''2.4. Cleaning'''

Once all documents had been gathered together, the cleaning began:

*Removal of harmful elements such as staples and paperclips.
*Removal of documents from ringbinders and plastic folders
*The documents that were originally held together with staples, paperclips, plastic folders and ringbinders were put in paper folders or held together with a sheet of paper folded double.

'''2.5. Classification and description'''

[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documents are ordered chronologically by exhibition - © Carolina De Backer]]

In order to classify the documents, a basic structure was set up and the documents were described:

*Setting up a basic structure: A logical structure was used to make it easy for Annie Gentils and later researchers to search the archive. The envelopes containing documents about exhibitions and events were classified according to the chronological list from the article in '''''De Witte Raaf'''''.
*Classification: The documents were classified in files. This means that all the documents from a certain exhibition, regardless of the type of material (e.g. photos, slides, letters, etc.) were classified together and described. If the documents were too big (e.g. folders or documents bigger than A4) they were stored separately: posters were put with posters and the documents bigger than A4 format were put in a large-size folder.
*Description: Descriptions of the documents were made in an [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excel file on the basis of ISAD(G) standards] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx example]). Posters and large-format documents were classified as such in the Excel file to make clear their link with the exhibitions.

'''3. Storage'''

Finally, all documents were put in folders and envelopes and stored like this in cardboard boxes. Photos were put in acid-free sleeves. The rolled-up posters were all put together in a box. A separate folder was purchased for large-format (bigger than A4) documents. The box number was included in the archive description.

[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|The archive is well stored in archive boxes - © Carolina De Backer]]

'''4. Use'''

'''4.1. Schedule for digitisation'''

Now that an inventory has been made of the archive, it is possible to find documents by exhibition. This gave Annie Gentils the opportunity to contact M HKA and ask for help in digitising the documents. M HKA will also help Annie Gentils with the audiovisual tapes which she herself has no means of playing.

'''4.2. Registration in the Archiefbank'''

The archive was registered in [https://www.archiefbank.be the Archiefbank]. In this way, Annie Gentils lets people know that the archive exists, what it contains and where it is located.

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank Vlaanderen (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in Archiefbank Vlaanderen.

==Results==

'''Were the desired results obtained?'''

'''Classification and description'''

It is possible to create an archive on a limited budget. There is no need to buy expensive software to describe your archive; you can simply create descriptions in an Excel file or other spreadsheet. Archive boxes, folders and envelopes can be bought in any stationery and/or office shop such as AVA. The acid-free sleeves that Annie Gentils bought for storing her photos did come from a specialist stationery shop.

Annie Gentils now has a well-ordered archive whose content is accessible. The archive documents were classified by exhibition and the description indicates in which box the documents can be found. Now that she knows which archive documents she has in relation to which exhibitions and events, it is also easier to establish objectives regarding the use of the archive. Together with BAM (now [https://www.kunsten.be/ Flanders Arts Institute]) she is thinking about which future exhibitions the archive can be used for and who she can work with to set up exhibitions or prepare publications.

'''Digitisation and accessibility'''

Suitable digitisation equipment is needed to make high-quality digitised photos. There was no budget for the purchase of a good scanner. As the Montevideo archive complements the M HKA collection, they were contacted on this point. The [http://ensembles.mhka.be/?lang=en Ensemblebank] at M HKA contains works by a number of artists who started out in Montevideo.

The archive was registered in the Archiefbank so that Annie Gentils can show that she has an archive and that it can be visited by interested parties and researchers. You can consult the file [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 here] (only in Dutch).

'''Conclusions and attention points'''

*The involvement of Annie Gentils in the process is important. As the creator she knows the context of the documents and that makes it simpler to identify unknown documents. The article from '''''De Witte Raaf''''' was also a big help in classifying the archive. Without this article the inventory process would have taken much longer.
*ISAD(G) is easy to use.
*Excel is not easy to use unless you are familiar with it.

<div class="mw-translate-fuzzy">
''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]])''
</div>

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/55/en

2024-06-19T14:52:45Z

MarekFenners:

The archive was registered in the Archiefbank so that Annie Gentils can show that she has an archive and that it can be visited by interested parties and researchers. You can consult the file [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 here] (only in Dutch).

Translations:Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/47/en

2024-06-19T14:52:29Z

MarekFenners:

The archive was registered in [https://www.archiefbank.be the Archiefbank]. In this way, Annie Gentils lets people know that the archive exists, what it contains and where it is located.

Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/en

2024-06-19T14:51:59Z

MarekFenners:

<languages />In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.

==Status==

#Defining the problem: December 2013 – January 2014
#Making an inventory: January 2014 – April 2014
#Storage strategies: March 2014 – April 2014
#Evaluation of archiving phase: April 2014
#Re-use: April 2014
##Registration in the Archiefbank: April 2014
##Schedule for digitisation: April 2014

==Problem Definition==

'''Introduction'''

When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.

'''Desired results'''
*Classification and description
*Digitisation and disclosure

==Method==

Method

#Defining the problem
##Delineating the case
##Looking for a volunteer
#Making an inventory
##Preparation
##Collating the material
##Identification
##Cleaning
##Classification and description
#Storage
#Use
##Schedule for digitisation
##Registration in the Archiefbank

===1. Defining the problem===

[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|The archive as it was stored before - PACKED vzw CC BY-SA]]

'''1.1. Delineating the case'''

It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.

'''1.2. Looking for a volunteer'''

Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.

'''2. Making an inventory'''

Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.

'''2.1. Preparation'''

In 2011 an article about Montevideo appeared in [https://www.dewitteraaf.be '''''De Witte Raaf'''''] (only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.

'''2.2. Collation'''

[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|The archival materials were put together - © Carolina De Backer]]

The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.

'''2.3. Identification'''

Once all the material had been gathered together, it was time to start identifying the documents. All the documents were laid on a table and ordered chronologically by exhibition. The ‘remaining documents’ (mainly photos) were examined together with Annie Gentils. As the creator she knows the context of these documents and was able to identify them.

[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition - © Carolina De Backer]]

Since various folders of photo material and documents from various exhibitions were mixed up, an alphabetical list of artists by exhibition was also created. Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition.

The content of the audiovisual tapes was not known. There was no device on which to look at the tapes and film material.

'''2.4. Cleaning'''

Once all documents had been gathered together, the cleaning began:

*Removal of harmful elements such as staples and paperclips.
*Removal of documents from ringbinders and plastic folders
*The documents that were originally held together with staples, paperclips, plastic folders and ringbinders were put in paper folders or held together with a sheet of paper folded double.

'''2.5. Classification and description'''

[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documents are ordered chronologically by exhibition - © Carolina De Backer]]

In order to classify the documents, a basic structure was set up and the documents were described:

*Setting up a basic structure: A logical structure was used to make it easy for Annie Gentils and later researchers to search the archive. The envelopes containing documents about exhibitions and events were classified according to the chronological list from the article in '''''De Witte Raaf'''''.
*Classification: The documents were classified in files. This means that all the documents from a certain exhibition, regardless of the type of material (e.g. photos, slides, letters, etc.) were classified together and described. If the documents were too big (e.g. folders or documents bigger than A4) they were stored separately: posters were put with posters and the documents bigger than A4 format were put in a large-size folder.
*Description: Descriptions of the documents were made in an [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excel file on the basis of ISAD(G) standards] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx example]). Posters and large-format documents were classified as such in the Excel file to make clear their link with the exhibitions.

'''3. Storage'''

Finally, all documents were put in folders and envelopes and stored like this in cardboard boxes. Photos were put in acid-free sleeves. The rolled-up posters were all put together in a box. A separate folder was purchased for large-format (bigger than A4) documents. The box number was included in the archive description.

[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|The archive is well stored in archive boxes - © Carolina De Backer]]

'''4. Use'''

'''4.1. Schedule for digitisation'''

Now that an inventory has been made of the archive, it is possible to find documents by exhibition. This gave Annie Gentils the opportunity to contact M HKA and ask for help in digitising the documents. M HKA will also help Annie Gentils with the audiovisual tapes which she herself has no means of playing.

'''4.2. Registration in the Archiefbank'''

The archive was registered at [https://www.archiefbank.be Archiefbank Vlaanderen]. In this way, Annie Gentils lets people know that the archive exists, what it contains and where it is located.

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank Vlaanderen (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in Archiefbank Vlaanderen.

==Results==

'''Were the desired results obtained?'''

'''Classification and description'''

It is possible to create an archive on a limited budget. There is no need to buy expensive software to describe your archive; you can simply create descriptions in an Excel file or other spreadsheet. Archive boxes, folders and envelopes can be bought in any stationery and/or office shop such as AVA. The acid-free sleeves that Annie Gentils bought for storing her photos did come from a specialist stationery shop.

Annie Gentils now has a well-ordered archive whose content is accessible. The archive documents were classified by exhibition and the description indicates in which box the documents can be found. Now that she knows which archive documents she has in relation to which exhibitions and events, it is also easier to establish objectives regarding the use of the archive. Together with BAM (now [https://www.kunsten.be/ Flanders Arts Institute]) she is thinking about which future exhibitions the archive can be used for and who she can work with to set up exhibitions or prepare publications.

'''Digitisation and accessibility'''

Suitable digitisation equipment is needed to make high-quality digitised photos. There was no budget for the purchase of a good scanner. As the Montevideo archive complements the M HKA collection, they were contacted on this point. The [http://ensembles.mhka.be/?lang=en Ensemblebank] at M HKA contains works by a number of artists who started out in Montevideo.

The archive was registered in Archiefbank Vlaanderen so that Annie Gentils can show that she has an archive and that it can be visited by interested parties and researchers. You can consult the file [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 here] (only in Dutch).

'''Conclusions and attention points'''

*The involvement of Annie Gentils in the process is important. As the creator she knows the context of the documents and that makes it simpler to identify unknown documents. The article from '''''De Witte Raaf''''' was also a big help in classifying the archive. Without this article the inventory process would have taken much longer.
*ISAD(G) is easy to use.
*Excel is not easy to use unless you are familiar with it.

<div class="mw-translate-fuzzy">
''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]])''
</div>

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/46/en

2024-06-19T14:51:09Z

MarekFenners:

'''4.2. Registration in the Archiefbank'''

Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/en

2024-06-19T14:51:01Z

MarekFenners:

<languages />In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.

==Status==

#Defining the problem: December 2013 – January 2014
#Making an inventory: January 2014 – April 2014
#Storage strategies: March 2014 – April 2014
#Evaluation of archiving phase: April 2014
#Re-use: April 2014
##Registration in the Archiefbank: April 2014
##Schedule for digitisation: April 2014

==Problem Definition==

'''Introduction'''

When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.

'''Desired results'''
*Classification and description
*Digitisation and disclosure

==Method==

Method

#Defining the problem
##Delineating the case
##Looking for a volunteer
#Making an inventory
##Preparation
##Collating the material
##Identification
##Cleaning
##Classification and description
#Storage
#Use
##Schedule for digitisation
##Registration in the Archiefbank

===1. Defining the problem===

[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|The archive as it was stored before - PACKED vzw CC BY-SA]]

'''1.1. Delineating the case'''

It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.

'''1.2. Looking for a volunteer'''

Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.

'''2. Making an inventory'''

Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.

'''2.1. Preparation'''

In 2011 an article about Montevideo appeared in [https://www.dewitteraaf.be '''''De Witte Raaf'''''] (only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.

'''2.2. Collation'''

[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|The archival materials were put together - © Carolina De Backer]]

The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.

'''2.3. Identification'''

Once all the material had been gathered together, it was time to start identifying the documents. All the documents were laid on a table and ordered chronologically by exhibition. The ‘remaining documents’ (mainly photos) were examined together with Annie Gentils. As the creator she knows the context of these documents and was able to identify them.

[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition - © Carolina De Backer]]

Since various folders of photo material and documents from various exhibitions were mixed up, an alphabetical list of artists by exhibition was also created. Loose photos and documents were then linked to the appropriate exhibition.

The content of the audiovisual tapes was not known. There was no device on which to look at the tapes and film material.

'''2.4. Cleaning'''

Once all documents had been gathered together, the cleaning began:

*Removal of harmful elements such as staples and paperclips.
*Removal of documents from ringbinders and plastic folders
*The documents that were originally held together with staples, paperclips, plastic folders and ringbinders were put in paper folders or held together with a sheet of paper folded double.

'''2.5. Classification and description'''

[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documents are ordered chronologically by exhibition - © Carolina De Backer]]

In order to classify the documents, a basic structure was set up and the documents were described:

*Setting up a basic structure: A logical structure was used to make it easy for Annie Gentils and later researchers to search the archive. The envelopes containing documents about exhibitions and events were classified according to the chronological list from the article in '''''De Witte Raaf'''''.
*Classification: The documents were classified in files. This means that all the documents from a certain exhibition, regardless of the type of material (e.g. photos, slides, letters, etc.) were classified together and described. If the documents were too big (e.g. folders or documents bigger than A4) they were stored separately: posters were put with posters and the documents bigger than A4 format were put in a large-size folder.
*Description: Descriptions of the documents were made in an [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excel file on the basis of ISAD(G) standards] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx example]). Posters and large-format documents were classified as such in the Excel file to make clear their link with the exhibitions.

'''3. Storage'''

Finally, all documents were put in folders and envelopes and stored like this in cardboard boxes. Photos were put in acid-free sleeves. The rolled-up posters were all put together in a box. A separate folder was purchased for large-format (bigger than A4) documents. The box number was included in the archive description.

[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|The archive is well stored in archive boxes - © Carolina De Backer]]

'''4. Use'''

'''4.1. Schedule for digitisation'''

Now that an inventory has been made of the archive, it is possible to find documents by exhibition. This gave Annie Gentils the opportunity to contact M HKA and ask for help in digitising the documents. M HKA will also help Annie Gentils with the audiovisual tapes which she herself has no means of playing.

'''4.2. Registration at Archiefbank Vlaanderen'''

The archive was registered at [https://www.archiefbank.be Archiefbank Vlaanderen]. In this way, Annie Gentils lets people know that the archive exists, what it contains and where it is located.

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank Vlaanderen (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in Archiefbank Vlaanderen.

==Results==

'''Were the desired results obtained?'''

'''Classification and description'''

It is possible to create an archive on a limited budget. There is no need to buy expensive software to describe your archive; you can simply create descriptions in an Excel file or other spreadsheet. Archive boxes, folders and envelopes can be bought in any stationery and/or office shop such as AVA. The acid-free sleeves that Annie Gentils bought for storing her photos did come from a specialist stationery shop.

Annie Gentils now has a well-ordered archive whose content is accessible. The archive documents were classified by exhibition and the description indicates in which box the documents can be found. Now that she knows which archive documents she has in relation to which exhibitions and events, it is also easier to establish objectives regarding the use of the archive. Together with BAM (now [https://www.kunsten.be/ Flanders Arts Institute]) she is thinking about which future exhibitions the archive can be used for and who she can work with to set up exhibitions or prepare publications.

'''Digitisation and accessibility'''

Suitable digitisation equipment is needed to make high-quality digitised photos. There was no budget for the purchase of a good scanner. As the Montevideo archive complements the M HKA collection, they were contacted on this point. The [http://ensembles.mhka.be/?lang=en Ensemblebank] at M HKA contains works by a number of artists who started out in Montevideo.

The archive was registered in Archiefbank Vlaanderen so that Annie Gentils can show that she has an archive and that it can be visited by interested parties and researchers. You can consult the file [http://www.archiefbank.be/dlnk/AE_11248 here] (only in Dutch).

'''Conclusions and attention points'''

*The involvement of Annie Gentils in the process is important. As the creator she knows the context of the documents and that makes it simpler to identify unknown documents. The article from '''''De Witte Raaf''''' was also a big help in classifying the archive. Without this article the inventory process would have taken much longer.
*ISAD(G) is easy to use.
*Excel is not easy to use unless you are familiar with it.

<div class="mw-translate-fuzzy">
''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]])''
</div>

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/14/en

2024-06-19T14:50:53Z

MarekFenners:

#Defining the problem
##Delineating the case
##Looking for a volunteer
#Making an inventory
##Preparation
##Collating the material
##Identification
##Cleaning
##Classification and description
#Storage
#Use
##Schedule for digitisation
##Registration in the Archiefbank

Translations:Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery/9/en

2024-06-19T14:50:39Z

MarekFenners:

#Defining the problem: December 2013 – January 2014
#Making an inventory: January 2014 – April 2014
#Storage strategies: March 2014 – April 2014
#Evaluation of archiving phase: April 2014
#Re-use: April 2014
##Registration in the Archiefbank: April 2014
##Schedule for digitisation: April 2014

Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/en

2024-06-19T14:50:09Z

MarekFenners:

<languages />
In the context of a work placement at Het Firmament (now [[CEMPER]]) for the Postgraduate course in Archiving: Heritage Management and Modern Document Management at the VUB in Brussels, a study was carried out into the contents of the archives of performance artists and what criteria are used to preserve the archive.

As a practical example the archive of choreographer Ugo Dehaes was analysed to obtain an idea of what is actually produced and preserved during the creation and performance of a dance production. On the basis of this discussion and an examination of the physical archive, it was possible to extend the existing list of what the archive of performance artists contains. During the examination of the material, the physical archive was classified, cleaned, repacked and labelled, before being stored in one place.

==Status==
# Introductory conversation with Ugo Dehaes: 11 February 2014.
# Examination of preserved archive material, by production: 11 February 2014.
# Classification and packing: 12 February 2014.

==Problem definition==
===Introduction===
Ugo Dehaes is the type of artist who likes to retain as many traces of his creations as possible. The urge to document and archive his work grew partly from the frustration that there was virtually nothing left of the period in which he danced with Damaged Goods (1998-2001).

The material kept by Ugo Dehaes from his dance productions was semi-classified, by production, in a number of ring-binders and boxes, spread over numerous rooms in his apartment. It was his wish to classify this by production and store the material in marked archive boxes in one place, to make it easier to find everything.

===Desired results===
* Classification of preserved material, by production
* Packing in archive boxes
* Storage of boxes in one place
* Obtain insight into what performance artists'archives contain
* Obtain insight into why the archive is preserved
* Registration in Archiefbank.

==Method==
# Defining the problem
## Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved
## Getting some insight into the wishes of the artist
# Classifying
## Preperation (centralising the material + identifying the material by production)
## Classifying
# Cleaning
# Packing and labelling by production
# Centralising in one place
# Registration

===Defining the problem===
====Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved====
The first step was to get some idea of the scope of the archive. Ugo Dehaes gave us a guided tour of his archive with explanations about various items. Together with him we also looked at two productions, piece by piece. This was used to further supplement the list 'What your archive could be'.
([https://wiki.projecttracks.be/images/a/ad/Wat_kan_je_archief_zijn.xlsx Wat kan je archief zijn?]).

====Getting some insight into the wishes of the artist====
Ugo Dehaes is a choreographer and co-founder of kwaadbloed vzw. Since 2000, when kwaadbloed was set up, he has created one full-length performance every two years. This has meant that the archive has slowly and gradually grown into its current form. Ugo keeps the whole archive in his private home.

To get an idea of Ugo’s expectations and vision as regards his archive, we conducted an in-depth interview. From this it transpired that Ugo is the emotional collecting type that wants to preserve as many traces of his creations as possible. We also gained some insight into the most essential items of various productions. Together with Ugo we devised a plan to classify, clean, pack, label and centralise the archive.

[[Bestand:Archief_UgoDehaes_voor.png|600px|class=align-center|Archief Voor. Copyright Ugo Dehaes.]]

===Classifying===
====Preparation====
For the purposes of classification, the material was first put in one place and then two productions were selected, which were then examined item by item. This enabled us to see what the archive contained and what sort of classification was required.

====Classifying====
The archive was classified by production. Within the productions a distinction was made between promotion, press and creative material. The business and administrative archive, photos and recordings are not kept in the production boxes.

===Cleaning===
Any elements that could damage the archive were removed. The criterion for removing staples, folders and other materials that could damage the archive was that it had to remain physically clear that these archive pieces belonged together and that no context was lost in the process. Wherever possible plastic folders were replaced by paper folders and/or cardboard boxes.

===Packing in archive boxes===
The archive was placed in suitable archive boxes. These archive boxes were then labelled on the basis of their contents. That included the title of the production as well as an indication as to whether the box also contained creative, press and/or promotional material of this production.

===Centralising in one place===
The archive was then put in one suitable place. There it was classified in chronological order.

[[Bestand:Archief_UgoDehaes_na.jpg|712px|class=align-center|Archief Na. Copyright Ugo Dehaes]]

===Registering===
====Registration in Archiefbank====
The kwaadbloed archive is kept in Ugo Dehaes’ private apartment. To ensure that the research world, heritage sector and other interested parties are aware of the archive’s existence, it was decided to disclose it at the highest level in the Archiefbank.

In order to realise this registration, the obligatory and optional fields of [[:Bestand:ISADG Handleiding.pdf|ISAD(G)]] were filled in.

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in the Archiefbank.

==Results==
===Were the desired results obtained?===
* Ugo Dehaes’ archive gave a very full picture of what archive material was created during the creation and representation of a production.
* On the basis of the introductory conversation it was possible to filter the predominant reasons for preserving the archive.
* The Ugo Dehaes archive was classified, cleaned, packed in suitable archive boxes and centralised in one space.
* The full archive was described, but has not yet been entered into the Archiefbank.

===Conclusions and attention points===
* Due to previous loss of archive material, the artist was very aware of a desire to archive the traces of past productions. Emotional attachment and potential re-use is also an important reason why this artist wants to preserve the archive.
* The classification of the archive required very little effort, but makes the archive significantly more accessible.
* Repacking the archive enabled space to be created.
* Make sure that there is enough working space for cleaning, classifying and re-packing the archive.

This practical example was supported by Het Firmament (now [[CEMPER]])

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/21/en

2024-06-19T14:49:12Z

MarekFenners:

==Results==
===Were the desired results obtained?===
* Ugo Dehaes’ archive gave a very full picture of what archive material was created during the creation and representation of a production.
* On the basis of the introductory conversation it was possible to filter the predominant reasons for preserving the archive.
* The Ugo Dehaes archive was classified, cleaned, packed in suitable archive boxes and centralised in one space.
* The full archive was described, but has not yet been entered into the Archiefbank.

Translations:Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/20/en

2024-06-19T14:49:02Z

MarekFenners:

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in the Archiefbank.

Translations:Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/19/en

2024-06-19T14:48:34Z

MarekFenners:

In order to realise this registration, the obligatory and optional fields of [[:Bestand:ISADG Handleiding.pdf|ISAD(G)]] were filled in.

Translations:Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/18/en

2024-06-19T14:48:27Z

MarekFenners:

===Registering===
====Registration in Archiefbank====
The kwaadbloed archive is kept in Ugo Dehaes’ private apartment. To ensure that the research world, heritage sector and other interested parties are aware of the archive’s existence, it was decided to disclose it at the highest level in the Archiefbank.

Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/en

2024-06-19T13:30:21Z

MarekFenners:

<languages />
In the context of a work placement at Het Firmament (now [[CEMPER]]) for the Postgraduate course in Archiving: Heritage Management and Modern Document Management at the VUB in Brussels, a study was carried out into the contents of the archives of performance artists and what criteria are used to preserve the archive.

As a practical example the archive of choreographer Ugo Dehaes was analysed to obtain an idea of what is actually produced and preserved during the creation and performance of a dance production. On the basis of this discussion and an examination of the physical archive, it was possible to extend the existing list of what the archive of performance artists contains. During the examination of the material, the physical archive was classified, cleaned, repacked and labelled, before being stored in one place.

==Status==
# Introductory conversation with Ugo Dehaes: 11 February 2014.
# Examination of preserved archive material, by production: 11 February 2014.
# Classification and packing: 12 February 2014.

==Problem definition==
===Introduction===
Ugo Dehaes is the type of artist who likes to retain as many traces of his creations as possible. The urge to document and archive his work grew partly from the frustration that there was virtually nothing left of the period in which he danced with Damaged Goods (1998-2001).

The material kept by Ugo Dehaes from his dance productions was semi-classified, by production, in a number of ring-binders and boxes, spread over numerous rooms in his apartment. It was his wish to classify this by production and store the material in marked archive boxes in one place, to make it easier to find everything.

===Desired results===
* Classification of preserved material, by production
* Packing in archive boxes
* Storage of boxes in one place
* Obtain insight into what performance artists'archives contain
* Obtain insight into why the archive is preserved
* Registration in Archiefbank.

==Method==
# Defining the problem
## Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved
## Getting some insight into the wishes of the artist
# Classifying
## Preperation (centralising the material + identifying the material by production)
## Classifying
# Cleaning
# Packing and labelling by production
# Centralising in one place
# Registration

===Defining the problem===
====Getting an impression of the diversity of the preserved material and why it was preserved====
The first step was to get some idea of the scope of the archive. Ugo Dehaes gave us a guided tour of his archive with explanations about various items. Together with him we also looked at two productions, piece by piece. This was used to further supplement the list 'What your archive could be'.
([https://wiki.projecttracks.be/images/a/ad/Wat_kan_je_archief_zijn.xlsx Wat kan je archief zijn?]).

====Getting some insight into the wishes of the artist====
Ugo Dehaes is a choreographer and co-founder of kwaadbloed vzw. Since 2000, when kwaadbloed was set up, he has created one full-length performance every two years. This has meant that the archive has slowly and gradually grown into its current form. Ugo keeps the whole archive in his private home.

To get an idea of Ugo’s expectations and vision as regards his archive, we conducted an in-depth interview. From this it transpired that Ugo is the emotional collecting type that wants to preserve as many traces of his creations as possible. We also gained some insight into the most essential items of various productions. Together with Ugo we devised a plan to classify, clean, pack, label and centralise the archive.

[[Bestand:Archief_UgoDehaes_voor.png|600px|class=align-center|Archief Voor. Copyright Ugo Dehaes.]]

===Classifying===
====Preparation====
For the purposes of classification, the material was first put in one place and then two productions were selected, which were then examined item by item. This enabled us to see what the archive contained and what sort of classification was required.

====Classifying====
The archive was classified by production. Within the productions a distinction was made between promotion, press and creative material. The business and administrative archive, photos and recordings are not kept in the production boxes.

===Cleaning===
Any elements that could damage the archive were removed. The criterion for removing staples, folders and other materials that could damage the archive was that it had to remain physically clear that these archive pieces belonged together and that no context was lost in the process. Wherever possible plastic folders were replaced by paper folders and/or cardboard boxes.

===Packing in archive boxes===
The archive was placed in suitable archive boxes. These archive boxes were then labelled on the basis of their contents. That included the title of the production as well as an indication as to whether the box also contained creative, press and/or promotional material of this production.

===Centralising in one place===
The archive was then put in one suitable place. There it was classified in chronological order.

[[Bestand:Archief_UgoDehaes_na.jpg|712px|class=align-center|Archief Na. Copyright Ugo Dehaes]]

===Registering===
====Registration at Archiefbank Vlaanderen====
The kwaadbloed archive is kept in Ugo Dehaes’ private apartment. To ensure that the research world, heritage sector and other interested parties are aware of the archive’s existence, it was decided to disclose it at the highest level at Archiefbank Vlaanderen.

In order to realise this registration, the obligatory and optiona fields of [[:Bestand:ISADG Handleiding.pdf|ISAD(G)]] were filled in.

Read the tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in Archiefbank Vlaanderen (in Dutch only)]] if you want to know how to register an archive in Archiefbank Vlaanderen.

==Results==
===Were the desired results obtained?===
* Ugo Dehaes’ archive gave a very full picture of what archive material was created during the creation and representation of a production.
* On the basis of the introductory conversation it was possible to filter the predominant reasons for preserving the archive.
* The Ugo Dehaes archive was classified, cleaned, packed in suitable archive boxes and centralised in one space.
* The full archive was described, but has not yet been entered into the Archiefbank Vlaanderen.

===Conclusions and attention points===
* Due to previous loss of archive material, the artist was very aware of a desire to archive the traces of past productions. Emotional attachment and potential re-use is also an important reason why this artist wants to preserve the archive.
* The classification of the archive required very little effort, but makes the archive significantly more accessible.
* Repacking the archive enabled space to be created.
* Make sure that there is enough working space for cleaning, classifying and re-packing the archive.

This practical example was supported by Het Firmament (now [[CEMPER]])

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes/6/en

2024-06-19T13:29:10Z

MarekFenners:

===Desired results===
* Classification of preserved material, by production
* Packing in archive boxes
* Storage of boxes in one place
* Obtain insight into what performance artists'archives contain
* Obtain insight into why the archive is preserved
* Registration in Archiefbank.

Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)/en

2024-06-19T13:28:28Z

MarekFenners:

<languages /><blockquote>
There may come a time when you can no longer – or no longer want to – manage your archive yourself. It then makes sense to look for a new storage place for your archive and/or collections.
In this article, you’ll learn:
* How do you find a new storage place for your archive or collection?
* What should you consider when looking for a new storage place?
* What’s the difference between making a donation and safekeeping?
* How do you prepare your archive for transfer to a new storage place?
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Er komt mogelijk een moment dat je als kunstenaar of als organisatie niet meer of onvoldoende zorg kan dragen voor je archief en collectie(s). Als kunstenaar moet je misschien verhuizen naar een kleinere ruimte. Als organisatie heb je misschien een waardevol papieren archief, maar wordt het niet meer geraadpleegd om alles digitaal verloopt. Of je bent gewoon vooruitziend en wilt hierover al eens nadenken. Je kan dan op zoek gaan naar een nieuwe beheerder van je archief en collectie(s). Dit vraagt enige overweging. Uitgebreider advies vind je hier.
</div>

== Property right ==

<div class="mw-translate-fuzzy">
Archives and collections are subject to property rights, which can cover the ‘tangible’ items under your ownership.

Copyrights, on the other hand, relate to the ‘intangible’ parts of an archive – the actual creation – and can be summarised as follows: the right comes into force when a ‘creative’ piece of work is produced for which the ‘exploitation rights’ and ‘personality rights’ belong exclusively to its creator. This right comes into effect upon creation without any further action being required.

Make sure the property rights for your archive and collections are properly cleared and unambiguously set out on paper. Do all parties involved agree to a possible transfer?
</div>

== Archive destination ==

Check whether any of your archive and/or collection has been previously registered by a (professional) repository, individual or society. If it has, we advise transferring the archive to this storage place. It is after all preferable to store your whole archive together in its entirety.
<blockquote>Tip: visit the Archiefpunt website if you’re not sure whether part of your archive has previously been registered by a professional repository, individuals or societies. Not all archives are registered here, but it’s possible that yours has been. </blockquote>

To ensure your archive remains in your professional or personal circles, you can donate it to family, friends, a successor, or an institution or organisation you are affiliated with. This means it will stay in the hands of people you have a close or trusted relationship with, and who also want the best for it. They may well be willing to take care of your archive because of a personal or shared interest, or from of cultural-historical awareness perspective.

You can also transfer your archive to a professional storage facility: archive institutions (including city and municipal), heritage libraries (including conservatories and some university libraries) or museums. After all, these organisations’ primary task is to store ‘heritage’ in good conditions, make it accessible and encourage its use, so they have trained employees with the necessary expertise. Even if you don’t have any personal connection with these organisations, they still deserve your full confidence when it comes to caring for your archive.

If you can’t find an appropriate archive institution, you can always call on Archiefpunt. This intermediary body will strive to find a suitable storage place for every relevant archive. It aims to ensure – through consultation and dialogue with all stakeholders – that no collections slip through the net and become irrevocably lost.

<div class="mw-translate-fuzzy">
You may also be able to contact a local group or society about your archive and collection. Visit the Heemkunde Vlaanderen website to find groups in your area.

<blockquote>'''Tip''': if you’re unsure about what new location to consider for your archive, put together a working group of people who know your archive and collections and will do what’s best for it. Contact a heritage organisation for support.

The accredited cultural heritage expertise centres in Flanders can support and mediate your search for a suitable storage place for your archive (collection).</blockquote>

As an artist or organisation, there are a number of expertise centres that you can use in Flanders:
*[[Vlaams Architectuurinstituut/en|Flanders Architecture Institute]] - point of contact for architecture in Flanders and Brussels
*[[CEMPER]] - centre for music and performing arts heritage in Flanders and Brussels
*[[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|meemoo]] - a non-profit organisation committed to supporting the digital archive operations of cultural, media and government organisations (Ghent)
*[https://historiesvzw.be/ Histories] - recognised as a national service organisation for genealogy, local history, local heritage and everyday culture (Mechelen)
*[https://werkplaatsimmaterieelerfgoed.be/ WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed)] - organisation for intangible cultural heritage
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Museums and cultural archives also offer various support and services:
*Amsab-ISG (Institute for Social History);
*[[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel/en|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]]
*ADVN (Archive for National Movements)
*[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]]
*[[CKV - Centrum Kunstarchieven Vlaanderen/en|CKV / M HKA (Museum of Contemporary Art Antwerp)]]
*KADOC (Documentation and Research Centre on Religion Culture and Society from KU Leuven)
*[[Letterenhuis/en|House of Literature]]
*S.M.A.K. (Municipal Museum of Contemporary Art in Ghent)
*Rijksarchief (National Archives of Belgium), and provincial and municipal archives
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Various administrations can offer you both content-related and financial support:
*Agentschap Kunsten en Heritage (Agency for Arts and Heritage)
*Vlaamse Gemeenschapscommissie (Flemish Community Commission)
</div>

You will find all your local heritage organisations in Flanders and Brussels on the FARO (Flemish Institution for Cultural Heritage) [https://erfgoedkaart.be Erfgoedkaart (Heritage Map)].

<div class="mw-translate-fuzzy">
== ‘Donation’ or ‘safekeeping’ ==
There are two possibilities for transferring private archives: you can donate your archive and surrender your property rights with a donation or handover agreement (via notarial deed), or you can deposit your archive for safekeeping but retain the property rights with an safekeeping/preservation agreement.

<blockquote>Tips:
*Make sure you always fully document each archive (item) that you donate or deposit. Any transfer to a storage facility or individual/organisation must be recorded in an agreement signed by both parties. (Read more about this in the points for attention for transferring your archive/collection).
*Do not make the decision between a ‘donation’ or ‘safekeeping’ on your own. Put together a working group of people who know your archive and collections and will do what’s best for it. Contact a heritage organisation for support.</blockquote>
</div>

[[Bestand:Overdracht van het archief van de Neurenberger processen in het Vredespaleis te , Bestanddeelnr 903-9533.jpg|600px|class=align-right]]

== Transfer ==

Exactly how a transfer is handled can vary from one organisation to the next. They all have their own ‘habits’, after all. Check whether the storage facility you choose has published guidelines for acquiring private archives on its website. Make an appointment with the organisation’s manager to discuss the entire process so you know what to expect. Take the organisation’s possibilities into account, and set out all agreements in a contract. Agree a specific date to transfer the archive.

== Action points for transferring an archive ==

==== Contact your newly chosen manager in good time ====

The arrival of a new archive requires a certain amount of preparation time, even for a professional facility. So contact the manager in good time to ask if there is room for your archive and make your intentions known.

==== Ask for clarity about how your archive will be stored and accessed ====

Will the facility draw up an inventory? Will there be room for valorisation or appreciation of your archive and collection? Make sure you discuss anything that you want or would prefer not to happen, and make clear agreements about public accessibility.

==== Think carefully in advance about any confidential or personal information in your archive that you would prefer not to disclose ====

Restrictions on openness can be set in consultation with the archive storage facility. Archive storage facilities are in any case also bound by privacy legislation, so copyrighted content may only be made available to the public under certain conditions. Check carefully in advance, together with the archive storage facility, which documents and objects are protected by copyright and make solid agreements about this.

==== Make agreements about what the archive organisation expects from you ====

What condition must the archive be transferred in (organised, cleaned, etc.)? Does the transfer require any detailed selection or inventory?

===== Draw up a transfer list =====

Use this list to describe which items are being transferred and rule out any dispute at a later date. This transfer list also serves as a useful archive overview for the new owners and future researchers and artists alike. Make clear agreements with the facility manager about exactly what information this transfer list needs to include and how detailed it needs to be. It is often sufficient to indicate larger units, possibly comprised of and linked to the exact (numbered) boxes used to relocate the archive. If you have ever documented your archive structure or drawn up a description in the past, you can use this overview as a basis. A transfer list is equivalent to a placement list, but without the exact location description. See the '[[Maak een plaatsingslijst (scenario 1)/en|Draw up a placement list]]' section for more information.

===== Clean up your archive =====

You may be expected to clean up your archive before transferring it.

This means removing any harmful elements that could damage the documents: paper clips, elastic bands, plastic folders, ring binders, superfluous paper folders, blotting paper, etc. Remember, however, that documents held together with these potentially harmful materials should remain physically attached. You can therefore fold a large sheet of paper (A3) in half and store the documents inside, and replace ring binders with boxes. Always check that the original packaging doesn’t contain any information that could be useful for describing the documents before discarding it.

You should also remove any duplicates, insignificant notes and draft versions with only minor differences from final versions. See the [[Ruim je archief op/en|Clean up your archive]] and [[Materiële bewaring van je fysiek archief/en|Physical storage of your archive]] sections for more information.

===== Package the archive into sturdy boxes before moving =====

Make sure you always keep the same structure and ordering that’s already in use. In other words, do not mix the archive items unnecessarily. Resist the temptation to store materials together if they don’t belong together, simply to fill the boxes better. You can use crumpled up paper to fill empty spaces in boxes so that the stored materials don’t move around. Archive facilities prefer to receive a few extra boxes containing a well-organised archive than a compactly packaged but disorganised archive. So make sure the new custodian doesn’t need to unpack all the items and put them back in the right order, which can be a big job. Package everything as if you are the person receiving the archive.

<blockquote>'''Tip''': professional storage facilities receive great volumes of archive materials to process every year, so it might take a little while before they start with yours. The more information you provide about your archive, and the more guidelines you follow from this website, the sooner your archive will be ready for long-term storage.</blockquote>

[[Categorie: 4. Materieel bewaren/en]]
[[Categorie: Primaire Tools/en]]

Translations:Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)/4/en

2024-06-19T13:27:50Z

MarekFenners:

== Archive destination ==

Check whether any of your archive and/or collection has been previously registered by a (professional) repository, individual or society. If it has, we advise transferring the archive to this storage place. It is after all preferable to store your whole archive together in its entirety.
<blockquote>Tip: visit the Archiefpunt website if you’re not sure whether part of your archive has previously been registered by a professional repository, individuals or societies. Not all archives are registered here, but it’s possible that yours has been. </blockquote>

To ensure your archive remains in your professional or personal circles, you can donate it to family, friends, a successor, or an institution or organisation you are affiliated with. This means it will stay in the hands of people you have a close or trusted relationship with, and who also want the best for it. They may well be willing to take care of your archive because of a personal or shared interest, or from of cultural-historical awareness perspective.

Toon je archief en/of collectie(s) online/en

2024-06-19T13:25:53Z

MarekFenners:

<languages /><blockquote>
A good way to give your archive or collection greater visibility is to make it findable and/or searchable online. You can do this for your collection as a whole or for individual items.
In this article, you’ll learn:
* In what ways can you present your archive or collection online?
* How can you present your archive or collection on your own website?
* On which databases can you register your archive or collection?
* How can you show your archive or collection on third-party websites?
</blockquote>

This section looks at the various ways of making your archive and collections findable online. You can opt to use either your own website or a specialised heritage database. Whichever you choose, you’ll also need to decide whether to make your full archive and/or collections findable, or just a selection of some of the (main) items.

<blockquote>
'''Please note''': you first need to [[Checklist voor het klaren van rechten/en|clear]] rights on documents before posting them online.

'''Tip''': in order to make your archive or collection findable and searchable, but only allow controlled use, you need to draw up an '''agreement''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|model agreement]]) with the user.
</blockquote>

==Exhibit your archive and collections on your website==
Adding an '''archive section''' to your website, e.g. with photos, videos, press releases, articles, tour details, etc. can help people find your work and projects. A few examples:

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/ Network Aalst];
*[https://kfda.be/en/home/ Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].
</div>

[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Kunstenfestivaldesarts archive web page]]

Or you can post a full '''archived website online''', which can be a particularly good option for annual festivals. [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact] is a good example of this.

You might also choose to combine archive and collection items in a '''virtual exhibition'''. Some example tools and implementations include:

<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is part of the Microsoft Office 365 package and a very simple way to set up your own online exhibition or tell a digital story. [[CEMPER/en|CEMPER]] (Centre for Music and Performing Arts Heritage) uses Sway to present its [https://www.cemper.be/poppencollectie puppet collection].

[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is a free, open source platform developed as part of the European project, [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO can be used as a simple tool kit to create digital exhibitions and reports. It was originally developed for use in museums and other cultural heritage institutions, but can also be used by other organisations. Theater aan Zee (TAZ - Theatre by the Sea) was the first arts organisation in Flanders to start using this tool for its exhibition, [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ] (20 YEARS OF TAZ). You can read how the exhibition came about in the practical example, [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling/en|Looking back on 20 years of Theater Aan Zee with an online exhibition]].

[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] enters into partnerships with museums and cultural institutions to exhibit heritage online. The [https://huisvanalijn.be/en House of Alijn] was the first Belgian museum to use this service in 2013 when it created a digital exhibition about the history of circus in Belgium with items from its collection: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Amazing acts! A dive into the history of circus in Belgium].
</blockquote>

==Register your archive and collections in a specialist heritage database==
Flanders has many specialised heritage platforms that make it possible to find archives and collections from artists and arts organisations, each focussing on their own geographical area or subject matter.

===Flemish heritage databases===
The Archiefbank of [[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] and [https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] are two databases that combine individuals’ and organisations’ archives from the whole of Flanders and Brussels. Archives and collections are registered at the highest level in these databases, which means they provide information about at least the title, creator, scope and dating for each archive or collection. The content is described in broad terms, but not made available at item level.

This category also includes databases with information about archives and collections according to carrier type. For example, there’s [https://www.hetarchief.be Het Archief] where images and audio are collected together from Flemish culture, media and government sectors.

<blockquote>
The Archiefbank of Archiefpunt[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] is the central database for Flemish private archives and documentary collections. Read the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank]] section to find out how to register your archive in Archiefbank.

[https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] is a collaboration between Flemish heritage institutions (ADVN - Archive for National Movements, Amsab - Institute for Social History, KADOC - Documentation and Research Centre on Religion Culture and Society from KU Leuven, Liberal Archive) to unlock heritage from Flemish civil society. It’s an instrument that's well integrated in the cultural heritage community. Archive files that are entered in ODIS automatically appear in Archiefbank Vlaanderen, for example. It is not possible to enter your own archive and/or collection. Contact [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] or a heritage organisation that works with your type of heritage to find out more.

[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Flanders has a wealth of images and audio, stored with various organisations: from cultural heritage and performing arts organisations to government agencies and public service broadcasters. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|Meemoo]], formerly VIAA, digitises this analogue audiovisual content where necessary and stores it sustainably together with digital collections in its own archive system. The content itself is often copyright protected and so can’t simply be displayed online. This means you cannot consult the audiovisual content itself at [https://hetarchief.be/ hetarchief.be], but you can look up the descriptions, titles and keywords for the items digitised by meemoo. One you’ve found what you’re looking for, you can contact the organisations that manage the content you’re interested in to find out more. It is not possible to add your own archive and/or collection. Please contact [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|meemoo]] or a heritage organisation that works with your type of heritage for more information.
</blockquote>

===Heritage databases for each arts discipline===

There are a number of subject-specific databases for registering and accessing arts archives and collections.

<div class="mw-translate-fuzzy">
<blockquote>
The [[Vlaams Architectuurinstituut/en|Flanders Architecture Institute (VAi)]] provides as much information as possible about the built environment in Flanders and Brussels in the [https://collectie.vai.be/ architectural archives database]. This database contains information about archives that are managed by various storage facilities, with details about architects, designers, town planners, construction companies and other people and organisations related to the built environment in Flanders and Brussels. Please contact the [[Vlaams Architectuurinstituut/en|VAi]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was the online platform from Resonant that kept a record of musical heritage in Flanders, with descriptions of archives, collections, items and masterpieces. The database has no longer been in use since 2018, but the information can still be looked up at [[CEMPER/en|CEMPER]], the organisation created by the merger of Resonant and Het Firmament. Please contact [[CEMPER/en|CEMPER]] if you want to consult this information or if you have a musical heritage archive or collection.
</div>

The [https://anet.be/desktop/letterenhuis Agrippa literary database] contains descriptions of archives from writers, playwrights, publishers and other literary stakeholders stored at the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]]. Please contact the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://artinflanders.be/en Artinflanders.be] brings over 30,000 images from 60 Flemish art museums and heritage organisations together on a single website.
</blockquote>

===Regional heritage and image databases===
Various cities, municipalities and provinces have a heritage or image database for their local and regional heritage. Please contact the director of the heritage and image databases below if you’d like to help.

<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is the website for cultural heritage in the provinces of Limburg and Flemish Brabant. Heritage objects are added and mapped out visually, and can be searched using the underlying database. Erfgoedplus also has an import module: the Erfgoedregister. This enables organisations that don’t have their own digital inventory to describe their objects and import them into the database. It is open to anyone with a heritage collection. Please contact [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] if you would like to take part.

[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] has the aim of providing virtual access to cultural heritage from West and East Flanders. Both these provinces want to chart their cultural heritage and encourage people to care for it. The Erfgoedinzicht database includes an import module which allows the heritage to be described and managed in a standardised way.

It is currently only available to affiliated institutions. Partner organisations include S.M.A.K. (Municipal Museum of Contemporary Art in Ghent) and MDD (Museum D'Hondt-Dhaenens).
</blockquote>

===Overview of regional heritage and image databases===

In addition to the databases for the provinces of Flemish Brabant, Limburg, and West and East Flanders, there are also online heritage platforms for cities, municipalities and regions. New heritage and image databases are springing up all the time, which means the list below may not be complete. If your region, city or municipality is not included in this list, please contact your local heritage body. The Erfgoedcellen.be website currently lists 27 cultural heritage bodies in Flanders and Brussels.

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Aalst image database]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Bruges image database]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Mechelen regional image database] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Coastal heritage image database]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Ghent image database]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Schoten image database]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Land van Rode heritage database]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Land van Dendermonde heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Meetjesland heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Midwest heritage database]
*[https://www.kempenserfgoed.be/ Kempens Erfgoed heritage database]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Tielt-Winge heritage database]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Waasland heritage database]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden==
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.
</div>

''Authors: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[meemoo/en| meemoo]]) and Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis/en|Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken/en]]
[[Categorie:Primaire Tools/en]]

Translations:Toon je archief en/of collectie(s) online/15/en

2024-06-19T13:25:29Z

MarekFenners:

<blockquote>
The Archiefbank of Archiefpunt[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] is the central database for Flemish private archives and documentary collections. Read the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank]] section to find out how to register your archive in Archiefbank.

Toon je archief en/of collectie(s) online/en

2024-06-19T13:24:58Z

MarekFenners:

<languages /><blockquote>
A good way to give your archive or collection greater visibility is to make it findable and/or searchable online. You can do this for your collection as a whole or for individual items.
In this article, you’ll learn:
* In what ways can you present your archive or collection online?
* How can you present your archive or collection on your own website?
* On which databases can you register your archive or collection?
* How can you show your archive or collection on third-party websites?
</blockquote>

This section looks at the various ways of making your archive and collections findable online. You can opt to use either your own website or a specialised heritage database. Whichever you choose, you’ll also need to decide whether to make your full archive and/or collections findable, or just a selection of some of the (main) items.

<blockquote>
'''Please note''': you first need to [[Checklist voor het klaren van rechten/en|clear]] rights on documents before posting them online.

'''Tip''': in order to make your archive or collection findable and searchable, but only allow controlled use, you need to draw up an '''agreement''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|model agreement]]) with the user.
</blockquote>

==Exhibit your archive and collections on your website==
Adding an '''archive section''' to your website, e.g. with photos, videos, press releases, articles, tour details, etc. can help people find your work and projects. A few examples:

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/ Network Aalst];
*[https://kfda.be/en/home/ Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].
</div>

[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Kunstenfestivaldesarts archive web page]]

Or you can post a full '''archived website online''', which can be a particularly good option for annual festivals. [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact] is a good example of this.

You might also choose to combine archive and collection items in a '''virtual exhibition'''. Some example tools and implementations include:

<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is part of the Microsoft Office 365 package and a very simple way to set up your own online exhibition or tell a digital story. [[CEMPER/en|CEMPER]] (Centre for Music and Performing Arts Heritage) uses Sway to present its [https://www.cemper.be/poppencollectie puppet collection].

[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is a free, open source platform developed as part of the European project, [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO can be used as a simple tool kit to create digital exhibitions and reports. It was originally developed for use in museums and other cultural heritage institutions, but can also be used by other organisations. Theater aan Zee (TAZ - Theatre by the Sea) was the first arts organisation in Flanders to start using this tool for its exhibition, [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ] (20 YEARS OF TAZ). You can read how the exhibition came about in the practical example, [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling/en|Looking back on 20 years of Theater Aan Zee with an online exhibition]].

[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] enters into partnerships with museums and cultural institutions to exhibit heritage online. The [https://huisvanalijn.be/en House of Alijn] was the first Belgian museum to use this service in 2013 when it created a digital exhibition about the history of circus in Belgium with items from its collection: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Amazing acts! A dive into the history of circus in Belgium].
</blockquote>

==Register your archive and collections in a specialist heritage database==
Flanders has many specialised heritage platforms that make it possible to find archives and collections from artists and arts organisations, each focussing on their own geographical area or subject matter.

===Flemish heritage databases===
The Archiefbank of [[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] and [https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] are two databases that combine individuals’ and organisations’ archives from the whole of Flanders and Brussels. Archives and collections are registered at the highest level in these databases, which means they provide information about at least the title, creator, scope and dating for each archive or collection. The content is described in broad terms, but not made available at item level.

This category also includes databases with information about archives and collections according to carrier type. For example, there’s [https://www.hetarchief.be Het Archief] where images and audio are collected together from Flemish culture, media and government sectors.

<blockquote>
The Archiefbank of Archiefpunt[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] is the central database for Flemish private law archives. Read the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank Vlaanderen]] section to find out how to register your archive with Archiefbank Vlaanderen.

[https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] is a collaboration between Flemish heritage institutions (ADVN - Archive for National Movements, Amsab - Institute for Social History, KADOC - Documentation and Research Centre on Religion Culture and Society from KU Leuven, Liberal Archive) to unlock heritage from Flemish civil society. It’s an instrument that's well integrated in the cultural heritage community. Archive files that are entered in ODIS automatically appear in Archiefbank Vlaanderen, for example. It is not possible to enter your own archive and/or collection. Contact [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] or a heritage organisation that works with your type of heritage to find out more.

[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Flanders has a wealth of images and audio, stored with various organisations: from cultural heritage and performing arts organisations to government agencies and public service broadcasters. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|Meemoo]], formerly VIAA, digitises this analogue audiovisual content where necessary and stores it sustainably together with digital collections in its own archive system. The content itself is often copyright protected and so can’t simply be displayed online. This means you cannot consult the audiovisual content itself at [https://hetarchief.be/ hetarchief.be], but you can look up the descriptions, titles and keywords for the items digitised by meemoo. One you’ve found what you’re looking for, you can contact the organisations that manage the content you’re interested in to find out more. It is not possible to add your own archive and/or collection. Please contact [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|meemoo]] or a heritage organisation that works with your type of heritage for more information.
</blockquote>

===Heritage databases for each arts discipline===

There are a number of subject-specific databases for registering and accessing arts archives and collections.

<div class="mw-translate-fuzzy">
<blockquote>
The [[Vlaams Architectuurinstituut/en|Flanders Architecture Institute (VAi)]] provides as much information as possible about the built environment in Flanders and Brussels in the [https://collectie.vai.be/ architectural archives database]. This database contains information about archives that are managed by various storage facilities, with details about architects, designers, town planners, construction companies and other people and organisations related to the built environment in Flanders and Brussels. Please contact the [[Vlaams Architectuurinstituut/en|VAi]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was the online platform from Resonant that kept a record of musical heritage in Flanders, with descriptions of archives, collections, items and masterpieces. The database has no longer been in use since 2018, but the information can still be looked up at [[CEMPER/en|CEMPER]], the organisation created by the merger of Resonant and Het Firmament. Please contact [[CEMPER/en|CEMPER]] if you want to consult this information or if you have a musical heritage archive or collection.
</div>

The [https://anet.be/desktop/letterenhuis Agrippa literary database] contains descriptions of archives from writers, playwrights, publishers and other literary stakeholders stored at the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]]. Please contact the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://artinflanders.be/en Artinflanders.be] brings over 30,000 images from 60 Flemish art museums and heritage organisations together on a single website.
</blockquote>

===Regional heritage and image databases===
Various cities, municipalities and provinces have a heritage or image database for their local and regional heritage. Please contact the director of the heritage and image databases below if you’d like to help.

<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is the website for cultural heritage in the provinces of Limburg and Flemish Brabant. Heritage objects are added and mapped out visually, and can be searched using the underlying database. Erfgoedplus also has an import module: the Erfgoedregister. This enables organisations that don’t have their own digital inventory to describe their objects and import them into the database. It is open to anyone with a heritage collection. Please contact [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] if you would like to take part.

[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] has the aim of providing virtual access to cultural heritage from West and East Flanders. Both these provinces want to chart their cultural heritage and encourage people to care for it. The Erfgoedinzicht database includes an import module which allows the heritage to be described and managed in a standardised way.

It is currently only available to affiliated institutions. Partner organisations include S.M.A.K. (Municipal Museum of Contemporary Art in Ghent) and MDD (Museum D'Hondt-Dhaenens).
</blockquote>

===Overview of regional heritage and image databases===

In addition to the databases for the provinces of Flemish Brabant, Limburg, and West and East Flanders, there are also online heritage platforms for cities, municipalities and regions. New heritage and image databases are springing up all the time, which means the list below may not be complete. If your region, city or municipality is not included in this list, please contact your local heritage body. The Erfgoedcellen.be website currently lists 27 cultural heritage bodies in Flanders and Brussels.

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Aalst image database]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Bruges image database]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Mechelen regional image database] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Coastal heritage image database]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Ghent image database]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Schoten image database]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Land van Rode heritage database]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Land van Dendermonde heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Meetjesland heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Midwest heritage database]
*[https://www.kempenserfgoed.be/ Kempens Erfgoed heritage database]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Tielt-Winge heritage database]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Waasland heritage database]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden==
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.
</div>

''Authors: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[meemoo/en| meemoo]]) and Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis/en|Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken/en]]
[[Categorie:Primaire Tools/en]]

Toon je archief en/of collectie(s) online/en

2024-06-19T13:24:08Z

MarekFenners:

<languages /><blockquote>
A good way to give your archive or collection greater visibility is to make it findable and/or searchable online. You can do this for your collection as a whole or for individual items.
In this article, you’ll learn:
* In what ways can you present your archive or collection online?
* How can you present your archive or collection on your own website?
* On which databases can you register your archive or collection?
* How can you show your archive or collection on third-party websites?
</blockquote>

This section looks at the various ways of making your archive and collections findable online. You can opt to use either your own website or a specialised heritage database. Whichever you choose, you’ll also need to decide whether to make your full archive and/or collections findable, or just a selection of some of the (main) items.

<blockquote>
'''Please note''': you first need to [[Checklist voor het klaren van rechten/en|clear]] rights on documents before posting them online.

'''Tip''': in order to make your archive or collection findable and searchable, but only allow controlled use, you need to draw up an '''agreement''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|model agreement]]) with the user.
</blockquote>

==Exhibit your archive and collections on your website==
Adding an '''archive section''' to your website, e.g. with photos, videos, press releases, articles, tour details, etc. can help people find your work and projects. A few examples:

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/ Network Aalst];
*[https://kfda.be/en/home/ Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].
</div>

[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Kunstenfestivaldesarts archive web page]]

Or you can post a full '''archived website online''', which can be a particularly good option for annual festivals. [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact] is a good example of this.

You might also choose to combine archive and collection items in a '''virtual exhibition'''. Some example tools and implementations include:

<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is part of the Microsoft Office 365 package and a very simple way to set up your own online exhibition or tell a digital story. [[CEMPER/en|CEMPER]] (Centre for Music and Performing Arts Heritage) uses Sway to present its [https://www.cemper.be/poppencollectie puppet collection].

[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is a free, open source platform developed as part of the European project, [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO can be used as a simple tool kit to create digital exhibitions and reports. It was originally developed for use in museums and other cultural heritage institutions, but can also be used by other organisations. Theater aan Zee (TAZ - Theatre by the Sea) was the first arts organisation in Flanders to start using this tool for its exhibition, [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ] (20 YEARS OF TAZ). You can read how the exhibition came about in the practical example, [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling/en|Looking back on 20 years of Theater Aan Zee with an online exhibition]].

[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] enters into partnerships with museums and cultural institutions to exhibit heritage online. The [https://huisvanalijn.be/en House of Alijn] was the first Belgian museum to use this service in 2013 when it created a digital exhibition about the history of circus in Belgium with items from its collection: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Amazing acts! A dive into the history of circus in Belgium].
</blockquote>

==Register your archive and collections in a specialist heritage database==
Flanders has many specialised heritage platforms that make it possible to find archives and collections from artists and arts organisations, each focussing on their own geographical area or subject matter.

===Flemish heritage databases===
The Archiefbank of [[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] and [https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] are two databases that combine individuals’ and organisations’ archives from the whole of Flanders and Brussels. Archives and collections are registered at the highest level in these databases, which means they provide information about at least the title, creator, scope and dating for each archive or collection. The content is described in broad terms, but not made available at item level.

This category also includes databases with information about archives and collections according to carrier type. For example, there’s [https://www.hetarchief.be Het Archief] where images and audio are collected together from Flemish culture, media and government sectors.

<blockquote>
The Archiefbank of Archiefpunt[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] is the central database for Flemish private law archives. Read the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank Vlaanderen]] section to find out how to register your archive with Archiefbank Vlaanderen.

<div class="mw-translate-fuzzy">
[https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] is a collaboration between Flemish heritage institutions (ADVN - Archive for National Movements, Amsab - Institute for Social History, KADOC - Documentation and Research Centre on Religion Culture and Society from KU Leuven, Liberal Archive) to unlock heritage from Flemish civil society. It’s an instrument that's well integrated in the cultural heritage community. Archive files that are entered in ODIS automatically appear in Archiefbank Vlaanderen, for example. It is not possible to enter your own archive and/or collection. Contact [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] or a heritage organisation that works with your type of heritage to find out more.
</div>

[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Flanders has a wealth of images and audio, stored with various organisations: from cultural heritage and performing arts organisations to government agencies and public service broadcasters. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|Meemoo]], formerly VIAA, digitises this analogue audiovisual content where necessary and stores it sustainably together with digital collections in its own archive system. The content itself is often copyright protected and so can’t simply be displayed online. This means you cannot consult the audiovisual content itself at [https://hetarchief.be/ hetarchief.be], but you can look up the descriptions, titles and keywords for the items digitised by meemoo. One you’ve found what you’re looking for, you can contact the organisations that manage the content you’re interested in to find out more. It is not possible to add your own archive and/or collection. Please contact [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en|meemoo]] or a heritage organisation that works with your type of heritage for more information.
</blockquote>

===Heritage databases for each arts discipline===

There are a number of subject-specific databases for registering and accessing arts archives and collections.

<div class="mw-translate-fuzzy">
<blockquote>
The [[Vlaams Architectuurinstituut/en|Flanders Architecture Institute (VAi)]] provides as much information as possible about the built environment in Flanders and Brussels in the [https://collectie.vai.be/ architectural archives database]. This database contains information about archives that are managed by various storage facilities, with details about architects, designers, town planners, construction companies and other people and organisations related to the built environment in Flanders and Brussels. Please contact the [[Vlaams Architectuurinstituut/en|VAi]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was the online platform from Resonant that kept a record of musical heritage in Flanders, with descriptions of archives, collections, items and masterpieces. The database has no longer been in use since 2018, but the information can still be looked up at [[CEMPER/en|CEMPER]], the organisation created by the merger of Resonant and Het Firmament. Please contact [[CEMPER/en|CEMPER]] if you want to consult this information or if you have a musical heritage archive or collection.
</div>

The [https://anet.be/desktop/letterenhuis Agrippa literary database] contains descriptions of archives from writers, playwrights, publishers and other literary stakeholders stored at the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]]. Please contact the [[Letterenhuis/en|Letterenhuis]] if you own this type of heritage and would like to see it made available on this platform.

[https://artinflanders.be/en Artinflanders.be] brings over 30,000 images from 60 Flemish art museums and heritage organisations together on a single website.
</blockquote>

===Regional heritage and image databases===
Various cities, municipalities and provinces have a heritage or image database for their local and regional heritage. Please contact the director of the heritage and image databases below if you’d like to help.

<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is the website for cultural heritage in the provinces of Limburg and Flemish Brabant. Heritage objects are added and mapped out visually, and can be searched using the underlying database. Erfgoedplus also has an import module: the Erfgoedregister. This enables organisations that don’t have their own digital inventory to describe their objects and import them into the database. It is open to anyone with a heritage collection. Please contact [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] if you would like to take part.

[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] has the aim of providing virtual access to cultural heritage from West and East Flanders. Both these provinces want to chart their cultural heritage and encourage people to care for it. The Erfgoedinzicht database includes an import module which allows the heritage to be described and managed in a standardised way.

It is currently only available to affiliated institutions. Partner organisations include S.M.A.K. (Municipal Museum of Contemporary Art in Ghent) and MDD (Museum D'Hondt-Dhaenens).
</blockquote>

===Overview of regional heritage and image databases===

In addition to the databases for the provinces of Flemish Brabant, Limburg, and West and East Flanders, there are also online heritage platforms for cities, municipalities and regions. New heritage and image databases are springing up all the time, which means the list below may not be complete. If your region, city or municipality is not included in this list, please contact your local heritage body. The Erfgoedcellen.be website currently lists 27 cultural heritage bodies in Flanders and Brussels.

<div class="mw-translate-fuzzy">
*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Aalst image database]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Bruges image database]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Mechelen regional image database] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Coastal heritage image database]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Ghent image database]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Schoten image database]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Land van Rode heritage database]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Land van Dendermonde heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Meetjesland heritage database]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Midwest heritage database]
*[https://www.kempenserfgoed.be/ Kempens Erfgoed heritage database]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Tielt-Winge heritage database]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Waasland heritage database]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden==
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.
</div>

''Authors: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[meemoo/en| meemoo]]) and Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis/en|Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken/en]]
[[Categorie:Primaire Tools/en]]

Translations:Toon je archief en/of collectie(s) online/15/en

2024-06-19T13:24:07Z

MarekFenners:

<blockquote>
The Archiefbank of Archiefpunt[[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] is the central database for Flemish private law archives. Read the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank Vlaanderen]] section to find out how to register your archive with Archiefbank Vlaanderen.

Translations:Toon je archief en/of collectie(s) online/13/en

2024-06-19T13:23:28Z

MarekFenners:

===Flemish heritage databases===
The Archiefbank of [[Archiefpunt/en|Archiefpunt]] and [https://www.odis.be/hercules/_en_home.php ODIS] are two databases that combine individuals’ and organisations’ archives from the whole of Flanders and Brussels. Archives and collections are registered at the highest level in these databases, which means they provide information about at least the title, creator, scope and dating for each archive or collection. The content is described in broad terms, but not made available at item level.

Archief opruimen met Tristero

2024-06-12T12:28:03Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

Dit praktijkvoorbeeld licht toe hoe bij het Brusselse theatergezelschap Tristero een opruimdag voor het fysieke archief georganiseerd werd om een toegankelijker en overzichtelijker archief te verkrijgen en het gebrek aan opslagruimte op te vangen.

==Status== 
* Afgewerkt: documenten van voorgangers en drukwerk.
* Nog te doen: de werkmappen van de zakelijk leider moeten verder doorgenomen en geordend worden; er waren te weinig archiefdozen waardoor sommige delen van het archief nog herverpakt moeten worden.

==Probleemstelling== 
Het huidige kantoor van Tristero is klein waardoor ze met plaatsgebrek kampen. De huidige zakelijke leider werkt pas sinds 2010 bij het gezelschap. Hij en zijn voorganger werden geconfronteerd met ongeordend archiefmateriaal uit de vroegere periode van het gezelschap. Binnenkort moet het gezelschap misschien verhuizen naar een nieuwe locatie. Een opruimdag zou voor extra ruimte en een toegankelijker en overzichtelijker archief kunnen zorgen.

==Methode== 
# Documenteren
# Het archief lokaliseren: documenten identificeren; bepalen welke documenten te bewaren of te verwijderen zijn; te bewaren documenten in archiefdozen plaatsen; te vernietigen documenten verwijderen
# Opruimen
# Uitgevoerde acties documenteren: archiefbeschrijving maken; lokalisatielijst maken; vernietigingslijst maken


[[Bestand:TRISTERO_20140403_Archief_lokaliseren.jpg|300px|class=align-left]]

===Lokaliseren van het archief=== 
De eerste stap was het archief lokaliseren zodat er een overzicht verkregen wordt uit wat het archief bestaat en waar het archief bewaard wordt. Manu Devriendt, zakelijk leider en archiefverantwoordelijke van Tristero, leidde ons rond in het archief en lichtte hier en daar wat zaken toe.


Het archief bestaat uit zakelijke documenten (personeelsbeheer, financiën…), briefwisseling, productiedossiers, persmappen, drukwerk, audiovisueel materiaal en promotiemateriaal. Daarnaast waren er documenten waarvan de inhoud niet gekend was: stapels documenten van de vorige zakelijke leider en werkmapjes van de huidige zakelijke leider. Het materiaal wordt bewaard in verschillende kasten en op de bureaus in het kantoor van Tristero.

===Opruimen=== 
Daarna kon het opruimen beginnen. De documenten waarvan de inhoud niet gekend was, werden geïdentificeerd en geordend binnen het archief. Overbodige documenten werden daarbij uit het archief verwijderd. Om deze selectie door te voeren werd er gebruik gemaakt van een aantal selectielijsten: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap van Els Michielsen<ref>E. MICHIELSEN, Achter de coulissen: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap en inventaris van het KNS-archief, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2003, p. 150-184.</ref> en Een selectielijst voor de dienst dramaturgie van Charis Verbelen<ref>C. VERBELEN, De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst: Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie, onuitgegeven verhandeling, Brussel, 2010, p. 170-203</ref>. In deze selectielijsten staan richtlijnen voor de bewaring en vernietiging van de verschillende documenten die door een theatergezelschap gecreëerd en ontvangen kunnen worden. De documenten die bewaard moeten blijven werden in zuurvrije dozen gestoken, de te verwijderen documenten werden onmiddellijk uit het archief gehaald.


Er werd gestart met de hoopjes onbekende documenten en de reeds geordende documenten van de voorgangers van de zakelijke leider. Daarna werd het drukwerk en de werkmapjes van de huidige zakelijk leider aangepakt.

====Documenten voorgangers==== 
* '''Persartikels''': Er werd een grote hoeveelheid persartikels gevonden. Na een grondige controle met de persmap ontdekten we dat dit dubbels zijn. De dubbels konden verwijderd worden uit het archief.
* '''Subsidieaanvragen''': Subsidieaanvragen zijn belangrijke documenten. Ze reflecteren de visie, missie, geschiedenis en projecten van het gezelschap. Er werd besloten om de subsidieaanvragen te ordenen volgens werkingssubsidies en projectsubsidies. De werkingssubsidies werden nog eens onderverdeeld volgens de instantie waaraan de subsidie gevraagd werd (VGC en Vlaamse Overheid). De projectsubsidies werden bij de productiedossiers gestoken; projecten die niet gerealiseerd werden, werden samen bewaard. In de productiedossiers bleken reeds exemplaren van de subsidieaanvraag te zitten. De dubbels konden bijgevolg verwijderd worden.
* '''Documentatie''': Relevante documentatie werd in de bibliotheekruimte geplaatst. Andere documentatie werd verwijderd uit het archief.
* '''Producties''': Er werden documenten van verschillende producties teruggevonden. Deze documenten werden in het correcte productiedossier geplaatst. Ook de voorbereidende documenten werden bewaard en in de productiedossiers gestoken.
* '''Financiën''': In een kast stonden verschillende mappen ‘financiën’. Deze bevatten boekhoudkundige stukken. Er werd besloten om ze volgens de oude orde te bewaren.
* Doos ‘post in’: Dit zijn de inkomende brieven van Tristero uit de periode 1993-2007. De uitgaande brieven zitten mogelijk in de productiedossiers en bij de subsidieaanvragen. Er werd besloten om deze documenten volgens de oude orde te bewaren omdat het te veel tijd zou kosten om de documenten opnieuw te ordenen.
* '''Map personeel''': De vorige zakelijke leider ordende deze documenten volgens een andere manier dan de huidige zakelijke leider. De documenten werden in twee dozen ‘personeel Tristero’ geplaatst en aangevuld met de personeelsdocumenten van de huidige zakelijke leider.

====Promotiemateriaal en drukwerk==== 
* '''Promotiemateriaal en drukwerk van Tristero''': Van iedere uitgave werd een kleine hoeveelheid exemplaren bijgehouden en samen in een doos geplaatst. De overige exemplaren werden verwijderd uit het archief
* '''Programmablaadjes en drukwerk van externen''': Deze documenten werden gesorteerd op ‘Brussel’, ‘België’ en ‘Internationaal’. Dubbels en programmablaadjes waar Tristero niet in vermeld werd, werden verwijderd uit het archief.


[[Bestand:TRISTERO_20140403_Documenten_archiefdozen.jpg|300px|class=align-left]]

====Werkmappen van de huidige zakelijke leider==== 
De mappen bestaan hoofdzakelijk uit werkdocumenten die voor een bepaalde periode overal mee naartoe genomen worden. Definitieve documenten worden digitaal bewaard in een geordende mappenstructuur. Omdat de werkdocumenten geen extra inhoudelijke informatie bevatten, konden ze uit het archief verwijderd worden. Er bevonden zich ook persartikels en verslagen van stafvergaderingen in deze mapjes. Deze werden in de correcte doos of map bijgevoegd.

====E-mails==== 
De bezorgdheid over de zorg voor e-mails is groot. E-mails zijn een interessante bron omdat ze het ontstaansproces van een productie tonen. Door de eenvoud en snelheid van het medium zit een inbox echter al vlug onoverzichtelijk vol en het vraagt enige discipline om een mailbox op orde te houden. De mailbox van Manu Devriendt bevat alle mails sinds 2002 en bestaat uit elektronische briefwisseling van Tristero, maar ook van periodes bij andere werkgevers en privémails. Door een fout zijn alle berichten van één jaar al eens kwijtgeraakt.


De vraag was dan ook hoe de mails duurzaam te bewaren? Alle mails van Tristero op de gemeenschappelijke server plaatsen? Het vraagt te veel tijd om retroactief de mailbox op te kuisen en de mails te ordenen. Hier werd niet meteen een oplossing voor gevonden, maar er werd voorgesteld dat na iedere productie alle mails in een map gestoken worden en een kleine opruimactie uitgevoerd wordt.

===Documenteren=== 
Na het opruimen is het belangrijk dat de uitgevoerde acties gedocumenteerd worden en dat er een lijst gemaakt wordt van de documenten die uit het archief verwijderd werden. Nu het archief van Tristero geordend en samengebracht werd, was het ook het uitgelezen moment om het [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|archief te beschrijven]] en een nieuwe [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|lokalisatielijst]] op te maken.

==Resultaten== 
[[Bestand:TRISTERO_20140403_Verwijderd_archiefmateriaal.jpg|300px|class=align-left]]


* Dubbels en overbodige werkdocumenten werden verwijderd. Tristero heeft nu meer plaats in de kasten en rekken.
* Documenten waarvan de inhoud niet gekend was, werden geïdentificeerd en in de correcte doos of map geplaatst.
* De documenten werden in zuurvrije dozen gestoken, zodat ze duurzaam bewaard worden en raadpleegbaar blijven.
* Samen opruimen leidde tot nadenken over welke documenten bewaard of verwijderd mogen worden en hoe er geordend moet worden.
* Het archief werd beschreven. De ISAD(G)-beschrijving zal in de Archiefbank gepubliceerd worden.
* Er werd een [[:Bestand:20140403_Vernietigingslijst_Tristero.xlsx|beknopte lijst]] opgesteld met alle documenten die werden vernietigd.
* Er werd een aanzet gemaakt van een lokalisatielijst, maar wegens tijdsgebrek werd deze niet afgewerkt. Het archief werd wel volledig met de zakelijke leider doorgenomen.


''Auteur'': Nastasia Vanderperren ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|Meemoo]]), Eline De Lepeleire ([[Het Firmament]])


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</translate>

Ontsluiting van het archief van de architectuurwerking van deSingel

2024-06-12T12:27:23Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

De '''internationale kunstcampus deSingel''' speelde vanaf de jaren 1980 een belangrijke rol in de uitbouw van een architectuurcultuur in Vlaanderen, door de organisatie van tentoonstellingen met buiten- en binnenlandse architecten. Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (tegenwoordig het [[Vlaams Architectuurinstituut|Kenniscentrum van het Vlaams Architectuurinstituut]]), gehuisvest in deSingel, zette met deSingel een samenwerking op touw voor de ontsluiting van dit materiaal.

==Status== 


# Eerste fase: Ontsluiting van het curatorenarchief. (Gerealiseerd)
# Tweede fase: Digitalisering van fotonegatieven van fotograaf Jan Kempenaers. (Gerealiseerd)
# Derde fase: Ontsluiting van het productiearchief van deSingel. (In opstartfase)

==Context== 
===De architectuurwerking van deSingel===


De internationale kunstcampus deSingel speelde vanaf de jaren 1980 een belangrijke rol in de uitbouw van een architectuurcultuur in Vlaanderen. Een architectuurprogrammator van deSingel haalde vanaf 1985 binnen- en buitenlandse architecten en tentoonstellingen naar Antwerpen. Grote namen uit de nationale en internationale architectuurwereld passeerden de revue naast jongere architectuurbureaus, met bijvoorbeeld O.M.A./Rem Koolhaas (1985), Luc Deleu (1987), Jonge architecten in België (1988), Léon Stynen (1990-1991), Jean Nouvel (1991), Homeward. Contemporary architecture in Flanders (1999-2000), Toyo Ito (2000), Xaveer De Geyter Architecten (2001), B-Architecten (2004).


[[Bestand:Archief tentoonstelling Rem Koolhaas in deSingel (1985).jpg|thumb|600px|Foto's uit het dossier over de tentoonstelling ''O.M.A. - Rem Koolhaas'' (1985)]]


Lezingen, publicaties en rondleidingen werden aan deze tentoonstellingen gekoppeld en gaven zo een sterke impuls aan een breder architectuurdebat in Vlaanderen. Het was ook in deSingel dat het Vlaams Architectuurinstituut in 2002 ontstond, dat vandaag samen met deSingel de publiekswerking rond architectuur verderzet. Het VAi is nog steeds gehuisvest in de gebouwen van deSingel en de architectuurtentoonstellingen in huis zijn er vandaag een coproductie van het VAi en deSingel.

===Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven=== 


Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) is als archievenafdeling van het VAi gehuisvest binnen deSingel en is het landelijk expertisecentrum voor het cultureel erfgoed van het ontwerp van de omgeving, m.n. architectuur, design, stedenbouw en bouwbedrijf. Het CVAa zet verschillende projecten op om dit erfgoed beter te registreren, beheren, onderzoeken en ontsluiten.

===Opportuniteiten tot samenwerking=== 


Het CVAa startte vanaf 2013 in samenwerking met andere partijen een aantal projecten op die een licht moesten werpen op de geschiedenis van de architectuur tijdens de laatste dertig jaar in Vlaanderen. Het gaat hier om projecten zoals ''Generatie 74'' (een onderzoek naar toonaangevende Vlaamse architecten die afstudeerden in 1974) en de tentoonstelling ''De Wonderjaren''. 30 jaar architectuur in Vlaanderen, een coproductie tussen het VAi en Cultuurcentrum Knokke-Heist, die opende op 25 oktober 2015.


Tijdens de voorbereiding van deze projecten kwam al snel de belangrijke rol naar voor die deSingel in deze periode had gespeeld. Het archief dat deSingel had gevormd tijdens deze activiteiten, kon dan ook een belangrijke bron zijn om het verhaal van dertig jaar architectuur in Vlaanderen te reconstrueren. Het CVAa stapte daarom naar deSingel met het voorstel dit archief te ontsluiten, wat met veel enthousiasme werd onthaald.

===Scopebepaling en planning=== 


Het architectuurarchief bestaat uit twee belangrijke gedeeltes:


* '''Het curatorenarchief''': Dit bevat het archief van de architectuurprogrammatoren van deSingel: Carolina De Backer, Katrien Vandermarliere en Moritz Kung. Dit archief wordt bewaard in de archiefkelders van deSingel. Naast analoog materiaal, bestaat het archief voor de latere jaren ook uit digitaal materiaal.
* '''Het productiearchief''': Dit archief werd gevormd door de medewerkers van deSingel die instonden voor het eigenlijke bouwen van de tentoonstellingen. Een deel van dit archief wordt nog steeds bewaard als referentiemateriaal in de kantoren van de productieateliers. De tentoonstellingsstukken zelf (panelen, sokkels…) worden deels bewaard in de archiefkelder van deSingel en deels in het extern depot.


In eerste instantie werd besloten om de focus te leggen op het curatorenarchief. Dit archief bevatte de meest relevante informatie voor de CVAa-projecten en was tegelijk het minst goed ontsloten.


Katrien Vandermarliere, één van de architectuurcuratoren van deSingel, was bovendien nog aanwezig op het VAi, zodat bij twijfel een beroep op haar kennis kon worden gedaan. Zo bleek uit voorafgaande gesprekken met haar dat het om een goed geordend archief zou moeten gaan, met een eenvoudige structuur (m.n. een reeks van projectdossiers), zodat de beschrijving relatief snel kon gaan.


[[Bestand:Archief voor de tentoonstelling over Toyo Ito (2000).jpg|thumb|600px|Document uit het dossier voor de tentoonstelling ''Toyo Ito. Blurring architecture'' in 2000]]

==Ontsluiting van het curatorenarchief== 

===Stageopdracht=== 


Er werd besloten dat dit project uitstekende stof bood voor een stageopdracht. Een stagiair van de opleiding conservatie-restauratie van de Universiteit Antwerpen vatte de opdracht aan onder begeleiding van het CVAa.

===Logistiek=== 


Het archief werd in drie bewegingen uit de archiefkelder van deSingel naar een werkruimte bij de VAi/CVAa-lokalen verhuisd. Hier werden de archiefonderdelen beschreven en indien nodig herverpakt. De stagiair zat dicht bij de medewerkers van het CVAa zodat deze bij vragen steeds op hen een beroep kon doen.

===Beschrijvingsmethodiek=== 


Voor een optimale ontsluiting werd uitgegaan van een eenvoudig model, waarbij het archief voornamelijk wordt ontsloten aan de hand van gegevens over de producties (tentoonstellingen, lezingen, debatavonden…). Producties moeten kunnen worden gevonden aan de hand van titel, datum, deelnemende architect(en) en scenograaf. Vanuit de productie wordt de gebruiker vervolgens doorverwezen naar relevante archiefbestanddelen, zoals het productiedossier of een reeks speeches.

===Een inventaris in Excel=== 


Dit eenvoudige model resulteerde in een Excel met twee tabellen. Eén voor de registratie van de producties en één voor de registratie van archiefbestanddelen. Bij de invulling van de Excel werd zoveel mogelijk rekening gehouden met standaarden en andere afspraken, zoals:


# Het volgen van ISAD(G) voor de beschrijving van archiefbestanddelen. (Voor ISAD(G), zie de tool [[Maak een beschrijving]])
# Het noteren van datums conform de [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:ISO_8601:_Time_and_Date_Format ISO 8601-norm].
# Eenvoudige afspraken zoals het consequent scheiden van meerdere waarden in één cel met een kommapunt. (Zie [[:Bestand:Bijlage voorbeeldrecords inventaris-deSingel 2.pdf|bijlage]] als voorbeeld)


Het rigoureus volgen van deze afspraken leidt ertoe dat de inventaris eenvormig is en gegevens in de toekomst eenvoudig kunnen worden hergebruikt in andere toepassingen, zoals archiefbeschrijvingssystemen, zonder dat hiervoor extra verwerkingstijd nodig is.


[[Bestand:Datamodel.png|thumb|600px|Datamodel]]

===Een klassieke inventaris=== 


In een laatste instantie werden de bekomen archiefrecords beschreven zoals een klassieke inventaris. Eenmaal de reeksen en productiedossiers waren geïdentificeerd en beschreven kon op relatief eenvoudige wijze een structuur voor deze klassieke inventaris worden uitgetekend:

* Stukken m.b.t. interne werking deSingel
* Stukken m.b.t. producties in deSingel
** Algemeen
** Productiedossiers
*** Tentoonstellingen
**** Seizoen 1985/1986
**** …
**** Seizoen 2009-2010
*** Lezingen
**** Seizoen 1993/1994
**** …
**** Seizoen 1999/2000
*** Studiedagen
*** Andere
** Nevenactiviteiten Katrien Vandermarliere
* Stukken m.b.t. producties in samenwerking met deSingel
** Tentoonstellingen
** Lezingen
** Studiedagen
* Documentatie
** Documentatie in functie van prospectie
** Documentatie over deSingel
** Documentatie over architecten
** Documentatie over architectuur
** Tijdschriften
* Varia
** Algemeen
** Theaterwerking deSingel

===Verwerking van het digitaal archief=== 


Katrien Vandermarliere wees op het bestaan van een relatief beperkte hoeveelheid digitaal materiaal dat behoorde tot het archief en waartoe zij beschikking had. Er werd bewust voor gekozen om deze digitale bestanden pas te verwerken nadat het analoge archief was aangepakt. Op die manier konden de bestanden in het digitale archief, dat minder volledig was, sneller worden geplaatst.


Net als het analoge archief bevond het digitale archief zich in bijzonder goed geordende staat, zodat dossiers en reeksen eenvoudig konden worden geïdentificeerd. De mappenstructuur behoefde weinig veranderingen, op enkele acties voor stroomlijning na, zoals het aanpassen van bestands- en mapnamen (verwijderen van komma’s en leestekens) en een heldere opdeling tussen interne en externe taken.


De bestanden werden vervolgens verpakt volgens de bagIt-specificatie. Hiervoor en voor de hernoeming van de bestanden werd de tool UGent SIP Creator gebruikt.


Digitale productiedossiers werden gekoppeld aan de beschrijving in de inventaris in Excel. Hiervoor werd een extra kolom aangemaakt (zie de bijlage voor een voorbeeld). Voor digitale bestanden die geen analoog equivalent hadden, werd een aparte beschrijving aangemaakt.

===Online ontsluiting in de Databank Architectuurarchieven=== 


Als laatste actie werd het archief online geregistreerd in de Databank Architectuurarchieven. De Databank Architectuurarchieven wordt onderhouden door het CVAa en bevat gegevens over organisaties, personen, publicaties, archieven en gebeurtenissen m.b.t. architectuur, stedenbouw, design en de bouwindustrie. Archieven in de databank worden rechtstreeks geregistreerd in de Archiefbank. ([[Registeren in de Archiefbank|Zie de tool Registeren in de Archiefbank]])


Daarnaast werd iedere productie van deSingel ingevoerd als aparte gebeurtenis. Deze werden gekoppeld aan de nieuwe archieffiche, maar ook aan de fiches van de relevante architecten die reeds in de databank werden geregistreerd. Op die manier is het archief online ontsloten voor het publiek via drie wegen: het archief zelf, de productie en de deelnemende architect.


[https://www.odis.be/hercules/search2.php?histid=1000510 Online overzicht van tentoonstellingen]

==Bevindingen en resultaten== 


Het archief voldeed aan de verwachtingen en bevond zich in een goed geordende staat. Dit betekende een enorm voordeel om het archief snel, binnen het kader van een stage, te beschrijven, zonder dat er veel voorafgaand onderzoek nodig was.


DeSingel had reeds eerder enkele initiatieven genomen om zijn geschiedenis te documenteren, wat erg goed van pas kwam om het archief te ordenen. Zo hield deSingel een online overzicht bij van afgelopen architectuurtentoonstellingen op de website. Tot slot was er met de aanwezigheid van Katrien Vandermarliere een unieke en waardevolle bron van informatie uit de eerste hand ter beschikking.


[[Bestand:2002 Kempenaers.jpg|thumb|600px|Foto van de expo ''Honderd huizen voor honderd Europese architecten'' in deSingel- © Jan Kempenaers ]]


DeSingel en het CVAa hebben met de inventarisatie zicht gekregen op de inhoud van het archief. Hierdoor kan de waarde van het archief beter worden ingeschat en kan er gericht opzoekwerk worden gedaan. Dit betekende onder meer voor het CVAa een grote hulp bij de uitvoering van de hierboven vermelde projecten. Bovendien konden er tijdens het proces producties worden geïdentificeerd die niet in het online overzicht van deSingel waren opgenomen. Dit gold in het bijzonder voor kleinschalige lezingen over architectuur.


De samenwerking betekende een springplank voor andere nevenprojecten. Zo werd deSingel via VAi/CVAa in contact gebracht met fotograaf Jan Kempenaers. Deze bekende fotograaf fotografeerde verschillende architectuurtentoonstellingen in deSingel en bezat een collectie fotonegatieven van de periode 2001 tot 2004. DeSingel kwam met Jan Kempenaers overeen om de collectie in te scannen voor eigen gebruik en zodoende de tentoonstellingen vollediger te documenteren.


Met de herverpakking van het archiefmateriaal werd ten slotte een aanzienlijke plaatswinst in de archiefkelder van deSingel gerealiseerd, aangezien de archiefdozen beter werden opgevuld.

== Auteursvermelding == 


Gebaseerd op een tekst van Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]

</translate>

Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery

2024-06-12T12:25:28Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

In dit pilootproject wordt een overzicht gegeven van het parcours dat Annie Gentils aflegde voor de inventarisatie van haar archief zodat het bruikbaar en toegankelijk is. Ze wil graag foto’s en documenten (laten) digitaliseren om de geschiedenis van haar galerij te tonen op haar website. Dit pilootproject liep met medewerking van M HKA.

==Status== 


# Probleem bepalen: december 2013 - januari 2014
# Inventariseren: januari 2014 - april 2014
# Bewaarstrategieën: maart 2014 - april 2014
# Evaluatie archiveringsfase: april 2014
# Hergebruik: april 2014
## Registratie in de Archiefbank: april 2014
## Plan voor digitalisering: april 2014

==Probleemstelling== 


'''Aanleiding'''


Bij het zoeken naar foto’s en documenten om op haar website te plaatsen, ontdekte Annie Gentils dat het materiaal uit haar vroegere periode nog niet gedigitaliseerd was. Binnen dit pilootproject werd besloten om met het materiaal van Montevideo (1981-1985) aan de slag te gaan – de periode die vooraf gaat aan het ontstaan van de Annie Gentils Gallery. Montevideo was een trefpunt voor jonge kunstenaars uit de nationale en internationale experimentele kunstscène. In de tentoonstellingsruimte werden tentoonstellingen, performances, concerten, dans-, theater- en filmvoorstellingen georganiseerd.


'''Gewenste resultaten:'''
* Ordening en beschrijving
* Digitalisering en ontsluiting

==Methode== 


Werkwijze:


# Probleem bepalen
## Casus afbakenen
## Vrijwilliger zoeken
# Inventariseren
## Voorbereiding
## Het materiaal bijeenbrengen
## Identificeren
## Schonen
## Ordenen en beschrijven
# Bewaren
# Gebruik
## Plan tot digitaliseren
## Registreren in de Archiefbank


'''1. Probleem bepalen'''


[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief zoals het bewaard werd - PACKED vzw CC BY-SA]]


'''1.1. Casus afbakenen'''


Er werd beslist om het archief af te bakenen tot het materiaal van Montevideo. Het vormt een afgesloten periode van vier jaar en M HKA toonde interesse om te helpen bij het digitaliseren. Het archief van Montevideo vormt een aanvulling op de collectie van het museum.


'''1.2.Vrijwilliger zoeken'''


Omdat Annie Gentils de galerij alleen runt, heeft ze zelf niet voldoende tijd om op korte tijd in te staan voor de ordening en beschrijving van het archief. Met de hulp van BAM werd er naar een vrijwilliger gezocht om met het archief aan de slag te gaan.


'''2. Inventariseren'''


Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die gezet werden in het proces van ordenen en beschrijven van het archief van Montevideo. In de praktijk zijn dit geen afzonderlijke fases, maar lopen ze door elkaar.


'''2.1. Voorbereiding'''


In 2011 verscheen er een artikel over Montevideo in [https://www.dewitteraaf.be/ '''''De Witte Raaf''''']. Voor de start van de inventarisering werd dit artikel doorgenomen. De namen van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen werden opgenomen in een werkdocument dat diende voor de ordening van het archiefmateriaal.


'''2.2. Bijeenbrengen'''


[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief wordt samengebracht - © Carolina De Backer]]


De eerste stap bij het ordenen en beschrijven van het materiaal van Montevideo was het samenbrengen van de documenten in één ruimte. Het materiaal bevond zich bij Annie Gentils in diverse plastieken dozen verspreid over verschillende ruimtes. Het bestond uit diverse types materialen – brieven, foto’s, affiches, audiovisuele banden – en werd ongeordend bewaard in plastic mapjes en ringmappen. Affiches van verschillende tentoonstellingen waren opgerold opgeborgen in een kartonnen kokerdoos.


'''2.3. Identificeren'''


Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.


[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling - © Carolina De Backer]]


Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.


De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.


'''2.4. Schonen'''


Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:


* Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
* Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
* De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.


'''2.5. Ordenen en beschrijven'''


[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documenten worden per tentoonstelling geordend - © Carolina De Backer]]


Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:


* Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van '''''De Witte Raaf'''''.
* Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
* Beschrijving: De documenten werden in een een [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx voorbeeld]). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.


'''3. Bewaren'''


Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.


[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer]]


'''4. Gebruik'''


'''4.1. Plan tot digitaliseren'''


Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.


'''4.2. Registreren in de Archiefbank'''


Het archief werd geregistreerd in de [https://www.archiefbank.be Archiefbank]. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.


Lees in [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|deze tool]] hoe je zelf een archief kan registreren in de Archiefbank.

==Resultaten== 


'''Werden de gewenste resultaten behaald?'''


'''Ordening en beschrijving'''


Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of '''''spreadsheet'''''. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.


Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu [https://www.kunsten.be/ Kunstenpunt], denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.


'''Digitalisering en ontsluiting'''


Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.


Het archief werd geregistreerd in de Archiefbank zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. [https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Hier] kan je de fiche raadplegen.


'''Vaststellingen en aandachtspunten'''


* De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als [[Archiefvormer|archiefvormer]] kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit '''''De Witte Raaf''''' was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
* ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
* Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.


''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]])''


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</translate>

Archiefzorg bij Annie Gentils Gallery

2024-06-12T12:24:26Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

In dit pilootproject wordt een overzicht gegeven van het parcours dat Annie Gentils aflegde voor de inventarisatie van haar archief zodat het bruikbaar en toegankelijk is. Ze wil graag foto’s en documenten (laten) digitaliseren om de geschiedenis van haar galerij te tonen op haar website. Dit pilootproject liep met medewerking van M HKA.

==Status== 


# Probleem bepalen: december 2013 - januari 2014
# Inventariseren: januari 2014 - april 2014
# Bewaarstrategieën: maart 2014 - april 2014
# Evaluatie archiveringsfase: april 2014
# Hergebruik: april 2014
## Registratie in de Archiefbank: april 2014
## Plan voor digitalisering: april 2014

==Probleemstelling== 


'''Aanleiding'''


Bij het zoeken naar foto’s en documenten om op haar website te plaatsen, ontdekte Annie Gentils dat het materiaal uit haar vroegere periode nog niet gedigitaliseerd was. Binnen dit pilootproject werd besloten om met het materiaal van Montevideo (1981-1985) aan de slag te gaan – de periode die vooraf gaat aan het ontstaan van de Annie Gentils Gallery. Montevideo was een trefpunt voor jonge kunstenaars uit de nationale en internationale experimentele kunstscène. In de tentoonstellingsruimte werden tentoonstellingen, performances, concerten, dans-, theater- en filmvoorstellingen georganiseerd.


'''Gewenste resultaten:'''
* Ordening en beschrijving
* Digitalisering en ontsluiting

==Methode== 


Werkwijze:


# Probleem bepalen
## Casus afbakenen
## Vrijwilliger zoeken
# Inventariseren
## Voorbereiding
## Het materiaal bijeenbrengen
## Identificeren
## Schonen
## Ordenen en beschrijven
# Bewaren
# Gebruik
## Plan tot digitaliseren
## Registreren in de Archiefbank


'''1. Probleem bepalen'''


[[Bestand:AGG 20140107 01 2 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief zoals het bewaard werd - PACKED vzw CC BY-SA]]


'''1.1. Casus afbakenen'''


Er werd beslist om het archief af te bakenen tot het materiaal van Montevideo. Het vormt een afgesloten periode van vier jaar en M HKA toonde interesse om te helpen bij het digitaliseren. Het archief van Montevideo vormt een aanvulling op de collectie van het museum.


'''1.2.Vrijwilliger zoeken'''


Omdat Annie Gentils de galerij alleen runt, heeft ze zelf niet voldoende tijd om op korte tijd in te staan voor de ordening en beschrijving van het archief. Met de hulp van BAM werd er naar een vrijwilliger gezocht om met het archief aan de slag te gaan.


'''2. Inventariseren'''


Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die gezet werden in het proces van ordenen en beschrijven van het archief van Montevideo. In de praktijk zijn dit geen afzonderlijke fases, maar lopen ze door elkaar.


'''2.1. Voorbereiding'''


In 2011 verscheen er een artikel over Montevideo in [https://www.dewitteraaf.be/ '''''De Witte Raaf''''']. Voor de start van de inventarisering werd dit artikel doorgenomen. De namen van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen werden opgenomen in een werkdocument dat diende voor de ordening van het archiefmateriaal.


'''2.2. Bijeenbrengen'''


[[Bestand:AGG 20140109 03 2.jpg|thumb|600px|center|Het archief wordt samengebracht - © Carolina De Backer]]


De eerste stap bij het ordenen en beschrijven van het materiaal van Montevideo was het samenbrengen van de documenten in één ruimte. Het materiaal bevond zich bij Annie Gentils in diverse plastieken dozen verspreid over verschillende ruimtes. Het bestond uit diverse types materialen – brieven, foto’s, affiches, audiovisuele banden – en werd ongeordend bewaard in plastic mapjes en ringmappen. Affiches van verschillende tentoonstellingen waren opgerold opgeborgen in een kartonnen kokerdoos.


'''2.3. Identificeren'''


Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.


[[Bestand:AGG 20140110 11.jpg|thumb|600px|center|Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling - © Carolina De Backer]]


Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.


De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.


'''2.4. Schonen'''


Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:


* Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
* Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
* De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.


'''2.5. Ordenen en beschrijven'''


[[Bestand:AGG 20140109 11 2.jpg|thumb|600px|center|Documenten worden per tentoonstelling geordend - © Carolina De Backer]]


Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:


* Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van '''''De Witte Raaf'''''.
* Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
* Beschrijving: De documenten werden in een een [https://wiki.packed.plutonian.site/images/9/99/AGG_20140113_schema_isadg.pdf Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven] ([https://wiki.packed.plutonian.site/images/d/de/AGG_20140113_Voorbeeld_beschrijving.xlsx voorbeeld]). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.


'''3. Bewaren'''


Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.


[[Bestand:AGG 20140402 03.jpeg|thumb|600px|center|Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer]]


'''4. Gebruik'''


'''4.1. Plan tot digitaliseren'''


Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.


'''4.2. Registreren in de Archiefbank'''


Het archief werd geregistreerd in [https://www.archiefbank.be de Archiefbank]. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.


Lees in [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|deze tool]] hoe je zelf een archief kan registreren in de Archiefbank.

==Resultaten== 


'''Werden de gewenste resultaten behaald?'''


'''Ordening en beschrijving'''


Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of '''''spreadsheet'''''. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.


Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu [https://www.kunsten.be/ Kunstenpunt], denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.


'''Digitalisering en ontsluiting'''


Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.


Het archief werd geregistreerd in de Archiefbank zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. [https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Hier] kan je de fiche raadplegen.


'''Vaststellingen en aandachtspunten'''


* De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als [[Archiefvormer|archiefvormer]] kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit '''''De Witte Raaf''''' was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
* ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
* Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.


''Auteur: Nastasia Vanderperren ([[meemoo]])''


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</translate>

Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes

2024-06-12T12:21:23Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

In het kader van een stage bij Het Firmament (nu [[CEMPER]]) voor de Master na Master opleiding [https://www.vub.be/opleiding/archivistiek-erfgoed-en-hedendaags-documentbeheer#over-de-opleiding- Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer] aan de VUB te Brussel werd nagegaan waaruit het archief van podiumkunstenaars bestaat en wat de criteria zijn om archief al dan niet te bewaren.


Als praktijkvoorbeeld werd het archief van choreograaf [http://ugodehaes.be/ Ugo Dehaes] bekeken, teneinde een idee te krijgen van wat er in de praktijk geproduceerd en bewaard wordt tijdens het maken en uitvoeren van een dansproductie. Op basis van dit gesprek en het doornemen van het fysieke archief werd de lijst van waaruit het archief van podiumkunstenaars kan bestaan, verder uitgebreid. Tijdens het doornemen van dit fysieke archief werden de stukken meteen geordend, geschoond, opnieuw verpakt en gelabeld en ten slotte in één ruimte ondergebracht.

==Status== 
# Inleidend gesprek met Ugo Dehaes op 11 februari 2014.
# Bekijken bewaard archiefmateriaal per productie op 11 februari 2014.
# Ordenen en verpakken op 12 februari 2014.

==Probleemstelling== 
===Aanleiding===
Ugo Dehaes is een kunstenaar die graag zo veel mogelijk sporen van zijn creaties bewaart. De drang om zijn werk te documenteren en archiveren is deels gegroeid uit frustratie om het gebrek aan bewaarde sporen uit de periode waarin hij bij [http://www.damagedgoods.be/ Damaged Goods] danste (1998-2001).


Het door Ugo Dehaes bewaarde materiaal van zijn dansproducties werd semi-geordend bewaard in een aantal ringmappen en dozen, verspreid over verschillende kamers in zijn appartement. Het was zijn wens om dit per productie te ordenen en in gemarkeerde archiefdozen op te slaan op één plaats, zodat alles gemakkelijker terug te vinden was.

===Gewenste resultaten=== 
* Ordening van het bewaard materiaal per productie.
* Verpakken in archiefdozen.
* Dozen gecentraliseerd opslaan.
* Een idee krijgen van wat het archief van een podiumkunstenaar inhoudt.
* Een idee krijgen waarom archief wordt bewaard.
* Registratie van dit archief in de Archiefbank.

==Methode== 
# Probleem bepalen
## Een overzicht krijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd.
## Peilen naar de wensen van de kunstenaar.
# Ordenen
## Voorbereiding: het materiaal centraliseren + het identificeren van alle stukken per productie.
## Ordenen van de stukken.
# Schonen.
# Verpakken en labelen per productie.
# Centraliseren in één ruimte.
# Registratie.

===Probleem bepalen=== 
====Overzicht krijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd====
Om een overzicht te krijgen van het archief, leidde Ugo Dehaes ons rond en lichtte hier en daar wat zaken toe. Samen met hem bekeken we alle stukken van twee producties. Op basis hiervan werd de lijst [https://wiki.projecttracks.be/images/a/ad/Wat_kan_je_archief_zijn.xlsx Wat kan je archief zijn?] verder aangevuld.

====Peilen naar de wensen van de kunstenaar==== 
Ugo Dehaes is choreograaf en medeoprichter van [http://www.kwaadbloed.com/ kwaadbloed vzw]. Sinds 2000, de oprichting van kwaadbloed vzw, maakt hij elke twee jaar een avondvullende voorstelling. Hierdoor blijft zijn archief tot op vandaag traag maar gestaag verder groeien.


Om een idee te krijgen van de verwachtingen en de visie van Ugo op zijn archief gingen we verder met een diepgaand interview. Daaruit bleek dat de kunstenaar een emotionele verzamelaar is die zoveel mogelijk sporen van zijn creaties wil bewaren. We kregen ook een zicht op de meest essentiële stukken van enkele producties. Samen met hem kwamen we tot een plan van aanpak voor het ordenen, schonen, verpakken, labelen en centraliseren van zijn archief.


[[Bestand:Archief_UgoDehaes_voor.png|600px|class=align-center|Archief Voor. Copyright Ugo Dehaes.]]

===Ordenen=== 
====Voorbereiding====
Om het materiaal te kunnen ordenen, werden alle stukken eerst in één ruimte geplaatst. Daarna werden twee producties uitgekozen die stuk per stuk werden doorgenomen. Zo werd het duidelijk wat het archief van Ugo behelsde en welke ordening gewenst is.

====Ordenen van de stukken==== 
Het archief werd geordend per productie. Binnen de producties werd onderscheid gemaakt tussen promotie-, pers- en creatiemateriaal. Het zakelijke en administratieve archief, de foto's en de videoregistraties worden in aparte archiefdozen bewaard. Tot nog toe werd geen duidelijke link gelegd tussen het productie-archief en de rest van de stukken (zoals hierboven beschreven). Om de volledige context van een productie te kennen, is het net van belang dat deze link duidelijk is.

===Schonen=== 
Alle elementen die de archiefstukken kunnen beschadigen, werden verwijderd. Er werd wel voor gezorgd dat stukken die met nietjes samenhingen, niet uit elkaar werden getrokken. Plastieken mapjes werden zoveel mogelijk vervangen door papieren mapjes en/of kartonnen dozen.

===Verpakken en labelen per productie=== 
De archiefstukken werden in geschikte archiefdozen gestoken. Deze dozen werden daarna gelabeld volgens hun inhoud. Zo werd telkens de titel van de betrokken productie genoteerd met daaronder de vermelding of het om creatie-, pers- en/of promomateriaal van deze productie gaat.

===Centraliseren in één ruimte=== 
Vervolgens werd het archief chronologisch geordend, in één ruimte geplaatst.


[[Bestand:Archief_UgoDehaes_na.jpg|712px|class=align-center|Archief Na. Copyright Ugo Dehaes]]

===Registratie=== 
====Registreren in de Archiefbank====
Het archief van kwaadbloed vzw wordt bewaard in het privé-appartement van Ugo Dehaes. Om te verzekeren dat de onderzoekswereld, de erfgoedsector en andere geïnteresseerden hiervan op de hoogte zijn, werd beslist om het archief op het hoogste niveau te ontsluiten in de [https://archiefpunt.be/ Archiefbank]. Deze erfgoedorganisatie verzamelt gegevens over private archieven en documentaire collecties in Vlaanderen en Brussel. Al die gegevens worden ondergebracht in een online databank en zijn op die manier voor iedereen raadpleegbaar.


Om deze registratie op een goede manier te doen, werd het archief beschreven volgens de [[:Bestand:ISADG Handleiding.pdf|ISAD(G)]] standaard.


Lees [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|hier]] hoe je zelf een archief kan registreren in de Archiefbank.

==Resultaten== 
===Werden de gewenste resultaten behaald?===
* Het archief van Ugo Dehaes gaf een zeer volledig beeld van wat er bij de creatie en representatie van een productie aan archiefmateriaal wordt gecreëerd.
* Uit het inleidende gesprek konden de voornaamste redenen voor het bewaren van archief worden gefilterd.
* Het archief van Ugo Dehaes werd geordend, geschoond, verpakt in geschikte en gelabelde archiefdozen en gecentraliseerd in één ruimte.
* Het volledige archief werd beschreven, maar nog niet ingevoerd in de Archiefbank.

===Vaststellingen en aandachtspunten=== 
* Door eerder verlies van archiefmateriaal was Ugo Dehaes zich zeer bewust van zijn drang om de sporen van de voorbije producties te archiveren. Daarbij waren emotionele gehechtheid en potentiële hernemingen belangrijke redenen voor deze kunstenaar om archief te bewaren.
* Het ordenen van het archief vergde een kleine inspanning, maar draagt nu in grote mate bij tot de toegankelijkheid ervan.
* Met het opnieuw verpakken van het archief werd plaats gewonnen.
* Voor het schonen, ordenen en opnieuw verpakken van archief moet je voldoende werkruimte voorzien.


''Dit praktijkvoorbeeld werd begeleid door [[CEMPER|Het Firmament]]


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</translate>

Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)

2024-06-12T10:42:51Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Het kan zijn dat je je archief niet langer zelf kan of wil beheren. Het is dan aangeraden om een nieuwe bewaarplaats voor je archief en/of collectie(s) te zoeken.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Hoe ga je op zoek naar een nieuwe bewaarplaats voor je archief of collectie?
* Welke overwegingen moet je maken bij het zoeken naar een nieuwe bewaarplaats?
* Wat is het verschil tussen een schenking en een bewaargeving?
* Hoe bereid je je archief voor op een overdracht naar een nieuwe bewaarplaats?
</blockquote>


Er komt mogelijk een moment dat je als kunstenaar of als organisatie niet meer of onvoldoende zorg kan dragen voor je archief en collectie(s). Als kunstenaar moet je misschien verhuizen naar een kleinere ruimte. Als organisatie heb je misschien een waardevol papieren archief, maar wordt het niet meer geraadpleegd om alles digitaal verloopt. Of je bent gewoon vooruitziend en wilt hierover al eens nadenken. Je kan dan op zoek gaan naar een nieuwe beheerder van je archief en collectie(s). Dit vraagt enige overweging. Uitgebreider advies vind je hier.

== Eigendomsrecht == 


Het eigendomsrecht is het recht dat berust op het archief of collectie en heeft betrekking op het ‘stoffelijke deel’ van het archief of collectie waarover je de feitelijk eigendom uitoefent. Het gaat er over dat je de eigendomstitel al dan niet overdraagt aan een nieuwe beheerder.
Daarnaast blijft het auteursrecht bestaan. Dat heeft betrekking op het ‘niet stoffelijke’ deel van het archief; de creatie, en valt eenvoudig gesteld als volgt uiteen. Het recht ontstaat bij vervaardiging van een ‘creatief’ werk waarbij uitsluitend aan de maker van dit werk de ‘exploitatierechten’ en de ‘persoonlijkheidsrechten’ berustend op dit werk toekomen. Dit recht ontstaat bij creatie zonder dat enige nadere handeling vereist is.
Zorg ervoor dat de eigendomsrechten goed uitgeklaard zijn en duidelijk op papier staan. Zijn alle betrokken partijen het eens met een eventuele overdracht?

== Archiefbestemming == 

Ga na of een deel van je archief en/of je collectie al eerder werd opgenomen door een (professionele) bewaarplaats, particulier of vereniging. In dat geval adviseren we om het archief ook in de toekomst over te dragen aan deze bewaarplaats. Je archief wordt immers bij voorkeur samen bewaard. <blockquote>'''Tip''': Weet je niet zeker of er al eerder een deel van je archief werd opgenomen door een professionele bewaarplaats, door particulieren of door verenigingen? Surf dan eens naar de website van [https://archiefpunt.be/ Archiefpunt]. Niet alle archieven zijn hier geregistreerd, maar het is mogelijk dat het archief van jouw organisatie hier terug te vinden is. </blockquote>Je kunt je archief schenken aan familie, vrienden, een opvolger, een instelling of een organisatie waaraan je verbonden bent. Op die manier blijft je archief in je professionele of persoonlijke levenssfeer. Zo blijft het ook in handen van mensen met wie je een stevige of vertrouwensband hebt en die het beste voor hebben met je archief. Vanuit een persoonlijke bekommernis en vanuit een cultuurhistorisch besef zullen zij de zorg voor je archief wellicht graag op zich nemen.


Je kunt je archief ook overdragen aan een professionele bewaarinstelling: archiefinstellingen (waaronder stads- en gemeentearchieven), erfgoedbibliotheken (waaronder de conservatoriumbibliotheken en een aantal universiteitsbibliotheken) of musea. Hun primaire opdracht bestaat er tenslotte in om ‘erfgoed’ in goede omstandigheden te bewaren, het toegankelijk te maken en het gebruik ervan te stimuleren. Ze hebben daartoe geschoold personeel in dienst en beschikken over de nodige expertise. Met deze instellingen heb je weliswaar geen persoonlijke band, maar ze verdienen niettemin je volle vertrouwen wat betreft de zorg voor je archief.


In het geval je geen geëigende archiefinstelling vindt, kan je altijd terecht bij [https://archiefpunt.be/ Archiefpunt]. Deze bemiddelende instantie streeft ernaar om voor elk relevant archief een geschikte bewaarplaats te vinden. Door overleg en dialoog met alle betrokken actoren tracht Archiefpunt ervoor te zorgen dat er geen collecties door de mazen van het net glippen en onherroepelijk verloren gaan.


Je kunt met je archief en collectie tot slot misschien ook terecht bij een heemkundige kring. Een heemkundige kring in je buurt vind je op de website van [https://historiesvzw.be/op-de-kaart/ Histories].<blockquote>'''Tip''': Twijfel je welke nieuwe locatie voor jouw archief in aanmerking komt? Stel een werkgroep samen met mensen die je archief en collectie(s) goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning.
De door Vlaanderen erkende landelijke dienstverlenende organisatie voor cultureel erfgoed kunnen ondersteuning bieden en bemiddelen bij het zoeken naar een geschikte bewaarplaats van je archief(-collectie).</blockquote>
De landelijke dienstverlenende organisatie voor cultureel erfgoed waar je terecht kan met vragen over kunstenerfgoed (of aspecten ervan) zijn:
*[[CEMPER]] - centrum voor muziek- en podiumerfgoed in Vlaanderen en Brussel (Mechelen)
*[[CKV]] - Centrum Kunstarchieven Vlaanderen is een centrale hub voor de gedistribueerde zorg voor kunstarchieven en nalatenschappen. Het is een operationeel autonome organisatie binnen M HKA. (Antwerpen)
*[[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] - vzw die zich inzet voor de digitale archiefwerking van organisaties in cultuur, media en overheid. (Gent)
*[https://historiesvzw.be/ Histories] - is erkend als landelijke dienstverlenende organisatie m.b.t. genealogie, heemkunde, lokaal erfgoed en cultuur van alledag. (Mechelen)
*[[Vlaams Architectuurinstituut]] - aanspreekpunt voor architectuur in Vlaanderen en Brussel (Antwerpen)
*[https://werkplaatsimmaterieelerfgoed.be/ WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed)] - organisatie voor immaterieel cultureel erfgoed (Brussel)


Bij de musea en culturele archieven kan je terecht voor diverse soorten ondersteuning en dienstverlening: zie hiervoor het [[https://wiki.projecttracks.be/index.php?title=Overzicht_professionele_bewaarplaatsen|overzicht van professionele bewaarplaatsen]].


Diverse overheden bieden je eventueel zowel inhoudelijke als financiële ondersteuning. Denk hierbij aan de het Departemens Cultuur, Jeugd en Media, de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de lokale stedelijke/gemeentelijke diensten.


Op de [https://historiesvzw.be/op-de-kaart/ Erfgoedkaart] van Faro vind je alle erfgoedorganisaties in Vlaanderen en Brussel. Hier kan je vinden welke organisaties zich in jouw buurt bevinden.

== ‘Schenking’ of ‘in bewaargeving’ == 
Voor de overdracht van particuliere archieven bestaan er twee mogelijkheden. Je kan je archief in bewaring geven of schenken. Met een overeenkomst van opneming ter bewaring/bewaargeving behoud je de eigendomsrechten. Bij een schenking van je archief draag je de eigendomsrechten over aan de instelling via een overeenkomst van schenking (notariële akte) of een overeenkomst van handgift.
<blockquote>Tips:
*Documenteer een archief(stuk) dat je schenkt of in bewaring geeft, altijd goed. Een overdracht naar een bewaarinstelling of particulier/organisatie moet worden vastgelegd in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. (lees daarover meer in aandachtspunten bij het overdragen van je archief en collectie).
*Maak de keuze voor een ‘schenking’ of ‘bewaargeving’ niet alleen. Stel een werkgroep samen met mensen die het archief en de collectie goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning.</blockquote>


[[Bestand:Overdracht van het archief van de Neurenberger processen in het Vredespaleis te , Bestanddeelnr 903-9533.jpg|600px|class=align-right]]

== Overdracht == 

Hoe een overdracht precies afgehandeld wordt, verschilt per instelling. Elke instelling heeft immers eigen ‘gewoontes’. Ga na of de bewaarinstelling van jouw keuze richtlijnen op de website publiceerde in verband met het verwerven van particuliere archieven. Maak een afspraak met de organisatieverantwoordelijke en bespreek het volledige proces zodat je weet wat je mag verwachten. Houd daarbij ook rekening met de mogelijkheden van de instelling zelf. Leg afspraken vast in een contract. Spreek een concrete datum af waarop het archief overgedragen kan worden.
=== Aandachtspunten bij het overdragen van een archief === 

==== Neem tijdig contact op met de nieuwe beheerder die je voorkeur wegdraagt ==== 


De komst van een nieuw archief vraagt enige voorbereidingstijd, ook voor een professionele instelling. Contacteer de verantwoordelijke, maak je intenties kenbaar en vraag of jouw archief er een plaats kan krijgen.

==== Vraag meer duidelijkheid over hoe je archief bewaard en ontsloten zal worden ==== 


Zal de instelling een inventaris opmaken? Zal er ruimte zijn voor valorisatie of waardering van je archief en collectie? Bespreek wat je graag en liever niet ziet gebeuren. Maak ook duidelijke afspraken over de openbaarheid van de stukken.

==== Denk op voorhand goed na over vertrouwelijke of persoonlijk informatie in je archief die je liever niet openbaar maakt ==== 


In overleg met de archiefbewaarplaats kunnen beperkingen op openbaarheid vastgelegd worden. Archiefbewaarplaatsen zijn hoe dan ook gebonden aan de wetgeving inzake privacy. Auteursrechtelijk materiaal mag enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking gesteld worden aan het publiek. Ga dus op voorhand of samen met de archiefbewaarplaats goed na welke documenten en objecten auteursrechtelijk beschermd zijn en maak ook daarover goede afspraken.

==== Maak afspraken over wat de archiefinstelling van jou verwacht ==== 


In welke toestand moet het archief overgedragen worden (geordend, geschoond, …)? Moet er een grondige selectie of inventarisatie plaatsvinden voor de overdracht?

===== Maak een overdrachtslijst aan ===== 


Op die lijst beschrijf je welke stukken worden overgedragen om latere betwisting uit te sluiten. Bovendien geeft zo’n overdrachtslijst een handig overzicht van het archief, zowel voor de nieuwe eigenaars als voor toekomstige onderzoekers en kunstenaars. Welke informatie deze overdrachtslijst precies moet bevatten en hoe gedetailleerd die moet zijn, spreek je af met de instellingsverantwoordelijke. Vaak volstaat het om grote gehelen aan te duiden, eventueel gekoppeld aan de precieze (genummerde) dozen waarin je het archief zal verhuizen. Documenteerde je ooit de structuur van je archief of maakte je een archiefbeschrijving, dan kun je dat overzicht als basis gebruiken. Een overdrachtslijst komt overeen met een plaatsingslijst, maar dan zonder exacte omschrijving van de locatie. Bekijk de tool '[[Maak een plaatsingslijst (scenario 1)|Maak een plaatsinginslijst]]' voor meer informatie over deze plaatsingslijst.

===== Schoon je archief ===== 


Draag je je archief over dan kan het zijn dat er verwacht wordt dat je je archief schoont. Schonen is het verwijderen van schadelijke elementen.


Verwijder elementen die de documenten kunnen beschadigen : paperclips, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, overbodige papieren mappen, vloeipapier, … Documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals plastieken mapjes, paperclips en elastieken moeten fysiek verbonden blijven. Neem daarom een groot vel papier (A3), vouw het dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door dozen. Controleer wel altijd of de oorspronkelijke verpakking geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van documenten.


Verwijder ook dubbels, korte notities zonder veel belang en kladversies van documenten die weinig verschillen van de eindversies.2 Bekijk de tools [[Ruim je archief op]] en [[Materiële bewaring van je fysiek archief]] voor meer info.

===== Pak het archief in stevige dozen vooraleer je het verhuist ===== 


Hou daarbij dezelfde ordening aan als de ordening die je al hanteert. Haal m.a.w. de archiefstukken niet nodeloos door elkaar. Weersta aan de verleiding om materiaal dat niet bij elkaar hoort toch samen op te bergen, enkel om verhuisdozen goed gevuld te krijgen. Om te vermijden dat door lege ruimte in de dozen het opgeborgen materiaal begint te schuiven, kun je ze opvullen met bijvoorbeeld losse proppen papier. Archiefinstellingen krijgen liever een paar dozen meer met daarin een geordend archief, dan een compact verpakt maar ongeordend geheel. Zorg er dus voor dat de nieuwe eigenaar niet alle stukken moet uitpakken en de ordening moet reconstrueren, want dat kan een hele klus zijn. Pak alles in alsof jij diegene bent die het archief ontvangt.


<blockquote>'''Tip''': Professionele bewaarinstellingen krijgen meters archief per jaar te verwerken. Daardoor kan het zijn dat het een tijdje duurt vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw archief. Hoe meer informatie over het archief jij hen al kunt bezorgen en hoe meer richtlijnen van deze website jij hebt opgevolgd, hoe sneller je archief klaar zal zijn voor blijvende bewaring.</blockquote>


[[Categorie: 4. Materieel bewaren]]
[[Categorie: Primaire Tools]]
</translate>

Toon je archief en/of collectie(s) online

2024-06-12T10:37:36Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Een goede manier om je archief of collectie een grotere bekendheid te geven is om deze online vindbaar en/of doorzoekbaar te maken. Je kan dit doen voor je collectie in zijn geheel, of door afzonderlijke stukken online te plaatsen.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Op welke manieren kan je je archief of collectie online presenteren?
* Hoe kan je je archief of collectie op je eigen website presenteren?
* Op welke databanken kan je je archief of collectie registreren?
* Hoe kan je je archief of collectie tonen op websites van derden?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op de verschillende manieren om je archief en/of collectie(s) online vindbaar te maken. Je kan opteren voor je eigen website of een gespecialiseerde erfgoeddatabank. In beide gevallen zal je ook moeten kiezen voor het vindbaar maken van je archief en/of collectie(s) als geheel of van een aantal (top)stukken uit je archief en/of collectie(s).


<blockquote>
'''Let op''': rechten op documenten moeten [[Checklist voor het klaren van rechten|geklaard]] zijn voordat je ze online kan zetten.


'''Tip''': Wil je je archief of collectie wel vindbaar én raadpleegbaar maken, maar het gebruik enkel gecontroleerd toestaan? Maak dan een '''overeenkomst''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|modelovereenkomst]]) op met de gebruiker.
</blockquote>

==Toon je archief en/of collectie(s) op je website== 
Door een '''archiefluik''' op je website te plaatsen, met bv. foto’s, filmpjes, persartikels, teksten, tourdata, etc., kan je je werking en projecten vindbaar maken voor anderen. Een aantal voorbeelden zijn:


*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/ Netwerk Aalst];
*[https://kfda.be/nl/home/ Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].


[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Webpagina archief Kunstenfestivaldesarts]]


Of je plaatst een volledige '''gearchiveerde website online'''. In het bijzonder voor jaarlijks terugkerende festivals kan dit een interessante formule zijn. Een mooi voorbeeld hiervan is [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact].


Je kan er ook voor opteren de archief- en collectiestukken samen te brengen in een '''virtuele tentoonstelling'''. Enkele voorbeelden van tools en realisaties zijn:


<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is een onderdeel van het Microsoft Office 365 pakket en is een heel eenvoudige manier om volledig zelf een online expo op te zetten of een digitaal verhaal te brengen. [[CEMPER]] maakte er gebruik van om haar [https://www.cemper.be/poppencollectie collectie theaterpoppen] voor te stellen.


[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is een gratis, open source platform dat werd ontwikkeld binnen het Europese project [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO kan gebruikt worden als een eenvoudige toolkit om digitale tentoonstellingen en verhalen te creëren. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor gebruik in musea en andere cultureel-erfgoedinstellingen, maar kan ook gebruikt worden door anderen. Theater aan Zee was de eerste kunstenorganisatie in Vlaanderen die aan de slag ging met de tool voor de tentoonstelling [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ]. In het praktijkvoorbeeld [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling]] lees je hoe de tentoonstelling tot stand kwam.


[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] gaat partnerschappen aan met musea en culturele instellingen om erfgoed online te tonen. Het [https://huisvanalijn.be/nl Huis van Alijn] was het eerste Belgische museum dat van deze dienst gebruik maakte in 2013 en met stukken uit zijn collectie een digitale tentoonstelling maakte over de geschiedenis van circus in België: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Straffe toeren! Een duik in het Belgisch circusverleden].
</blockquote>

==Registreer je archief en/of collectie(s) in een gespecialiseerde erfgoeddatabank== 
Vlaanderen telt heel wat gespecialiseerde erfgoedplatformen die archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties vindbaar maken. Ze focussen elk op een eigen geografisch of thematisch afgebakend domein.

===Vlaamse erfgoeddatabanken=== 
[[Archiefbank Vlaanderen|De Archiefbank van Archiefpunt]] en [https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] zijn twee databanken die archieven van personen en organisaties uit heel Vlaanderen en Brussel samenbrengen. In deze databanken worden archieven en collecties op het hoogste niveau geregistreerd. Dat betekent dat ze per archief of collectie informatie geven over minimaal de titel, archiefvormer, omvang en datering van het archief of de collectie. De inhoud ervan wordt in grote lijnen beschreven, maar niet op stukniveau ontsloten.


In deze categorie zijn er ook databanken die archieven en collecties samenbrengen volgens type drager. Zo is er [https://www.hetarchief.be Het Archief] waar beeld en geluid uit de Vlaamse cultuur-, media- en overheidssector verzameld worden.


<blockquote>
[[Archiefbank Vlaanderen|De Archiefbank van Archiefpunt]] is de centrale databank voor Vlaamse privaatrechtelijke archieven en documentaire collecties. Lees in de tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in de Archiefbank]] hoe je je archief registreert in de Archiefbank.


[https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] is een samenwerkingsverband van Vlaamse erfgoedinstellingen (ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven, Liberaal archief) om het erfgoed van het Vlaamse middenveld te ontsluiten. Het is een instrument dat goed geïntegreerd is in de cultureel-erfgoedgemeenschap. Archiefbestanden die in ODIS ingevoerd worden, verschijnen bijvoorbeeld automatisch in de Archiefbank. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.


[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Vlaanderen heeft een rijkdom aan beeld en geluid, bewaard bij verschillende organisaties: van cultureelerfgoed- en podiumkunsteninstellingen tot overheid en omroepen. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]], het vroegere VIAA, digitaliseert dit analoge audiovisuele materiaal waar nodig en bewaart het samen met bestaande digitale collecties duurzaam in zijn eigen archiefsysteem. Vaak is het materiaal zelf auteursrechtelijk beschermd en kan het dus niet zomaar online getoond worden. Op het [https://hetarchief.be/ hetarchief.be] kan je dus niet het beeld en geluid zelf raadplegen, maar wel beschrijvingen, titels en trefwoorden van de items die door meemoo gedigitaliseerd werden. Eens je gevonden hebt wat je zocht, kan je zelf contact opnemen met de instellingen die de archieven en collecties die je interesseren beheren om alsnog de stukken te raadplegen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>

===Erfgoeddatabanken per kunstdiscipline=== 


Er bestaan een aantal thematische databanken voor de registratie en ontsluiting van kunstenarchieven en -collecties.


<blockquote>
In de [https://www.vai.be/advies/databank-architectuurarchieven databank architectuurarchieven] ontsluit het [[Vlaams Architectuurinstituut | Vlaams Architectuurinstituut (VAi)]] zoveel mogelijk informatie over de gebouwde omgeving in Vlaanderen en Brussel. In deze databank kun je archieven terugvinden die door verschillende bewaarinstellingen worden beheerd, naast informatie over architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven en andere actoren met betrekking tot de gebouwde omgeving van Vlaanderen en Brussel. Contacteer [[Vlaams Architectuurinstituut | VAi]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was het online platform van Resonant dat muzikaal erfgoed in Vlaanderen in kaart bracht, met beschrijvingen van archieven, collecties, stukken en topstukken. Sinds 2018 is de databank niet meer in gebruik, maar de gegevens zijn nog consulteerbaar bij [[CEMPER]], de fusieorganisatie van Resonant en Het Firmament. Contacteer [[CEMPER]] als je gegevens wil raadplegen of als je een archief of collectie muzikaal erfgoed bezit.


In de [https://anet.be/desktop/letterenhuis literaire databank Agrippa] vind je beschrijvingen van archieven van schrijvers, theaterauteurs, uitgeverijen en andere literaire actoren die in het [[Letterenhuis]] bewaard worden. Contacteer het [[Letterenhuis]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.


[https://artinflanders.be/nl Artinflanders.be] brengt meer dan 30.000 beelden van 60 Vlaamse kunstmusea en erfgoedinstellingen samen op één website.
</blockquote>

===Regionale erfgoed- en beeldbanken=== 
Verschillende steden, gemeenten en provincies hebben een erfgoed- of beeldbank om het lokale en regionale erfgoed te tonen. Contacteer de beheerder van de erfgoed- en beeldbanken die hieronder vermeld staan als je wil meewerken.


<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is de website voor cultureel erfgoed in Limburg en Vlaams-Brabant. Ingevoerde erfgoedobjecten worden visueel in kaart gebracht en zijn onderling doorzoekbaar via de achterliggende databank. Erfgoedplus heeft ook een invoermodule: het Erfgoedregister. Organisaties die zelf geen digitale inventaris hebben, kunnen hun objecten beschrijven en invoeren in de databank. Ergoedplus.be staat open voor iedereen met een erfgoedcollectie. Contacteer [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] als je wil deelnemen.


[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] heeft als doel om het cultureel erfgoed uit West- en Oost-Vlaanderen virtueel toegankelijk te maken. Op deze manier willen beide provincies het erfgoed in kaart brengen en de zorg voor cultureel erfgoed stimuleren. De databank van Erfgoedinzicht bestaat uit een invoermodule waarin het erfgoed op gestandaardiseerde manier beschreven en beheerd kan worden.


Erfgoedinzicht staat momenteel enkel open voor aangesloten instellingen. Onder meer S.M.A.K. en MDD - Museum D'Hondt-Dhaenens zijn partnerinstellingen.
</blockquote>

====Overzicht regionale erfgoed- en beeldbanken==== 


Naast de databanken voor de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en West- en Oost-Vlaanderen zijn er ook online platformen die erfgoed van een stad, gemeente of regio verzamelen. Erfgoed- en beeldbanken schieten als paddenstoelen uit de grond. Dat maakt dat onderstaande lijst mogelijk niet volledig is. Staat jouw regio, stad of gemeente dus niet in deze lijst, neem dan contact op met de erfgoedcel uit jouw regio. Op de website Erfgoedcellen.be vind je de 27 cultureelerfgoedcellen in Vlaanderen en Brussel terug.


*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Beeldbank Aalst]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Beeldbank Brugge]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Regionale beeldbank Mechelen] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Beeldbank Kusterfgoed]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Beeldbank Gent]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Beeldbank Schoten]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Karakter]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Erfgoedbank Land van Rode]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Erfgoedbank Land van Dendermonde]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Erfgoedbank Meetjesland]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Erfgoedbank Midwest]
*[https://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Erfgoed]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Erfgoedbank Tielt-Winge]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Erfgoedbank Waasland]

==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden== 
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Toon je archief en/of collectie(s) online

2024-06-12T10:36:51Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Een goede manier om je archief of collectie een grotere bekendheid te geven is om deze online vindbaar en/of doorzoekbaar te maken. Je kan dit doen voor je collectie in zijn geheel, of door afzonderlijke stukken online te plaatsen.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Op welke manieren kan je je archief of collectie online presenteren?
* Hoe kan je je archief of collectie op je eigen website presenteren?
* Op welke databanken kan je je archief of collectie registreren?
* Hoe kan je je archief of collectie tonen op websites van derden?
</blockquote>


In deze tool gaan we dieper in op de verschillende manieren om je archief en/of collectie(s) online vindbaar te maken. Je kan opteren voor je eigen website of een gespecialiseerde erfgoeddatabank. In beide gevallen zal je ook moeten kiezen voor het vindbaar maken van je archief en/of collectie(s) als geheel of van een aantal (top)stukken uit je archief en/of collectie(s).


<blockquote>
'''Let op''': rechten op documenten moeten [[Checklist voor het klaren van rechten|geklaard]] zijn voordat je ze online kan zetten.


'''Tip''': Wil je je archief of collectie wel vindbaar én raadpleegbaar maken, maar het gebruik enkel gecontroleerd toestaan? Maak dan een '''overeenkomst''' ([[:Bestand:Modelovereenkomst GebruikArchiefCollectie.docx|modelovereenkomst]]) op met de gebruiker.
</blockquote>

==Toon je archief en/of collectie(s) op je website== 
Door een '''archiefluik''' op je website te plaatsen, met bv. foto’s, filmpjes, persartikels, teksten, tourdata, etc., kan je je werking en projecten vindbaar maken voor anderen. Een aantal voorbeelden zijn:


*[http://www.damagedgoods.be/en/works Meg Stuart / Damaged Goods];
*[https://netwerkaalst.be/ Netwerk Aalst];
*[https://kfda.be/nl/home/ Kunstenfestivaldesarts]
*[http://www.anneprovoost.be/nl/pmwiki.php/InVertaling/InVertaling Anne Provoost].


[[Bestand:Kunstefestivaldesarts.png|1200px|thumb|left| Webpagina archief Kunstenfestivaldesarts]]


Of je plaatst een volledige '''gearchiveerde website online'''. In het bijzonder voor jaarlijks terugkerende festivals kan dit een interessante formule zijn. Een mooi voorbeeld hiervan is [https://archive.artefact-festival.be/ Artefact].


Je kan er ook voor opteren de archief- en collectiestukken samen te brengen in een '''virtuele tentoonstelling'''. Enkele voorbeelden van tools en realisaties zijn:


<blockquote>
[https://sway.office.com/ Sway] is een onderdeel van het Microsoft Office 365 pakket en is een heel eenvoudige manier om volledig zelf een online expo op te zetten of een digitaal verhaal te brengen. [[CEMPER]] maakte er gebruik van om haar [https://www.cemper.be/poppencollectie collectie theaterpoppen] voor te stellen.


[https://www.athenaplus.eu/index.php?en/211/movio MOVIO] is een gratis, open source platform dat werd ontwikkeld binnen het Europese project [https://www.athenaplus.eu/ AthenaPlus]. MOVIO kan gebruikt worden als een eenvoudige toolkit om digitale tentoonstellingen en verhalen te creëren. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor gebruik in musea en andere cultureel-erfgoedinstellingen, maar kan ook gebruikt worden door anderen. Theater aan Zee was de eerste kunstenorganisatie in Vlaanderen die aan de slag ging met de tool voor de tentoonstelling [http://www.ertazeens.be/ ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ]. In het praktijkvoorbeeld [[Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling]] lees je hoe de tentoonstelling tot stand kwam.


[https://about.artsandculture.google.com/ Google Cultural Institute] gaat partnerschappen aan met musea en culturele instellingen om erfgoed online te tonen. Het [https://huisvanalijn.be/nl Huis van Alijn] was het eerste Belgische museum dat van deze dienst gebruik maakte in 2013 en met stukken uit zijn collectie een digitale tentoonstelling maakte over de geschiedenis van circus in België: [https://artsandculture.google.com/exhibit/straffe-toeren/QQIL575z Straffe toeren! Een duik in het Belgisch circusverleden].
</blockquote>

==Registreer je archief en/of collectie(s) in een gespecialiseerde erfgoeddatabank== 
Vlaanderen telt heel wat gespecialiseerde erfgoedplatformen die archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties vindbaar maken. Ze focussen elk op een eigen geografisch of thematisch afgebakend domein.

===Vlaamse erfgoeddatabanken=== 
[[[[Archiefbank Vlaanderen|De Archiefbank van Archiefpunt]]]] en [https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] zijn twee databanken die archieven van personen en organisaties uit heel Vlaanderen en Brussel samenbrengen. In deze databanken worden archieven en collecties op het hoogste niveau geregistreerd. Dat betekent dat ze per archief of collectie informatie geven over minimaal de titel, archiefvormer, omvang en datering van het archief of de collectie. De inhoud ervan wordt in grote lijnen beschreven, maar niet op stukniveau ontsloten.


In deze categorie zijn er ook databanken die archieven en collecties samenbrengen volgens type drager. Zo is er [https://www.hetarchief.be Het Archief] waar beeld en geluid uit de Vlaamse cultuur-, media- en overheidssector verzameld worden.


<blockquote>
[[Archiefbank Vlaanderen|De Archiefbank van Archiefpunt]] is de centrale databank voor Vlaamse privaatrechtelijke archieven en documentaire collecties. Lees in de tool [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen|Registreren in de Archiefbank]] hoe je je archief registreert in de Archiefbank.


[https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ODIS] is een samenwerkingsverband van Vlaamse erfgoedinstellingen (ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven, Liberaal archief) om het erfgoed van het Vlaamse middenveld te ontsluiten. Het is een instrument dat goed geïntegreerd is in de cultureel-erfgoedgemeenschap. Archiefbestanden die in ODIS ingevoerd worden, verschijnen bijvoorbeeld automatisch in de Archiefbank. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [https://www.odis.be/hercules/_nl_overODIS.php#contact ODIS] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.


[https://hetarchief.be/ hetarchief.be]. Vlaanderen heeft een rijkdom aan beeld en geluid, bewaard bij verschillende organisaties: van cultureelerfgoed- en podiumkunsteninstellingen tot overheid en omroepen. [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]], het vroegere VIAA, digitaliseert dit analoge audiovisuele materiaal waar nodig en bewaart het samen met bestaande digitale collecties duurzaam in zijn eigen archiefsysteem. Vaak is het materiaal zelf auteursrechtelijk beschermd en kan het dus niet zomaar online getoond worden. Op het [https://hetarchief.be/ hetarchief.be] kan je dus niet het beeld en geluid zelf raadplegen, maar wel beschrijvingen, titels en trefwoorden van de items die door meemoo gedigitaliseerd werden. Eens je gevonden hebt wat je zocht, kan je zelf contact opnemen met de instellingen die de archieven en collecties die je interesseren beheren om alsnog de stukken te raadplegen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]] of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>

===Erfgoeddatabanken per kunstdiscipline=== 


Er bestaan een aantal thematische databanken voor de registratie en ontsluiting van kunstenarchieven en -collecties.


<blockquote>
In de [https://www.vai.be/advies/databank-architectuurarchieven databank architectuurarchieven] ontsluit het [[Vlaams Architectuurinstituut | Vlaams Architectuurinstituut (VAi)]] zoveel mogelijk informatie over de gebouwde omgeving in Vlaanderen en Brussel. In deze databank kun je archieven terugvinden die door verschillende bewaarinstellingen worden beheerd, naast informatie over architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven en andere actoren met betrekking tot de gebouwde omgeving van Vlaanderen en Brussel. Contacteer [[Vlaams Architectuurinstituut | VAi]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.

[https://www.muzikaalerfgoed.be/alleen-nieuws/691-muziekbank-vlaanderen/ Muziekbank Vlaanderen] was het online platform van Resonant dat muzikaal erfgoed in Vlaanderen in kaart bracht, met beschrijvingen van archieven, collecties, stukken en topstukken. Sinds 2018 is de databank niet meer in gebruik, maar de gegevens zijn nog consulteerbaar bij [[CEMPER]], de fusieorganisatie van Resonant en Het Firmament. Contacteer [[CEMPER]] als je gegevens wil raadplegen of als je een archief of collectie muzikaal erfgoed bezit.


In de [https://anet.be/desktop/letterenhuis literaire databank Agrippa] vind je beschrijvingen van archieven van schrijvers, theaterauteurs, uitgeverijen en andere literaire actoren die in het [[Letterenhuis]] bewaard worden. Contacteer het [[Letterenhuis]] indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.


[https://artinflanders.be/nl Artinflanders.be] brengt meer dan 30.000 beelden van 60 Vlaamse kunstmusea en erfgoedinstellingen samen op één website.
</blockquote>

===Regionale erfgoed- en beeldbanken=== 
Verschillende steden, gemeenten en provincies hebben een erfgoed- of beeldbank om het lokale en regionale erfgoed te tonen. Contacteer de beheerder van de erfgoed- en beeldbanken die hieronder vermeld staan als je wil meewerken.


<blockquote>
[http://www.erfgoedplus.be/ Erfgoedplus.be] is de website voor cultureel erfgoed in Limburg en Vlaams-Brabant. Ingevoerde erfgoedobjecten worden visueel in kaart gebracht en zijn onderling doorzoekbaar via de achterliggende databank. Erfgoedplus heeft ook een invoermodule: het Erfgoedregister. Organisaties die zelf geen digitale inventaris hebben, kunnen hun objecten beschrijven en invoeren in de databank. Ergoedplus.be staat open voor iedereen met een erfgoedcollectie. Contacteer [http://www.erfgoedplus.be/contact Ergoedplus.be] als je wil deelnemen.


[http://www.erfgoedinzicht.be/ Erfgoedinzicht.be] heeft als doel om het cultureel erfgoed uit West- en Oost-Vlaanderen virtueel toegankelijk te maken. Op deze manier willen beide provincies het erfgoed in kaart brengen en de zorg voor cultureel erfgoed stimuleren. De databank van Erfgoedinzicht bestaat uit een invoermodule waarin het erfgoed op gestandaardiseerde manier beschreven en beheerd kan worden.


Erfgoedinzicht staat momenteel enkel open voor aangesloten instellingen. Onder meer S.M.A.K. en MDD - Museum D'Hondt-Dhaenens zijn partnerinstellingen.
</blockquote>

====Overzicht regionale erfgoed- en beeldbanken==== 


Naast de databanken voor de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en West- en Oost-Vlaanderen zijn er ook online platformen die erfgoed van een stad, gemeente of regio verzamelen. Erfgoed- en beeldbanken schieten als paddenstoelen uit de grond. Dat maakt dat onderstaande lijst mogelijk niet volledig is. Staat jouw regio, stad of gemeente dus niet in deze lijst, neem dan contact op met de erfgoedcel uit jouw regio. Op de website Erfgoedcellen.be vind je de 27 cultureelerfgoedcellen in Vlaanderen en Brussel terug.


*[http://www.madeinaalst.be/beeldbank Beeldbank Aalst]
*[http://www.beeldbankbrugge.be/ Beeldbank Brugge]
*[http://www.beeldbankmechelen.be/ Regionale beeldbank Mechelen] (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
*[https://www.beeldbankkusterfgoed.be/ Beeldbank Kusterfgoed]
*[https://beeldbank.stad.gent/ Beeldbank Gent]
*[http://www.beeldbankschoten.be/ Beeldbank Schoten]
*[http://www.westhoekverbeeldt.be/ Westhoek verbeeldt]
*[http://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Karakter]
*[http://www.erfgoedbanklandvanrode.be/ Erfgoedbank Land van Rode]
*[http://www.erfgoedbanklandvandendermonde.be/ Erfgoedbank Land van Dendermonde]
*[http://www.erfgoedbankmeetjesland.be/ Erfgoedbank Meetjesland]
*[http://www.erfgoedbankmidwest.be/ Erfgoedbank Midwest]
*[https://www.kempenserfgoed.be/ Erfgoedbank Kempens Erfgoed]
*[http://erfgoedbank.tielt-winge.be/ Erfgoedbank Tielt-Winge]
*[http://www.waaserfgoed.be/ Erfgoedbank Waasland]

==Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden== 
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld [[Wikimedia-platformen als toeleiding tot en verrijking van het archief van DE SINGEL|DE SINGEL]], dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.


''Auteurs: Nastasia Vanderperren, Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]) en Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])
''
[[Categorie: 8. Zichtbaar maken]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)/en

2024-06-12T10:18:25Z

MarekFenners:

<languages /><blockquote>
A description at the level of the archive file or collection describes the collection as a whole. This can be compiled in the short term but does not provide detailed access to individual items.<br>
In this article, you’ll learn:
* What is a description at archive or collection level?
* What can you use a description at archive or collection level for?
* How do you compile a description at archive or collection level?
* What models can you use for this?
</blockquote>

This article explains how to describe an archive as a whole. For more information about archive access and the various tools you can use for this, please see the article: [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief/en|Create an access pass and describe your archive]].

[[Bestand:Collectie_schilderijen.JPG|x300px]]

==What?==
In some cases, you need to describe your whole archive or collection, for example for inclusion in a heritage database. This scenario differs from the methods above because you're only actually making one description. A description of the whole archive or collection also gives only the most common shared characteristics, so it can't be used to describe the content of an archive or collection in detail or explain how to access it. In practice, descriptions at archive or collection level are usually complemented by more detailed access instructions.

==ISAD(G)==
ISAD(G) is a standard that is used in the archive sector to describe archives at the highest level. There are six required basic fields within ISAD(G):
* Reference;
* Title;
* Archive creator;
* Date;
* Size;
* Description level.

In addition to these six required fields, there are twenty optional descriptive elements. For an overview, see the Dutch [[:Bestand:ISADG_Handleiding.pdf|manual]] for ISAD(G) and the [[:Bestand:Sjabloon_ISADG.doc|template]] for a full ISAD(G) information sheet.

See the examples of completed ISAD(G) information sheets below to get a better idea of exactly what's expected:
* [[:Bestand:ISADG_Kopergietery.pdf|ISAD(G) information sheet for Kopergietery creative arts centre for young people]]
* [[:Bestand:ISADG_Toneelhuis.pdf|ISAD(G) ISAD(G) information sheet for Toneelhuis municipal theatre]]

[[:Bestand:COMETA_elementen.pdf|COMETA]] stands for 'collection metadata' or information about collections. It's a model for creating structured descriptions of heritage at collection level that came about following the comparison of existing standards, such as ISAD(G) (see above), [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:RSLP RSLP] and current practices, but it isn't a standard or recognised norm in itself.

The Archiefbank, the online database of private archives, uses the ISAD(G) standard and the Cometa model. See the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank]] article for more information.

==Tips==
* Be concise in your descriptions, but always try to include the most important details. The more detailed the descriptions, the easier it is to find the right items.
* You don't need to invest in an expensive archival description system, which are mainly intended for professional archive institutions. Software programs such as Word or Excel (or their equivalents) are more than sufficient for describing your archive or collections.
* Take inspiration from fellow institutions for the description (and possible organisation) of your archive. Archive institutions and service organisations can help you here and provide you with the necessary documentation.
* If you need help to describe an archive or collection, please contact a [[:Categorie:Partnerorganisaties/en|partner organisation]].

''Author: Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]), [[Het Firmament]], Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]

Translations:Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)/8/en

2024-06-12T10:17:21Z

MarekFenners:

The Archiefbank, the online database of private archives, uses the ISAD(G) standard and the Cometa model. See the [[Registreren in Archiefbank Vlaanderen/en|Registration in Archiefbank]] article for more information.

Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)

2024-06-12T10:15:16Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Een beschrijving op het niveau van het archiefbestand of de collectie beschrijft de collectie als één geheel. Een beschrijving op dit niveau kan op korte termijn worden opgesteld, maar biedt geen gedetailleerde toegang tot afzonderlijke stukken.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is een beschrijving op archief- of collectieniveau?
* Waarvoor kan je een beschrijving op archief- of collectieniveau gebruiken?
* Hoe stel je een beschrijving op archief- of collectieniveau op?
* Welke modellen kan je hiervoor gebruiken?
</blockquote>


In deze tool leggen we uit hoe je een archief als geheel kunt beschrijven. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de Tool [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief]].


[[Bestand:Collectie_schilderijen.JPG|x300px]]

==Wat?== 
In sommige gevallen is het nodig om een beschrijving te maken van je volledige archief of collectie(s), bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een erfgoeddatabank. Dit scenario verschilt van de bovenstaande methodes omdat je in feite maar één beschrijving maakt. Een beschrijving van het volledige archief of collectie geeft ook enkel de meest algemene gedeelde kenmerken. Het kan bijgevolg niet gebruikt worden om de inhoud van een archief of collectie in detail te beschrijven en ontsluiten. Een beschrijving op archief- of collectieniveau zal in de praktijk doorgaans worden aangevuld met een meer gedetailleerde toegang.

==ISAD(G)== 
ISAD(G) is een standaard die in de archiefsector gebruikt wordt om archieven te beschrijven op het hoogste niveau. Binnen ISAD(G) zijn er zes verplichte basisvelden:
* Referentie
* Titel
* Archiefvormer
* Datering
* Omvang
* Beschrijvingsniveau


Naast deze zes verplichte velden zijn er twintig optionele beschrijvingselementen. Voor een overzicht van deze velden zie de Nederlandstalige [[:Bestand:ISADG_Handleiding.pdf|handleiding]] voor ISAD(G) en het [[:Bestand:Sjabloon_ISADG.doc|sjabloon]] voor een volledige ISAD(G)-fiche.


Bekijk onderstaande voorbeelden van ingevulde ISAD(G)-fiches om een beter beeld te krijgen van wat er precies verwacht wordt:
* [[:Bestand:ISADG_Kopergietery.pdf|ISAD(G)-fiche Kopergietery]]
* [[:Bestand:ISADG_Toneelhuis.pdf|ISAD(G)-fiche Toneelhuis]]

==COMETA== 
[[:Bestand:COMETA_elementen.pdf|COMETA]] staat voor ‘collectiemetadata’ of gegevens over collecties. Het is een model voor het maken van gestructureerde beschrijvingen van erfgoed op het niveau van de collectie. Het model kwam tot stand door de vergelijking van bestaande standaarden, zoals ISAD(G) (zie boven) en [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:RSLP RSLP], en bestaande praktijken, maar het is zelf geen standaard of erkende norm.


De Archiefbank, de online databank van private archieven, maakt gebruikt van de ISAD(G)-standaard en het Cometa-model. Raadpleeg de tool [[Registreren in Archiefbank]] voor meer informatie.

==Tips== 
* Wees in je beschrijvingen beknopt, maar probeer steeds de belangrijkste details mee te geven. Hoe gedetailleerder de beschrijvingen, hoe gemakkelijker het wordt om het juiste stuk terug te vinden.
* Het is niet nodig om een duur archiefbeschrijvingssysteem aan te kopen. Deze zijn vooral bedoeld voor professionele archiefinstellingen. Voor de beschrijving van je archief of collectie(s) zijn programma’s als Word of Excel (of hun equivalenten) meer dan voldoende.
* Haal voor de beschrijving (en eventueel ordening) van je archief inspiratie bij collega-instellingen en -organisaties. Ook archiefinstellingen en dienstverlenende organisaties kunnen je op dit vlak een dienst bewijzen en van de nodige documentatie voorzien.
* Heb je hulp nodig hebt bij het beschrijven van een archief of collectie, neem contact op met een [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties TRACKS-partnerorganisatie].


''Auteur: Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel|AMVB]]), [[Het Firmament]], Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut|VAi]])''
[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2024-05-17T14:16:33Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de Archiefbank van [[Archiefpunt|Archiefpunt vzw]] is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is de Archiefbank?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is de Archiefbank? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


De [https://archiefpunt.be/raadplegen Archiefbank] is een databank die gegevens verzamelt over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': De Archiefbank ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|waaruit je archief en/of collectie bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt?

Dan kan je zelf je archief of collectie invoeren in de Archiefbank. Ga naar [https://archiefpunt.be/account/invoeren deze link] en vul het invulformulier in. In het formulier vind je handige instructievideo's die je stap voor stap helpen. Via deze link kan je je archief of collectie invoeren in de Archiefbank: https://archiefpunt.be/account/invoeren. Wil je meer weten over het invoeren en bewerken van fiches? Kijk dan in de [https://archiefpunt.kb.help/aan-de-slag-met-archiefbank/ Kennisbank van Archiefpunt].

Wil je dat Archiefpunt de informatie voor je invoert? Vul dan het aanmeldingsformulier in. De medewerkers van Archiefpunt zorgen er dan voor dat je archief of collectie in de Archiefbank komt. Hier vind je het formulier: [https://archiefpunt.be/signaleren-invoeren/archief-signaleren aanmeldingsformulier].


{{#ev:youtube|https://www.youtube.com/watch?v=VcEKmwt8Y30}}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in de Archiefbank? Neem dan contact op met Archiefpunt of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in de Archiefbank:
*[https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563136AE9A Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563139AE9A Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://archiefpunt.be/archief/1157-775A-095F-8196-B87211195AE9 Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/41BA-B740-3F49-1960-98AE12644AE9 Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://archiefpunt.be/archief/B648-A42C-ABEB-1960-D8C116358AE9 Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2024-05-03T15:38:11Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de Archiefbank van [[Archiefpunt|Archiefpunt vzw]] is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is de Archiefbank?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is de Archiefbank? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


De [https://archiefpunt.be/raadplegen Archiefbank] is een databank die gegevens verzamelt over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': De Archiefbank ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[[Breng|je archief en collectie(s) in kaart|waaruit je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt?

Dan kun je deze informatie zelf invoeren in de Archiefbank via een invoerformulier. De gegevens worden na invoer verwerkt in een fiche en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen. Via deze link kan je je archief of collectie invoeren in de Archiefbank: https://archiefpunt.be/account/invoeren. Meer informatie over het invoeren en bewerken van fiches kan je terugvinden in de Kennisbank van Archiefpunt: https://archiefpunt.kb.help/aan-de-slag-met-archiefbank/.

Een andere optie is om Archiefpunt de informatie te bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. Dan voeren de medewerkers van Archiefpunt de informatie zelf in in de Archiefbank. Hier vind je het formulier: https://archiefpunt.be/signaleren-invoeren/archief-signaleren.


{{#ev:youtube|https://www.youtube.com/watch?v=VcEKmwt8Y30}}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in de Archiefbank? Neem dan contact op met Archiefpunt of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in de Archiefbank:
*[https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563136AE9A Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563139AE9A Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://archiefpunt.be/archief/1157-775A-095F-8196-B87211195AE9 Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/41BA-B740-3F49-1960-98AE12644AE9 Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://archiefpunt.be/archief/B648-A42C-ABEB-1960-D8C116358AE9 Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2024-05-03T14:00:50Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de Archiefbank van [[Archiefpunt|Archiefpunt vzw]] is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is de Archiefbank?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is de Archiefbank? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


De [https://archiefpunt.be/raadplegen Archiefbank] is een databank die gegevens verzamelt over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': De Archiefbank ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|wat je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt?

Dan kun je deze informatie zelf invoeren in de Archiefbank via een invoerformulier. De gegevens worden na invoer verwerkt in een fiche en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen. Via deze link kan je je archief of collectie invoeren in de Archiefbank: https://archiefpunt.be/account/invoeren. Meer informatie over het invoeren en bewerken van fiches kan je terugvinden in de Kennisbank van Archiefpunt: https://archiefpunt.kb.help/aan-de-slag-met-archiefbank/.

Een andere optie is om Archiefpunt de informatie te bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. Dan voeren de medewerkers van Archiefpunt de informatie zelf in in de Archiefbank. Hier vind je het formulier: https://archiefpunt.be/signaleren-invoeren/archief-signaleren.


{{#ev:youtube|https://www.youtube.com/watch?v=VcEKmwt8Y30}}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in de Archiefbank? Neem dan contact op met Archiefpunt of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in de Archiefbank:
*[https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563136AE9A Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563139AE9A Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://archiefpunt.be/archief/1157-775A-095F-8196-B87211195AE9 Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/41BA-B740-3F49-1960-98AE12644AE9 Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://archiefpunt.be/archief/B648-A42C-ABEB-1960-D8C116358AE9 Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2024-05-03T13:58:19Z

MarekFenners: MarekFenners heeft de pagina Registreren in Archiefbank Vlaanderen hernoemd naar Registeren in de Archiefbank zonder een doorverwijzing achter te laten: Onderdeel van te vertalen pagina "Registreren in Archiefbank Vlaanderen"

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de Archiefbank van [https://www.projecttracks.be/partnerorganisaties/archiefbank-vlaanderen Archiefpunt vzw] is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is de Archiefbank?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is de Archiefbank? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


De [https://archiefpunt.be/raadplegen Archiefbank] is een databank die gegevens verzamelt over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': De Archiefbank ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|wat je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt?

Dan kun je deze informatie zelf invoeren in de Archiefbank via een invoerformulier. De gegevens worden na invoer verwerkt in een fiche en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen. Via deze link kan je je archief of collectie invoeren in de Archiefbank: https://archiefpunt.be/account/invoeren. Meer informatie over het invoeren en bewerken van fiches kan je terugvinden in de Kennisbank van Archiefpunt: https://archiefpunt.kb.help/aan-de-slag-met-archiefbank/.

Een andere optie is om Archiefpunt de informatie te bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. Dan voeren de medewerkers van Archiefpunt de informatie zelf in in de Archiefbank. Hier vind je het formulier: https://archiefpunt.be/signaleren-invoeren/archief-signaleren.


{{#ev:youtube|https://www.youtube.com/watch?v=VcEKmwt8Y30}}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in de Archiefbank? Neem dan contact op met Archiefpunt of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in de Archiefbank:
*[https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563136AE9A Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563139AE9A Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://archiefpunt.be/archief/1157-775A-095F-8196-B87211195AE9 Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/41BA-B740-3F49-1960-98AE12644AE9 Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://archiefpunt.be/archief/B648-A42C-ABEB-1960-D8C116358AE9 Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>

Registreren in de Archiefbank

2024-05-03T13:57:16Z

MarekFenners:

Registreren in de Archiefbank

2024-05-03T13:53:49Z

MarekFenners:

<languages /><translate>

<blockquote>
Het registreren van je archief of collectie in de Archiefbank van Archiefpunt vzw is een eenvoudige en laagdrempelige manier om de publieke zichtbaarheid ervan sterk te vergroten.<br>
In deze tool leer je het volgende:
* Wat is de Archiefbank?
* Welke gegevens kan je in deze databank registreren?
</blockquote>

== Wat is de Archiefbank? == 


[[Bestand:Omroepinstallatie.jpg|600px |right]]


De [https://archiefpunt.be/raadplegen Archiefbank] is een databank die gegevens verzamelt over archieven en collecties van personen, families, privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven en instellingen. Archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties werden ook al opgenomen. Iedereen die wil, kan er zelf informatie over zijn archieven en/of collectie(s) invoeren.


<blockquote>
'''Let op''': De Archiefbank ''registreert'' enkel de archieven en collecties. Het fungeert niet als bewaarplaats.
</blockquote>

==Hoe registreren?== 
Weet je uit [[Breng je archief en collectie(s) in kaart|wat je archief en/of collectie(s) bestaat en waar het zich bevindt]]? Heb je een [[Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)|beschrijving van je archief en/of collectie(s) op het niveau van collectie of archiefbestand]] gemaakt?

Dan kun je deze informatie zelf invoeren in de Archiefbank via een invoerformulier. De gegevens worden na invoer verwerkt in een fiche en opgenomen in de databank. Nadat je dit goedgekeurd hebt, kan het publiek de informatie raadplegen. Via deze link kan je je archief of collectie invoeren in de Archiefbank: https://archiefpunt.be/account/invoeren. Meer informatie over het invoeren en bewerken van fiches kan je terugvinden in de Kennisbank van Archiefpunt: https://archiefpunt.kb.help/aan-de-slag-met-archiefbank/.

Een andere optie is om Archiefpunt de informatie te bezorgen aan de hand van een aanmeldingsformulier. Dan voeren de medewerkers van Archiefpunt de informatie zelf in in de Archiefbank. Hier vind je het formulier: https://archiefpunt.be/signaleren-invoeren/archief-signaleren.


{{#ev:youtube|http://www.youtube.com/watch?v=0T4nLlLD1G0 }}


<blockquote>
'''Tip''': Heb je hulp nodig bij het registreren van je archief en/of collectie(s) in de Archiefbank? Neem dan contact op met Archiefpunt of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
</blockquote>


Bekijk hier een aantal voorbeelden van beschrijvingen van kunstenorganisaties in de Archiefbank:
*[https://archiefpunt.be/archief/11FF-DED9-084F-8196-B87211248AE9 Archief van Montevideo. 1981-1985];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563136AE9A Archief van het Koninklijk Ballet van Vlaanderen. 1969-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/12FE-24A2-1106-3196-ED563139AE9A Archief van de Blauwe Maandag Compagnie op Het Toneelhuis. 1984-1998];
*[https://archiefpunt.be/archief/1157-775A-095F-8196-B87211195AE9 Collectie van Matrix (Centrum voor Nieuwe Muziek). 1950-heden];
*[https://archiefpunt.be/archief/41BA-B740-3F49-1960-98AE12644AE9 Archief van Stijn Streuvels (1857-1977)];
*[https://archiefpunt.be/archief/B648-A42C-ABEB-1960-D8C116358AE9 Archief Juliaan Lampens (datering onbekend)].


[[Categorie:8. Zichtbaar maken]]
</translate>