Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/en

2021-07-16T11:30:26Z

Sophie Bossaert:

<languages />
An '''itemised inventory''' is time-consuming and not always the best approach for all parts of your archive and collection. That said, in certain contexts there are good reasons for making an item-by-item description of documents or objects from your archive. This is how Theater Aan Zee (TAZ) would like to present a visual story of the history of the festival on the occasion of its '''20th anniversary''' in 2016. Whatever the outcome of this project (an exhibition, a publication, digitisation of the archive, an online database, etc.), the first useful step is definitely a detailed inventory. Which is why, at the end of 2014, a group of keen '''volunteers''' led by Het Firmament began making an itemised inventory of the TAZ’s paper archives. For this purpose they used the guidelines available on TRACKS.

=Status=

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

=Statement of the Problem=

==Background==

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

==Desired results==

An itemised inventory of the paper archive.

=Method=

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
*Description
*Packing
*Labelling
*Storage

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

*describe;
*label;
*pack and store.

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

===4.1 Description===

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

When describing the archive items, the following field names were always used.

<blockquote>
'''Field name''': Description

'''Code''': The unique code allocated to the item

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

'''Location''': Where is the archive item stored?

'''State''': In what state is the archive item?

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.
</div>

===4.2. Packing===
If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately in suitable packaging. For the TAZ paper archives we used acid-free boxes and acid-free folders. The agreement was to use one acid-free folder per 10 archive items. The need to copy information from the original packaging to the new packaging was emphasised.

===4.3 Labelling===
An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archive material.

===4.4 Storage===
Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and a letter (the shelves). This was done so that the location of the archive items could be indicated in the description. Under the field name ‘location’ in the description this could then be indicated as follows: “Archive room x, Rack x, Shelf x, Box x”.

=Results=
==Were the desired results achieved?==
With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the support staff of the festival to make an itemised and high-quality inventory.

==Observations and points for attention==
*Order packing material on time.
*Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuring searchability and uniformity .

''Author: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/1/en

2021-07-16T11:21:27Z

Sophie Bossaert:

An '''itemised inventory''' is time-consuming and not always the best approach for all parts of your archive and collection. That said, in certain contexts there are good reasons for making an item-by-item description of documents or objects from your archive. This is how Theater Aan Zee (TAZ) would like to present a visual story of the history of the festival on the occasion of its '''20th anniversary''' in 2016. Whatever the outcome of this project (an exhibition, a publication, digitisation of the archive, an online database, etc.), the first useful step is definitely a detailed inventory. Which is why, at the end of 2014, a group of keen '''volunteers''' led by Het Firmament began making an itemised inventory of the TAZ’s paper archives. For this purpose they used the guidelines available on TRACKS.

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee

2021-07-16T11:19:36Z

Sophie Bossaert:

<languages /><translate>

Een '''inventarisatie op stukniveau''' is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil [https://theateraanzee.be/ Theater Aan Zee (TAZ)] naar aanleiding van zijn '''20-jarige bestaan''' in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige '''vrijwilligers''' onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.

=Status= 


*In kaart brengen en een eerste ordening van het archief: voorjaar 2014
*Oproep archiefmateriaal TAZ: zomer 2014
*Gerichte aanspreking van vrijwilligers: oktober 2014
*Vorming vrijwilligers: november 2014
*Afwerken inventaris op stukniveau: november 2014 – februari 2015

=Probleemstelling= 

==Aanleiding== 


In 2016 viert Theater Aan Zee zijn 20ste verjaardag en dat wil het Oostendse festival niet zomaar laten voorbijgaan. Alvorens publieksgerichte activiteiten opgestart kunnen worden, is een belangrijke eerste stap het archief in kaart te brengen en delen van het archief tot op stukniveau te beschrijven.

==Gewenste resultaten== 


Een inventaris tot op stukniveau van het papieren archief.

=Methode= 


#Oproep archiefmateriaal
#Vrijwilligers zoeken
#Vorming vrijwilligers
#Opmaken van een inventaris op stukniveau
*Beschrijven
*Verpakken
*Labelen
*Opbergen


[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Vrijwilligers aan het werk © Tatjana Bonne]]

==1. Oproep archiefmateriaal== 
De medewerker pers & communicatie van TAZ bracht het archief eerder al in kaart. Bij het opmaken van deze grove inventaris bleek dat er heel wat archief uit de beginjaren ontbrak. Er werd een algemene oproep naar de grote achterban van TAZ uitgestuurd om de ontbrekende delen uit het archief op te sporen. Ondanks de brede oproep was de reactie in eerste instantie eerder beperkt. Uiteindelijk werd het archief voor een groot deel aangevuld met archief van ex-medewerkers van TAZ.

== 2. Vrijwilligers zoeken == 
In dit project werd gewerkt met '''vrijwilligers uit de eigen achterban''' van TAZ. TAZ heeft namelijk een enorme achterban en kan elk jaar honderden vrijwilligers mobiliseren om het festival te ondersteunen. Een groepje van vier trouwe vrijwilligers (ook wel bekend als de "TAZ-madammen") wilden dan ook graag helpen bij het inventariseren van het archief. Een groot voordeel van vrijwilligers uit de eigen achterban is dat ze het festival goed kennen en gemakkelijkerer bepaalde stukken in hun '''context''' kunnen plaatsen.

== 3. Vrijwilligers vormen == 
De vrijwilligers kennen het festival wel zeer goed, maar zijn minder vertrouwd met '''erfgoedzorg'''. Daarom ging Het Firmament ter plaatse om een '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]''' te geven. Daarbij werd eerst ingeleid wat het cultureel erfgoed van de podiumkunsten is en waarom het inventariseren op stukniveau zinvol is. Vervolgens werden de vrijwilligers klaargestoomd om volgens de regels van de kunst het papieren archief:


*te beschrijven;
*te labelen;
*te verpakken en op te bergen.

==4. Afwerken inventaris op stukniveau== 
Het Firmament was bij de verdere inventarisatie zelf niet aanwezig, maar bleef wel steeds in contact met de vrijwilligers en de coördinator van de vrijwilligers (vaste medewerker van TAZ) ter plaatse. Op die manier werd het inventariseren verder opgevolgd.


Bij het inventariseren op stukniveau is het vooral belangrijk dat alles op een uniforme wijze gebeurt. Daarom werd er in het begin van het proces een document opgemaakt met duidelijke afspraken rond de manier van beschrijven, labelen en verpakken en het gebruik van bepaalde termen. Tijdens het proces werd dit document verder aangevuld naargelang de problemen en termen waar de vrijwilligers verder op botsten.

===4.1 Beschrijven=== 


[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Vrijwilligers aan het werk © Tatjana Bonne]]


Bij het beschrijven van de archiefstukken werden steeds volgende veldnamen ingevuld:


<blockquote>
'''Veldnaam''': Omschrijving


'''Code''': De unieke code die aan het stuk werd toegekend


'''Redactionele vorm (Inhoudsbeschrijving)''': Het type document: akte, brief, lijst, register, verslag, statuut, affiche, persbericht foto, uitnodiging, tekening, offerte, contract, plan, …


'''Inhoud (Inhoudsbeschrijving)''': Over wie of wat gaat het? Waar speelt de handeling zich af?


'''Datering''': Het jaar waarin het archiefbestanddeel werd opgemaakt. Indien je archiefbestanddeel met verschillende documenten beschrijft (bvb. dossier) noteer dan de uiterste data waarop de documenten werden opgemaakt.

'''Omvang''': Een indicatie van de omvang van het archiefstuk.


'''Afmeting''': De afmeting van het archiefbestanddeel.


'''Vindplaats''': Waar wordt het archiefstuk bewaard?


'''Staat''': In welke staat bevindt het archiefstuk zich?


'''Digitalisering''': De naam van de medewerker die het stuk heeft gescand en de datum waarop dit gebeurde.


'''Controle digitalisering''': De naam van de medewerker die het bestand heeft gecontroleerd en de datum waarop dit gebeurde.
</blockquote>


De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.


In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.

===4.2 Verpakken=== 
Als je toch bezig bent de archiefstukken uit de originele verpakkingen te halen om deze te kunnen beschrijven is het aangewezen deze archiefstukken meteen ook in een geschikte verpakking op te bergen. Voor het papieren archief van TAZ kozen we voor zuurvrije dozen en zuurvrije vellen. Er werd afgesproken om per 10 archiefstukken een zuurvrij vel te gebruiken. Bij verwijderen van de originele verpakkingselementen, werd op het hart gedrukt steeds informatie die op oude verpakking stond over te nemen op de nieuwe verpakking. In dit project werden enkel papieren stukken beschreven en werden dus verder voor het digitale archief geen maatregelen genomen, maar ook daar zijn uiteraard belangrijke noden met het oog op duurzame bewaring. Dit zal in een latere fase van het TAZ-project aangepakt worden.

===4.3 Labelen=== 
Voor het labelen van het archiefmateriaal werd afgesproken de unieke codes van de stukken met potlood, rechts onderaan te noteren op zowel de verpakkingen als het stuk zelf.

===4.4 Opbergen=== 
Alvorens er werd gestart met de inventaris kregen de verschillende archiefrekken, schabben en dozen die in de archiefruimte van Theater Aan Zee staan, een nummer (de rekken en dozen) en een letter (de schabben). Dit was noodzakelijk om in de beschrijving te kunnen aangeven waar de archiefstukken opgeborgen worden. Bij de veldnaam ‘vindplaats’ in de beschrijving kon deze dan weergegeven worden als volgt "Archiefruimte x, Rek x, Schap x, Doos x".

=Resultaten= 
==Werden de gewenste resultaten bereikt?==
Mits voorbereiding en een vorming in het begin van het proces door Het Firmament, was het mogelijk met vrijwilligers uit de achterban van een festival een kwaliteitsvolle inventaris op stukniveau te maken.

==Aandachtspunten== 
*Verpakkingsmateriaal tijdig bestellen.
*Afsprakennota met o.a. afspraken rond het gebruik van bepaalde termen is een nuttig instrument om doorzoekbaarheid en uniformiteit te garanderen.


''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</translate>

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/en

2021-07-16T11:14:37Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'An itemised inventory is time-consuming and not always the best approach for all parts of your archive and collection. That said, in certain contexts there are good...'

<languages />
An itemised inventory is time-consuming and not always the best approach for all parts of your archive and collection. That said, in certain contexts there are good reasons for making an item-by-item description of documents or objects from your archive. This is how Theater Aan Zee (TAZ) would like to present a visual story of the history of the festival on the occasion of its 20th anniversary in 2016. Whatever the outcome of this project (an exhibition, a publication, digitisation of the archive, an online database, etc.), the first useful step is definitely a detailed inventory. Which is why, at the end of 2014, a group of keen volunteers led by Het Firmament began making an itemised inventory of the TAZ’s paper archives. For this purpose they used the guidelines available on TRACKS.

=Status=

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

=Statement of the Problem=

==Background==

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

==Desired results==

An itemised inventory of the paper archive.

=Method=

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
*Description
*Packing
*Labelling
*Storage

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

*describe;
*label;
*pack and store.

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

===4.1 Description===

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

When describing the archive items, the following field names were always used.

<blockquote>
'''Field name''': Description

'''Code''': The unique code allocated to the item

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

'''Location''': Where is the archive item stored?

'''State''': In what state is the archive item?

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.
</div>

===4.2. Packing===
If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately in suitable packaging. For the TAZ paper archives we used acid-free boxes and acid-free folders. The agreement was to use one acid-free folder per 10 archive items. The need to copy information from the original packaging to the new packaging was emphasised.

===4.3 Labelling===
An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archive material.

===4.4 Storage===
Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and a letter (the shelves). This was done so that the location of the archive items could be indicated in the description. Under the field name ‘location’ in the description this could then be indicated as follows: “Archive room x, Rack x, Shelf x, Box x”.

=Results=
==Were the desired results achieved?==
With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the support staff of the festival to make an itemised and high-quality inventory.

==Observations and points for attention==
*Order packing material on time.
*Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuring searchability and uniformity .

''Author: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/1/en

2021-07-16T11:10:27Z

An itemised inventory is time-consuming and not always the best approach for all parts of your archive and collection. That said, in certain contexts there are good reasons for making an item-by-item description of documents or objects from your archive. This is how Theater Aan Zee (TAZ) would like to present a visual story of the history of the festival on the occasion of its 20th anniversary in 2016. Whatever the outcome of this project (an exhibition, a publication, digitisation of the archive, an online database, etc.), the first useful step is definitely a detailed inventory. Which is why, at the end of 2014, a group of keen volunteers led by Het Firmament began making an itemised inventory of the TAZ’s paper archives. For this purpose they used the guidelines available on TRACKS.

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/en

2021-07-16T11:09:29Z

Sophie Bossaert:

<languages />
<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Een '''inventarisatie op stukniveau''' is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil [https://theateraanzee.be/ Theater Aan Zee (TAZ)] naar aanleiding van zijn '''20-jarige bestaan''' in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige '''vrijwilligers''' onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.
</div>

=Status=

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

=Statement of the Problem=

==Background==

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

==Desired results==

An itemised inventory of the paper archive.

=Method=

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
*Description
*Packing
*Labelling
*Storage

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

*describe;
*label;
*pack and store.

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

===4.1 Description===

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

When describing the archive items, the following field names were always used.

<blockquote>
'''Field name''': Description

'''Code''': The unique code allocated to the item

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

'''Location''': Where is the archive item stored?

'''State''': In what state is the archive item?

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.
</div>

===4.2. Packing===
If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately in suitable packaging. For the TAZ paper archives we used acid-free boxes and acid-free folders. The agreement was to use one acid-free folder per 10 archive items. The need to copy information from the original packaging to the new packaging was emphasised.

===4.3 Labelling===
An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archive material.

===4.4 Storage===
Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and a letter (the shelves). This was done so that the location of the archive items could be indicated in the description. Under the field name ‘location’ in the description this could then be indicated as follows: “Archive room x, Rack x, Shelf x, Box x”.

=Results=
==Were the desired results achieved?==
With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the support staff of the festival to make an itemised and high-quality inventory.

==Observations and points for attention==
*Order packing material on time.
*Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuring searchability and uniformity .

''Author: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/25/en

2021-07-16T11:04:57Z

Sophie Bossaert:

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/25/en

2021-07-16T11:04:50Z

Sophie Bossaert:

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/10/en

2021-07-16T11:04:17Z

Sophie Bossaert:

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
*Description
*Packing
*Labelling
*Storage

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/10/en

2021-07-16T11:03:13Z

Sophie Bossaert:

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/10/en

2021-07-16T11:02:55Z

Sophie Bossaert:

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
Description
Packing
Labelling
Storage

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/10/en

2021-07-16T11:02:43Z

Sophie Bossaert:

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
## Description
## Packing
## Labelling
## Storage

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/en

2021-07-14T13:48:19Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==4. Completion of itemised inventory== Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordin...'

<languages />
<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Een '''inventarisatie op stukniveau''' is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil [https://theateraanzee.be/ Theater Aan Zee (TAZ)] naar aanleiding van zijn '''20-jarige bestaan''' in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige '''vrijwilligers''' onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.
</div>

=Status=

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

=Statement of the Problem=

==Background==

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

==Desired results==

An itemised inventory of the paper archive.

=Method=

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
##Description
##Packing
##Labelling
##Storage

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

*describe;
*label;
*pack and store.

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

===4.1 Description===

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

When describing the archive items, the following field names were always used.

<blockquote>
'''Field name''': Description

'''Code''': The unique code allocated to the item

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

'''Location''': Where is the archive item stored?

'''State''': In what state is the archive item?

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.
</div>

===4.2. Packing===
If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately in suitable packaging. For the TAZ paper archives we used acid-free boxes and acid-free folders. The agreement was to use one acid-free folder per 10 archive items. The need to copy information from the original packaging to the new packaging was emphasised.

===4.3 Labelling===
An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archive material.

===4.4 Storage===
Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and a letter (the shelves). This was done so that the location of the archive items could be indicated in the description. Under the field name ‘location’ in the description this could then be indicated as follows: “Archive room x, Rack x, Shelf x, Box x”.

=Results=
==Were the desired results achieved?==
With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the support staff of the festival to make an itemised and high-quality inventory.

==Observations and points for attention==
*Order packing material on time.
*Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuring searchability and uniformity .

''Author: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/38/en

2021-07-14T13:42:40Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '''Author: Eline De Lepeleire (Letterenhuis)'' Categorie:Praktijkvoorbeelden/en'

''Author: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/37/en

2021-07-14T13:42:33Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Observations and points for attention== *Order packing material on time. *Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuri...'

==Observations and points for attention==
*Order packing material on time.
*Term sheets including agreements on the use of certain terminology are useful for assuring searchability and uniformity .

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/36/en

2021-07-14T13:42:26Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '=Results= ==Were the desired results achieved?== With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the...'

=Results=
==Were the desired results achieved?==
With preparation and training at the start of the process by Het Firmament, it was possible for volunteers from the support staff of the festival to make an itemised and high-quality inventory.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/35/en

2021-07-14T13:42:16Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '===4.4 Storage=== Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and...'

===4.4 Storage===
Before beginning the inventory, several archive racks, shelves and boxes in the TAZ archive room were allocated a number (the racks and boxes) and a letter (the shelves). This was done so that the location of the archive items could be indicated in the description. Under the field name ‘location’ in the description this could then be indicated as follows: “Archive room x, Rack x, Shelf x, Box x”.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/34/en

2021-07-14T13:42:10Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '===4.3 Labelling=== An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archi...'

===4.3 Labelling===
An agreement was made to pencil the unique codes of the items in the bottom right on both the packaging and the item itself when labelling archive material.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/33/en

2021-07-14T13:42:05Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '===4.2. Packing=== If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately i...'

===4.2. Packing===
If you have to take the archive items out of their original packaging to describe them, it is recommended that you store them again immediately in suitable packaging. For the TAZ paper archives we used acid-free boxes and acid-free folders. The agreement was to use one acid-free folder per 10 archive items. The need to copy information from the original packaging to the new packaging was emphasised.

Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/en

2021-07-14T13:41:50Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'An itemised inventory carried out by the volunteer support staff of Theater Aan Zee'

<languages />
<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Een '''inventarisatie op stukniveau''' is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil [https://theateraanzee.be/ Theater Aan Zee (TAZ)] naar aanleiding van zijn '''20-jarige bestaan''' in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige '''vrijwilligers''' onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.
</div>

=Status=

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

=Statement of the Problem=

==Background==

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

==Desired results==

An itemised inventory of the paper archive.

=Method=

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
##Description
##Packing
##Labelling
##Storage

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 1.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

*describe;
*label;
*pack and store.

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

===4.1 Description===

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

When describing the archive items, the following field names were always used.

<blockquote>
'''Field name''': Description

'''Code''': The unique code allocated to the item

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

'''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last date on which the documents were created.

'''Scope''': An indication of the scope of the archive item.

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

'''Location''': Where is the archive item stored?

'''State''': In what state is the archive item?

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===4.2 Verpakken===
Als je toch bezig bent de archiefstukken uit de originele verpakkingen te halen om deze te kunnen beschrijven is het aangewezen deze archiefstukken meteen ook in een geschikte verpakking op te bergen. Voor het papieren archief van TAZ kozen we voor zuurvrije dozen en zuurvrije vellen. Er werd afgesproken om per 10 archiefstukken een zuurvrij vel te gebruiken. Bij verwijderen van de originele verpakkingselementen, werd op het hart gedrukt steeds informatie die op oude verpakking stond over te nemen op de nieuwe verpakking. In dit project werden enkel papieren stukken beschreven en werden dus verder voor het digitale archief geen maatregelen genomen, maar ook daar zijn uiteraard belangrijke noden met het oog op duurzame bewaring. Dit zal in een latere fase van het TAZ-project aangepakt worden.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===4.3 Labelen===
Voor het labelen van het archiefmateriaal werd afgesproken de unieke codes van de stukken met potlood, rechts onderaan te noteren op zowel de verpakkingen als het stuk zelf.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
===4.4 Opbergen===
Alvorens er werd gestart met de inventaris kregen de verschillende archiefrekken, schabben en dozen die in de archiefruimte van Theater Aan Zee staan, een nummer (de rekken en dozen) en een letter (de schabben). Dit was noodzakelijk om in de beschrijving te kunnen aangeven waar de archiefstukken opgeborgen worden. Bij de veldnaam ‘vindplaats’ in de beschrijving kon deze dan weergegeven worden als volgt "Archiefruimte x, Rek x, Schap x, Doos x".
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=Resultaten=
==Werden de gewenste resultaten bereikt?==
Mits voorbereiding en een vorming in het begin van het proces door Het Firmament, was het mogelijk met vrijwilligers uit de achterban van een festival een kwaliteitsvolle inventaris op stukniveau te maken.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==Aandachtspunten==
*Verpakkingsmateriaal tijdig bestellen.
*Afsprakennota met o.a. afspraken rond het gebruik van bepaalde termen is een nuttig instrument om doorzoekbaarheid en uniformiteit te garanderen.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/30/en

2021-07-14T13:41:25Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred. </blockquote>'

'''Checking digitisation''': The name of the member of staff who checked the item and the date on which this occurred.
</blockquote>

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/29/en

2021-07-14T13:41:19Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.'

'''Digitisation''': The name of the member of staff who scanned the item and the date on which this occurred.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/28/en

2021-07-14T13:41:15Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''State''': In what state is the archive item?'

'''State''': In what state is the archive item?

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/27/en

2021-07-14T13:41:10Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Location''': Where is the archive item stored?'

'''Location''': Where is the archive item stored?

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/26/en

2021-07-14T13:41:05Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Dimensions''': The dimensions of the archive element.'

'''Dimensions''': The dimensions of the archive element.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/25/en

2021-07-14T13:41:00Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Date''': The year in which the archive element was created. If the archive element is being described using several documents (e.g. file), note down the last dat...'

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/24/en

2021-07-14T13:40:51Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?'

'''Content (content description)''': What or whom is it about? Where did the action take place?

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/23/en

2021-07-14T13:40:45Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, qu...'

'''Editorial form (content description)''': The type of document: deed, letter, list, register, report, statute, poster, press report photo, invitation, drawing, quote, contract, plan, etc.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/22/en

2021-07-14T13:40:41Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Code''': The unique code allocated to the item'

'''Code''': The unique code allocated to the item

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/21/en

2021-07-14T13:40:35Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '<blockquote> '''Field name''': Description'

<blockquote>
'''Field name''': Description

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/20/en

2021-07-14T13:40:20Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'When describing the archive items, the following field names were always used.'

When describing the archive items, the following field names were always used.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/19/en

2021-07-14T13:40:15Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Volunteers at work © Tatjana Bonne'

[[Bestand:Afbeelding Vrijwilligers 2.jpg|600px|thumb|center|Volunteers at work © Tatjana Bonne]]

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/18/en

2021-07-14T13:40:10Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '===4.1 Description==='

===4.1 Description===

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/17/en

2021-07-14T13:40:06Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the...'

When making an itemised inventory it is vitally important that everything is done in a uniform way. For this reason a document was drawn up at the beginning of the process that included clear agreements on the method of describing, labelling and packing and the use of certain terminology. During the process this document was then amended to address any problems and terms that the volunteers came up against.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/16/en

2021-07-14T13:40:01Z

==4. Completion of itemised inventory==
Het Firmament was not present for the further inventorisation, but did stay in contact with the volunteers and their coordinator (a permanent TAZ staff member) on site. This ensured continued monitoring of the inventorisation.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/15/en

2021-07-14T13:39:55Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '*describe; *label; *pack and store.'

*describe;
*label;
*pack and store.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/14/en

2021-07-14T13:39:49Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '== 3. Training of volunteers == The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Fir...'

== 3. Training of volunteers ==
The volunteers are well acquainted with the festival but less knowledgeable about '''heritage preservation'''. To this end, Het Firmament was called in to provide training '''[[:Bestand:Vorming_Inventariseren_Papieren_Archief.pdf|vorming]]'''. They were first educated on the nature of the performance arts cultural heritage and why an itemised inventory is required. Then the volunteers were intensively trained, according to best practices, so that they were able to:

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/13/en

2021-07-14T13:39:41Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==2. Volunteer recruitment== '''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hund...'

==2. Volunteer recruitment==
'''Volunteers from the support staff''' of TAZ were used for this project. TAZ has after all a great many supporters and mobilises hundreds of volunteers to help out at the festival every year. A group of four trusted volunteers (also called the “TAZ ladies”) were keen to help draw up an inventory of the archive. The main advantage of volunteers from the support staff is that they are well acquainted with the festival and are better able to place certain items in the right '''context'''.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/12/en

2021-07-14T13:39:35Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==1. Call for archive material== The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired t...'

==1. Call for archive material==
The TAZ press & communications officer had previously mapped the archive. While creating this large rough inventory it transpired that a lot of the archive from the early years was missing. A general appeal was sent out to the TAZ support staff to trace the missing parts. Despite this wide-ranging appeal, the initial reaction was rather limited. In the end the archive was largely supplemented with material from ex-TAZ staff.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/11/en

2021-07-14T13:39:29Z

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/10/en

2021-07-14T13:39:23Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '#Call for archive material #Volunteer recruitment #Training of volunteers #Drafting of itemised inventory ##Description ##Packing ##Labelling ##Storage'

#Call for archive material
#Volunteer recruitment
#Training of volunteers
#Drafting of itemised inventory
##Description
##Packing
##Labelling
##Storage

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/9/en

2021-07-14T13:39:17Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '=Method='

=Method=

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/8/en

2021-07-14T13:39:12Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'An itemised inventory of the paper archive.'

An itemised inventory of the paper archive.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/7/en

2021-07-14T13:39:08Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Desired results=='

==Desired results==

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/6/en

2021-07-14T13:39:03Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initia...'

In 2016 Theater Aan Zee celebrates its 20th anniversary and this Ostend festival would like to mark the occasion. Before any activities for the public can be initiated, the first key step is to map the archive and create an itemised description of its content.

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/5/en

2021-07-14T13:38:58Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Background=='

==Background==

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/4/en

2021-07-14T13:38:53Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '=Statement of the Problem='

=Statement of the Problem=

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/3/en

2021-07-14T13:38:48Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014 *Call for TAZ archive material: Summer 2014 *Targeted recruitment of volunteers: October 2014 *Training of v...'

*Mapping and initial filing of the archive: Spring 2014
*Call for TAZ archive material: Summer 2014
*Targeted recruitment of volunteers: October 2014
*Training of volunteers: November 2014
*Completion of itemised inventory: November 2014 – February 2015

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/2/en

2021-07-14T13:38:42Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met '=Status='

=Status=

Translations:Een inventaris op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van Theater Aan Zee/Page display title/en

2021-07-14T13:38:24Z

Sophie Bossaert: Nieuwe pagina aangemaakt met 'An itemised inventory carried out by the volunteer support staff of Theater Aan Zee'

An itemised inventory carried out by the volunteer support staff of Theater Aan Zee