Tracks - Gebruikersbijdragen [nl]

Wat zijn kleurprofielen?

2023-05-26T11:02:36Z

Wim Lowet:

TRACKS en andere kennisplatformen raden aan om de kleuren in je bestanden op te slaan in '''eciRGBv2''' (of AdobeRGB als het niet anders kan)

Deze tool is er voor wie daar het fijne van wil weten. Je leert wat een kleurmodel en een kleurprofiel is, waarom je best kiest voor eciRGBv2 en waarom je best niet vertrouwt op standaardinstellingen van fototoestel of scanner.

== Bitdiepte ==
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.

* Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
* Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
* Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.

Het aantal bits per pixel heet de '''bitdiepte'''.

== RGB ==
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem [https://nl.wikipedia.org/wiki/RGB-kleursysteem RGB].

RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.

Rood, groen en blauw noemt men in deze context de ‘kanalen’.

=== Voorbeeld ===
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. <code>#e282ac</code> is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac

De code <code>e2 82 ac</code> is een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: <code>11100010, 10000010, 10101100</code>. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes ==
RGB is een voorbeeld van een '''kleurruimte''' of '''kleurmodel'''. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.

'''!! Wanneer je digitaliseert gebruik je altijd het kleurmodel RGB !!'''

Een andere bekende kleurruimte is [https://nl.wikipedia.org/wiki/CMYK CMYK], ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).

Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is [https://nl.wikipedia.org/wiki/CIELAB CIE-LAB]. CIE-LAB wordt veel gebruikt om de kwaliteit van digitale reproducties te controleren.

We gaan in deze tool niet verder op deze kleurmodellen in.

== Kleurmanagement ==
Een digitaal beeld wordt tijdens creatie en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:

* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt
* De software die het beeld bewerkt
* Het scherm waarop het wordt weergegeven
* De printer waarmee het wordt afgeprint

Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.

Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologie. Een [https://nl.wikipedia.org/wiki/Liquid-crystal_display LCD-scherm] werkt bv. anders dan een [[wikipedia:LED_display|LED-scherm]]. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.

Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.

Kleurmanagement gaat over kleurnuances. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.

<gallery caption="<nowiki>Links een afbeelding waarbij kleurmanagement werd toegepast, rechts de afbeelding zonder toepassing van kleurmanagement. Let vooral op de verschillende weergave in het rood. (Beeld: gedigitaliseerde dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jagenau (c) VAi | Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088</nowiki>">
Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M with-colourmanagement.jpg
Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M-without-colourmanagement.jpg
</gallery>

== Kleurprofielen ==
Kleurmanagement werkt aan de hand van '''kleurprofielen'''.

Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.

Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:

* Mac: ColorSync Utility
* Windows: Kleurbeheer

== ICC-profielen (standaardprofielen) ==
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals Jpeg of Tiff, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.

Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen in te kunnen lezen.

Deze standaardprofielen worden '''ICC-profielen''' genoemd. ICC is het 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:

* eciRGBv2
* AdobeRGB
* sRGB

== Het gebruik van ICC-profielen ==

=== ICC-profielen voor hoogwaardige digitalisering: eciRGBv2 en AdobeRGB ===
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel '''eciRGBv2'''.

Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor hoogwaardige digitalisering ook het kleurprofiel AdobeRGB gebruiken.

=== Het ICC-profiel sRGB ===
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel '''sRGB'''?

sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.

Om duurzame digitale rproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee. Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goede optie. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eciRGBv2. Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.

== Converteren tussen kleurprofielen ==
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eciRGBv2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van een duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.

Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren wel naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.

ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.

* De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
* Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.

sRGB is een profiel dat niet zo’n groot kleurbereik heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding. Als je digitaliseert en de kleuren meteen opslaat in sRGB verlies je dus kleuren die je wel zou kunnen capteren in Adobe RGB of eciRGBv2. Je sRGB opnieuw converteren naar eciRGBv2 zou die kleuren niet terugbrengen.
[[Bestand:CIExy1931 AdobeRGB vs sRGB.png|alt=Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.|links|miniatuur|Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.]]
Daarom kies je bij kwaliteitsvolle digitalisering best voor een rijk ICC-profiel dat een breed kleurenbereik kan capteren. '''Opgelet!''' In veel digitaliseringssoftware staat sRGB gewoon als standaard ingesteld. Dit moet je dus aanpassen in de instellingen

Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M-without-colourmanagement.jpg

2023-05-26T10:57:49Z

Wim Lowet: /* Beschrijving */

== Beschrijving ==
Dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jageneau (c) VAi.

Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088

Dit beeld dient als voorbeeld voor een afbeelding waarbij geen kleurenmanagement werd toegepast.
== Licentie ==
{{self}}

Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M-without-colourmanagement.jpg

2023-05-26T10:57:05Z

Wim Lowet: Dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jageneau (c) VAi Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088

== Beschrijving ==
Dia uit het archief van Dries Jageneau, Collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi, maker: Dries Jageneau (c) VAi

Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088
== Licentie ==
{{self}}

Bestand:0100-DJ 0132 014 img-011 M with-colourmanagement.jpg

2023-05-26T10:55:29Z

Wim Lowet: Dia uit het archief van Dries Jageneau, collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088

== Beschrijving ==
Dia uit het archief van Dries Jageneau, collectie Vlaamse Gemeenschap - Collectie VAi

Permalink: https://data.flandersarchitecture.be/archive/11088
== Licentie ==
{{self}}

Wat zijn kleurprofielen?

2023-05-26T10:43:54Z

Wim Lowet:

TRACKS en andere kennisplatformen raden aan om de kleuren in je bestanden op te slaan in '''eciRGBv2''' (of AdobeRGB als het niet anders kan)

Deze tool is er voor wie daar het fijne van wil weten. Je leert wat een kleurmodel en een kleurprofiel is, waarom je best kiest voor eciRGBv2 en waarom je best niet vertrouwt op standaardinstellingen van fototoestel of scanner.

== Bitdiepte ==
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.

* Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
* Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
* Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.

Het aantal bits per pixel heet de '''bitdiepte'''.

== RGB ==
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem [https://nl.wikipedia.org/wiki/RGB-kleursysteem RGB].

RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.

Rood, groen en blauw noemt men in deze context de ‘kanalen’.

=== Voorbeeld ===
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. <code>#e282ac</code> is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac

De code <code>e2 82 ac</code> is een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: <code>11100010, 10000010, 10101100</code>. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes ==
RGB is een voorbeeld van een '''kleurruimte''' of '''kleurmodel'''. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.

'''!! Wanneer je digitaliseert gebruik je altijd het kleurmodel RGB !!'''

Een andere bekende kleurruimte is [https://nl.wikipedia.org/wiki/CMYK CMYK], ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).

Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is [https://nl.wikipedia.org/wiki/CIELAB CIE-LAB]. CIE-LAB wordt veel gebruikt om de kwaliteit van digitale reproducties te controleren.

We gaan in deze tool niet verder op deze kleurmodellen in.

== Kleurmanagement ==
Een digitaal beeld wordt tijdens creatie en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:

* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt
* De software die het beeld bewerkt
* Het scherm waarop het wordt weergegeven
* De printer waarmee het wordt afgeprint

Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.

Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologie. Een [https://nl.wikipedia.org/wiki/Liquid-crystal_display LCD-scherm] werkt bv. anders dan een [[wikipedia:LED_display|LED-scherm]]. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.

Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.

Kleurmanagement gaat over kleurnuances. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.

== Kleurprofielen ==
Kleurmanagement werkt aan de hand van '''kleurprofielen'''.

Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.

Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:

* Mac: ColorSync Utility
* Windows: Kleurbeheer

== ICC-profielen (standaardprofielen) ==
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals Jpeg of Tiff, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.

Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen in te kunnen lezen.

Deze standaardprofielen worden '''ICC-profielen''' genoemd. ICC is het 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:

* eciRGBv2
* AdobeRGB
* sRGB

== Het gebruik van ICC-profielen ==

=== ICC-profielen voor hoogwaardige digitalisering: eciRGBv2 en AdobeRGB ===
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel '''eciRGBv2'''.

Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor hoogwaardige digitalisering ook het kleurprofiel AdobeRGB gebruiken.

=== Het ICC-profiel sRGB ===
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel '''sRGB'''?

sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.

Om duurzame digitale rproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee. Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goede optie. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eciRGBv2. Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.

== Converteren tussen kleurprofielen ==
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eciRGBv2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van een duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.

Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren wel naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.

ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.

* De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
* Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.

sRGB is een profiel dat niet zo’n groot kleurbereik heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding. Als je digitaliseert en de kleuren meteen opslaat in sRGB verlies je dus kleuren die je wel zou kunnen capteren in Adobe RGB of eciRGBv2. Je sRGB opnieuw converteren naar eciRGBv2 zou die kleuren niet terugbrengen.
[[Bestand:CIExy1931 AdobeRGB vs sRGB.png|alt=Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.|links|miniatuur|Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.]]
Daarom kies je bij kwaliteitsvolle digitalisering best voor een rijk ICC-profiel dat een breed kleurenbereik kan capteren. '''Opgelet!''' In veel digitaliseringssoftware staat sRGB gewoon als standaard ingesteld. Dit moet je dus aanpassen in de instellingen

Wat zijn kleurprofielen?

2023-05-26T10:34:00Z

Wim Lowet:

Wanneer je duurzaam wilt digitaliseren is het belangrijk om een duurzaam kleurprofiel te kiezen. Maar wat is dit juist? En waarom is dit belangrijk?

== Bitdiepte ==
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.

* Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
* Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
* Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.

Het aantal bits per pixel heet de '''bitdiepte'''.

== RGB ==
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem RGB.

RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.

Rood, groen en blauw noemt men in deze context de ‘kanalen’.

=== Voorbeeld ===
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. #e282ac is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac

De code ‘e2 82 ac’ is gewoon een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: 11100010, 10000010, 10101100. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes ==
RGB is een voorbeeld van een kleurruimte of kleurmodel. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.

!! Wanneer je digitaliseert kies je altijd voor het kleurmodel RGB !!

Een andere bekende kleurruimte is CMYK, ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).

Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is CIE-LAB.

== Kleurmanagement ==
Een digitaal beeld wordt bij aanmaak en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:

* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt
* De software die het beeld bewerkt
* Het scherm waarop het wordt weergegeven
* De printer waarmee het wordt afgeprint

Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.

Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologie. Een LCD-scherm werkt bv. anders dan een LED-scherm. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.

Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.

Kleurmanagement gaat over kleurnuances. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.

== Kleurprofielen ==
Kleurmanagement werkt aan de hand van '''kleurprofielen'''.

Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.

Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:

* Mac: ColorSync Utility
* Windows: Kleurbeheer

== ICC-profielen (standaardprofielen) ==
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals Jpeg of Tiff, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.

Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen in te kunnen lezen.

Deze standaardprofielen worden '''ICC-profielen''' genoemd. ICC is het 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:

* eciRGBv2
* AdobeRGB
* sRGB

== Het gebruik van ICC-profielen ==

=== ICC-profielen voor hoogwaardige digitalisering: eciRGBv2 en AdobeRGB ===
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel '''eciRGBv2'''.

Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor hoogwaardige digitalisering ook het kleurprofiel AdobeRGB gebruiken.

=== Het ICC-profiel sRGB ===
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel '''sRGB'''?

sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.

Om duurzame digitale rproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee. Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goede optie. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eciRGBv2. Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.

== Converteren tussen kleurprofielen ==
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eciRGBv2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van een duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.

Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren wel naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.

ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.

* De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
* Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.

sRGB is een profiel dat niet zo’n groot kleurbereik heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding. Als je digitaliseert en de kleuren meteen opslaat in sRGB verlies je dus kleuren die je wel zou kunnen capteren in Adobe RGB of eciRGBv2. Je sRGB opnieuw converteren naar eciRGBv2 zou die kleuren niet terugbrengen.
[[Bestand:CIExy1931 AdobeRGB vs sRGB.png|alt=Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.|links|miniatuur|Een vergelijking van het bereik van Adobe RGB en sRGB in het CIE 1931 xy chromaticity diagram, dat alle kleuren voorstelt die de mens kan zien.]]
Daarom kies je bij kwaliteitsvolle digitalisering best voor een rijk ICC-profiel dat een breed kleurenbereik kan capteren. '''Opgelet!''' In veel digitaliseringssoftware staat sRGB gewoon als standaard ingesteld. Dit moet je dus aanpassen in de instellingen

Wat zijn kleurprofielen?

2023-05-26T10:24:12Z

Wim Lowet: tweede worp

Wat zijn kleurprofielen?

2023-05-26T10:17:36Z

Wim Lowet: eerste worp

Wanneer je duurzaam wilt digitaliseren is het belangrijk om een duurzaam kleurprofiel te kiezen. Maar wat is dit juist? En waarom is dit belangrijk?

== Bitdiepte ==
Een rasterafbeelding bestaat uit pixels. Iedere pixel stelt een kleur voor. Het aantal bits (nulletjes en eentjes) per pixel bepaalt hoeveel verschillende kleuren een afbeelding kan bevatten. Meestal wordt gerekend in bytes. Dit zijn groepen van 8 bits.

Met 1 bit kun je twee verschillende kleuren weergeven: Zwart (0) en wit (1)
Met 8 bits kun je 256 verschillende kleuren weergeven, wat ideaal is voor beelden met enkel grijswaarden
Met 24 bits kun je wel 16.777.216 kleuren weergeven. Meestal wordt dit aantal bits gebruikt voor afbeeldingen in kleur.

Het aantal bits per pixel heet de bitdiepte.

== RGB ==
Hoe worden de bits in een pixel omgezet naar kleur? Dit gebeurt bij digitale afbeeldingen meestal volgens het systeem RGB.

RGB staat voor Red, Green en Blue. Zoals een schilder kleur produceert door basiskleuren te mengen, worden met RGB alle mogelijke kleuren geproduceerd door het mixen van meer of minder rood, groen en blauw. Niet met verf ditmaal, maar met rode, groene en blauwe lichtbundels die uit het computerscherm komen.

Rood, groen en blauw noemt men in deze context de ‘kanalen’.

=== Voorbeeld ===
Wie een beetje basiskennis heeft van HTML, weet dat kleuren worden genoteerd als codes. Bv. #e282ac is een donkerroze kleur. Je kunt het uittesten op https://www.colorhexa.com/e282ac

De code ‘e2 82 ac’ is gewoon een alternatieve (ingekorte) weergave van drie bytes, namelijk: 11100010, 10000010, 10101100. Byte 1 geeft de intensiteit van het kanaal Rood weer, byte 2 die van het kanaal Groen etc.

== Kleurmodellen of kleurruimtes ==
RGB is een voorbeeld van een kleurruimte of kleurmodel. Een kleurmodel is een methode om een kleur cijfermatig voor te stellen. RGB is een kleurruimte geoptimaliseerd voor computerschermen.

!! Wanneer je digitaliseert kies je altijd voor het kleurmodel RGB !!

Een andere bekende kleurruimte is CMYK, ontwikkeld voor printtoepassingen. CMYK werkt ook met het mengen van kleuren, in dit geval Cyaan, Magenta, Geel (Yellow) en Zwart (Key).

Een ander kleurmodel dat veel door beeldprofessionals wordt gebruikt is CIE-LAB.

== Kleurmanagement ==
Een digitaal beeld wordt bij aanmaak en weergave doorgegeven aan verschillende apparaten:

* Het fototoestel dat het digitale beeld maakt
* De software die het beeld bewerkt
* Het scherm waarop het wordt weergegeven
* De printer waarmee het wordt afgeprint

Met uitzondering van printers werken alle apparaten volgens het kleurmodel RGB. Maar elk fototoestel, elke scanner en elk computerscherm maakt op zijn eigen manier gebruik van RGB.

Dat is ook logisch, want deze apparaten maken gebruik van verschillende technologie. Een LCD-scherm werkt bv. anders dan een LED-scherm. Hetzelfde geldt voor de sensoren van een camera: Er is een heel gamma aan sensoren waaruit producenten van fototoestellen kunnen kiezen. Iedere sensor heeft zijn sterke en zwakke punten om licht en kleur te capteren. Er zijn sensoren voor smartphones of sensoren die mikken op veeleisende beroepsfotografen.

Dit heeft als gevolg dat elk apparaat zijn eigen ‘kleurentaal’ spreekt. De kleurgegevens van 'fototoestel A' moeten dus worden vertaald naar de kleurgegevens van 'beeldscherm B'. Bij die vertaling gaan er subtiele nuances verloren. Met kleurmanagement proberen we die tot een minimum te beperken.

Kleurmanagement gaat over kleurnuances. De 3 bytes <code>11100111, 00000000, 00000000</code> zullen op alle apparaten ‘fel rood’ voorstellen. Het gaat er om hoe fel of hoe intens dat rood dan precies moet zijn.

Kleurprofielen

Kleurmanagement werkt aan de hand van kleurprofielen.
Elk apparaat heeft een kleurprofiel. Dit kleurprofiel is een bestandje met informatie dat uitlegt aan een ander apparaat of software hoe de bytes moeten geïnterpreteerd worden als kleur. Ook het beeldscherm van jouw computer heeft een kleurprofiel dat uitlegt hoe het beeldscherm kleuren interpreteert.
Zowel Mac als Windows hebben een programma waarmee je alle kleurprofielen kunt raadplegen die op je computer zijn geïnstalleerd:
Mac: ColorSync Utility
Windows: Kleurbeheer
ICC-profielen (standaardprofielen)
Als we het digitaal beeld van een camera opslaan in een digitaal bestand, zoals Jpeg of Tiff, slaan we de kleurinformatie op volgens een standaardkleurprofiel of uitwisselingsprofiel. Zo’n profiel is algemeen bekend en dient om kleurinformatie uit te wisselen tussen verschillende apparaten.
Producent X die beeldschermen produceert hoeft op die manier geen software te programmeren om de kleurprofielen van honderden fototoestellen te interpreteren. Het volstaat om uitwisselingsprofielen te kunnen inlezen.
Deze standaardprofielen worden ICC-profielen genoemd. ICC is het 'International Colour Consortium' dat deze profielen beheert. Er zijn verschillende uitwisselingsprofielen. Voor digitalisering zijn drie kleurprofielen van belang:
eci-rgbv2
AdobeRGB
sRGB

Het gebruik van ICC-profielen
ICC-profielen voor hoogwaardige digitalisering (KN2 of hoger): eci-rgbv2 en AdobeRGB
Voor hoogwaardige digitalisering kies je best voor het kleurprofiel eci-rgbv2.
Helaas ondersteunt niet alle software dit profiel. Daarom kun je voor KN2-digitalisering ook voor het kleurprofiel AdobeRGB kiezen.
Het ICC-profiel SRGB
Wist je dat een foto die je maakt met je smartphone automatisch wordt opgeslagen in JPEG, met het kleurprofiel sRGB?
sRGB is het meest gebruikte kleurprofiel. De meeste afbeeldingen op het internet gebruiken dit profiel en de standaardinstellingen van je fototoestel of scanner staan bijna altijd ingesteld op opslag van kleur in sRGB.
Om duurzame digitale rproducties te maken zijn zowel JPEG als sRGB geen goed idee.
Voor raadplegingskopieën zijn JPEG en sRGB dan weer wel een goed idee. sRGB is zo alomtegenwoordig dat alle browsers en programma’s het profiel correct kunnen weergeven. Dit laatste geldt niet voor AdobeRGB en nog minder voor eci-rgbv2.
Standaardprogramma’s zoals browsers hebben vaak moeite om deze profielen te gebruiken en geven daardoor kleuren verkeerd weer.
Converteren tussen kleurprofielen
Het is mogelijk om te converteren tussen kleurprofielen. eci-rgbv2 kan je converteren naar sRGB en omgekeerd. Wanneer je van duurzame reproductie in TIFF en eciRGBv2 een raadpleegkopie maakt, converteer je dus niet alleen van TIFF naar JPEG. Je converteert meestal ook het kleurprofiel van eciRGBv2 naar sRGB.
Heb je per ongeluk sRGB gebruikt voor je duurzame reproducties? Dan kan je sRGB converteren naar eciRGBv2, maar je bent onvermijdelijk kleurinformatie kwijtgespeeld, omdat sRGB niet in staat is om bepaalde kleuren op te slaan.
ICC-profielen variëren immers in het kleurbereik dat ze aankunnen. Vergelijk het met een set kleurpotloden van twee verschillende merken. Zelfs al hebben ze evenveel potloden, toch zullen de kleuren die ze bevatten verschillen.
De bitdiepte kun je beschouwen als het aantal beschikbare kleurpotloden
Het kleurprofiel bepaalt de kleuren die de potloden hebben.
sRGB is een profiel dat niet zo’n groot kleurbereik heeft. Dit is heel duidelijk op onderstaande afbeelding.

Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal

2021-09-23T09:56:38Z

Wim Lowet:

<languages /><translate>

Digitaliseren is het omzetten van analoog materiaal, zoals papier of foto’s, naar een digitale vorm. Dit kan zo eenvoudig zijn als een foto onder een scanner leggen, maar wanneer je een grote collectie structureel wil digitaliseren, is het aanbevolen om voldoende aandacht te hebben voor de kwaliteit van de digitalisering. Collecties digitaliseren is immers een proces dat veel tijd en middelen vraagt. Zorg er dus voor dat het resultaat duurzaam is en in de toekomst voor zoveel mogelijk doeleinden kan worden (her)gebruikt.
In deze tool gaan we verder in op de zaken waarmee je rekening moet houden om delen van je archief en collectie(s) kwaliteitsvol te digitaliseren.


__TOC__


De kwaliteit van je gedigitaliseerd collectiestuk wordt bepaald door vier zaken, waar we verder in deze tool meer uitleg over geven:
* de locatie waar je gedigitaliseerde collectiestukken opslaat;
* de gegevens (metadata) die je registreert over het bestand;
* de beeldende kwaliteit van de opname;
* de kwaliteit van het bestandsformaat waarin je de beeldinformatie opslaat.


[[Bestand:Glamprojekt - Bookscanning - BDA Hofburg Vienna 05.JPG|thumb|none|400px|Een boekscanner in actie. Boekscanners zijn optimaal ontworpen voor het inscannen van boeken]]

== Goed om te weten voor het lezen == 


In dit onderdeel lees je meer over het digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal, zoals foto’s, affiches en tekeningen. Heb je ander materiaal, zoals audiotapes of filmspoelen, ga dan naar de tool [[Digitaliseren van geluidsopnames en video's]].


Voor je digitaal geboren archiefmateriaal (d.w.z. de bestanden die op computer zijn gemaakt) verwijzen we naar de tools over [[:Categorie:5. Digitaal bewaren|Digitaal bewaren]].


Digitalisering kan je ook uitbesteden aan een professioneel bedrijf. Zij hebben vaak meer expertise in huis om kwaliteitsvol te digitaliseren. Maar beoordeel hun expertise en de kwaliteit van hun expertise ook op basis van de hogergenoemde zaken. Meer info hierover vind je in [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]].

== De opslagslocatie == 


Stel je voor dat je maandenlang je hele fotocollectie digitaliseert en de foto's bewaart op je computer. En dan wordt je computer gestolen! Of je morst er koffie over. Of na een systeemupdate blijken al je beelden gewist.


Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Lees hierover meer in de tool [[Hoe maak je een back-up?]].


[[File:CeBIT 2015 by-RaBoe 071.jpg|thumb|none|400px|De flatbedscanner, met het typische deksel, is wellicht de meest bekende vorm van scanner. Kan geschikt zijn voor het digitaliseren van tweedimensionale objecten zoals documenten, foto's en tekeningen, maar ook transparante dragers als dia's kunnen ermee worden gescand. Formaten gaan van A4 tot A0 en meer.]]

== De beschrijving == 


Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie de kopie is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.


Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je begint te digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel ofin een database. Gebruik liever geen Word of andere ongestructureerde tekstformaten.


Idealiter is er al een [[Maak een archieftoegang en beschrijf je archief|plaatsingslijst of inventaris]] aanwezig van de collectie die je kunt gebruiken als basis voor de registratie van je digitaliseerwerk. Is die er niet, maar wil je toch al een selectie van materiaal digitaliseren, noteer dan steeds goed bij elk bestand wat het is en waar de analoge bron in jouw collectie terug te vinden is. Zo weet je steeds waar het origineel zich bevindt.

=== Een spreadsheet voor het digitaliseren === 
Een spreadsheet dient om een overzicht op je digitaliseerwerk te verkrijgen en om de band tussen digitale reproductie en origineel te behouden. Om dit te bekomen registreer je minimaal volgende zaken:


{| class="wikitable"
|-
! Kolom
! Inhoud van de kolom
|-
|Uniek nummer
|Een uniek nummer zorgt voor een eenduidige identificering van de reproductie en het origineel. Het is erg belangrijk dat je dit nummer in de bestandsnaam van de reproductie noteert. Vaak wordt het ook op het origineel aangebracht (in potlood bv.) Het unieke nummer kan een combinatie zijn van je inventarisnummer in combinatie met een oplopend nummer (bv. voor fotoalbums)
|-
|Type document
|Indien je collectie uit verschillende soorten materiaal bestaat, kun je dat hier aangeven, bijvoorbeeld: "foto", "tekstdocument", "affiche"...
|-
|Korte omschrijving
|Een beknopte inhoudelijke omschrijving over het origineel, bijvoorbeeld: "Foto genomen tijdens een studiereis in Praag", "Affiche van een voorstelling in de Beursschouwburg"...
|-
|Plaatscode
|Indien je met het inventarisnummer alleen niet voldoende informatie hebt over waar je het origineel kunt terugvinden, kun je dit in dit veld terugvinden, bv. het nummer van de doos waar het origineel zich in bevindt.
|}


Deze kolommen zijn het minimum en volstaan om te starten met kwalitatieve digitalisering. Naargelang het materiaal of je noden, kan je natuurlijk kolommen naar eigen keuze toevoegen. Het meest typisch zijn kolommen:
* voor begin- en einddatum
* voor een project waarmee de foto verband houdt (bv. tentoonstellingen voor kunsthuizen, producties voor podiumorganisaties)
* voor personen op het beeld.


Algemeen geldt: hoe simpeler, hoe vlotter de digitalisering zelf zal verlopen. Bedenk dat je inhoudelijke beschrijving ook kunt toevoegen na digitalisering, op basis van de reproducties.


Denk ook goed na of je extra beschrijvende metadata gaat noteren in je spreadsheet of in je inventaris en plaatsingslijst.

=== De bestandsnaam en folderstructuur voor je reproducties === 


Naast een beschrijving in een spreadsheet of database, is het ook belangrijk dat je nadenkt over de bestandsnaam van je digitale reproductie. Zoals gezegd moet er altijd een verband zijn met je bestandsnaam en het unieke nummer in je spreadsheet. Het unieke nummer staat bij voorkeur vooraan (al dan niet voorafgegaan door een unieke code die verwijst naar je organisatie). Achter een underscore kan je desgewenst nog tekst noteren.


Bekijk hiervoor ook de tool [[Naamgeving van mappen en bestanden]].


Wanneer je documenten digitaliseert waarvoor je meerdere reproducties moet maken (zoals fotoalbums, boeken of tijdschriften) moet je extra goed nadenken over de bestandsnaam. Zorg ervoor dat de bestandsnaam de juiste volgorde van de paginering weergeeft.


Voor een origineel waarvoor je voor- en achterkant moet digitaliseren wordt vaak gebruikt gemaakt van de codes "-r" (recto) en "-v" (verso) in bestandsnamen.


Tijdschriften zijn nog ingewikkelder. Ze hebben jaargangen, edities en soms ook supplementen... Je zal dus moeten nadenken over hoe je die logica opslaat via je bestandsnaam of folderstructuur. Je kunt zelfs helemaal niet ordenen en volledig vertrouwen op je spreadsheet om de tijdschriftstructuur op te bouwen.


Moeilijk is het allemaal niet, maar zorg dat er een eenduidige manier is waarop de bestanden worden geordend.

== De beeldende kwaliteit van de opname == 


De beeldende kwaliteit van de opname start met de kwaliteit van de opnameapparatuur. Hoe beter je fototoestel of camera, hoe beter je afbeeldingen zijn. Maar hoe beter je apparatuur, hoe meer kennis je als gebruiker nodig hebt om de apparatuur goed af te stellen.


Of je scanner of fototoestel voldoende scherpte haalt en de kleuren exact reproduceert, hangt af van de mate waarin deze zijn gekalibreerd (zie verder). Veel hangt ook af van je reproductieomgeving, zeker wanneer je gaat fotograferen. De lichtinval moet steeds goed kunnen worden gecontroleerd. Tot slot zullen veel opnames nadien nog bewerkingen moeten ondergaan zoals rechttrekken en croppen.


Een goede basishandleiding over het afstellen van de apparatuur vind je terug op de [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen website van FARO].


[[Bestand:Fujitsu ScanSnap fi-5100C tray open.jpeg|thumb|none|400px|Een documentscanner, waarbij grote hoeveelheden documenten automatisch kunnen worden gescand m.b.v. een ''document feeder''. Voor kwaliteitsvolle scans worden dit soort doorvoeroplossingen met ''document feeders'' meestal afgeraden. Oude, fragiele en waardevolle stukken lopen bovendien risico om te worden beschadigd.]]

=== Vuistregels === 


Neem altijd volgende vuistregels in acht:
* Scan het volledige document met een rand van ongeveer een halve cm rond het document. Zo heb je het bewijs dat je het volledige document hebt gedigitaliseerd. De rand kan je later altijd nog weghalen, bv. bij een publicatie.
* Het beeld moet op ware grootte een resolutie hebben van minimum 300 ppi. Ppi staat voor pixels per inch. Dat wil zeggen dat er voor iedere inch (een Engelse afstandsmaat) van je document 300 beeldpunten worden opgenomen. Hoe meer beeldpunten, hoe hoger de scherpte en hoe meer je het beeld kan inzoomen zonder kwaliteitsverlies voor het oog. Digitaliseer je documenten waarvan je weet dat je moet kunnen inzoomen (bv. pasfoto’s of dia’s), dan is de standaardwaarde van 300 PPI niet voldoende. Wil je het document standaard 2x kunnen inzoomen, ga dan voor 600 ppi. Voor 4x uitzoomen reken je 1200 ppi, enzovoort.
* Scan of fotografeer je in kleur, ga dan voor een bitdiepte van 24 bit. Dat is het aantal bits (de nulletjes en eentjes) dat wordt gebruikt om de kleur per pixel te registreren. Hoe groter de bitdiepte, hoe groter het gamma aan kleuren dat kan worden opgeslagen.
* Scan of fotografeer je in grijswaarden, ga dan voor een bitdiepte van 8 of 16 bit.
* Zorg dat de kleur van de opnames wordt opgeslagen in een voldoende rijk kleurprofiel. Bij digitaliseringsprojecten is een RGB-kleurenprofiel gebruikelijk. In de erfgoedwereld wordt meestal geopteerd voor de kleurprofielen ECI RGB v2 of Adobe RGB. Een veel voorkomend kleurprofiel is sRGB. Gebruik dit niet voor je archiverings- of moederbestanden (zie onder). Het gamma van kleuren dat sRGB kan opslaan is niet rijk genoeg.

=== De opnameapparatuur kalibreren === 


Indien je bovenstaande vuistregels volgt, dan ben je al goed bezig, maar alleen zijn ze niet voldoende. Om hoogwaardige reproducties te creëren is een goede kalibratie van je opnameapparatuur en beeldscherm vereist. Bovendien moeten omgevingsfactoren zoals belichting optimaal zijn.


Om dit goed uit te werken, moet je bereid zijn om je in de materie te verdiepen, tenzij je het uitbesteedt aan een professional. (Zie hiervoor de tool [[Een digitaliseringsopdracht uitbesteden]]) Wil je het toch zelf doen, neem dan de handleidingen door en experimenteer. Volg eventueel een cursus. Hou alleszins rekening met de vuistregels zoals hoger vermeld.


Opnameapparatuur kalibreren en de standaarden van hoogwaardig digitaliseren behalen is een vrij technische aangelegenheid. Heb je geen tijd om je hierin te verdiepen en wil je gewoon reproducties maken die standaard van een behoorlijk niveau zijn (zonder dat je veel belang hecht aan exacte kleurenreproductie), dan kan dat natuurlijk. Beter een digitale opname dan helemaal geen opname. Probeer je wel altijd te houden aan de vuistregels.

=== Apparatuur === 


Wat voor apparatuur moet ik aankopen? Een scanner of een fototoestel? Koop je apparatuur van goede kwaliteit, dan kun je in principe in beide scenario's de normen voor een kwaliteitsvolle scan halen.


Voor beginners is een scanner vaak eenvoudiger in gebruik. Met een goed fototoestel heb je meestal meer mogelijkheden om goede opnames te maken, omdat je meer parameters kan instellen. Hou er wel rekening mee dat dit een steile leercurve met zich meebrengt en dat een goede omgeving nodig is waarin je het licht kan controleren. Foto's die je maakt zonder kennis van fotograferen of in slechte omstandigheden, leveren minder goede beelden op dan scanners.


Als je een scanner koopt, zorg dan dat de software toelaat dat je minstens de resolutie, bitdiepte en kleurprofiel kan instellen. Let er ook op dat de scanner de bestanden kan aanleveren in ongecomprimeerde TIFF-bestanden (zie verder). Tip! Lees de user reviews over het toestel, vraag advies aan verkopers of ga te raden bij de TRACKS-partners.


[[Bestand:Still life photography studio setup with softboxes, by geishaboy500.jpg|thumb|none|400px|Een fotografische opstelling. Voor kwaliteitsvolle foto's is er controle van belichting nodig.]]

=== Software === 


Goede beeldbewerkingssoftware om bestanden te bewerken en in het juiste bestandsformaat op te slaan (zie verder) is een aanrader. Zeer bekend en heel geschikt is ''Adobe Photoshop''. In combinatie met ''Lightroom'', een tool waarmee je Photoshopacties over meerdere afbeeldingen tegelijkertijd kan uitvoeren, kan je veel bereiken. Een andere software die vaak wordt gebruikt door professionals, is ''Capture One''.


Er zijn ook gratis alternatieven. Voor ''Photoshop'' is dat ''Gimp''. Voorbeelden van gratis software om beelden in batch te bewerken (zonder dat we deze in het bijzonder willen aanraden), zijn onder andere ''XnView'' en ''Faststone Image Viewer''.

== De kwaliteit van het bestandsformaat == 


Welk bestandsformaat kies je: JPEG, TIFF of PNG?
Het antwoord is dat je je bestand in meer dan één kopie opslaat. Creëer minstens een archiveringsbestand en een raadplegingsbestand. Indien je dat wenst kan je ook nog het moederbestand opslaan.

=== Het archiveringsbestand === 


Het archiveringsbestand is de kopie waarin je al je informatie zo hoogwaardig mogelijk opslaat, zonder risico op informatieverlies. De archiefkopie dient als je backup waar je altijd weer naar terug kan grijpen wanneer je de hoogste kwaliteit nodig hebt.


Kies als archiefkopie voor ongecomprimeerde TIFF van het type Uncompressed Baseline TIFF v 6.0. Dit bestandsformaat neemt meer opslagruimte in dan de andere, maar het is wel het formaat dat wereldwijd gebruikt wordt voor de opslag van hoogwaardige beelddata. Zorg ervoor dat je géén compressie kiest in je archiefbestanden. Compressie wordt vaak gerealiseerd door bepaalde informatie weg te knippen die niet meteen zichtbaar is voor het oog, maar die wel zichtbaar wordt wanneer je het bestand gaat bewerken in Photoshop (bv. bewerking voor boekpublicatie).


Zorg ervoor dat de kleuren in het archiveringsbestand gecodeerd worden in de kleurruimte ECI RGB v2 of Adobe RGB. Je kan dit instellen met Photoshop.


Controleer de TIFF. Niet iedere TIFF is een goedgemaakte TIFF. De TIFF wordt gemaakt door de software van je scanner en die software is mensenwerk. Er kan dus iets fout lopen. Om te controleren of je TIFF goed gecodeerd is kun je de gratis tool [http://dpfmanager.org/ DPF Manager] gebruiken.

=== Het raadplegingsbestand === 


De niet-gecomprimeerde TIFF is meestal te zwaar voor dagelijks gebruik en publicatie op het web. Hiervoor gebruik je een kopie in JPEG. Deze kopie noemen we het raadplegingsbestand. Zo’n bestand maak je het makkelijkst aan met software als Adobe Lightroom of alternatieven, waarbij je TIFFs in batch kan converteren naar JPEG.

=== Het moederbestand === 


Als je dat wenst kan je ook nog een onderscheid maken tussen moederbestand (of master) en archiefbestand. Beiden zijn TIFF en van hoge kwaliteit, maar je moederbestand bevat de info onbewerkt, zoals ze uit de scanner of het fototoestel komt. Je archiefbestand is dan een bewerkt beeld, mooi rechtgezet, bijgesneden tot op de rand enz.


Wanneer je een moederbestand, archiefbestand en raadpleegbestand bewaart, ben je zeker dat je de opname voor alle mogelijke functies kan gebruiken. Het betekent wel dat je tweemaal een zware tiff moet opslaan.

== Meer lezen == 


* [https://faro.be/publicaties/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen Poppe Jeroen. ''Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen'', 2017]
* [https://www.projectcest.be/wiki/Richtlijnen CEST-richtlijnen m.b.t. Collecties digitaliseren]


''Auteurs: dit artikel is oorspronkelijk gebaseerd op een tekst van Wim Lowet ([[Vlaams Architectuurinstituut]]), in samenwerking met Nastasia Vanderperren en Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief|meemoo]]).''


[[Categorie:6. Digitaliseren]]
[[Categorie:Primaire Tools]]
</translate>

Ontsluiting van het archief van de architectuurwerking van deSingel

2021-09-16T07:49:08Z

Wim Lowet:

<languages /><translate>

De '''internationale kunstcampus deSingel''' speelde vanaf de jaren 1980 een belangrijke rol in de uitbouw van een architectuurcultuur in Vlaanderen, door de organisatie van tentoonstellingen met buiten- en binnenlandse architecten. Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (tegenwoordig het [[Vlaams Architectuurinstituut|Kenniscentrum van het Vlaams Architectuurinstituut]]), gehuisvest in deSingel, zette met deSingel een samenwerking op touw voor de ontsluiting van dit materiaal.

==Status== 


# Eerste fase: Ontsluiting van het curatorenarchief. (Gerealiseerd)
# Tweede fase: Digitalisering van fotonegatieven van fotograaf Jan Kempenaers. (Gerealiseerd)
# Derde fase: Ontsluiting van het productiearchief van deSingel. (In opstartfase)

==Context== 
===De architectuurwerking van deSingel===


De internationale kunstcampus deSingel speelde vanaf de jaren 1980 een belangrijke rol in de uitbouw van een architectuurcultuur in Vlaanderen. Een architectuurprogrammator van deSingel haalde vanaf 1985 binnen- en buitenlandse architecten en tentoonstellingen naar Antwerpen. Grote namen uit de nationale en internationale architectuurwereld passeerden de revue naast jongere architectuurbureaus, met bijvoorbeeld O.M.A./Rem Koolhaas (1985), Luc Deleu (1987), Jonge architecten in België (1988), Léon Stynen (1990-1991), Jean Nouvel (1991), Homeward. Contemporary architecture in Flanders (1999-2000), Toyo Ito (2000), Xaveer De Geyter Architecten (2001), B-Architecten (2004).


[[Bestand:Archief tentoonstelling Rem Koolhaas in deSingel (1985).jpg|thumb|600px|Foto's uit het dossier over de tentoonstelling ''O.M.A. - Rem Koolhaas'' (1985)]]


Lezingen, publicaties en rondleidingen werden aan deze tentoonstellingen gekoppeld en gaven zo een sterke impuls aan een breder architectuurdebat in Vlaanderen. Het was ook in deSingel dat het Vlaams Architectuurinstituut in 2002 ontstond, dat vandaag samen met deSingel de publiekswerking rond architectuur verderzet. Het VAi is nog steeds gehuisvest in de gebouwen van deSingel en de architectuurtentoonstellingen in huis zijn er vandaag een coproductie van het VAi en deSingel.

===Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven=== 


Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) is als archievenafdeling van het VAi gehuisvest binnen deSingel en is het landelijk expertisecentrum voor het cultureel erfgoed van het ontwerp van de omgeving, m.n. architectuur, design, stedenbouw en bouwbedrijf. Het CVAa zet verschillende projecten op om dit erfgoed beter te registreren, beheren, onderzoeken en ontsluiten.

===Opportuniteiten tot samenwerking=== 


Het CVAa startte vanaf 2013 in samenwerking met andere partijen een aantal projecten op die een licht moesten werpen op de geschiedenis van de architectuur tijdens de laatste dertig jaar in Vlaanderen. Het gaat hier om projecten zoals ''Generatie 74'' (een onderzoek naar toonaangevende Vlaamse architecten die afstudeerden in 1974) en de tentoonstelling ''De Wonderjaren''. 30 jaar architectuur in Vlaanderen, een coproductie tussen het VAi en Cultuurcentrum Knokke-Heist, die opende op 25 oktober 2015.


Tijdens de voorbereiding van deze projecten kwam al snel de belangrijke rol naar voor die deSingel in deze periode had gespeeld. Het archief dat deSingel had gevormd tijdens deze activiteiten, kon dan ook een belangrijke bron zijn om het verhaal van dertig jaar architectuur in Vlaanderen te reconstrueren. Het CVAa stapte daarom naar deSingel met het voorstel dit archief te ontsluiten, wat met veel enthousiasme werd onthaald.

===Scopebepaling en planning=== 


Het architectuurarchief bestaat uit twee belangrijke gedeeltes:


* '''Het curatorenarchief''': Dit bevat het archief van de architectuurprogrammatoren van deSingel: Carolina De Backer, Katrien Vandermarliere en Moritz Kung. Dit archief wordt bewaard in de archiefkelders van deSingel. Naast analoog materiaal, bestaat het archief voor de latere jaren ook uit digitaal materiaal.
* '''Het productiearchief''': Dit archief werd gevormd door de medewerkers van deSingel die instonden voor het eigenlijke bouwen van de tentoonstellingen. Een deel van dit archief wordt nog steeds bewaard als referentiemateriaal in de kantoren van de productieateliers. De tentoonstellingsstukken zelf (panelen, sokkels…) worden deels bewaard in de archiefkelder van deSingel en deels in het extern depot.


In eerste instantie werd besloten om de focus te leggen op het curatorenarchief. Dit archief bevatte de meest relevante informatie voor de CVAa-projecten en was tegelijk het minst goed ontsloten.


Katrien Vandermarliere, één van de architectuurcuratoren van deSingel, was bovendien nog aanwezig op het VAi, zodat bij twijfel een beroep op haar kennis kon worden gedaan. Zo bleek uit voorafgaande gesprekken met haar dat het om een goed geordend archief zou moeten gaan, met een eenvoudige structuur (m.n. een reeks van projectdossiers), zodat de beschrijving relatief snel kon gaan.


[[Bestand:Archief voor de tentoonstelling over Toyo Ito (2000).jpg|thumb|600px|Document uit het dossier voor de tentoonstelling ''Toyo Ito. Blurring architecture'' in 2000]]

==Ontsluiting van het curatorenarchief== 

===Stageopdracht=== 


Er werd besloten dat dit project uitstekende stof bood voor een stageopdracht. Een stagiair van de opleiding conservatie-restauratie van de Universiteit Antwerpen vatte de opdracht aan onder begeleiding van het CVAa.

===Logistiek=== 


Het archief werd in drie bewegingen uit de archiefkelder van deSingel naar een werkruimte bij de VAi/CVAa-lokalen verhuisd. Hier werden de archiefonderdelen beschreven en indien nodig herverpakt. De stagiair zat dicht bij de medewerkers van het CVAa zodat deze bij vragen steeds op hen een beroep kon doen.

===Beschrijvingsmethodiek=== 


Voor een optimale ontsluiting werd uitgegaan van een eenvoudig model, waarbij het archief voornamelijk wordt ontsloten aan de hand van gegevens over de producties (tentoonstellingen, lezingen, debatavonden…). Producties moeten kunnen worden gevonden aan de hand van titel, datum, deelnemende architect(en) en scenograaf. Vanuit de productie wordt de gebruiker vervolgens doorverwezen naar relevante archiefbestanddelen, zoals het productiedossier of een reeks speeches.

===Een inventaris in Excel=== 


Dit eenvoudige model resulteerde in een Excel met twee tabellen. Eén voor de registratie van de producties en één voor de registratie van archiefbestanddelen. Bij de invulling van de Excel werd zoveel mogelijk rekening gehouden met standaarden en andere afspraken, zoals:


# Het volgen van ISAD(G) voor de beschrijving van archiefbestanddelen. (Voor ISAD(G), zie de tool [[Maak een beschrijving]])
# Het noteren van datums conform de [https://www.projectcest.be/wiki/Standaard:ISO_8601:_Time_and_Date_Format ISO 8601-norm].
# Eenvoudige afspraken zoals het consequent scheiden van meerdere waarden in één cel met een kommapunt. (Zie [[:Bestand:Bijlage voorbeeldrecords inventaris-deSingel 2.pdf|bijlage]] als voorbeeld)


Het rigoureus volgen van deze afspraken leidt ertoe dat de inventaris eenvormig is en gegevens in de toekomst eenvoudig kunnen worden hergebruikt in andere toepassingen, zoals archiefbeschrijvingssystemen, zonder dat hiervoor extra verwerkingstijd nodig is.


[[Bestand:Datamodel.png|thumb|600px|Datamodel]]

===Een klassieke inventaris=== 


In een laatste instantie werden de bekomen archiefrecords beschreven zoals een klassieke inventaris. Eenmaal de reeksen en productiedossiers waren geïdentificeerd en beschreven kon op relatief eenvoudige wijze een structuur voor deze klassieke inventaris worden uitgetekend:

* Stukken m.b.t. interne werking deSingel
* Stukken m.b.t. producties in deSingel
** Algemeen
** Productiedossiers
*** Tentoonstellingen
**** Seizoen 1985/1986
**** …
**** Seizoen 2009-2010
*** Lezingen
**** Seizoen 1993/1994
**** …
**** Seizoen 1999/2000
*** Studiedagen
*** Andere
** Nevenactiviteiten Katrien Vandermarliere
* Stukken m.b.t. producties in samenwerking met deSingel
** Tentoonstellingen
** Lezingen
** Studiedagen
* Documentatie
** Documentatie in functie van prospectie
** Documentatie over deSingel
** Documentatie over architecten
** Documentatie over architectuur
** Tijdschriften
* Varia
** Algemeen
** Theaterwerking deSingel

===Verwerking van het digitaal archief=== 


Katrien Vandermarliere wees op het bestaan van een relatief beperkte hoeveelheid digitaal materiaal dat behoorde tot het archief en waartoe zij beschikking had. Er werd bewust voor gekozen om deze digitale bestanden pas te verwerken nadat het analoge archief was aangepakt. Op die manier konden de bestanden in het digitale archief, dat minder volledig was, sneller worden geplaatst.


Net als het analoge archief bevond het digitale archief zich in bijzonder goed geordende staat, zodat dossiers en reeksen eenvoudig konden worden geïdentificeerd. De mappenstructuur behoefde weinig veranderingen, op enkele acties voor stroomlijning na, zoals het aanpassen van bestands- en mapnamen (verwijderen van komma’s en leestekens) en een heldere opdeling tussen interne en externe taken.


De bestanden werden vervolgens verpakt volgens de bagIt-specificatie. Hiervoor en voor de hernoeming van de bestanden werd de tool UGent SIP Creator gebruikt.


Digitale productiedossiers werden gekoppeld aan de beschrijving in de inventaris in Excel. Hiervoor werd een extra kolom aangemaakt (zie de bijlage voor een voorbeeld). Voor digitale bestanden die geen analoog equivalent hadden, werd een aparte beschrijving aangemaakt.

===Online ontsluiting in de Databank Architectuurarchieven=== 


Als laatste actie werd het archief online geregistreerd in de Databank Architectuurarchieven. De Databank Architectuurarchieven wordt onderhouden door het CVAa en bevat gegevens over organisaties, personen, publicaties, archieven en gebeurtenissen m.b.t. architectuur, stedenbouw, design en de bouwindustrie. Archieven in de databank worden rechtstreeks geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. (Zie de tool Registreren in Archiefbank Vlaanderen)


Daarnaast werd iedere productie van deSingel ingevoerd als aparte gebeurtenis. Deze werden gekoppeld aan de nieuwe archieffiche, maar ook aan de fiches van de relevante architecten die reeds in de databank werden geregistreerd. Op die manier is het archief online ontsloten voor het publiek via drie wegen: het archief zelf, de productie en de deelnemende architect.


[https://www.odis.be/hercules/search2.php?histid=1000510 Online overzicht van tentoonstellingen]

==Bevindingen en resultaten== 


Het archief voldeed aan de verwachtingen en bevond zich in een goed geordende staat. Dit betekende een enorm voordeel om het archief snel, binnen het kader van een stage, te beschrijven, zonder dat er veel voorafgaand onderzoek nodig was.


DeSingel had reeds eerder enkele initiatieven genomen om zijn geschiedenis te documenteren, wat erg goed van pas kwam om het archief te ordenen. Zo hield deSingel een online overzicht bij van afgelopen architectuurtentoonstellingen op de website. Tot slot was er met de aanwezigheid van Katrien Vandermarliere een unieke en waardevolle bron van informatie uit de eerste hand ter beschikking.


[[Bestand:2002 Kempenaers.jpg|thumb|600px|Foto van de expo ''Honderd huizen voor honderd Europese architecten'' in deSingel- © Jan Kempenaers ]]


DeSingel en het CVAa hebben met de inventarisatie zicht gekregen op de inhoud van het archief. Hierdoor kan de waarde van het archief beter worden ingeschat en kan er gericht opzoekwerk worden gedaan. Dit betekende onder meer voor het CVAa een grote hulp bij de uitvoering van de hierboven vermelde projecten. Bovendien konden er tijdens het proces producties worden geïdentificeerd die niet in het online overzicht van deSingel waren opgenomen. Dit gold in het bijzonder voor kleinschalige lezingen over architectuur.


De samenwerking betekende een springplank voor andere nevenprojecten. Zo werd deSingel via VAi/CVAa in contact gebracht met fotograaf Jan Kempenaers. Deze bekende fotograaf fotografeerde verschillende architectuurtentoonstellingen in deSingel en bezat een collectie fotonegatieven van de periode 2001 tot 2004. DeSingel kwam met Jan Kempenaers overeen om de collectie in te scannen voor eigen gebruik en zodoende de tentoonstellingen vollediger te documenteren.


Met de herverpakking van het archiefmateriaal werd ten slotte een aanzienlijke plaatswinst in de archiefkelder van deSingel gerealiseerd, aangezien de archiefdozen beter werden opgevuld.

== Auteursvermelding == 


Gebaseerd op een tekst van Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)


[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]

</translate>

Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/en

2021-09-14T13:21:02Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Deliverables''''

<languages />
Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

==Problem==

[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg|thumb|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

* clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
* new staff can easily find their way around old projects;
* files can easily be exchanged;
* there is less risk of problems consulting files in the long term;
* valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

* important documents in the archive are identified;
* steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
* documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
* the process is represented in a policy;
* the process is user-friendly and not time-consuming.

==1. Establishing the method==

The intention was to let the architects themselves identify the milestone documents of the design process and allow them to take measures to store them sustainably and maintain their accessibility. The milestone documents are the files that the architect regards as the outcome of the design process and which he wants to share with clients, external parties or team members. These are documents which, in the architect’s opinion, best represent his intentions and best document the project’s evolution and milestones.

For architects, the following documents are relevant:

* 2D and 3D computer drawings;
* renderings;
* composite pictures;
* PowerPoint presentations.

Videos, interactive 3D models and 3D prints are also included by some architectural firms.

It would be a lot simpler for the architect if the milestone documents were stored in a limited number of enduring file formats. This approach is inspired by the Collecting, Archiving and Exhibiting Digital Design Data approach used by The Art Institute of Chicago, implemented by Kristine Fallon Associates, Inc. For this purpose a distinction was made between two types of documents:

* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.

In practice:

* The architect identifies the milestone documents.
* The architect saves these documents in an durable file format.
* The documents are saved in a logically arranged folder structure, so that the evolution of the projects can be well documented and more especially so that the milestone documents can easily be traced.

The project plan was discussed with MDMA and a strategy for the digital archive was investigated. The agency was prepared to look for procedures to preserve the design process lastingly. A member of staff volunteered to work on the project.

== 2) The information analysis ==

An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow and the documents thereby created.

By developing a folder structure based on processes within the agency, the structure will fit the working methods. By storing related documents together, they acquire a clearer context and it becomes clear which documents are important.

What was established during this interview?

* Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners.
* The vast majority of the design files were no longer of use to the architect.

In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg|thumb|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]

What was deduced from this?

* The filing is already split up into phases.
* Most files and/or folders are dated.
* There are a lot of duplicates on file.
* Some documents are put in illogical places in the folder structure.
* It is sometimes difficult to identify documents or establish why, by whom or at whose request drawings were made.
* Another problem is distinguishing final documents from the various versions and working documents. This makes it a challenge to identify important drawings.

== 3) Introduction of a clear and standardised filing process ==

Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.

The following is important for the filing system:

* the working methods used by the firm are respected;
* a good overview of the various versions is achieved;
* milestone documents are quickly identified.

Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the same generic phases – ranging from the creation of a draft design, the production of a work file, and follow-up on the site, to the registration of the delivered state of the building (the so-called as-built). These phases were also recognizable in the MDMA routine. As a result the filing plan is based on projects in which a distinction is made between the various stages of the project.

== 4) Testing the new project filing system ==

The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

In order to test the filing system, we proposed that a member of the MDMA staff clean up an old project folder and put the files in the new folder structure. The files from the BRONKS project, one of the firm’s key projects, were spread over various CDs and were now collated in one folder. Using the action plan, an MDMA staff member was able to arrange the files.

While cleaning up the BRONKS folder it became clear that the folder structure had few shortcomings. All documents were successfully placed in the folder structure. During an evaluation a few details were amended and superfluous subfolders were deleted.

MDMA was very pleased with the folder structure. They will now try to use it for each new project. The empty model folder structure is seen as a great help in this process.

==5) Determining the value of files ==

In a final session the folder structure of the cleaned-up BRONKS folder was talked through with the architects in order to identify the milestone documents. This was used to establish preservation measures at the folder level. This also offered an opportunity to perfect the model folder structure further.

[[Bestand:Blow-up 002.jpg|thumb|Blow-up of BRONKS theatre from the digital project file - © MDMA]]

Ultimately the following simple distinction was arrived at:

* Files are still valuable after ten years: A policy needs to be developed to maintain the accessibility of the content of these files.
* Files are no longer valuable after ten years (or sooner): Preservation of the bit stream is sufficient for these files.
* Files are no longer valuable once the project or project phase is complete: These files can be deleted as soon as possible.

Although the design of a preservation policy was not the main objective of this pilot project, a number of proposals were made in this direction. It was recommended to save permanently valuable documents in an enduring format, something that was already being done by the firm to a limited extent, albeit with a view to exchanging them. For files where this was not possible, such as CAD files, it was recommended to keep the software and convert files to a new format as soon as the software became obsolete.

== Results ==

'''Deliverables'''

* Model folder structure (zip-file)
* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf|Short manual for temporary MDMA staff]] (pdf)
* Selection list for MDMA project files
* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf|Manual accompaying selection list for MDMA project files]]

'''Were the desired results achieved?'''

* The process is user-friendly and does not involve any extra work for MDMA staff.
* Naming and filing is clear-cut.
* Milestone documents are saved in pdf format. An exception to this is the final CAD files of the draft design, final design and as-built.

'''Which problems are as yet unsolved?'''

* In addition to the filing, the storage method on CD is problematic. An alternative needs to be found for this.
* For the milestone documents that need to keep their CAD functionalities, there is no immediate solution, except conversion every time a new software package is purchased.
* It would be better, for CAD files, if an agreement was made on layer use, line types and thicknesses, scale, Xrefs, etc. This simplifies the interpretation of content in the long term.

== Author ==

Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) and Wim Lowet (Flanders Architecture Institute)

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/16/en

2021-09-14T13:06:46Z

Wim Lowet:

* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/15/en

2021-09-14T13:05:01Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Videos, interactive 3D models and 3D prints are also included by some architectural firms. It would be a lot simpler for the architect if the milestone documents w...'

Videos, interactive 3D models and 3D prints are also included by some architectural firms.

It would be a lot simpler for the architect if the milestone documents were stored in a limited number of enduring file formats. This approach is inspired by the Collecting, Archiving and Exhibiting Digital Design Data approach used by The Art Institute of Chicago, implemented by Kristine Fallon Associates, Inc. For this purpose a distinction was made between two types of documents:

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/Page display title/en

2021-09-14T13:04:19Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Digital file management at MDMA'

Digital file management at MDMA

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/52/en

2021-09-14T13:03:58Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Categorie:Praktijkvoorbeelden/en'

[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/51/en

2021-09-14T13:03:53Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) and Wim Lowet (Flanders Architecture Institute)'

Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) and Wim Lowet (Flanders Architecture Institute)

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/50/en

2021-09-14T13:03:30Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== Author =='

== Author ==

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/49/en

2021-09-14T13:03:19Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* In addition to the filing, the storage method on CD is problematic. An alternative needs to be found for this. * For the milestone documents that need to keep the...'

* In addition to the filing, the storage method on CD is problematic. An alternative needs to be found for this.
* For the milestone documents that need to keep their CAD functionalities, there is no immediate solution, except conversion every time a new software package is purchased.
* It would be better, for CAD files, if an agreement was made on layer use, line types and thicknesses, scale, Xrefs, etc. This simplifies the interpretation of content in the long term.

Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/en

2021-09-14T13:03:13Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== 2) The information analysis =='

<languages />
Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

==Problem==

[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg|thumb|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

* clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
* new staff can easily find their way around old projects;
* files can easily be exchanged;
* there is less risk of problems consulting files in the long term;
* valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

* important documents in the archive are identified;
* steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
* documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
* the process is represented in a policy;
* the process is user-friendly and not time-consuming.

==1. Establishing the method==

The intention was to let the architects themselves identify the milestone documents of the design process and allow them to take measures to store them sustainably and maintain their accessibility. The milestone documents are the files that the architect regards as the outcome of the design process and which he wants to share with clients, external parties or team members. These are documents which, in the architect’s opinion, best represent his intentions and best document the project’s evolution and milestones.

For architects, the following documents are relevant:

* 2D and 3D computer drawings;
* renderings;
* composite pictures;
* PowerPoint presentations.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:
</div>

* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.
In practice:

In practice:

* The architect identifies the milestone documents.
* The architect saves these documents in an durable file format.
* The documents are saved in a logically arranged folder structure, so that the evolution of the projects can be well documented and more especially so that the milestone documents can easily be traced.

The project plan was discussed with MDMA and a strategy for the digital archive was investigated. The agency was prepared to look for procedures to preserve the design process lastingly. A member of staff volunteered to work on the project.

== 2) The information analysis ==

An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow and the documents thereby created.

By developing a folder structure based on processes within the agency, the structure will fit the working methods. By storing related documents together, they acquire a clearer context and it becomes clear which documents are important.

What was established during this interview?

* Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners.
* The vast majority of the design files were no longer of use to the architect.

In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg|thumb|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]

What was deduced from this?

* The filing is already split up into phases.
* Most files and/or folders are dated.
* There are a lot of duplicates on file.
* Some documents are put in illogical places in the folder structure.
* It is sometimes difficult to identify documents or establish why, by whom or at whose request drawings were made.
* Another problem is distinguishing final documents from the various versions and working documents. This makes it a challenge to identify important drawings.

== 3) Introduction of a clear and standardised filing process ==

Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.

The following is important for the filing system:

* the working methods used by the firm are respected;
* a good overview of the various versions is achieved;
* milestone documents are quickly identified.

Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the same generic phases – ranging from the creation of a draft design, the production of a work file, and follow-up on the site, to the registration of the delivered state of the building (the so-called as-built). These phases were also recognizable in the MDMA routine. As a result the filing plan is based on projects in which a distinction is made between the various stages of the project.

== 4) Testing the new project filing system ==

The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

In order to test the filing system, we proposed that a member of the MDMA staff clean up an old project folder and put the files in the new folder structure. The files from the BRONKS project, one of the firm’s key projects, were spread over various CDs and were now collated in one folder. Using the action plan, an MDMA staff member was able to arrange the files.

While cleaning up the BRONKS folder it became clear that the folder structure had few shortcomings. All documents were successfully placed in the folder structure. During an evaluation a few details were amended and superfluous subfolders were deleted.

MDMA was very pleased with the folder structure. They will now try to use it for each new project. The empty model folder structure is seen as a great help in this process.

==5) Determining the value of files ==

In a final session the folder structure of the cleaned-up BRONKS folder was talked through with the architects in order to identify the milestone documents. This was used to establish preservation measures at the folder level. This also offered an opportunity to perfect the model folder structure further.

[[Bestand:Blow-up 002.jpg|thumb|Blow-up of BRONKS theatre from the digital project file - © MDMA]]

Ultimately the following simple distinction was arrived at:

* Files are still valuable after ten years: A policy needs to be developed to maintain the accessibility of the content of these files.
* Files are no longer valuable after ten years (or sooner): Preservation of the bit stream is sufficient for these files.
* Files are no longer valuable once the project or project phase is complete: These files can be deleted as soon as possible.

Although the design of a preservation policy was not the main objective of this pilot project, a number of proposals were made in this direction. It was recommended to save permanently valuable documents in an enduring format, something that was already being done by the firm to a limited extent, albeit with a view to exchanging them. For files where this was not possible, such as CAD files, it was recommended to keep the software and convert files to a new format as soon as the software became obsolete.

== Results ==

'''Deliverables'''

* Model folder structure (zip-file)
* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf|Short manual for temporary MDMA staff]] (pdf)
* Selection list for MDMA project files
* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf|Manual accompaying selection list for MDMA project files]]

'''Were the desired results achieved?'''

* The process is user-friendly and does not involve any extra work for MDMA staff.
* Naming and filing is clear-cut.
* Milestone documents are saved in pdf format. An exception to this is the final CAD files of the draft design, final design and as-built.

'''Which problems are as yet unsolved?'''

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
* Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
* Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Auteursvermelding ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/48/en

2021-09-14T13:03:05Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Which problems are as yet unsolved?''''

'''Which problems are as yet unsolved?'''

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/47/en

2021-09-14T13:02:54Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* The process is user-friendly and does not involve any extra work for MDMA staff. * Naming and filing is clear-cut. * Milestone documents are saved in pdf format....'

* The process is user-friendly and does not involve any extra work for MDMA staff.
* Naming and filing is clear-cut.
* Milestone documents are saved in pdf format. An exception to this is the final CAD files of the draft design, final design and as-built.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/46/en

2021-09-14T13:02:41Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Were the desired results achieved?''''

'''Were the desired results achieved?'''

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/45/en

2021-09-14T13:02:32Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* Model folder structure (zip-file) * Short manual for temporary MDMA staff (pdf) * Selection list for MDMA project fi...'

* Model folder structure (zip-file)
* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf|Short manual for temporary MDMA staff]] (pdf)
* Selection list for MDMA project files
* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf|Manual accompaying selection list for MDMA project files]]

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/44/en

2021-09-14T13:00:59Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Deliverables''''

'''Deliverables'''

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/43/en

2021-09-14T13:00:44Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== Results =='

== Results ==

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/42/en

2021-09-14T13:00:36Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Although the design of a preservation policy was not the main objective of this pilot project, a number of proposals were made in this direction. It was recommended...'

Although the design of a preservation policy was not the main objective of this pilot project, a number of proposals were made in this direction. It was recommended to save permanently valuable documents in an enduring format, something that was already being done by the firm to a limited extent, albeit with a view to exchanging them. For files where this was not possible, such as CAD files, it was recommended to keep the software and convert files to a new format as soon as the software became obsolete.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/41/en

2021-09-14T13:00:29Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* Files are still valuable after ten years: A policy needs to be developed to maintain the accessibility of the content of these files. * Files are no longer valuab...'

* Files are still valuable after ten years: A policy needs to be developed to maintain the accessibility of the content of these files.
* Files are no longer valuable after ten years (or sooner): Preservation of the bit stream is sufficient for these files.
* Files are no longer valuable once the project or project phase is complete: These files can be deleted as soon as possible.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/40/en

2021-09-14T13:00:14Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Ultimately the following simple distinction was arrived at:'

Ultimately the following simple distinction was arrived at:

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/39/en

2021-09-14T13:00:09Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Blow-up of BRONKS theatre from the digital project file - © MDMA'

[[Bestand:Blow-up 002.jpg|thumb|Blow-up of BRONKS theatre from the digital project file - © MDMA]]

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/38/en

2021-09-14T12:59:45Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In a final session the folder structure of the cleaned-up BRONKS folder was talked through with the architects in order to identify the milestone documents. This wa...'

In a final session the folder structure of the cleaned-up BRONKS folder was talked through with the architects in order to identify the milestone documents. This was used to establish preservation measures at the folder level. This also offered an opportunity to perfect the model folder structure further.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/37/en

2021-09-14T12:59:40Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '==5) Determining the value of files =='

==5) Determining the value of files ==

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/36/en

2021-09-14T12:59:30Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'MDMA was very pleased with the folder structure. They will now try to use it for each new project. The empty model folder structure is seen as a great help in this...'

MDMA was very pleased with the folder structure. They will now try to use it for each new project. The empty model folder structure is seen as a great help in this process.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/35/en

2021-09-14T12:59:24Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'While cleaning up the BRONKS folder it became clear that the folder structure had few shortcomings. All documents were successfully placed in the folder structure....'

While cleaning up the BRONKS folder it became clear that the folder structure had few shortcomings. All documents were successfully placed in the folder structure. During an evaluation a few details were amended and superfluous subfolders were deleted.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/34/en

2021-09-14T12:59:06Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In order to test the filing system, we proposed that a member of the MDMA staff clean up an old project folder and put the files in the new folder structure. The fi...'

In order to test the filing system, we proposed that a member of the MDMA staff clean up an old project folder and put the files in the new folder structure. The files from the BRONKS project, one of the firm’s key projects, were spread over various CDs and were now collated in one folder. Using the action plan, an MDMA staff member was able to arrange the files.

Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/en

2021-09-14T12:59:01Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In practice:'

<languages />
Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

==Problem==

[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg|thumb|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

* clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
* new staff can easily find their way around old projects;
* files can easily be exchanged;
* there is less risk of problems consulting files in the long term;
* valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

* important documents in the archive are identified;
* steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
* documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
* the process is represented in a policy;
* the process is user-friendly and not time-consuming.

==1. Establishing the method==

The intention was to let the architects themselves identify the milestone documents of the design process and allow them to take measures to store them sustainably and maintain their accessibility. The milestone documents are the files that the architect regards as the outcome of the design process and which he wants to share with clients, external parties or team members. These are documents which, in the architect’s opinion, best represent his intentions and best document the project’s evolution and milestones.

For architects, the following documents are relevant:

* 2D and 3D computer drawings;
* renderings;
* composite pictures;
* PowerPoint presentations.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:
</div>

* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.
In practice:

In practice:

* The architect identifies the milestone documents.
* The architect saves these documents in an durable file format.
* The documents are saved in a logically arranged folder structure, so that the evolution of the projects can be well documented and more especially so that the milestone documents can easily be traced.

The project plan was discussed with MDMA and a strategy for the digital archive was investigated. The agency was prepared to look for procedures to preserve the design process lastingly. A member of staff volunteered to work on the project.

== 2) The information analysis ==

An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow and the documents thereby created.

By developing a folder structure based on processes within the agency, the structure will fit the working methods. By storing related documents together, they acquire a clearer context and it becomes clear which documents are important.

What was established during this interview?

* Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners.
* The vast majority of the design files were no longer of use to the architect.

In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg|thumb|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]

What was deduced from this?

* The filing is already split up into phases.
* Most files and/or folders are dated.
* There are a lot of duplicates on file.
* Some documents are put in illogical places in the folder structure.
* It is sometimes difficult to identify documents or establish why, by whom or at whose request drawings were made.
* Another problem is distinguishing final documents from the various versions and working documents. This makes it a challenge to identify important drawings.

== 3) Introduction of a clear and standardised filing process ==

Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.

The following is important for the filing system:

* the working methods used by the firm are respected;
* a good overview of the various versions is achieved;
* milestone documents are quickly identified.

Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the same generic phases – ranging from the creation of a draft design, the production of a work file, and follow-up on the site, to the registration of the delivered state of the building (the so-called as-built). These phases were also recognizable in the MDMA routine. As a result the filing plan is based on projects in which a distinction is made between the various stages of the project.

== 4) Testing the new project filing system ==

The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Om de ordening te testen, stelden we een medewerker van MDMA voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden in de nieuwe mappenstructuur te steken. De bestanden van het BRONKS-project, één van de belangrijkste projecten van het bureau, waren verspreid over verschillende CD’s en werden nu samengebracht in een map. Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van MDMA aan het werk om de bestanden te ordenen.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Bij de opkuis van de BRONKS-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont. Alle documenten vonden hun plaats in de mappenstructuur. Tijdens een evaluatie werden enkele details aangepast en onnodige submappen weggewerkt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Bij MDMA waren ze erg tevreden over de mappenstructuur. Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw project te gebruiken. De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==5) De waarde van bestanden bepalen ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste BRONKS-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen. Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld. Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Blow-up 002.jpg|thumb|Blow-up van Jeugdtheater BRONKS in het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol: Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden.
* Bestanden zijn na tien jaar (of eerder) niet meer waardevol: Hierbij volstaat preservatie van de bitstream.
* Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting project of projectfase: Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel was van dit pilootproject, werden enkele voorstellen in deze richting gedaan. Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen in een duurzaam formaat op te slaan, wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast, zij het vooral met oog op uitwisseling. Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk was, zoals CAD-bestanden, werd aangeraden om de software te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de software in onbruik raakt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Resultaten ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Deliverables'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Modelmappenstructuur (zip-file)
* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf|Korte handleiding voor tijdelijke medewerkers van MDMA]] (pdf)
* Selectielijst voor de projectdossiers van MDMA (xlsx)
* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf|Handleiding bij de selectielijst voor projectdossiers van MDMA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Werden de gewenste resultaten bereikt?'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Het proces is laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van MDMA dan voorheen.
* Naamgeving en ordening is eenduidig.
* Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen in de vorm van PDF. Uitzondering zijn de definitieve CAD-files van het voorontwerp, definitief ontwerp en het as-built.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Welke problemen blijven voorlopig onopgelost?'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
* Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
* Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Auteursvermelding ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/32/en

2021-09-14T12:57:46Z

Wim Lowet:

== 4) Testing the new project filing system ==

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/33/en

2021-09-14T12:57:30Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that...'

The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/32/en

2021-09-14T12:57:05Z

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/31/en

2021-09-14T12:57:01Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the...'

Most architectural firms are characterised by their project-oriented work routine. Furthermore, the vast majority of architectural projects can be divided into the same generic phases – ranging from the creation of a draft design, the production of a work file, and follow-up on the site, to the registration of the delivered state of the building (the so-called as-built). These phases were also recognizable in the MDMA routine. As a result the filing plan is based on projects in which a distinction is made between the various stages of the project.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/30/en

2021-09-14T12:56:53Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* the working methods used by the firm are respected; * a good overview of the various versions is achieved; * milestone documents are quickly identified.'

* the working methods used by the firm are respected;
* a good overview of the various versions is achieved;
* milestone documents are quickly identified.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/29/en

2021-09-14T12:56:37Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'The following is important for the filing system:'

The following is important for the filing system:

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/28/en

2021-09-14T12:56:31Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.'

Using the information analysis and project folder, a new filing system was designed for MDMA.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/27/en

2021-09-14T12:56:25Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== 3) Introduction of a clear and standardised filing process =='

== 3) Introduction of a clear and standardised filing process ==

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/26/en

2021-09-14T12:56:07Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* The filing is already split up into phases. * Most files and/or folders are dated. * There are a lot of duplicates on file. * Some documents are put in illogical...'

* The filing is already split up into phases.
* Most files and/or folders are dated.
* There are a lot of duplicates on file.
* Some documents are put in illogical places in the folder structure.
* It is sometimes difficult to identify documents or establish why, by whom or at whose request drawings were made.
* Another problem is distinguishing final documents from the various versions and working documents. This makes it a challenge to identify important drawings.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/25/en

2021-09-14T12:55:37Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'What was deduced from this?'

What was deduced from this?

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/24/en

2021-09-14T12:55:29Z

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/23/en

2021-09-14T12:55:10Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more informati...'

In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/22/en

2021-09-14T12:54:44Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '* Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners. * The vast majority of the design files were no lon...'

* Important design files are already saved in an durable file format (pdf) to facilitate exchange with partners.
* The vast majority of the design files were no longer of use to the architect.

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/21/en

2021-09-14T12:54:34Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow a...'

An information analysis was started to identify the milestone documents and develop a filing plan for MDMA. An interview was used to try and map a global workflow and the documents thereby created.

By developing a folder structure based on processes within the agency, the structure will fit the working methods. By storing related documents together, they acquire a clearer context and it becomes clear which documents are important.

What was established during this interview?

Translations:Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/20/en

2021-09-14T12:54:10Z

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== 2) The information analysis =='

== 2) The information analysis ==