Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA/en - Bewerkingsoverzicht

Bart Magnus op 15 sep 2021 om 10:39

2021-09-15T10:39:08Z

← Oudere versie		Versie van 15 sep 2021 10:39
Regel 4:		Regel 4:
	==Problem==		==Problem==

	~~<div class="mw-translate-fuzzy">~~		[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg\|thumb\|600px\|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]
	[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg\|thumb\|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]
	~~</div>~~

	Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.		Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.
Regel 69:		Regel 67:
	In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.		In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

	~~<div class="mw-translate-fuzzy">~~		[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg\|thumb\|600px\|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]
	[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg\|thumb\|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]
	~~</div>~~

	What was deduced from this?		What was deduced from this?

FuzzyBot: Bijgewerkt vanwege een nieuwe basisversie van de bronpagina

2021-09-15T10:27:13Z

Bijgewerkt vanwege een nieuwe basisversie van de bronpagina

← Oudere versie		Versie van 15 sep 2021 10:27
Regel 4:		Regel 4:
	==Problem==		==Problem==

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg\|thumb\|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]		[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg\|thumb\|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]
			</div>

	Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.		Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.
Regel 67:		Regel 69:
	In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.		In addition to an interview, an existing digital project folder was also studied, more especially that of the Fleerackers project. This also provided more information for examining the way MDMA works.

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg\|thumb\|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]		[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg\|thumb\|Monitoring the Bronks wharf - © MDMA]]
			</div>

	What was deduced from this?		What was deduced from this?

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Deliverables''''

2021-09-14T13:21:02Z

Nieuwe pagina aangemaakt met ''''Deliverables''''

← Oudere versie		Versie van 14 sep 2021 13:21
Regel 39:		Regel 39:
	* PowerPoint presentations.		* PowerPoint presentations.

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		Videos, interactive 3D models and 3D prints are also included by some architectural firms.
	~~Ook video’s~~, ~~interactieve~~ 3D~~-modellen en~~ 3D-prints ~~komen bij sommige architectenbureaus voor~~. ~~Het zou voor de~~ architect ~~veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten~~ in ~~een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden~~.~~2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee~~ types ~~documenten~~:
	~~</div>~~		It would be a lot simpler for the architect if the milestone documents were stored in a limited number of enduring file formats. This approach is inspired by the Collecting, Archiving and Exhibiting Digital Design Data approach used by The Art Institute of Chicago, implemented by Kristine Fallon Associates, Inc. For this purpose a distinction was made between two types of documents:

	* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.		* Design files (native files): are all files that are developed during the creative process, such as Photoshop files, CAD files, etc. Since there are often and as yet no durable file formats in this area, and migrations would be time-consuming because of the sheer numbers, they are saved in their original file format.
	* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.		* Milestone documents: represent the end results of the design process. Milestone documents should be accessible at all times. It is therefore important to save these documents in an durable file format. Milestone documents are often derived (as outputs) from design files.
	~~In practice:~~

	In practice:		In practice:
Regel 133:		Regel 132:
	'''Which problems are as yet unsolved?'''		'''Which problems are as yet unsolved?'''

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		* In addition to the filing, the storage method on CD is problematic. An alternative needs to be found for this.
	* ~~Naast ordening~~ is ~~de opslagmethode op CD problematisch~~. ~~Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien~~.		* For the milestone documents that need to keep their CAD functionalities, there is no immediate solution, except conversion every time a new software package is purchased.
	* ~~Voor de mijlpaaldocumenten die hun~~ CAD~~-functionaliteiten blijvend dienen te behouden~~, is ~~niet meteen een oplossing beschikbaar~~, ~~tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht~~.		* It would be better, for CAD files, if an agreement was made on layer use, line types and thicknesses, scale, Xrefs, etc. This simplifies the interpretation of content in the long term.
	* ~~Specifiek voor~~ CAD~~-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent~~ layer~~-gebruik~~, ~~lijntypes en -diktes~~, ~~schaal~~, Xrefs ~~enz~~. ~~Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang~~=~~"nl" dir~~=~~"ltr" class~~=~~"mw-content-ltr">~~		== Author ==
	=~~= Auteursvermelding ==~~
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) and Wim Lowet (Flanders Architecture Institute)
	~~Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van~~ Nastasia Vanderperren (~~meemoo~~) en Wim Lowet (~~Vlaams Architectuurinstituut~~)
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		[[Categorie:Praktijkvoorbeelden/en]]
	[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
	~~</div>~~

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met '== 2) The information analysis =='

2021-09-14T13:03:13Z

Nieuwe pagina aangemaakt met '== 2) The information analysis =='

← Oudere versie		Versie van 14 sep 2021 13:03
Regel 95:		Regel 95:
	The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.		The filing plan takes the form of an empty folder structure, which is set down in a zip file and is ready for use at the beginning of a new project. This means that staff will find it much easier to use consistent filing practices. A short manual was also provided for temporary staff, outlining in brief the structure of the filing plan. This manual also contains tips for proper file naming.

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		In order to test the filing system, we proposed that a member of the MDMA staff clean up an old project folder and put the files in the new folder structure. The files from the BRONKS project, one of the firm’s key projects, were spread over various CDs and were now collated in one folder. Using the action plan, an MDMA staff member was able to arrange the files.
	~~Om de ordening te testen~~, ~~stelden~~ we ~~een medewerker van~~ MDMA ~~voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden~~ in ~~de nieuwe mappenstructuur te steken~~. ~~De bestanden van het~~ BRONKS-project, ~~één van de belangrijkste projecten van het bureau~~, ~~waren verspreid~~ over ~~verschillende CD’s en werden nu samengebracht~~ in ~~een map~~. ~~Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van~~ MDMA ~~aan het werk om de bestanden te ordenen~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		While cleaning up the BRONKS folder it became clear that the folder structure had few shortcomings. All documents were successfully placed in the folder structure. During an evaluation a few details were amended and superfluous subfolders were deleted.
	~~Bij de opkuis van de~~ BRONKS~~-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont~~. ~~Alle documenten vonden hun plaats~~ in ~~de mappenstructuur~~. ~~Tijdens een evaluatie werden enkele~~ details ~~aangepast en onnodige submappen weggewerkt~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		MDMA was very pleased with the folder structure. They will now try to use it for each new project. The empty model folder structure is seen as a great help in this process.
	~~Bij~~ MDMA ~~waren ze erg tevreden over de mappenstructuur~~. ~~Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw~~ project ~~te gebruiken~~. ~~De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		==5) Determining the value of files ==
	==5) ~~De waarde van bestanden bepalen~~ ==
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content~~-~~ltr">~~		In a final session the folder structure of the cleaned-up BRONKS folder was talked through with the architects in order to identify the milestone documents. This was used to establish preservation measures at the folder level. This also offered an opportunity to perfect the model folder structure further.
	~~In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste~~ BRONKS~~-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen~~. ~~Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld~~. ~~Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		[[Bestand:Blow-up 002.jpg\|thumb\|Blow-up of BRONKS theatre from the digital project file - © MDMA]]
	[[Bestand:Blow-up 002.jpg\|thumb\|Blow-up ~~van Jeugdtheater~~ BRONKS ~~in het digitale projectdossier van MDMA~~ - © MDMA]]
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		Ultimately the following simple distinction was arrived at:
	~~Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid~~:
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		* Files are still valuable after ten years: A policy needs to be developed to maintain the accessibility of the content of these files.
	* ~~Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol~~: ~~Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden~~.		* Files are no longer valuable after ten years (or sooner): Preservation of the bit stream is sufficient for these files.
	* ~~Bestanden zijn na tien jaar~~ (~~of eerder~~) ~~niet meer waardevol~~: ~~Hierbij volstaat preservatie van de bitstream~~.		* Files are no longer valuable once the project or project phase is complete: These files can be deleted as soon as possible.
	* ~~Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting~~ project ~~of projectfase~~: ~~Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		Although the design of a preservation policy was not the main objective of this pilot project, a number of proposals were made in this direction. It was recommended to save permanently valuable documents in an enduring format, something that was already being done by the firm to a limited extent, albeit with a view to exchanging them. For files where this was not possible, such as CAD files, it was recommended to keep the software and convert files to a new format as soon as the software became obsolete.
	~~Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel~~ was ~~van dit pilootproject~~, ~~werden enkele voorstellen~~ in ~~deze richting gedaan~~. ~~Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen~~ in ~~een duurzaam formaat op te slaan~~, ~~wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast~~, ~~zij het vooral met oog op uitwisseling~~. ~~Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk~~ was, ~~zoals~~ CAD~~-bestanden~~, ~~werd aangeraden om de~~ software ~~te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de~~ software ~~in onbruik raakt~~.
	~~</div>~~

	~~<div lang~~=~~"nl" dir~~=~~"ltr" class~~=~~"mw-content-ltr">~~		== Results ==
	=~~= Resultaten ==~~
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~
	'''Deliverables'''		'''Deliverables'''
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		* Model folder structure (zip-file)
	* ~~Modelmappenstructuur~~ (zip-file)		* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf\|Short manual for temporary MDMA staff]] (pdf)
	* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf\|~~Korte handleiding voor tijdelijke medewerkers van~~ MDMA]] (pdf)		* Selection list for MDMA project files
	* ~~Selectielijst voor de projectdossiers van~~ MDMA ~~(xlsx)~~		* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf\|Manual accompaying selection list for MDMA project files]]
	* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf\|~~Handleiding bij de selectielijst voor projectdossiers van~~ MDMA]]
	~~</div>~~


	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		'''Were the desired results achieved?'''
	'''~~Werden de gewenste resultaten bereikt~~?'''
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		* The process is user-friendly and does not involve any extra work for MDMA staff.
	* ~~Het proces~~ is ~~laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van~~ MDMA ~~dan voorheen~~.		* Naming and filing is clear-cut.
	* ~~Naamgeving en ordening~~ is ~~eenduidig~~.		* Milestone documents are saved in pdf format. An exception to this is the final CAD files of the draft design, final design and as-built.
	* ~~Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen~~ in ~~de vorm van PDF~~. ~~Uitzondering zijn de definitieve~~ CAD-files ~~van het voorontwerp~~, ~~definitief ontwerp en het~~ as-built.
	~~</div>~~

	~~<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">~~		'''Which problems are as yet unsolved?'''
	'''~~Welke problemen blijven voorlopig onopgelost~~?'''
	~~</div>~~

	<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">		<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'In practice:'

2021-09-14T12:59:01Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'In practice:'

Wijzigingen bekijken

Wim Lowet: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: docume...'

2021-09-14T12:51:30Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: docume...'

Nieuwe pagina

<languages />
Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

==Problem==

[[Bestand:Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA.jpg|thumb|Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA]]

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

* clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
* new staff can easily find their way around old projects;
* files can easily be exchanged;
* there is less risk of problems consulting files in the long term;
* valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

* important documents in the archive are identified;
* steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
* documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
* the process is represented in a policy;
* the process is user-friendly and not time-consuming.

== Method ==

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Het idee was om de architecten zelf de mijlpaaldocumenten van het ontwerpproces te laten identificeren en maatregelen te laten nemen om ze duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. De mijlpaaldocumenten zijn de bestanden die de architect als het resultaat van het ontwerpproces beschouwt en die hij wil delen met cliënten, externen of teamleden. Het zijn de documenten waarvan de architect het gevoel heeft dat die best zijn intenties vertegenwoordigen en die de evolutie en mijlpalen van het project best documenteren.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Bij architecten gaat het dan voornamelijk over volgende documenten:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* 2D- en 3D-computertekeningen;
* renderings;
* fotomontages;
* powerpointpresentaties.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* '''Ontwerpbestanden (native files)''': zijn alle bestanden die tijdens het creatieve proces ontwikkeld worden, zoals PSD-bestanden (documenten gemaakt in Photoshop), CAD-bestanden, etc. Omdat er hier vaak nog geen duurzame bestandsformaten voor bestaan en migraties te tijdrovend zouden zijn omwille van het grote aantal, worden ze in hun oorspronkelijk bestandsformaat bewaard. Door de complexiteit van o.m. CAD-bestanden dreigt bij deze bestanden ook het gevaar dat functionaliteiten verloren gaan bij de migratie naar een ander bestandsformaat.
* '''Mijlpaaldocumenten''': vertegenwoordigen de eindresultaten van het ontwerpproces. Mijlpaaldocumenten moeten te allen tijde raadpleegbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat deze documenten in een duurzaam bestandsformaat opgeslagen worden. Mijlpaaldocumenten zijn vaak afgeleiden (outputs) van ontwerpbestanden.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Concreet:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* De architect identificeert zelf de mijlpaaldocumenten.
* De architect slaagt deze documenten op in een duurzaam bestandsformaat.
* De documenten worden opgeslagen in een logisch geordende mappenstructuur, zodat de evolutie van de projecten goed gedocumenteerd en (zeker) de mijlpaaldocumenten eenvoudig terug te vinden zijn.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Met MDMA werd het projectplan besproken en gekeken hoe er met het digitale archief omgegaan wordt. Het bureau stond open om op zoek te gaan naar procedures om het ontwerpproces duurzaam te bewaren. Een medewerker zette zich in om mee aan het project te werken.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== 2) Informatieanalyse ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Wat werd er vastgesteld tijdens dit interview?
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Belangrijke ontwerpbestanden worden al in een duurzaam bestandsformaat (PDF)3 opgeslagen om de uitwisseling met de partners te vereenvoudigen.
* De overgrote meerderheid van de ontwerpbestanden bleek geen enkel nut meer te hebben voor de architect.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Naast het afnemen van een interview werd ook een bestaande digitale projectmap bestudeerd, meer bepaald dat van het project Fleerackers. Ook dit bood extra informatie om de manier van werken van MDMA in kaart te brengen.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA.jpg|thumb|Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Vaststellingen'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* De ordening volgt reeds een opdeling in fases.
* De meeste bestanden en/of mappen worden gedateerd.
* Er wordt veel dubbel opgeslagen.
* Sommige documenten worden op onlogische plaatsen in de mappenstructuur gezet.
* Het is soms moeilijk om documenten te identificeren of vast te stellen waarom, door wie of op wiens vraag tekeningen gemaakt werden.
* Een andere moeilijkheid is om definitieve documenten te onderscheiden van de verschillende versies en werkdocumenten. Dit maakt het een uitdaging om belangrijke tekeningen te identificeren.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== 3) Een gestandaardiseerde ordening toevoegen ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Op basis van de informatieanalyse en de projectmap werd een nieuwe ordening voor MDMA uitgewerkt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Prioritair voor de ordening is dat:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* de werkwijze van het bureau gevolgd wordt;
* een goed overzicht van de verschillende versies bekomen wordt;
* mijlpaaldocumenten snel geïdentificeerd worden.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
De meeste architectenbureaus worden gekenmerkt door hun projectmatige manier van werken. Daarenboven kunnen voor het overgrote deel van de architectuurprojecten dezelfde generieke fases worden onderscheiden – gaande van het aanmaken van een voorontwerp, de samenstelling van een uitvoeringsdossier, het opvolgen van de werf tot de registratie van de opgeleverde staat van het gebouw (de zogenoemde as-built). Ook bij MDMA konden deze fases in de werking teruggevonden worden. Daarom wordt het ordeningsplan gebaseerd op projecten waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen de verschillende projectfases.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== 4) De nieuwe projectordening testen ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Het ordeningsplan kreeg vorm in een lege mappenstructuur, dat neergeschreven werd in een ZIP-bestand, die bij het begin van een nieuw project kant en klaar kan worden toegepast. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging voor de medewerkers om consequent de ordening toe te passen. Verder werd er een korte handleiding opgesteld voor tijdelijke medewerkers, waarin de structuur van het ordeningsplan kort wordt uiteengezet. Deze handleiding bevat bovendien ook tips voor een goede naamgeving van bestanden.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Om de ordening te testen, stelden we een medewerker van MDMA voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden in de nieuwe mappenstructuur te steken. De bestanden van het BRONKS-project, één van de belangrijkste projecten van het bureau, waren verspreid over verschillende CD’s en werden nu samengebracht in een map. Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van MDMA aan het werk om de bestanden te ordenen.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Bij de opkuis van de BRONKS-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont. Alle documenten vonden hun plaats in de mappenstructuur. Tijdens een evaluatie werden enkele details aangepast en onnodige submappen weggewerkt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Bij MDMA waren ze erg tevreden over de mappenstructuur. Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw project te gebruiken. De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
==5) De waarde van bestanden bepalen ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste BRONKS-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen. Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld. Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Bestand:Blow-up 002.jpg|thumb|Blow-up van Jeugdtheater BRONKS in het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid:
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol: Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden.
* Bestanden zijn na tien jaar (of eerder) niet meer waardevol: Hierbij volstaat preservatie van de bitstream.
* Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting project of projectfase: Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel was van dit pilootproject, werden enkele voorstellen in deze richting gedaan. Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen in een duurzaam formaat op te slaan, wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast, zij het vooral met oog op uitwisseling. Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk was, zoals CAD-bestanden, werd aangeraden om de software te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de software in onbruik raakt.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Resultaten ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Deliverables'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Modelmappenstructuur (zip-file)
* [[Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf|Korte handleiding voor tijdelijke medewerkers van MDMA]] (pdf)
* Selectielijst voor de projectdossiers van MDMA (xlsx)
* [[Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf|Handleiding bij de selectielijst voor projectdossiers van MDMA]]
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Werden de gewenste resultaten bereikt?'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Het proces is laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van MDMA dan voorheen.
* Naamgeving en ordening is eenduidig.
* Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen in de vorm van PDF. Uitzondering zijn de definitieve CAD-files van het voorontwerp, definitief ontwerp en het as-built.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
'''Welke problemen blijven voorlopig onopgelost?'''
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
* Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
* Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Auteursvermelding ==
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)
</div>

<div lang="nl" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
[[Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
</div>