Breng je archief en collectie(s) in kaart - Bewerkingsoverzicht

JustineVG op 28 mrt 2025 om 14:04

2025-03-28T14:04:41Z

Birthe Verscuren: typfout verbeterd

2024-11-06T13:23:22Z

typfout verbeterd

← Oudere versie		Versie van 6 nov 2024 13:23
Regel 22:		Regel 22:

	<!--T:5-->		<!--T:5-->
	Dit kan zowel om '''fysieke locaties''' gaan (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z, etc.), als om '''digitale dragers''' (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server, etc.). Kijk ook op de bureaus van je collega’s. Denk ~~er aan~~ om voorbij de eigen organisatie te kijken. Het is mogelijk dat sommige delen van het archief zich bij een heemkundige kring of in het gemeentearchief bevinden.		Dit kan zowel om '''fysieke locaties''' gaan (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z, etc.), als om '''digitale dragers''' (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server, etc.). Kijk ook op de bureaus van je collega’s. Denk eraan om voorbij de eigen organisatie te kijken. Het is mogelijk dat sommige delen van het archief zich bij een heemkundige kring of in het gemeentearchief bevinden.

	Naast de locaties van het archief, moet je ook nagaan welke acties je organisatie al heeft ondernomen om je archief toegankelijk te maken. Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd, en zijn deze inventarissen terug te vinden? En welke informatie kan je hieruit halen? Is een deel van het archief aan een bewaarinstelling geschonken en zo ja, om welke documenten gaat het? Ook het beheer van de computers en de server is hier van belang. Wat is er bijvoorbeeld gebeurd met het materiaal dat op de lokale schijven stond wanneer jullie zijn overgeschakeld op een gedeelde server?		Naast de locaties van het archief, moet je ook nagaan welke acties je organisatie al heeft ondernomen om je archief toegankelijk te maken. Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd, en zijn deze inventarissen terug te vinden? En welke informatie kan je hieruit halen? Is een deel van het archief aan een bewaarinstelling geschonken en zo ja, om welke documenten gaat het? Ook het beheer van de computers en de server is hier van belang. Wat is er bijvoorbeeld gebeurd met het materiaal dat op de lokale schijven stond wanneer jullie zijn overgeschakeld op een gedeelde server?

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

2023-12-01T12:37:57Z

Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

← Oudere versie		Versie van 1 dec 2023 12:37
Regel 1:		Regel 1:
	<languages /><translate>		<languages /><translate>
			<!--T:24-->
	<blockquote>		<blockquote>
	De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>		De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>

Florian Daemen op 1 dec 2023 om 12:37

2023-12-01T12:37:41Z

← Oudere versie		Versie van 1 dec 2023 12:37
Regel 2:		Regel 2:
	<blockquote>		<blockquote>
	De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>		De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>
	~~<br>~~
	In deze tool leer je het volgende:		In deze tool leer je het volgende:
	* Hoe zoek ik naar mijn archief?		* Hoe zoek ik naar mijn archief?

Florian Daemen op 1 dec 2023 om 12:37

2023-12-01T12:37:25Z

← Oudere versie		Versie van 1 dec 2023 12:37
Regel 2:		Regel 2:
	<blockquote>		<blockquote>
	De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>		De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>
			<br>
	In deze tool leer je het volgende:		In deze tool leer je het volgende:
	* Hoe zoek ik naar mijn archief?		* Hoe zoek ik naar mijn archief?

Florian Daemen op 1 dec 2023 om 12:36

2023-12-01T12:36:54Z

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
 <languages /><translate>
 <!--T:1-->
 Voor je iets met je archief of collectie kan doen, moet je eerst weten waar alle documenten zich bevinden en in welke omstandigheden ze bewaard worden. Deze informatie is een grote hulp bij het formuleren van doelstellingen in verband met de zorg voor het archief en de collectie(s), bij het afbakenen van prioriteiten en bij het opstellen van een concreet stappenplan. Zo vermijd je dat je het overzicht verliest en dat er delen van je collectie of archief verloren gaan.

Elise Gacoms: Alinea's stap 2 herschreven

2021-10-07T13:13:42Z

Alinea's stap 2 herschreven

← Oudere versie		Versie van 7 okt 2021 13:13
Regel 29:		Regel 29:

	==Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)== <!--T:9-->		==Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)== <!--T:9-->
	Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. Je kan hiervoor het schema in de [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|bijlage]] (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. De meest overzichtelijke werkwijze is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet.		Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Je kan hiervoor het schema in de [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|bijlage]] (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. De meest overzichtelijke werkwijze is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet.

	<!--T:10-->		<!--T:10-->
	~~Voor digitale archieven ga~~ je ~~op dezelfde manier te werk~~. ~~Je kan~~ de ~~locatie~~ van de ~~digitale~~ documenten ~~opnemen~~ in ~~dezelfde lijst~~, of ~~je kan gebruik maken van het [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|sjabloon]] voor het in kaart brengen van digitaal materiaal~~.		Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn.

	<!--T:11-->		<!--T:11-->
	Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn.

	~~<!--T:12-->~~
	Complete chaos komt nauwelijks voor. Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren, of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) te zetten:		Complete chaos komt nauwelijks voor. Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren, of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) te zetten:
	* Documenten of objecten van hetzelfde type worden vaak bij elkaar bewaard, bijvoorbeeld een doos programmaboekjes.		* Documenten of objecten van hetzelfde type worden vaak bij elkaar bewaard, bijvoorbeeld een doos programmaboekjes.
Regel 44:		Regel 41:
	* Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook in dezelfde map of doos gebundeld. Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.		* Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook in dezelfde map of doos gebundeld. Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.

	<!--T:13-->		<!--T:12-->
	In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.		In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.

	<!--T:14-->		<!--T:13-->
	Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.		Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.

	<!--T:15-->		<!--T:14-->
	Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.		Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.

	<!--T:16-->		<!--T:15-->
	Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.		Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.

	<!--T:17-->		<!--T:16-->
	~~De bevindingen~~ van ~~deze operatie worden bijgehouden~~ in ~~een centraal register~~, ~~bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een~~ [[:Bestand:~~Werkblad~~.xlsx\|~~voorbeeldregister~~]] ~~uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie~~ voor het ~~opstellen~~ van ~~een eigen register~~.		Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|sjabloon]] voor het in kaart brengen van digitaal materiaal.

	~~<!--T:18-->~~		==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen== <!--T:17-->
	~~Voor digitale archieven kan je hetzelfde register gebruiken, maar is er ook een [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|apart sjabloon]] opgesteld.~~

	==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen== <!--T:19-->
	Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.		Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.

	<!--T:20-->		<!--T:18-->
	De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.		De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

	<!--T:21-->		<!--T:19-->
	Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.		Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.

	<!--T:22-->		<!--T:20-->
	''Auteurs: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''		''Auteurs: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''

	<!--T:23-->		<!--T:21-->
	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
	[[Categorie: Primaire Tools]]		[[Categorie: Primaire Tools]]
	</translate>		</translate>

Bart Magnus: links organisaties

2021-03-04T09:43:34Z

links organisaties

← Oudere versie		Versie van 4 mrt 2021 09:43
Regel 72:		Regel 72:

	<!--T:22-->		<!--T:22-->
	''~~Auteur~~: [[Het Firmament]], Resonant, Bart Magnus (~~Packed~~ vzw), Florian Daemen ([[AMVB]])''		''Auteurs: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''

	<!--T:23-->		<!--T:23-->

Noortje Lambrichts op 5 okt 2020 om 07:26

2020-10-05T07:26:14Z

← Oudere versie		Versie van 5 okt 2020 07:26
Regel 72:		Regel 72:

	<!--T:22-->		<!--T:22-->
	''Auteur: [[Het Firmament]], (Resonant), Bart Magnus (Packed vzw), Florian Daemen ([[AMVB]])''		''Auteur: [[Het Firmament]], Resonant, Bart Magnus (Packed vzw), Florian Daemen ([[AMVB]])''

	<!--T:23-->		<!--T:23-->

Nastasia op 30 sep 2020 om 15:01

2020-09-30T15:01:35Z

← Oudere versie		Versie van 30 sep 2020 15:01
Regel 57:		Regel 57:

	<!--T:17-->		<!--T:17-->
	De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een [[Bestand:Werkblad.xlsx\|voorbeeldregister]] uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.		De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|voorbeeldregister]] uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.

	<!--T:18-->		<!--T:18-->
	Voor digitale archieven kan je hetzelfde register gebruiken, maar is er ook een [[Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|apart sjabloon]] opgesteld.		Voor digitale archieven kan je hetzelfde register gebruiken, maar is er ook een [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|apart sjabloon]] opgesteld.

	==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen== <!--T:19-->		==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen== <!--T:19-->