Breng je archief en collectie(s) in kaart/en - Bewerkingsoverzicht

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met '
The first step in managing your archive is to find out where all your documents are stored and keeping an accurate record of this.
In this article,...'

2024-04-19T12:53:55Z

Nieuwe pagina aangemaakt met '<blockquote> The first step in managing your archive is to find out where all your documents are stored and keeping an accurate record of this.<br> In this article,...'

← Oudere versie		Versie van 19 apr 2024 12:53
Regel 1:		Regel 1:
	<languages /><blockquote>		<languages /><blockquote>
	~~De eerste stap om je archief aan te pakken~~ is ~~om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren~~.<br>		The first step in managing your archive is to find out where all your documents are stored and keeping an accurate record of this.<br>
	In ~~deze tool leer je het volgende~~:		In this article, you’ll learn:
	* ~~Hoe zoek ik naar mijn archief~~?		* How do I search in my archive?
	* ~~Hoe schrijf ik op waar al mijn documenten liggen~~?		* How do I record where all my documents are?
	* ~~Wat doe ik met deze informatie~~?		* What do I do with this information?
	</blockquote>		</blockquote>

FuzzyBot: Bijgewerkt vanwege een nieuwe basisversie van de bronpagina

2023-12-01T12:38:20Z

Bijgewerkt vanwege een nieuwe basisversie van de bronpagina

← Oudere versie		Versie van 1 dec 2023 12:38
Regel 1:		Regel 1:
	<languages />Before you can do anything with your archive or collection, you first need to know where all the documents are located and what conditions they have been stored in. This information is a great help when formulating objectives relating to archive and collection management, prioritisation, and drawing up a concrete step-by-step plan. It helps you keep a good overview and prevent parts of your archive or collection from becoming lost.		<languages /><blockquote>
			De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren.<br>
			In deze tool leer je het volgende:
			* Hoe zoek ik naar mijn archief?
			* Hoe schrijf ik op waar al mijn documenten liggen?
			* Wat doe ik met deze informatie?
			</blockquote>

			Before you can do anything with your archive or collection, you first need to know where all the documents are located and what conditions they have been stored in. This information is a great help when formulating objectives relating to archive and collection management, prioritisation, and drawing up a concrete step-by-step plan. It helps you keep a good overview and prevent parts of your archive or collection from becoming lost.

	You can find out how to classify your archive and/or collections in this step-by-step plan, which consists of three main steps and can be used for both paper and digital archives and collections. General templates for registering the archives and collections and mapping digital content are included as appendices.		You can find out how to classify your archive and/or collections in this step-by-step plan, which consists of three main steps and can be used for both paper and digital archives and collections. General templates for registering the archives and collections and mapping digital content are included as appendices.
Regel 20:		Regel 28:
	Gathering this information can be a work in progress; the information you find can help you track down archives and collections, which in turn can uncover new information about the organisation’s history. Use your own knowledge as a starting point and take further steps from there. Update your overview of physical locations and digital media each time you find new information. And remember to look in less obvious places too, because archive items can turn up in the most unlikely settings.		Gathering this information can be a work in progress; the information you find can help you track down archives and collections, which in turn can uncover new information about the organisation’s history. Use your own knowledge as a starting point and take further steps from there. Update your overview of physical locations and digital media each time you find new information. And remember to look in less obvious places too, because archive items can turn up in the most unlikely settings.

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	==Step 2: Note basic details about the archive and collections==		==Step 2: Note basic details about the archive and collections==
	Once you’ve gathered sufficient contextual information about the archive and know where everything is being kept, you can go to the physical location(s) to register a number of basic details, possibly using the plan in the [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|appendix]] (‘Uitleg’ (Explanation) tab) as a guide. The best working method is to note information about the archive for each room and cabinet, and even the relevant shelf if applicable, and possibly take photographs of what you find. It’s important to take enough time to work accurately and systematically.		Once you’ve gathered sufficient contextual information about the archive and know where everything is being kept, you can go to the physical location(s) to register a number of basic details, possibly using the plan in the [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|appendix]] (‘Uitleg’ (Explanation) tab) as a guide. The best working method is to note information about the archive for each room and cabinet, and even the relevant shelf if applicable, and possibly take photographs of what you find. It’s important to take enough time to work accurately and systematically.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	Use the same method for digital archives. You can record the digital documents’ locations in the same list, or use the [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|template]] for classifying digital content.		Use the same method for digital archives. You can record the digital documents’ locations in the same list, or use the [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|template]] for classifying digital content.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	It’s certainly not the intention to describe each individual document or object in a detailed inventory, but rather to have a general overview. So look for defined classifications and focus on what documents or objects have in common and how they differ from other categories. Don’t describe the individual press articles in your overview, for example, and instead consider the folders or binders where they are stored.		It’s certainly not the intention to describe each individual document or object in a detailed inventory, but rather to have a general overview. So look for defined classifications and focus on what documents or objects have in common and how they differ from other categories. Don’t describe the individual press articles in your overview, for example, and instead consider the folders or binders where they are stored.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	It's rare that you find complete chaos. People generally have their reasons for storing certain documents or objects in a particular place, or keeping certain documents or objects together (or apart):		It's rare that you find complete chaos. People generally have their reasons for storing certain documents or objects in a particular place, or keeping certain documents or objects together (or apart):
	* Documents or objects of the same type are often stored together, e.g. a box of programmes.		* Documents or objects of the same type are often stored together, e.g. a box of programmes.
Regel 32:		Regel 47:
	* The condition of documents or objects, or the way in which they have been organised, is often very revealing. Newly purchased books are kept separate from older collections, or older copies might be in such a poor condition that they're ready to be thrown away.		* The condition of documents or objects, or the way in which they have been organised, is often very revealing. Newly purchased books are kept separate from older collections, or older copies might be in such a poor condition that they're ready to be thrown away.
	* Documents that ‘belong together’ are usually kept in the same folder or box. Take this idea as your starting point and describe your archive and collections at ‘packaging unit’ level.		* Documents that ‘belong together’ are usually kept in the same folder or box. Take this idea as your starting point and describe your archive and collections at ‘packaging unit’ level.
			</div>

	In some cases, simply describing the archive and collections at a more general level is sufficient. Or if multiple packaging units together form a greater, logical whole, you can describe it at this level, e.g. if successive folders or boxes only contain production dossiers, you can simply describe then as ‘x boxes of production dossiers’. Clearly indicate clearly how many folders or boxes there are, expressed in dimensions if necessary.		<div class="mw-translate-fuzzy">
			In some cases, simply describing the archive and collections at a more general level is sufficient. Or if multiple packaging units together form a greater, logical whole, you can describe it at this level, e.g. if successive folders or boxes only contain production dossiers, you can simply describe then as ‘x boxes of production dossiers’. Clearly indicate clearly how many folders or boxes there are, expressed in dimensions if necessary.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	Another example is to use a shared description, such as ‘Concert photos - 1960-1980 - 4 albums’, instead of describing four separate photo albums. Keep in mind that the location where you found the materials is the starting point for making the inventory, so an administration folder that’s ‘lost’ in amongst boxes of posters is always described individually, even if the other folders of administrative documents are kept together as a single series. Describe the situation as it is, not the desired situation.		Another example is to use a shared description, such as ‘Concert photos - 1960-1980 - 4 albums’, instead of describing four separate photo albums. Keep in mind that the location where you found the materials is the starting point for making the inventory, so an administration folder that’s ‘lost’ in amongst boxes of posters is always described individually, even if the other folders of administrative documents are kept together as a single series. Describe the situation as it is, not the desired situation.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	Any markings that appear on the packaging units can be used to identify larger series, but you should take into account the fact that these markings might not always correspond with the actual contents. Sometimes old boxes are re-used without writing being crossed out or removed, for example, so use sampling to check whether any markings really do correspond with the contents.		Any markings that appear on the packaging units can be used to identify larger series, but you should take into account the fact that these markings might not always correspond with the actual contents. Sometimes old boxes are re-used without writing being crossed out or removed, for example, so use sampling to check whether any markings really do correspond with the contents.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.		Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	The findings from this activity are recorded in a central register, e.g. an Excel file. An [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|example register]] that can be used straight away or serve as inspiration for drawing up your own register has been developed as an appendix to this guideline.		The findings from this activity are recorded in a central register, e.g. an Excel file. An [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|example register]] that can be used straight away or serve as inspiration for drawing up your own register has been developed as an appendix to this guideline.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	You can use the same register for digital archives, although a [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|separate template]] has also been drawn up.		You can use the same register for digital archives, although a [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|separate template]] has also been drawn up.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	==Step 3: Analyse the information and describe any problems==		==Step 3: Analyse the information and describe any problems==
	Once you have gathered all the information about your archive and collections, it’s important to record it in a sustainable way so you don’t need to repeat the work again at a later date.		Once you have gathered all the information about your archive and collections, it’s important to record it in a sustainable way so you don’t need to repeat the work again at a later date.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	The information gathered forms the basis for good archive and collection management. It is therefore important to analyse everything properly and take good note of any problems. How much content is there? What condition is the archive in? What items are missing? What else can be cleared up? What agreements need to be made? Which avenues can be investigated further? Make sure you also pay adequate attention to digital content with all its potential issues around backing up, obsolete files or overly complex folder structures.		The information gathered forms the basis for good archive and collection management. It is therefore important to analyse everything properly and take good note of any problems. How much content is there? What condition is the archive in? What items are missing? What else can be cleared up? What agreements need to be made? Which avenues can be investigated further? Make sure you also pay adequate attention to digital content with all its potential issues around backing up, obsolete files or overly complex folder structures.
			</div>

			<div class="mw-translate-fuzzy">
	Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.		Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.
			</div>
	~~''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief~~/~~en\|PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel/en\|AMVB]])''~~

	~~[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]~~
	~~[[Categorie: Primaire Tools/en]]~~

Florian Daemen op 6 okt 2022 om 11:03

2022-10-06T11:03:27Z

← Oudere versie		Versie van 6 okt 2022 11:03
Regel 52:		Regel 52:
	Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.		Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.

	''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en\|PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB/en\|~~Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels~~]])''		''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en\|PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB - Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel/en\|AMVB]])''

	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]
	[[Categorie: Primaire Tools/en]]		[[Categorie: Primaire Tools/en]]

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met '==Step 1: Preparation== The first question you need to ask is where the archive and collections are stored, and by whom: what room(s) can they be found in? Everythi...'

2021-03-17T12:35:27Z

Nieuwe pagina aangemaakt met '==Step 1: Preparation== The first question you need to ask is where the archive and collections are stored, and by whom: what room(s) can they be found in? Everythi...'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 12:35
Regel 52:		Regel 52:
	Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.		Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.

	''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en\|PACKED vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''		''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en\|PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''

	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]
	[[Categorie: Primaire Tools/en]]		[[Categorie: Primaire Tools/en]]

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Any markings that appear on the packaging units can be used to identify larger series, but you should take into account the fact that these markings might not alway...'

2021-03-17T12:32:32Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Any markings that appear on the packaging units can be used to identify larger series, but you should take into account the fact that these markings might not alway...'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 12:32
Regel 52:		Regel 52:
	Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.		Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.

	''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[~~Packed~~ vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''		''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[Meemoo, Vlaams instituut voor het archief/en\|PACKED vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''

	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]
	[[Categorie: Primaire Tools/en]]		[[Categorie: Primaire Tools/en]]

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.'

2021-03-17T11:46:59Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 11:46
Regel 54:		Regel 54:
	''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[Packed vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''		''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[Packed vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''

	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven/en]]
	[[Categorie: Primaire Tools]]		[[Categorie: Primaire Tools/en]]

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Another example is to use a shared description, such as ‘Concert photos - 1960-1980 - 4 albums’, instead of describing four separate photo albums. Keep in mind...'

2021-03-17T11:46:22Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Another example is to use a shared description, such as ‘Concert photos - 1960-1980 - 4 albums’, instead of describing four separate photo albums. Keep in mind...'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 11:46
Regel 41:		Regel 41:
	Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.		Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.

	~~De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden~~ in ~~een centraal~~ register, ~~bijvoorbeeld een~~ Excel~~-bestand~~. ~~Als bijlage bij deze richtlijn is er een~~ [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|~~voorbeeldregister~~]] ~~uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen~~ register.		The findings from this activity are recorded in a central register, e.g. an Excel file. An [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|example register]] that can be used straight away or serve as inspiration for drawing up your own register has been developed as an appendix to this guideline.

	~~Voor digitale archieven kan je hetzelfde~~ register ~~gebruiken~~, ~~maar is er ook een~~ [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|~~apart sjabloon~~]] ~~opgesteld~~.		You can use the same register for digital archives, although a [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|separate template]] has also been drawn up.

	==~~Stap~~ 3: ~~Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen~~==		==Step 3: Analyse the information and describe any problems==
	~~Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld~~, ~~is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een~~ later ~~moment al het werk opnieuw moet doen~~.		Once you have gathered all the information about your archive and collections, it’s important to record it in a sustainable way so you don’t need to repeat the work again at a later date.

	~~De verzamelde informatie vormt de~~ basis ~~voor een goed beheer van het archief en de collectie(s)~~. ~~Het~~ is ~~daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt~~. ~~Om hoeveel materiaal gaat het~~? ~~Hoe~~ is ~~het archief er fysiek aan toe~~? ~~Welke stukken ontbreken~~? ~~Waar kan er verder opgeruimd worden~~? ~~Welke afspraken moeten er gemaakt worden~~? ~~Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden~~? ~~Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-~~up, ~~verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur~~.		The information gathered forms the basis for good archive and collection management. It is therefore important to analyse everything properly and take good note of any problems. How much content is there? What condition is the archive in? What items are missing? What else can be cleared up? What agreements need to be made? Which avenues can be investigated further? Make sure you also pay adequate attention to digital content with all its potential issues around backing up, obsolete files or overly complex folder structures.

	~~Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten~~.		Your conclusions will help to form a policy for managing your archive or collections and determining priorities.

	''~~Auteurs~~: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[~~PACKED~~ vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''		''Authors: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus [[Packed vzw]], Florian Daemen ([[AMVB/en\|Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels]])''

	[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]		[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
	[[Categorie: Primaire Tools]]		[[Categorie: Primaire Tools]]

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Involve (ex-)colleagues and (ex-)directors in your search, or delve into the archive: you will often find lots of information about your organisation’s history, w...'

2021-03-17T11:44:19Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Involve (ex-)colleagues and (ex-)directors in your search, or delve into the archive: you will often find lots of information about your organisation’s history, w...'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 11:44
Regel 35:		Regel 35:
	In some cases, simply describing the archive and collections at a more general level is sufficient. Or if multiple packaging units together form a greater, logical whole, you can describe it at this level, e.g. if successive folders or boxes only contain production dossiers, you can simply describe then as ‘x boxes of production dossiers’. Clearly indicate clearly how many folders or boxes there are, expressed in dimensions if necessary.		In some cases, simply describing the archive and collections at a more general level is sufficient. Or if multiple packaging units together form a greater, logical whole, you can describe it at this level, e.g. if successive folders or boxes only contain production dossiers, you can simply describe then as ‘x boxes of production dossiers’. Clearly indicate clearly how many folders or boxes there are, expressed in dimensions if necessary.

	~~Een ander voorbeeld~~ is ~~om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven~~, ~~de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten~~ - 1960-1980 - 4 ~~albums” te gebruiken~~. ~~Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het~~ in ~~kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches~~, ~~krijgt altijd een individuele beschrijving~~, ~~zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan~~. ~~Je beschrijft de situatie zoals ze~~ is, ~~niet de gewenste situatie~~.		Another example is to use a shared description, such as ‘Concert photos - 1960-1980 - 4 albums’, instead of describing four separate photo albums. Keep in mind that the location where you found the materials is the starting point for making the inventory, so an administration folder that’s ‘lost’ in amongst boxes of posters is always described individually, even if the other folders of administrative documents are kept together as a single series. Describe the situation as it is, not the desired situation.

	~~Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden~~. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.		Any markings that appear on the packaging units can be used to identify larger series, but you should take into account the fact that these markings might not always correspond with the actual contents. Sometimes old boxes are re-used without writing being crossed out or removed, for example, so use sampling to check whether any markings really do correspond with the contents.

	~~Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch~~.		Use your intuition to determine what level you need to go to at this stage, and be pragmatic.

	De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|voorbeeldregister]] uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.		De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|voorbeeldregister]] uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Classify your archive and collections'

2021-03-17T11:43:59Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Classify your archive and collections'

← Oudere versie		Versie van 17 mrt 2021 11:43
Regel 11:		Regel 11:
	As well as noting the archive locations, you also need to check what actions your organisation has already undertaken to make your archive accessible. Have any inventories been made for parts of the archive or collections in the past, and are they still available? What information might you gain from them? Has any part of the archive previously been provided to a depository? And if so, what documents are they? Computer and server management is also important here: what happened to content stored on a local drive when you switched to a shared server, for example?		As well as noting the archive locations, you also need to check what actions your organisation has already undertaken to make your archive accessible. Have any inventories been made for parts of the archive or collections in the past, and are they still available? What information might you gain from them? Has any part of the archive previously been provided to a depository? And if so, what documents are they? Computer and server management is also important here: what happened to content stored on a local drive when you switched to a shared server, for example?

	~~Idealiter maak je ook tijd om op zoek te gaan naar informatie over de geschiedenis van de organisatie~~:		Ideally, you’ll also have time to find information about the organisation’s history:
	* '''~~Wat doet en deed de organisatie~~?''' ~~Maak een overzicht van de activiteiten van je organisatie~~. ~~Hieronder vallen zowel de kerntaken van je werking als de ondersteunende taken die daarbij horen (bv~~. ~~financiën~~, ~~personeelsadministratie~~, ~~beheer goederen en gebouwen~~, ~~communicatie)~~. ~~Uit elk van deze activiteiten ontstaan archief en collectie(s~~)~~. Op basis van dit overzicht krijg je een idee van de~~ types ~~documenten en objecten die je in het archief/de collectie(s) zal aantreffen~~. ~~Wijzigingen in de werking van de organisatie kunnen de aan-~~ of ~~afwezigheid van bepaalde~~ types ~~archiefdocumenten verklaren~~.		* '''What did the organisation used to do? What is it doing now?''' Draw up an overview of your organisation’s work, including its key tasks and any supporting activities (e.g. finance, personnel administration, property and building management, communications...) Each of these activities could result in items for your archive and collections, and the overview should give you an idea of the types of documents and objects you might find. Changes to the organisation’s operations can explain the presence or absence of certain types of archive documents.
	* '''~~Wat zijn de sleutelmomenten~~ in ~~de geschiedenis van de organisatie~~?''' ~~Noteer de data van de oprichting~~, ~~fusies~~, ~~splitsingen, naamsveranderingen en veranderingen in de organisatiestructuur~~ (~~bijvoorbeeld de overgang van feitelijke vereniging naar vzw~~). ~~Ga ook na of er gebeurtenissen zijn geweest waarbij erfgoed is verdwenen~~, ~~zoals een brand~~, ~~een ondergelopen kelder~~, ~~een diefstal of een computercrash~~. ~~Deze informatie helpt je om het archief en de collectie(s) die je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen~~.		* '''What are the key moments in the organisation’s history?''' Note the date it was founded alongside details of any acquisitions, mergers, demergers and changes to the name or organisational structure (e.g. transition from unincorporated association to non-profit organisation). Also check whether there have been any events or incidents where heritage items might have been lost, such as a fire, flooded basement, burglary or computer crash, etc. This information can help you contextualise the archive and collections you are classifying, and trace information about older documents or missing files.
	* '''~~Wie zijn en waren sleutelfiguren~~ in ~~de organisatie~~?''' ~~De oprichter~~(s), ~~bestuurders en bestuursorganen~~ (~~raad van bestuur~~, ~~algemene vergadering~~) ~~hebben een grote invloed op het ontstaan van het archief~~. ~~Welke andere personen droegen/dragen bij aan de verwezenlijking van jullie doelstellingen~~? ~~Zijn ze als vaste medewerkers verbonden aan de organisatie of zijn het externen~~?		* '''Who were and are the key figures in the organisation?''' The founder(s), directors and governing bodies (executive board, general assembly) have a major influence on the archive. Who else contributes or has contributed to achieving your objectives? Are they connected to the organisation as employees or external stakeholders?

	~~Betrek in je zoektocht~~ (~~oud~~-)~~collega’s en~~ (~~oud~~-)~~bestuurders of snuister~~ in ~~het archief~~: in ~~beleidsplannen en jaarverslagen vind je doorgaans veel informatie over de geschiedenis~~, ~~werking en structuur van je organisatie~~. Vzw’s zijn verplicht om een register van de leden van de algemene vergadering bij te houden en notulen van vergaderingen bevatten eveneens heel veel namen en relevante data. Ook de statuten of een publicatie over de geschiedenis van de organisatie zijn een grote hulp.		Involve (ex-)colleagues and (ex-)directors in your search, or delve into the archive: you will often find lots of information about your organisation’s history, work and structure in policy plans and annual reports. Non-profit organisations are obliged to keep a record of members attending a general assembly, for example, and minutes from meetings also contain lots of names and relevant dates. The organisation’s statutes or a publication about its history can also be extremely helpful.

	~~Het verzamelen van deze informatie mag een~~ work in progress ~~zijn. De informatie die je vindt~~, ~~brengt je op het spoor van archief en collectie(s), die op hun beurt nieuwe informatie opleveren over de geschiedenis van de organisatie~~. ~~Vertrek vanuit je eigen kennis en werk van daaruit stapsgewijs verder~~. ~~Vul het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan~~. ~~Denk er ook aan om op minder evidente plaatsen te gaan zoeken~~, ~~want archief kan op de meest onverwachte plaatsen opduiken~~.		Gathering this information can be a work in progress; the information you find can help you track down archives and collections, which in turn can uncover new information about the organisation’s history. Use your own knowledge as a starting point and take further steps from there. Update your overview of physical locations and digital media each time you find new information. And remember to look in less obvious places too, because archive items can turn up in the most unlikely settings.

	==~~Stap~~ 2: ~~Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)~~==		==Step 2: Note basic details about the archive and collections==
	~~Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden~~ is, ~~kan je naar de ruimte~~(s) ~~gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. Je kan hiervoor het schema~~ in de [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|~~bijlage~~]] (~~tabblad~~ ‘Uitleg’) ~~als leidraad gebruiken~~. ~~De meest overzichtelijke werkwijze~~ is ~~om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft~~. ~~Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet~~.		Once you’ve gathered sufficient contextual information about the archive and know where everything is being kept, you can go to the physical location(s) to register a number of basic details, possibly using the plan in the [[:Bestand:Werkblad.xlsx\|appendix]] (‘Uitleg’ (Explanation) tab) as a guide. The best working method is to note information about the archive for each room and cabinet, and even the relevant shelf if applicable, and possibly take photographs of what you find. It’s important to take enough time to work accurately and systematically.

	~~Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk~~. ~~Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen~~ in ~~dezelfde lijst~~, ~~of je kan gebruik maken van het~~ [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|~~sjabloon~~]] ~~voor het in kaart brengen van digitaal materiaal~~.		Use the same method for digital archives. You can record the digital documents’ locations in the same list, or use the [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx\|template]] for classifying digital content.

	~~Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk~~ document of object ~~beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht~~, ~~niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris~~. ~~Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en~~ focus ~~op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’~~. ~~Je beschrijft~~ in ~~je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels~~, ~~maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn~~.		It’s certainly not the intention to describe each individual document or object in a detailed inventory, but rather to have a general overview. So look for defined classifications and focus on what documents or objects have in common and how they differ from other categories. Don’t describe the individual press articles in your overview, for example, and instead consider the folders or binders where they are stored.

	~~Complete~~ chaos ~~komt nauwelijks voor~~. ~~Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren~~, ~~of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar~~ (~~of net niet bij elkaar~~) ~~te zetten~~:		It's rare that you find complete chaos. People generally have their reasons for storing certain documents or objects in a particular place, or keeping certain documents or objects together (or apart):
	* ~~Documenten~~ of ~~objecten van hetzelfde~~ type ~~worden vaak bij elkaar bewaard~~, ~~bijvoorbeeld een doos programmaboekjes~~.		* Documents or objects of the same type are often stored together, e.g. a box of programmes.
	* ~~Documenten of objecten waarvan eenzelfde persoon~~, ~~activiteit~~ of ~~gebeurtenis aan de oorsprong ligt. Een doos met documenten die een oud~~-~~bestuurder binnenbracht ga je bijvoorbeeld als een geheel bewaren~~, ~~ook al bevat(ten) ze misschien zeer verschillende~~ types ~~documenten~~.		* Documents or objects originating from the same person, activity or event. You may well store a box of documents brought in by an ex-director as a whole, for example, even if it contains different types of documents.
	* ~~De staat~~ of ~~ordening van de documenten of objecten~~ is ~~vaak bepalend~~. ~~Nieuw aangekochte boeken worden apart gehouden van de oudere collectie~~, ~~of de oudere exemplaren zijn~~ in ~~een dusdanig slechte staat dat ze klaarstaan om weggegooid te worden~~		* The condition of documents or objects, or the way in which they have been organised, is often very revealing. Newly purchased books are kept separate from older collections, or older copies might be in such a poor condition that they're ready to be thrown away.
	* ~~Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook~~ in ~~dezelfde map of doos gebundeld~~. ~~Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’~~.		* Documents that ‘belong together’ are usually kept in the same folder or box. Take this idea as your starting point and describe your archive and collections at ‘packaging unit’ level.

	In ~~sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven~~. ~~Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter~~, ~~logisch geheel vormen~~, ~~dan kan je op dit niveau een beschrijving maken~~. ~~Wanneer opeenvolgende mappen~~ of ~~dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”~~. ~~Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat~~, ~~desnoods uitgedrukt~~ in ~~strekkende meter~~.		In some cases, simply describing the archive and collections at a more general level is sufficient. Or if multiple packaging units together form a greater, logical whole, you can describe it at this level, e.g. if successive folders or boxes only contain production dossiers, you can simply describe then as ‘x boxes of production dossiers’. Clearly indicate clearly how many folders or boxes there are, expressed in dimensions if necessary.

	Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.		Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.

Bart Magnus: Nieuwe pagina aangemaakt met 'Before you can do anything with your archive or collection, you first need to know where all the documents are located and what conditions they have been stored in....'

2021-03-17T11:41:39Z

Nieuwe pagina aangemaakt met 'Before you can do anything with your archive or collection, you first need to know where all the documents are located and what conditions they have been stored in....'

Nieuwe pagina

<languages />Before you can do anything with your archive or collection, you first need to know where all the documents are located and what conditions they have been stored in. This information is a great help when formulating objectives relating to archive and collection management, prioritisation, and drawing up a concrete step-by-step plan. It helps you keep a good overview and prevent parts of your archive or collection from becoming lost.

You can find out how to classify your archive and/or collections in this step-by-step plan, which consists of three main steps and can be used for both paper and digital archives and collections. General templates for registering the archives and collections and mapping digital content are included as appendices.

[[Bestand:In_kaart_brengen.JPG|x300px]]

==Step 1: Preparation==
The first question you need to ask is where the archive and collections are stored, and by whom: what room(s) can they be found in? Everything might be stored together in one central area, but organisations often have archives and collections spread across different rooms, so start by drawing up an overview of the places where all your archive items are located.

This might be in a '''physical location''' (office X, rehearsal room Y, location Z...) as well as on a '''digital carrier''' (external hard drive A, box of diskettes B, Google Drive C, shared server D...). You should also check your colleagues’ desks, and remember to look beyond your own organisation; a local historical society or municipal archive might also have some items belonging to the archive.
As well as noting the archive locations, you also need to check what actions your organisation has already undertaken to make your archive accessible. Have any inventories been made for parts of the archive or collections in the past, and are they still available? What information might you gain from them? Has any part of the archive previously been provided to a depository? And if so, what documents are they? Computer and server management is also important here: what happened to content stored on a local drive when you switched to a shared server, for example?

Idealiter maak je ook tijd om op zoek te gaan naar informatie over de geschiedenis van de organisatie:
* '''Wat doet en deed de organisatie?''' Maak een overzicht van de activiteiten van je organisatie. Hieronder vallen zowel de kerntaken van je werking als de ondersteunende taken die daarbij horen (bv. financiën, personeelsadministratie, beheer goederen en gebouwen, communicatie). Uit elk van deze activiteiten ontstaan archief en collectie(s). Op basis van dit overzicht krijg je een idee van de types documenten en objecten die je in het archief/de collectie(s) zal aantreffen. Wijzigingen in de werking van de organisatie kunnen de aan- of afwezigheid van bepaalde types archiefdocumenten verklaren.
* '''Wat zijn de sleutelmomenten in de geschiedenis van de organisatie?''' Noteer de data van de oprichting, fusies, splitsingen, naamsveranderingen en veranderingen in de organisatiestructuur (bijvoorbeeld de overgang van feitelijke vereniging naar vzw). Ga ook na of er gebeurtenissen zijn geweest waarbij erfgoed is verdwenen, zoals een brand, een ondergelopen kelder, een diefstal of een computercrash. Deze informatie helpt je om het archief en de collectie(s) die je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen.
* '''Wie zijn en waren sleutelfiguren in de organisatie?''' De oprichter(s), bestuurders en bestuursorganen (raad van bestuur, algemene vergadering) hebben een grote invloed op het ontstaan van het archief. Welke andere personen droegen/dragen bij aan de verwezenlijking van jullie doelstellingen? Zijn ze als vaste medewerkers verbonden aan de organisatie of zijn het externen?

Betrek in je zoektocht (oud-)collega’s en (oud-)bestuurders of snuister in het archief: in beleidsplannen en jaarverslagen vind je doorgaans veel informatie over de geschiedenis, werking en structuur van je organisatie. Vzw’s zijn verplicht om een register van de leden van de algemene vergadering bij te houden en notulen van vergaderingen bevatten eveneens heel veel namen en relevante data. Ook de statuten of een publicatie over de geschiedenis van de organisatie zijn een grote hulp.

Het verzamelen van deze informatie mag een work in progress zijn. De informatie die je vindt, brengt je op het spoor van archief en collectie(s), die op hun beurt nieuwe informatie opleveren over de geschiedenis van de organisatie. Vertrek vanuit je eigen kennis en werk van daaruit stapsgewijs verder. Vul het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan. Denk er ook aan om op minder evidente plaatsen te gaan zoeken, want archief kan op de meest onverwachte plaatsen opduiken.

==Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)==
Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. Je kan hiervoor het schema in de [[:Bestand:Werkblad.xlsx|bijlage]] (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. De meest overzichtelijke werkwijze is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet.

Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx|sjabloon]] voor het in kaart brengen van digitaal materiaal.

Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn.

Complete chaos komt nauwelijks voor. Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren, of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) te zetten:
* Documenten of objecten van hetzelfde type worden vaak bij elkaar bewaard, bijvoorbeeld een doos programmaboekjes.
* Documenten of objecten waarvan eenzelfde persoon, activiteit of gebeurtenis aan de oorsprong ligt. Een doos met documenten die een oud-bestuurder binnenbracht ga je bijvoorbeeld als een geheel bewaren, ook al bevat(ten) ze misschien zeer verschillende types documenten.
* De staat of ordening van de documenten of objecten is vaak bepalend. Nieuw aangekochte boeken worden apart gehouden van de oudere collectie, of de oudere exemplaren zijn in een dusdanig slechte staat dat ze klaarstaan om weggegooid te worden
* Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook in dezelfde map of doos gebundeld. Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.

In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.

Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.

Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.

Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.

De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een [[:Bestand:Werkblad.xlsx|voorbeeldregister]] uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.

Voor digitale archieven kan je hetzelfde register gebruiken, maar is er ook een [[:Bestand:20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx|apart sjabloon]] opgesteld.

==Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen==
Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.

De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.

''Auteurs: [[Het Firmament]], [[Resonant]], Bart Magnus ([[PACKED vzw]]), Florian Daemen ([[AMVB]])''

[[Categorie:2. Ordenen en beschrijven]]
[[Categorie: Primaire Tools]]