Jobstudent werkt op archief bij KVS - Bewerkingsoverzicht

Noortje Lambrichts op 5 okt 2020 om 07:50

2020-10-05T07:50:33Z

← Oudere versie		Versie van 5 okt 2020 07:50
Regel 4:		Regel 4:
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]

	~~==Samenvatting== <!--T:3-->~~

	<!--T:4-->		<!--T:4-->

Bart Magnus op 2 sep 2020 om 14:22

2020-09-02T14:22:02Z

← Oudere versie		Versie van 2 sep 2020 14:22
Regel 4:		Regel 4:
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]

	~~<!--T:2-->~~
	~~''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''~~

	==Samenvatting== <!--T:3-->		==Samenvatting== <!--T:3-->
Regel 94:		Regel 91:
	<!--T:35-->		<!--T:35-->
	De overdracht van promotiemateriaal en archief met betrekking tot de Bottelarij-periode aan het AMVB zorgt ervoor dat belangrijk theatererfgoed, zonder bijkomende inspanningen voor de KVS, langdurig bewaard en verwerkt wordt ter documentering, hergebruik en onderzoek.		De overdracht van promotiemateriaal en archief met betrekking tot de Bottelarij-periode aan het AMVB zorgt ervoor dat belangrijk theatererfgoed, zonder bijkomende inspanningen voor de KVS, langdurig bewaard en verwerkt wordt ter documentering, hergebruik en onderzoek.


			<!--T:2-->
			''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''

	<!--T:36-->		<!--T:36-->
	[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]		[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
	</translate>		</translate>

Bart Magnus: witregels weggehaald

2020-08-25T13:27:10Z

witregels weggehaald

← Oudere versie		Versie van 25 aug 2020 13:27
Regel 4:		Regel 4:
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]


	<!--T:2-->		<!--T:2-->
	''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''		''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''


	==Samenvatting== <!--T:3-->		==Samenvatting== <!--T:3-->
Regel 14:		Regel 12:
	<!--T:4-->		<!--T:4-->
	De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.		De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.


	==Status== <!--T:5-->		==Status== <!--T:5-->
Regel 23:		Regel 20:
	*Zoektocht jobstudent: juni en juli 2018		*Zoektocht jobstudent: juni en juli 2018
	*Werkzaamheden jobstudent: augustus 2018		*Werkzaamheden jobstudent: augustus 2018


	==Probleemstelling== <!--T:7-->		==Probleemstelling== <!--T:7-->
Regel 29:		Regel 25:
	<!--T:8-->		<!--T:8-->
	Doorheen de jaren is de archiefruimte van de KVS door een gebrek aan systematiek en afsprakenopvolging chaotisch geworden. Het is hierdoor moeilijk om het overzicht te bewaren en aan te geven wat in de archiefruimte opgenomen is en waar het zich bevindt. Een chaotische archiefruimte verhindert bovendien vaak het ondernemen van concrete stappen om de archiefzorg te verbeteren. De archiefruimte van het KVS biedt door de aanwezige infrastructuur echter veel mogelijkheden en ze wilden hier dan ook werk van maken. Op zich was de nodige opruimactie vrij eenvoudig. De vereiste focus en de intensieve tijdsinvestering (zij het op een korte periode) was voor de personeelsleden die hier in hun agenda of functieomschrijving geen ruimte voor hebben evenwel niet evident. Daarom werd in overleg met PACKED en Het Firmament besloten om een jobstudent met deze taak te belasten.		Doorheen de jaren is de archiefruimte van de KVS door een gebrek aan systematiek en afsprakenopvolging chaotisch geworden. Het is hierdoor moeilijk om het overzicht te bewaren en aan te geven wat in de archiefruimte opgenomen is en waar het zich bevindt. Een chaotische archiefruimte verhindert bovendien vaak het ondernemen van concrete stappen om de archiefzorg te verbeteren. De archiefruimte van het KVS biedt door de aanwezige infrastructuur echter veel mogelijkheden en ze wilden hier dan ook werk van maken. Op zich was de nodige opruimactie vrij eenvoudig. De vereiste focus en de intensieve tijdsinvestering (zij het op een korte periode) was voor de personeelsleden die hier in hun agenda of functieomschrijving geen ruimte voor hebben evenwel niet evident. Daarom werd in overleg met PACKED en Het Firmament besloten om een jobstudent met deze taak te belasten.


	==Methode== <!--T:9-->		==Methode== <!--T:9-->


	===Deelname archiefdoorlichtingstrajet PACKED en Het Firmament=== <!--T:10-->		===Deelname archiefdoorlichtingstrajet PACKED en Het Firmament=== <!--T:10-->
Regel 41:		Regel 35:
	<!--T:12-->		<!--T:12-->
	De betrachting van het traject was om wederom via plaatsbezoeken, (zelf)evaluatie aan de hand van de TRACKS-richtlijnen, een workshop archiefzorg en specifieke begeleiding het archiefbeheer van de deelnemende organisaties te optimaliseren.		De betrachting van het traject was om wederom via plaatsbezoeken, (zelf)evaluatie aan de hand van de TRACKS-richtlijnen, een workshop archiefzorg en specifieke begeleiding het archiefbeheer van de deelnemende organisaties te optimaliseren.


	===Opstellen evaluatierapport en takenlijst=== <!--T:13-->		===Opstellen evaluatierapport en takenlijst=== <!--T:13-->
Regel 53:		Regel 46:
	<!--T:16-->		<!--T:16-->
	Deze lijst probeert een zo exhaustief mogelijk beeld te geven van de werkpunten, met een beoordeling van het belang van de verschillende werkpunten (laag, hoog, gemiddeld). Het is nadien aan de organisaties zelf om de prioriteiten op te lijsten en deze te vertalen in concrete handelingen, zowel op korte als op lange termijn.		Deze lijst probeert een zo exhaustief mogelijk beeld te geven van de werkpunten, met een beoordeling van het belang van de verschillende werkpunten (laag, hoog, gemiddeld). Het is nadien aan de organisaties zelf om de prioriteiten op te lijsten en deze te vertalen in concrete handelingen, zowel op korte als op lange termijn.


	===Prioritaire acties op korte termijn identificeren en uitvoeren=== <!--T:17-->		===Prioritaire acties op korte termijn identificeren en uitvoeren=== <!--T:17-->
Regel 62:		Regel 54:
	<!--T:19-->		<!--T:19-->
	Voor de opruiming van de archiefruimte en het verder in kaart brengen van de fysieke archieven betrok de KVS op aanraden van Het Firmament, PACKED en het AMVB een jobstudent. Zo bekommerde Lotte Vrancken zich gedurende een maand om het KVS-archief. De geboekte vooruitgang is aanzienlijk.		Voor de opruiming van de archiefruimte en het verder in kaart brengen van de fysieke archieven betrok de KVS op aanraden van Het Firmament, PACKED en het AMVB een jobstudent. Zo bekommerde Lotte Vrancken zich gedurende een maand om het KVS-archief. De geboekte vooruitgang is aanzienlijk.


	===Opruimen en plaatsingslijst opstellen van de archiefruimte=== <!--T:20-->		===Opruimen en plaatsingslijst opstellen van de archiefruimte=== <!--T:20-->
Regel 71:		Regel 62:
	<!--T:22-->		<!--T:22-->
	De opruimactie van Lotte resulteerde in een goed overzicht van het aanwezige materiaal (door middel van een plaatsingslijst) en een grondige selectie van overbodig materiaal (dubbels). De ruimtebesparing (een container vol oud promotiemateriaal) en het overzicht dragen bij aan een betere bewaring in de toekomst.		De opruimactie van Lotte resulteerde in een goed overzicht van het aanwezige materiaal (door middel van een plaatsingslijst) en een grondige selectie van overbodig materiaal (dubbels). De ruimtebesparing (een container vol oud promotiemateriaal) en het overzicht dragen bij aan een betere bewaring in de toekomst.


	===In-situ archief verder in kaart brengen=== <!--T:23-->		===In-situ archief verder in kaart brengen=== <!--T:23-->
Regel 77:		Regel 67:
	<!--T:24-->		<!--T:24-->
	Niet al het archief komt in de archiefruimte terecht. Een aanzienlijk deel bevindt zich op de bureaus en in kasten in de kantoorruimtes. Bovendien bevond zich ook nog archief in een lokaal bovenin het gebouw. Het in kaart brengen van dit archief werd ook aangevat, maar nog niet afgerond. Er is wel reeds meer kennis over het materiaal dat zich in het gebouw bevindt. Door de samenwerking, de gesprekken en het evaluatierapport heeft de KVS ook meer kennis over de inhoud van het archief dat reeds door het AMVB bewaard wordt. Doorheen de jaren verliepen de overdrachten via verschillende personeelsleden en onder verschillende directies. De kennis over de overdrachten en de inhoud van het archief dreigt zo langzaam uit de organisatie te verdwijnen, wat na het traject terug minder het geval is.		Niet al het archief komt in de archiefruimte terecht. Een aanzienlijk deel bevindt zich op de bureaus en in kasten in de kantoorruimtes. Bovendien bevond zich ook nog archief in een lokaal bovenin het gebouw. Het in kaart brengen van dit archief werd ook aangevat, maar nog niet afgerond. Er is wel reeds meer kennis over het materiaal dat zich in het gebouw bevindt. Door de samenwerking, de gesprekken en het evaluatierapport heeft de KVS ook meer kennis over de inhoud van het archief dat reeds door het AMVB bewaard wordt. Doorheen de jaren verliepen de overdrachten via verschillende personeelsleden en onder verschillende directies. De kennis over de overdrachten en de inhoud van het archief dreigt zo langzaam uit de organisatie te verdwijnen, wat na het traject terug minder het geval is.


	===Overdracht naar het AMVB=== <!--T:25-->		===Overdracht naar het AMVB=== <!--T:25-->
Regel 83:		Regel 72:
	<!--T:26-->		<!--T:26-->
	Het verkrijgen van een overzicht en het opruimen van de archiefruimte moest ook resulteren in een nieuwe overdracht aan het AMVB. Sinds de eerste overdracht in 2004 droeg de KVS regelmatig archief over. Het bestand dat door het AMVB bewaard wordt, kreeg een aanzienlijke aanvulling op vlak van affiches en ook op vlak van de Bottelarij-periode. Dit archief kan nu ontsloten worden en ingezet worden in allerhande projecten en onderzoeken.		Het verkrijgen van een overzicht en het opruimen van de archiefruimte moest ook resulteren in een nieuwe overdracht aan het AMVB. Sinds de eerste overdracht in 2004 droeg de KVS regelmatig archief over. Het bestand dat door het AMVB bewaard wordt, kreeg een aanzienlijke aanvulling op vlak van affiches en ook op vlak van de Bottelarij-periode. Dit archief kan nu ontsloten worden en ingezet worden in allerhande projecten en onderzoeken.


	==Resultaten== <!--T:27-->		==Resultaten== <!--T:27-->


	===Overzichtelijke archiefruimte=== <!--T:28-->		===Overzichtelijke archiefruimte=== <!--T:28-->
Regel 92:		Regel 79:
	<!--T:29-->		<!--T:29-->
	De archiefruimte van de KVS is door de creatie van een plaatsingslijst en een grondige schoonmaak en selectie terug overzichtelijk. Hierdoor weet men beter wat er allemaal in de archiefruimte bewaard wordt, worden de nodige documenten eenvoudiger teruggevonden en is het gemakkelijker om op basis van de takenlijst vervolgstappen te zetten.		De archiefruimte van de KVS is door de creatie van een plaatsingslijst en een grondige schoonmaak en selectie terug overzichtelijk. Hierdoor weet men beter wat er allemaal in de archiefruimte bewaard wordt, worden de nodige documenten eenvoudiger teruggevonden en is het gemakkelijker om op basis van de takenlijst vervolgstappen te zetten.


	===Plaatswinst in de archiefruimte=== <!--T:30-->		===Plaatswinst in de archiefruimte=== <!--T:30-->
Regel 98:		Regel 84:
	<!--T:31-->		<!--T:31-->
	Door de overdracht aan het AMVB, het verplaatsen van archiefvreemde objecten en het vernietigen van overbodige documenten is er aanzienlijke plaatswinst geboekt in de archiefruimte. In totaal verdween meer dan een container aan materiaal dat de KVS niet langer moest bewaren. Hierdoor wordt de kans op ongecontroleerd en onwenselijk verlies door plaatstekort aanzienlijk kleiner. De vrijgekomen ruimte laat ook toe om de documenten beter en veiliger te bewaren.		Door de overdracht aan het AMVB, het verplaatsen van archiefvreemde objecten en het vernietigen van overbodige documenten is er aanzienlijke plaatswinst geboekt in de archiefruimte. In totaal verdween meer dan een container aan materiaal dat de KVS niet langer moest bewaren. Hierdoor wordt de kans op ongecontroleerd en onwenselijk verlies door plaatstekort aanzienlijk kleiner. De vrijgekomen ruimte laat ook toe om de documenten beter en veiliger te bewaren.


	===In-situ archief in kaart gebracht=== <!--T:32-->		===In-situ archief in kaart gebracht=== <!--T:32-->
Regel 104:		Regel 89:
	<!--T:33-->		<!--T:33-->
	Het archief dat zich in de gebouwen van de KVS bevindt is in beeld gebracht. In de archiefruimte is dit helemaal gelukt, in de rest van het gebouw gedeeltelijk. Om acties in het kader van de archiefzorg te doen is dit een onontbeerlijke handeling en een grote stap vooruit.		Het archief dat zich in de gebouwen van de KVS bevindt is in beeld gebracht. In de archiefruimte is dit helemaal gelukt, in de rest van het gebouw gedeeltelijk. Om acties in het kader van de archiefzorg te doen is dit een onontbeerlijke handeling en een grote stap vooruit.


	===Overdracht aan het AMVB=== <!--T:34-->		===Overdracht aan het AMVB=== <!--T:34-->

Nastasia op 16 apr 2020 om 14:05

2020-04-16T14:05:35Z

← Oudere versie		Versie van 16 apr 2020 14:05
Regel 112:		Regel 112:

	<!--T:36-->		<!--T:36-->
	[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden~~]][[Categorie:1._Visie~~]]		[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]
	</translate>		</translate>

Nastasia op 16 apr 2020 om 14:05

2020-04-16T14:05:03Z

← Oudere versie		Versie van 16 apr 2020 14:05
Regel 112:		Regel 112:

	<!--T:36-->		<!--T:36-->
	[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]][[Categorie:1.~~_Beleid~~]]		[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]][[Categorie:1._Visie]]
	</translate>		</translate>

Nastasia op 16 apr 2020 om 14:04

2020-04-16T14:04:40Z

← Oudere versie		Versie van 16 apr 2020 14:04
Regel 112:		Regel 112:

	<!--T:36-->		<!--T:36-->
	[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]]		[[Categorie:Praktijkvoorbeelden\|Categorie:Praktijkvoorbeelden]][[Categorie:1._Beleid]]
	</translate>		</translate>

Bart Magnus op 20 feb 2020 om 10:06

2020-02-20T10:06:32Z

← Oudere versie		Versie van 20 feb 2020 10:06
Regel 2:		Regel 2:
	<translate>		<translate>
	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (~~photo~~: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (~~photo~~: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (foto: Jonathan Sommereyns)]]

Bart Magnus op 20 feb 2020 om 09:35

2020-02-20T09:35:30Z

← Oudere versie		Versie van 20 feb 2020 09:35
Regel 2:		Regel 2:
	<translate>		<translate>
	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|KVS ~~archive~~ (photo: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (photo: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|KVS ~~archive~~ (photo: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|Archief KVS (photo: Jonathan Sommereyns)]]


	<!--T:2-->		<!--T:2-->
	''~~Author~~: Jens Bertels (AMVB)''		''Auteur: Jens Bertels (AMVB)''


	==~~Summary~~== <!--T:3-->		==Samenvatting== <!--T:3-->

	<!--T:4-->		<!--T:4-->

Bart Magnus: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

2020-02-20T09:32:09Z

Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

Wijzigingen bekijken

Bart Magnus op 20 feb 2020 om 09:31

2020-02-20T09:31:32Z

← Oudere versie		Versie van 20 feb 2020 09:31
Regel 1:		Regel 1:
	<languages/>		<languages/>
	<translate>		<translate>
	[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|~~Archief~~ KVS (~~foto~~: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:Archief KVS resized.jpg\|thumb\|KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)]]
	[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|~~Archief~~ KVS (~~foto~~: Jonathan Sommereyns)]]		[[Bestand:VGC Archief KVS resized.jpg\|thumb\|KVS archive (photo: Jonathan Sommereyns)]]


	''~~Auteur~~: Jens Bertels (AMVB)''		''Author: Jens Bertels (AMVB)''


	==~~Samenvatting~~==		==Summary==

	De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.		De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.