Papieren trashday bij Iedereen Leest en Passa Porta - Bewerkingsoverzicht

MathiasBalemans op 12 jun 2024 om 12:33

2024-06-12T12:33:22Z

← Oudere versie		Versie van 12 jun 2024 12:33
Regel 8:		Regel 8:

	<!--T:4-->		<!--T:4-->
	Een ~~trash day~~ is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Specifiek ter voorbereiding van een archiefoverdracht zorgt een ~~trash day~~ ervoor dat de inhoudelijke kennis van medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd. Daarnaast is er controle dat documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden. En last but not least: een ~~trash day~~ is vaak een leuke teambuilding activiteit.		Een trashday is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Specifiek ter voorbereiding van een archiefoverdracht zorgt een trashday ervoor dat de inhoudelijke kennis van medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd. Daarnaast is er controle dat documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden. En last but not least: een trashday is vaak een leuke teambuilding activiteit.

	== Methode == <!--T:5-->		== Methode == <!--T:5-->
Regel 14:		Regel 14:

	<!--T:7-->		<!--T:7-->
	* Twee archivarissen van het Letterenhuis ~~namen~~ de ~~voorbereiding op zich~~		* Twee archivarissen van het Letterenhuis bepaalden de voorbereidende stappen
	* Er werden momenten vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken		* Er werden momenten vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken
	* De doelstelling van de ~~trashday werden~~ bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën		* De doelstelling van de trashdays werd bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën
	* Er werd een dagplanning opgesteld		* Er werd een dagplanning opgesteld
	* Richtlijnen voor selectie werden bepaald		* Richtlijnen voor selectie werden bepaald
	* De voorbereiding werd doorlopen met een verantwoordelijke van de ~~organisaties~~		* De voorbereiding werd doorlopen met een verantwoordelijke van de organisatie in kwestie

	=== Briefing en uitvoering=== <!--T:8-->		=== Briefing en uitvoering=== <!--T:8-->
Regel 44:		Regel 44:
	Op basis van de briefing werkten medewerkers zelfstandig aan het deel van het archief dat het dichtst bij hun eigen functie ligt, om optimaal gebruik te maken van de aanwezige inhoudelijke kennis. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.		Op basis van de briefing werkten medewerkers zelfstandig aan het deel van het archief dat het dichtst bij hun eigen functie ligt, om optimaal gebruik te maken van de aanwezige inhoudelijke kennis. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

	=== Evaluatie === <!--T:10-->		== Evaluatie == <!--T:10-->


	== Resultaten == <!--T:11-->		== Resultaten == <!--T:11-->
	De archieven van Passa Porta en Iedereen Leest werden		De archieven van Passa Porta en Iedereen Leest werden geschoond en gestructureerd overgedragen aan het Letterenhuis. De archivarissen kunnen vervolgens op basis van de trashday de archieven adequaat beschrijven in het collectiebeheersysteem.

MathiasBalemans op 12 jun 2024 om 12:24

2024-06-12T12:24:10Z

← Oudere versie		Versie van 12 jun 2024 12:24
Regel 5:		Regel 5:

	<!--T:3-->		<!--T:3-->
	Archiefinstellingen worden regelmatig geconfronteerd met nodeloos omvangrijke en ongestructureerde archiefoverdrachten. Dit verhoogt niet enkel de belasting en werkdruk van de archiefinstelling ~~zelf~~ maar brengt tal van inhoudelijke, logistieke en ecologische nadelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het vervoeren van grote hoeveelheden materiaal die in feite bestemd zijn voor afvoer.		Archiefinstellingen worden regelmatig geconfronteerd met nodeloos omvangrijke en ongestructureerde archiefoverdrachten. Dit verhoogt niet enkel de belasting en werkdruk van de archiefinstelling maar brengt ook tal van inhoudelijke, logistieke en ecologische nadelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het vervoeren van grote hoeveelheden materiaal die in feite bestemd zijn voor afvoer. Om deze euvels tegen te gaan zet het Letterenhuis bij organisatiearchieven maximaal in op het principe van selectie aan de deur: selectie voor overdracht zorgt voor winst in kennis, plaats en efficiëntie. Het perfecte instrument hiervoor is een papieren trashday.

	Om deze euvels tegen te ~~staan~~ zet het Letterenhuis in op het principe van selectie aan de deur: selectie ~~in archieven~~ voor ~~ze naar het Letterenhuis worden overgebracht~~ zorgt voor winst in kennis, plaats en efficiëntie. Het perfecte instrument hiervoor is een papieren trashday.

	~~Belangrijk is dat een trashday~~
	~~Voor de organisatie zelf:~~
	* De inhoudelijke kennis van de medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd
	* Er is controle of documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden
	* Plaatsbesparing en overzicht in de kantoren

	~~Voor de archiefinstelling:~~
	*

	<!--T:4-->		<!--T:4-->
	~~Het Letterenhuis counterde deze euvels met behulp van een papieren trash day, zowel bij Iedereen Leest als bij Passa Porta.~~ Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. ~~Bij Iedereen Leest is er ook~~ een ~~maatschappelijke relevantie: hun werking is onderdeel van~~ een ~~literair ecosysteem~~ dat ~~goed gedocumenteerd~~ en ~~bewaard dient te worden~~. Daarnaast ~~stond~~ er ~~bij Iedereen Leest een verhuis op til, waardoor~~ een trash day ~~perfect getimed was om na te gaan wat mee moest verhuizen en wat niet~~.		Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Specifiek ter voorbereiding van een archiefoverdracht zorgt een trash day ervoor dat de inhoudelijke kennis van medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd. Daarnaast is er controle dat documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden. En last but not least: een trash day is vaak een leuke teambuilding activiteit.

	== Methode == <!--T:5-->		== Methode == <!--T:5-->
Regel 25:		Regel 14:

	<!--T:7-->		<!--T:7-->
	* Twee ~~medewerkers~~ van het Letterenhuis ~~werden aangesteld als verantwoordelijken die de leiding~~ namen ~~tijdens~~ de ~~trashdays~~		* Twee archivarissen van het Letterenhuis namen de voorbereiding op zich
	* Er werden ~~twee dagen~~ vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken		* Er werden momenten vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken
	* De doelstelling van de trashday ~~werd~~ bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën		* De doelstelling van de trashday werden bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën
	* Er werd een dagplanning opgesteld, met een ~~inleidende briefing en een afsluitende evaluatie~~		* Er werd een dagplanning opgesteld
			* Richtlijnen voor selectie werden bepaald
			* De voorbereiding werd doorlopen met een verantwoordelijke van de organisaties

	=== Briefing en uitvoering=== <!--T:8-->		=== Briefing en uitvoering=== <!--T:8-->
Regel 34:		Regel 25:
	<!--T:9-->		<!--T:9-->
	Tijdens de briefing werd de taakverdeling besproken: wie werkt aan welk deel van het archief? Wie werkt in welke ruimte?		Tijdens de briefing werd de taakverdeling besproken: wie werkt aan welk deel van het archief? Wie werkt in welke ruimte?
	Daarnaast werd stilgestaan bij praktische zaken~~, zoals~~ het ~~vouwen~~ en ~~met potlood~~ labelen van een zuurvrije omslag en van een archiefdoos.		Daarnaast werd stilgestaan bij de praktische zaken met betrekking tot schoning en herverpakking van het archief:
	De ~~vier~~ op voorhand bepaalde categorieën werden duidelijk beschreven en overlopen:		* Vouwen en labelen van een zuurvrije omslag en van een archiefdoos
	* Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring ~~tot en met 2015 (= de start van Iedereen Leest)~~		* Verwijderen van nietjes

			De op voorhand bepaalde categorieën werden duidelijk beschreven en overlopen:
			* Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring
	** Naar Letterenhuis		** Naar Letterenhuis
	** Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen ~~van Letterenhuis~~		** Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen
	* Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring vanaf 2016 (= de start van Iedereen Leest)
	** Naar nieuwe locatie
	** Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen van Iedereen Leest
	* Wat voorlopig bewaard moet blijven, maar geen permanente bewaring vraagt		* Wat voorlopig bewaard moet blijven, maar geen permanente bewaring vraagt
	** Naar nieuwe locatie
	** Niet-zuurvrije archiefdozen		** Niet-zuurvrije archiefdozen
			** In het geval van Iedereen Leest: naar nieuwe locatie
	* Wat weg mag		* Wat weg mag
	** Papier en karton in kartonnen dozen		** Papier en karton in kartonnen dozen
	** Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken		** Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken

	Ten slotte ~~werd, op~~ basis van de ~~TRACKS richtlijnen~~, ~~meegedeeld wat bewaard moet worden en wat niet~~. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.		Ten slotte werden de selectierichtlijnen toegelicht.

			Op basis van de briefing werkten medewerkers zelfstandig aan het deel van het archief dat het dichtst bij hun eigen functie ligt, om optimaal gebruik te maken van de aanwezige inhoudelijke kennis. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

	=== Evaluatie === <!--T:10-->		=== Evaluatie === <!--T:10-->

	~~<!--T:11-->~~
	Op het einde van de trashday werden de uitgevoerde acties in groep gevalueerd. Samen met de medewerkers werd besproken hoe iedereen de trashday had ervaren, en wat er eventueel beter kon. De resultaten werden bekeken en gedocumenteerd, zodat tijdens de tweede trashday duidelijk was wat reeds in orde was.

	== Resultaten == <!--T:12-->		== Resultaten == <!--T:11-->
			De archieven van Passa Porta en Iedereen Leest werden

MathiasBalemans op 12 jun 2024 om 10:43

2024-06-12T10:43:37Z

← Oudere versie		Versie van 12 jun 2024 10:43
Regel 1:		Regel 1:
	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	Ter voorbereiding op de overdracht van de ~~organisatiearchieven~~ van Iedereen Leest en Passa Porta naar het Letterenhuis werden opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisaties focusten zich tijdens vooraf bepaalde momenten enkel op het opruimen van hun papieren archief, onder begeleiding van archivarissen van het Letterenhuis.		Ter voorbereiding op de overdracht van de archieven van Iedereen Leest en Passa Porta naar het Letterenhuis werden opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisaties focusten zich tijdens vooraf bepaalde momenten enkel op het opruimen van hun papieren archief, onder begeleiding van archivarissen van het Letterenhuis.

	== Probleemstelling ==<!--T:2-->		== Probleemstelling ==<!--T:2-->

	<!--T:3-->		<!--T:3-->
	~~Het voorbereiden van een archiefoverdracht is geen evidentie, waardoor in~~ de ~~praktijk vaak alle materiaal rechtstreeks~~ en ~~zonder enige orde wordt afgeleverd bij~~ de archiefinstelling. ~~Hier~~ zijn ~~echter enkele belangrijke nadelen~~ aan ~~verbonden~~:		Archiefinstellingen worden regelmatig geconfronteerd met nodeloos omvangrijke en ongestructureerde archiefoverdrachten. Dit verhoogt niet enkel de belasting en werkdruk van de archiefinstelling zelf maar brengt tal van inhoudelijke, logistieke en ecologische nadelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het vervoeren van grote hoeveelheden materiaal die in feite bestemd zijn voor afvoer.
	* De inhoudelijke kennis van de medewerkers over het archief ~~kan verloren gaan~~
	* Er is ~~geen~~ controle of ~~bepaalde~~ documenten die in de dagelijkse werking ~~nog~~ relevant zijn ~~per ongeluk~~ worden ~~meegegeven ter archivering~~		Om deze euvels tegen te staan zet het Letterenhuis in op het principe van selectie aan de deur: selectie in archieven voor ze naar het Letterenhuis worden overgebracht zorgt voor winst in kennis, plaats en efficiëntie. Het perfecte instrument hiervoor is een papieren trashday.
	* ~~Het bemoeilijkt het werk van~~ de archiefinstelling~~, die veel selectiewerk zal moeten uitvoeren zonder de inhoudelijke steun van de medewerkers van de organisatie~~
			Belangrijk is dat een trashday
			Voor de organisatie zelf:
			* De inhoudelijke kennis van de medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd
			* Er is controle of documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden
			* Plaatsbesparing en overzicht in de kantoren

			Voor de archiefinstelling:
			*

	<!--T:4-->		<!--T:4-->
	~~Iedereen Leest en het~~ Letterenhuis ~~counterden~~ deze euvels met behulp van een papieren trash day. Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Bij Iedereen Leest is er ook een maatschappelijke relevantie: hun werking is onderdeel van een literair ecosysteem dat goed gedocumenteerd en bewaard dient te worden. Daarnaast stond er bij Iedereen Leest een verhuis op til, waardoor een trash day perfect getimed was om na te gaan wat mee moest verhuizen en wat niet.		Het Letterenhuis counterde deze euvels met behulp van een papieren trash day, zowel bij Iedereen Leest als bij Passa Porta. Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Bij Iedereen Leest is er ook een maatschappelijke relevantie: hun werking is onderdeel van een literair ecosysteem dat goed gedocumenteerd en bewaard dient te worden. Daarnaast stond er bij Iedereen Leest een verhuis op til, waardoor een trash day perfect getimed was om na te gaan wat mee moest verhuizen en wat niet.

	== Methode == <!--T:5-->		== Methode == <!--T:5-->
Regel 41:		Regel 49:
	** Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken		** Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken

	Ten slotte werd, op basis van de TRACKS richtlijnen, meegedeeld wat bewaard moet worden en wat niet. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de ~~verantwoordelijken~~ van het Letterenhuis aanspreken om hulp.		Ten slotte werd, op basis van de TRACKS richtlijnen, meegedeeld wat bewaard moet worden en wat niet. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

	=== Evaluatie === <!--T:10-->		=== Evaluatie === <!--T:10-->

MathiasBalemans op 12 jun 2024 om 10:08

2024-06-12T10:08:43Z

← Oudere versie		Versie van 12 jun 2024 10:08
Regel 1:		Regel 1:
	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	Ter voorbereiding op de overdracht van ~~het archief~~ van Iedereen Leest naar het Letterenhuis werden ~~twee~~ opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de ~~organisatie~~ focusten zich ~~gedurende deze twee dagen~~ enkel op het opruimen van ~~het~~ papieren archief.		Ter voorbereiding op de overdracht van de organisatiearchieven van Iedereen Leest en Passa Porta naar het Letterenhuis werden opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisaties focusten zich tijdens vooraf bepaalde momenten enkel op het opruimen van hun papieren archief, onder begeleiding van archivarissen van het Letterenhuis.

	== Probleemstelling ==<!--T:2-->		== Probleemstelling ==<!--T:2-->

MathiasBalemans: MathiasBalemans heeft pagina Papieren trashday bij Iedereen Leest hernoemd naar Papieren trashday bij Iedereen Leest en Passa Porta: Uitbreiding artikel

2024-06-12T10:06:00Z

MathiasBalemans heeft pagina Papieren trashday bij Iedereen Leest hernoemd naar Papieren trashday bij Iedereen Leest en Passa Porta: Uitbreiding artikel

← Oudere versie		Versie van 12 jun 2024 10:06
(geen verschil)

MathiasBalemans: Nieuwe pagina aangemaakt met ' Ter voorbereiding op de overdracht van het archief van Iedereen Leest naar het Letterenhuis werden twee opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd...'

2024-02-02T14:42:47Z

Nieuwe pagina aangemaakt met ' Ter voorbereiding op de overdracht van het archief van Iedereen Leest naar het Letterenhuis werden twee opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd...'

Nieuwe pagina

Ter voorbereiding op de overdracht van het archief van Iedereen Leest naar het Letterenhuis werden twee opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisatie focusten zich gedurende deze twee dagen enkel op het opruimen van het papieren archief.

== Probleemstelling ==


Het voorbereiden van een archiefoverdracht is geen evidentie, waardoor in de praktijk vaak alle materiaal rechtstreeks en zonder enige orde wordt afgeleverd bij de archiefinstelling. Hier zijn echter enkele belangrijke nadelen aan verbonden:
* De inhoudelijke kennis van de medewerkers over het archief kan verloren gaan
* Er is geen controle of bepaalde documenten die in de dagelijkse werking nog relevant zijn per ongeluk worden meegegeven ter archivering
* Het bemoeilijkt het werk van de archiefinstelling, die veel selectiewerk zal moeten uitvoeren zonder de inhoudelijke steun van de medewerkers van de organisatie


Iedereen Leest en het Letterenhuis counterden deze euvels met behulp van een papieren trash day. Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Bij Iedereen Leest is er ook een maatschappelijke relevantie: hun werking is onderdeel van een literair ecosysteem dat goed gedocumenteerd en bewaard dient te worden. Daarnaast stond er bij Iedereen Leest een verhuis op til, waardoor een trash day perfect getimed was om na te gaan wat mee moest verhuizen en wat niet.

== Methode == 
=== Voorbereiding === 


* Twee medewerkers van het Letterenhuis werden aangesteld als verantwoordelijken die de leiding namen tijdens de trashdays
* Er werden twee dagen vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken
* De doelstelling van de trashday werd bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën
* Er werd een dagplanning opgesteld, met een inleidende briefing en een afsluitende evaluatie

=== Briefing en uitvoering=== 


Tijdens de briefing werd de taakverdeling besproken: wie werkt aan welk deel van het archief? Wie werkt in welke ruimte?
Daarnaast werd stilgestaan bij praktische zaken, zoals het vouwen en met potlood labelen van een zuurvrije omslag en van een archiefdoos.
De vier op voorhand bepaalde categorieën werden duidelijk beschreven en overlopen:
* Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring tot en met 2015 (= de start van Iedereen Leest)
** Naar Letterenhuis
** Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen van Letterenhuis
* Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring vanaf 2016 (= de start van Iedereen Leest)
** Naar nieuwe locatie
** Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen van Iedereen Leest
* Wat voorlopig bewaard moet blijven, maar geen permanente bewaring vraagt
** Naar nieuwe locatie
** Niet-zuurvrije archiefdozen
* Wat weg mag
** Papier en karton in kartonnen dozen
** Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken

Ten slotte werd, op basis van de TRACKS richtlijnen, meegedeeld wat bewaard moet worden en wat niet. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de verantwoordelijken van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

=== Evaluatie === 


Op het einde van de trashday werden de uitgevoerde acties in groep gevalueerd. Samen met de medewerkers werd besproken hoe iedereen de trashday had ervaren, en wat er eventueel beter kon. De resultaten werden bekeken en gedocumenteerd, zodat tijdens de tweede trashday duidelijk was wat reeds in orde was.

== Resultaten ==