Ruim je archief op - Bewerkingsoverzicht

Birthe Verscuren: typfout verbeterd

2025-06-27T12:14:13Z

typfout verbeterd

← Oudere versie		Versie van 27 jun 2025 12:14
Regel 107:		Regel 107:
	Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.		Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

	<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen ~~dat je~~ geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>

	<!--T:23-->		<!--T:23-->

Birthe Verscuren: Enkele taalfouten verbeterd.

2024-11-25T12:57:55Z

Enkele taalfouten verbeterd.

← Oudere versie		Versie van 25 nov 2024 12:57
Regel 11:		Regel 11:

	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its~~, ....~~		Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies, documenten zonder toegevoegde waarde, en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its …

	== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == <!--T:2-->		== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == <!--T:2-->
Regel 21:		Regel 21:

	<!--T:5-->		<!--T:5-->
	Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.		Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

	<!--T:25-->		<!--T:25-->
Regel 58:		Regel 58:

	<!--T:16-->		<!--T:16-->
	Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften~~, ....~~ In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.		Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften … In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.

	== Hoe? == <!--T:17-->		== Hoe? == <!--T:17-->
Regel 107:		Regel 107:
	Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.		Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

	<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>

	<!--T:23-->		<!--T:23-->

Florian Daemen: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

2023-12-01T13:18:40Z

Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

← Oudere versie		Versie van 1 dec 2023 13:18
Regel 1:		Regel 1:
	<languages /><translate>		<languages /><translate>
			<!--T:24-->
	<blockquote>		<blockquote>
	Om je archief goed te beheren, is het nodig dat het af en toe wordt opgeruimd en schoongemaakt.<br>		Om je archief goed te beheren, is het nodig dat het af en toe wordt opgeruimd en schoongemaakt.<br>
Regel 22:		Regel 23:
	Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.		Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

			<!--T:25-->
	Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.		Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.

Regel 64:		Regel 66:
	Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.		Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.

			<!--T:26-->
	Mogelijke virusscanners zijn:		Mogelijke virusscanners zijn:

			<!--T:27-->
	* [https://www.clamav.net/ ClamAV]		* [https://www.clamav.net/ ClamAV]
	* [https://clamwin.com/ ClamWin (Windows)]		* [https://clamwin.com/ ClamWin (Windows)]

			<!--T:28-->
	Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.		Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

	==== Dubbels opsporen ==== <!--T:18-->		==== Dubbels opsporen ==== <!--T:18-->

			<!--T:29-->
	Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].		Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].

Regel 91:		Regel 97:
	Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.		Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.

	=== Verwijderen van lege mappen ===		=== Verwijderen van lege mappen === <!--T:30-->

			<!--T:31-->
	Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:		Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:
	* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]		* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]

Florian Daemen op 1 dec 2023 om 13:18

2023-12-01T13:18:30Z

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
 <languages /><translate>
 <!--T:1-->
 Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

Nastasia: /* Digitaal */

2023-04-03T07:59:31Z

Digitaal

← Oudere versie		Versie van 3 apr 2023 07:59
Regel 50:		Regel 50:

	== Hoe? == <!--T:17-->		== Hoe? == <!--T:17-->
	=== Digitaal ===		=== Digitaal<ref>Bron: Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)</ref> ===

	~~BRON: STAPPENPLAN OVERDRACHT DIGITAAL ARCHIEF (SODA)~~
	==== Virusscan ====		==== Virusscan ====
	Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.		Virussen veroorzaken informatieverlies. Controleren op virussen is bijgevolg een belangrijk onderdeel bij het schonen van je digitaal archief. Hiervoor heb je een virusscanner nodig. Die vergelijkt alle bestanden op de computer met een databank waarin alle bekende virussen beschreven zijn. De software detecteert eventuele overeenkomsten in jouw bestanden met de virusdatabank. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan is jouw bestand geïnfecteerd met een bepaald virus. De antivirussoftware zal vervolgens het virus verwijderen, het geïnfecteerde bestand in quarantaine plaatsen zodat het virus zich niet kan verspreiden, of, indien nodig, het geïnfecteerde bestand volledig verwijderen.

	Mogelijke virusscanners zijn:		Mogelijke virusscanners zijn:
	* ClamAV
	* ClamWin		* [https://www.clamav.net/ ClamAV]
			* [https://clamwin.com/ ClamWin (Windows)]

	Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.		Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

	==== Dubbels opsporen ==== <!--T:18-->		==== Dubbels opsporen ==== <!--T:18-->

	Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].		Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].

Regel 67:		Regel 70:

	Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:		Om dubbels op te sporen en te verwijderen bestaan er verschillende softwaretools. Die tools kunnen dubbels herkennen aan de hand van identieke checksums. Mogelijkheden zijn:
	* FSLint (Linux)		* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]
	* YADFR (Windows)		* [https://sourceforge.net/projects/yadfr/ YADFR (Windows)]
	* Duplicate ~~File~~ Searcher (Windows, Linux, ~~OSX~~)		* [https://sourceforge.net/projects/dfr/ Duplicate Files Searcher (Windows, Linux, macOS)]
	* Duplicate ~~File~~ Finder (Windows, Linux)		* [https://sourceforge.net/projects/doubles/ Duplicate Files Finder (Windows, Linux)]

	<!--T:20-->		<!--T:20-->
Regel 78:		Regel 81:
	<!--T:21-->		<!--T:21-->
	Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.		Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.
	Verwijderen van lege mappen
			=== Verwijderen van lege mappen ===

	Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:		Mogelijke software om lege mappen te verwijderen is:
	FSLint (Linux)		* [https://www.pixelbeat.org/fslint/ FSLint (Linux)]
	RED (Windows)		* [https://www.jonasjohn.de/red.htm RED (Windows)]

	=== Papier === <!--T:22-->		=== Papier === <!--T:22-->

Elias Feys op 7 okt 2021 om 12:55

2021-10-07T12:55:56Z

← Oudere versie		Versie van 7 okt 2021 12:55
Regel 12:		Regel 12:
	<!--T:5-->		<!--T:5-->
	Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.		Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

			Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt. Zo heb je misschien een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide? In de meeste gevallen geldt het laatste: als je een bepaald document ofwel fysiek ofwel digitaal bijhoudt, volstaat dit. Meestal wordt dan geopteerd voor de digitale versie, omdat de fysieke versie vaak gewoon een afdruk zonder extra notities is. Het kan wel interessant zijn om een bestand zowel fysiek als digitaal te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan affiches: misschien wil je deze ooit nog ten toon stellen op de verjaardag van je organisatie. In dat geval hou je beter beide versies bij.

	<!--T:6-->		<!--T:6-->

Bart Magnus op 10 jun 2021 om 15:32

2021-06-10T15:32:48Z

← Oudere versie		Versie van 10 jun 2021 15:32
Regel 1:		Regel 1:
	<languages /><translate>		<languages /><translate>
	<!--T:1-->		<!--T:1-->
	Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....		Bij het schonen van digitaal en papieren [[archief]] worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

	== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == <!--T:2-->		== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == <!--T:2-->

Bart Magnus: Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

2021-04-21T09:57:18Z

Heeft deze versie voor vertaling gemarkeerd

← Oudere versie		Versie van 21 apr 2021 09:57
Regel 1:		Regel 1:
	<languages /><translate>		<languages /><translate>
			<!--T:1-->
	Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....		Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

	== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? ==		== Wat komt er in aanmerking om te verwijderen? == <!--T:2-->

	=== Dubbels ===		=== Dubbels === <!--T:3-->

			<!--T:4-->
	[[Bestand:Printed-matter-paper-press.jpg\|500px\|links]]		[[Bestand:Printed-matter-paper-press.jpg\|500px\|links]]

			<!--T:5-->
	Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.		Dubbels zijn identieke documenten. Vanaf het moment dat er een aantekening op het verder identieke document staat, is het geen dubbel meer. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je organisatie ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, twee exemplaren volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versies.

			<!--T:6-->
	<blockquote>'''Let op''': verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.</blockquote>

	=== Kladversies ===		=== Kladversies === <!--T:7-->
	Kladversies zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Deze komen in aanmerking om te verwijderen als ze weinig verschillen van de eindversie.		Kladversies zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Deze komen in aanmerking om te verwijderen als ze weinig verschillen van de eindversie.

			<!--T:8-->
	<blockquote>'''Let op''': Kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk aan vroege versies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald, kladversies van een brief of mail die substantieel verschillen van het eindproduct, of werkversies binnen een creatief proces.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk aan vroege versies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald, kladversies van een brief of mail die substantieel verschillen van het eindproduct, of werkversies binnen een creatief proces.</blockquote>

	=== Korte notities zonder veel belang ===		=== Korte notities zonder veel belang === <!--T:9-->
	Eens het praktische nut voorbij is, kunnen korte notities zonder veel belang verwijderd worden.		Eens het praktische nut voorbij is, kunnen korte notities zonder veel belang verwijderd worden.

	=== E-mails ===		=== E-mails === <!--T:10-->
	Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool [[E-mails archiveren: hoe en waarom?]] voor meer tips voor het beheer van je e-mails.		Ook je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig op te ruimen. E-mailcorrespondentie bevat veel ballast - denk aan spam, reclame- en nieuwsberichten, mails die gestuurd werden om een afspraak in te plannen. Dit type berichten hoeft niet permanent bewaard te worden en wordt het best verwijderd eens het praktische of informatieve nut verdwenen is. Ga naar de tool [[E-mails archiveren: hoe en waarom?]] voor meer tips voor het beheer van je e-mails.

	=== Lege mappen en bestanden ===		=== Lege mappen en bestanden === <!--T:11-->
	Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.		Verwijder lege mappen en bestanden die doorheen de tijd of na schoning zijn ontstaan. Ze bevatten immers geen archief. Ze verwijderen komt de overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid ten goede.

			<!--T:12-->
	<blockquote>'''Let op''': Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Lege mappen voegen in sommige gevallen belangrijke contextinformatie toe aan een archief.</blockquote>

			<!--T:13-->
	[[Bestand:Stapler-office-paperclip-paperclips-thumbnail.jpg\|500px\|links]]		[[Bestand:Stapler-office-paperclip-paperclips-thumbnail.jpg\|500px\|links]]

	=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven ===		=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven === <!--T:14-->
	In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.		In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.

	<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>

	=== Elementen die de documenten kunnen beschadigen ===		=== Elementen die de documenten kunnen beschadigen === <!--T:15-->

			<!--T:16-->
	Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften, .... In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.		Verwijder in het papieren archief schadelijke materialen zoals nietjes, rekkertjes, plastic mapjes, ringkaften, .... In het digitale archief vormen virussen het grootste risico.

	== Hoe? ==		== Hoe? == <!--T:17-->
	=== Digitaal ===		=== Digitaal ===

Regel 50:		Regel 58:
	Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.		Zorg voor een regelmatige update van de software, zodat je steeds met een actuele versie van de antivirussoftware werkt.

	==== Dubbels opsporen ====		==== Dubbels opsporen ==== <!--T:18-->
	Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].		Vooraleer je dubbele bestanden kan opsporen, moeten ''checksums'' aangemaakt worden. Dit is de digitale vingerafdruk van een bestand, een controlegetal dat aan bestanden wordt toegekend. Zodra er ook maar iets aan de bestanden is gewijzigd, genereert de checksumsoftware een nieuwe reeks getallen. Elk gewijzigd bestand krijgt met andere woorden een nieuw controlegetal. Dit impliceert dus dat wanneer bestanden in het archief dezelfde checksum hebben, het om dubbels gaat. Raadpleeg voor het aanmaken van checksums de pagina [[Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken]].

			<!--T:19-->
	[[Bestand:Binairecode.jpg\|500px\|links]]		[[Bestand:Binairecode.jpg\|500px\|links]]

Regel 61:		Regel 70:
	* Duplicate File Finder (Windows, Linux)		* Duplicate File Finder (Windows, Linux)

			<!--T:20-->
	<blockquote>'''Let op:''' Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.		<blockquote>'''Let op:''' Twee identieke bestanden (of bestanden met een identieke checksum) kunnen toch een andere bestandsnaam hebben.
	</blockquote>		</blockquote>

			<!--T:21-->
	Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.		Dubbels die inhoudelijk hetzelfde zijn, maar bewaard werden in verschillende bestandsformaten, worden met deze checksums niet opgespoord.
	Verwijderen van lege mappen		Verwijderen van lege mappen
Regel 70:		Regel 81:
	RED (Windows)		RED (Windows)

	=== Papier ===		=== Papier === <!--T:22-->
	Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.		Voor het schonen van een papieren archief bestaan helaas geen handige tools en zijn manuele handelingen noodzakelijk. Een gouden tip is om niet te lang te wachten na het afsluiten van een dossier of project. Zo zit het nog fris in je geheugen.

	<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van de schadelijke verpakkingselementen op dat je geen contextinformatie verwijdert. Documenten die in mapjes zitten of aan elkaar geniet zijn, zijn dat in de de meeste gevallen om een specifieke reden. Als je dergelijke verpakkingsmaterialen verwijdert, vervang je deze door papieren mapjes die de documenten samenhouden en noteer je op die map hetzelfde opschrift als op de oorspronkelijke, schadelijke map.</blockquote>

			<!--T:23-->
	''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''		''Auteur: Eline De Lepeleire ([[Letterenhuis]])''
	[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]		[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]
	[[Categorie:Primaire Tools]]		[[Categorie:Primaire Tools]]
	</translate>		</translate>

Bart Magnus op 21 apr 2021 om 09:57

2021-04-21T09:57:10Z

← Oudere versie		Versie van 21 apr 2021 09:57
Regel 1:		Regel 1:
			<languages /><translate>
	Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....		Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

Regel 78:		Regel 78:
	[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]		[[Categorie:3. Weggooien en bijhouden]]
	[[Categorie:Primaire Tools]]		[[Categorie:Primaire Tools]]
			</translate>

ElineDeLepeleire: /* Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven */

2021-01-06T16:08:26Z

Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven

← Oudere versie		Versie van 6 jan 2021 16:08
Regel 31:		Regel 31:

	=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven ===		=== Financiële en administratieve stukken die niet permanent bewaard moeten blijven ===
	In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, ~~overheid~~ en organisaties zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.		In financiële en administratieve archieven zijn er heel wat reeksen die niet permanent bewaard moeten blijven. Denk aan rekeninguittreksels en bewijsstukken (bv. facturen, ontvangstbewijzen), vakantieroosters van personeel, enz. Particulieren, overheden en organisaties en bedrijven in verschillende rechtsvormen zijn verplicht zich minimaal te houden aan de wettelijke bewaartermijnen.

	<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>		<blockquote>'''Let op''': Neem deze lijsten met bewaartermijnen niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.</blockquote>