Waardebepaling/fr

Un aspect important d'une bonne gestion des archives ou collections est de savoir pourquoi vos documents ou pièces ont de la valeur. Plusieurs aspects jouent un rôle plus ou moins important dans la détermination de la valeur.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la détermination de la valeur ?
• Pourquoi est-il important de déterminer la valeur de vos documents ou pièces ?
• Quelle valeur peuvent avoir les pièces de vos archives ou collections ?
• Comment évaluer la valeur ?

L'évaluation consiste à déterminer la valeur d'un document, d'un ensemble de documents, d'un dossier ou d'un objet. Le choix entre la conservation et la destruction, puis l'application de ce choix, s'appelle la "sélection". Pour faire une bonne sélection de documents et d'objets, il faut d'abord connaître leur valeur et leur importance.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Les documents et les objets peuvent avoir une valeur :

• d'usage ou une utilité pratique
• administrative
• juridique
• culturelle et historique
• patrimoniale
• en tant qu'outil de promotion
• émotionnelle
• symbolique
• esthétique
• économique
• artistique

Les points ci-dessous vous aideront à déterminer la valeur de (certaines parties de) vos archives et collections, ainsi qu'à décider si vous devez ou non conserver quelque chose (de manière permanente).

Een inleiding tot waardebepaling binnen de muziek en podiumkunsten, vind je terug in de video Leren archiveren: Wat bewaar je wel en niet? van CEMPER en Podiumkunst.net.

Comment déterminer la valeur ?

Répondez aux questions suivantes :

• Ces documents ou objets protègent-ils les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs légaux ?
• La perte du document ou de l'objet nuit-elle à une représentation fidèle de votre travail ? En d'autres termes, a-t-il une valeur historique pour vous ou votre organisation ?
• Le document ou l'objet a-t-il une valeur émotionnelle pour vous ou votre organisation ?

Vous répondez à ces questions une ou plusieurs fois par "oui" ? Si c'est le cas, le document ou l'objet peut faire l'objet d'une conservation temporaire ou permanente. Vous trouverez ci-dessous une liste indicative de ces documents ou objets.

Qu'est-ce qui peut être conservé de façon permanente ?

• Les documents ou objets représentatifs de la fondation, des objectifs et des méthodes de fonctionnement de l'organisation (ex. les rapports du conseil d'administration).
• Les documents ou objets qui protègent les droits légaux de votre organisation, de ses employés ou de ses successeurs (ex. le contrat de location du bâtiment ou les dossiers d'emploi concernant les droits à la retraite des employés, etc.).
• Les documents et objets importants pour une représentation correcte de votre travail artistique.
• Les documents et objets montrant les principales activités (ex. les plans d'action).
• Les documents et objets que l'organisation produit et conserve, qui sont essentiellement la raison d'être de l'organisation (ex. les dossiers de production).

Qu'est-ce qui peut être détruit ?

• Les documents dont les délais légaux de conservation sont expirés.
• Tous les documents et objets de faible valeur administrative, juridique, artistique ou scientifique, qui ont perdu presque immédiatement leur importance pratique (ex. les offres spontanées de fournisseurs, les invitations à des réunions, les épreuves, etc.).
• Les documents qui peuvent être conservés ailleurs. Les revues spécialisées, par exemple, sont conservées par les bibliothèques (patrimoniales) et/ou l'organisation qui a publié les revues (spécialisées).

Attention : pour certains documents ou fichiers, vous devez conserver une copie physique et une copie numérique. Vous trouverez des informations à ce sujet dans la catégorie Conservation matérielle.

Les listes de sélection comme source d'inspiration

Les listes de sélection (en néerlandais) ci-dessous, spécifiquement destinées aux organisations artistiques, peuvent peut-être vous inspirer.

• Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie. Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, pp. 170-203.
• Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E. Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004

Délais légaux de conservation

Les ASBL, les indépendants et les SRL sont tenus de respecter les délais légaux de conservation. Vous trouverez une liste récapitulative (en néerlandais) des délais de conservation sur le site web des autorités flamandes.

Cultuurloket stelde een handig lijstje op met verplichtingen voor vzw’s. Zoals je hierin kan zien, moet een vzw een intern verenigingsdossier opstellen en (permanent) bewaren. Dit bevat:

• Ledenregister

• Notulen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan (ook de uitnodiging en agenda bewaar je best; hiermee kan je aantonen dat je deze organen tijdig hebt samengeroepen)

• Boekhoudkundige stukken:
  • Begroting
  • Dagboeken
  • Inventaris
  • Jaarrekening

• Jaarverslag (voor grotere vzw’s)

• Intern reglement (als je dit hebt; dat zou in de statuten moeten staan)

• UBO-register

Ook van documenten die je neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (zoals een oprichtingsakte en (wijzigingen van) statuten) bewaar je best zelf nog een kopie. Zo hoef je niet te vertrouwen op de goede werking van de griffie. Een lijstje van deze documenten kan je terugvinden in deze checklist onder ‘extern verenigingsdossier’.

Verder ben je verplicht om boekhoudkundige bewijsstukken (zoals kassabonnetjes, rekeningen, facturen, bankuittreksels, huurcontracten ...) te bewaren voor 10 jaar. Deze moet je kunnen voorleggen bij controle. Na 10 jaar kan je deze met een gerust hart weggooien. Let wel op: begrotingen, dagboeken en jaarrekeningen bewaar je (zoals hierboven vermeld werd) wel zolang de vzw bestaat.

Voor personeelsdossiers en sociale documenten gelden meerdere regels. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (bekend als AVG of GDPR) vereist dat je persoonsgegevens niet langer bijhoudt dan strikt noodzakelijk. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit is een periode van maximum vijf jaar nadat een medewerker uit dienst is getreden voldoende om een vlotte administratie te garanderen. Daarna mag het dossier verwijderd worden.

Hierop gelden enkele uitzonderingen. Een werkgever is verplicht om het personeelsregister, speciale personeelsregister, de individuele rekening en eventuele bijlagen vijf jaar bij te houden. Onkostennota’s moet je, net als andere boekhoudkundige stukken, 10 jaar bijhouden. Ook (maandelijkse) loonfiches en fiscale fiches hou je 10 jaar bij: medewerkers moeten hun eigen fiches voor diezelfde termijn bijhouden. Jaarlijkse loonoverzichten hou je best bij tot aan het pensioen van de werknemer. Als je deze datum niet kent, hou de documenten dan 50 jaar bij. Een overzicht van bewaartermijnen voor personeelsdocumenten vind je op de website van sociaal secretariaat Attentia.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contacter une organisation patrimoniale

Vous ne savez pas si vous pouvez détruire certains documents et/ou objets ou si vous devez les conserver définitivement ? Prenez alors contact avec une organisation patrimoniale. Elle peut vous conseiller et vous aider à trouver d'autres personnes intéressées par certaines parties de vos archives et/ou collections (ex. votre bibliothèque).

Noter ce que vous détruisez

Enfin, lors de la destruction (de parties) de vos archives et collections, il est important de toujours dresser une liste (avec justifications) des documents et objets qui seront détruits. Sur base de cette liste, vous pourrez vérifier ultérieurement si tel ou tel document ou objet introuvable a été détruit délibérément ou s'il a été perdu. En outre, il convient de déterminer qui est responsable en dernier ressort de la décision de détruire des pièces d'archives et de collections.