Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)/fr

Une description au niveau des dossiers d'archives ou de la collection décrit la collection dans son ensemble. Une description à ce niveau peut être préparée rapidement, mais ne permet pas d'accéder en détail à des documents individuels.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'une description au niveau des archives ou des collections ;
• À quoi peut servir une description d'archives ou de collection ;
• Comment créer une description au niveau de l'archive ou de la collection ;
• Quels modèles vous pouvez utiliser à cette fin.

Dans cet outil, nous expliquons comment décrire des archives dans leur ensemble. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.

Wat?

In sommige gevallen is het nodig om een beschrijving te maken van je volledige archief of collectie(s), bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een erfgoeddatabank. Dit scenario verschilt van de bovenstaande methodes omdat je in feite maar één beschrijving maakt. Een beschrijving van het volledige archief of collectie geeft ook enkel de meest algemene gedeelde kenmerken. Het kan bijgevolg niet gebruikt worden om de inhoud van een archief of collectie in detail te beschrijven en ontsluiten. Een beschrijving op archief- of collectieniveau zal in de praktijk doorgaans worden aangevuld met een meer gedetailleerde toegang.

ISAD(G)

ISAD(G) is een standaard die in de archiefsector gebruikt wordt om archieven te beschrijven op het hoogste niveau. Binnen ISAD(G) zijn er zes verplichte basisvelden:

• Referentie
• Titel
• Archiefvormer
• Datering
• Omvang
• Beschrijvingsniveau

Naast deze zes verplichte velden zijn er twintig optionele beschrijvingselementen. Voor een overzicht van deze velden zie de Nederlandstalige handleiding voor ISAD(G) en het sjabloon voor een volledige ISAD(G)-fiche.

Bekijk onderstaande voorbeelden van ingevulde ISAD(G)-fiches om een beter beeld te krijgen van wat er precies verwacht wordt:

• ISAD(G)-fiche Kopergietery
• ISAD(G)-fiche Toneelhuis

COMETA

COMETA staat voor ‘collectiemetadata’ of gegevens over collecties. Het is een model voor het maken van gestructureerde beschrijvingen van erfgoed op het niveau van de collectie. Het model kwam tot stand door de vergelijking van bestaande standaarden, zoals ISAD(G) (zie boven) en RSLP, en bestaande praktijken, maar het is zelf geen standaard of erkende norm.

De Archiefbank, de online databank van private archieven, maakt gebruikt van de ISAD(G)-standaard en het Cometa-model. Raadpleeg de tool Registreren in Archiefbank voor meer informatie.

Tips

• Wees in je beschrijvingen beknopt, maar probeer steeds de belangrijkste details mee te geven. Hoe gedetailleerder de beschrijvingen, hoe gemakkelijker het wordt om het juiste stuk terug te vinden.
• Het is niet nodig om een duur archiefbeschrijvingssysteem aan te kopen. Deze zijn vooral bedoeld voor professionele archiefinstellingen. Voor de beschrijving van je archief of collectie(s) zijn programma’s als Word of Excel (of hun equivalenten) meer dan voldoende.
• Haal voor de beschrijving (en eventueel ordening) van je archief inspiratie bij collega-instellingen en -organisaties. Ook archiefinstellingen en dienstverlenende organisaties kunnen je op dit vlak een dienst bewijzen en van de nodige documentatie voorzien.
• Heb je hulp nodig hebt bij het beschrijven van een archief of collectie, neem contact op met een TRACKS-partnerorganisatie.

Auteurs : Florian Daemen (AMVB), Het Firmament, Wim Lowet (VAi)