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| Naam | Huidige inhoud |
|---|---|
| g Engels (en) | When you put the descriptions in your organisational structure, you will notice that the physical order of the items in the boxes is different from the 'intellectual order' in your inventory, because the boxes are numbered consecutively (1, 2, 3...), whereas the numbers in the inventory don't necessarily follow on from each other. The instinct in this situation is to want to renumber the archive, but this is strongly advised against for a number of reasons: * You can use the inventory to quickly find all archival boxes and it doesn't matter that dossiers from the same series aren't physically next to each other. The inventory numbers actually act as placement codes and form the link between the abstract description in the inventory and the physical item itself, so renumbering offers no practical benefit; * Renumbering is time-consuming; * There is a significant risk of mistakes; * Every addition to your archive means you have to renumber everything, so as well as being useless, it's also a waste of time. |
| g Frans (fr) | Lorsque vous attribuez des descriptions à la structure de classement, vous remarquerez que la disposition physique des articles dans les boîtes diffère du "classement intellectuel" que vous utiliseriez dans l'inventaire. En effet, les boîtes ont une numérotation continue (1, 2, 3, etc.), alors que dans l'inventaire, les numéros ne se suivent pas nécessairement. Le réflexe dans cette situation est de vouloir renuméroter les archives. Ceci est fortement déconseillé pour plusieurs raisons : * L'inventaire permet de retrouver facilement toutes les boîtes de dossiers, et il importe peu que les dossiers d'une même série ne soient pas physiquement côte à côte. Les numéros d'inventaire servent en fait de codes d'emplacement et forment le lien entre la description abstraite de l'inventaire et le document physique. La renumérotation n'apporte aucune valeur ajoutée à cet égard. * La renumérotation prend beaucoup de temps. * Le risque d'erreur est élevé. * À chaque ajout aux archives, il faut tout renuméroter. C'est donc non seulement inutile, mais c'est aussi une perte de temps. |