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| Naam | Huidige inhoud |
|---|---|
| g Engels (en) | ==Storing content== * Inform all employees about what proper storage of your archive and collections entails. * Make agreements for an annual '''inspection''' of the archive/collection to check for damage (e.g. mould, pests, moisture...). * Make agreements about how archive items can be looked up for internal use. * Archive items are not normally loaned out in principle. But if they are, draw up a contract that lists the archive or collection pieces, and states how long they are being borrowed for and by whom. * Documents and/or objects that are duplicates or which do not need to be stored in the long term can be loaned out, given away or sold. Make clear agreements about this and set conditions. |
| g Frans (fr) | ==Conserver des éléments physiques== * Informez l'ensemble du personnel de ce qu'implique une bonne conservation de vos archives et collections. * Prévoyez des '''contrôles''' (annuels) des archives et collections, afin de détecter des dommages (causés par exemple par la moisissure, les nuisibles, l'humidité, etc.). * Convenez de la manière dont les documents d'archives peuvent être consultés à des fins internes. * En principe, les documents d'archives ne sont pas prêtés. Si vous les prêtez, établissez un contrat dans lequel vous dressez la liste des pièces d'archives ou de collections et indiquez pendant combien de temps et par qui elles sont empruntées. * Les documents et/ou objets qui sont des doublons ou qui ne doivent pas être conservés de manière permanente peuvent éventuellement être prêtés, donnés ou vendus. Prenez des dispositions claires et fixez les conditions de cette opération. |