Translations:Verantwoordelijkheden en afspraken/8/fr
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Conserver des éléments physiques
- Informez l'ensemble du personnel de ce qu'implique une bonne conservation de vos archives et collections.
- Prévoyez des contrôles (annuels) des archives et collections, afin de détecter des dommages (causés par exemple à la moisissure, aux nuisibles, à l'humidité, etc.).
- Convenez de la manière dont les documents d'archives peuvent être consultés à des fins internes.
- En principe, les documents d'archives ne sont pas prêtés. Si vous les prêtez, établissez un contrat dans lequel vous dressez la liste des pièces d'archives ou de collection et indiquez pendant combien de temps et par qui elles sont empruntées.
- Les documents et/ou objets qui sont des doublons ou qui ne doivent pas être conservés de manière permanente peuvent éventuellement être prêtés, donnés ou vendus. Prenez des dispositions claires et fixez les conditions de cette opération.