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Il se peut également que vous possédiez certains documents à la fois sous forme physique et numérique. Par exemple, vous pouvez avoir une impression papier de votre rapport annuel, mais aussi en conserver une version numérique. Conservez-vous les deux versions ou supprimez-vous l'une d'entre elles ? Dans la plupart des cas, la deuxième solution s'applique : si vous conservez un document particulier à la fois physiquement et numériquement, cela suffit. En général, on opte alors pour la version numérique, car la version physique n'est souvent qu'une impression sans notes supplémentaires. Cependant, il peut être intéressant de conserver un dossier à la fois physiquement et numériquement. Pensez aux affiches, par exemple : vous voudrez peut-être les exposer un jour à l'occasion de l'anniversaire de votre organisation. Dans ce cas, il est préférable de conserver les deux versions.