Translations:Naamgeving van mappen en bestanden/15/nl

Bestandsnamen moeten kort maar krachtig zijn en volgen best een vaste structuur die je in overleg met je collega’s vastlegt. Wat er in de bestandsnaam staat, is deels afhankelijk van de inhoud van het document. De bestandsnaam kan de volgende onderdelen bevatten:

• Type document: verslag, agenda, onkostennota, subsidiedossier, etc. Hier kunnen eventueel afgesproken afkortingen voor gebruikt worden, maar zorg er dan wel voor dat deze afkortingen in een centrale lijst worden toegelicht.
• Auteur: wanneer verschillende auteurs aan dezelfde versie van een document werken, of wanneer er auteursrechten op rusten (zoals bv. foto’s), kan het lonen om de namen in de titel op te nemen. Je kan intern afspreken om hier bijvoorbeeld de initialen voor te gebruiken.
• Afzender en/of geadresseerde: bij e-mailberichten worden deze best in de titel opgenomen, eventueel als initialen.
• Projectnummer of klassementnummer: dit kan handig zijn bij reeksen die sowieso genummerd worden, zoals bestelbonnen. Door het nummer vooraan in de bestandsnaam te plaatsen, kan je ervoor zorgen dat de computer de bestanden automatisch in de juiste volgorde zet.
• Versiebepaling: maak steeds een onderscheid tussen verschillende versies of iteraties van dezelfde tekst, zodat je steeds op de meest recente versie verder werkt. Gebruik bij voorkeur afkortingen als: v0_1, v1, v1_1, v2.
• Datering: plaats steeds de datum van aanmaak van het document in de titel. De computer geeft in de verkenner immers enkel de datum van de laatste aanpassing, wat voor verwarring kan zorgen. Gebruikt steeds de structuur JJJJMMDD. Door de datering steeds vooraan in de bestandsnaam te zetten, kan je je digitale documenten makkelijk chronologisch ordenen.