Z33: a practical example of strategic digital transformation in the arts sector
Z33 is a centre for contemporary art, design and architecture, where the temporary and experimental take
centre stage. In this context, archiving can easily seem like a sideshow. Something for later. Something to do when there’s time. Yet it’s precisely the fleeting nature of the work that makes archiving so important. When you work with temporary exhibitions, changing collaborations and project-based production, you’re constantly creating something new, without always having time to document what came before. And that can be risky. In recent years, Z33 has come to realise that caring for its archive is essential. Not to preserve the past as a monument, but to understand the present and provide lasting support for the future. The shift began with an analysis of how the organisation worked. What was stored where? Who decided on folder structures? What happened when someone left? And how could valuable information be kept from getting lost among desktops, drives and shared folders?
The conclusion was clear: the existing digital archive was fragmented, partly invisible and poorly suited to the realities of the organisation’s work. More importantly, Z33 realised that archiving is about more than structure and technology: it’s also about culture and behaviour.
Z33 besloot het thema archiefzorg niet enkel technisch aan te pakken, maar het te integreren in een breder traject van digitale transformatie. Samen met een tijdelijke projectmedewerker digitale archivering werd een intensief traject opgestart dat vertrok vanuit een gedeelde visie. Archivering werd gedefinieerd als een actief werkinstrument dat de artistieke, zakelijke en educatieve werking ondersteunt, verbindingen mogelijk maakt tussen teams en zelfs bijdraagt aan de professionele uitstraling van de organisatie. Deze visie werd verankerd in drie strategische pijlers: helderheid, toegankelijkheid en duurzaamheid.
Helderheid betekende het ontwikkelen van een centrale mappenstructuur die intuïtief werkt voor alle medewerkers. Niet als een top-down opgelegd systeem, maar als een gedeeld kader gebaseerd op de reële workflows binnen de organisatie. Toegankelijkheid kreeg vorm via afspraken rond toegangsbeheer, verantwoordelijkheden en rollen, met bijzondere aandacht voor tijdelijke medewerkers en externe partners. Duurzaamheid werd benaderd als een combinatie van technische veiligheid, zoals de overstap naar een cloudomgeving via SharePoint, én organisatorische verankering, onder meer door opleiding, sensibilisering en Trash Days.
Cruciaal in dit hele proces was de aansluiting bij de basiszorgrichtlijnen van TRACKS. Die gaven niet alleen richting aan de inhoudelijke keuzes, maar boden ook een taal om het belang van archiefzorg intern te verankeren en extern te communiceren. TRACKS fungeerde als toetssteen én als legitimatie.
De implementatie van het nieuwe archiefbeleid verliep in fases. Eerst werd de centrale server geherstructureerd, vervolgens werd een protocol voor naamgeving en documentering ontwikkeld en getest op recente werkjaren. Daarna volgden opleidingen en interne coachingtrajecten, met specifieke aandacht voor de noden van individuele medewerkers en teams. De migratie naar SharePoint werd voorbereid als een volgende stap, waarbij het archief niet louter werd verplaatst, maar fundamenteel herdacht.
Binnen Z33 werd tijdens het traject rond digitale transformatie al snel duidelijk dat het klassieke onderscheid tussen “werkdocumenten” en “archief” niet meer volstond. In een organisatie waar samenwerking dynamisch verloopt, waar projecten vaak iteratief worden opgebouwd, en waar digitale bestanden voortdurend in beweging zijn, is er zelden een scherp moment waarop een document klaar is om naar het archief te verhuizen. Die realiteit vroeg om een herdefiniëring van wat archiveren voor ons betekent.
Z33 kiest er bewust voor om niet langer te spreken over archiveren in de enge zin van het woord, maar over het documenteren van werkprocessen. Daarmee verschuift de focus van ‘bewaren wat afgerond is’ naar ‘zichtbaar maken hoe we werken’. Deze benadering erkent dat veel documenten in de culturele sector niet bedoeld zijn als eindproducten, maar als tussentijdse dragers van kennis, overleg, reflectie of productie. Documenteren is dus geen eindpunt, maar een continue praktijk die mee evolueert met het werk zelf. Door het werkproces zelf te documenteren, ontstaan er trouwens twee voordelen. Enerzijds ontstaat er meer transparantie: teamleden, tijdelijke collega’s of opvolgers kunnen vlot terugvinden hoe beslissingen tot stand kwamen, wat er al gedaan is, en welke stappen nog moeten volgen. Anderzijds draagt het bij aan institutioneel geheugen: het zorgt ervoor dat kennis, zelfs als die informeel of impliciet is, niet verloren gaat wanneer projecten worden afgerond.
De knip tussen actieve werkdocumenten en archief is er dus nog steeds, maar ze is minder binair. Het digitale archief wordt eerder gezien als een levend geheugen, waarin documenten in verschillende fasen kunnen bestaan. Sommige documenten zijn gearchiveerd omdat ze beleidsmatig of juridisch belangrijk zijn, andere blijven ‘werkend’ omdat ze doorlopend geraadpleegd of aangepast worden. De mappenstructuur en het protocol van Z33 houden expliciet rekening met dit spanningsveld. Deze keuze vraagt ook om nieuwe omgangsvormen. Bestanden worden niet zomaar gearchiveerd omdat ze ‘af’ zijn, maar omdat ze betekenisvol zijn binnen een werkproces. Dat betekent ook dat we leren benoemen wat we bewaren en waarom, en dat die redenering deel uitmaakt van het werk zelf. Medewerkers worden aangespoord om reflectief om te gaan met hun digitale sporen: wat heeft waarde voor een collega, voor de organisatie, of voor later hergebruik? Wat draagt bij aan collectief geheugen?
Zo schuift Z33 geleidelijk op van een archief als statische opslag naar een dynamisch instrument voor werk- en leerprocessen. In die benadering is archiveren niet langer iets wat pas gebeurt na het werk, maar iets wat in het werk verweven zit. Het hernoemen van archiveren naar documenteren van werkprocessen is dan ook geen semantisch detail, maar een strategische keuze die vertrekt vanuit de realiteit van artistieke, educatieve en organisatorische praktijken.
Wat dit traject bijzonder maakt, is de manier waarop archiefzorg werd benaderd als een collectief leerproces. Niet vanuit een streven naar perfectie, maar vanuit het idee van gedeeld eigenaarschap. Digitale archivering werd niet gezien als een bijkomende taak voor een enkeling, maar als een gedeelde verantwoordelijkheid die alleen kan slagen als ze gedragen wordt door het hele team. Deze benadering maakte het mogelijk om weerstand te erkennen, tijd te nemen voor dialoog, en oplossingen te vinden die zowel technisch robuust als menselijk haalbaar zijn.
Digitale archiefzorg is niet enkel een administratieve verplichting, maar ook een kans om als organisatie te groeien. Door te investeren in duidelijke structuren en gedragen protocollen, ontstaat ruimte om het artistieke werk te versterken, de interne samenwerking te verbeteren en de institutionele continuïteit te waarborgen. Het archief wordt zo geen eindpunt, maar een vertrekpunt. Geen opslagplaats, maar een dynamisch geheugen.
Auteur: Frederic Busscher (Z33)