Z33: a practical example of strategic digital transformation in the arts sector
Z33 is a centre for contemporary art, design and architecture, where the temporary and experimental take
centre stage. In this context, archiving can easily seem like a sideshow. Something for later. Something to do when there’s time. Yet it’s precisely the fleeting nature of the work that makes archiving so important. When you work with temporary exhibitions, changing collaborations and project-based production, you’re constantly creating something new, without always having time to document what came before. And that can be risky. In recent years, Z33 has come to realise that caring for its archive is essential. Not to preserve the past as a monument, but to understand the present and provide lasting support for the future. The shift began with an analysis of how the organisation worked. What was stored where? Who decided on folder structures? What happened when someone left? And how could valuable information be kept from getting lost among desktops, drives and shared folders?
The conclusion was clear: the existing digital archive was fragmented, partly invisible and poorly suited to the realities of the organisation’s work. More importantly, Z33 realised that archiving is about more than structure and technology: it’s also about culture and behaviour.
Z33 decided to address archival management as more than a technical issue, embedding it in a broader digital transformation programme. Working with a temporary digital archiving project officer, the organisation launched an intensive programme based on a shared vision. Archiving was defined as an active working tool that supports Z33’s artistic, operational and educational work, helps teams connect and even contributes to the organisation’s professional image. This vision was built around three strategic pillars: clarity, accessibility and sustainability.
Clarity meant developing a central folder structure that would be intuitive for all staff. Rather than imposing a system from the top down, Z33 created a shared framework based on the organisation’s actual workflows. Accessibility took shape through agreements on access management, responsibilities and roles, with particular attention to temporary staff and external partners. Sustainability was approached as a combination of technical security, such as moving to a cloud environment through SharePoint, and embedding the changes in the organisation through training, awareness-raising and Trash Days.
A crucial part of the process was aligning the work with TRACKS’ basic management guidelines. These not only helped guide decisions, but also provided a shared language for embedding the importance of archival management within the organisation and communicating it externally. TRACKS served as both a benchmark and a source of legitimacy.
The new archive policy was implemented in stages. First, the central server was restructured. Next, a protocol for naming and documenting files was developed and tested on recent working years. This was followed by training and internal coaching, with particular attention to the needs of individual staff members and teams. The move to SharePoint was prepared as a next step: the archive would not simply be moved, but fundamentally rethought.
During its digital transformation programme, Z33 soon realised that the traditional distinction between ‘working documents’ and ‘the archive’ was no longer enough. In an organisation where collaboration is dynamic, projects often evolve through iteration and digital files are constantly changing, there is rarely a clear point at which a document is ready to be moved into the archive. This reality called for a fresh understanding of what archiving means to us.
Z33 has deliberately moved away from using ‘archiving’ in its narrow sense and now talks about documenting work processes. The focus shifts from ‘preserving what’s finished’ to ‘making visible how we work’. This approach recognises that many documents in the cultural sector aren’t intended as finished products. Instead, they carry knowledge, discussion, reflection or production along the way. Documentation is therefore not an end point, but an ongoing practice that evolves with the work itself. Documenting the work process also brings two benefits. First, it creates greater transparency: team members, temporary colleagues and successors can easily find out how decisions were made, what has already been done and what steps are still to come. Second, it strengthens institutional memory, ensuring that knowledge isn’t lost when projects end, even if that knowledge is informal or implicit.
De knip tussen actieve werkdocumenten en archief is er dus nog steeds, maar ze is minder binair. Het digitale archief wordt eerder gezien als een levend geheugen, waarin documenten in verschillende fasen kunnen bestaan. Sommige documenten zijn gearchiveerd omdat ze beleidsmatig of juridisch belangrijk zijn, andere blijven ‘werkend’ omdat ze doorlopend geraadpleegd of aangepast worden. De mappenstructuur en het protocol van Z33 houden expliciet rekening met dit spanningsveld. Deze keuze vraagt ook om nieuwe omgangsvormen. Bestanden worden niet zomaar gearchiveerd omdat ze ‘af’ zijn, maar omdat ze betekenisvol zijn binnen een werkproces. Dat betekent ook dat we leren benoemen wat we bewaren en waarom, en dat die redenering deel uitmaakt van het werk zelf. Medewerkers worden aangespoord om reflectief om te gaan met hun digitale sporen: wat heeft waarde voor een collega, voor de organisatie, of voor later hergebruik? Wat draagt bij aan collectief geheugen?
Zo schuift Z33 geleidelijk op van een archief als statische opslag naar een dynamisch instrument voor werk- en leerprocessen. In die benadering is archiveren niet langer iets wat pas gebeurt na het werk, maar iets wat in het werk verweven zit. Het hernoemen van archiveren naar documenteren van werkprocessen is dan ook geen semantisch detail, maar een strategische keuze die vertrekt vanuit de realiteit van artistieke, educatieve en organisatorische praktijken.
Wat dit traject bijzonder maakt, is de manier waarop archiefzorg werd benaderd als een collectief leerproces. Niet vanuit een streven naar perfectie, maar vanuit het idee van gedeeld eigenaarschap. Digitale archivering werd niet gezien als een bijkomende taak voor een enkeling, maar als een gedeelde verantwoordelijkheid die alleen kan slagen als ze gedragen wordt door het hele team. Deze benadering maakte het mogelijk om weerstand te erkennen, tijd te nemen voor dialoog, en oplossingen te vinden die zowel technisch robuust als menselijk haalbaar zijn.
Digitale archiefzorg is niet enkel een administratieve verplichting, maar ook een kans om als organisatie te groeien. Door te investeren in duidelijke structuren en gedragen protocollen, ontstaat ruimte om het artistieke werk te versterken, de interne samenwerking te verbeteren en de institutionele continuïteit te waarborgen. Het archief wordt zo geen eindpunt, maar een vertrekpunt. Geen opslagplaats, maar een dynamisch geheugen.
Auteur: Frederic Busscher (Z33)