Archief

Het archief van een organisatie, vereniging, persoon of familie bestaat uit alle documenten (archiefstukken of - bescheiden) die de vereniging, de persoon, de familie of de organisatie heeft opgemaakt of ontvangen bij het uitvoeren van zijn/haar taken. De termen archief en archiefbestand worden als synoniem gebruikt. Een archief kan een verschillende leeftijd, vorm of drager hebben.

• Leeftijd: de ouderdom van de archiefstukken speelt geen rol en kan variëren van enkele eeuwen tot enkele minuten.
• Vorm: archiefstukken nemen diverse vormen aan, zoals nota’s en verslagen, brieven, verslagboeken, rekeningen, affiches, een website, e-mailberichten,...
• Drager: de informatie kan vastgelegd zijn op papier, cassette, harde schijf, geheugenstaafje enz.
• Opgemaakt en ontvangen: bv. nota’s die in de schoot van een vereniging werden opgemaakt, behoren tot het archief van een vereniging; diezelfde nota kan zich ook in het archief van een persoon bevinden wanneer die persoon die nota uit hoofde van zijn/haar functie ontving. De brieven die ik ontvang, maken deel uit van mijn persoonlijk archief, niet van het archief van de instantie of persoon die de brief verstuurde. In hun archief kan zich vanzelfsprekend wel een kladje, doorslag of dubbel bevinden van de brief die ik ontving.
• Archiefstukken hoeven niet belangrijk, mooi of kostbaar te zijn. Ze ontlenen hun waarde en betekenis aan het geheel, aan de context (wie heeft ze opgesteld, hoe evolueerden ze, hoe werden ze gebruikt, wie bewaarde ze enz.). (Bron: Archiefbank Vlaanderen)