Archief opruimen met Tristero

Dit praktijkvoorbeeld licht toe hoe bij het Brusselse theatergezelschap Tristero een opruimdag voor het fysieke archief georganiseerd werd om een toegankelijker en overzichtelijker archief te verkrijgen en het gebrek aan opslagruimte op te vangen.

Status

• Afgewerkt: documenten van voorgangers en drukwerk.
• Nog te doen: de werkmappen van de zakelijk leider moeten verder doorgenomen en geordend worden; er waren te weinig archiefdozen waardoor sommige delen van het archief nog herverpakt moeten worden.

Probleemstelling

Het huidige kantoor van Tristero is klein waardoor ze met plaatsgebrek kampen. De huidige zakelijke leider werkt pas sinds 2010 bij het gezelschap. Hij en zijn voorganger werden geconfronteerd met ongeordend archiefmateriaal uit de vroegere periode van het gezelschap. Binnenkort moet het gezelschap misschien verhuizen naar een nieuwe locatie. Een opruimdag zou voor extra ruimte en een toegankelijker en overzichtelijker archief kunnen zorgen.

Methode

1. Documenteren
2. Het archief lokaliseren: documenten identificeren; bepalen welke documenten te bewaren of te verwijderen zijn; te bewaren documenten in archiefdozen plaatsen; te vernietigen documenten verwijderen
3. Opruimen
4. Uitgevoerde acties documenteren: archiefbeschrijving maken; lokalisatielijst maken; vernietigingslijst maken

Lokaliseren van het archief

De eerste stap was het archief lokaliseren zodat er een overzicht verkregen wordt uit wat het archief bestaat en waar het archief bewaard wordt. Manu Devriendt, zakelijk leider en archiefverantwoordelijke van Tristero, leidde ons rond in het archief en lichtte hier en daar wat zaken toe.

Het archief bestaat uit zakelijke documenten (personeelsbeheer, financiën…), briefwisseling, productiedossiers, persmappen, drukwerk, audiovisueel materiaal en promotiemateriaal. Daarnaast waren er documenten waarvan de inhoud niet gekend was: stapels documenten van de vorige zakelijke leider en werkmapjes van de huidige zakelijke leider. Het materiaal wordt bewaard in verschillende kasten en op de bureaus in het kantoor van Tristero.

Opruimen

Daarna kon het opruimen beginnen. De documenten waarvan de inhoud niet gekend was, werden geïdentificeerd en geordend binnen het archief. Overbodige documenten werden daarbij uit het archief verwijderd. Om deze selectie door te voeren werd er gebruik gemaakt van een aantal selectielijsten: Selectielijst voor het archief van een theatergezelschap van Els Michielsen en Een selectielijst voor de dienst dramaturgie van Charis Verbelen. In deze selectielijsten staan richtlijnen voor de bewaring en vernietiging van de verschillende documenten die door een theatergezelschap gecreëerd en ontvangen kunnen worden. De documenten die bewaard moeten blijven werden in zuurvrije dozen gestoken, de te verwijderen documenten werden onmiddellijk uit het archief gehaald.

Er werd gestart met de hoopjes onbekende documenten en de reeds geordende documenten van de voorgangers van de zakelijke leider. Daarna werd het drukwerk en de werkmapjes van de huidige zakelijk leider aangepakt.

Documenten voorgangers

• Persartikels: Er werd een grote hoeveelheid persartikels gevonden. Na een grondige controle met de persmap ontdekten we dat dit dubbels zijn. De dubbels konden verwijderd worden uit het archief.
• Subsidieaanvragen: Subsidieaanvragen zijn belangrijke documenten. Ze reflecteren de visie, missie, geschiedenis en projecten van het gezelschap. Er werd besloten om de subsidieaanvragen te ordenen volgens werkingssubsidies en projectsubsidies. De werkingssubsidies werden nog eens onderverdeeld volgens de instantie waaraan de subsidie gevraagd werd (VGC en Vlaamse Overheid). De projectsubsidies werden bij de productiedossiers gestoken; projecten die niet gerealiseerd werden, werden samen bewaard. In de productiedossiers bleken reeds exemplaren van de subsidieaanvraag te zitten. De dubbels konden bijgevolg verwijderd worden.
• Documentatie: Relevante documentatie werd in de bibliotheekruimte geplaatst. Andere documentatie werd verwijderd uit het archief.
• Producties: Er werden documenten van verschillende producties teruggevonden. Deze documenten werden in het correcte productiedossier geplaatst. Ook de voorbereidende documenten werden bewaard en in de productiedossiers gestoken.
• Financiën: In een kast stonden verschillende mappen ‘financiën’. Deze bevatten boekhoudkundige stukken. Er werd besloten om ze volgens de oude orde te bewaren.
• Doos ‘post in’: Dit zijn de inkomende brieven van Tristero uit de periode 1993-2007. De uitgaande brieven zitten mogelijk in de productiedossiers en bij de subsidieaanvragen. Er werd besloten om deze documenten volgens de oude orde te bewaren omdat het te veel tijd zou kosten om de documenten opnieuw te ordenen.
• Map personeel: De vorige zakelijke leider ordende deze documenten volgens een andere manier dan de huidige zakelijke leider. De documenten werden in twee dozen ‘personeel Tristero’ geplaatst en aangevuld met de personeelsdocumenten van de huidige zakelijke leider.

Promotiemateriaal en drukwerk

• Promotiemateriaal en drukwerk van Tristero: Van iedere uitgave werd een kleine hoeveelheid exemplaren bijgehouden en samen in een doos geplaatst. De overige exemplaren werden verwijderd uit het archief
• Programmablaadjes en drukwerk van externen: Deze documenten werden gesorteerd op ‘Brussel’, ‘België’ en ‘Internationaal’. Dubbels en programmablaadjes waar Tristero niet in vermeld werd, werden verwijderd uit het archief.

Werkmappen van de huidige zakelijke leider

De mappen bestaan hoofdzakelijk uit werkdocumenten die voor een bepaalde periode overal mee naartoe genomen worden. Definitieve documenten worden digitaal bewaard in een geordende mappenstructuur. Omdat de werkdocumenten geen extra inhoudelijke informatie bevatten, konden ze uit het archief verwijderd worden. Er bevonden zich ook persartikels en verslagen van stafvergaderingen in deze mapjes. Deze werden in de correcte doos of map bijgevoegd.

E-mails

De bezorgdheid over de zorg voor e-mails is groot. E-mails zijn een interessante bron omdat ze het ontstaansproces van een productie tonen. Door de eenvoud en snelheid van het medium zit een inbox echter al vlug onoverzichtelijk vol en het vraagt enige discipline om een mailbox op orde te houden. De mailbox van Manu Devriendt bevat alle mails sinds 2002 en bestaat uit elektronische briefwisseling van Tristero, maar ook van periodes bij andere werkgevers en privémails. Door een fout zijn alle berichten van één jaar al eens kwijtgeraakt.

De vraag was dan ook hoe de mails duurzaam te bewaren? Alle mails van Tristero op de gemeenschappelijke server plaatsen? Het vraagt te veel tijd om retroactief de mailbox op te kuisen en de mails te ordenen. Hier werd niet meteen een oplossing voor gevonden, maar er werd voorgesteld dat na iedere productie alle mails in een map gestoken worden en een kleine opruimactie uitgevoerd wordt.

Documenteren

Na het opruimen is het belangrijk dat de uitgevoerde acties gedocumenteerd worden en dat er een lijst gemaakt wordt van de documenten die uit het archief verwijderd werden. Nu het archief van Tristero geordend en samengebracht werd, was het ook het uitgelezen moment om het archief te beschrijven en een nieuwe lokalisatielijst op te maken.

Resultaten

• Dubbels en overbodige werkdocumenten werden verwijderd. Tristero heeft nu meer plaats in de kasten en rekken.
• Documenten waarvan de inhoud niet gekend was, werden geïdentificeerd en in de correcte doos of map geplaatst.
• De documenten werden in zuurvrije dozen gestoken, zodat ze duurzaam bewaard worden en raadpleegbaar blijven.
• Samen opruimen leidde tot nadenken over welke documenten bewaard of verwijderd mogen worden en hoe er geordend moet worden.
• Het archief werd beschreven. De ISAD(G)-beschrijving zal in de Archiefbank gepubliceerd worden.
• Er werd een beknopte lijst opgesteld met alle documenten die werden vernietigd.
• Er werd een aanzet gemaakt van een lokalisatielijst, maar wegens tijdsgebrek werd deze niet afgewerkt. Het archief werd wel volledig met de zakelijke leider doorgenomen.

Auteur: Nastasia Vanderperren (Meemoo), Eline De Lepeleire (Het Firmament)