Cartographier vos archives et collections

La première étape pour entamer le classement de vos archives est de chercher où se trouvent tous vos documents et d'en prendre note correctement.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment faire des recherches dans vos archives ?
• Comment noter l'emplacement de tous vos documents ?
• Que faire de ces informations ?

Avant de pouvoir faire quoi que ce soit avec vos archives ou collections, vous devez savoir où se trouvent tous vos documents et dans quelles conditions ils sont conservés. Ces informations sont très utiles pour formuler des objectifs liés à la conservation de vos archives et collections, afin de définir des priorités et d'élaborer un plan concret, étape par étape. Vous éviterez ainsi de perdre l'aperçu et des parties de vos collections ou archives.

Ce plan par étapes explique comment cartographier vos propres archives et/ou collections. Elle comprend trois étapes principales et s'applique aussi bien aux archives et collections papier que numériques. Un modèle général pour enregistrer des archives et collections, ainsi qu'un modèle pour cartographier du matériel numérique, sont inclus en annexe.

Étape 1 : Préparation

La première question à se poser est de savoir où et par qui les archives et collections sont conservées. Dans quelle(s) pièce(s) se trouvent les archives ? Tout peut être rassemblé dans une pièce centrale, mais dans la plupart des cas, vos archives et collections sont dispersées dans plusieurs locaux de votre organisation. Dressez une liste de tous les endroits où vous trouvez des documents d'archives.

Il peut s'agir d'emplacements physiques (bureau x, salle de répétition y, maison z, etc.) ou de supports numériques (disque dur externe, boîte de disquettes, Google Drive, serveur partagé, etc.). Regardez également dans les bureaux de vos collègues et en dehors de votre organisation. Il est possible que des parties de vos archives se trouvent dans un cercle d'histoire locale ou aux archives municipales. Outre l'emplacement des archives, il convient également d'examiner les mesures déjà prises par votre organisation pour rendre vos archives accessibles. Des parties de vos archives ou collections ont-elles été inventoriées dans le passé, et ces inventaires peuvent-ils être retrouvés ? Quelles informations pouvez-vous en extraire ? Une partie de vos archives a-t-elle été transmise à une institution de conservation et, dans l'affirmative, de quels documents s'agit-il ? La gestion des ordinateurs et du serveur est également importante. Qu'est-il par exemple advenu du matériel qui se trouvait sur les disques locaux lorsque vous êtes passé à un serveur partagé ?

Idéalement, vous devriez également prendre le temps de chercher des informations sur l'histoire de votre organisation :

• Que fait et qu'a fait l'organisation ? Faites un bilan des activités de votre organisation. Cela comprend à la fois les tâches principales de votre organisation et les tâches de soutien qui y sont associées (ex. les finances, l'administration du personnel, la gestion des biens et des bâtiments, les communications, etc.). Les archives et collections découlent de chacune de ces activités. Sur base de cet aperçu, vous aurez une idée des types de documents et d'objets que vous trouverez dans vos archives ou collections. Des changements dans le fonctionnement de votre organisation peuvent expliquer la présence ou l'absence de certains types de documents.
• Quels sont les moments clés de l'histoire de l'organisation ? Notez les dates de fondation, de fusion, de scission, de changement de nom et de modification de la structure organisationnelle (ex. le passage d'une association de fait à une ASBL). Vérifiez également s'il y a eu des événements au cours desquels du patrimoine a disparu, tels qu'un incendie, un sous-sol inondé, un vol ou une panne d'ordinateur. Ces informations vous aideront à contextualiser les archives et collections que vous allez bientôt cartographier, ainsi qu'à retrouver des informations sur des documents plus anciens ou perdus.
• Qui sont et ont été les personnages clés de l'organisation ? Le(s) fondateur(s), les directeurs et les organes de décision (conseil d'administration, assemblée générale) ont une influence majeure sur la création d'archives. Quelles sont les autres personnes qui ont contribué à la réalisation de vos objectifs ? Sont-elles associées à l'organisation en tant qu'employés permanents ou sont-elles externes ?

Dans votre recherche, faites appel à des collègues et directeurs (encore présents ou non) ou fouillez dans les archives : dans les plans d'action et les rapports annuels, vous trouverez généralement de nombreuses informations sur l'histoire, le fonctionnement et la structure de votre organisation. Les ASBL doivent tenir un registre des membres de l'assemblée générale, et les rapports de réunions contiennent également beaucoup de noms et de dates pertinentes. Les statuts ou une publication sur l'histoire de l'organisation sont également très utiles.

La collecte de ces informations peut être un travail en cours. Les informations que vous trouvez vous mettent sur la piste de vos archives et collections, qui à leur tour fournissent de nouvelles informations sur l'histoire de votre organisation. Partez de vos propres connaissances et progressez pas à pas. Complétez toujours l'aperçu des locaux et des supports numériques. Pensez également à chercher dans des endroits moins évidents, car les archives peuvent se trouver dans les endroits les plus inattendus.

Étape 2 : Prendre note des informations de base sur vos archives et collections

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d'informations contextuelles sur les archives et que vous savez où tout se trouve, vous pouvez vous rendre dans la/les pièce(s) où sont conservées les archives et collections, afin d'enregistrer, sur place, certaines données de base. Les résultats de cette opération sont conservés dans un registre central, par exemple un fichier Excel. Pour ce faire, vous pouvez vous inspirer du schéma figurant en annexe (onglet "Uitleg" (explications)). La méthode la plus simple consiste à noter les informations relatives aux archives par pièce et par armoire (éventuellement aussi par étagère). Si nécessaire, prenez des photos de ce que vous trouvez. Pour travailler de manière précise et systématique, il est important de prévoir suffisamment de temps.

L'objectif n'est certainement pas de décrire chaque document ou objet. En effet, l'objectif est d'obtenir un aperçu et non de dresser un inventaire détaillé. Cherchez donc des ensembles définis et concentrez-vous sur ce que les documents ou objets ont en commun et sur ce qui les différencie des autres "ensembles". Par exemple, dans votre aperçu, ne décrivez pas individuellement les articles de presse, mais plutôt les dossiers ou classeurs dans lesquels ils sont stockés.

Il est très rare de trouver un chaos total dans les archives. Les gens ont généralement leurs raisons de conserver certains documents ou objets à un certain endroit, ou de mettre certains documents ou objets ensemble (ou, inversement, de ne pas les mettre ensemble) :

• Les documents ou objets de même nature sont souvent conservés ensemble (ex. une boîte de programmes).
• Les documents ou objets appartenant à une même personne, une même activité ou un même événement. Par exemple, vous conservez une boîte de documents apportés par un ancien directeur ensemble, même s'ils contiennent des types de documents très différents.
• L'état ou la disposition des documents ou des objets sont souvent déterminants. Les livres nouvellement acquis sont conservés séparément de la collection plus ancienne ; les exemplaires plus anciens sont en si mauvais état qu'ils sont prêts à être éliminés.
• Les documents qui "vont ensemble" sont généralement regroupés dans un même dossier ou une même boîte. Prenez cette idée comme point de départ et décrivez vos archives et collections au niveau de "l'unité d'emballage".

Dans certains cas, il suffit de décrire les archives et collections à un niveau plus général. Si plusieurs unités d'emballage forment un ensemble logique plus large, vous pouvez faire une description de ce niveau. Par exemple, si des dossiers ou des boîtes successifs ne contiennent que des dossiers de production, il suffit de mentionner "x boîtes de dossiers de production" dans votre description. Indiquez clairement le nombre de dossiers ou de boîtes concernés, si nécessaire en mètre courant.

Un autre exemple consiste à utiliser une description partagée ("Photos concerts - 1960-1980 - 4 albums"), au lieu de décrire quatre albums photos distincts. N'oubliez pas que l'endroit où vous trouvez le matériel reste le point d'entrée de la cartographie. Un dossier administratif qui est "perdu" parmi des boîtes d'affiches recevra toujours une description individuelle, même si les autres dossiers contenant du matériel administratif sont regroupés en une seule collection. Décrivez la situation telle qu'elle est, et non la situation souhaitée.

Toute inscription figurant sur les unités d'emballage peut être utilisée pour identifier des collections plus importantes, mais gardez à l'esprit qu'une inscription ne correspond pas toujours au contenu. Il arrive que d'anciennes boîtes soient réutilisées sans que l'inscription ait été biffée ou enlevée. Vérifiez, pour chaque échantillon, si le contenu et les inscriptions correspondent.

Utilisez votre intuition pour déterminer le niveau auquel vous devez vous rendre à ce stade, et soyez pragmatique.

Pour les archives numériques, procédez de la même manière. Vous pouvez inclure l'emplacement des documents numériques dans la même liste ou utiliser le modèle (en néerlandais) pour cartographier le matériel numérique.

Étape 3 : Analyser les informations et décrire les éventuels problèmes

Après avoir rassemblé toutes les informations sur vos archives et collections, il est important que vous les enregistriez de manière durable. Vous éviterez ainsi de refaire tout ce travail plus tard.

Les informations collectées constituent la base d'une bonne gestion des archives et collections. Il est donc important de tout analyser correctement et d'identifier les problèmes. Quelle est la quantité de matériel concerné ? Dans quel état sont ces archives ? Quelles sont les pièces manquantes ? Où pouvez-vous encore faire du rangement ? Quelles sont les dispositions à prendre ? Quelles sont les pistes à explorer ? Accordez également une attention particulière au matériel numérique et à tous les problèmes éventuels liés au back-up, aux fichiers obsolètes ou à une structure de dossiers trop complexe.

Vos conclusions permettent de formuler une politique de gestion de vos archives ou collections et de fixer des priorités.

Auteurs : Het Firmament, Resonant, Bart Magnus (PACKED vzw) et Florian Daemen (AMVB)