Categorie:1. Visie

Het vertrekpunt van je archiefzorg is een visie op de archiefwerking van je organisatie. Wat zijn de doelstellingen? Waarom vinden we dit belangrijk? Hoe willen we deze bereiken?

Het belang van een visie

Met een visie maak je als organisatie duidelijk wat je ambities zijn omtrent je archief en collectie(s). Die kunnen eerder bescheiden zijn (bv. documenten met bewijskracht gemakkelijk kunnen terugvinden) of net heel ambitieus (bv. het archief als bron voor onderzoek en artistiek hergebruik). Wat je ook wil bereiken met je archief en/of collectie(s), het is vooral belangrijk dat je de tijd neemt om hierover na te denken en je visie neer te schrijven.

sOER Frank, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Je archief en/of collectie(s) bestaan uit administratieve en zakelijke documenten (contracten, subsidiedossiers, facturen, ...), creatieve documenten en objecten (schetsen, modellen, foto's, ...) en verzamelingen (boeken, tijdschriften, kostuums, ...) die tot stand komen tijdens het uitvoeren van je werk. Een goed beheer hiervan vertrekt vanuit de idee dat archieven en collecties zich in een een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Het houdt ook in dat je documenten hun betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid niet verliezen.

Buiten een aantal wettelijke verplichtingen, bepaal je als privaatrechtelijk persoon of organisatie grotendeels zelf de samenstelling en de waarde van je archief en collectie(s). Daarbij komt dat organisaties die structureel gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, zorg moeten dragen voor hun archief. Het is uiteraard voor iedereen interessant om bewust om te springen met hun eigen archief en/of collectie(s). Zo wordt de structuur van je organisatie namelijk transparanter, kan je documenten en objecten gemakkelijker terugvinden en kan je externen eventueel tonen wat je hebt.

Op basis van je neergeschreven visie kan je de doelstellingen vastleggen die hieruit vloeien en de acties bepalen om ze te bereiken. Deze doelen en acties worden opgenomen in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting ook (een klein) budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.

Het belangrijkste punt is concrete afspraken maken met medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er bedoeld wordt met archief en collectie, waar men de nodige documenten en objecten kan vinden en hoe men ermee moet omgaan. Ook verantwoordelijkheden toewijzen draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.

Auteur: CEMPER