Categorie:1. Visie

Het vertrekpunt van je archiefzorg is een visie op de archiefwerking van je organisatie. Wat zijn de doelstellingen? Waarom vinden we dit belangrijk? Hoe willen we deze bereiken?

Het belang van een visie

Met een visie maak je als organisatie duidelijk wat je ambities zijn omtrent je archief of collectie. Die kunnen eerder bescheiden zijn (bv. documenten met bewijskracht gemakkelijk kunnen terugvinden) of net heel ambitieus (bv. het archief als bron voor onderzoek en artistiek hergebruik). Wat je ook wil bereiken met je archief of collectie, het is vooral belangrijk dat je de tijd neemt om hierover na te denken en je visie neer te schrijven.

sOER Frank, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Je archief of collectie bestaat uit administratieve en zakelijke documenten (contracten, subsidiedossiers, facturen...), creatieve documenten en objecten (schetsen, modellen, foto's...) en verzamelingen (boeken, tijdschriften, kostuums...). Een goed beheer vertrekt vanuit het idee dat archieven of collecties zich in een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Je documenten behouden zo hun betrouwbaarheid en bruikbaarheid.

Buiten een aantal wettelijke verplichtingen, bepaal je als privaatrechtelijk persoon of organisatie grotendeels zelf de samenstelling en de waarde van je archief of collectie. Daarbij komt dat organisaties die structureel gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, zorg moeten dragen voor hun archief. Het is uiteraard voor iedereen interessant om bewust om te springen met een eigen archief of collectie. Zo wordt de structuur van je organisatie transparanter, kan je documenten en objecten makkelijker terugvinden en kan je externen tonen wat je hebt.

Op basis van je neergeschreven visie leg je de doelstellingen vast en bepaal je de acties om ze te bereiken. Deze doelen en acties neem je op in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting een klein budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.

Maak concrete afspraken met je medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat een archief en een collectie inhouden, waar ze de nodige documenten en objecten kunnen terugvinden en hoe ze ermee moeten omgaan. Ook het toewijzen van verantwoordelijkheden draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.

Auteur: CEMPER