Catégorie : 1. Vision

Le point de départ pour conserver vos archives est une vision claire de votre organisation sur le sujet. Quels sont vos objectifs ? Pourquoi sont-ils importants ? Comment voulez-vous les atteindre ?

L'importance d'une vision

Une vision claire permet à votre organisation de définir vos ambitions en matière d'archives ou de collections. Ces ambitions peuvent être modestes (ex. faciliter la consultation de documents ayant une force probante) ou très hautes (ex. proposer vos archives comme source de recherche et de réutilisation artistique). Quels que soient vos objectifs, il est important que vous preniez le temps d'y réfléchir et de les mettre par écrit.

sOER Frank, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Vos archives ou collections sont constituées de documents administratifs et professionnels (des contrats, des dossiers de subvention, des factures, etc.), de documents et d'objets créatifs (des croquis, des maquettes, des photos, etc.) et de sous-collections (des livres, des magazines, des costumes, etc.). Une bonne gestion signifie que les archives ou collections sont en bon état, ordonnées et accessibles. Vos documents conservent ainsi leur fiabilité et leur utilité.

Outre certaines obligations légales, c'est vous, en tant que particulier ou organisation, qui déterminez en grande partie l'organisation et la valeur de vos archives ou collections. De plus, les organisations structurellement subventionnées dans le cadre du Décret sur les arts doivent conserver leurs archives. Il est évidemment dans l'intérêt de chacun d'être aussi bien informé que possible sur la gestion de ses archives ou collections. Cela rend la structure de votre organisation plus transparente, facilite la recherche de documents et d'objets, et vous permet de montrer ce que vous possédez.

Sur base de votre vision écrite, vous fixez des objectifs et déterminez les démarches nécessaires pour les atteindre. Ces objectifs et démarches sont inclus dans votre politique et vos plans d'action. Si vous allouez un petit montant à la conservation des archives et collections dans le budget annuel, vous pouvez alors mener ces démarches.

Il est primordial de conclure des accords concrets avec vos employés et collaborateurs. Cela permettra à chacun de comprendre ce que signifient des archives et des collections, de savoir où trouver les documents et objets nécessaires, et comment les traiter. Déterminer les responsabilités de chacun contribue également à la bonne gestion des archives et collections.

Auteur : CEMPER