Categorie:2. Ordenen en beschrijven

Op welke manier schep ik best (een volg)orde in mijn archief? Hoe noteer ik dit het best? En hoe gedetailleerd moet dat zijn?

Wanneer je over een archief beschikt, wil je dat het toegankelijk is voor jou en je medewerkers. Om je archief toegankelijk te houden, is het belangrijk om het te ordenen en te beschrijven. Bovendien garandeer je zo een efficiëntere werking van je organisatie omdat je minder tijd verliest aan het zoeken en terugvinden van je archiefdocumenten.

Soms moet je om administratieve redenen oudere stukken raadplegen, soms hebben ze zelfs een juridische bewijswaarde. Je archief kan ook een inspiratiebron of referentiekader zijn voor nieuwe artistieke projecten. Je hebt je archief dus nodig omwille van artistieke of inhoudelijke redenen. Er zijn ook personen, zowel intern als extern, die geïnteresseerd zijn in de geschiedenis van je organisatie en die je archief of collectie willen gebruiken voor onderzoek. Een goed geordend en beschreven archief helpt hierbij.

Je archief ordenen

Bundesarchiv, Bild 183-22350-0001 / Junge, Peter Heinz / CC-BY-SA 3.0, CC BY-SA 3.0 DE, via Wikimedia Commons

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. Kies een ordening die aansluit op je werkpraktijk, bijvoorbeeld per project, seizoen, jaar, activiteit … Het is vooral belangrijk dat je de gekozen methode consistent gebruikt.

Vier handige richtlijnen om te ordenen zijn:

• Orden van algemeen naar specifiek.
• Voorkom losse materialen; orden alles dus op een zo specifiek mogelijke plaats.
• Sla een bestand of document maar op één locatie op.
• Beschrijf je structurering; zo kun je dingen altijd terugvinden.

In een analoge vorm maak je een logische structuur in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen staan. In een digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Schema archiefprincipes, DEN - CC BY-NC-ND 4.0

Ordenen zorgt ervoor dat:

• jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
• documenten snel kunnen worden teruggevonden;
• informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris vind je informatie sneller terug.

Beschrijven zorgt ervoor dat je:

• het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
• de informatie die je nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
• je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
• goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een bewaarinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB), met toevoegingen uit de handleiding 'Je archief op orde' (DEN, 2023 - CC BY-NC-ND 4.0)