Categorie:3. Weggooien en bijhouden

Wat kan ik met een gerust hart weggooien/deleten? Hoe beslis ik of iets waardevol genoeg is om bij te houden? En zijn er zaken die ik (verplicht) moet bewaren?

Goed archiefbeheer houdt in dat je weet wat je moet of wilt bijhouden en wat je mag weggooien (zie daarvoor de tool rond waardebepaling). Dat geldt zowel voor een papieren als voor een digitaal archief. De eerste stap is om het archief te schonen. Je verwijdert alle schadelijke materialen zoals plastic mappen, metaal (paperclips, snelbinders, nietjes, ringmappen …), elastieken, plakband, lijm, enzovoort. In het digitale archief is het van belang om te controleren op virussen. Je verwijdert ook overbodige dubbels, kladversies, lege mappen … Het schonen van je archief zorgt ervoor dat je het makkelijker kan doorzoeken en behandelen. Bovendien neemt een geschoond archief minder plaats in in de voorziene fysieke opslagruimte en op de server.

Virginia State Parks staff, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Een mooie gelegenheid om het papieren en digitale archief op te schonen is wanneer je een dossier of een project afrondt. Op dat moment ken je de inhoud nog goed en weet je welke documenten van belang zijn en welke niet. Je kan ook een 'trash day’ inplannen, een opruimdag waarop je je enkel bezighoudt met het ordelijk en toegankelijk maken van het papieren en digitaal klassement. Nadat het archief is geschoond, kan je de waarde van de documenten bepalen.