Categorie:2. Ordenen en beschrijven

From Tracks
Jump to navigation Jump to search
Other languages:
English • ‎Nederlands

Wanneer je beschikt over een archief, wil je dat dit toegankelijk is voor jou en je medewerkers. Het ordenen en beschrijven van je archief zijn de belangrijkste handelingen om het archief toegankelijk te maken en te houden. Bovendien garandeer je een efficiëntere werking van je organisatie omdat je minder tijd verliest aan het zoeken en terugvinden van je archiefdocumenten.

Soms moet je om administratieve redenen oudere stukken raadplegen, soms hebben ze zelfs een juridische bewijswaarde. Je archief kan ook een inspiratiebron of referentiekader zijn voor nieuwe artistieke projecten. Je hebt je archief dus nodig omwille van artistieke of inhoudelijke redenen. Er zijn ook personen, zowel intern als extern, die geïnteresseerd zijn in de geschiedenis van je organisatie en die je archief of collectie willen gebruiken voor onderzoek. Een goed geordend en beschreven archief helpt hierbij.

Je archief ordenen

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om een archief te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. In analoge vorm kan je een logische structuur realiseren in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen bestaan. In digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Ordenen zorgt ervoor dat:

  • jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
  • documenten snel kunnen worden teruggevonden;
  • informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris kan je informatie sneller terugvinden.

Beschrijven zorgt ervoor dat:

  • je het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
  • je de informatie die je om goede redenen hebt bewaard en soms nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
  • je je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
  • je goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een archiefinstelling of een cultureelerfgoedinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)