De TRACKS-werking in 2020

In 2020 ging TRACKS 2.0, na het overgangsjaar 2019, echt van start. Met een nieuwe missie en visie als leidraad zette de TRACKS-werking vooral in op het vernieuwen van de website en zetten verschillende leden van het netwerk hun schouders onder twee ontmoetingsmomenten die omwille van de heersende pandemie virtueel werden georganiseerd. Daarnaast werd er ook heel wat een-op-een advies verleend via het archiefdoorlichtingstraject voor muziekorganisaties en het, al dan niet gezamenlijk, beantwoorden van vragen die via het TRACKS-contactformulier of na doorverwijzing bij het TRACKS-netwerk terecht kwamen.

2020 was ook het jaar waarin de werking van TRACKS verder werd geoptimaliseerd. Tijdens het evaluatie- en toekomsttraject 2018-2019 werden de rollen en engagementen van de verschillende TRACKS-leden onderzocht en vastgelegd. In 2020 werd de piste gedeelde financiering in voege gebracht. Er werd een begroting gemaakt voor recurrente kosten en de eenmalige kost voor de nieuwe website. Acht organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefbank Vlaanderen en Kunstenpunt) gingen akkoord met het delen van deze kosten tot en met eind 2022 (het einde van de huidige beleidsperiode). Daarmee delen enkel die partners die louter een adviserende rol opnemen (FARO en het Departement Cultuur, Jeugd en Media) niet mee in de kosten.

De stuurgroep bestaat uit 12 medewerkers van 10 verschillende organisaties en kwam in 2020 5 keer samen (18/2, 14/5, 25/6, 5/9, 13/11). De stuurgroep wordt deze 2-jarige periode getrokken door twee co-voorzitters: Veerle Wallebroek (CEMPER) en Tom Ruette (Kunstenpunt).

De werkgroep bestaat uit acht medewerkers van zes verschillende organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefbank Vlaanderen) en kwam in 2020 vijf keer samen (23/01, 03/04, 23/06, 25/08, 23/10). De werkgroep wordt deze 2-jarige periode getrokken door coördinator Eline De Lepeleire (Letterenhuis).

Dankzij deze structuur is het TRACKS-netwerk in staat kennis en expertise omtrent de zorg voor archieven en collecties uit de kunsten optimeaal te delen en efficiënt, doeltreffend en domeinoverschrijdend in te zetten waardoor de dienstverlening naar kunstenaars en kunstenorganisaties meer gestroomlijnd verloopt.

Tot slot woog het TRACKS-netwerk ook op het beleid en aanpak omtrent basisarchiefzorg bij meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties, in het bijzonder voor wat betreft de aanloop naar het nieuwe Kunstendecreet en de rapportering in KIOSK. TRACKS werd bovendien als voorbeeld aangehaald in de Strategische Visienota Kunsten (27/3/2020) voor wat betreft samenwerking tussen de kunsten- en erfgoedsector.

Website www.projecttracks.be

Nieuwe website

In 2019 kwam Plutonian na een selectieprocedure voor een nieuwe website naar voren als de sterkste kandidaat en werden zij aangenomen voor alvast het opzetten van een Mediawiki. In 2020 werd beslist dat TRACKS ook de front-end van de website zou ontwikkelen en werd opnieuw Plutonian als websiteontwikkelaar aangesteld. In het voorjaar van 2020 werd de MediaWiki achter TRACKS uitvoerig getest en in gebruik genomen. Tot en met eind augustus werden bestaande teksten herschreven en geredigeerd en werd er een vormgevingstraject doorlopen om uiteindelijk eind september 2020 de nieuwe website te lanceren. Het vernieuwen van de website werd vanuit de werkgroep TRACKS getrokken door Bart Magnus (meemoo) en Nastasia Vanderperren (meemoo).

Alle pagina’s, met uitzondering van de praktijkvoorbeelden, werden in functie van de nieuwe website herwerkt en geredigeerd. Omdat de focus daarop lag werden er dit jaar slechts drie nieuwe pagina’s aangemaakt en één pagina aangevuld met volledig nieuwe content. Wel werden er verschillende nieuwsberichten toegevoegd en werden er heel wat pagina’s vertaald:

Nieuwe pagina’s

Modelovereenkomsten voor opdrachten aan freelancers (tool)
Creative Commons-licentie als een oplossing voor de rechtenproblematiek (tool)
Bij De Munt is online opera al jaren een nieuwe werkelijkheid (praktijkvoorbeeld)
In de catacomben van de Brugse stadsschouwburg (nieuws)
StageTube: verhalen uit de podiumkunsten in woord en beeld (nieuws)
Haal voorstellingen naar je huiskamer via podiumaanhuis.be (nieuws)
Webinar en Q&A over intellectuele eigendomsrechten (nieuws)

Aanvulling op bestaande pagina’s:

Aan de overzichtspagina Rechten werd de webinar Catch that Copyright – intellectuele eigendomsrechten in de kunstensector toegevoegd

Vertaling van pagina’s naar het Engels:

Volgende pagina’s werden in 2020 vertaald:

8 introductiepagina's voor de clusters van tools
5 tools binnen cluster rechten
3 organisatiepagina's
11 praktijkvoorbeelden
1 nieuwsbericht

Gebruik TRACKS-website 2020

Op 23/09/2020 ging de nieuwe website online. Bezoekerscijfers zijn dus op te splitsen in oude en nieuwe website.

Oude website:

18442 sessies door 15093 gebruikers (tussen 300-677 gebruikers per week, minder tijdens zomervakantie).
33236 paginaweergaven.
Gemiddelde sessieduur 01:44.
80% Nederlandstalige 18% Engelstalige gebruikers.
45% uit België, 45% uit Nederland, 4% uit VS.
80% komt binnen via zoekmachines, 16% rechtstreeks, 4% via doorverwijzing van andere websites (vooral kunstenenerfgoed.be, meemoo, CEMPER, DEN, archiefdag.be)

Nieuwe website:

6238 sessies door 4736 gebruikers (tussen 300-500 gebruikers per week, minder tijdens eindejaarsperiode).
12862 paginaweergaven.
Gemiddelde sessieduur 01:55.
83% Nederlandstalige 15% Engelstalige gebruikers.
51% uit België, 42% uit Nederland.
78% komt binnen via zoekmachines, 16% rechtstreeks, 4% via doorverwijzing van andere websites (vooral meemoo, in minder mate ook CEMPER, DEN, Kunstenpunt, VAi, AMVB en M HKA), 2% via sociale media (vooral Facebook, in mindere mate LinkedIn en Twitter)

De meest bezochte pagina's zijn op beide websites gelijkaardig: home, concrete tools (naamgeving, mappenstructuur, e-mails archiveren, checksums, bestandsformaten), overzichtspagina's (overzicht toolbox, praktijkvoorbeelden), pagina over webinar intellectuele eigendomsrechten, pagina basiszorg.

Ontmoetingsmomenten

Ask an archivist (09/06/2020) - Cemper, CKV, AMVB en VAi

Op dinsdag 9 juni 2020 vierde een aantal leden van TRACKS Internationale Archievendag met de actie #askanarchivist. Via Facebook werden diverse publieken aangesproken en organiseerden een aantal partners van TRACKS speciaal voor deze gelegenheid enkele online vraag-en-antwoordsessies omtrent archiefzorg. Er werden 2 à 3 sessies per instelling georganiseerd verspreid over de voormiddag, namiddag en avond met een hoog bereik. Zo bereikte VAi met de middagsessie tot 6341 mensen, met 284 betrokkenheidsacties en een gemiddeld ‘live’ kijkersaantal van 25 personen. De opkomst was afhankelijk per instelling; CKV en VAi noteerden een hogere opkomst, CEMPER en AMVB een lagere. Handig is gebleken dat de opnames van de gesprekken ook nadien kunnen bekeken worden wat resulteerde in een finaal hoog bereik ondanks de COVID19 situatie.

Elke instelling maakte gebruik van eigen communicatiekanalen en social media: Facebook, Instagram, website of nieuwsbrieven.

Nadelig is dat niet iedereen zijn doelgroep bereikt met een evenement via Facebook; door de geringe ervaring met het medium treden kleine technische problemen op en niet-Facebook gebruikers worden hier niet bereikt. Tegelijkertijd biedt het werken via een wijdverspreid en laagdrempelig kanaal het voordeel dat er een potentieel groot bereik is. Naar de toekomst toe leren we hier ook uit dat een gezamenlijke communicatie meer succesvol zou zijn.

Catch that copyright: intellectuele eigendomsrechten in de kunstensector. Webinar en Q&A (20/10/2020) – meemoo, Kunstenpunt, CKV en Letterenhuis

In het najaar zoomde een aantal leden van TRACKS tijdens een tweeledig virtueel ontmoetingsmoment in op het aspect intellectuele eigendomsrechten in de kunstensector. Archiefzorg en het zichtbaar maken van archief impliceert namelijk heldere afspraken omtrent auteursrecht, reproductierecht en open data . TRACKS ontwikkelde de webinar en Q&A - Catch that copyright: intellectuele eigendomsrechten in de kunstensector. De webinar werd online gelanceerd in september 2020. Nadien konden bijkomende vragen verstuurd worden die beantwoord werden door jurist Joris Deene tijdens een virtuele Q&A op 20/10/2020.

In totaal waren er 280 weergaven van de webinar op youtube.com. Voor de Q&A waren er 20 inschrijvingen en 7 vragen. Het beoogde doelpubliek werd slechts beperkt bereikt. We hebben geen zicht op wie precies de webinar bekeken heeft, maar de inschrijvingen voor de Q&A kwamen voornamelijk uit de erfgoedsector en slechts in zeer beperkte mate van kunstenaars en kunstenorganisaties. De webinar werd na de Q&A op www.projecttracks.be geplaatst en blijft daar toegankelijk om via die weg alsnog het beoogde doelpubliek te bereiken.

Adviesverlening

Archiefdoorlichtingstraject muziekorganisaties – meemoo en CEMPER

In het kader van TRACKS en de basiszorg organiseerden CEMPER en meemoo opnieuw een archiefdoorlichtingstraject.

In 2020 liep het traject dat in oktober 2019 was gestart verder. Het traject werd afgerond op 26 mei. Deze reeks liep voor muizekorganisaites. Deelnemers waren: Alamire Foundation (Leuven), De Centrale (Gent), Festival van Vlaanderen Mechelen/Kempen (Mechelen), Oxalys (Brussel), Sfinks (Boechout).

Door de COVID19-crisis konden slechts twee fysieke plaatsbezoeken worden afgelegd. De andere werden vervangen door een videogesprek.

Een volgend traject werd opgestart in oktober 2020. Deze reeks staat open voor vijf muziekorganisaities en drie podiumkunstenorganisaties. Het loopt tot en met april 2021. Deelnemende organisaties: AMUZ (Antwerpen), B-Classic (Tongeren), De Studio / Villanella (Antwerpen), Democrazy (Gent), fABULEUS (Leuven), Het Depot (Leuven), Irene Wool (Gent) en Zefiro Torna (Mechelen).

Kennisdeling over het traject met de erfgoedsector gebeurde via een uitgebreid verslag dat in januari 2021 in META verscheen en specifiek met DEN (NL) vonden er gesprekken plaats aangaande de organisatie van het doorlichtingstraject in Nederland op 27 januari en op 19 augustus 2020.

Loketvragen

Tot slot beantwoordden een aantal leden van TRACKS, al dan niet gezamenlijk, verschillende adviesvragen die via het TRACKS-contactadres of na doorverwijzing bij het TRACKS-netwerk terecht kwamen.

Beleidskwesties

overleg kabinet 30/6 over basisarchiefzorg, nav. SVK
overleg administratie/kabinet 28/10 ifv meer gestroomlijnde samenwerking/gestroomlijnde communicatie op vlak van basisarchiefzorg & KIOSK
Najaar 2020: concrete (technische) realisaties mbt rapportering KIOSK over basisarchiefzorg.