De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst
Dit pilootproject documenteert de wijze waarop Netwerk een overkoepelende mappenstructuur opgezet heeft naar analogie met de ordening van het fysiek archief. Dit project werd gerealiseerd met de medewerking van het Stadsarchief van Aalst.
Status
- Presentatie digitaal documentbeheer: januari 2014
- Aanpassen van de mappenstructuur: februari - mei 2014
- Organisatie trash day: april-juni 2014
Probleemstelling
Aanleiding
Netwerk / centrum voor hedendaagse kunst (Aalst) is sinds 2005 een monodisciplinair kunstencentrum dat in de jaren 80 als socio-cultureel centrum ontstaan is. Iedereen binnen het kunstencentrum hecht een groot belang aan de bewaring van de geschiedenis en het erfgoed van de organisatie, en wil zich hiervoor engageren. Het archief wordt gebruikt bij de dagelijkse werking en regelmatig wordt er teruggegrepen naar oude dossiers bij de organisatie van tentoonstellingen. Het fysiek archief tot 2005 werd reeds overgedragen aan het Stadsarchief van Aalst. Deze goede samenwerking zorgde voor een volgende stap: samen het digitaal archief aanpakken om een volgende overdracht eenvoudiger te maken. Een betere structuur moet er voor zorgen dat de Netwerkmedewerkers bestanden sneller terugvinden en dat het digitaal archief beter bewaard wordt.
Het eerste objectief was de opbouw van een gemeenschappelijke mappenstructuur waar alle medewerkers hun bestanden in kwijt kunnen. Daarnaast was ook een handleiding over de omgang met digitale bestanden gewenst.
Gewenste resultaten
- Ontwerp van een mappenstructuur volgens de ordening van het fysieke archief;
- Kennis hebben van een duurzame omgang met bestanden;
- Alle documenten samenbrengen in de nieuwe mappenstructuur.
Methode
Presentatie digitaal archief
In januari 2014 kregen de medewerkers van Netwerk een presentatie van Lieve Arnouts, Stadsarchivaris van Aalst, over de omgang met digitale bestanden. Volgende zaken kwamen hierbij aan bod:
- Basisprincipes, aandachtspunten en voordelen van een gemeenschappelijke mappenstructuur;
- Goede en duidelijke benamingen voor mappen en bestanden;
- Leesrechten: rekening houden met de Privacywet;
- Klasseren van e-mails.
De presentatie was gebaseerd op DigiGIDS en kan hier geraadpleegd worden.
Uitbouw van de mappenstrcutuur
In Netwerk werd er al met een gemeenschappelijke mappenstructuur gewerkt, maar deze was niet logisch opgebouwd en bestond uit persoons- en onderwerpsmappen. Iedereen werkte in eigen mapjes volgens een eigen systeem. Door deze manier van werken waren de medewerkers zich niet bewust van de documenten die iedereen creëerde en opsloeg. Het gevolg was dat veel bestanden dubbel opgeslagen werden en informatie niet teruggevonden werd.
Daarnaast zag Netwerk de noodzaak om de nieuwe mappenstructuur te baseren op de ordening van het papieren archief. De structuur volgt ook de opdeling van het beleidsplan. Op deze manier wordt een overdracht van het digitaal archief naar het Stadsarchief van Aalst makkelijker en vinden ook buitenstaanders hun weg in het archief. Ook het ordeningsplan voor vzw's, opgemaakt door AMVB, werd gebruikt voor de ontwikkeling van de mappenstructuur.
Voor de opbouw van de nieuwe structuur werd er binnen de organisatie verschillende keren overlegd. Zo kwamen de medewerkers tot afspraken en werd tot een consensus gekomen. Het was belangrijk dat ieder document een logische plaats heeft en dat de structuur voor iedereen bruikbaar en begrijpbaar is. Dit geeft garanties dat de nieuwe ordening gevolgd zal worden.
Organisatie van een trash day
Op de digitale opruimdag of trash day worden alle documenten samengebracht in de nieuwe mappenstructuur.
Voorbereiding
- Een medewerker werd aangesteld als aanspreekpunt en verantwoordelijke voor het digitaal archief en de trash day.
- Ruim op voorhand werd een datum afgesproken. Alle medewerkers konden de dag inplannen in hun agenda en zich vrijmaken om zich die dag enkel te concentreren op de trash day.
- De nieuwe mappenstructuur werd op punt gesteld.
- Er werd in Excel een lijst gemaakt met alle mappen van de oude serverstructuur. De Netwerkmedewerkers plaatsten hun naam achter de mappen waarin ze werken en gewerkt hebben. Op de trash day zullen ze zich in de eerste plaats over deze mappen ontfermen.
- De archiefverantwoordelijke creëerde een actieplan voor de trash day. Deze bevat duidelijke doelstellingen met concrete richtlijnen voor wat op de trash day behaald moet worden. Zo weet iedereen wat van hen verwacht wordt. Je kan het actieplan hier raadplegen.
- Netwerk besliste om alle bestanden vanaf 2012 in de nieuwe serverstructuur onder te brengen. De oudere bestanden worden later aangepakt om daarna over te dragen naar het Stadsarchief van Aalst. Alle medewerkers konden zich hierop al voorbereiden door 'OUD' te plaatsen voor de namen van mappen en bestanden van voor 2012. Die mappen en bestanden mogen dan tijdens de trash day genegeerd worden.
- Afspraken over de nieuwe serverstructuur werden vastgelegd
- Op de dag voor de trash day werd een back-up gemaakt via Time Machine (Apple). Als tijdens de trash day bestanden per ongeluk verwijderd worden, kunnen deze op basis van de back-up hersteld worden.
Trash day
Door de omschakeling naar een serversysteem en problemen met toegangsrechten crashte de server en moest de trash day verplaatst worden. Hierdoor had iedereen ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden.
De dag werd om 10u gestart met een briefing. Het actieplan werd nog eens overlopen en vragen konden gesteld worden zodat iedereen wist wat te doen. Er waren hapjes voorzien en er werd een gemeenschappelijk uur afgesproken om te lunchen. Eventuele vragen en frustraties konden dan gedeeld worden. Dit zorgde voor een positieve sfeer.
De prioriteit was het verhuis van de mappen naar de nieuwe serverstructuur. Naamgeving, leesrechten en het klasseren van e-mails zullen een volgende keer gebeuren. Er werden geen bestanden verwijderd. Bestanden die niet meer nodig waren (bijvoorbeeld oude versies, kladversies, onnodige kopieën...) mochten in de oude serverstructuur blijven en zullen achteraf gecontroleerd en verwijderd worden. Lege mappen mochten wel verwijderd worden. Iedereen werd opgedragen te starten met de mappen die ze in de Excellijst als de hunne aangeduid hebben. Als al deze mappen verplaatst waren, konden ook documenten die zich buiten de server bevonden (bijvoorbeeld op het bureaublad of op een externe drager) naar de nieuwe serverstructuur overgebracht worden. Wanneer iemand klaar was met een map (d.i. alle bestanden vanaf 2012 werden overgebracht naar de nieuwe structuur), werd de map met een rode kleur aangeduid.
Om 16u werden de werkzaamheden gestaakt en kwam iedereen samen om de dag te overlopen. Er werd een stand van zaken opgemaakt, problemen en vaststellingen werden doorgenomen en iedereen die nog niet klaar was, plande wanneer de laatste restjes afgewerkt zouden worden. Vanaf nu mag er enkel nog in de nieuwe structuur gewerkt worden. Om met een positief en voldaan gevoel af te sluiten, werd de dag beëindigd met een drink.
Evaluatie
Als de nieuwe structuur een tijdje in gebruik is, wordt hij geëvalueerd. In de tussentijd schrijft iedereen de problemen die hij ondervindt neer. Op de evaluatiedag kan een oplossing gezocht worden voor deze problemen door bijvoorbeeld de mappenstructuur aan te passen.
Resultaten
Werden de gewenste resultaten bereikt?
- Door de presentatie over digitaal documentbeheer en het samen overleggen over de nieuwe mappenstructuur, is er een bewustwording ontstaan over de omgang met digitale bestanden. Hierover werden concrete richtlijnen opgesteld die schriftelijk vastgelegd werden.
- Netwerk heeft een nieuwe, logisch opgebouwde mappenstructuur die aangepast is aan de werking en de manier van werken van de organisatie. De documenten van de zakelijke en artistieke werking komen op een overzichtelijke manier samen. Door de structuur te baseren op de ordening van het fysieke archief kan informatie makkelijker teruggevonden worden.
- De nieuwe structuur bewees meteen zijn nut. Door het samenbrengen van de documenten in een logische structuur, kwam Netwerk tot de vaststelling dat er heel wat dubbels bewaard werden op de oude server. Deze konden meteen verwijderd worden. Verdwaalde documenten werden teruggevonden en vinden nu hun plaats in de nieuwe serverstructuur.
- Bij het opmaken van de structuur werd er vastgesteld dat bepaalde zaken niet vastgelegd werden. Er bestonden bv. geen verslagen van de artistieke vergaderingen. Voor de communicatie- en publieksmedewerkers is het nochtans handig om te weten wat er in de toekomst gaat gebeuren. Vanaf nu worden er wel verslagen opgemaakt. Ook rees de vraag wat er bewaard gebleven is van activiteiten die door omstandigheden niet doorgegaan zijn. Door alles op te slagen in de nieuwe structuur zou Netwerk een vollediger archief moeten krijgen.
- Op het einde van de trash day waren de meeste bestanden vanaf 2012 overgezet naar de nieuwe ordening. De leden van de artistieke werking plannen om in de nabije toekomst ook documenten van voor 2012 onder te brengen in de nieuwe structuur. Bij overplaatsing van bestanden naar de nieuwe mappenstructuur, worden alle medewerkers op de hoogte gebracht.
Vaststellingen en aandachtspunten
- In het begin van de trash day hadden de medewerkers veel vragen. Het is daarom zeer belangrijk om een aanspreekpunt te hebben. De verantwoordelijke krijgt veel vragen en komt zelf niet aan trashen toe. Na een tijd weet iedereen hoe het werkt.
- Bij Netwerk werken verschillende medewerkers aan dezelfde projecten. Het is dan essentieel om goede afspraken te maken onder elkaar over de plaatsing van documenten.
- Er kwamen documenten naar boven die niet meteen een plaats vonden in de nieuwe structuur. Kleine aanpassingen aan de structuur waren dan soms nodig.
- Een back-up is noodzakelijk. Er werden per ongeluk documenten en mappen verwijderd die dan in de back-up gezocht moesten worden.
- Door sommige medewerkers werd de trash day als een rustgevende bezigheid ervaren. Het is aangenaam om je een hele dag op één zaak te richten.
- Door computer- en serverproblemen was de trash day voor sommige personeelsleden een frustrerende dag. Nochtans had Netwerk zich geïnformeerd over de belasting van de server tijdens deze dag en mocht dit geen problemen veroorzaken. Door samen op de server te werken en documenten te verplaatsen kan de server namelijk overbelast raken.
Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo)