Archiver des e-mails : comment et pourquoi ?

Les e-mails contiennent souvent des informations importantes ou utiles. Pour que ces informations restent accessibles, il est important d'archiver vos e-mails et de les conserver avec le reste de vos documents numériques.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Pourquoi est-il important d'archiver vos e-mails ?
• Comment préparer votre messagerie à l'archivage ?
• Comment archiver vos e-mails et à quoi vous devez faire attention ?

L'archivage numérique d'e-mails est un défi pour de nombreuses organisations. Les messageries débordent de messages entrants et sortants et deviennent de plus en plus un dépotoire d'informations et de connaissances, en partie parce qu'elles peuvent contenir toutes sortes de fichiers en pièces jointes. Les e-mails sont des documents créés numériquement. Ce caractère numérique est donc une caractéristique essentielle qui doit être préservée.

Lors du stockage d'e-mails, le maintien du lien entre les pièces jointes et l'e-mail constitue un défi supplémentaire.

Pourquoi ?

Il n'existe pas de format standard pour le stockage d'e-mails sur les serveurs et les clients de messagerie. Les clients de messagerie, tels que Microsoft Outlook ou Apple Mail, utilisent leur propre format de fichier fermé. Cela peut signifier que toutes les métadonnées ne sont pas préservées et que les e-mails deviennent illisibles lorsque le client de messagerie devient indisponible. En outre, de plus en plus de personnes utilisent des services de messagerie web tels que Gmail ou Outlook.com (anciennement Hotmail). Lorsque ces services s'arrêtent ou commencent à facturer des frais (élevés), vous risquez de perdre tous vos courriels.

Comment ?

Mettez de l'ordre dans vos e-mails

Vous pouvez mettre de l'ordre dans vos e-mails en rangeant votre messagerie selon la structure de dossiers de votre organisation (voir l'outil Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers). Si vous utilisez votre adresse e-mail personnelle, vous pouvez créer des dossiers distincts pour vos e-mails personnels et pour les e-mails envoyés et reçus lors de l'exécution de tâches ou d'activités liées à votre organisation. Cela facilite la récupération et le stockage d'e-mails et de pièces jointes en dehors du client de messagerie, dans les dossiers appropriés de la structure de dossiers.

Nettoyez votre messagerie

En nettoyant régulièrement votre messagerie, vos archives d'e-mails deviennent plus accessibles. En effet, la correspondance électronique contient beaucoup de choses inutiles (pensez aux spams, aux messages publicitaires et aux nouvelles) qu'il n'est pas nécessaire de conserver. Le nettoyage de votre messagerie facilite la recherche d'e-mails et garantit que seuls les e-mails dignes d'être archivés sont conservés. Au sein de votre organisation, vous pouvez utiliser une liste de sélection pour déterminer quels e-mails doivent être conservés ou non. Les e-mails envoyés ou reçus dans le cadre de l'exécution de tâches ou d'activités de votre organisation sont conservés ; les e-mails purement informatifs qui n'ont pas de lien direct avec votre organisation peuvent être supprimés.

Utilisez un protocole approprié

Pour archiver les e-mails, il faut les récupérer sur le serveur de messagerie. Pour ce faire, utilisez le protocole IMAPS. IMAPS est une forme d'IMAP, un protocole standard qui permet de récupérer les e-mails du serveur de messagerie vers une application d'e-mails, via une connexion cryptée (et donc sécurisée). Il stocke les e-mails selon la structure dans laquelle vous les organisez dans votre messagerie et ne les détruit pas lorsqu'ils sont récupérés sur le serveur.

Conservez toutes les caractéristiques essentielles des e-mails

Les concepts centraux de l'archivage sont l'authenticité et l'intégrité. L'authenticité garantit qu'une pièce d'archives est ce qu'elle prétend être, et l'intégrité garantit que le contenu d'une pièce d'archives est complet et véridique. Pour préserver ces deux propriétés dans les e-mails, il faut conserver les éléments suivants :

• Le contexte d'origine : il s'agit de toutes les informations qui reflètent la fonction d'un document par rapport aux activités de son créateur. Il clarifie le sujet auquel l'e-mail se réfère, son origine et les liens entre les e-mails, les pièces jointes et les enregistrements connexes.
• La structure reflète les liens entre les différents composants d'un e-mail (l'en-tête, le corps et les pièces jointes) et entre les e-mails connexes (ex. lors de la réponse ou du transfert d'un e-mail).
• Le contenu se compose de l'objet de l'e-mail, du texte envoyé et des pièces jointes.
• L'apparence : la mise en page n'est pas une caractéristique essentielle des e-mails. En effet, la mise en page dépend du client de messagerie et de l'appareil avec lequel vous ouvrez l'e-mail. Toutefois, lorsqu'un e-mail a une valeur artistique ou lorsque la mise en page rend la structure ou le contenu d'un message électronique clair, il peut être important de préserver cet aspect également.

Vous pouvez préserver ces données essentielles en choisissant un format de fichier qui préserve les e-mails conformément au Internet Message Format (IMF). L'IMF est un format standard pour le transport d'e-mails. Il permet à tout e-mail envoyé par un client de messagerie ou un service de webmail d'être lu dans votre application d'e-mail, sans que vous n'utilisiez la même application.

Par conséquent, n'imprimez jamais d'e-mails. Les e-mails contiennent des métadonnées cachées que vous ne voyez pas lorsque vous ouvrez l'e-mail dans votre application d'e-mail. Elles contiennent des informations sur les éléments du document à enregistrer. Vous perdez ces métadonnées lors de l'impression. Le contexte de création d'e-mails est également préservé en plaçant les e-mails dans une structure de dossiers structurée (voir le point 1. Mettez de l'ordre dans vos e-mails).

Séparez les e-mails et les pièces jointes

Lorsque les pièces jointes sont envoyées dans un format de fichier qui n'est pas durable, il y a un risque d'obsolescence. Même lorsque les courriels étaient rédigés en HTML/fr, les images étaient parfois placées sur un serveur web externe parce que le message devenait trop volumineux. Vous pouvez perdre ces images si vous ne les séparez pas. Conservez les images et les pièces jointes séparément de l'e-mail dans un format d'archivage approprié, mais veillez à ce que le lien entre les e-mails, les images et les pièces jointes soit clair. Vous pouvez clarifier le lien entre un e-mail et les pièces jointes en utilisant le même nom de fichier.

Choisissez un format de fichier approprié

Un format de fichier approprié est un format normalisé, dont la spécification de fichier est ouverte et qui peut être lu par différentes applications. De cette manière, vous ne dépendez pas d'un fournisseur de logiciel particulier. Il est essentiel que le format de fichier préserve toutes les caractéristiques essentielles de l'e-mail.

Pour la conservation d'e-mails, EML et MBOX sont les normes de facto. Ces formats de fichier stockent les e-mails avec les pièces jointes conformément au Internet Message Format (IMF) et peuvent être ouverts par la plupart des applications d'e-mails et des programmes de traitement de texte. Le format EML stocke les fichiers séparément (un e-mail correspond à un fichier EML), tandis que le format MBOX permet de stocker l'intégralité d'une archive d'e-mail (une archive d'e-mails correspond à un fichier MBOX). MBOX stocke une archive d'e-mails dans le client de messagerie en fonction de la structure dans laquelle les e-mails sont classés. Étant donné que MBOX stocke l'intégralité d'une archive d'e-mails dans un seul fichier, il est difficile de conserver les pièces jointes et les e-mails séparément et de maintenir le lien entre les pièces jointes et les e-mails par le nom de fichier. Essayez donc d'utiliser EML. Toutefois, MBOX peut être un format utile lorsque vous souhaitez exporter des archives d'e-mails en masse, par exemple lorsqu'un employé quitte l'organisation et souhaite transférer l'intégralité de ses archives d'e-mails.

Conservez durablement vos e-mails

Les clients et les serveurs de messagerie ne sont pas conçus pour conserver les e-mails durablement. Par conséquent, les e-mails susceptibles d'être archivés doivent toujours être conservés en dehors de l'application d'e-mails. Certains clients de messagerie et applications webmail offrent une fonction d'archivage. Toutefois, il ne s'agit pas d'une conservation durable. Les clients de messagerie utilisent des formats propriétaires et compressés qui peuvent entraîner la perte de métadonnées et d'informations. Avec webmail, la manière dont les e-mails sont archivés n'est pas claire. De plus, cela vous rend dépendant de sociétés comme Google et Microsoft pour la gestion de vos fichiers.

Avec les applications webmail, il n'est souvent pas possible d'exporter facilement des e-mails. Il convient donc d'utiliser un client de messagerie, tel que Mozilla Thunderbird. Il s'agit d'une application d'e-mails libre et gratuite qui vous permet d'exporter des e-mails aux formats EML et MBOX. Les clients de messagerie présentent l'avantage de pouvoir créer une structure de dossiers dans la messagerie. Notez que certains clients de messagerie, tels que Microsoft Outlook, ne peuvent pas exporter en EML ou MBOX.

En outre, les règles générales concernant la conservation à long terme d'e-mails s'appliquent. Veillez à toujours adopter de bonnes procédures de back-up et à disposer de plusieurs back-ups de vos fichiers stockés à différents endroits (géographiques). Contrôlez l'intégrité de vos fichiers en utilisant des checksums et en vérifiant les fichiers périodiquement. Suivez également les évolutions des formats de fichier. Ceci est particulièrement important pour les pièces jointes, car vous pouvez avoir une grande variété de formats de fichiers (voir l'outil Conservation de vos archives numériques).

Quelques outils pour commencer

• Mozilla Thunderbird : archiver des e-mails avec un client de messagerie (disponible en néerlandais)
• MailStore Home : logiciel de back-ups pour e-mails (pour Windows uniquement) (disponible en néerlandais et en anglais)
• Google Takeout : faire un back-up de vos e-mails Gmail (disponible en néerlandais et en anglais)

Auteurs : Nastasia Vanderperren (meemoo), en collaboration avec Rony Vissers (meemoo) et Pieter De Praetere