Une journée de nettoyage numérique ou trash day

Il est recommandé de régulièrement nettoyer le classement numérique des archives de votre organisation. Un moyen efficace d'y parvenir est d'organiser une journée de nettoyage numérique ou trash day.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un trash day ?
• Pourquoi organiser un trash day ?
• Comment organiser un trash day ?

Qu'est-ce qu'un trash day ?

Un "trash day", ou journée de nettoyage numérique, est une journée au cours de laquelle vous et/ou tous les employés de votre organisation vous occupez exclusivement de rendre le classement numérique ordonné et accessible.

(disponible en néerlandais)

Lors d'une journée de nettoyage numérique, vous pouvez entreprendre les actions suivantes :

• rassembler les documents provenant de différents supports vers un emplacement central ;
• placer les documents à l'emplacement convenu dans votre classement numérique ;
• nettoyer vos archives numériques ;
• supprimer les documents dont le délai légal de conservation a expiré ;
• renommer les documents et dossiers selon les accords conclus ;
• convertir les fichiers en formats de fichiers durables.

Pourquoi organiser un trash day ?

• Vous créez de l'ordre et de l'espace sur votre serveur et/ou vos disques durs et dans le cloud, ce qui facilite la recherche des documents.
• En supprimant les documents inutiles, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur l'organisation des documents importants.
• Les documents et les fichiers qui doivent être ensemble le sont.
• En rassemblant les documents dans un emplacement central, vous disposez d'un aperçu des documents. Cela simplifie le stockage et le back-up.
• Les documents conservés dans une structure centrale de dossiers peuvent être retrouvés par tous les employés. Les documents conservés dans un dossier personnel sont introuvables par vos collègues.
• Vous prenez conscience de tous les documents que vous créez.
• Un trash day commun peut donner lieu à une discussion commune sur ce qu'il faut conserver et supprimer et sur la manière de l'organiser concrètement.

Quand organiser un trash day ?

Organisez des journées de nettoyage régulières (une ou deux fois par an). Plus souvent vous le ferez, moins cela vous prendra de temps à long terme. N'attendez pas que le besoin s'en fasse sentir pour ranger et n'achetez pas d'espace de rangement supplémentaire pour éviter de ranger. Vous ne feriez ainsi que repousser le rangement.

Désignez un responsable qui vérifie régulièrement la structure de dossiers. Cette personne peut déterminer si une journée de nettoyage est nécessaire et si la structure et l'organisation des dossiers sont encore adéquates. En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés, certaines actions devraient déjà être mises en place.

Quelques exemples : Les fichiers numériques peuvent être conservés à différents endroits et sont donc facilement dispersés : sur un disque dur externe, dans votre boîte de réception, sur une clé USB, sur un CD ou un DVD, ou dans des emplacements virtuels tels que Dropbox et Google Docs, etc.

Durant le trash day, vous pouvez vous attaquer à la répartition de vos documents et tout rassembler dans une structure commune de dossiers. Si tel est votre objectif pour le trash day, vous devez déjà avoir :

• un emplacement central dans lequel rassembler les documents numériques ;
• identifié et cartographié tous les supports contenant des documents ;
• une structure de dossiers logique (et commune) basée sur le fonctionnement de votre organisation.

Si vous souhaitez renommer vos fichiers et dossiers, vous devez déjà avoir :

• convenu de la manière de nommer les fichiers et dossiers.

Si vous souhaitez supprimer des fichiers inutiles, vous devez déjà avoir :

• un aperçu des délais légaux de conservation ;
• déterminé ce que vous conservez ou non.

Comment organiser un trash day ?

Préparation

Une bonne préparation garantit le succès du trash day. Quelques conseils pour correctement l'organiser :

Désignez un responsable qui gère cette journée et garde un aperçu.

Convenez d'un jour où tous les employés peuvent être présents et où les activités quotidiennes peuvent être interrompues autant que possible afin que tout le monde puisse se concentrer sur le nettoyage.

Élaborez un plan d'action qui comprend tous les objectifs du trash day. Veillez à ce que les objectifs soient clairs et à ce qu'ils fournissent des lignes directrices concrètes sur la manière de mettre en œuvre le trash day. Déterminez les objectifs sur base de besoins concrets au sein de l'organisation (ex. boîtes de réception qui débordent, erreurs dans le classement des archives numériques, documents dispersés sur différents supports, etc.). Pour un aperçu des objectifs possibles, voir le haut de cette page. Partagez le plan d'action avec tous les collègues avant le début du trash day.

Identifiez avec vos collègues tous les endroits où les documents numériques sont conservés et que vous devez donc traiter. Pensez aux supports externes (clés USB, CD, DVD, disques durs externes, ordinateurs personnels, etc.), à votre stockage personnel (bureau et disque dur de l'ordinateur) et aux emplacements virtuels (programmes de mails, Google Docs, Dropbox, etc.). Dressez une liste de tous les dossiers du classement des archives et de tous les supports numériques, et demandez à vos collègues d'indiquer les dossiers dont ils sont responsables. Avec un simple outil (Windows) (disponible en anglais) vous pouvez copier et exporter votre structure de dossiers dans un fichier Excel. Dans ce fichier, tous les employés peuvent inscrire leur nom à côté des dossiers dont ils sont responsables.

Faites un back-up (une copie de sécurité) de vos archives numériques, afin que rien ne soit perdu lors du déplacement, de la suppression ou du changement de nom des documents. Planifiez le back-up la veille du trash day.

Déroulement du trash day

Commencez chaque trash day par un briefing, afin que tous les collègues sachent exactement ce qu'ils doivent faire. Utilisez le plan d'action comme guide. Demandez à chaque employé de commencer par les dossiers et les documents dont ils sont responsables. Ensuite, les dossiers qui n'ont pas de responsable peuvent être abordés ou les collègues responsables de nombreux dossiers peuvent être aidés.

Une fois que le plan d'action est clairement défini, tout le monde sait en principe ce qu'il doit faire. Prévoyez un point d'information tout au long de la journée pour répondre aux questions ou, si aucune réponse n'est disponible immédiatement, regroupez-les pour les résoudre plus tard.

À la fin de la journée

Le trash day est suivi d'une évaluation, et toutes les actions et tâches effectuées sont documentées :

Réunissez tous les employés et évaluez la façon dont chacun a vécu le trash day et où se situent les goulots d'étranglement ;

Élaborez un nouveau plan d'action si toutes les tâches n'ont pas été effectuées ;

Contrôlez la structure de dossiers et regardez les résultats ;

Enregistrez le back-up créé durant ce trash day, afin que les fichiers supprimés puissent être restaurés si nécessaire ;

Documentez toutes les actions effectuées et leurs résultats, afin d'avoir un aperçu de toutes les actions, des goulets d'étranglement, des solutions possibles et des documents supprimés au cours du trash day ;

Autrices : Nastasia Vanderperren (meemoo) et Eline De Lepeleire (Letterenhuis)