Un nouveau dépôt pour vos archives et collections

Il se peut que vous ne puissiez ou ne souhaitiez plus gérer vos archives vous-même. Il est alors conseillé de trouver un nouveau dépôt pour vos archives et/ou collections.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment rechercher un nouveau dépôt pour vos archives ou collections ?
• Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la recherche d'un nouveau dépôt ?
• Quelle est la différence entre un don et une mise en dépôt ?
• Comment préparer vos archives en vue d'un transfert vers un nouveau dépôt ?

Il se peut qu'un jour, en tant qu'artiste ou organisation, vous ne puissiez plus ou pas suffisamment prendre soin de vos archives et collections. En tant qu'artiste, vous devrez peut-être déménager dans un espace plus petit. En tant qu'organisation, vous avez peut-être des archives papier précieuses, mais elles ne sont plus consultées parce que tout devient numérique. Il se peut aussi que vous soyez avant-gardiste et que vous souhaitiez déjà y réfléchir. Vous pouvez alors chercher un nouveau dépositaire pour vos archives et collections. Cela nécessite une certaine réflexion. Vous trouverez des conseils plus détaillés ici.

Droit de propriété

Le droit de propriété est le droit des archives ou collections et se réfère à la "partie matérielle" des archives ou collections, sur laquelle vous exercez un droit de propriété réel. Il s'agit de savoir si vous transférez ou non le titre de propriété à un nouveau dépositaire. En outre, vos conservez vos droits d'auteur. Il s'agit de la partie "non matérielle" des archives, c'est-à-dire la création, et se décompose comme suit : le droit naît de la création d'une œuvre "créative", et seul le créateur de cette œuvre peut prétendre aux "droits d'exploitation" et aux "droits moraux" attachés à cette œuvre. Ce droit naît dès la création, sans qu'aucune autre action ne soit nécessaire. Veillez à ce que les droits de propriété soient clairs et énoncés sur papier. Toutes les parties concernées sont-elles d'accord sur le transfert ?

Destination des archives

Vérifiez si une partie de vos archives et/ou collections a déjà été prise en charge par un dépôt (professionnel), un particulier ou une association. Si c'est le cas, nous vous recommandons de transférer vos archives dans ce dépôt. En effet, il est préférable que vos archives soient conservées ensemble.

Conseil : vous ne savez pas si une partie de vos archives a déjà été prise en charge par un dépôt professionnel, un particulier ou une association ? Consultez alors le site web (en néerlandais) d'Archiefpunt. Toutes les archives n'y sont pas enregistrées, mais les archives de votre organisation pourraient s'y trouver.

Vous pouvez faire don de vos archives à votre famille, à vos amis, à un successeur, à une institution ou à une organisation à laquelle vous êtes associé. De cette manière, vos archives restent dans votre vie professionnelle ou personnelle. Elles restent également entre les mains de personnes de confiance et qui ont à cœur l'intérêt de vos archives. Par souci personnel et par sensibilité culturelle et historique, ces personnes seront probablement heureuses de prendre soin de vos archives.

Vous pouvez également transférer vos archives à une institution de conservation professionnelle : les institutions d'archives (y compris les archives municipales), les bibliothèques patrimoniales (y compris les bibliothèques des conservatoires et certaines bibliothèques universitaires) ou les musées. En effet, leur mission première est de conserver le "patrimoine" dans de bonnes conditions, de le rendre accessible et d'encourager son utilisation. Pour ce faire, elles emploient un personnel formé et disposent de l'expertise nécessaire. Si vous n'avez pas de relation personnelle avec ces institutions, elles méritent néanmoins toute votre confiance pour la gestion de vos archives.

Si vous ne trouvez pas d'institution d'archives appropriée, vous pouvez toujours contacter (en néerlandais) Archiefpunt. Cet organisme intermédiaire s'efforce de trouver un dépôt approprié pour toutes les archives. Grâce à une consultation et un dialogue avec tous les acteurs concernés, Archiefpunt s'efforce de faire en sorte qu'aucune collection ne passe à travers les mailles du filet et ne soit irrémédiablement perdue.

Enfin, vous pouvez apporter vos archives et collections à une société d'histoire locale. Vous pouvez trouver un cercle d'histoire locale près de chez vous sur le site web (en néerlandais) de Histories.

Conseil : Vous avez des doutes sur le nouvel emplacement à envisager pour vos archives ? Constituez un groupe de travail composé de personnes qui connaissent bien vos archives et collections et qui ont vos intérêts à cœur. Contactez une organisation patrimoniale pour obtenir de l'aide. Le service national du patrimoine culturel reconnu par la Flandre peut vous apporter son soutien et jouer un rôle de médiateur dans la recherche d'un dépôt approprié pour vos archives.

Les organisations nationales de service du patrimoine culturel que vous pouvez contacter pour toute question relative au patrimoine artistique (ou à certains aspects de celui-ci) sont :

• CEMPER (disponible en néerlandais et en anglais) - centre du patrimoine musical et des arts du spectacle en Flandre et à Bruxelles (Malines)
• CKV (disponible en néerlandais et en anglais) - Centre d'archives d'art est un centre flamand de distribution des archives d'art et des successions. Il s'agit d'une organisation autonome sur le plan opérationnel au sein du M HKA. (Anvers)
• meemoo (disponible en néerlandais et en anglais) - ASBL dédiée à l'archivage numérique des organisations dans les domaines de la culture, des médias et du gouvernement. (Gand)
• Histories (disponible en néerlandais) - reconnue comme organisation nationale de services pour la généalogie, le patrimoine local et la culture quotidienne. (Malines)
• Vlaams Architectuurinstituut (disponible en néerlandais et en anglais) - point d'information pour l'architecture en Flandre et à Bruxelles. (Anvers)
• WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed) - organisation pour le patrimoine culturel immatériel. (Bruxelles)

Les musées et les archives culturelles offrent différents types de soutien et de services : voir l'aperçu des dépôts d'archives professionnels.

Diverses autorités peuvent vous offrir un soutien matériel et financier. Pensez au Département flamand de la culture, de la jeunesse et des médias, à la Commission communautaire flamande ou aux services urbains/municipaux.

Sur la carte du patrimoine de Faro, vous trouverez (en néerlandais) toutes les organisations du patrimoine en Flandre et à Bruxelles. Vous pouvez y trouver les organisations qui se trouvent dans votre quartier.

"Don" ou "mise en dépôt"

Il existe deux possibilités pour transférer des archives privées : vous pouvez donner ou faire don de vos archives, afin qu'elles soient conservées. Dans le cas d'une convention de dépôt/conservation, vous conservez les droits de propriété. Dans le cas d'un don d'archives, vous transférez les droits de propriété à l'institution par le biais d'une convention de don (acte notarié) ou d'une convention de don manuel.

Conseils :

• Il faut toujours documenter correctement les (pièces d')archives que vous donnez ou déposez. Un transfert à une institution de conservation ou à une personne/organisation privée doit être consigné dans un accord signé par les deux parties. (Pour en savoir plus, consultez les points d'attention lors du transfert de vos archives et collections).
• Ne faites pas le choix d'un "don" ou d'un "dépôt" tout seul. Mettez en place un groupe de travail composé de personnes qui connaissent bien les archives et collections et qui ont à cœur d'en préserver les intérêts. Contactez une organisation patrimoniale pour obtenir de l'aide.

Transfert

Le traitement exact d'un transfert varie d'une institution à l'autre. En effet, chaque institution a ses propres "habitudes". Vérifiez si l'institution de conservation de votre choix a publié sur son site web des lignes directrices concernant l'acquisition d'archives privées. Prenez rendez-vous avec le responsable de l'organisation et discutez de l'ensemble du processus afin de savoir à quoi vous attendre. Tenez également compte des capacités de l'institution elle-même. Consignez les accords dans un contrat. Convenez d'une date concrète pour le transfert des archives.

Points d'attention pour le transfert de vos archives

Contactez en temps utile le nouvel administrateur de votre choix

L'arrivée de nouvelles archives nécessite un certain temps de préparation, même pour une institution professionnelle. Contactez le responsable, faites-lui part de vos intentions et demandez-lui si vos archives peuvent y trouver leur place.

Demandez plus d'informations sur la manière dont vos archives seront conservées et accessibles

L'institution procédera-t-elle à un inventaire ? Y aura-t-il une place pour la valorisation ou l'appréciation de vos archives et collections ? Discutez de ce que vous souhaitez et de ce que vous préférez ne pas voir se produire. Convenez également d'accords clairs sur l'accessibilité des documents au public.

Réfléchissez bien à l'avance aux informations confidentielles ou personnelles contenues dans vos archives, que vous préféreriez ne pas divulguer

Des restrictions d'accès peuvent être fixées en concertation avec le service de conservation des archives. Les dépôts d'archives doivent de toute façon appliquer les lois sur la protection de la vie privée. Les documents protégés par des droits d'auteur ne peuvent être accessibles au public que sous certaines conditions. Il convient donc de vérifier soigneusement, au préalable ou en concertation avec le service d'archives, quels documents et objets sont protégés par des droits d'auteur, ainsi que de prendre les bonnes dispositions à ce sujet.

Mettez-vous d'accord sur ce que l'institution d'archives attend de vous

Dans quel état les archives doivent-elles être transférées (rangées, nettoyées, etc.) ? Faut-il procéder à une sélection ou à un inventaire approfondi avant le transfert ?

Créez une liste de transfert

Sur cette liste, vous décrivez les objets transférés afin d'éviter tout litige ultérieur. En outre, une telle liste de transfert fournit un aperçu utile des archives, tant pour les nouveaux propriétaires que pour les futurs chercheurs et artistes. Le contenu et le degré de détails de cette liste de transfert doivent être convenus avec le responsable de l'institution. Il suffit souvent d'indiquer de grands ensembles, éventuellement liés aux boîtes exactes (numérotées), dans lesquelles les archives seront transférées. Si vous avez déjà documenté la structure de vos archives ou rédigé une description de ces dernières, vous pouvez utiliser cet aperçu comme base. Une liste de transfert est similaire à une liste d'emplacements, mais sans description exacte de l'emplacement. Voir l'outil Dresser une liste d'emplacements pour plus d'informations sur celle-ci.

Nettoyer vos archives

Si vous transférez vos archives, on peut attendre de vous que vous les nettoyiez. Le nettoyage consiste à éliminer les éléments nuisibles.

Retirer les éléments susceptibles d'endommager les documents : trombones, élastiques, chemises en plastique, classeurs à anneaux, chemises en papier superflues, papier de soie, etc. Les documents maintenus ensemble par des matériaux nocifs tels que des chemises en plastique, des trombones et des élastiques doivent rester physiquement connectés. Prenez donc une grande feuille de papier (A3), pliez-la en deux et rangez les documents à l'intérieur. Remplacez les classeurs à anneaux par des boîtes. Toutefois, vérifiez toujours que l'emballage d'origine ne contient pas d'informations qui pourraient être utiles pour décrire les documents.

Supprimez également les doublons, les notes brèves sans grande importance et les brouillons de documents qui diffèrent peu des versions finales. Voir les outils Ranger vos archives et Conservation de vos archives physiques pour plus d'informations.

Emballez les archives dans des cartons solides avant de les déplacer

Gardez le même ordre que celui que vous utilisez déjà. En d'autres termes, ne mélangez pas inutilement les documents. Résistez à la tentation de stocker des documents qui n'ont rien à faire ensemble simplement pour remplir des cartons de déménagement. Pour éviter que l'espace vide dans les boîtes ne provoque le déplacement des documents stockés, vous pouvez, par exemple, les remplir avec des miettes de papier. Les institutions d'archives préfèrent recevoir quelques cartons supplémentaires contenant des archives ordonnées, plutôt qu'un ensemble compact mais désordonné. Veillez donc à ce que le nouveau propriétaire n'ait pas à déballer toutes les pièces et à reconstituer l'ordre, car cela peut représenter un travail considérable. Emballez tout comme si c'était vous qui receviez les archives.

Conseil : Les institutions professionnelles de conservation reçoivent des mètres d'archives à traiter par an. Il se peut donc qu'elles mettent un certain temps à traiter vos archives. Plus vous leur fournirez d'informations sur vos archives et plus vous suivrez les directives de ce site web, plus vite vos archives seront prêtes à être conservées de manière permanente.