FLACC-projectarchieven en -collecties toegankelijk maken met ICA-AtoM
Kunstenwerkplaats FLACC installeerde een databank voor het archief die door eigen medewerkers, kunstenaars en onderzoekers gebruikt kan worden om eenvoudig informatie terug te vinden. Op deze manier probeert FLACC de kennis die verworven wordt tijdens projecten te bewaren en te ontsluiten voor hergebruik.
Status
- Keuze databanksysteem en beschrijvingsstandaard: januari 2013 – februari 2013
- Aanpassing systeem aan functionele eisen op basis van use cases: april 2013 – juli 2013
- Testen databanksysteem en invoeren met beschrijvingsstandaard: oktober 2013 – februari 2014
- Implementatie van het databanksysteem: april 2014 – mei 2014
Probleemstelling
Aanleiding
FLACC biedt kunstenaars uit binnen- en buitenland inhoudelijke, facilitaire en organisatorische ondersteuning bij de voorbereiding en realisatie van projecten. Sinds 2008 is de organisatie begonnen met het actief bewaren van de projectarchieven om de verworven kennis niet te verliezen. In 2012 nodigden ze beeldend kunstenaar Nilsson Pflugfelder uit om de organisatie te (re)presenteren in een installatie. The Verbandkammer is een installatie die het delen en herbruiken van informatie, gecreëerd door FLACC en residerende kunstenaars, wil stimuleren[1]
Op het einde van een project worden alle documenten en objecten die door een kunstenaar gegenereerd worden in een doos geplaatst en in The Verbandkammer gezet. In 2012 contacteerde FLACC PACKED vzw voor de ontwikkeling van een databank om hun digitaal archief te ontsluiten en om het proces dat een kunstenaar doorloopt bij het realiseren van zijn project te bewaren.
Gewenste resultaten bij de start van het project
- Na afloop van een project worden de documenten en objecten beschreven in de databank.
- Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar of een medewerker informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken.
- Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar heeft afgelegd moet weergegeven worden.
Vereisten
- Het databanksysteem moet het toelaten om archiefbeschrijvingen te maken en om deze beschrijvingen te koppelen aan de documenten op de server
- Het programma moet het toelaten om te grasduinen doorheen het archief van de projecten
- Vertrouwelijke informatie moet afgeschermd worden
- De inhoud van documenten moet doorzoekbaar zijn
- Het digitale archief moet gekoppeld zijn met het fysieke archief
Methode
- Een databanksysteem en beschrijvingsstandaard kiezen
- Het systeem aanpassen aan functionele eisen
- Use case 1: Verzamelen en beschrijven van het archief na afloop van een project.
- Use case 2: Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken.
- Use case 3: Een bezoeker aan de werkplaats kan informatie opzoeken over de vroegere projecten van FLACC.
- Use case 4: Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar tijdens zijn project heeft afgelegd moet weergegeven worden.
- Archief verzamelen en beschrijven
- Het systeem installeren
1. Keuze databanksysteem en beschrijvingsstandaard
FLACC wil documenten per project toegankelijk maken. Het gaat over uiteenlopend materiaal (ontwerpversies, offertes, lastenboeken, technische documenten, etc.) dat niet noodzakelijk per stuk beschreven hoeft te worden. Daarom werd er als databank gekozen voor ICA-AtoM. Een museale aanpak waar object per object beschreven wordt, zoals in het collectiebeheersysteem CollectiveAccess, creëert meer detailinformatie, maar zorgt voor een te hoge werklast voor de FLACC-medewerkers.
ICA-AtoM is een opensourcesysteem dat ontwikkeld werd onder toezicht van de Internationale Archiefraad (ICA). Je kan er zowel grotere gehelen zoals projectdossiers, als aparte documenten en objecten mee beschrijven. Het is ook mogelijk om een archief in verschillende niveaus te beschrijven. Wanneer een project uit meerdere delen bestaat (bv. meerdere kunstwerken, aanverwante lezingen, tentoonstellingen…) kunnen de verschillende delen als onderdeel van het project beschreven worden. Het project vormt dan het hoofdniveau (het overkoepelende geheel); de verschillende onderdelen (het kunstwerk, de lezing, de tentoonstelling) zijn de deelarchieven.
Beschrijvingen in ICA-AtoM gebeuren via ISAD(G), de standaard voor het maken van archivistische beschrijvingen. ISAD(G) is zeer flexibel en laat FLACC toe te kiezen hoe uitgebreid de projectarchieven beschreven worden. Door het beperkt aantal velden kunnen uiteenlopende types documenten en objecten op een eenvormige manier beschreven worden.
2. Aanpassing systeem aan functionele eisen
Op basis van use cases werd het systeem verder aangepast aan de noden van FLACC zodat er binnen de organisatie optimaal met het archief gewerkt kan worden.
2.1. Use case 1: Verzamelen en beschrijven van het archief na afloop van een project
Na afloop van een project wordt de kamer leeggemaakt en worden zowel de fysieke als de digitale documenten en objecten geschoond. Het project krijgt een unieke code die geldt voor het fysieke en digitale archief. Het fysieke archief wordt daarna in The Verbandkammer geplaatst. Voor het digitale archief wordt op de centrale opslaglocatie een map aangemaakt waar al de digitale bestanden verzameld worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen publieke documenten en documenten die enkel bekeken mogen worden door medewerkers van FLACC. De afgeschermde bestanden worden ondergebracht in een aparte map.
Het archief wordt volgens ISAD(G)-velden beschreven in ICA-AtoM. Er wordt beschreven op projectniveau. De beschrijving kan zeer algemeen zijn of meer bijzonderheden over het project bevatten.
De documenten waarvan de medewerker wil dat er inhoudelijk in gezocht kan worden, worden opgeslagen in pdf-formaat en zo opgeladen in Google Drive. De documenten worden op deze manier geïndexeerd en zijn dan full text-doorzoekbaar.
2.2. Use case 2: Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken
De interface van het systeem maakt het mogelijk dat er zowel gezocht kan worden via de beschrijving op basis van de ISAD(G)-velden als inhoudelijk in de documenten op Google Drive.
2.3. Use case 3: Een bezoeker aan de werkplaats kan informatie opzoeken over de vroegere projecten van FLACC
Ook de bezoeker kan via het systeem grasduinen door het FLACC-archief. Privacygevoelige of vertrouwelijke informatie wordt ondergebracht in een aparte bestandsmap. Deze map wordt afgeschermd op de server en is niet toegankelijk voor externen. Het is in ICA-AtoM mogelijk om toegangsrollen in te bouwen (bv. FLACC-medewerker, kunstenaar en extern) zodat externen geen vertrouwelijke informatie kunnen inkijken.
2.4. Use case 4: Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar tijdens zijn project heeft afgelegd moet weergegeven worden
Het creatieproces wordt tijdens of meteen na het project uitgeschreven in een pdf-bestand en mee in de projectmap geplaatst. Het procesdocument wordt mee opgeladen in Google Drive zodat het doorzoekbaar is. De mappenstructuur kan ook zo opgesteld worden dat het de workflow die de kunstenaar doorlopen heeft, toont.
3. Archief verzamelen en beschrijven
Wanneer een project afgewerkt is, ontfermt een FLACC-medewerker zich over het archief: het fysieke en digitale materiaal wordt verzameld en geschoond. Doordat FLACC erg nauw betrokken is bij de projecten is het voor hen relatief eenvoudig om te bepalen welke documenten waardevol en representatief zijn om te bewaren en welke niet. Het projectarchief krijgt een overkoepelende code die geldt voor alle materialen van het fysieke en digitale archief. Het fysieke archief wordt geplaatst in The Verbandkammer. De verschillende dragers (kaften met projectdocumenten, dvd’s, foto’s, objecten, etc.) worden gescheiden bewaard, maar door de unieke code en de beschrijving in ICA-AtoM kunnen ze snel teruggevonden worden.
Het archief wordt volgens ISAD(G)-velden op projectniveau beschreven. Dat kan rechtstreeks in ICA-AtoM of via een Excelbestand dat later in ICA-AtoM geüpload wordt. In ICA-AtoM wordt een link geplaatst naar de documenten op de server.
Als test werd er gestart met de beschrijving van een afgewerkt project uit 2013. Het beschrijven van het archief verliep relatief vlot, maar de reconstructie van het proces van de kunstenaar ging moeizamer. Het invullen van het workflow-document was moeilijk en nam veel tijd in beslag. FLACC heeft daarom zijn werkwijze aangepast. Het proces wordt nu beschreven tijdens het verloop van het proces. In het workflow-document wordt er verwezen naar verwante documenten.
4. Het systeem installeren
Door PACKED vzw werd bij FLACC een overkoepeld systeem geïnstalleerd. In het programma wordt een fiche voor ieder project aangemaakt met rechtstreekse verwijzingen naar de beschrijving in ICA-AtoM, de bestanden op de server en de documenten op Google Drive.
Resultaten
Werden de gewenste resultaten bereikt?
Na afloop van een project worden de documenten en objecten beschreven in de databank.
De projectarchieven worden op projectniveau beschreven in ICA-AtoM. ISAD(G) is makkelijk in gebruik en het beschrijven gaat zeer snel. Aanvankelijk schrikt de lay-out van ICA-AtoM af, maar na eerste hulp in combinatie met de gebruikershandleiding valt het goed te gebruiken. Door het archief te beschrijven in de databank worden de verschillende delen van het archief met elkaar verbonden: in de databank krijgt het archief één code die verwijst naar zowel het digitale als het fysieke archief en naar de verschillende onderdelen van het fysieke archief (papieren documenten, dia’s, dvd’s, foto’s, etc.). Ondanks het feit dat deze onderdelen verspreid bewaard worden, kunnen ze door de beschrijving in ICA-AtoM eenvoudig teruggevonden worden.
Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar heeft afgelegd moet weergegeven worden.
Het proces dat de kunstenaar aflegt, wordt weergegeven in een workflow-document. Het invullen van het workflow-document bij oudere projecten was wel moeilijk. Het neemt veel tijd in beslag om het proces te reconstrueren. Daarom gebeurt het documenteren best tijdens het project zelf.
Het is niet mogelijk om de workflow te tonen in de mappenstructuur, omdat een project geen rechtlijnig verloop heeft.
Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar of een medewerker informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken.
Vaststellingen en aandachtspunten
- Vertrouwelijke documenten werden door FLACC niet ondergebracht in een aparte afgeschermde map. Over het afschermen van vertrouwelijke informatie moet nog nagedacht worden. Een mogelijke oplossing is het inbouwen van toegangsrechten op de documenten op de server.
- Taalprobleem: Er komen ook internationale kunstenaars naar FLACC. Om die reden worden het workflow-document en de beschrijving in ICA-AtoM in het Engels neergeschreven. Als anderstalige kunstenaars het archief willen gebruiken, zouden ook alle andere documenten in het Engels opgemaakt moeten worden.
- In de praktijk heeft FLACC het systeem nog niet veelvuldig gebruikt. Door de beperkte bezetting is het moeilijk om tijd te vinden om projecten op deze uitgebreide manier te archiveren en beschrijven.
Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo)