Making FLACC project archives and collections accessible with ICA-AtoM
The FLACC arts centre installed a database for the archive that can be used by its own staff, artists and researchers to find information easily. As such, FLACC is trying to save the knowledge that has been acquired during projects and make it accessible for re-use.
- Choice of database system and description standard: January 2013 – February 2013
- Adaptation of system to functional requirements on the basis of use cases: April 2013 - July 2013
- Testing database system and introducing the description standard: October 2013 – February 2014
- Implementation of the database system: April 2014 - May 2014
Probleemstelling
Introduction
FLACC offers artists from Belgium and abroad support on content, facilities and organisation for the preparation and realisation of their projects. In 2008 the organisation started actively storing project archives so as not to lose the acquired knowledge. In 2012 they invited the artist Nilsson Pflugfelder to present/represent the organisation in an installation. The Verbandkammer is an installation that aims to stimulate the dissemination and re-use of information created by FLACC and resident artists. http://www.flacc.info/en/projecten/2012/158 (last visited on 19/11/2014)
At the end of the project all documents and objects generated by an artist are put in a box and placed in The Verbandkammer. In 2012 FLACC contacted PACKED vzw to develop a database that would make their digital archive accessible and preserve the process that an artist goes through when realising a project.
Desired results at the start of the project
- Once a project is complete the documents and objects are described in the database.
- Before or during a project-in-progress an artist or member of staff can look up information on a specific technique or material that he/she wants to use.
- The process or the search that the artist has carried out must be recorded.
Requirements
- The database system must allow for archive descriptions to be made and for these to be linked to documents on the server
- The programme must allow for browsing through the archive of projects
- Confidential information must be protected
- The content of the documents must be searchable
- The digital archive must be linked to the physical archive
Methode
- Choosing a database system and description standard
- Adapting the system to functional requirements
- Use case 1: Collect and describe the archive when the project has finished.
- Use case 2: Before or during a project-in-progress an artist or member of staff can look up information on a specific technique or material that he/she wants to use.
- Use case 3: A visitor to the studio can look up information on previous FLACC projects.
- Use case 4: The process or the search that the artist has carried out during his project must be recorded.
- Collecting and describing the archive
- Installing the system
1. Choice of database system and description standard
FLACC wants to make documents accessible by project. There are various materials (draft versions, quotes, specifications, technical documents, etc.) that don’t necessarily have to be described per item. That’s why the ICA-AtoM database was chosen. A museum approach where each and every object is described, such as the collection management system CollectiveAccess, creates more detailed information, but was too labour-intensive for the FLACC staff.
ICA-AtoM is een opensourcesysteem dat ontwikkeld werd onder toezicht van de Internationale Archiefraad (ICA). Je kan er zowel grotere gehelen zoals projectdossiers, als aparte documenten en objecten mee beschrijven. Het is ook mogelijk om een archief in verschillende niveaus te beschrijven. Wanneer een project uit meerdere delen bestaat (bv. meerdere kunstwerken, aanverwante lezingen, tentoonstellingen…) kunnen de verschillende delen als onderdeel van het project beschreven worden. Het project vormt dan het hoofdniveau (het overkoepelende geheel); de verschillende onderdelen (het kunstwerk, de lezing, de tentoonstelling) zijn de deelarchieven.
Beschrijvingen in ICA-AtoM gebeuren via ISAD(G), de standaard voor het maken van archivistische beschrijvingen. ISAD(G) is zeer flexibel en laat FLACC toe te kiezen hoe uitgebreid de projectarchieven beschreven worden. Door het beperkt aantal velden kunnen uiteenlopende types documenten en objecten op een eenvormige manier beschreven worden.
2. Aanpassing systeem aan functionele eisen
Op basis van use cases werd het systeem verder aangepast aan de noden van FLACC zodat er binnen de organisatie optimaal met het archief gewerkt kan worden.
2.1. Use case 1: Verzamelen en beschrijven van het archief na afloop van een project
Na afloop van een project wordt de kamer leeggemaakt en worden zowel de fysieke als de digitale documenten en objecten geschoond. Het project krijgt een unieke code die geldt voor het fysieke en digitale archief. Het fysieke archief wordt daarna in The Verbandkammer geplaatst. Voor het digitale archief wordt op de centrale opslaglocatie een map aangemaakt waar al de digitale bestanden verzameld worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen publieke documenten en documenten die enkel bekeken mogen worden door medewerkers van FLACC. De afgeschermde bestanden worden ondergebracht in een aparte map.
Het archief wordt volgens ISAD(G)-velden beschreven in ICA-AtoM. Er wordt beschreven op projectniveau. De beschrijving kan zeer algemeen zijn of meer bijzonderheden over het project bevatten.
De documenten waarvan de medewerker wil dat er inhoudelijk in gezocht kan worden, worden opgeslagen in pdf-formaat en zo opgeladen in Google Drive. De documenten worden op deze manier geïndexeerd en zijn dan full text-doorzoekbaar.
2.2. Use case 2: Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken
De interface van het systeem maakt het mogelijk dat er zowel gezocht kan worden via de beschrijving op basis van de ISAD(G)-velden als inhoudelijk in de documenten op Google Drive.
2.3. Use case 3: Een bezoeker aan de werkplaats kan informatie opzoeken over de vroegere projecten van FLACC
Ook de bezoeker kan via het systeem grasduinen door het FLACC-archief. Privacygevoelige of vertrouwelijke informatie wordt ondergebracht in een aparte bestandsmap. Deze map wordt afgeschermd op de server en is niet toegankelijk voor externen. Het is in ICA-AtoM mogelijk om toegangsrollen in te bouwen (bv. FLACC-medewerker, kunstenaar en extern) zodat externen geen vertrouwelijke informatie kunnen inkijken.
2.4. Use case 4: Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar tijdens zijn project heeft afgelegd moet weergegeven worden
Het creatieproces wordt tijdens of meteen na het project uitgeschreven in een pdf-bestand en mee in de projectmap geplaatst. Het procesdocument wordt mee opgeladen in Google Drive zodat het doorzoekbaar is. De mappenstructuur kan ook zo opgesteld worden dat het de workflow die de kunstenaar doorlopen heeft, toont.
3. Archief verzamelen en beschrijven
Wanneer een project afgewerkt is, ontfermt een FLACC-medewerker zich over het archief: het fysieke en digitale materiaal wordt verzameld en geschoond. Doordat FLACC erg nauw betrokken is bij de projecten is het voor hen relatief eenvoudig om te bepalen welke documenten waardevol en representatief zijn om te bewaren en welke niet. Het projectarchief krijgt een overkoepelende code die geldt voor alle materialen van het fysieke en digitale archief. Het fysieke archief wordt geplaatst in The Verbandkammer. De verschillende dragers (kaften met projectdocumenten, dvd’s, foto’s, objecten, etc.) worden gescheiden bewaard, maar door de unieke code en de beschrijving in ICA-AtoM kunnen ze snel teruggevonden worden.
Het archief wordt volgens ISAD(G)-velden op projectniveau beschreven. Dat kan rechtstreeks in ICA-AtoM of via een Excelbestand dat later in ICA-AtoM geüpload wordt. In ICA-AtoM wordt een link geplaatst naar de documenten op de server.
Als test werd er gestart met de beschrijving van een afgewerkt project uit 2013. Het beschrijven van het archief verliep relatief vlot, maar de reconstructie van het proces van de kunstenaar ging moeizamer. Het invullen van het workflow-document was moeilijk en nam veel tijd in beslag. FLACC heeft daarom zijn werkwijze aangepast. Het proces wordt nu beschreven tijdens het verloop van het proces. In het workflow-document wordt er verwezen naar verwante documenten.
4. Het systeem installeren
Door PACKED vzw werd bij FLACC een overkoepeld systeem geïnstalleerd. In het programma wordt een fiche voor ieder project aangemaakt met rechtstreekse verwijzingen naar de beschrijving in ICA-AtoM, de bestanden op de server en de documenten op Google Drive.
Resultaten
Werden de gewenste resultaten bereikt?
Na afloop van een project worden de documenten en objecten beschreven in de databank.
De projectarchieven worden op projectniveau beschreven in ICA-AtoM. ISAD(G) is makkelijk in gebruik en het beschrijven gaat zeer snel. Aanvankelijk schrikt de lay-out van ICA-AtoM af, maar na eerste hulp in combinatie met de gebruikershandleiding valt het goed te gebruiken. Door het archief te beschrijven in de databank worden de verschillende delen van het archief met elkaar verbonden: in de databank krijgt het archief één code die verwijst naar zowel het digitale als het fysieke archief en naar de verschillende onderdelen van het fysieke archief (papieren documenten, dia’s, dvd’s, foto’s, etc.). Ondanks het feit dat deze onderdelen verspreid bewaard worden, kunnen ze door de beschrijving in ICA-AtoM eenvoudig teruggevonden worden.
Het proces of de zoektocht dat de kunstenaar heeft afgelegd moet weergegeven worden.
Het proces dat de kunstenaar aflegt, wordt weergegeven in een workflow-document. Het invullen van het workflow-document bij oudere projecten was wel moeilijk. Het neemt veel tijd in beslag om het proces te reconstrueren. Daarom gebeurt het documenteren best tijdens het project zelf.
Het is niet mogelijk om de workflow te tonen in de mappenstructuur, omdat een project geen rechtlijnig verloop heeft.
Voor of tijdens een lopend project kan een kunstenaar of een medewerker informatie opzoeken over een bepaalde techniek of materiaal die hij/zij wil gebruiken.
Vaststellingen en aandachtspunten
- Vertrouwelijke documenten werden door FLACC niet ondergebracht in een aparte afgeschermde map. Over het afschermen van vertrouwelijke informatie moet nog nagedacht worden. Een mogelijke oplossing is het inbouwen van toegangsrechten op de documenten op de server.
- Taalprobleem: Er komen ook internationale kunstenaars naar FLACC. Om die reden worden het workflow-document en de beschrijving in ICA-AtoM in het Engels neergeschreven. Als anderstalige kunstenaars het archief willen gebruiken, zouden ook alle andere documenten in het Engels opgemaakt moeten worden.
- In de praktijk heeft FLACC het systeem nog niet veelvuldig gebruikt. Door de beperkte bezetting is het moeilijk om tijd te vinden om projecten op deze uitgebreide manier te archiveren en beschrijven.
Auteur: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)