Describing a reference library with LibraryThing
PACKED tested the online platform LibraryThing to describe its collection – mainly consisting of books, magazines and DVDs. It wanted a good overview to improve the collection’s internal usability. LibraryThing was chosen in an attempt to create a very flexible approach and rich searchable metadata with minimal effort. The work was carried out by a trainee from the Librarian-Documentalist course at IESSID college under supervision from PACKED employees Alina Saenko and Bart Magnus.
Status
PACKED trialled LibraryThing at the end of 2018 by registering 199 pieces of work (the limit for the free version).
Issue
Lots of arts organisations have collections of publications in house which they find very useful alongside their own archived material. Sometimes they’re used for inspiring or supporting a creative process, and sometimes they contain books and magazines that mention the artists or arts organisations themselves.
In order to ensure this reference library can be used internally, it’s useful to have an overview of what your organisation has in house (only in Dutch), and to make your collection searchable. Library or collection management systems are currently generally much too extensive, unworkable and costly for the needs of arts organisations. As a centre of expertise, PACKED faced this same problem, so it tested how useful the online platform LibraryThing was for describing its collection. This system offers a number of interesting benefits:
- You can make the metadata for your collection available online, so anyone can see what you have in house.
- If a piece of work has already been described in LibraryThing by someone else, you can simply copy their description (including assigned tags) and possibly improve and/or expand it. Users include individuals, small organisations and large libraries such as the Bibliothèque nationale de France. It also provides links to Amazon, Google Books, WorldCat, etc.
- LibraryThing is completely free for registering up to 200 pieces of work. You can describe an unlimited number of works for $10 per year or a one-off payment of $25.
- The interface is available in various languages.
- There are good online tutorials available via the LibraryThing YouTube channel.
- It uses TinyCat as a simple online search portal for your own collection.
- LibraryThing allows you to export your own collection’s data. This is useful in case you ever want to use a different system or if LibraryThing should cease to exist. You can export to Excel, TSV, JSON and MARC. You can also set a number of parameters to determine what data you want to export.
Method
Determine what needs to be entered
An organisation’s bookcase can sometimes include diverse and unexpected works, and it can quickly become apparent that some of these things don’t actually belong in the reference library. For example, among other things we found a coffee machine manual, empty notebooks and a five-year-old catalogue for office supplies in ours.
If your organisation produces its own publications, it can happen that some of your stock finds its way to the bookcase. You can choose to keep this stock strictly separate from your collections or – as PACKED did – to register all reference items in LibraryThing and include information about how many copies there are.
Define a keyword list
You can assign tags to each piece of work to help make your collection more searchable. Having good control of this tag list can only be beneficial. For example, it doesn’t make sense to have single and plural versions of the same category (such as one tag for ‘biography’ and another for ‘biographies’), or to use synonyms (such as ‘play script’ and ‘theatre script’), or to have tags in different languages alongside each other (such as ‘auteursrecht’ and ‘copyright’). You can decide for yourself whether to strictly control the ‘keyword list’ for your own collection to prevent proliferation, or rather to leave it relatively free. The tag list at PACKED initially grew quite organically. Once the first 50 works had been registered, we evaluated the resulting list and adapted it where necessary. LibraryThing is very user friendly when it comes to merging and renaming tags without needing to make changes at the level of each linked work.
The tag list in LibraryThing is not hierarchical. This means for example that tags such as ‘literary heritage’ and ‘cultural heritage’ can simply exist alongside each other. This flat structure means you cannot define ‘literary heritage’ as a subsection of ‘cultural heritage’.
Classificatie en plaatsingsnummers
Voor een erg gespecialiseerde (niche)collectie als die van PACKED bleken gestandaardiseerde classificatiesystemen zoals die bijvoorbeeld in openbare bibliotheken worden gebruikt niet bruikbaar. We kozen dus voor een eenvoudig systeem waarbij een of meerdere letters gecombineerd werd met een volgnummer:
- Uitgegeven boeken: letter B gevolgd door een nummer (bv. B-001)
- Tijdschriften: letter T, gevolgd door een afkorting voor de titel van het tijdschrift (bv. T-META-001). Op deze manier staan alle tijdschriftnummers van eenzelfde tijdschrift bij elkaar gerangschikt.
- DVD’s: letter D gevolgd door een nummer (bv. D-001)
- Rest, o.m. grijze literatuur: letter R gevolgd door een nummer (bv. R-001)
Labels printen
De plaatsingsnummers werden in een spreadsheet ingevoerd zodat we ze vervolgens op labels konden printen en op de rug van de exemplaren kleven.
Resultaten
Wat ging goed?
We ervaarden het gebruik van de applicatie als zeer intuïtief. LibraryThing werkt zeer goed voor gepubliceerde boeken en het is fantastisch dat je zo vaak metadata die iemand anders heeft ingevoerd kunt hergebruiken. Ook grijze literatuur (onderzoeksrapporten, thesissen,…) past perfect in LibraryThing, al zijn de mogelijkheden tot hergebruik daar kleiner.
Wat liep moeilijk?
De grootste moeilijkheid die we tegenkwamen, was om tijdschriften op een goede manier te beschrijven. Idealiter voer je één maal het tijdschrift zelf in en koppel je daar vervolgens de nummers aan die je in je collectie hebt. Het datamodel van LibraryThing stelt je echter voor de keuze om ofwel alle nummers die je van een tijdschrift hebt onder één record onder te brengen, ofwel een record te creëren per tijdschriftnummer. Wij kozen voor de tweede optie, omdat we zo per tijdschriftnummer specifieke tags konden toekennen om de vindbaarheid van informatie te vergroten. Het nadeel van deze aanpak is dat verschillende nummers van hetzelfde tijdschrift niet aan elkaar zijn gekoppeld. Dit vingen we op door de plaatsingsnummers zodanig toe te kennen dat nummers van hetzelfde tijdschrift zich wel fysiek naast elkaar bevinden.
Auteur: Bart Magnus (PACKED vzw)