Charting the iMAL archive
Creating an overview of your archive is a simple way to quickly become familiar with its content and determine your priorities. iMAL has an extensive but disorganised archive stored across various types of media, which results in it being confusing and inaccessible – even for the people who work there. PACKED vzw therefore employed a volunteer to create an overview of iMAL’s digital and physical archive and collection.
Status
- Charting the physical archive (September - October 2015);
- Charting the digital archive (November 2015 - March 2016).
Issue
Motive
iMAL is an arts centre that is funded by the Flemish government’s Arts Decree. It focuses its operations on digital cultures and technologies, but it’s a small organisation with a limited budget, which until now has never found the time to sort out its archive. At the start of 2015, following the Preservation and Access to Born-Digital Culture workshop and symposium organised by iMAL and PACKED vzw, and the Requirements Analysis for Contemporary Visual Arts Archives and Collections (in Dutch), PACKED vzw conducted a preliminary audit of iMAL’s archive.
This digital archive and collection is stored on different types of separate carriers, such as CD-ROMs, DVDs, hard drives and various old computers. For the past five years, all the files created by artists and employees at iMAL have been kept on an external hard drive with contents documented in a Google Drive file. Files older than five years had not been backed up and were stored on various (old) computers. iMAL has lots of (old) computer equipment that can be used by artists to help create their work. There is no server or shared (overarching) directory structure. Each staff member is responsible for backing up and saving the files on their computer. Google Drive is also used to store documents that can be accessed by all employees.
The director is currently the only person who is more or less familiar with the whole archive. But without an overview, it’s not clear if it’s complete and if all files can still be opened. iMAL’s top priority was therefore to map out the archive.
Desired results
The aim was for the overview to provide answers to the following questions:
- What does the archive contain?
- How big is the archive?
- Is the archive complete?
- Where are which parts of the archive?
- Is the archive still in good condition? Can (old) digital files still be opened?
Together with developing a vision and policy for the archive, a very important first step was to create an overview which could then be used to further determine priorities and objectives. Furthermore, this is one of the basic care guidelines that all organisations funded by the Arts Decree are required to follow.
Method
Find a volunteer
Because iMAL did not have time to create the overview for itself, a volunteer was required for this project. This person had to have knowledge of how to look after an archive and an affinity with the media arts field.
Create an overview of the physical archive
For practical reasons, the first step was to map out the physical archive. This part of the archive is stored on shelves and in cabinets at iMAL’s offices.
Preparation
In order to log the different areas in the iMAL office properly, the volunteer drew up a floor plan. The different locations were each allocated their own number, with agreements for how to identify the cupboards, racks, shelves and drawers. This all was documented on the diagram.
Identify the archive and collection
We could then start listing and documenting the archive. It was decided to describe this overview using large units without ordering them. It was important to make a classification based on similar packaging or common identifiers here, which could be found on labels on folders and boxes (such as ‘administrative archive’ or ‘production dossiers’). We worked shelf by shelf at iMAL; larger units, such as administration, were described together.
It’s important to know where the archive is located and what it consists of before you start ordering it. Organising the archive into an order is a top priority once it's been mapped out.
iMAL’s physical archive and collection consists of the following documents and objects:
- books, magazines and catalogues;
- flyers and invitations;
- CD-ROMs and DVDs;
- administration;
- artist, exhibition and production dossiers;
- iMAL publications;
- works of art;
- the iMAL director’s personal archive.
The documents date from the early 1990s to the present day. The administrative archive and correspondence was stored chronologically in ring binders. All archive items were in good condition (CD-ROMs and DVDs were not checked).
Note basic details
All findings were noted in an overview diagram. The following fields were used:
- location: numbers for the room, rack or cabinet and their respective shelves or drawers;
- name: a brief description of the group of documents, e.g. flyers, administration, exhibition dossiers, documentation...;
- size: an indication of the size of archive items (piles of loose sheets of paper were expressed in centimetres);
- date: the date when the oldest and newest items in the group were created or received.
- content: a description of the types of documents and/or objects and their content;
- condition: describes if the documents appeared to be in a good or damaged condition (CD-ROMs and DVDs could not be checked, so ‘unknown’ was entered here);
- ordering principle: the method used to order the documents, e.g. alphabetical, chronological, per production...;
- comments: additional information that could be useful for ordering the documents;
- registrar: the name of the person who described the object.
The descriptions were entered in a Google Drive spreadsheet so that several people could work on the overview at the same time. The plan was drawn up using this model, which can be found on TRACKS.
Digital archive
iMAL had already taken a number of steps to be able to understand the digital archive better. An overview of all the hardware had been drawn up, with content from the back-ups on the external hard drives documented.
Maar, deze strategie geldt enkel voor het digitale archief vanaf 2010. De oudere harde schijven werden noch geback-upt, noch inhoudelijk beschreven. Het is bovendien niet geweten of archief verloren gegaan is.
Voorbereiding
Digitaal archief bevindt zich bij iMAL op verschillende losse harde schijven, dvd's, cd-roms en in (oude) computers. Als voorbereiding werden de verschillende dragers gelokaliseerd en samengebracht. De vrijwilligster stelde bij haar eerste contact met het digitale archief vast dat de digitale bestanden geen duidelijke ordening hebben en weinig contextuele informatie bevatten. Om een aantal aanknopingspunten te hebben, werd er gestart met het maken van een lijst van activiteiten die in iMAL plaatsvonden.
Er werd een werkstation geïnstalleerd zodat de verschillende harde schijven en computers geraadpleegd konden worden.
Identificeren van mappen en bestanden
Om het digitale archief in kaart te brengen moesten alle harde schijven één voor één overlopen worden. Iedere map en ieder bestand werden bekeken. Ook de grootte van de mappen, de aanmaakdatum en de bestandsformaten/extensies werden nagegaan. Er werd een willekeurig aantal bestanden geopend om te controleren of ze nog foutloos gelezen konden worden. Indien dit niet het geval was, werd dit gedocumenteerd.
Hiervoor moest elk bestand bekeken worden. Door het voorbeeldvenster te gebruiken was het mogelijk om de bestanden te bekijken zonder ieder bestand te moeten openen.
Het werk kan versneld worden door via de Terminal het commando 'ls' (voor Unix-gebaseerde systemen zoals Mac OS X en GNU/Linux) of via de opdrachtprompt het commando 'dir' (Windows) te gebruiken. Dit commando lijst alle mappen en bestanden op die zich in een directory of map bevinden.[1]
Omdat de map- en bestandsnamen die iMAL gebruikte niet duidelijk waren, was het nodig om toch zelf door de bestanden te gaan in plaats van commando's te gebruiken.
Oorspronkelijk stond gepland om ieder bestand te laten analyseren door een tool die bestandsformaten herkent, zoals DROID[2]. Een eerste test met DROID duurde echter zo lang dat dit plan niet uitgevoerd werd. Bovendien was het niet mogelijk om de oude harde schijven aan te sluiten op de computers van de vrijwilligster en de PACKED-medewerker. Dit betekende dat ook op iedere oude computer van iMAL (met verouderde besturingssystemen) deze software geïnstalleerd moest worden.
Daarnaast hebben deze tools een aantal tekortkomingen. Ze herkennen niet alle software, zoals de software die de kunstenaars bij iMAL gebruiken voor het programmeren van hun werken. Niettemin kunnen tools zoals DROID wel nuttig zijn om een antwoord te bieden op de vraag uit welke soort bestanden een digitaal archief bestaat en welke software je nodig hebt om de bestanden te openen. fragment van een rapport van DROID
Het digitale archief bestaat grotendeels uit:
- kopieën van dvd's;
- disk images van cd-roms;
- afbeeldingen en video's;
- productiemappen van residenten bij iMAL;
- productiemappen van dvd's;
- grafisch ontwerp- en programmeerbestanden;
- allerhande software.
De bestanden zijn min of meer per activiteit of per onderwerp geordend in mappen. Opmerkelijk zijn de grote hoeveelheid disk images van cd-roms en kopieën van dvd's die door iMAL geproduceerd of in tentoonstellingen getoond werden. Daarnaast zijn er ook variamappen (zoals de Downloads- of Desktop-map) waar bestanden kriskras en ongeordend door elkaar staan.
Basisgegevens noteren
Net als bij het fysieke archief werden de bevindingen genoteerd in het werkblad. De velden die ingevuld werden zijn gelijkaardig:
- nummer: bij het digitale archief werd beslist om een nummer te geven aan de mappen, zodat de link tussen hoofd- en submappen duidelijk blijft. De hoofdmappen krijgen nummers 1, 2, 3, etc.; submappen krijgen nummers 1.1, 1.2, 1.2.1, 2.1, 3.1, etc.;
- locatie: bestaat uit naam van de computer / naam van de harde schijf / naam van de map, zoals iMAL-pb23/FAT MAL 35/Bart Ruimte;
- naam: een korte beschrijving van de map, bv. dvd kopie, productiemap,...;
- omvang: de grootte van de map;
- datum: de datum (jaartal) van creatie van het oudste en jongste document binnen een map;
- inhoud: beschrijving van het soort bestanden (sofware, extensie) en hun inhoud;
- staat: als een bestand niet geopend kon worden, werd in dit veld de naam van het corrupte bestand en het probleem ingevuld;
- opmerkingen: extra contextuele informatie die de identificatie of het ordenen van de bestanden kan vereenvoudigen, bv. een disk image van een cd-rom waarvan geweten is op welke tentoonstelling die getoond werd;
- registrator: de naam van de persoon die het onderdeel beschreven heeft.
Resultaten
Werden de gewenste resultaten bereikt?
- Er werd een overzicht gemaakt van het fysieke archief. Het overzicht van het digitale archief is nog niet afgewerkt. iMAL weet nu uit wat het archief bestaat en waar welke archiefstukken zich bevinden. Het fysieke archief is in goede staat. Sommige digitale bestanden konden niet meer geopend worden of wilden niet (volledig) afspelen; cd-roms en dvd's werden niet gecontroleerd.
- Op basis van het overzicht kan iMAL een aantal acties kiezen waarop ze de komende jaren gaan inzetten, zoals een ordeningsstructuur ontwikkelen, digitale bestanden centraliseren en back-up-strategieën invoeren... iMAL heeft een grote collectie cd-roms en dvd's. Optische schijven zijn onderhevig aan verval. Om de inhoud van de schijfjes niet te verliezen, moeten disk images van de schijven gemaakt worden.
Vaststellingen en moeilijkheden
- Wanneer je de hulp inroept van een vrijwilliger is het belangrijk dat deze kennis heeft van de werking van de organisatie of voor aanvang de werking en workflow leert kennen. Neem dus zeker de tijd om de persoon in kwestie rond te leiden. Wanneer hij of zij aan de slag gaat, zorg dan dat er iemand van de organisatie aanwezig is en meehelpt met de archiefacties. Als medewerker weet je zelf beter wat belangrijk is en wat niet, wat de ordeningsprincipes zijn en of een document een archiefstuk, documentatie of kunstwerk is. Op zich is een overzicht maken een relatief eenvoudige taak die, mits begeleiding, door een vrijwilliger uitgevoerd kan worden. Een vrijwilliger uit je achterban kent de werking van de organisatie en kan zelf archiefstukken in de juiste context plaatsen.
- Ook een overzicht maken van het digitale archief is tijdrovend en moeilijk als je niet vertrouwd bent met de werking van de organisatie. Het digitale archief bevatte weinig contextuele informatie en de naamgeving van de mappen en bestanden was onduidelijk, waardoor het niet eenvoudig was om de bestanden en mappen te identificeren of om een link te leggen met de werking van iMAL. Goede PC-hygiëne kan een hulp zijn om het overzicht over je archief te behouden.
- Archief in kaart brengen is slechts een eerste, maar noodzakelijke stap. Zeker wat betreft het digitale archief is het belangrijk om snel vervolgacties op te zetten, in het bijzonder minstens het centraliseren van de digitale bestanden en het invoeren van (geautomatiseerde) back-upstrategieën. Digitaal archief is kwetsbaarder dan fysiek archief. Als niet snel vervolgstappen ondernomen worden, is de kans reëel dat een deel van het digitale archief op korte tijd zal verloren gaan.
Auteur: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)
- ↑ Het is ook mogelijk om lees-en schrijfrechten, de gebruiker die het bestand aangemaakt heeft en de creatiedatum te laten oplijsten, zie Microsoft Technet - Dir (Windows) en Mac Developer Library - ls(1) (Mac) voor alle mogelijkheden van het commando.
- ↑ DROID is een handige tool die je kennis verschaft over het formaat van je digitale bestanden. Het is software voor de identificatie van digitale bestanden. De tool herkent een groot aantal bestandsformaten voor allerlei toepassingen (video, tekst, beeld, geluid, vectorafbeeldingen, databanken).