Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal

Audiovisuele stukken zoals videocassettes of cd’s kunnen een waardevol onderdeel van je archief zijn, maar wat moet je ermee doen? Hoe kan je audiovisuele dragers identificeren en hoe kan je ze het beste registreren?
In deze tool leer je het volgende:

• Hoe maak ik een overzicht van al mijn audiovisuele stukken?
• Hoe herken ik welke audiovisuele stukken er in mijn archief zitten?
• Hoe kan ik mijn audiovisuele stukken beschrijven?

Als kunstenaar of kunstenorganisatie heb je in de loop der jaren wellicht veel audiovisueel materiaal aangemaakt of verzameld. Sommige audiovisuele documenten hebben rechtstreeks te maken met je eigen activiteiten en ontstonden tijdens het creatieproces, of zijn het resultaat van een artistieke activiteit of productie. Anderen staan er iets verder van af en zijn mogelijk via derden in je archief terecht gekomen of hebben er zelfs helemaal niets mee te maken. Een collectie van audiovisueel materiaal is waardevol, maar niet elk stuk is even interessant of relevant.

In het beste geval bevinden het hele audiovisuele archief en collectie zich op dezelfde locatie en staan de inhoud en creatiedatum netjes genoteerd op de dragers. Zeer vaak is dat echter niet het geval en ligt de collectie verspreid over verschillende ruimtes of zijn de labels met de tijd losgeraakt.

En dan is er nog de grote diversiteit aan soorten audiovisuele dragers (het fysieke medium waarop het signaal of de opname is vastgelegd), en de verschillende toestellen die nodig zijn om ze af te kunnen spelen. Met een beetje geluk ken je iemand die nog werkende apparatuur bezit, maar je komt al te vaak dragers tegen waarvan je niet weet hoe je ze nog kan afspelen. Dit terwijl ze ongetwijfeld een erfgoedwaarde of een persoonlijk belang hebben. Audiovisuele stukken zijn kwetsbaarder dan papieren archiefstukken en vereisen dat je de juiste stappen neemt om ze toegankelijk en raadpleegbaar te houden. Digitalisering is doorgaans de meest aangewezen optie.

Voor het verdere behoud en beheer van je audiovisueel materiaal, ook als je het digitaliseert, is het belangrijk dat je het eerst beschrijft. Hierdoor krijg je een beter zicht op je audiovisuele collectie en welke delen het belangrijkste of meest waardevol zijn. Dit artikel maakt duidelijk hoe archief- en collectiebeheerders die niet gespecialiseerd zijn in audiovisuele materialen, dat op een eenvoudige manier kunnen doen. Zo kan je de persoonlijke waarde of erfgoedwaarde van delen van je archief en collectie(s) inschatten en geïnformeerd beslissen wat en hoe je iets wilt bewaren in de toekomst en wat je eventueel wilt (laten) digitaliseren.

Creëer een globaal overzicht

De eerste stap is een overzicht krijgen van je audiovisueel materiaal. Idealiter staat je volledige collectie mooi bij elkaar, maar in de praktijk ligt het materiaal verspreid over verschillende kasten, dozen of zelfs lokalen. Het is ook mogelijk dat audiovisueel materiaal dat behoort tot het archief en/of de collectie(s) zich bij een medewerker thuis, bij vrijwilligers of elders bevindt. Het is dus niet altijd duidelijk wat de omvang of volledigheid is van je audiovisuele archief of collectie(s).

Een overzicht van de omvang, verspreiding en toestand van je audiovisueel archief en/of collectie(s) is nodig om een duidelijk zicht te krijgen op de toestand van het audiovisueel materiaal. Zo weet je waar al het materiaal zich bevindt, vermijd je dat je zaken vergeet of kwijtraakt, en spoor je makkelijker ontbrekende stukken op. Het overzicht is ook de basis voor alle volgende stappen en beslissingen in het beheer en de beschrijving van je audiovisuele collectie.

Het maken van zo’n overzicht hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Het belangrijkste is dat je goed observeert en alles gestructureerd noteert. Je kan dit modelwerkblad gebruiken om aan de slag te gaan. Het modelwerkblad is weliswaar opgesteld met de bedoeling om een heel archief in kaart te brengen – dus niet enkel het audiovisuele luik – maar je kan het ook gebruiken om enkel je audiovisuele materiaal in kaart te brengen. Voor meer informatie over het in kaart brengen van je archief en/of collectie(s), zie de tool Breng je archief en collectie(s) in kaart.

Het eerste wat je noteert is de fysieke locatie waar (een deel van) je audiovisueel materiaal ligt, bv. “bovenste plank bruine kast in technische ruimte aan repetitielokaal”. Doe dit zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk. Vergeet niet dat recenter audiovisueel materiaal niet altijd op een fysieke drager staat, maar ook digitaal kan zijn. Registreer in dat geval de fysieke locatie van de (externe) harde schijf waarop de bestanden staan.

Als titel noteer je een korte omschrijving (bv. “audio-opnames van live-uitvoeringen”). Vervolgens beschrijf je de omvang (bv. “18 cd’s”) en de datering (bv. “2002-2005”). Verder kan je de inhoud iets gedetailleerder beschrijven (bv. “onbewerkte liveopnames van verschillende programma's op tournee in Vlaamse cultuurcentra tussen 2002 en 2005”). Probeer ook een eerste zicht te krijgen op de fysieke staat van het materiaal en noteer dit (bv. “opgeborgen in plastic doosjes, waarvan sommige gebarsten”). Ten slotte kan je nagaan of en hoe een onderdeel geordend is (bv. “chronologisch”). Met deze stappen krijg je een goed overzicht van je audiovisueel archief en collectie(s).

Je overzicht brengt mogelijk een aantal problemen aan het licht die je eenvoudig en snel kan oplossen. Misschien is de kelder van de artistiek leider waar alle VHS-banden liggen toch te vochtig en kunnen ze beter in de technische ruimte aan het repetitielokaal staan? Misschien heeft iemand nog lege cd-doosjes liggen om de gebarsten exemplaren te vervangen? Of is die externe harde schijf de enige plek waar de recente audio-opnames worden bewaard en moet er een extra kopie worden gemaakt?

Met het overzicht heb je ook een belangrijke eerste aanzet om je audiovisuele archief en/of collectie(s) op stukniveau te beschrijven.

Maak een beschrijving op stukniveau

Waarom registreren en beschrijven?

Bij de start van een digitaliseringsproject is registratie of inventarisatie één van de eerste stappen die de beheerder van een audiovisuele collectie of archief moet ondernemen. Zie hiervoor ook de tool Digitaliseren van geluidsopnames en video's. Digitalisering van film, audio en video is erg duur. Het is niet haalbaar of zinvol om werkelijk elk audiovisueel document in je archief of collectie(s) te laten digitaliseren. Door alle stukken te registreren in een spreadsheet, kan je beter inschatten welke stukken belangrijk of waardevol zijn en welke niet. Zo kan je prioriteiten stellen over welke films, tapes en andere dragers zeker gedigitaliseerd moeten worden en een duidelijke selectie maken.

Met het oog op digitalisering is het van belang dat de technische kenmerken van de audiovisuele dragers worden geregistreerd, niet zozeer een uitgebreide beschrijving van de inhoud. De technische informatie laat immers toe om precies te bepalen voor welke dragers digitalisering het meest urgent is. Beschrijf dus in de eerste plaats de drager van het werk, niet de inhoud. Door afwezigheid van duidelijke labels kan bij sommige dragers de inhoud overigens pas geïdentificeerd worden nadat de drager gedigitaliseerd is.

De registratie van gegevens als het videotapeformaat, de speelduur en de opnamestandaard zijn belangrijk bij het bepalen van de kwaliteit van het eindresultaat en de precieze eisen voor de digitaliseringsapparatuur die hiervoor nodig zal zijn. Ze laten ook toe om te bepalen welke afspeeltoestellen en reinigingsprocedures nodig zullen zijn om de dragers te digitaliseren. Deze gegevens zijn nodig om de kostprijs van de digitalisering in te schatten.

Wanneer de dragers terugkeren van het digitaliseringslabo, zal de geregistreerde informatie ook toelaten de dragers opnieuw te herkennen en hen terug op te bergen op hun vertrouwde plaats in het depot.

Hoe ga je te werk?

Er zijn grosso modo drie manieren om een beschrijving op stukniveau aan te pakken. Het onderscheid tussen de drie methodes is gebaseerd op het feit dat bij audiovisueel materiaal het werk en de drager van elkaar worden onderscheiden, hoewel ze nooit fysiek van elkaar kunnen worden gescheiden. De meest basale registratie die je kan doen, is om alle dragers te registreren. Dit is in de meerderheid van de gevallen voldoende. Er zijn ook andere, meer gespecialiseerde benaderingen die vertrekken vanuit de inhoud van het stuk of vanuit een combinatie van drager en inhoud. Hieronder gaan we enkel in op de meest basale registratie. Gedetailleerde informatie over de methodes die gebaseerd zijn op de inhoud van het stuk en op de combinatie van drager en inhoud vind je terug op de Kennisbank.

Als je de precieze inhoud van je audiovisuele archief en/of collectie(s) niet kent, is het raadzaam om te vertrekken van de dragers die je in je overzicht als gehelen hebt omschreven (bv. de hogervermelde 18 cd’s) en die één voor één te registreren aan de hand van de informatie die je wel kan terugvinden (bv. opschriften op de doos, papiertjes in de doos, labels van de fabrikant, enzovoort). Op deze manier kan je toch een goede beschrijving geven van de drager ondanks het ontbreken van inhoudelijke informatie.

Een eenvoudig model dat vandaag in Vlaanderen wordt gebruikt voor de beschrijving van audiovisuele dragers, is dat van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Dit model vertrekt niet vanuit de inhoud van de stukken, maar van de fysieke dragers.

Achterhalen welk audiovisueel formaat je in handen hebt, is een belangrijke eerste stap bij deze wijze van beschrijving. Meemoo heeft een fotogids ontworpen die je helpt om te bepalen of je met audio of video te maken hebt en om welk analoog of digitaal formaat het gaat.

Een ander handig hulpmiddel is de website www.kenjedrager.be, die je door middel van een beslissingsboom helpt om te bepalen met welk type drager je te maken hebt. De website helpt je ook uitzoeken of de inhoud op de drager erfgoedwaarde heeft en of het dus de moeite waard is om het stuk te digitaliseren. Tot slot vind je er richtlijnen voor een goede bewaring en een sjabloon om gerichte vragen te stellen aan digitaliseringsfirma’s.

Een spreadsheet als Excel is niet alleen geschikt voor het opstellen van een overzicht van al je audiovisueel materiaal, maar laat ook toe om je audiovisuele archief en collectie(s) op basis van de dragers op stukniveau te beschrijven. Dit sjabloon geeft de belangrijkste elementen die je moet registeren, samen met een toelichting en een voorbeeld. De kolommen bevatten de types informatie die je wilt beschrijven. Voor elke drager vul je een nieuwe rij in.

Dragerinformatie

• Type: audio, video of film;
• Formaat: het is belangrijk om exact te weten welke dragerformaten je bewaart. Bepaalde types formaten lijken heel sterk op elkaar, maar zijn niet onderling inwisselbaar.

Enkele voorbeelden: compact audiocassette, 1/4” open reel audio, cd, DAT, Minidisc, VHS, Betamax, Video2000, Hi-8, Video8, MiniDV, ¾” U-matic, Betacam SP of digital Betacam;

• Oorspronkelijk dragernummer: als je audiovisuele archief en/of collectie(s) al geordend en genummerd zijn, kan je aan elke drager een nummer toekennen. Dit helpt om de drager nadien makkelijker te identificeren;
• Standplaats drager: de plaats waar je de drager bewaart. Als er geen plaatsingsnummer beschikbaar is, is de informatie over de fysieke locatie belangrijk om het stuk te kunnen terugvinden.

Inhoudelijke kenmerken

• Titel: in het titelveld beschrijf je kort wat je weet over de inhoud van de drager (d.i. het werk). Mogelijk is dat niet meer dan het opschrift op een etiket. Neem de beschrijvingen steeds exact over zoals je ze aantreft, zelfs als je niet meteen weet wat iets betekent (bv. onbeduidende afkortingen). Misschien krijgt de notitie terug betekenis wanneer je het materiaal kan bekijken of beluisteren, of kan iemand anders later op basis van de beschrijving opheldering brengen. Als er meerdere titels op het etiket staan, scheid deze door een punt-komma (“;”). Indien de titel onbekend is, vul je “Onbekend” in;
• Gerelateerde documenten in doos: als de verpakking van de drager ook losse (papieren) documenten bevat, vul "1" in voor ja, en "0" voor neen;
• Bewaard bij een andere organisatie: als je vermoedt dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul een "1" in voor ja, een "0" voor neen;
• Preserveringsorganisatie: indien je weet dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul dan de naam van die organisatie in.

Technische kenmerken

• Merk: het merk van de drager;
• Datum: de datum van opname op de drager. Hoewel het vreemd lijkt om de datum te beschouwen als deel van de technische beschrijving, kan het in combinatie met het formaat en het merk belangrijke informatie bevatten voor latere digitalisering. Wanneer je niet kan achterhalen wanneer de inhoud (het werk) op de drager is gekopieerd, is de creatiedatum van de inhoud vaak een goed richtinggevend alternatief. Gebruik steeds dezelfde manier om een datum te noteren, bij voorkeur jjjj-mm-dd (jaar, maand, dag). Wanneer je enkel het jaar kan terugvinden, noteer je bijvoorbeeld “1998-xx-xx”;
• Duur: de totale duurtijd van de drager. Het is raadzaam om steeds de totale speelduur van de drager te noteren en niet de duur van de inhoud. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het opschrift vermeldt dat een lezing die werd opgenomen 30 minuten duurde, maar dat er voordien nog 15 minuten lege ruimte op de drager staat of dat de opname al was gestart toen het publiek nog binnenkwam. Het is zelfs mogelijk dat er na de opname een relevante opname volgt van een andere activiteit die niet staat vermeld op het opschrift. Wanneer je slechts de eerste 30 minuten zou digitaliseren, heb je dus een deel van de inhoud gemist. Gebruik steeds dezelfde manier om de duur te noteren, bij voorkeur uu:mm:ss (aantal uren:aantal minuten:aantal seconden). Een drager met een speelduur van anderhalf uur noteer je dus als “1:30:00”;
• Deterioratiefenomenen: audiovisuele dragers vergaan, soms zelfs sneller dan papieren documenten. Noteer tekenen van verval zo veel mogelijk, want deze bepalen de prioriteit waarmee een stuk gedigitaliseerd moet worden. Veelvoorkomende problemen zijn schimmelvorming, barsten, scheuren, een azijngeur of de aanwezigheid van wit poeder op magnetische video- en audiotapes (dit zijn de eerste sporen van het zogenaamde “stick shed”-syndroom, de ontbinding van de bindlaag van deze tapes). Als er geen sprake lijkt te zijn van deterioratie, noteer dan “Geen”;
• Opnamesnelheid: voor ¼” audiotape noteer je de snelheid waarmee de tape is opgenomen, in cm/s. Vb.: 2,38 cm/s, 4,76 cm/s, 9,53 cm/s, 19,05 cm/s, 38,1 cm/s, 76,2 cm/s, enzovoort;
• Kern/spoel: voor ¼” audiotape duid je aan of de tape op een kern of op een spoel is gewonden;
• Ruisonderdrukking: voor audiocassettes noteer je het type ruisonderdrukking dat gebruikt wordt. Vb.: Dolby A, Dolby, B, Dolby C of Dolby S;
• IEC type: voor audiocassettes noteer je het type IEC. Vb.: IEC type I, II, III of IV.

Auteurs: Nastasia Vanderperren (meemoo), Rony Vissers (meemoo), Bart Magnus (meemoo), Florian Daemen (AMVB)