Identifier et décrire du matériel audiovisuel

Les documents audiovisuels tels que les cassettes vidéo ou les CD peuvent constituer un élément précieux de vos archives, mais que faut-il en faire ? Comment identifier les supports audiovisuels et comment les enregistrer au mieux ?
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment créer un aperçu de toutes vos pièces audiovisuelles ?
• Comment reconnaître les pièces audiovisuelles qui se trouvent dans vos archives ?
• Comment décrire vos pièces audiovisuelles ?

En tant qu'artiste ou organisation artistique, vous avez peut-être créé ou collecté un grand nombre de documents audiovisuels au fil des ans. Certains sont directement liés à vos propres activités et proviennent du processus de création, ou sont le résultat d'une activité ou d'une production artistique. D'autres sont un peu plus éloignés et peuvent avoir atterri dans vos archives par l'intermédiaire de tiers ou n'avoir aucun rapport avec ces dernières. Une collection de matériel audiovisuel est précieuse, mais certaines pièces sont plus intéressantes ou pertinentes que d'autres.

Dans le meilleur des cas, l'ensemble des archives et collections audiovisuelles se trouve au même endroit, et le contenu et la date de création sont soigneusement notés sur les supports. Mais très souvent, ce n'est pas le cas, et la collection est dispersée dans différentes pièces ou les étiquettes se sont décollées au fil du temps.

En outre, il existe de nombreux types de supports audiovisuels (le support physique sur lequel le signal ou l'enregistrement est enregistré), et différents appareils pour les lire. Avec un peu de chance, vous connaissez peut-être quelqu'un qui possède encore du matériel en état de marche. Il arrive cependant trop souvent que vous tombiez sur des supports que vous ne savez pas comment lire, alors qu'ils ont sans doute une valeur patrimoniale ou un intérêt personnel. Les documents audiovisuels sont plus fragiles que les documents papier et nécessitent que vous preniez les bonnes mesures pour qu'ils restent accessibles et consultables. La numérisation est généralement l'option la plus appropriée.

Pour mieux préserver et gérer votre matériel audiovisuel, même si vous le numérisez, il est important de commencer par le décrire. Vous aurez ainsi un meilleur aperçu de votre collection audiovisuelle et saurez quelles sont les parties les plus importantes ou les plus précieuses. Cet article explique comment les gestionnaires d'archives et de collections, qui ne sont pas des spécialistes de l'audiovisuel, peuvent le faire facilement. Vous pourrez ainsi évaluer la valeur personnelle ou patrimoniale de certaines parties de vos archives et collections, prendre des décisions éclairées sur ce que vous souhaitez conserver à l'avenir et sur la manière dont vous souhaitez le faire, ainsi que sur ce que vous souhaitez numériser (ou faire numériser).

Créer un aperçu global

La première étape consiste à obtenir un aperçu de votre matériel audiovisuel. Dans l'idéal, l'ensemble de votre collection devrait être regroupé, mais dans la pratique, le matériel est souvent dispersé dans différentes armoires, boîtes ou même locaux. Il est également possible que le matériel audiovisuel appartenant aux archives et/ou collections se trouve au domicile d'un membre du personnel, chez des bénévoles ou ailleurs. Il n'est donc pas toujours aisé de déterminer le volume ou l'exhaustivité de vos archives ou collections audiovisuelles.

Un aperçu du volume, de la répartition et de l'état de vos archives et/ou collections audiovisuelles est nécessaire pour avoir une vision claire de l'état du matériel audiovisuel. De cette manière, vous savez où se trouve tout le matériel, vous évitez d'oublier ou de perdre des éléments et il est plus facile de retrouver les pièces manquantes. Cet aperçu constitue également la base de toutes les étapes et décisions ultérieures en matière de gestion et de description de votre collection audiovisuelle.

Créer un tel aperçu ne doit pas être compliqué ou chronophage. Le plus important est que vous observiez correctement et écriviez tout de manière structurée. Vous pouvez utiliser cette feuille de travail (en néerlandeais) pour commencer. Bien que la feuille de travail ait été créée dans le but de cartographier l'entièreté de vos archives (donc pas seulement la partie audiovisuelle), vous pouvez également l’utiliser pour uniquement cartographier votre matériel audiovisuel. Pour en savoir plus sur la cartographie de vos archives et/ou collections, consultez l’outil Cartographier vos archives et collections.

La première chose à noter est l’emplacement physique où (une partie de) votre matériel audiovisuel est situé (ex. "étagère supérieure de l'armoire brune, dans l'espace technique de la salle de répétition"). Créez cette liste aussi complète et détaillée que possible. N’oubliez pas que le matériel audiovisuel plus récent n’est pas toujours sur un support physique, mais peut également être numérique. Dans ce cas, enregistrez l’emplacement physique du disque dur (externe) sur lequel se trouvent les fichiers.

Comme titre, notez une courte description (ex. "enregistrements audio de spectacles en direct"). Ensuite, décrivez le volume (ex. "18 CD") et la date (ex. "2002-2005"). Vous pouvez également décrire le contenu plus en détail (ex. "enregistrements en direct non édités de divers programmes en tournée dans des centres culturels flamands, entre 2002 et 2005"). Essayez également d’obtenir un premier aperçu de l’état physique du document et de l’écrire (ex. "stocké dans des boîtes en plastique, dont certaines sont fissurées"). Enfin, vous pouvez vérifier si et comment une pièce est classée (ex. “chronologiquement”). Avec ces étapes, vous obtenez un bon aperçu de vos archives et collections audiovisuelles.

Votre aperçu peut mettre au jour des problèmes que vous pouvez facilement et rapidement résoudre. Peut-être que le sous-sol du directeur artistique, où se trouvent toutes les cassettes vidéos, est trop humide, et qu'il vaudrait mieux les placer dans le local technique attenant à la salle de répétition ? Peut-être quelqu'un a-t-il des boîtiers de CD vides qui traînent pour remplacer ceux qui sont fissurés ? Ou bien le disque dur externe est-il le seul endroit où sont conservés les enregistrements audios récents et une copie supplémentaire doit être réalisée ?

Avec cet aperçu, vous disposez également d'une première ébauche importante pour décrire vos archives audiovisuelles et/ou collections au niveau des pièces.

Faire une description au niveau des pièces

Pourquoi enregistrer et décrire ?

Au début d'un projet de numérisation, un enregistrement ou un inventaire est l'une des premières mesures que le gestionnaire d'archives ou de collections audiovisuelles doit prendre. Voir aussi l'outil Numérisation d'audios et de vidéos à ce sujet. La numérisation de films, d'audios et de vidéos est très coûteuse. Il n'est ni possible ni utile de numériser chaque document audiovisuel de vos archives ou collections. En enregistrant toutes les pièces dans un fichier tableur (feuille de calcul), vous pouvez mieux évaluer quelles sont les pièces importantes ou précieuses et lesquelles ne le sont pas. Vous pourrez ainsi établir un ordre de priorité et faire une sélection claire des films, cassettes et autres médias qui doivent absolument être numérisés.

En vue de la numérisation, il est important d'enregistrer les caractéristiques techniques des supports audiovisuels plutôt qu'une description détaillée du contenu. En effet, les informations techniques permettent de déterminer exactement pour quels supports la numérisation est la plus urgente. Il s'agit donc de d'abord décrire le support de l'œuvre, et non son contenu. En outre, en l'absence d'étiquettes claires pour certains supports, le contenu ne peut être identifié qu'après la numérisation.

L'enregistrement de données telles que le format de la bande vidéo, la durée de lecture et la norme d'enregistrement est important pour déterminer la qualité du résultat final et les exigences précises de l'équipement de numérisation nécessaire à cette fin. Elles permettent également de déterminer quels appareils de lecture et quelles procédures de nettoyage seront nécessaires pour numériser les supports. Ces données sont également nécessaires pour estimer le coût de la numérisation.

Lorsque les supports reviendront du laboratoire de numérisation, les informations enregistrées permettront également d'à nouveau les reconnaître et de les remettre à leur place habituelle dans le dépôt.

Comment procéder ?

Il y a, grosso modo, trois façons d'aborder une description au niveau des pièces. La distinction entre les trois méthodes est basée sur le fait que, pour du matériel audiovisuel, l'œuvre et le support se distinguent l'un de l'autre, bien qu'ils ne puissent jamais être physiquement séparés. L'enregistrement le plus simple consiste à enregistrer tous les supports. Cela suffit dans la majorité des cas. Il existe également d'autres approches plus spécialisées qui partent du contenu de l'œuvre ou d'une combinaison du support et du contenu. Ci-dessous, nous n'abordons que l'enregistrement le plus élémentaire. Des informations détaillées sur les méthodes basées sur le contenu d'une pièce et sur la combinaison du support et du contenu sont disponibles (en néerlandais) sur le site web du CEST.

Si vous ne connaissez pas le contenu exact de vos archives et/ou collections audiovisuelles, il est conseillé de partir des supports que vous avez décrits comme des ensembles dans votre aperçu (ex. les 18 CD mentionnés ci-dessus) et de les enregistrer un par un à l'aide des informations que vous pouvez retrouver (ex. les inscriptions sur la boîte, les papiers dans la boîte, les étiquettes du fabricant, etc. ). De cette façon, vous pouvez toujours donner une bonne description du support malgré le manque d'informations substantielles.

Un modèle simple utilisé aujourd'hui en Flandre pour la description des supports audiovisuels est celui de meemoo, l'institut flamand des archives. Ce modèle ne part pas du contenu des pièces, mais des supports physiques.

Déterminer le format audiovisuel auquel on a affaire est une première étape importante dans ce mode de description. Meemoo a conçu un guide photos (en néerlandais) pour vous aider à déterminer si vous avez affaire à de l'audio ou à de la vidéo, et quel format analogique ou numérique est concerné.

Un autre outil utile est le site web www.kenjedrager.be (disponible en néerlandais et en anglais), qui utilise un arbre de décision pour vous aider à déterminer à quel type de support vous avez affaire. Ce site vous aide également à déterminer si le contenu du support a une valeur patrimoniale et s'il est utile de le numériser. Enfin, vous trouverez des lignes directrices pour une bonne conservation et un modèle pour poser des questions ciblées aux entreprises de numérisation.

Un tableur comme Excel permet non seulement de créer un aperçu de tout votre matériel audiovisuel, mais aussi de décrire vos archives et collections audiovisuelles par support au niveau des pièces. Ce modèle (en néerlandais) fournit les principaux éléments nécessaires à l'enregistrement, accompagnés d'une explication et d'un exemple. Les colonnes contiennent les types d'informations que vous souhaitez décrire. Pour chaque support, vous remplissez une nouvelle ligne.

Informations sur le support

• Type : audio, vidéo ou film ;
• Format : il est important de savoir exactement quels formats de support vous conservez. Certains types de formats sont très similaires mais pas interchangeables.

Quelques exemples : cassettes audio compactes, 1/4” open reel audio, CD, DAT, Minidisc, VHS, Betamax, Video2000, Hi-8, Video8, MiniDV, ¾” U-matic, Betacam SP ou Betacam numérique ;

• Numéro du support d'origine : si vos archives et/ou collections audiovisuelles sont déjà classées et numérotées, vous pouvez attribuer un numéro à chaque support. Cela permet d'identifier plus facilement le support par la suite ;
• Emplacement du support : l'endroit où vous conservez le support. Si aucun numéro d'emplacement n'est disponible, les informations relatives à l'emplacement physique sont importantes pour retrouver la pièce.

Caractéristique du contenu

• Titre : dans le champ titre, décrivez brièvement ce que vous savez du contenu du support (c'est-à-dire de l'œuvre). Il peut s'agir d'une simple inscription sur une étiquette. Recopiez toujours les descriptions telles que vous les avez trouvées, même si vous ne savez pas immédiatement ce que cela signifie (ex. des abréviations insignifiantes). Peut-être que la note reprendra son sens lorsque vous pourrez regarder ou écouter le matériel, ou que quelqu'un d'autre pourra le comprendre plus tard sur base de la description. Si l'étiquette comporte plusieurs titres, séparez-les par un point-virgule (";"). Si le titre est inconnu, écrivez "Inconnu" ;
• Documents connexes dans la boîte : si l'emballage du support contient également des documents (papier) en vrac, écrivez "1" pour oui, et "0" pour non ;
• Conservé par un autre organisme : si vous pensez que l'œuvre sur le support est conservée par une autre organisation, écrivez "1" pour oui, "0" pour non ;
• Organisme de conservation : si vous savez que l'œuvre sur le support est conservée par un autre organisme, indiquez le nom de ce dernier.

Caractéristique techniques

• Marque : la marque du support ;
• Date : la date d'enregistrement du support. Bien qu'il puisse sembler étrange de considérer la date comme faisant partie de la description technique, lorsqu'elle est combinée au format et à la marque, elle peut contenir des informations importantes pour une numérisation ultérieure. Si vous ne pouvez pas savoir quand le contenu (l'œuvre) a été copié sur le support, la date de création du contenu est souvent une bonne alternative. Utilisez toujours la même façon de noter une date, de préférence aaaa-mm-jj (année, mois, jour). Si vous ne trouvez que l'année, écrivez par exemple "1998-xx-xx" ;
• Durée : la durée totale du support. Il est conseillé de toujours noter la durée totale du support et non la durée du contenu. Par exemple, la légende peut indiquer qu'une conférence enregistrée a duré 30 minutes, mais il y a 15 minutes de vide sur le support avant cela. Un autre exemple est que l'enregistrement peut avoir déjà commencé alors que le public était encore en train d'entrer. Il est même possible que l'enregistrement ait été suivi d'un enregistrement pertinent d'une autre activité non mentionnée dans la légende. Par conséquent, si vous ne numérisez que les 30 premières minutes, vous aurez manqué une partie du contenu. Utilisez toujours la même façon de noter la durée, de préférence hh:mm:ss (nombre d'heures:nombre de minutes:nombre de secondes). Ainsi, un support d'une durée d'une heure et demie sera noté "1:30:00" ;
• Phénomène de détérioration : les supports audiovisuels se dégradent, parfois même plus rapidement que les documents papier. Notez autant que possible les signes de détérioration, parce qu'ils déterminent la priorité à accorder à la numérisation d'une pièce. Les problèmes les plus courants sont la formation de moisissures, les fissures, les déchirures, une odeur de vinaigre ou la présence d'une poudre blanche sur les bandes magnétiques vidéo et audio (ce sont les premiers signes du syndrome du "stick shed", la dissolution de la couche de liaison de ces bandes). S'il ne semble pas y avoir de détérioration, notez "Aucune" ;
• Vitesse d'enregistrement : pour une bande audio de ¼", notez la vitesse à laquelle la bande a été enregistrée en cm/s. Par exemple : 2,38 cm/s, 4,76 cm/s, 9,53 cm/s, 19,05 cm/s, 38,1 cm/s, 76,2 cm/s, etc. ;
• Noyau/bobine : Pour les bandes audio de ¼", indiquez si la bande est enroulée sur un noyau ou sur une bobine ;
• Réduction du bruit : pour les cassettes audio, notez le type de réduction du bruit utilisé. Par exemple : Dolby A, Dolby B, Dolby C ou Dolby S ;
• Type d'IEC : pour les cassettes audio, notez le type d'IEC, ex. EIC type I, II, III ou IV.

Auteurs : Nastasia Vanderperren (meemoo), Rony Vissers (meemoo), Bart Magnus (meemoo) et Florian Daemen (AMVB)