Comment conserver vos archives numériques ?

Quelques règles pratiques vous permettront de conserver vos archives numériques plus durablement.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quelles actions entreprendre pour mieux conserver vos archives numériques ?

Quelques règles pratiques vous permettront de conserver vos archives numériques plus durablement.

Utilisez des noms clairs

La bonne conservation de vos archives numériques commence par un nommage logique et clair des dossiers et des documents (voir l'outil Nommer des dossiers et des fichiers). De cette façon, vous pouvez trouver les documents rapidement et vous n'avez pas besoin d'ouvrir les fichiers pour savoir de quoi il s'agit.

Effectuez des contrôles d'intégrité régulièrement

L'intégrité signifie que la forme, le contenu et la structure d'un document lors de son accès sont identiques à la forme, au contenu et à la structure de ce document au moment de sa mise en forme ou de sa réception. Dans le cas des documents numériques, nous nous intéressons à l'intégrité des bits. Un bit est la plus petite unité d'information. Il peut s'agir d'un 1 ou d'un 0. Lorsque la séquence de zéros et de uns change, le fichier n'est plus identique et est donc modifié. Le contrôle d'intégrité est important pour savoir si le contenu des documents est toujours le même et s'ils peuvent encore être ouverts.

Cette vérification est effectuée au moyen de checksums. De nouvelles checksums sont créées à chaque vérification. La nouvelle liste est comparée à la précédente pour détecter les irrégularités. Si la checksum n'est plus identique à la précédente, le fichier est "corrompu", ce qui signifie que quelque chose a changé dans le fichier.

Choisissez des formats de fichiers durables

Un format de fichier garantit que les fichiers numériques peuvent être ouverts tout en conservant leur forme, leur contenu et leur structure corrects, et permet l'échange des fichiers et des données qu'ils contiennent. Les formats de fichier PDF ou TIFF sont des exemples de ce type de format.

Lors de la conservation de vos archives numériques, il est important de disposer de bons formats de fichiers. L'utilisation d'un format de fichier normalisé, ouvert, répandu et largement supporté facilite l'échange de fichiers et augmente les chances que les fichiers numériques puissent être ouverts et rester lisibles à l'avenir. La conversion vers un nouveau format est également plus facile.

Enregistrez les fichiers à la fois dans leur format d'origine et dans un format d'archivage. Pour savoir de quels formats de fichiers se composent vos archives numériques, vous pouvez utiliser DROID. Établissez des lignes directrices pour l'utilisation des formats de fichiers et communiquez-les à tous les employés. Pour un aperçu des formats de fichiers ouverts et pris en charge, consultez l'outil Formats de fichier recommandés pour que vos archives numériques restent lisibles. Lorsque vous créez de nouveaux fichiers, choisissez autant que possible des formats standards.

Organisez une journée de nettoyage numérique

Pour regrouper toutes les actions liées à vos archives numériques, vous pouvez organiser un trash day, ou journée de nettoyage numérique. Ce jour-là, tous les employés travailleront à l'organisation et à l'accessibilité du système de classement électronique. Pour en savoir plus sur ce qu'est un trash day et sur la manière d'en organiser un, consultez l'outil Une journée de nettoyage numérique ou trash day.

Faites un back-up de vos archives digitales

Assurez-vous que vos archives numériques sont correctement sauvegardées, afin que vos données et vos efforts pour les conserver correctement ne soient pas perdus. Pour savoir comment effectuer un back-up et quels sont les éléments à prendre en compte, consultez l'outil Comment faire un back-up ?.

Autrices : Nastasia Vanderperren (meemoo), en collaboration avec Sanne Van Bellingen