Hoe maak je een back-up?

Er kan altijd iets misgaan met je digitaal archief. Het is daarom van belang om regelmatig backups te maken en deze op een veilige plaats te bewaren.
In deze tool leer je het volgende:

• Waarom is het belangrijk om backups te maken?
• Welke principes volg je best bij het maken van backups?
• Waar kan je je backups het beste bewaren?

Een back-up of reservekopie is een kopie van gegevens die zich op een gegevensdrager of binnen een applicatie bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen, voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan of beschadigd raken. Meestal wordt de term back-up gebruikt voor gegevens op de harde schijf van een computer. Ook van gegevens op andere dragers, zoals een simkaart, een databasemanagementsysteem of zelfs niet-elektronische gegevens zoals een adresboekje, kan een back-up gemaakt worden.

Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?

• een hardwarestoring zoals een defecte harde schijf of falende elektronica (eventueel tijdelijk door oververhitting);
• menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand;
• programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update;
• mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een trojan horse.

Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Je raakt al een heel eind verder met beperkt budget, kennis en middelen.

Aangezien er geen oplossing is die voor elke situatie perfect werkt, willen we in deze tool wijzen op enkele basisregels, principes en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.

Breng je bestanden in kaart

Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen welke bestanden belangrijk zijn en of ze moeilijk te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

Bewaar meerdere versies

Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand.

Als je een incrementele back-up maakt, is dat zelfs niet nodig. Met dergelijke back-up wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kan achterhalen. Je kan bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien. Met Windows Backup of Time Machine voor macOS kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

Bewaar een kopie op een externe locatie

Eén kopie van je gegevens als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval ook alles kwijt. Bewaar daarom een extra back-up op een externe locatie.

Scenario 1: Lokaal + NAS + harde schijf mee naar huis nemen

Een NAS of Network Attached Storage, is een externe harde schijf waarvan je de opslag via het lokale netwerk beschikbaar maakt voor alle apparaten op je kantoor of thuis via het internet. Dit kan zowel via Wifi als via internetkabel. Het beheer gebeurt via de webbrowser. Een NAS is stabiel genoeg om voor lange tijd aan te staan.

Je maakt een automatische back-up op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Daarnaast maak je een back-up op een externe harde schijf die elders wordt bewaard.

• Inspanningen:
  • eenmalig bestanden overzetten
  • maandelijks back-up nemen
• Eisen:
  • een stabiel netwerk
• Kosten:
  • netwerkschijf
  • extra harde schijf
• Nadelen:
  • De kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen.
  • Je hebt geen toegang tot bestanden van collega’s.

Scenario 2: Lokaal + NAS + externe server

De NAS maakt verbinding met een externe server om een kopie van de backup naar toe te sturen. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan men denkt. Ook de prijs ligt niet heel hoog.

De externe server vervangt de externe harde schijf die op een andere locatie wordt bewaard. Een informaticus automatiseert het back-upproces naar de externe server.

• Inspanningen:
  • eenmalig veel configuratie
• Eisen:
  • netwerk
• Kosten:
  • jaarlijkse kosten van de server
  • jaarlijkse kosten aan ICT'er die servers beheert
  • eenmalige kost om de back-up te installeren
• Nadelen:
  • Als er iets mis gaat, heb je iemand met verstand van zaken nodig.

Scenario 2a: Lokaal + NAS + Cloudopslag

Een variatie op scenario 2 waarbij de externe server vervangen wordt door een cloudopslag locatie.

De prijzen ten opzichte van de hoeveelheid opslag in cloudservices is de laatste jaren enrom gedaald. De NAS-software laat toe om op een gemakkelijke manier verbinding te maken met een cloudopslagservice naar keuze. Dit is iets wat minimale setup vereist, minder dan bij de externe server in Scenario 2. Cloudopslagservices specifiek gericht op back-ups leggen de nadruk op betaalbare hoge opslagcapaciteit en versieondersteuning van bestanden.

• Inspanningen:
  • laag
• Eisen:
  • netwerk
• Kosten:
  • jaarlijkse kosten van de cloudopslag
• Nadelen:
  • De controle is uit handen.

Let dus op: Google Drive en Dropbox vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Er bestaan wel specifieke cloudservices die zich richten op back-up.

Scenario 3: Best practice 3-2-1-1-0

De 3-2-1-1-0 methode is de nieuwe best practice. De oude methode, 3-2-1, dateert van de tijd dat er nog backups op tapes werden gemaakt en nog voor de gangbaarheid van cloudservices. Zoals vaker het geval is met best practices is dit niet voor elke organisatie haalbaar.

3: Bewaar minimaal 3 kopieën van uw cruciale gegevens. 2: Bewaar back-ups op 2 verschillende soorten opslagmediums, bijvoorbeeld 1 back-up op een externe harde schijf en een cloudopslagservice naar keuze. Als dit niet mogelijk is, kies dan 2 verschillende merken van harde schijven om 2 kopieen van uw cruciale gegevens op te slaan. 1: Bewaar minimaal 1 van de exemplaren op een externe locatie. 1: Offline backup versie. Bijvoorbeeld een externe harde schijf die enkel aangekoppeld wordt om een backup te maken. Deze extra stap is sinds de opkomst van ransomware relevant geworden. 0: Zorg ervoor dat u geverifieerde back-ups hebt zonder fouten. Dit kan geautomatiseerd worden.

• Inspanningen: gemiddeld tot hoog, afhankelijk van de vereiste configuratie en automatisering.
• Eisen:
  • betrouwbare opslagmedia
  • robuuste back-upsoftware
  • toegang tot externe locaties
• Kosten: initieel hoger vanwege de behoefte aan extra opslagmedia en mogelijk externe locaties, plus onderhoudskosten voor monitoring en verificatie.
• Nadelen:
  • verhoogde complexiteit en kosten
  • vereist mogelijk meer onderhoud en monitoring.

Test en documenteer

Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg voor een document dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.

Let op: controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.

Auteur: Joris Janssens, (PACKED vzw), Henk Vanstappen (PACKED vzw) en Lode Scheers (meemoo)