Comment faire un back-up ?

Un problème peut toujours survenir dans vos archives numériques. Il est donc important de faire des back-ups régulierement et de les conserver en lieu sûr.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qui est important pour faire des back-ups ?
• Quels sont les meilleurs principes à suivre pour créer des back-ups ?
• Où est-il préférable de conserver vos back-ups ?

Un back-up, ou copie de réserve, est une copie des données situées sur un support de données ou dans une application. Ces copies sont effectuées à titre préventif pour sauvegarder et restaurer des données importantes, au cas où les données du support d'origine seraient perdues ou endommagées. Le terme back-up est généralement utilisé pour les données se trouvant sur le disque dur d'un ordinateur. Les données sur d'autres supports, tels qu'une carte SIM, un système de gestion de base de données ou même des données non électroniques comme un carnet d'adresses, peuvent également bénéficier d'un back-up.

Quelles sont les causes d'endommagement ou de perte de fichiers ?

• une défaillance matérielle telle qu'un disque dur défectueux ou des composants électroniques défaillants (peut-être temporairement en raison d'une surchauffe) ;
• des erreurs humaines telles que la suppression accidentelle d'un fichier ou la modification incorrecte d'un fichier ;
• des erreurs de programmation ou des bugs dans le programme original ou dans une mise à jour ;
• mutations par des logiciels malveillants tels que des virus ou des suppressions par un cheval de Troie.

Tout le monde sait qu'il faut en faire, mais toutes les organisations sont loin d'avoir de bonnes copies de sécurité. Vous pouvez déjà faire beaucoup avec un budget, des connaissances et des ressources limités.

Étant donné qu'il n'existe pas de solution parfaitement adaptée à chaque situation, nous souhaitons, dans cet outil, souligner quelques règles et principes de base, ainsi que des pièges à éviter lors de l'élaboration d'une stratégie de back-up.

Cartographiez vos fichiers

Avant de commencer un back-up, il est préférable de rassembler tous vos fichiers. Ce faisant, déterminez d'emblée quels fichiers sont importants et s'ils sont difficilement remplaçables. Les données importantes et irremplaçables méritent la plus grande attention, tandis que les fichiers facilement remplaçables n'ont peut-être pas besoin d'un back-up.

Conservez plusieurs versions

S'il s'avère qu'un fichier a été supprimé une semaine plus tôt, le back-up d'hier ne vous sera d'aucune utilité. Par conséquent, effectuez des back-ups quotidiens, par exemple, mais conservez également ceux du début de chaque semaine et de chaque mois.

Si vous effectuez un back-up incrémentiel, cela n'est même pas nécessaire. Avec ce type de back-up, une copie complète de toutes vos données est effectuée une seule fois. Ensuite, seuls les fichiers nouveaux ou modifiés sont ajoutés au back-up. Cette méthode vous permet de retracer l'historique d'un fichier. Vous pouvez voir à quoi ressemblait un fichier la veille ou le mois précédent. Les systèmes d'exploitation récents intègrent ce type de logiciel de back-up par défaut. Avec Windows Backup ou Time Machine pour macOS, vous pouvez ainsi facilement configurer un back-up incrémentiel sur un lecteur réseau ou un disque dur externe.

Conservez une copie sur un emplacement externe

Toutefois, il ne suffit pas de conserver une copie de vos données en guise de back-up. En cas d'incendie ou de cambriolage, vous perdrez également tout. C'est pourquoi vous devez conserver un back-up supplémentaire dans un emplacement externe.

Scénario 1 : Local + NAS + disque dur externe

Un NAS, ou Network Attached Storage, est un disque dur externe dont vous mettez le stockage à la disposition de tous les appareils de votre bureau ou de votre domicile via Internet, par l'intermédiaire du réseau local. Cela peut se faire par Wi-Fi ou par câble réseau. La gestion s'effectue via le navigateur. Un NAS est suffisamment stable pour fonctionner longtemps.

Vous créez un back-up automatique sur un lecteur réseau situé sur votre bureau, ainsi qu'un back-up sur un disque dur externe stocké ailleurs.

• Efforts :
  • transfert de fichiers une fois
  • back-up mensuel
• Exigences :
  • un réseau stable
• Coûts :
  • lecteur réseau
  • disque dur supplémentaire
• Inconvénients :
  • Vous risquez d'oublier d'apporter votre disque dur à l'autre endroit.
  • Vous ne pouvez pas accéder aux fichiers de vos collègues.

Scénario 2 : Local + NAS + serveur externe

Le NAS se connecte à un serveur distant auquel il envoie une copie du back-up. Après une intervention initiale d'un informaticien, il nécessite moins de maintenance qu'on ne le pense. Le prix n'est pas non plus très élevé.

Le serveur externe remplace le disque dur externe conservé à un autre endroit. Un informaticien automatise le processus de back-up sur le serveur externe.

• Efforts :
  • configuration unique
• Exigences :
  • réseau
• Coûts :
  • coût annuel du serveur
  • coût annuel de la personne chargée de la gestion des serveurs
  • coût unique pour l'installation du back-up
• Inconvénients :
  • En cas de problème, vous avez besoin de quelqu'un de compétent.

Scénario 2a : Local + NAS + service de cloud

Une variante du scénario 2 dans laquelle le serveur externe est remplacé par un emplacement cloud.

Les prix relatifs à la quantité de stockage dans les services de cloud ont considérablement baissé ces dernières années. Le logiciel NAS vous permet de vous connecter facilement à un service de stockage en cloud de votre choix. Cela ne nécessite qu'une configuration minimale, moins qu'avec le serveur externe du scénario 2. Les services de stockage en cloud spécifiquement destinés aux back-ups mettent l'accent sur une capacité de stockage élevée et abordable et sur la prise en charge des versions des fichiers.

• Efforts :
  • faibles
• Exigences :
  • réseau
• Coûts :
  • coûts annuels du stockage en cloud
• Inconvénients :
  • Le contrôle n'est pas entre vos mains.

Faites donc attention : Google Drive et Dropbox ne sont pas des back-ups à part entière. Un collègue distrait peut toujours supprimer un fichier, le rendant irrémédiablement perdu dans certains cas. Il existe des services de cloud spécifiques qui se concentrent sur le back-up.

Scénario 3 : Meilleure pratique 3-2-1-1-0

La méthode 3-2-1-1-0 est la nouvelle meilleure pratique. L'ancienne méthode, 3-2-1, remonte à l'époque où les back-ups étaient effectuées sur des bandes magnétiques et avant la prévalence des services de cloud. Comme c'est souvent le cas avec les meilleures pratiques, elle n'est pas applicable à toutes les organisations.

3 : Conservez minimum 3 copies des données fondamentales. 2 : Conservez des back-ups sur 2 supports de stockage différents, par exemple un back-up sur un disque dur externe et un service de stockage en cloud de votre choix. Si ce n'est pas possible, choisissez 2 marques différentes de disques durs pour stocker 2 copies de vos données essentielles. 1 : Conservez au moins un des exemplaires dans un endroit externe. 1 : Version de back-up hors ligne, ex. un disque dur externe qui n'est connecté que pour effectuer un back-up. Cette étape supplémentaire est devenue pertinente depuis la montée en puissance des ransomwares. 0 : Assurez-vous que vous avez vérifié les back-ups sans erreur. Cette opération peut être automatisée.

• Efforts : moyen à élevé, en fonction de la configuration et de l'automatisation requises.
• Exigences :
  • support de stockage fiable
  • logiciel de back-up robuste
  • accès aux emplacements externes
• Coûts : initialement plus élevés en raison de la nécessité de disposer de supports de stockage supplémentaires et éventuellement d'emplacement externes, ainsi que des coûts de maintenance pour la surveillance et la vérification.
• Inconvénients :
  • complexité et coûts élevés
  • peut nécessiter davantage de maintenance et de surveillance.

Testez et documentez

Il est important de documenter la procédure de récupération. Ainsi, vous ne perdrez pas beaucoup de temps en cas de fatalité. Préparez un document expliquant où se trouvent vos fichiers et comment les restaurer. Si nécessaire, documentez également la réinstallation de tous les logiciels et le chargement des e-mails dans votre programme de messagerie.

Attention : vérifiez régulièrement que les back-ups sont complets et que les données peuvent effectivement être récupérées. Au minimum, effectuez des vérifications ponctuelles occasionnelles avec quelques fichiers. Si cela fonctionne, vous pourrez dormir sur vos deux oreilles.

Auteurs : Joris Janssens, (PACKED vzw), Henk Vanstappen (PACKED vzw) et Lode Scheers (meemoo)