Ingebedde metadata bij foto's

Wanneer je archief veel digitale foto’s bevat, kan je overwegen om extra metadata in de bestanden in te bedden. Op die manier garandeer je dat de foto’s en de bijhorende identificerende gegevens niet van elkaar gescheiden kunnen worden.
In deze tool leer je het volgende:

• Wat zijn ingebedde metadata?
• Wat zijn de voor- en nadelen van ingebedde metadata?
• Hoe voeg je extra ingebedde metadata toe aan foto’s?

Metadata zijn gestructureerde gegevens die informatie bevatten over de identificatie, het beheer, de aard, het gebruik en de bewaarplaats van fysieke of digitale bronnen. Het zijn in feite data over data. We onderscheiden twee types metadata :

• Descriptieve metadata: gegevens over de inhoud, die helpen bij het identificeren, contextualiseren en vinden van je foto’s;
• Administratieve metadata: leveren informatie over het beheer van de bron zoals rechtenbeheer, de relatie tussen individuele bronnen die samen een eenheid vormen, preservering en conservering, en technische kenmerken van je foto’s (resolutie, bitdiepte,...).

De metadata van digitale bronnen kunnen zowel buiten als binnen het beschreven bestand worden bewaard. Als de metadata buiten het beschreven bestand worden bewaard, gebeurt dat doorgaans in een apart rekenblad of in een databank.

Als metadata binnen het bestand zelf worden bewaard, gebeurt dat in de vorm van ingebedde metadata (embedded metadata). Omdat de metadata dan gekoppeld is aan het digitaal bestand in kwestie, kunnen de metadata en de beschreven inhoud niet meer van elkaar gescheiden worden. Het digitale bestand is als het ware zelfbeschrijvend geworden.

Ingebedde metadata worden veelvuldig gebruikt voor digitale fotobestanden. Het gaat in de eerste plaats om technische (administratieve) metadata zoals een tijdsaanduiding, gegevens over de gebruikte camera en camera-instellingen en gps-coördinaten. Deze metadata worden automatisch aangemaakt bij het maken van de foto. Je kan deze metadata zelf verder aanvullen met gegevens die de inhoud en context van de foto beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan titel en jaar van het gefotografeerde kunstwerk, de titel van de productie, de naam van de fotograaf of de licentie die van toepassing is.

Waarom metadata inbedden?

Het toevoegen van extra ingebedde metadata aan digitale foto’s is belangrijk voor het beheer en de ontsluiting van de foto’s in kwestie. Door inhoudelijke metadata bij de foto in te bedden, verzeker je dat het digitale bestand en de bijhorende identificerende en beschrijvende informatie niet zomaar van elkaar gescheiden worden.

Bij fysieke foto’s en audiovisuele dragers is de beschrijvende informatie over een werk vaak materieel bevestigd aan de drager. Op de achterkant van een foto staat bijvoorbeeld geschreven wie of wat er op de foto staat, terwijl het label of de verpakking van een vinylplaat of een videocassette alle informatie geeft over de inhoud. Door deze materiële connectie, wordt de beschrijvende informatie altijd mee verplaatst met het fysieke object.

Het inbedden van metadata volgt hetzelfde principe en komt er in feite op neer dat de informatie op de ‘achterkant’ van de digitale foto wordt geschreven, zodat ze niet zomaar van elkaar gescheiden kunnen worden en de koppeling tussen bestand en beschrijvende informatie behouden blijft. Het inbedden van metadata verhoogt ook de doorzoekbaarheid van je fotocollectie, zeker wanneer je inhoudelijke gegevens hebt toegevoegd.

Voordelen:

• Ingebedde metadata verbeteren de vindbaarheid van digitale bestanden. Via zoekprogramma’s kan je bijvoorbeeld naar specifieke metadata zoeken.
• Wanneer je digitale bestanden verspreidt voor (her)gebruik, worden de ingebedde metadata vaak samen met de digitale bestanden verspreid. De (her)gebruiker kan op die manier achterhalen wie of wat er op de foto staat afgebeeld, wie de maker van de foto is en onder welke voorwaarden hij de foto mag (her)gebruiken.
• De ingebedde technische metadata worden steeds bijgewerkt wanneer het beschreven digitale bestand verandert en blijven bijgevolg actueel.
• De metadata die zijn toegevoegd door gebruikers van het digitaal bestand kunnen automatisch uitgelezen worden naar je eigen databank.

Nadelen:

• Wanneer er afgeleiden van een origineel bestand gemaakt worden, is het mogelijk dat de ingebedde metadata niet worden overgenomen. In zo’n gevallen moeten ze nadien manueel worden toegevoegd.
• Bij de migratie van digitale bestanden naar een ander formaat is het mogelijk dat bepaalde metadata overschreven of vervangen worden.
• Metadata die in een centrale databank worden beheerd kan je makkelijk in bulk aanvullen en bewerken. Ingebedde metadata moet je per bestand bewerken, of je moet hiervoor externe programma’s inschakelen.
• Wanneer bestanden met ingebedde metadata niet meer geopend kunnen worden, zal de metadata wellicht ook niet meer toegankelijk zijn.

Praktische aanpak

Wanneer voeg je metadata toe?

Om te voorkomen dat er belangrijke informatie verloren gaat, worden de metadata liefst zo snel mogelijk aan een digitaal fotobestand toegevoegd. Het moment dat je de digitale foto’s wil archiveren, is een goed moment om na te gaan welke metadata er reeds zijn ingebed bij de foto en welke informatie je nog nodig hebt om de foto verder te beschrijven (zie ook de tool Maak een archieftoegang en beschrijf je archief). Foto’s die van oorsprong digitaal zijn, bevatten meestal al ingebedde (technische) metadata, die verder kan worden aangevuld met inhoudelijke gegevens. De technische metadata van digitale foto’s worden doorgaans automatisch aangemaakt en hoeven alleen maar te worden gecontroleerd. Inhoudelijke metadata moet je echter zelf toevoegen.

Van oorsprong analoge foto’s die gedigitaliseerd zijn, moeten ook van de juiste metadata worden voorzien (zie ook de tool Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal). In tegenstelling tot foto’s van digitale oorsprong moeten de technische metadata bij gedigitaliseerde analoge foto’s zelf worden aangemaakt en toegevoegd.

Problematisch is dat bij analoge foto’s de technische metadata doorgaans nooit zijn bijgehouden, waardoor ze ook niet aan het gedigitaliseerde bestand kunnen worden toegevoegd. Kijk welke gegevens je nog kan terugvinden en voeg deze toe. Sommige metadata, zoals bijvoorbeeld de resolutie, worden aangemaakt op het moment van digitalisering van een analoge foto.

Niet alle informatie moet per se als metadata bij de foto’s worden ingebed. Een duidelijke mappenstructuur voor je digitaal archief levert vaak al veel contextuele informatie op (zie hiervoor ook de tools Maak een ordeningsplan/mappenstructuur en Naamgeving van mappen en bestanden). Je hoeft bijvoorbeeld bij de foto’s in de map “Nieuwjaarsreceptie_2019” niet nog eens bij elke individuele foto inhoudelijke metadata inbedden die aangeeft dat het om die specifieke receptie gaat.

Inhoudelijke metadata wordt het best zo snel mogelijk toegevoegd, wanneer de informatie nog ‘vers’ in je geheugen zit. Hoe langer je wacht, hoe meer informatie er verloren zal gaan.

Hoe kan je metadata toevoegen en bewerken?

De meeste programma's waarmee je foto's opent of bewerkt, laten je toe om de ingebedde metadata van een bestand te zien.

Online tools als Metapicz en Exifdata tonen je welke ingebedde metadata er bij een foto zijn opgeslagen. Fotobewerkingssoftwares als GIMP (gratis en open source software) en Adobe Photoshop (betalende, propriëtaire software) laten je toe om (een vaak beperkte set aan) metadata van een digitaal fotobestand te raadplegen en om de metadatavelden te bewerken.

Welke standaarden gebruik je?

Bij het beheer van digitale bestanden komen allerlei soorten software kijken, die allemaal de ingebedde metadata nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Het is daarom van belang dat de ingebedde metadata door al die verschillende software probleemloos gelezen kunnen worden. Dit wordt verzekerd door het gebruik van internationale standaarden. Deze zorgen ervoor dat de software weet waar en onder welke vorm ze bij een digitaal bestand de ingebedde gegevens kunnen terugvinden. Enkele veel gebruikte standaarden zijn: IPCT Photo Metadata Standard, Exif en XMP.

IPTC Photo Metadata Standard is een standaard voor het beschrijven van foto’s die wereldwijd wordt gebruikt door onder meer nieuwsagentschappen, fotografen, bibliotheken en musea. IPTC structureert en definieert metadata-eigenschappen zodat gebruikers precieze en betrouwbare gegevens kunnen toevoegen. Die gegevens hebben betrekking op de afgebeelde mensen, plekken en objecten. Ze bevatten data, namen, informatie over rechten en identificators met betrekking tot de creatie van de foto. De standaard kan gebruikt worden bij veelgebruikte formaten als JPEG, TIFF en PNG. Zie hiervoor ook de tool Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden.

Exif (Exchangeable Image File Format) is een standaard voor ingebedde metadata die men vaak aantreft bij foto’s (vooral JPEG- en TIFF-bestanden), maar die ook wordt gebruikt voor audiobestanden (WAV-bestanden). De Exif-standaard is echter niet bruikbaar bij GIF-, JPEG2000- en PNG-bestanden. De standaard omvat gegevens betreffende de tijdsaanduiding, de camera-instellingen, gps-informatie, auteursrechtelijke informatie, beschrijvingen en een thumbnail voor voorvertoning.

Samen met de IPTC- en Exif-gegevens wordt meestal ook XMP-informatie (Extensible Markup Platform) opgenomen. Die standaard laat toe om bestaande metadataschema’s die er niet in passen naast het XMP-schema te behouden. XMP kan gebruikt worden voor AIFF-, GIF-, JPEG-, JPEG2000-, MP3-, MP4-, PDF-, PNG-, PSD-, TIFF- en WAV-bestanden.

Auteur: Sam Donvil (meemoo), Bart Magnus (meemoo), Florian Daemen (AMVB)