Métadonnées intégrées aux photos

Si vos archives contiennent de nombreuses photos numériques, pensez à intégrer des métadonnées supplémentaires dans les fichiers. De cette manière, vous garantissez que les photos et leurs données d'identification ne peuvent pas être séparées les unes des autres.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Que sont les métadonnées ?
• Quels sont les avantages et les inconvénients des métadonnées ?
• Comment ajouter des métadonnées supplémentaires aux photos ?

Les métadonnées sont des données structurées contenant des informations sur l'identification, la gestion, la nature, l'utilisation et le lieu de stockage des sources physiques ou numériques. Ce sont, en réalité, des données à propos de données. On distingue deux types de métadonnées :

• Les métadonnées descriptives : données relatives au contenu, qui permettent d'identifier, de contextualiser et de trouver vos photos ;
• Les métadonnées administratives : elles fournissent des informations sur la gestion de la source, telles que la gestion des droits, la relation entre les sources individuelles qui forment une unité, la préservation et la conservation, ainsi que les caractéristiques techniques des photos (résolution, profondeur de bit, etc.).

Les métadonnées de sources numériques peuvent être conservées soit à l'extérieur, soit à l'intérieur du fichier décrit. Si les métadonnées sont conservées en dehors du fichier décrit, elles le sont généralement dans un fichier tableur séparé ou dans une banque de données.

Si les métadonnées sont conservées dans le fichier lui-même, elles prennent la forme de métadonnées intégrées. Comme les métadonnées sont ensuite liées au fichier numérique en question, les métadonnées et le contenu décrit ne peuvent plus être séparés. Le fichier numérique s'est en quelque sorte auto-décrit.

Les métadonnées intégrées sont fréquemment utilisées pour les fichiers d'images numériques. Il s'agit principalement de métadonnées techniques (administratives), telles qu'un horodatage, des données sur l'appareil photo et les réglages utilisés, ainsi que des coordonnées GPS. Ces métadonnées sont créées automatiquement lorsque la photo est prise. Vous pouvez compléter ces métadonnées par des données décrivant le contenu et le contexte de la photo. Pensez par exemple au titre et à l'année de l'œuvre d'art photographiée, au titre de la production, au nom du photographe ou à la licence applicable.

Pourquoi intégrer des métadonnées ?

L'ajout de métadonnées supplémentaires aux photos numériques est important pour la gestion et l'accessibilité des photos en question. En intégrant des métadonnées de contenu à la photo, vous vous assurez que le fichier numérique, ainsi que ses informations d'identification et de description, ne sont pas séparés l'un de l'autre.

Dans le cas des photos physiques et des supports audiovisuels, les informations descriptives sur une œuvre sont souvent matériellement attachées au support. Par exemple, au dos d'une photo, il est écrit la personne ou la chose qui se trouve sur la photo, tandis que l'étiquette ou l'emballage d'un disque vinyle ou d'une cassette vidéo donne toutes les informations sur le contenu. En raison de ce lien matériel, les informations descriptives sont toujours déplacées en même temps que l'objet physique.

L'intégration de métadonnées est similaire au fait d'écrire des informations au "dos" de la photo numérique, afin qu'elles ne puissent pas être séparées et que le lien entre le fichier et les informations descriptives soit préservé. L'intégration de métadonnées augmente également les possibilités de recherche dans votre collection de photos, en particulier si vous avez ajouté des données de contenu.

Avantages :

• Les métadonnées intégrées améliorent la recherche de fichiers numériques. Les programmes de recherche vous permettent, par exemple, de rechercher des métadonnées spécifiques.
• Lorsque vous distribuez des fichiers numériques en vue d'une (ré)utilisation, les métadonnées intégrées sont souvent distribuées avec les fichiers numériques. Le (ré)utilisateur peut ainsi connaître la personne ou la chose représentée sur la photo, qui est le créateur de celle-ci et dans quelles conditions elle peut être (ré)utilisée.
• Les métadonnées techniques intégrées sont toujours mises à jour lorsque le fichier numérique décrit change. Elles restent donc d'actualité.
• Les métadonnées ajoutées par les utilisateurs du fichier numérique peuvent être lues automatiquement dans votre propre base de données.

Inconvénients :

• Lors de la création de dérivés d'un fichier original, il se peut que les métadonnées intégrées ne soient pas reprises. Dans ce cas, elles doivent être ajoutées manuellement par la suite.
• Lors de la migration de fichiers numériques vers un autre format, il est possible que certaines métadonnées soient écrasées ou remplacées.
• Les métadonnées gérées dans une base de données centrale peuvent facilement être ajoutées et modifiées. Les métadonnées intégrées doivent être modifiées fichier par fichier ou faire appel à des programmes externes.
• Lorsque les fichiers contenant des métadonnées intégrées ne peuvent plus être ouverts, les métadonnées peuvent également ne plus être accessibles.

Approche pratique

Quand ajouter des métadonnées ?

Pour éviter de perdre des informations importantes, il est préférable d'ajouter des métadonnées à un fichier photo numérique dès que possible. Le moment où vous souhaitez archiver des photos numériques est une bonne occasion de vérifier quelles métadonnées sont déjà intégrées à la photo, et quelles informations sont encore nécessaires pour décrire davantage la photo (voir également l'outil Créer un accès aux archives et les décrire). Les photos qui sont, à l'origine, numériques, contiennent généralement déjà des métadonnées (techniques) intégrées, qui peuvent être complétées par des données de contenu. Les métadonnées techniques de photos numériques sont généralement créées automatiquement et ne nécessitent qu'une vérification. En revanche, vous devez vous-mêmes ajouter des métadonnées de contenu.

Les photos analogiques d'origine qui sont numérisées doivent également être accompagnées des métadonnées appropriées (voir également l'outil Numérisation de qualité de textes et d'images). Contrairement aux photos d'origine numérique, les métadonnées techniques de photos analogiques numérisées doivent être créées et ajoutées elles-mêmes.

Le problème est que, dans le cas de photos analogiques, les métadonnées techniques n'ont généralement pas été conservées et ne peuvent donc pas non plus être ajoutées au fichier numérisé. Regardez quelles données vous pouvez encore trouver et ajoutez-les. Certaines métadonnées, telles que la résolution, sont créées au moment de la numérisation d'une photo analogique.

Toutes les informations ne doivent pas nécessairement être intégrées aux photos sous forme de métadonnées. Une structure de dossiers claire pour vos archives numériques fournit souvent déjà de nombreuses informations contextuelles (voir également les outils Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers et Nommer des dossiers et des fichiers). Par exemple, pour les photos du dossier "New Year's reception_2019", vous n'avez pas besoin d'intégrer des métadonnées de contenu pour chaque photo indiquant qu'elle concerne cette réception.

Il est préférable d'ajouter les métadonnées de contenu dès que possible, lorsque l'information est encore "fraîche" dans votre mémoire. Plus vous attendez, plus vous perdez d'informations.

Comment ajouter et modifier des métadonnées ?

La plupart des programmes que vous utilisez pour ouvrir ou modifier des photos vous permettent de voir les métadonnées intégrées à un fichier.

Des outils en ligne tels que Metapicz et Exifdata (disponible en anglais) vous indiquent quelles métadonnées intégrées sont stockées avec une photo. Des logiciels de retouche photo tels que GIMP (logiciel libre et gratuit, disponible en anglais) et Adobe Photoshop (logiciel propriétaire payant) vous permettent d'accéder aux métadonnées (souvent limitées) d'un fichier photo numérique et de modifier les champs de métadonnées.

Quelles normes utilisez-vous ?

La gestion de fichiers numériques fait appel à toutes sortes de logiciels, qui ont tous besoin des métadonnées intégrées pour fonctionner de manière optimale. Il est donc important que les métadonnées intégrées puissent être lues sans problème par tous ces différents logiciels. Cela est possible grâce à l'utilisation de normes internationales. Celles-ci garantissent que les logiciels savent où et sous quelle forme ils peuvent trouver les données intégrées dans un fichier numérique. Les normes les plus couramment utilisées sont IPTC Photo Metadata Standard, Exif et XMP.

IPTC Photo Metadata Standard est une norme de description de photos utilisée dans le monde entier par, entre autres, les agences de presse, les photographes, les bibliothèques et les musées. L'IPTC structure et définit les propriétés des métadonnées, afin que les utilisateurs puissent ajouter des données précises et fiables. Ces données concernent les personnes, les lieux et les objets représentés. Elles comprennent des dates, des noms, des informations sur les droits et des identifiants liés à la création de l'image. La norme peut être utilisée avec les formats couramment utilisés tels que JPEG, TIFF et PNG. Voir également l'outil Formats de fichier recommandés à ce sujet.

Exif (Exchangeable Image File Format) est une norme pour les métadonnées intégrées que l'on trouve souvent dans les photos (en particulier les fichiers JPEG et TIFF). Elle est également utilisée pour les fichiers audio (fichiers WAV). Cependant, la norme Exif n'est pas utilisable avec les fichiers GIF, JPEG2000 et PNG. La norme comprend des données d'horodatage, des paramètres de l'appareil photo, des informations GPS, des informations sur les droits d'auteur, des descriptions et une vignette pour la prévisualisation.

Outre les données IPTC et Exif, des informations XMP (Extensible Markup Platform) sont généralement incluses. Cette norme permet de conserver les schémas de métadonnées existants qui ne s'y intègrent pas, parallèlement au schéma XMP. XMP peut être utilisé pour les fichiers AIFF, GIF, JPEG, JPEG2000, MP3, MP4, PDF, PNG, PSD, TIFF et WAV.

Auteurs : Sam Donvil (meemoo), Bart Magnus (meemoo) et Florian Daemen (AMVB)