Inrichting bewaarplaats
Archieven zijn kwetsbaar en raken gemakkelijk beschadigd. Met een goed ingerichte bewaarplaats garandeer je dat je archief in een goede staat blijft.
In deze tool leer je het volgende:
- Welke risicofactoren kunnen je archief bedreigen?
- Hoe kan je deze risico’s het beste vermijden?
- Hoe richt je je bewaarplaats het beste in?
Voor je archief en collectie geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Archieven en collecties worden meestal bewaard waar er plaats is en waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Het is belangrijk dat je de risico’s kent die eigen zijn aan de bewaarruimte. Door die risico’s waar mogelijk uit te sluiten, beperk je de eventuele schade. Bereid je voor op calamiteiten door enkele afspraken uit te werken in een plan. Op Erfgoedwijzer.be vind je meer info over het opmaken van een calamiteitenplan.
We lijsten de mogelijke risico’s voor je op en delen enkele tips over hoe je ze kan beperken. Voor een meer gedetailleerd overzicht van mogelijke schadefactoren kan je de Erfgoedwijzer raadplegen.
Fysieke schade (zoals breuk, barsten en vervormingen)
Documenten en objecten zijn onderhevig aan slijtage. Door ouderdom en gebruik zullen delen beschadigd raken. Bijkomende schade kan optreden door een val, door het fout bewaren (bv. druk door gestapelde voorwerpen) of door het verkeerd hanteren van documenten of objecten. Papier kan scheuren of vervormen, objecten kunnen breken of barsten en ook verplaatsingen, trillingen en schokken houden risico op schade in.
TIPS
- Vermijd onstabiele rekken en legplanken.
- Vermijd dat objecten in laden bewegen bij het openen en sluiten.
- Zorg voor voldoende ruimte tussen de objecten om controle mogelijk te maken.
- Probeer het aantal bewaarplaatsen binnenshuis te reduceren. Streef naar het gebruik van slechts één bewaarplaats waar je de bewaaromstandigheden kan optimaliseren. Zo is het voor iedereen duidelijk waar het archief en de collectie(s) zich bevinden en kan de bewaring het gemakkelijkst worden verbeterd.
Brand
De kans op brand is klein, maar het verlies of de schade (door roet of rook) kan groot zijn. Wees je bewust de mogelijke gevolgen van een brand voor je archief en collecties. Oorzaken:
- Elektrische bronnen: overbelasting elektriciteit, elektrische panelen, elektrische uitrusting, kortsluiting, zelfontbranding, air-conditioning, klimaatsystemen, oververhitting of een defect aan toestellen, verouderde elektriciteitsleidingen, stof op elektriciteitsleidingen.
- Brandbaar materiaal in de buurt van een vlam.
- Constructie- en restauratiewerkzaamheden: bv. lassen, solderen, verwijderen van verf.
- Gaslekken.
TIPS
- Vermijd bovenstaande risicofactoren in je bewaarruimte.
- Controleer regelmatig de elektriciteit- en gasinfrastructuur.
Water
Vermijd contact met water. Rechtstreeks contact met water veroorzaakt veel vormen van schade, vaak ernstig en onherstelbaar. Houd rekening met elementen die waterschade kunnen veroorzaken bij de inrichting van je archiefruimte.
Schade:
- Uitlopen van inkt en kleuren
- Blaasvorming van een verflaag
- Zwamaantasting en schimmel
- Corrosie van metalen onderdelen
- Vervorming van papier, karton en hout
Oorzaken:
- Een breuk in de waterleiding
- Binnensijpelend water door een lek in het dak
- Opstijgend grondvocht
- Overstroming
TIPS
- Kies voor een bewaarruimte waar het risico op waterschade zo gering mogelijk is. Vermijd dus kelders en plaatsen waar waterleidingen blootliggen.
Is dit niet mogelijk, controleer dan regelmatig op waterlekken.
Diefstal en vandalisme
Wanneer de archiefruimte voor iedereen toegankelijk is, kunnen documenten verdwijnen of gestolen worden. Wanneer archief en collectie(s) zich in je bureau of werkruimte bevinden, is het belangrijk ze af te sluiten wanneer je de ruimte verlaat. Bewaar waardevolle documenten en objecten op een afsluitbare plaats.
Ongedierte en schimmel
Insecten, ongedierte, knaagdieren en schimmels tasten je archief en je collectie onherstelbaar aan. Ze buiten houden is dus de boodschap.
TIPS
- Drink of eet niet in je bewaarruimte.
- Poets regelmatig de bewaarruimte.
- Controleer geregeld op sporen van ongedierte.
- Een stabiel klimaat met een stabiele temperatuur en vochtigheid is belangrijk om je erfgoed in stand te houden en schimmels te vermijden.
Licht
Beperk blootstelling aan licht. Zowel daglicht als kunstlicht kunnen schade aanrichten: verkleuring en ontkleuring van pigmenten en kleurstoffen, verlies van sterkte bij textielvezels en papier, verlies in glans van vernis. Dit gebeurt langzaam maar zeker. Zonder gepaste maatregelen wordt lichtschade steeds groter. Bovendien is ze onherstelbaar. Daarom is het belangrijk lichtschade zo veel mogelijk te beperken.
TIPS
- Kies voor een plek waar het minste daglicht op het object valt.
- Gebruik dikke gordijnen, rolluiken, blinden of een zonnescherm als er daglicht binnenvalt.
- Laat kunstlicht niet nodeloos branden.
Vuil
Vermijd vervuiling. Stof en vuil zijn onvermijdelijk in eender welke ruimte, maar veranderen het uitzicht en verstoren de leesbaarheid van documenten. Stof is te verwijderen en te vermijden. Met vuil bedoelen we etensresten, vlekken van allerhande vloeistoffen en vuil door het vastnemen van objecten en documenten. Vuil kan vlekken met zich meebrengen die niet te verwijderen zijn.
TIPS
- Maak documenten en objecten die niet in dozen zitten of op rekken staan, voorzichtig stofvrij. Droog stof is gemakkelijk te verwijderen met een borstel of stofzuiger.
- Maak waardevolle objecten en documenten stofvrij en berg ze op in dozen, aangepaste rekken of hoezen.
- Eet, drink en rook niet in de omgeving van of in het archief.
- Zorg voor propere handen wanneer je iets vastneemt.
- Vermijd het gebruik van (agressieve) schoonmaakmiddelen in de omgeving van of in het archief
Temperatuur
Controleer de temperatuur en temperatuurschommelingen. Een te hoge of een te lage temperatuur zorgt voor een snellere aftakeling van de materialen in je archief en collectie. Vooral temperatuurschommelingen richten schade aan. Warmtebronnen, maar ook zonlicht, kunnen de temperatuur opdrijven in je archiefruimte.
TIPS
- Zorg voor een stabiele temperatuur met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm wordt en in de winter sterk afkoelt.
- Zorg voor een maximum temperatuur van ca. 18 tot 20°C.
Vocht
Controleer de luchtvochtigheid en vochtschommelingen. Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen: schimmelvorming, corrosie van metalen, krimpen van textiel, schade en barsten aan organisch materiaal. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen. Een stabiel klimaat is belangrijk om je erfgoed in stand te houden.
TIPS
- Zorg voor een stabiele vochtigheid met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm en droog wordt en het in de winter sterk afkoelt of vochtig wordt.
- Zorg voor een vochtigheidsgraad tussen 50 en 55%.
Plaatsing
- Label je documenten correct en plaats ze steeds op de juiste plaats.
- Wanneer je een boek of archiefstuk verkeerd terug plaatst in een bibliotheek of archief, zal het enkel per toeval worden teruggevonden.
- Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.
Risico:
- Verlies door verloren labels of etiketten
- Verlies van digitale gegevens
- Verlies door verkeerde plaatsing
TIPS
- Informatieverlies kan grotendeels tegengegaan worden door goede afspraken met alle medewerkers (i.v.m. onder andere plaatsing, naamgeving).
- Plaats alles terug op de plaats waar het oorspronkelijk stond of waar het thuishoort.
- Bewaar etiketten of labels bij het document of object.
Meer info is beschikbaar op de pagina Digitaal Bewaren.
Meubilair
Het geschikte meubilair draagt net als een geschikte verpakking bij tot het beperken van schade of degradatie van de materialen. Het kiezen, plaatsen en gebruiken van het geschikte meubilair is sterk afhankelijk van de archief - en collectiestukken. De grootte, het materiaal en de aard van de stukken spelen hierbij een belangrijke rol. Voor een overzicht van een aantal do's en don'ts bij het kiezen en plaatsen van meubilair kan je Erfgoedwijzer raadplegen.
- Papieren archiefdocumenten worden het best bewaard in zuurvrije dozen of opbergmappen.
- De zuurvrije dozen bewaren we op hun beurt in of op rekken met metalen leggers.
- Houthoudende leggers zijn nefast voor het papier.
- Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlakcoating die op hoge temperatuur is gedroogd.
- Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
Plan - en ladekasten vind je onder meer bij: