Aménagement de votre dépôt

Les archives sont fragiles et s'abîment facilement. Avec un dépôt bien équipé, vous garantissez que vos archives restent en bon état.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Quels sont les facteurs qui peuvent menacer vos archives ?
• Comment éviter au mieux ces risques ?
• Comment aménager au mieux votre dépôt d'archives ?

Pour vos archives et collections, mieux vaut être trop prudent que pas assez. Les archives et collections sont généralement conservées là où il y a de la place et où elles sont facilement accessibles. Il est important de connaître les risques inhérents au lieu de conservation. En éliminant ces risques dans la mesure du possible, vous limitez les dommages. Préparez-vous aux éventuels problèmes en élaborant un plan d'action. Sur Erfgoedwijzer.be, vous trouverez plus d'informations (en néerlandais) sur l'élaboration d'un plan d'urgence.

CKV Archiefdepot, Antwerpen (2019)

Nous dressons la liste des risques potentiels et donnons quelques conseils pour les limiter. Pour un aperçu plus détaillé des dommages possibles, vous pouvez consulter le guide du patrimoine (disponible en néerlandais).

Dommages physiques (ex. cassures, fissures et déformations)

Les documents et les objets sont sujets à l'usure. En raison de l'ancienneté et de l'utilisation, des pièces sont endommagées. Des dommages supplémentaires peuvent survenir à la suite d'une chute, d'une mauvaise conservation (ex. une pression exercée par des objets empilés) ou d'une manipulation incorrecte des documents ou des objets. Le papier peut se déchirer ou se déformer, les objets peuvent se casser ou se fissurer, et les mouvements, les vibrations et les chocs présentent également un risque d'endommagement.

CONSEILS

• Évitez les étagères et les planches instables.
• Évitez que les objets dans les tiroirs ne se déplacent lors de l'ouverture et de la fermeture.
• Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace entre les objets pour pouvoir les contrôler.
• Essayez de réduire le nombre d'espaces de conservation intérieurs. Essayez de n'utiliser qu'un seul espace, où vous pouvez optimiser les conditions de conservation. De cette manière, tout le monde saura où se trouvent les archives et collections, et la conservation pourra être améliorée plus facilement.

Incendie

Le risque d'incendie est faible, mais les pertes ou les dommages (causés par la suie ou la fumée) peuvent être importants. Soyez conscient de l'impact potentiel d'un incendie sur vos archives et collections. Les causes :

• Sources électriques : électricité surchargée, panneaux électriques, équipement électrique, courts-circuits, auto-inflammation, climatisation, systèmes de climatisation, surchauffe ou défaillance d'un appareil, lignes électriques obsolètes, poussière sur les lignes électriques.
• Matériaux inflammables à proximité d'une flamme.
• Travaux de construction et de restauration, ex. soudure, brasage, décapage de peinture.
• Fuites de gaz.

Conseils

• Évitez les facteurs de risque mentionnés ci-dessus dans votre espace de stockage.
• Vérifiez régulièrement les infrastructures électriques et gazières.

Eau

Évitez le contact avec l'eau. Le contact direct avec l'eau provoque de nombreux dégâts, souvent graves et irréparables. Tenez compte des éléments susceptibles de provoquer des dégâts des eaux lors de l'aménagement de votre salle d'archives.

Dégâts :

• Bavure des encres et des couleurs
• Craquelure d'une couche de peinture
• Champignons et moisissures
• Corrosion des pièces métalliques
• Déformation du papier, du carton et du bois

Causes :

• Rupture des canalisations
• Infiltration d'eau par une fuite dans le toit
• Remontée d'humidité dans le sol
• Inondations

CONSEILS

• Choisissez un lieu de conservation où le risque de dégâts des eaux est le plus faible possible. Évitez donc les sous-sols et les endroits où les canalisations sont exposées.

Si ce n'est pas possible, vérifiez régulièrement qu'il n'y a pas de fuite d'eau.

Vol et vandalisme

Lorsque la salle d'archives est accessible à tous, des documents peuvent disparaître ou être volés. Lorsque les archives et collections se trouvent dans votre bureau ou votre espace de travail, il est important de les fermer à clé lorsque vous quittez la pièce. Conservez les documents et objets de valeur dans un endroit fermé à clé.

Nuisibles et moisissures

Les insectes, les nuisibles, les rongeurs et les moisissures affectent irrémédiablement vos archives et collections. L'objectif est donc de les tenir à l'écart.

CONSEIL

• Ne buvez pas et ne mangez pas dans votre espace de conservation.
• Nettoyez régulièrement l'espace de conservation.
• Vérifier régulièrement qu'il n'y a pas de traces de nuisibles.
• Un climat stable, avec une température et une humidité stables, est important pour conserver votre patrimoine et éviter les moisissures.

Lumière

Limiter l'exposition à la lumière. La lumière du jour et la lumière artificielle peuvent causer des dommages, tels que la décoloration des pigments et des colorants, la perte de résistance des fibres textiles et du papier, ou encore la perte de brillance des vernis. Ce phénomène se produit lentement, mais en l'absence de mesures appropriées, les dommages causés par la lumière augmentent. De plus, ils sont irréversibles. Il est donc important de limiter autant que possible les dommages causés par la lumière.

CONSEILS

• Choisissez un endroit où la lumière du jour éclaire le moins possible l'objet.
• Utilisez des rideaux épais, des volets, des stores ou un brise-soleil lorsque la lumière du jour éclaire l'objet.
• Ne laissez pas de lumière artificielle allumée inutilement.

Saleté

Évitez la saleté. La poussière et la saleté sont inévitables dans toute pièce, mais elles modifient l'aspect et perturbent la lisibilité des documents. La poussière peut être éliminée et évitée. Par saleté, nous entendons les restes de nourriture, les taches dues à toutes sortes de liquides et les saletés dues à la préhension d'objets et de documents. La saleté peut causer des taches qui ne peuvent être éliminées.

CONSEILS

• Dépoussiérez soigneusement les documents et les objets qui ne sont pas dans des boîtes ou sur des étagères. La poussière sèche s'enlève facilement à l'aide d'une brosse ou d'un aspirateur.
• Mettez les objets et documents de valeur à l'abri de la poussière et rangez-les dans des boîtes, sur des étagères appropriées ou dans des pochettes.
• Ne mangez pas, ne buvez pas et ne fumez pas à proximité des archives ou à l'intérieur de l'espace de conservation.
• Assurez-vous que vos mains sont propres lorsque vous manipulez quoi que ce soit.
• Évitez d'utiliser des produits de nettoyage (agressifs) à proximité des archives ou sur celles-ci.

Température

Vérifiez la température et les variations de température. Une température trop élevée ou trop basse accélère la détérioration des matériaux de vos archives et collections. Les variations de température, en particulier, causent des dommages. Les sources de chaleur, ainsi que la lumière du soleil, peuvent faire monter la température de votre salle d'archives.

CONSEILS

• Assurez-vous que la température est stable et que les variations sont minimes. Évitez donc les greniers où il fait chaud en été et où il fait drastiquement plus froid en hiver.
• Veillez à ce que la température maximale soit comprise entre 18 et 20 °C.

Humidité

Contrôlez l'humidité et les variations d'humidité. Trop ou trop peu d'humidité a de nombreux effets néfastes : moisissures, corrosion des métaux, rétrécissement des textiles, endommagement et fissuration des matériaux organiques. Les variations relatives d'humidité provoquent notamment des rétrécissements, des fissures, des gonflements et des décollements de joints et de couches de peinture. Un climat stable est important pour préserver votre patrimoine.

CONSEILS

• Assurez-vous que l'humidité reste stable avec des variations minimales. Évitez donc les greniers où il fait chaud en été et où il fait drastiquement plus froid en hiver.
• Veillez à ce que le taux d'humidité soit compris entre 50 et 55 %.

Emplacement

• Étiquetez correctement vos documents et placez-les toujours au bon endroit.
• Si vous égarez un livre ou un document dans une bibliothèque ou un service d'archives, vous ne le retrouverez que par hasard.
• La perte d'informations est aussi souvent synonyme de perte de valeur.

Risques :

• Perte causée par la perte d'étiquettes
• Perte de données numériques
• Perte causée par un mauvais emplacement

CONSEILS

• La perte d'informations peut être évitée en grande partie par des accords appropriés avec tous les employés (c'est-à-dire le placement, le nommage).
• Remettez chaque chose à sa place ou à son emplacement d'origine.
• Conservez les étiquettes avec le document ou l'objet.

Plus d'informations sont disponibles sur la page Conservation numérique.

Mobilier

Un mobilier adapté, tout comme un emballage adapté, permettent de limiter les dommages ou la dégradation des documents. Le choix, l'emplacement et l'utilisation du mobilier adapté dépendent fortement des pièces d'archives et de collections. La taille, le matériau et la nature des objets jouent un rôle important. Pour un aperçu des choses à faire et à ne pas faire lors du choix et de la mise en place du mobilier, veuillez consulter le guide du patrimoine (disponible en néerlandais).

• Les documents papier doivent être conservés dans des boîtes ou des chemises de rangement sans acide.
• Les boîtes sans acide sont à leur tour conservées dans ou sur des étagères avec des tablettes en métal.
• Les étagères en bois sont néfastes pour le papier.
• Préférez les armoires métalliques avec un revêtement en poudre qui a été séché à haute température.
• Les documents doivent être facilement accessibles dans l'armoire.

Les armoires et les étagères peuvent être trouvées, entre autres, sur les sites :

• Bruynzeel Storage Systems
• Magista (disponible en néerlandais, en anglais et en allemand)