Créer un accès aux archives et les décrire

Un accès aux archives est un document qui vous permet de retrouver facilement tous vos documents. C'est un outil important pour la gestion de vos archives.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce qu'un accès aux archives ?
• Comment créer un accès aux archives ?

Une fois vos documents emballés et rangés dans une armoire ou un classeur, vous devez également être capable de les retrouver. Pour ce faire, votre plan de classement peut vous aider. Un accès supplémentaire permet de rendre le contenu de vos archives accessible, afin de localiser des documents ou des objets spécifiques.

Un accès est une liste de descriptions de tous les documents et objets de vos archives ou collections. Il y a plusieurs façons de créer ce type d'outil d'aide. Le principe est le suivant : plus l'accès est détaillé, plus il peut vous aider à gérer vos archives ou collections, mais plus il faut de temps pour l'élaborer.

Comme pour le classement des archives, il est important de considérer les archives comme des structures hiérarchiques. Chaque archives sont constituées de différentes parties, qui peuvent à leur tour contenir des éléments. Par exemple :

Archives de l'organisation x (niveau des archives ou collections) :

• Dossiers de projet de l'organisation x (niveau des séries).
  • Projet y (niveau des dossiers)
  • Projet z (niveau des dossiers)
• Correspondance de l'organisation x (niveau des séries)
  • Correspondance de l'année a (niveau des séries)
    • Lettre de x à y à la date a (niveau des pièces)
    • Lettre de s à t à la date b (niveau des pièces)
  • Correspondance de l'année b (niveau des séries)

Cette ligne directrice présente quatre façons possibles de composer un accès :

• Dresser une liste d'emplacements (scénario 1)
• Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des séries (scénario 2)
• Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces (scénario 3)
• Faire une description de vos archives ou collections au niveau le plus élevé : dossiers d'archives ou collection (scénario 4)

Chaque méthode diffère par le degré de détail et présente des avantages et des inconvénients. Le choix de la méthode dépend de la nature de vos archives ou collections, de l'objectif de l'inventaire et du temps dont vous disposez pour le dresser. Vous pouvez également utiliser des accès existants pour en créer un nouveau, plus détaillé. Une liste d'emplacements est souvent établie en premier lieu pour se faire une idée de la taille et du contenu des archives. À un stade ultérieur, cette liste d'emplacements est convertie en un véritable inventaire au niveau des séries ou des pièces.

Il est également possible de combiner différentes méthodes au sein d'un même accès. Par exemple, vous pouvez dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des séries, mais aussi décrire certaines séries au niveau des pièces.

Enfin, une institution d'archives professionnelle rendra généralement les archives accessibles par le biais d'un inventaire au niveau des séries. Cette forme d'accès est souvent la plus rentable. Par exemple, il est rare qu'un service d'archives investisse dans la description de chaque lettre d'une série de correspondance. Ce n'est que pour les archives ou les séries très importantes que cela se fait encore, comme pour les collections d'images et de vidéos qui ont une grande valeur d'usage.

Auteurs : Het Firmament, Florian Daemen (AMVB) et Wim Lowet (VAi)