Faire une description de vos archives ou collections au niveau le plus élevé : dossiers d'archives ou de collections (scénario 4)
Une description au niveau des dossiers d'archives ou de collections décrit la collection dans son ensemble. Une description à ce niveau peut être préparée rapidement, mais ne permet pas d'accéder en détail à des documents individuels.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'une description au niveau des archives ou collections ?
- À quoi peut servir une description au niveau des archives ou collections ?
- Comment créer une description au niveau des archives ou collections ?
- Quels modèles utiliser à cette fin ?
Dans cet outil, nous expliquons comment décrire des archives dans leur ensemble. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Quoi ?
Dans certains cas, il est nécessaire de créer une description de l'ensemble de vos archives ou collections (ex. pour les inclure dans une banque de données patrimoniale). Ce scénario diffère des méthodes précédentes, parce que vous ne créez en fait qu'une seule description. Une description de l'ensemble des archives ou collections ne fournit que les caractéristiques communes les plus générales. Par conséquent, elle ne peut pas être utilisée pour décrire et divulguer en détail le contenu des archives ou collections. Dans la pratique, une description au niveau des archives ou collections sera généralement complétée par un accès plus détaillé.
ISAD(G)
ISAD(G) est une norme utilisée dans le secteur des archives pour décrire les archives au plus haut niveau. La norme ISAD(G) comporte six champs de base obligatoires :
- Référence
- Titre
- Créateur des archives
- Datation
- Volume
- Niveau de description
Outre ces six champs obligatoires, il existe 20 éléments de description facultatifs. Pour un aperçu de ces champs, voir le manuel (en néerlandais) pour ISAD(G) et le modèle (en néerlandais) pour une fiche ISAD(G) complète.
Les exemples de fiches (en néerlandeais) ISAD(G) ci-dessous vous donneront une idée plus précise de ce qui est attendu :
COMETA
COMETA signifie "collectiemetadata" en néerlandais, et "métadonnées de collections" ou données sur les collections en français. Il s'agit d'un modèle permettant de créer des descriptions structurées de biens patrimoniaux au niveau des collections. Le modèle a été créé en comparant les normes existantes, telles que ISAD(G) (voir ci-dessus) et RSLP (disponible en néerlandais), et les pratiques existantes. Il ne s'agit cependant pas d'une norme ou d'un standard reconnu en soi.
La Banque d'archives, la banque de données en ligne d'archives privées, utilise ce standard ISAD(G) et le modèle Cometa. Consultez l'outil S'inscrire à la Banque d'archives pour plus d'informations.
Conseils
- Soyez concis dans vos descriptions, mais essayez toujours d'inclure les détails les plus importants. Plus les descriptions sont détaillées, plus il sera facile de trouver la bonne pièce.
- Il n'est pas nécessaire d'acheter un système de description d'archives coûteux. Ceux-ci sont principalement destinés aux institutions d'archives professionnelles. Pour la description de vos archives ou de vos collections, des programmes comme Word ou Excel (ou leurs équivalents) sont plus que suffisants.
- Inspirez-vous de la description (et éventuellement du classement) d'autres institutions et organisations pour vos archives. Les archives et les organisations de services peuvent également vous aider et vous fournir la documentation nécessaire.
- Si vous avez besoin d'aide pour décrire des archives ou des collections, contactez (en néerlandais ou en anglais) les organisations partenaires de TRACKS.
Auteurs : Florian Daemen (AMVB), Het Firmament et Wim Lowet (VAi)