Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des séries (scénario 2)
La manière la plus exhaustive d'accéder à vos archives est de dresser un inventaire au niveau des séries. Celui-ci permet un accès relativement détaillé à vos archives, mais nécessite beaucoup de temps pour être compilé.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un inventaire au niveau des séries ?
- Est-il nécessaire de dresser un inventaire au niveau des séries pour vos archives ?
- Comment dresser un inventaire au niveau des séries ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'un inventaire au niveau des séries ?
Dans cet outil, nous décrivons comment créer un inventaire pour vos archives. Un inventaire est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Dans ce texte, nous examinons de plus près la création d'un inventaire au niveau des séries.
Aperçu
Un inventaire est un aperçu du contenu des archives selon un ordre particulier. Tous les documents ou objets d'archives sont décrits selon cette structure de classement. Contrairement à la liste d'emplacements, les archives sont décrites dans l'ordre où elles se trouvent dans les étagères.
Un inventaire au niveau des séries regroupe, en séries, tous les objets ou pièces qui sont similaires ou qui sont créés à partir de la même fonction, afin de les décrire d'une même manière. Les fichiers de production sont donc, par exemple, regroupés dans une série et considérés comme un tout.
Avantages :
- Grâce au classement, les pièces d'archives et les objets sont très faciles à retrouver.
- Le contexte des pièces peut être déduit grâce à la structure du classement, qui complète très bien la description des pièces.
- De nouveaux documents peuvent facilement être ajoutés à un inventaire ordonné, sans perturber le reste de ce dernier.
- Lorsque les archives sont physiquement réorganisées ou déplacées, il n'est pas nécessaire de modifier l'inventaire.
Inconvénients :
- La création d'un inventaire prend du temps.
- Quelqu'un doit ensuite en assurer le suivi, pour veiller à ce que les ajouts à l'inventaire soient effectués au bon endroit.
La réalisation d'un inventaire est déjà un travail important et spécialisé dans le secteur du patrimoine. Si vous envisagez de dresser un inventaire, contactez l'un des partenaires de TRACKS pour obtenir des conseils.
Méthode de travail
Deux méthodes sont possibles.
Option 1 : vos archives sont classées, mais pas encore décrites
Si vos archives sont déjà physiquement classées (toutes les pièces ou objets correspondants sont ensemble), il ne vous reste plus qu'à décrire les séries.
Étape 1. Présentez la structure des archives sous la forme d'un tableau d'archives. Il s'agit d'une sorte de table des matières. Il vous donne un aperçu de toutes les sections et sous-sections que vous avez définies pour vos propres archives. Pour les archives numériques, vous pouvez faire une impression ou un aperçu de la structure des dossiers.
Étape 2. Pour chaque série ou sous-ensemble, faites une description avec les éléments suivants :
- Numéro d'inventaire ou numéro de boîte.
- Forme éditoriale.
- Description du contenu des pièces. Soyez concis tout en essayant de donner suffisamment d'informations sur le contenu.
- Datation de la série : date de début et de fin.
- Volume de la série : combien de dossiers, de boîtes ou de fichiers ?
- Emplacement : où est-elle conservée ?
Ce tableau (en néerlandais) indique ce que l'on entend par chaque élément, à la différence que vous décrivez tout au niveau des séries uniquement. L'emplacement des articles peut être déduit des numéros d'inventaire ou de boîte.
Option 2 : vos archives sont décrites, mais pas encore classées
Dans la plupart des cas, vos archives ne sont pas encore classées, mais une description est disponible (ou une partie), généralement sous la forme d'une liste d'emplacements. En organisant ces listes, une liste d'emplacements peut facilement être convertie en un véritable inventaire.
Étape 1. Élaborez un plan de classement ou une structure de dossiers pour vos archives. Pour ce faire, vous pouvez partir de la description du lieu. Consultez notre outil Élaborer un plan de classement/une structure de dossiers pour élaborer une bonne structure.
Étape 2. Répartissez les descriptions entre les sections et les sous-sections de la structure de classement. Ce faisant, vous devez, dans la mesure du possible, les regrouper en séries cohérentes. Bien entendu, cela ne sera pas possible pour toutes les pièces et tous les objets. Considérez ces pièces comme des séries à part entière.
Lorsque vous attribuez des descriptions à la structure de classement, vous remarquerez que la disposition physique des articles dans les boîtes diffère du "classement intellectuel" que vous utiliseriez dans l'inventaire. En effet, les boîtes ont une numérotation continue (1, 2, 3, etc.), alors que dans l'inventaire, les numéros ne se suivent pas nécessairement. Le réflexe dans cette situation est de vouloir renuméroter les archives. Ceci est fortement déconseillé pour plusieurs raisons :
- L'inventaire permet de retrouver facilement toutes les boîtes de dossiers, et il importe peu que les dossiers d'une même série ne soient pas physiquement côte à côte. Les numéros d'inventaire servent en fait de codes d'emplacement et forment le lien entre la description abstraite de l'inventaire et le document physique. La renumérotation n'apporte aucune valeur ajoutée à cet égard.
- La renumérotation prend beaucoup de temps.
- Le risque d'erreur est élevé.
- À chaque ajout aux archives, il faut tout renuméroter. C'est donc non seulement inutile, mais c'est aussi une perte de temps.
Étape 3. Si nécessaire, les descriptions existantes peuvent encore être adaptées ou complétées. Les descriptions d'une liste d'emplacements sont généralement trop brèves pour être copiées directement dans un inventaire. Profitez de ce moment pour les améliorer.